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販売管理システムとは?できることやメリットの基本から解説

販売管理システムとは?できることやメリットの基本から解説

最終更新日:2023-07-25

販売管理システムに興味があるけど、よく分からない…という方向けに「販売管理システムとは?」という基礎の基礎から説明します。また「どのような機能があるのか」「導入したら、具体的にどんなメリットがあるのか」もイチから分かりやすく解説していきます。

目次

販売管理システムとは?

販売管理システムとは、企業が注文を受けてから商品を納品するまでの一連の販売業務における「お金」「商品」の流れを適切にコントロールするシステムであり、具体的には、販売管理機能、在庫管理機能、購買管理機能などを有するシステムのことを言います。

そもそも販売管理とは?

販売管理とは、企業が注文を受けた商品を顧客に届けるまでの間の「お金」「商品」の流れを把握・管理することを言います。お金であれば見積・売上・請求・支払、商品であれば受注・出荷・発注・仕入・在庫など。これら一連の流れを管理することをまとめて「販売管理」と言います。

難しそうに思われる方は、スケールを小さくして考えてみるとわかりやすいと思います。たとえば、「自分で作ったものをネット販売する」と考えてみてください。その場合、お客さんから注文が入るごとに、以下のような工程を繰り返す必要があります。

  • 「何を、いつまでに、どれくらい欲しいのか」注文内容を確認
  • 注文を受けた商品の種類・個数がちゃんとあるか、在庫を確認
  • 注文を受けた期日までに、商品が届くように、出荷手配
  • 注文を受けた金額で請求をかけ、支払いを確認
  • 在庫が不足してきたら、適宜、仕入れ(生産)

企業レベルで行う場合、スケールは大きくなってしまいますが、やるべきことは基本同じです。

  • 受注管理(見積もり・契約・受注)
  • 在庫管理(在庫数の把握)
  • 出荷管理(出荷・納品)
  • 請求管理(請求書発行・代金回収・支払確認)
  • 購買管理(仕入れ・発注、生産)

販売管理システムの必要性

かつて、販売管理の各業務はバラバラのツールを用いて行うのが一般的でした。たとえば、見積をとるのはメールで行って、受注したら細かい情報はExcelに入力。商品を出荷したり、売上や請求を管理する時はまた別のExcel…というような感じです。

近年、ITを利用して業務を自動化する動きが活発になっていますが、それでも受注管理システム、在庫管理システム、会計ソフトなど領域ごとに専門的システムを導入するのにとどまっており、販売管理業務がトータルで自動化されているとは言えません。そのため多くの企業で、今なお以下のような様々な問題が指摘されています。

「手入力・転記、そのチェックなど、業務の負担が大きい」
「情報が正しく共有されないために、ミスが起こりやすい」
「集計してみないと売上・購買データを確認できないため、対応が遅れてしまう」

販売管理システムなら、上記の課題を解決可能。領域ごとに独立して行われがちだった「お金」「商品」に関わる業務を横断的にカバーし、かつ自動化することで様々なメリットが期待できるとあって、多くの企業で導入が進んでいます。

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販売管理システムでできること(主な機能)

次に、販売管理システムには「どんな機能を備わっているのか」「導入することでどのようなことが可能になるのか」についてです。販売管理システムには様々な機能が備わっていますますが、主な機能として「販売管理機能」「在庫管理機能」「仕入管理機能」の以下3つに分類できます。

販売管理機能

業種によっては在庫となる「商品」が存在しない場合もありますが、「お金」を必要としない業種はありません。いくらで販売するか見積もりを提示する、発注をいただいたら受注額を管理する、納品が完了したら請求書を発行して代金を回収するといったお金の流れが必要になります。

具体的な機能としては見積もり・受注管理・請求管理・入金管理などが挙げられます。従来は、見積もりや受注・請求管理の各段階で再度手入力・照合したり、また、変更が加わるごとに同様の手間を繰り返さなければなりませんでしたが、販売管理システムなら見積もりから請求管理まで一気通貫で運用することで、入力・修正確認の手間も省けます。

在庫管理機能

次いで「商品」の流れを管理するための在庫管理機能です。たとえば、部品を仕入れて組み立てる製造業の場合、部品の在庫をできるだけ過不足ない状態にすることが求められます。そのためには、受注管理部門と生産管理・物流部門との間で、商品の出荷状況や在庫状況をリアルタイムで確認する必要があります。

従来の部門間の情報共有にはタイムラグが避けられず、効率的に運用しきれない部分がありましたが、販売管理システムなら受注段階で情報を把握でき、それに基づいて早期に出荷指示・在庫調整可能。業務プロセスの改善だけではなく、売れ行きに合わせて売れ筋商品を揃えたり、蓄積したデータを活用してマーケティングをしたり、経営改善にも役立ちます。

購買管理機能

3つ目は、商品(原材料含む)の仕入れに伴う購買管理機能です。仕入れは製造業や卸売業にとって在庫管理と同じく重要な領域です。「商品」を切らさないという面以外にも、購買業務は自社が顧客となるため見積・発注・支払いなどの「お金」のコントールが必要になるのもポイントです。

かつては、受注→在庫確認→仕入れというステップでしたが、販売管理システムを利用すれば「店舗で今、この商品が売れているので、この商品を仕入れておこう」というように、スピーディーな対応ができます。また、仕入れに必要な見積・発注・支払いなどの支払い管理機能も搭載しているため、販売管理機能と同様、入力やチェックの手間が省けて業務の効率化が見込めます。

 

販売管理システムのメリット

続いて、販売管理システムを利用することのメリットを3点ご紹介します。

(1)業務の負担軽減と効率化

販売管理では、商品・期日・点数・請求額・支払額・在庫状況・原価など多くの情報を部門を超えて共有することが求められます。しかも、見積書・注文書・検品兼検収書・請求書など多くの帳票を発行・受領しなければならず、伝達手段も電話・メール・Excel・各専門システムなどバラバラ。従来型のアナログ業務では、データの入力(変換)だけでもヘトヘト…という場合も少なくありません。

販売管理システムを導入すれば、業務の自動化により、作業時間の大幅な短縮が見込めます。たとえば、商品名やその商品コード、販売価格、原価、在庫状況などを登録しておくことで、ボタン一つで呼び出すことができます。一度、登録した情報は部門の壁を超えて共有されるため、何かあっても、いちいち変更・承認する必要はありません。確認作業も不要になるため、業務の負担軽減・効率化が図れます。

(2)情報の一元化によりミスを防止

従来の販売管理は業務の多くを人為的に行っていたため記録漏れ・記載ミスなどのヒューマンエラーは避けられませんでした。販売管理システムを導入すれば多くの業務を自動化でき、かつ情報を一元的に管理できるようになるため、在庫切れ・請求漏れ・商品発送漏れなどのリスクを可能な限り減らすことができます。

たとえば、受注を確定させるのと同時に、出荷部門や経理部門など関連部署に自動的にメールを通知することで、通知漏れを防ぐことができます。経理部門も月末に請求書と納品書を付け合わせて照合していましたが、その手間を省略することができるようになります。

(3)売上・購買データの有効活用

商品の売れ行きを示すデータは、経営者・管理者にとって重要な情報です。しかし、紙やExcelなどアナログで管理していると、集計に時間がかかり、タイムラグが生じてしまいます。「集計してみないと数字を確認できない」ため、管理者・経営者は適切な判断を取ることができませんでした。

販売管理システムを導入すれば、リアルタイムで売上を把握することができます。システムによっては、営業中の案件の見込み確度に応じた売上集計も可能です。また販売管理システムを通じて得られた「どの顧客が、いつ、どのような商品を、どれくらい購入したか」顧客データは将来の受注予測や販売予測にもつなげられます。その結果、効率的な人材配置や設備投資を行うこともできるようになります。

 

販売管理システムの選び方や主なシステム

販売管理システムの選び方や主なシステムについては、「販売管理システム比較14選!タイプ別の選び方・おすすめを紹介」にて次の4つに分けてご紹介しています。

  • 業種特化型のパッケージを持つ販売管理システム
  • 特定業種向けの販売管理システム
  • 汎用的に使える販売管理システム
  • 在庫管理不要の小規模向け販売管理システム

業種・企業に応じて最適な販売管理システムは異なります。どうやって自社に合ったものを選べばよいのか、比較検討のポイントを詳しく説明しているので、導入を検討している方はぜひご覧ください。

 

まとめ

販売管理システムとは、企業の「お金」「商品」の流れを適切にコントロールするシステムを言います。顧客から受けた注文情報を、部署を超えてリアルタイムに共有・活用することで、企業は「業務の効率化」「ミスの防止」が可能になります。

また「いつ何がどれくらい売れているのか」売れ行きを全社レベルで共有することで、タイムリーな在庫確認・仕入れ(生産)・マーケティングなど、経営への「データの有効活用」も期待できます。メリットは多いですが、それには自社に合った販売管理システムを選ぶことが欠かせません。導入を検討する際には比較検討を行うことをお忘れなく。

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