販売管理システムとは？できることやメリットの基本から解説
2020-10-06
販売管理システムに興味があるけど、よく分からない…という方向けに「販売管理システムとは？」という基礎の基礎から説明します。また「どのような機能があるのか」「導入したら、具体的にどんなメリットがあるのか」もイチから分かりやすく解説していきます。
販売管理システムとは、企業が注文を受けてから商品を納品するまでの一連の販売業務における「お金」「商品」の流れを適切にコントロールするシステムであり、具体的には、販売管理機能、在庫管理機能、購買管理機能を有するシステムです。
この点をより噛み砕いてご説明するために、まず「販売管理とは…」というところからご説明します。販売管理というのは、企業が注文を受けた商品を顧客に届けるまでの間の「お金」「商品」の流れを適切にコントロールすることを言います。
たとえば、お金であれば見積・売上・請求・支払、商品であれば受注・出荷・発注・仕入・在庫など。これら一連の流れを管理することをまとめて「販売管理」と言います。
「範囲が広すぎてよく分からない」「複雑で漠然としかイメージできない」という方はスケールを小さくして考えてみると分かりやすいと思います。たとえば、自分で作ったものを個人的にネット販売していると想像してみてください。「作って売る」だけでは商売は成り立ちません。その場合、お客さんから注文が入るごとに、以下のような工程を繰り返す必要があります。
企業レベルで行う場合、スケールは大きくなってしまいますが、やるべきことは基本同じです。
近年、ITを利用して業務を自動化する動きが活発になっていますが、その場合も受注管理システム、在庫管理システム、会計ソフトなど領域ごとに専門的システムを導入するのにとどまっており、販売管理業務がトータルで自動化されているとは言えません。
企業によって、見積発行の承認はメールで…受注情報はエクセル入力…出荷情報や案件別売上・請求管理表はまた別のエクセル…といようにバラバラのツールを用いており、情報の受け渡しに関しては未だに手入力…という企業も少なくありません。そのため、多くの企業で以前より様々な問題が指摘されていました。
「手入力・転記、チェックなど、業務の負担が大きい」
「情報が正しく共有されないために、ミスが起こりやすい」
「集計してみないと売上・購買データを確認できないため、対応が遅れてしまう」
こういった問題を解決するために、最近、導入が進んでいるのが販売管理システムです。領域ごとに独立して行われがちだった「お金」「商品」に関わる業務を、企業として横断的にカバーし、かつ自動化することで様々なメリットが期待されています。
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販売管理業務と販売管理システムの概要をつかんだところで、次にシステムを導入することで「どのようなことが可能になるのか」「どんな機能を備えているのか」詳細について説明していきます。
導入することで期待されているのは「業務の効率化」「ミスの削減」「データの有効活用」などの部分です（これは後ほど個別に詳しく説明します）。販売管理システムにはそれを実現するために様々な機能が備わっています。業種・企業によって必要な機能は変わりますが、主な機能として「販売管理機能」「在庫管理機能」「仕入管理機能」の以下３つに分類できます。
まずは「お金」の流れをコントロールするための「販売管理」機能についてです。業種によっては在庫となる「商品」が存在しない場合もありますが、「お金」を必要としない業種はありません。お金をコントロールする販売管理機能はどの業種でも不可欠な最も基本的な機能と言えます。
具体的な機能としては見積もり・受注管理・請求管理などが挙げられます（BtoBの場合、売上・売掛管理が加わります）。従来であれば、見積もりの段階で商品の種類・量・金額を確定させても、受注管理や請求管理の段階で再度手入力したり、照合したりしなければなりませんでした。また、注文内容に変更が加わるごとに、その都度、同様の手間を繰り返さなければなりません。
しかし、販売管理システムを導入すれば、見積もりから請求管理まで、一気通貫で運用することもできるようになります。修正・確認の手間も大きく省けます。
次いで「商品」の流れを管理するための在庫管理機能です。たとえば、小売店・スーパーなど小売業に取り組んでいる企業の場合、在庫をできるだけ過不足ない状態にすることが求められます。そのためには、商品の出荷状況や在庫状況を絶えず確認しなければなりません。
従来であれば、企業は受注管理部門から在庫確認・出荷指示を受けることでしか、状況を確認することができませんでした。しかし、システムにもよりますが、中には受注段階で情報を把握でき、それに基づいて早期に出荷指示・在庫調整することのできる販売管理システムもあります。
また、業務プロセスを改善するだけではなく、売れ行きに合わせて売れ筋商品を揃えたり、蓄積したデータを活用して「今の時期はどんな商品が売れ筋となっているのか」マーケティングをしたり、経営にも役立ちます。
３つ目は、商品（原材料含む）の仕入れに伴う購買管理機能です。仕入れは製造業や卸売業にとって在庫管理と同じく重要な領域です。「商品」を切らさないという面以外にも、購買業務は自社が顧客となるため見積・発注・支払いなどの「お金」のコントールが必要になるのもポイントです。
かつては、受注→在庫確認→仕入れというステップでしたが、販売管理システムを利用することで「店舗で今、この商品が売れているので、今のうちにこの商品を仕入れておこう」というように、スピーディーな対応ができるようになります。
また、仕入れに必要な見積・発注・支払いなどの支払い管理機能がついているため、販売管理機能と同様、入力やチェックの手間が省けて業務の効率化が見込めます。
販売管理システムにどのような機能が備わっているかが分かったところで、次いで、販売管理システムを利用することによるメリットについてです。
導入メリットで第一に挙げられるのは「業務負担の軽減」です。販売管理は商品・期日・点数・請求額・支払額・在庫状況・原価など、多くの情報を取り扱わなければなりません。しかも、部門を超えて共有することが求められます。その伝達手段も、電話・メール・Excel・各専門システムなどバラバラで、その都度、データの入力（変換）を行わなければなりません。
顧客に対しても見積書・注文書・検品兼検収書・請求書など多くの発行作業が必要で、その都度、稟議を上げたり、承認を受けたりしなければなりません。顧客の注文に変更があれば、イチからその手順を繰り返さなければならないため、大変な手間がかかりました。
販売管理システムを導入すれば、業務の自動化により、作業時間の大幅な短縮が見込めます。たとえば、商品名やその商品コード、販売価格、原価、在庫状況などを登録しておくことで、ボタン一つで呼び出すことができます。一度、登録した情報は部門の壁を超えて共有されるため、何かあっても、いちいち変更・承認する必要はありません。確認作業も不要になるため、業務の負担軽減・効率化が図れます。
従来の販売管理は業務の多くを人為的に行っていたため、記録漏れ・記載ミスなどのヒューマンエラーは避けられませんでした。「在庫が不足してしまった」「請求漏れをしてしまった」などの社内トラブルだけでなく、「注文した商品と違う商品が届いた」「期日に遅れている」など顧客からのクレームやトラブルにつながることもありました。
販売管理システムを導入すれば多くの業務を自動化でき、かつ情報を一元的に管理できるようになるため、ミスを減らすことができます。
たとえば、受注を確定させるのと同時に、出荷部門や経理部門など関連部署に自動的にメールを通知することで、通知漏れを防ぐことができます。経理部門も月末に請求書と納品書を付け合わせて照合していましたが、その手間を省略することができるようになります。
商品の売れ行きを示すデータは、経営者・管理者にとって重要な情報です。特に在庫を必要とする小売・卸売業に関しては、在庫切れを防ぐためには欠かせません。
しかし、紙やExcelなどで情報を管理していると、タイムラグが生じてしまいます。「集計してみないと数字を確認できない」ため、管理者・経営者は適切な判断を取ることができませんでした。
販売管理システムを導入すれば、たとえ多店舗展開していたとしても、リアルタイムで売上を把握することができます。システムによっては、営業中の案件の見込み確度に応じた売上集計も可能です。
また販売システムを通じて得られた「どの顧客が、いつ、どのような商品を、どれくらい購入したか」顧客データは将来の受注予測や販売予測にもつなげられます。その結果、効率的な人材配置や設備投資を行うこともできるようになります。
販売管理システムの選び方や主なシステムについては、こちらの記事でご紹介しています。
業種・企業に応じて最適な販売管理システムは異なります。どうやって自社に合ったものを選べばよいのか、比較検討のポイントを詳しく説明しているので、導入を検討している方はぜひご覧ください。
販売管理システムとは、企業の「お金」「商品」の流れを適切にコントロールするシステムを言います。顧客から受けた注文情報を、部署を超えてリアルタイムに共有・活用することで、企業は「業務の効率化」「ミスの防止」が可能になります。
また「いつ何がどれくらい売れているのか」売れ行きを全社レベルで共有することで、タイムリーな在庫確認・仕入れ（生産）・マーケティングなど、経営への「データの有効活用」も期待できます。メリットは多いですが、それには自社に合った販売管理システムを選ぶことが欠かせません。導入を検討する際には比較検討を行うことをお忘れなく。
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