見積書作成業務を効率化して営業力を強化したい、承認フローをシステム化して提案までのリードタイムを短縮したい営業部門の担当者へ。見積管理システムで役立つ機能や活用メリット、タイプ別の価格帯、目的別での選び方をご紹介します。
“見積管理システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
見積管理システムとは、見積書の作成・発行・管理を効率化して営業活動を支援するシステムです。システムによっては、見積書の申請・承認フローの設計機能や、受注見込みから売上・利益を分析する機能も備わっています。
手書きやExcelで見積書を作成・管理していると、入力・計算ミスが起こりがちに。また、見積書データの保管場所が社内で統一されていないと、参照したい過去のデータを探すのに時間が取られてしまいます。
見積管理システムなら、システムに登録した商品データを呼び出すだけで単価が反映され、総額が自動で計算できます。データの一元管理により、過去の見積書も簡単に検索可能です。
見積管理システムを導入することで得られる主なメリットとして、以下の3つが挙げられます。
見積書は、各取引先によって提案内容や支払い条件などが異なるうえ、値引きなどの例外対応が発生することもあり、金額の提示判断が属人化しがちです。
しかし、見積管理システムを導入すれば、過去の類似見積書の内容やメモにより、判断の根拠を社内で共有できます。値引きの理由や当時の交渉状況を残せるため、次回の提案に活かせます。
見積管理システムでは、商品・部品情報をマスタ登録でき、内訳を入力する際はマスタから簡単に呼び出せます。品名や型番、単価を手入力する必要がないため、入力もれやミスが少なくなります。
また、システム側の制御により、セット販売が必須の商品を単品で追加できないようにしたり、販売停止品は選べないようにしたりも可能です。このような仕組みによって、まだ経験の浅い担当者でも社内ルールに沿った精度の見積書を作成できるようになります。
見積管理システムには、担当者が見積書を作成し、管理者が承認する一連の流れを自動化するワークフロー機能を備えた製品もあります。この機能により、承認作業がPC上でスムーズに。スマホでの操作に対応したシステムなら、外出先でも滞りなく承認作業が行えます。
システムによっては、見積金額・利益率などの条件に応じて承認フローを分岐させる運用も可能です。条件に応じて適切な承認者に回付されるため、案件ごとに都度承認フローを判断する手間が省けます。
見積管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
“見積管理システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
見積管理システムには、主に以下の機能が備わっています。
見積書に追加したい商品名を選択すると、単価が自動で反映。内訳の行の追加・削除・入替もマウスで簡単に操作できます。過去の見積書や、よく使う内訳の組み合わせをテンプレート化して呼び出せる機能もあり、適正価格の見積書を効率的に作成できます。
作成した見積書は、システム上に自動保存。バージョン更新前後の見積書を履歴に残しておけるシステムもあり、最新版がどれかわからなくなる事態を防げます。作成した見積書は案件や商品名、取引先名などで検索がかけられて、簡単に探し出せます。
見積書を提示した案件を、「未受注」「受注済」「失注」などのステータスを付与して管理できる機能。フォローが遅れている案件や、進捗が見られない案件が一目で把握できます。加えて、案件ごとにやり取りの経緯や対応状況をメモとして残せる機能を搭載。前任者からの引き継ぎや、担当者不在時の代理対応もスムーズになります。
作成した見積書を承認するまでのフローを、社内のルールを取り入れながら構築できる機能です。たとえば一定額を超える見積書は、管理者が承認後、上位者の決裁を必須にする、といった運用が実現します。利益率・値引率などの条件に応じてフローを分岐させたり、承認が完了していない見積書の出力を制御したりも可能です。
各商品や部品のカテゴリ・品名・型番・単価・原価などの情報を入力・更新できる機能。見積書の作成画面でマスタを呼び出せば、登録した情報が一括で反映されるため、手入力の手間がかかりません。商品情報に加え、商品の組み合わせをマスタ登録できるシステムや、取引先のランクをマスタで設定し、ランクごとに割引率を適用できるシステムもあります。
見積書は、PDFで発行。承認者印や社印の電子押印に対応しているシステムなら、そのまま顧客にメールで送信できます。中には、メールを開かずシステム上でPDFを自動送信できるシステムや、PDFの印刷・郵送代行を行っているシステムも。ルーティン業務を更に効率化できます。
登録された見積書のデータをもとに、月ごとの受注見込みを可視化して、売上・利益の予測を立てられる機能。目標に対する進捗状況を事前に把握できます。また、受注・失注理由を取引先ごとに分析できる機能もあり、今後の営業施策の検討に役立てられます。
外部のシステムにデータを連携できる機能。たとえば販売管理システムと連携すれば、見積データを受発注管理や在庫管理に活用できます。会計システムと連携すれば、受注確定後、請求書の発行や入金管理がスムーズに。いずれも連携先のシステムにデータを再入力する必要はなく、CSVやXMLなどで取り込みが可能です。
見積管理システムは、大きく以下3つのタイプに分けることができます。
| タイプ | 目的 |
|---|---|
| 専用タイプ | 見積書の作成機能が充実。営業担当者の現場利用がメイン。 中にはサプライヤーへの見積依頼・価格の比較を効率化するシステムも |
| 販売管理・ERP（※）一体タイプ | 見積から受発注・売上・請求まで一気通貫で管理 |
| 業界特化タイプ | 建設業・製造業ならではの見積に対応 |
※企業経営に欠かせない「ヒト」「モノ」「カネ」といった資源・資産を統合管理するシステム
それぞれのタイプと目的について詳しく解説します。
見積書の作成・管理に特化したタイプ。シンプルながら操作性に優れています。
たとえば「見積Rich」は、表計算ソフトの操作感を再現しており、行の追加・削除、入替などがマウスで簡単に操作できます。承認フローも設計でき、管理者の承認が下りない限り正式な見積書として出力できない仕様になっているのも安心です。
「Sales Quote Assistant」は、取引先ごとに支払い条件を設定可能です。見積書作成時にその取引先を選択すれば、登録済みの条件が自動で反映されます。
また「リーナー見積」のように、サプライヤーへの見積依頼や価格の比較、交渉を効率化するシステムもあります。サプライヤーとの交渉や社内のやり取りは、システム上のチャットに集約。やり取りは過去の見積書データに紐付けて保存され、次回類似条件で見積を取る際の参考にできます。
見積管理だけでなく、その後の受注・売上・請求までの一連の流れを管理したいニーズに適したタイプ。
たとえば「楽楽販売」は、最新の見積データや顧客情報を踏まえて受注情報を自動転記する機能を搭載。売上の計上も、会計基準の一種である収益認識基準を踏まえつつ、自社のルールを反映できるため、複雑な計上処理を自動化できます。
「SmileWorks」のシステムの一つである「販売ワークス」は、自社の銀行口座の明細を取り込める機能を搭載。取引先からの入金確認、消込作業を効率化できます。また、シリーズ製品の「会計ワークス」と連携すれば、「販売ワークス」に登録した入金データを仕訳として反映可能。経理担当者がイチから仕訳を打ち込む手間が省けます。
「freee販売」の場合、別途「freee業務委託管理」を導入すれば、外注先との請求書のやり取りまで一気通貫で管理できます。取引先から案件受注後に、外部の企業や個人のパートナーに発注する工程が生じる企業におすすめです。
建設業・製造業の見積管理に特化したタイプ。
たとえば建設業特化の「SMILE V POWER見積」は、粗利率を部材ごとに設定したうえで金額計算が可能です。また、現場写真・図面・議事録などの関連資料も紐付けでき、社内フォルダやメールをさかのぼる手間が省けます。
中小製造業向けの「ESTman」の場合、 よく使う内訳の組み合わせをテンプレートとして保存できる機能を搭載。部材のバリエーションを数万点単位で抱えている製造業でもスピーディーに見積書を作れます。
見積管理システムの料金相場をタイプ別に紹介します。
専用タイプの価格帯は、一人あたり1,000円前後です。
| システム名 | 料金 | 備考 |
|---|---|---|
| 見積Rich | 月額5,000円～/5ユーザー（複数ユーザープラン） | ユーザー数に応じてディスカウント |
| Sales Quote Assistant | 月額580円/ユーザー、初期費用50,000円（クラウド版） | 最低利用人数5名〜 |
販売管理システム・ERP一体タイプで、販売・受発注・在庫・顧客管理など幅広い業務を効率化したい場合、トータルコストは高額になりやすい傾向にあります。
| システム名 | 料金 | 備考 |
|---|---|---|
| 楽楽販売 | 月額70,000円～、初期費用15万円 | 別途有料で、設定代行サービスも実施 |
| freee販売 | 月額40,000円/10ユーザー | 別途料金で「freee会計」「freee業務委託管理」などと連携可能 |
| SmileWorks | 月額10,000円、初期費用30,000円（販売ワークスの場合） | 仕訳の連動機能などを備えたシリーズ製品「会計ワークス」も同料金 |
業界特化タイプは、企業の規模や要件によっても機能の提供範囲が変わるため、料金は要問い合わせとなっています。費用感をつかむためにも、まずはベンダーに問い合わせて概算を確認してみるのがおすすめです。
無料で使える見積管理システムを、利用条件とともに一覧表にまとめました。
| システム名 | 主な機能 | 無料版の利用条件・制限 |
|---|---|---|
| 抹茶請求書 |
|
特になし |
| BillVektor |
|
WordPressに追加して動かすシステムのため、WordPressを動かせるサーバー環境が必要 |
| Express Invoice請求書作成ソフト |
|
従業員数5名以下 |
| 三森支太郎 |
|
特になし |
なお、無料で使える見積管理システムを導入する際には、以下に注意しましょう。
見積管理システムの導入を検討するにあたり、比較すべきポイントを3つ紹介します。
システムを選ぶ際は、効率化したい業務範囲と、導入によってカバーできる範囲を整理しながら検討するのがポイント。たとえば、PCを開くのが難しい外出先でも効率的に見積書を作りたい場合は、「楽楽販売」のようにスマホ・タブレットからでも操作できるシステムが最適です。
また「見積デザイナー」の場合、社内ですでに使っている基幹システムとの連携が可能。基幹システムで管理している商品データ・顧客データをCSV・XMLで移せるため、二重入力の手間が省けます。
一方、見積書作成にとどまらず販売管理業務全体を効率化したい場合は、前の章で紹介した販売管理・ERP一体タイプのほか、SFA（営業支援システム）と連動できるタイプを選ぶのもおすすめです。
たとえば「Sales Quote Assistant」は、シリーズ製品のSFA「Sales Force Assistant」との連携が可能。見積書の登録後、システムを開き直すことなく商談情報の入力に移行でき、案件の進捗をより詳細に管理できます。
見積書の作成補助機能を搭載したシステムを選べば、経験の浅い担当者でも迷わず見積書を作成できるように。
「Sales Quote Assistant」なら、独自の「AI秘書」機能が見積書の作成をアシスト。一例として、セット販売商品の組み合わせを誤って選択している場合は画面上で指摘してくれます。更に、過去の類似見積書を自動でピックアップしてくれるのも嬉しいポイント。自身で探す手間が省けます。
見積管理システム上で申請・承認作業を完結したい場合、自社の運用に合った承認フローを設計できるかが重要です。一件の申請に対して複数の担当者・管理者の承認が必要な場合は、多段階承認が可能かも確認しておきましょう。ほかにも、見積金額に応じて承認フローを自動で分岐できる機能があると便利です。
一例として、「見積Rich」であれば見積金額や利益率によって承認フローを分岐する運用に対応。「楽楽販売」は、見積金額に加えて値引き率、申請者の所属部署などの条件も加味してフローを設計できます。
見積書の作成機能が充実した専用タイプのサービスを紹介します。
“見積管理システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
（出所：見積Rich公式Webサイト）
見積書の作成・承認から納品書、請求書の発行までをWeb上で完結できるクラウド型見積管理システム。表計算ソフトの操作感を再現しており、行の追加・削除、入替などがマウスで簡単に操作できるのがポイント。テンプレートや過去の見積書の流用も可能なため、作成に慣れていない社員にも業務を任せやすい。また、画面上には原価・売価が別々に表示され、値引きを入れたら売価が原価を下回っていないか即座に確認でき、赤字の発生を未然に防げる。
承認フローは実務に合わせてカスタマイズでき、見積金額や利益率などの条件によってフローを分岐可能。承認が下りない限り正式な見積書として出力できない仕様なのも安心だ。商談中の案件は「未受注」「受注済」などのステータスがわかるようになっており、各案件の備考欄には商談メモを追記できるため、進捗を把握しやすい。
（出所：リーナー見積公式Webサイト）
各サプライヤーへの見積依頼、見積書の授受、比較、社内承認までを一元化し、仕入れ先の選定を効率化するシステム。サプライヤー各社には一括で見積依頼が可能。サプライヤーから見積の回答が来ると、価格や条件を横並びで比較した表が自動生成されるため、相見積もりをスムーズに進められる。サプライヤーとの交渉や社内のやり取りは、システム上のチャットに集約。やり取りは過去の見積書データとともに見返せるため、類似案件で見積を取る際の参考になる。また、過去の見積書を品目名・部品コードなど様々な条件で検索ができる点も使いやすい。
サプライヤー側は、無料でシステムを利用できるのもポイント。オンライン上で簡単に見積の回答ができる仕様になっており、取引先に操作負担をかけずに運用を始められる。
（出所：Sales Quote Assistant公式Webサイト）
AIアシスタント機能が搭載され、見積書をより効率的に作成できるシステム。アシスタントである「AI秘書」が、販売停止商品の選択や、セット販売商品の組み合わせミスを検知して画面上で指摘。AI秘書が過去の類似見積書をピックアップしてくれる機能もあり、時短につながる。
AI以外の機能も充実しており、たとえば取引先ごとに支払い条件を登録しておけるのが便利。見積書作成の際はその条件が自動で反映され、条件設定ミスを防いだ運用が実現する。そのほか、見積先行管理機能を使えば、各案件の受注確度を「有力」「保留」などのステータスで管理でき、注力すべき案件の優先順位が付けやすくなる。
シリーズ製品のSFA「Sales Force Assistant」との連携も可能で、見積書の登録後、システムを開き直すことなく商談情報の入力に移行。顧客担当者名や、受注金額などの情報も自動で転記される。
（出所：見積デザイナー公式Webサイト）
見積業務の効率化と精度向上を支援するインストール型のシステム。商品データや原価データは、適宜マスタ登録、更新できる仕様になっている。過去の見積は自由に検索、比較できるほか、テンプレートとして登録も可能だ。
作成済みの見積書を受注確度で色分けして管理できるのも魅力。データはExcel出力に対応しており、受注傾向の分析に役立てられる。そのほか、承認依頼から回答までのフローも一元管理でき、別のツールを使う必要がない。
導入の際は、システムの機能を自社の運用体制に応じて柔軟にカスタマイズ可能。同社の担当者が既存の運用フローの改善点も含めて提案してくれるため、システムの導入を機に見積業務そのものを見直したい企業にもおすすめだ。自社ですでに使っている基幹システムとの連携もでき、CSV・XML形式で見積デザイナー内にデータを取り込める。
（出所：見積管理システム公式Webサイト）
見積書の作成から作成後の管理まで、直感的に操作できるシステム。過去に作成した見積書のデータを転記でき、発行頻度の高い見積書の作成時間を短縮。また、原価を入力すると粗利を確認できる仕様になっており、赤字にならない見積書を出力できる。作成した見積にメモを残せる機能もあり、ほかの担当者への申し送りに役立つ。なお、見積履歴画面では、成約・請求済み・失注した案件を検索できる。
見積書は縦・横向きのレイアウトで出力でき、表紙・内訳書の印刷も可能。PDF出力もできるため、いつも見積書をデータで送付している取引先にも対応する。印刷時の代表者名・社印・見積日付・税額などの出力有無はカスタマイズ可能だ。
そのほか、商品や取引先情報に変更が発生した場合は、マスタメンテナンス機能で都度更新できる。
販売管理・ERP一体タイプのおすすめのサービスをピックアップしています。
“見積管理システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
（出所：楽楽販売公式Webサイト）
見積管理にとどまらず、販売・受発注・請求・顧客管理をカバーできる販売管理システム。システムに保存された過去の見積情報や商品情報・単価・顧客情報を転記して、作成時間を短縮。商品ごとに設定した値引き率に基づいて総額を自動算出する機能もあり、複雑な計算でもミスを防げる。承認フローは、金額だけでなく値引き率、担当者の所属部署などの条件に応じて設計可能。案件を都度精査して、承認フローを判断する手間が省ける。
見積書はボタン一つでPDFに変換でき、メールを開かなくても顧客へ自動送付できるため、ルーティン業務の効率化に役立つ。
販売管理機能としては、請求書発行や売上・入金管理に対応しており、見積から代金回収の一連の流れを可視化。更に、営業担当者が抱える個別の案件やプロジェクトの進捗も管理できる。
（出所：freee販売公式Webサイト）
案件管理から売上情報の分析まで、販売管理に関わる業務を一元化できる販売管理システム。シンプルなUIで見積書の作成が実現。また、案件ごとに見積書を複数パターン保存できるのも特徴で、条件変更による再見積にも対応しやすい。見積書データを引き継いだ請求書の発行も可能だ。別途料金で、見積書・請求書の郵送代行を受け付けており、事務負荷の軽減につながる。
ほかにも、案件ごとに売上や原価、粗利率をリアルタイムで集計する機能を搭載。各案件の粗利を横並びで比較もでき、利益率の高い案件が一目でわかる。
同シリーズのクラウド会計ソフト「freee会計」との連携で、請求・入金状況をリアルタイムで把握可能。freee販売で登録した売上は会計データにも反映され、仕訳入力の工数削減につながる。更に「freee業務委託管理」と連携すれば、外注先との請求書のやり取りまで一気通貫で管理できる。
（出所：SmileWorks公式Webサイト）
販売管理業務をメインとし、見積から請求、入金管理までを効率化するクラウドERPシステム。見積は、同シリーズの「販売ワークス」上で作成。画面はシンプルで、商品名・商品コードの一覧から内訳に反映したい項目を選べる。
また、取引先との見積、受発注、請求データのやり取りをオンラインで完結する「中小企業共通EDI」を標準搭載しているのが特色。取引先が販売ワークスを利用していない場合でも、EDIによる電子取引が実現する。自社の銀行口座の明細を取り込める機能も便利で、取引先からの入金確認・消込作業を効率化。更に、シリーズ製品の「会計ワークス」と連携すれば、「販売ワークス」に登録した入金データを仕訳として反映可能に。経理担当者がイチから仕訳を打ち込む手間が省ける。
そのほか、販売・仕入・在庫管理機能などを網羅。
建設業や製造業に特化したタイプのシステムをピックアップしました。
（出所：SMILE V POWER見積公式Webサイト）
Excelのような使い勝手で操作できる建設・設備業向けの見積管理システム。自社の予算と顧客に提示する見積金額を入力すれば、予想利益を事前に把握しながら見積書を作成可能。受注前に、適正な利益を見込めるかが判断しやすい。部材ごとに粗利率を設定しての金額計算も可能だ。また、現場写真・図面・議事録などの関連資料も紐付けられ、社内フォルダやメールをさかのぼる手間が省ける。過去の見積書は、現場名・請負日時・金額・明細の文字列など複数の条件を組み合わせて検索でき、参照したい案件をすぐに探し出せる。
ほかにも、各案件の状況を見積、受注、失注などのステータスとあわせて記録し、社内に共有できる営業支援機能を搭載。
同社製基幹システム「SMILE」シリーズの各種システムと連携すれば、発注・予算・支払い・請求・原価まで一元管理が実現。「eValue ワークフロー」との連携により、見積書の申請・承認・取り下げ・否決を行うフローも構築できる。
（出所：ESTman公式Webサイト）
クラウド型の中小製造業向け見積管理システム。部材・部品の品名や型番、原価情報をCSVでマスタに登録しておけば、見積書の内訳入力時に呼び出し可能。よく使う内訳の組み合わせはテンプレートとして保存でき、部材のバリエーションを数万点単位で抱える製造業でもスピーディーに見積書を作れる。また、見積作成時点で原価の合計を把握できるため、赤字見積の防止に役立つ。更に、見積書に法定福利費の内訳を提示する必要がある場合は、労務費から自動算出する機能を搭載。材料費以外のコストも含めてミスなく計算ができる。
そのほか、見積の進捗や受注状況をリアルタイムでグラフに反映したダッシュボードが備わっており、対応もれや停滞案件の早期把握が実現。経営状況の分析に活用することで、受注率向上が期待できる。
見積書の作成を手書きやExcelで行う場合は、入力・計算ミスが起こりがちです。また、参照したい見積書データの保管場所がわからなくなったり、どれが最新のフォーマットか管理しづらいデメリットもあります。
見積管理システムを導入すれば、過去のデータを一元化でき、それらを流用しながら簡単に見積書が作れます。ワークフロー機能によって、管理者承認作業もスムーズに。顧客への提案がより迅速になり、受注率向上につながります。
見積管理システムのタイプは、以下の3つです。
（1）専用タイプ
（2）販売管理・ERP一体タイプ
（3）業界特化タイプ
また、見積管理システムの導入を検討する際は、以下のポイントも比較しましょう。
（1）効率化したい業務範囲
（2）作成補助機能の充実度
（3）承認フローの柔軟性
本記事を参考に、自社に合った見積管理システムを選んでみてください。
見積管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
“見積管理システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
株式会社スマイルワークス
販売/仕入/在庫/経費/給与/会計などのデータを自動連携。必要な機能を必要な時にいつでも追加可能なステップアップ方式で小さく始めることも可能な統合型クラウドER...
記事をシェア
アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。
パスワード再設定依頼の自動メールを送信しました。
メール文のURLより、パスワード再登録のお手続きをお願いします。
ご入力いただいたメールアドレスに誤りがあった場合がございます。
お手数おかけしますが、再度ご入力をお試しください。
ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。
サービスの導入検討状況を教えて下さい。
本資料に含まれる企業（社）よりご案内を差し上げる場合があります。
資料ダウンロード用のURLを「asu-s@bluetone.co.jp」よりメールでお送りしています。
なお、まれに迷惑メールフォルダに入る場合があります。届かない場合は上記アドレスまでご連絡ください。
