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【初心者向け】会計ソフトとは?利用すべき6大機能を確認しよう

【初心者向け】会計ソフトとは?利用すべき6大機能を確認しよう

最終更新日:2021-10-18

「会計ソフト使わなきゃ」「そのために知るべきことをさくっと知りたい」「テレワークに必要?」という方に、実際どんな機能があって、どのようなことができるのか、費用は?本当に使うべき?などについてご紹介します。

目次

会計ソフトとは?

会計ソフトとは、収支などの会社のお金の動きを全て管理し、それを集計して決算書作りまで行えるシステムです。

紙管理では、売掛、買掛、入金、出金、振替、といったお金の動きをそれぞれの伝票に記載し、それを仕訳帳と総勘定元帳に転記しなければいけません。なので、小規模の会社でも簿記の知識を持った人が必要でした。

しかし会計ソフトを利用すれば、システム上で勘定科目の仕訳・集計ができるので、転記の手間の軽減、人的ミスの防止につながり、会計業務における負担が大幅に減ります。さらに、決算書や試算表も自動で集計できるため、会社の財務状況がスムーズに確認できるようになります。

また、PCのみで作業・管理ができるようになるため、テレワーク環境にも対応。コロナ禍における急なテレワーク開始に伴い導入した、というケースも増えています。

 

会計ソフトの種類が多い理由

会計ソフトはどのような企業でも必要なこともあって、最も利用されているITシステムの一つで、種類も豊富です。種類が豊富な理由としては、以下の3つが挙げられます。

1. 企業規模による違い

部門別管理の必要性や連結決算の有無など、企業規模によって必要機能が大きく異なります。そのため、中小企業向けの機能がシンプルなタイプ、大企業向けには複雑な制度に対応できる機能豊富なタイプといった分類で、提供されることが多いです。

2. 財務会計か管理会計かどちらに強いかの違い

経理業務には、帳簿管理や決算書作成などを行うための「財務会計」、事業ごとの損益計算や原価計算などを行うための「管理会計」があります。サービスによって、どちらに強みを持っているかが異なります。

3. 想定ユーザーの違い

会計ソフトの利用者が経理担当者なのか、経営者自ら、あるいは他の業務との兼任者なのかによって、最適なシステムが異なります。

簿記の知識に精通した経理担当者が、大企業の複雑な組織での会計業務に対応するための高機能のものと、個人商店のオーナーが日々の売り上げを記録するための分かりやすくシンプルに使えるものとに分けられます。

 

これら3点について、自社の①規模、②何を重視するか、③会計ソフトを利用する人の簿記の知識、のポイントで選べば、候補はだいぶ絞られてくるはずです。

 

会計ソフトの注目機能

社会の変化や技術の進展によって追加搭載が増えている、2つの注目機能について解説します。

電子帳簿保存法の要件に対応

平成28年の法改正により、以前は原稿台付きのスキャナー利用しか認められていなかった電子データ保存が緩和され、スマホで撮影したレシートの写真も、タイムスタンプなど一定の条件を満たせば原本として認められるようになりました。さらに、2022年1月1日にはさらなる規制緩和が行われ、電子データでの会計処理のメリットが増えます。

その時間にその書類が確かに存在し、その後変更されていないことを証明するための技術であるタイムスタンプなど、電子帳簿保存法の要件を満たした会計ソフトを利用することによって、経理業務の効率化やペーパーレス化への足掛かりとなります。また、出先からスマホで経費申請が行えるようになるので、申請者の手間も減ります。

AIによる自動仕訳

クラウド型の会計ソフトにおいて、AIによる自動仕訳機能が搭載されているものもあります。入力されたり、読み取ったりした文字から、文字が「駅」なら勘定科目は「旅費交通費」、「ガス」なら「水道光熱費」のようにAIが推測し、仕訳をしてくれる機能です。

また、仕訳だけでなく、消込やエラーをチェックする機能など、AIの活用の幅が広がっています。クラウドに蓄積されたビッグデータを利用するため、こうした機能はクラウド型の強みとも言えます。

 

クラウド型とインストール型との違いとは?

会計ソフトはクラウド型とインストール型の2種類に分けられます。それぞれの特徴や強みについて解説します。

インストール型の会計ソフト

以前から広く利用されているインストール型は、パッケージかダウンロードで一度購入しPCにインストールしてしまえば、月額料金はかかりません。ただし、法改正等が行われる度にバージョンアップする必要があり、ソフトによってはバージョンアップが別料金であったり、手作業でのバージョンアップが必要であったりすることもあるので注意が必要です。

一般的にインストール型の方が画面を詳細に作り込みでき、複雑な入力や処理を素早く行うことに向いています。仕事をする場所、利用するPCが決まっている場合はインストール型で十分なことも多く、また古くから利用ユーザーがいるため、会計ソフトの中では依然割合が高いと言われています。

テレワークの場合、会計ソフトをインストールしたモバイルPCを自宅に持ち帰れる、といった環境であれば利用ができます。

クラウド型の会計ソフト

初期費用はほとんど発生せずに、月額料金なので平準化されます。ソフトを導入したものの、使い勝手や機能面で不満が多い場合には、解約することができ、コスト面で低リスクなのも特徴です。

クラウド型ならではの特徴としては以下が挙げられます。

メンテナンスが楽

新たな会計制度への対応や便利になった最新版への利用にはソフトウェアのバージョンアップが欠かせません。クラウド型であればいつでも最新版なので都度アップデート作業を行う必要がなくなります。

データの保全性

データがクラウドに保存されるので、ハードウェア障害によるデータ消失の危険性が低いです(ただし、インストール型でもクラウドに保存できるサービスやオプションもあります)。

多人数での共有

PCを物理的に共有する必要がなく、IDを発行すればだれでもデータにアクセスでき、また複数人同時で作業することもできます。

スマホやタブレットでの利用

例えば、経費精算システムを利用せずに直接会計ソフトに伝票入力する場合、領収書をスマホで撮影して処理できる機能を使うとクラウド型なら出先でできるので、出張等が多く、拠点とするオフィスだけでなく支店や現場を飛び回って利用したい人に向いています。

テレワークに最適

インターネットにアクセスできる環境であれば、ログインすることで場所を選ばずに利用できます。オフィスのデスクトップPC、自宅のPC、出張用に貸与されたモバイルPCなど、どこでも利用が可能です。会計業務のために出社する必要がなくなるため、自宅でのテレワークはもちろん、働き方改革・多様な働き方の推進にも一役買います。

 

会計ソフトのメリット・デメリット

会計ソフトの導入を考える場合、メリットとデメリットを知っておきたいものです。まず、会計ソフトを導入するメリットは、業務効率化の面でも、不正防止の観点からみても多くあります。メリットとデメリットをそれぞれ見ていきましょう。

会計ソフト導入のメリット

①入力・作成作業の効率化

入力を補助してくれる機能があるため、例えば「交通費」と入れると勘定科目欄に「旅費交通費」が自動で入力され、取引先を履歴から選ぶこともできます。伝票入力したデータは会計ソフト上で集計されるため、手書きやエクセルのように一つ一つの伝票の内容を仕訳帳や総勘定元帳へ転記する手間がなく、入力漏れ、数字の間違いなどの人的ミス防止に役立ちます。

スキャン機能を使えば、読み取った内容が自動で入力されるため、入力の手間が減り、内容が合っているか確認するのみで済みます。スマホで利用できる会計ソフトの場合、外出先でスマホを使って経費等の入力を済ませることも可能です。

②会計事務所とのデータ共有が簡単に

会計ソフトの入力データを会計事務所と共有できるため、決算のたびに郵送したり、チェックのために来社してもらったりする必要がありません。修正箇所が見つかれば、会計事務所のほうで修正してもらえます。

③バックアップができる

システム上でバックアップが取れるため、帳簿を紛失したり、エクセルを誤って消してしまったりといった心配がありません。

④会計初心者でも的確に入力できる

紙帳簿やエクセルでは、売掛、買掛、入金、出金、振替、といったお金の動きをそれぞれの伝票に記載し、それを仕訳帳や総勘定元帳に転記するなどの作業が必要です。

しかし会計ソフトを利用すれば、摘要欄を選ぶだけで自動的に勘定科目が仕訳され、税区分まで入力されるため、会計の知識に少し不安がある人でも簡単かつ的確な入力が可能。例えば、摘要で「交通費」を選べば勘定科目は「旅費交通費」、「文房具代」を選べば「事務用品費」に自動仕訳されます。

⑤不正行為が起こりにくい

手書きやエクセルと比べ、会計ソフトだと入力履歴が残るため数字の書き換えが難しくなります。また、伝票から帳簿へ自動で転記されるため、改ざんも難しくなります。簡単な例を出すならば、伝票で10,000円と入力したら、元帳にも自動で10,000円となるため、1,000円でごまかすことはできません。

⑥事業の改善機会の増加

決算書や試算表など、会計ソフト上で帳票を出力することで最新の数字を見ることができるため、問題点を早期発見でき、経営改善につながります。

⑦テレワークの推進

紙の帳簿が不要でPC上で会計作業ができるため、テレワークや場所を選ばない働き方の大きな後押しとなります。他部署がテレワークをしているのに、経理担当者だけが出社せざるを得ない、といった職場環境を変えることができます。

 

会計ソフト導入のデメリット

①デメリットは特になし

一方、会計ソフトのデメリットですが、導入をためらうほどの大きなデメリットはない、と言えそうです。ただし、インストール型とクラウド型でそれぞれ注意しておきたい点があります。

インストール型の会計ソフトの場合

法令改正時等のアップデートを自身でやらなくてはならないため、それを見逃したり忘れたりしてしまうと改正前のやり方で書類作成してしまう可能性があります。ダウンロード、インストール、アップデート、バックアップ、といった作業に少しでも不安のある場合は、より直感的に使えて常に最新に管理されているクラウド型の会計ソフトから選ぶのが安心かもしれません。

クラウド型の会計ソフトの場合

デメリットは、長期間利用する場合は、インストール型の価格を上回る可能性があることです。月々数千円の利用料でも、3年間利用すれば10万円を超えることもあります。ただし、クラウド版は、初期投資が小さいこと、ソフトウェアの乗り換えのハードルが低いことを考えるとそれほど大きなデメリットにはならないでしょう。

また、クラウド型の場合はインターネット環境によっては動作が遅くなる可能性もあります。無料トライアルなどの機会を利用し、正式導入前に確認しておくとよいでしょう。

 

会計ソフトの主な機能。注目の6大機能

会計ソフトには主に、入力を支援する機能、承認申請を支援する機能、決算処理を支援する機能があります。中でも便利なのは、利用明細を取り込むことにより自動で入力ができる機能です。それでは6つの機能を順番に見ていきましょう。

(1)銀行口座やクレカ利用明細を取り込んで自動入力(入力支援機能)

銀行口座やクレジットカードの利用明細を金融機関からCSVファイルでダウンロードし、会計ソフトと連携することにより自動で取り込まれ、仕訳までされるのが自動入力機能です。初回の設定は必要ですが、一度設定してしまえば次回からは取り込みをするだけになるので、飛躍的な業務効率化と人的ミスの防止が可能に。

単に入出金の記録のみでなく、売掛金や買掛金の消込も記録できるため、細かくお金の動きがある企業にとっては、この機能だけで経理の人数を減らせるくらい有効な機能かもしれません。

また、金融機関から読み込んだデータに手を加えるというのは心理的にハードルが上がるため、改ざんの抑止力にもなり得るのではないでしょうか。

(2)領収書をスキャンして自動入力(入力支援機能)

OCRまたは、オペレーターにより入力代行のものがあります。入力内容が正しいか目視での確認や、間違っていた場合の修正、また自動で読み込まれない項目の手入力の必要はありますが、確実に業務のスピードアップに役立つでしょう。

オフィスのスキャナーや専用スキャナーはもちろん、スマホの撮影機能で取り込みができるものも最近増えているため、移動中にすぐに処理ができ、面倒な作業をオフィスに持ち帰る必要がなくなるのも魅力的です。

(3)入力・承認の安全を守る権限管理機能(承認申請支援機能)

会計ソフトではあらかじめ設定された入力者、承認者のみが操作できるように権限管理機能がついています。これにより、担当外の人が勝手に操作したり、入力者が自分で承認したりといった不正を防止することもでき、ガバナンスの強化においても有効です。

また、申請がどこまで進んでいるのかが会計ソフト上で確認出来るため、督促などの管理業務の手間が減ります。

ただし、承認機能については、未承認のものを集計時にどう扱うのか、導入前に要確認。未承認のものを集計対象外にしてしまうと、確定したものだけが集計されるため確実性が増す反面、何らかの事情で承認が滞っているタイミングでデータを抽出すると、入力済の数字が反映されなかった、というケースも。

(4)会計事務所とのデータ共有機能(決済処理支援機能)

会計ソフト上で会計事務所とデータのやり取りができると、お互いに忙しい決算時のコミュニケーションがスムーズに。加えて、会計事務所に記帳代行・決算書作成や税務申告書作成などの業務を依頼する場合は、会計ソフトのデータをそのまま共有できると便利です。

ただし、会計事務所が操作可能な会計ソフトはどれであるか先に確認しておく必要があります。

(5)安心のバックアップ機能(その他の便利機能)

会計ソフト上でバックアップをとれるため、帳簿紛失のリスクがありません。さらに、PCの故障や紛失に備えたバックアップという点では、データ移行が必要なインストール型より、ログインするだけですぐに使えるクラウド型の方が優れているといえるでしょう。

(6)制度変更等へ対応できる機能(その他の便利機能)

マイナンバー、消費税率変更、新元号への対応は必須です。また、会計に関しては法改正がほぼ毎年あるため、常に最新バージョンへのアップデートが必要です。クラウド型だと自動で更新してくれますが、インストール型の場合は、サポートしてもらえるのか、別料金がかかるのか、買い替えが必要なのか、導入前の確認が重要となります。

 

会計ソフトの種類・選び方

会計ソフトを選ぶ際、企業規模(中小企業向けか)、会計業務の種類(管理会計か財務会計か)、対象ユーザー(経理初心者にも使いやすいか)で候補を程度絞ると同時に、以下の目的別に機能を見比べて選んでいくのがよいでしょう。

会計ソフトの利用目的別に選び方をご紹介します。

  • 従業員の入力作業を効率化させたい場合:領収書のスキャン機能や、操作性に優れて分かりやすいものを導入するとよいでしょう。
  • 経理担当者の作業の効率化の場合:AIによる自動仕訳や銀行口座明細の自動取り込み機能、消込機能などがついているものを選ぶと業務効率化が図れます。特に口座の入出金の多い現場にはおすすめです。
  • いますぐ使いたい場合:クラウド型のほうが比較的、導入がスピーディーです。ただし、PC操作に慣れている従業員がいれば、インターネット上でダウンロード版のソフトを購入して、インストールをすれば短時間での導入が可能に。
  • ワークスタイルに対応させる場合:テレワークに対応していたり、拠点が複数あったりする場合にはクラウド型が便利です。加えて、出先で会社貸与のスマホを使って業務をすることが多い場合は、スマホで申請から承認まで完結できるサービスが便利でしょう。
  • 外貨を扱う場合:外貨管理機能がついているものが必須です。

 

主な会計ソフト(クラウド型)

クラウド型のおすすめ会計ソフトをご紹介します。

freee会計(freee株式会社)

freee

(出所:会計freee 公式Webサイト)

freee会計は個人事業主から中小企業向けのクラウド型の会計ソフト。シンプルかつわかりやすいUIで経理業務初心者でもすぐに使えて、経営者自ら日々の帳簿付けや決算書の作成ができる。請求書発行、経費精算、入金管理、支払管理まで、経理に関わる業務をすべて一元化。従業員20名以下向けなので、それ以上の規模の企業には、「クラウドERP freee」がおすすめ。シリーズのfreee人事労務と連携可能。

  • 料金:月額2,380円~

詳細はこちら

マネーフォワード クラウド会計(株式会社マネーフォワード)

(出所:マネーフォワード クラウド会計 公式Webサイト)

銀行やクレジットカードはもちろん、ECサイトでの購入履歴やアフィリエイトでの収益データとも連携し、データ取り込みによる自動入力が可能。連携可能なサービスは3600件以上。AIによる自動入力・自動仕訳機能も充実している。「マネーフォワード クラウド経費」との連携によって、電子帳簿保存法に対応した効率的な経費精算ができるように。

  • 料金:月額1,980円~

詳細はこちら

 

主な会計ソフト(クラウド型/インストール型)

クラウド型とインストール型どちらも選べる、おすすめ会計ソフトをご紹介します。

弥生会計(弥生株式会社)

弥生

(出所:弥生会計 公式Webサイト)

シェアNO.1の老舗ソフト。多くの企業で導入されているインストール型の他、クラウド型も人気。 日々の帳簿付けからレポート作成、法人決算までこれひとつでカバーできる。銀行明細を自動で取込み、自動で仕訳するため、帳簿作成の手間を大幅に削減。クラウド型は1年間無料で使えるキャンペーンあり。

  • 料金(クラウド型):年額15,000円(次年度からは30,000円)~
  • 料金(インストール型):年額44,00円(3台まで)~

詳細はこちら

勘定奉行(株式会社オービックビジネスコンサルタント)

勘定奉行

(出所:勘定奉行 公式Webサイト)

対応の幅の広さや多機能が売りの老舗ソフト。インストール型は、常に無料でバージョンアップ、永年サポートが受けられる。
クラウド型も標準機能が非常に充実しており、高度な経理業務にも対応可能。機能を拡張すれば、証憑の電子化・保管、オリジナル帳簿の作成もできるようになる。

  • 料金(クラウド型):年額60,000円~
  • 料金(インストール型):250,000円~

詳細はこちら

 

主な会計ソフト(インストール型)

インストール型のおすすめ会計ソフトをご紹介します。

会計王(ソリマチ株式会社)

会計王

(出所:会計王 公式Webサイト)

電子帳簿保存法の要件に対応しているほか、AIによる自動仕訳、決算書の自動作成といった業務効率化機能が充実している。電話サポートの他、有料で訪問指導サービスがあり、セットアップから基本的な使い方の指導まで、サポートが受けられる。法令改正時には更新プログラムの提供も。クラウドにデータをバックアップできるため安心。

  • 料金:40,000円/台~

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JDL IBEX出納帳 Major(株式会社日本デジタル研究所)

JDL IBEX出納帳 Major

(出所:JDL IBEX出納帳 Major 公式Webサイト)

帳簿入力から決算書作成まで無料で利用できるソフト。会計事務所とのデータ共有機能もあるため、小規模事業者がまずは無料で会計ソフトを導入したい場合におすすめ。質問事項に応えるだけで摘要入力ができる「質問式摘要入力」をはじめとした、入力アシスト機能が充実しているので初心者でも安心だ。
レシート読み取り入力や銀行・クレジットカードの明細データの取り込みなど、便利な機能も多い。一通り無料で利用できる。

  • 料金:無料~

詳細はこちら

 

まとめ

会計ソフトは、会計知識が十分でなく、時間に余裕がない状況でも入出金管理や決算対応等をなんとかこなす手助けになるのは間違いないでしょう。特段のデメリットはありませんし、安価なサービスも増えていますので、ぜひ前向きに活用をご検討ください。

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