最終更新日:2023-12-19
見積書作成業務を効率化して営業力を強化したい、業務フローを改善したい営業部門の方へ。見積作成のノウハウをデータベース化できる見積管理システムで役立つ機能や活用メリット、タイプ別の価格帯、目的別での選び方をご紹介します。
見積管理システムとは、見積書の作成・発行や見積書の保管をはじめ、利益率の分析などの機能によって営業活動を支援してくれるツールです。
見積書は手書きのほかにも、ExcelやWordなどOffice系のソフトを使って作成できます。ただし、手書きやExcelなどでの見積書作成や管理は属人化しやすいうえに、過去のデータやテンプレートの参照が煩雑になるといった問題も。ほかにも、見積りの保管場所がわからなくなる、見当たらなくなることなどが懸念されます。
見積管理システムなら、見積書を効率的に作成できる機能を搭載していて、データも一元管理できるため、業務の効率化や管理業務の負担軽減が期待できます。また、上長へのスムーズな見積り承認フローの構築や、利益率をはじめとした分析への活用も。書類作成の効率化にとどまらず、見積書の作成を軸に営業活動全体の底上げにもつながります。
なお、体裁の整った見積書を作成するだけであれば、請求書発行システムや会計システムに付属する機能などでも対応可能ですが、今回は見積りの管理を起点に業務全体を効率化するシステムをご紹介します。
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見積管理システムには、主に以下のような機能が備わっています。
過去の見積書をテンプレート化して呼び出す機能のように、適正価格の見積書を効率重視で作成できる機能を備えています。
作成した見積書を決裁者に回して承認するまでのフローを、組織内の細かいルールを取り入れながら構築できる機能です。役職や価格、利益率など実務に合わせた柔軟な対応を実現できます。
すべての見積りを一元管理することで、受注率向上を目的とした営業管理がしやすくなったり、顧客の追跡もれを防止したりする機能です。商談時の報告事項や案件のステータスをシステムで一元管理することで、見積りに付随した受注案件の全体像を確認しやすくなります。
企業が取り扱う商品のカテゴライズや、組み合わせる商品をあらかじめ設定できる機能です。見積書の作成時にマスタを呼び出すことで、人的ミスが起こりにくい環境を構築。また、取引先のランクをマスタで設定し、ランクごとに割引率を決定できる機能を搭載したシステムもあります。
見積管理システムのメリットは、大きく3つあります。
見積書の作成には、営業の提案内容や契約条件など取引先ごとに様々な要素が絡んできます。営業担当者が独自に判断することも多々あり、ノウハウも属人化しがちに。見積管理システムを導入すれば、データを一元管理できるため、組織内のノウハウを社内で共有しやすくなります。
見積管理システムなら、商談での条件や情報の集約、見積書への反映、組織全体へのノウハウ共有などが可能に。過去の類似案件も参考にできるため、商談の背景を踏まえた見積りを誰でもスピーディーに作成できるようになります。
商品の特性によって、原価率が決まっているもの、ほかの商品との組み合わせ・セット販売が必要なもの、すでに販売停止しているものなど、事情がある場合も。このような事情を踏まえてミスなく見積書を作成するには、商品や販売に関する知識と経験が必要です。見積管理システムはマスタ登録といった機能により、見積り内容のカスタマイズが容易に。新人でも精度の高い見積書を作成できるようになります。
見積書の作成から承認までのワークフローを構築することで、取引先に対して提案するまでのリードタイムが短縮でき、商談のスピードが上がります。また、見積管理システムの利用により、スマホでの操作にも対応できるように。外出先からでも承認フローを回せるようになるため、わざわざ会社で作業する必要もありません。また、商談プロセスが可視化されるので、対応もれや進捗状況などの確認作業の負担も軽減できます。
見積管理システムは、大きく3つ「専用タイプ」「販売管理システム・ERP一体タイプ」「業界特化タイプ」に分けることができます。
| タイプ | 目的 |
|---|---|
| 専用タイプ | 見積書の作成機能が充実。営業担当者が現場で利用することがメイン |
| 販売管理・ERP一体タイプ | 受注後の業務効率化を見据えて経理や総務も同じシステムを使用したい場合 |
| 業界特化タイプ | 製造業や建設業ならではの見積り方法での利用 |
それぞれのタイプと目的について詳しく解説します。
専用タイプは見積書作成に特化したタイプ。社外にいても利用しやすいのが特徴です。営業担当者の勘や経験に頼ることなく、データに基づいて適正な見積書を手軽に作れるようにしたい場合は、専用タイプが向いています。シンプルで操作性に優れた機能が豊富で、ITリテラシーの有無にかかわらず利用可能です。
たとえば、「Sales Quote Assistant」や「見積管理システム」は、クリック操作メインで見積書を作成できるところが強み。「見積Rich」はネット上で見積書を作成できるので、外出先や取引先での見積書作成から、承認までリアルタイムに進めることが可能です。サービスの多くは過去の見積書を流用、参照して作成できる仕様になっているので、より正確な見積書を作成しやすくなります。
一体タイプは見積書の作成だけでなく、「経理や納品部門への依頼もれや遅延を防ぎたい」「見積りから部署間の連絡を自動化したい」といったときに適しています。すでに販売管理システムやERPを活用しており、「この際、営業部も一緒に使いやすいシステムに刷新したい」、と考えている場合には、こちらのタイプがおすすめです。営業部門だけではなく、バックオフィスにとっての仕事のしやすさにつながります。
たとえば、「楽楽販売」は、見積管理を含む営業案件管理から、販売管理、発注/購買管理など、多くの業務フローとシステム内で連携可能。「freee販売」は、同シリーズのクラウド会計ソフト「freee会計」との連携で、会計処理まで自動で完結できます。「アラジンオフィス」は、案件管理を中心に販売管理、在庫管理、購買管理などがつながる仕組みを構築。「スマイルワークス」は、販売管理に登録したデータを財務会計機能へ連携し、売上伝票、入金伝票、仕入伝票、支払伝票と連動できるので、会計・経理部の重複作業が不要になります。
たとえば、製造業向けシステムは、部材に関する様々な費用を踏まえて見積りを作成する「積算見積り」の作成に対応しています。天候や時期によって仕入れ値の変動が激しいときに対応できるものが一般的です。中小製造業の見積書で明示が求められる法定福利費を算出するときも、このタイプなら対応が容易に。また、製造業の現場に柔軟に対応できるように、見積書に必要な関連資料の紐づけが可能で、現場写真・図面・議事録の確認ができるタイプもあります。
たとえば、「匠フォース」は、独自開発の画像解析アルゴリズムで図面を認識し、類似図面やリピート案件をスムーズに参照可能。過去案件と整合性のとれた見積を効率的に作成できます。「SMILE V POWER見積」は、建設業・設備業向けに予算と見積金額を入力するだけで予想利益を把握しながら見積りを作成。部材明細単位での粗利率で金額計算も行えるように。「TerminalQ（ターミナルQ）」は、製造業向けに工程から時間単価を設定し、工程単価として見積書を作成することで、見積精度を高めることができます。
見積管理システムの価格帯をタイプ別にご紹介します。
AIによるアシスト機能の有無や利用ユーザー数などによっても、最適なサービスは異なります。
販売管理だけにとどまらず、受発注管理や在庫管理、顧客管理まで幅広い管理業務を効率化できるサービスは、月額料金または初期費用が高額になりやすい傾向に。
製造業向けの見積管理システムは、見積書管理以外にも、様々な情報をデータベース化して受注率向上や適正価格での見積作成につなげることが可能。現場の声に耳を傾けながら、必要な機能を搭載したサービスを選ぶことが大切です。
見積管理システムのタイプを確認したうえで、具体的なサービスについてはどのような点を意識して比較するとよいのか、大きく3つのポイントをご紹介します。
効率化したい業務範囲の広さと、システムの導入によって実現できる範囲を照らし合わせ、業務の優先順位を考えるのがポイント。見積書作成に伴う業務負担を軽減して、営業部門の生産性を向上させたい場合は、細かな設定をしなくても、必要な書類をすぐに確認・出力できる手軽さや、スマホ・タブレットといった端末での操作性を備えた見積管理システムが最適です。
一方、販売管理業務全体の効率化をしていく際に、見積書や請求書の管理も効率化したい場合は、販売管理やERPなどのシステムを導入するのがおすすめ。見積書作成後の出荷・納品、在庫管理、仕入れ管理、案件管理、プロジェクトごとの収支管理までカバーできます。
作成する見積書がミスによる差し戻しがなく、完成度の高いものとなれば、業務のスピードアップを含めた効率化が進み、商談をスムーズに進めやすくなります。作成補助機能を搭載したものを選べば、誰でも迷うことなく見積書を作成できるように。
たとえば「Sales Quote Assistant」なら、独自の「AI秘書」が見積書の作成をアシスト。明細チェック、承認チェック、承認ルールなど様々なアシスト機能を通して作成者のサポートをしてくれるので、経験が浅い人が見積書を作成する場合でも安心です。
見積管理システム上でワークフローによる承認をしたい場合、自社の運用に合った承認フローを設計できるかが重要です。承認フローは企業によって千差万別なので、見積金額のチェック、多段階の承認、見積内容や条件の設定、スマホなどを使った手軽な承認システムなど、柔軟に対応・設計できるサービスかどうか確認しておきましょう。
たとえば、「見積Rich」は、通常の承認フローに加え、見積金額や利益率によって変化する承認フローにも対応。「楽楽販売」は見積金額や値引き率、申請者の所属部署による承認フローに加え、会社の稟議規定に合わせた稟議承認フローも備えています。
こちらでは、見積書の作成機能が充実した専用タイプのおすすめのサービスをピックアップしています。
（出所：見積Rich公式Webサイト）
見積書の作成・承認、納品書、請求書までをWebで完結できるクラウド型見積管理システム。見積書の作成から承認、発行まですべてWeb上で行うことができるうえに、オンライン環境が整っていれば、外出先や顧客先などでも見積書の作成が可能。表計算ソフトと同じ操作感で、手軽に使えるのも嬉しいポイント。
原価見積と売価見積の分離による赤字見積の防止をはじめ、売価見積では利益率による設定、顧客ランク別の一括設定のほか、直接売価の入力にも対応しており、柔軟な見積書を作成できる。テンプレートや過去の見積書の流用も可能なため、作成に慣れていない新人社員にも業務を任せやすい。
承認フローは実務に合わせてカスタマイズでき、役職、価格、利益率など社内ルールに合わせて構築できる。また、全社の商談中案件は一元管理でき、商談メモの書き込みのような営業支援機能にも長けている。
（出所：Sales Quote Assistant公式Webサイト）
AI機能を搭載したクラウド型見積書作成システム。見積書作成における四則演算の設定ができ、自由に見積フォーマットの作成が可能。「AI秘書」機能を搭載し、見積書作成時のミス予防、商品登録のアシスト、販売停止商品や価格間違いのチェックなど、業務の効率化をしながら高精度な見積書作成をサポートしてくれるのも心強い。顧客情報および名刺情報を登録してマスタ管理できるので、顧客管理、名刺管理も同時に実現。
また、案件ごとにステータス表示ができ、見積書の管理が一目で可能に。一つの案件に対して、複数の見積書を提示できる｢参考見積機能｣も備わっている。更に、見積書の項目や顧客情報・案件情報の項目ごとに承認ルールの条件を設定することも。見積書の内容に応じた承認フローの変更や、多段階の承認ルール構築にも対応。SFA「Sales Force Assistant」との連携で商談情報も自動転記でき、営業力向上も見込める。
（出所：見積デザイナー公式Webサイト）
会社におけるあらゆる業務をシステム化するインストール型の見積管理システム。基幹システムとも連携でき、見積情報の共有と一元化を行い、受注確度や受注結果の分析情報も管理できる。
見積書は過去の見積りをテンプレートとして利用でき、検索や比較もカバー。作成済みの見積りを受注確度によって色分けしたり、見積りごとの受注・失注を「勝敗」として管理したりできるのも魅力。また、利益率・成約率などの多角的分析など、営業活動の進捗管理や分析機能に強みを持つ。
原価や商品、管理情報等をマスタデータとして保持でき、見積書の作成、承認依頼から回答までのフローを一元管理できるなど、管理機能の構造もわかりやすい。
（出所：見積管理システム公式Webサイト）
見積書の作成から作成後の管理まで、誰でも簡単に行える見積管理システム。見積履歴機能を搭載し、見積りや成約、請求、失注の検索や一元管理がスムーズに。
ほかにも、縦・横の見積書タイプや表紙印刷、PDF出力によってメールでの見積書送付にも対応。見積りのテンプレート作成、原価入力による粗利の確認や原価計算、印刷時の代表者名の出力有無や見積日付、請求日付、税額出力の有無など、見積書作成に便利な細部の機能が充実している。マスタメンテナンス機能で、登録情報に更新・変更があっても簡単に対応できる。
こちらでは、販売管理・ERP一体タイプのおすすめのサービスをピックアップしています。
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（出所：楽楽販売公式Webサイト）
販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化できるクラウド型の販売管理システム。営業案件管理・販売管理・発注、購買管理・プロジェクト、作業進捗管理といった業務の効率化に最適。
見積管理では、過去の見積情報や顧客情報を転記して作成時間を短縮。値引き率に応じた承認フローを組むことができ、案件の確度別にまとめることもできる。ボタン一つで見積書をPDFに変換し、顧客へ自動送付できるため業務効率化にも役立つ。見積管理機能が販売管理システムに組み込まれているため、見積りだけでなく請求書発行や売上管理まで対応できるのも強み。見積りから回収までの一連の流れを追うことができるプラットフォームとしても有用だ。
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（出所：freee販売公式Webサイト）
案件管理から売上情報の分析まで、販売管理に係る業務を一元化できるクラウド型販売管理システム。フォーマットを利用した見積書や請求書の作成、入金・支払い期日の自動表示、案件ごとに売上や粗利を自動で集計する機能も搭載。シンプルな操作性で、現場の作業効率化と収益の可視化を支援する。
同シリーズのクラウド会計ソフト「freee会計」との連携で、会計仕訳の登録や請求・入金状況をリアルタイムで把握可能。管理画面上には、システムの切り替えボタンが常時表示され、1クリックで両システムを切り替えてスムーズに情報を確認。自動で会計処理まで完結できる。インボイス制度にも対応。
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（出所：アラジンオフィス公式Webサイト）
見積管理のほか、原価管理、案件管理、収支管理、発注・仕入管理、在庫管理といった幅広い場面の管理が可能なプロジェクト管理システム。建設業、メンテナンス、印刷業、運送業などの多くの業種で導入実績がある。
案件管理を中心として、各管理機能とデータがつながっており、見積りから出荷、売上や請求、売掛管理を含んだ販売管理、入出荷にかかわる在庫管理と発注管理までの一元管理を実現。
見積管理機能では、案件に紐づいた見積りの作成、過去の類似案件からの見積作成、利益の計算などに対応。業種別の機能も豊富で、食品業界向けの「納品期限管理」「複数税率管理」、アパレル業界向けの「色サイズ管理」「商品カタログ発行」などが備わっている。
（出所：スマイルワークス公式Webサイト）
見積書・請求書・発注書の作成だけでなく、各種集計表や順位表、推移表の作成や在庫管理まで、販売管理業務をトータルサポートできるクラウドERPシステム。
企業間の受発注データや請求データなど、伝票・帳票をやりとりができるEDI機能が強み。クラウド上で企業間の取引データをやり取りできるため、業務効率の改善も期待できる。
基本機能として、案件の管理と見積書の作成、ボタン一つでできる見積りから受注・売上登録、見積りの検索、見積データのインポート・エクスポートなどを搭載。見積書のオリジナルテンプレート作成や見積書の集計、売上への連携など、独自の機能も豊富。見積りはクラウド上で社内共有ができるため、複数人、複数拠点でもリアルタイムで販売管理を実現。
こちらでは、建設業や製造業に特化したタイプのおすすめのサービスをピックアップしています。
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（出所：匠フォース公式Webサイト）
多品種少量生産の部品メーカーに特化したAI見積支援システム。画像解析AIは独自開発したものを採用。見積依頼の受領、値決め、見積書の提出といった一連の業務をワンストップで完結できる。自動車から産業機械、航空・宇宙、医療業界まで、導入実績も豊富。図面に見積情報を紐づけて管理しているため、過去案件の参照がスムーズ。類似案件やリピート案件の見積りを流用できるので、作業工数の削減にもつながる。図面や資料を参照しながら、企業ごとのルールに合わせて原価を積算することで、適正価格の判断をサポートする。
見積書の発行はワンクリックで完了し、各企業のフォーマットに沿ってカスタマイズも可能。案件に関する情報や進捗状況はすべて一元管理でき、見積りにかかる業務の分業化・標準化も見込める。
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（出所：SMILE V POWER見積公式Webサイト）
建設・設備業向けの見積管理システム。建設業特有の見積作成に対応し、予想利益を把握しながら見積書を作成可能。部材明細単位での粗利率の金額計算や、関連資料との紐づけにより、現場写真・図面・議事録なども同時に確認できる。
見積り、受注、失注などの状況や理由を記録し、要因の分析ができる営業支援機能も搭載。概算の利益予測を確認できるので、見積り段階で原価を把握でき、適正な利益を確保した受注にも役立つ。
同社製基幹システム「SMILE」シリーズの各種管理システムと連携すれば、発注・予算・支払い・請求・原価まで一元管理が可能に。見積入力の工事概要や見積内訳について、申請・承認・取り下げ・否決を行うワークフローも構築できる。
（出所：TerminalQ公式Webサイト）
見積りに課題を抱える中小製造業の加工現場から生まれたクラウド見積ソフト。図面や見積履歴、受注失注実績、帳票書類をデータベース化して一元管理。情報の共有、類似案件の見積りや参考になる過去の見積りの検索が可能。自社の製造工程において「単価×時間」で見積金額を算出し、蓄積したデータで経営分析を行うことで、工程単価の見積り精度の向上も期待できる。
自社のオリジナル価格設定・修正も容易にでき、顧客ごとの数量・係数も調整可能。各種帳票書類の作成にも対応している。
（出所：ESTman公式Webサイト）
クラウド型の中小製造業向け見積支援システム。多くの部材・部品の中から探し、組み合わせて見積書を作成する積算見積作成に対応。赤字見積りの防止や、労務費から法定福利費を自動算出するなど、見積情報を作る際に材料以外に気にしなければならない項目をミスなく迅速に処理できる。
CSV連携により、外部システムと連携して自動的に部材マスタを取り込むことで、少ない手間でも原価を把握しやすい。また、受注状況を反映することで、経営状況の分析もスムーズに。見積情報や受注情報の最新状況をリアルタイムで把握できるため、案件フォローのもれを防ぎ、受注率向上も期待できる。
見積書の作成から管理までの全フローを、手書きやExcelなどのOffice系ソフトで行う場合は、属人化しやすく人的ミスが起こりやすい点がネックでした。見積書データの一元管理も難しいため、保管場所がわからなくなったり、紛失してしまったりといったリスクもあります。
見積管理システムを導入すれば、ノウハウを活かした営業力強化や、ミスや確認もれを防いだ高精度な見積書の作成、顧客への提案スピードの向上といったメリットが期待できます。
見積管理システムのタイプは、以下の3つです。
（1）専用タイプ
（2）販売管理・ERP一体タイプ
（3）業界特化タイプ
見積管理システムの導入を検討する際は、以下のポイントも比較しながら、自社に合ったサービスを選びましょう。
（1）効率化したい業務範囲
（2）作成補助機能の充実度
（3）承認フローの柔軟性
見積管理システムを活用すれば、手間がかかっていた見積書作成から上長の承認までのフローをスムーズにできるうえ、サービスによっては販売管理と連携・連動でき、業務効率化や受注率向上も実現できます。
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