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【初心者向け】会計ソフトとは?使うべき6大機能を確認しよう

【初心者向け】会計ソフトとは?使うべき6大機能を確認しよう

最終更新日:2024-02-02

「会計ソフトを使わなきゃ」「知るべきことを簡単に知りたい」「テレワークに必要?」という方に、実際どんな機能があって、何ができるのか、費用は?本当に使うべき?などについてご紹介します。

目次

会計ソフトとは?

会計ソフトとは、収支をはじめとする会社におけるお金の動きの管理や集計、決算書作りまで行えるシステムです。

紙帳簿での管理は、売掛、買掛、入金、出金、振替、といったお金の動きをそれぞれの伝票に記載後、仕訳帳と総勘定元帳に転記しなければいけません。そのため、小規模の会社でも簿記の知識を持った人材が必要でした。

会計ソフトを利用すれば、システム上で勘定科目の仕訳・集計ができるので、転記の手間の軽減、人的ミスの防止につながり、会計業務における負担を大幅に減らせます。更に、決算書や試算表も自動で集計できるため、会社の財務状況の確認もスムーズに。

また、PCのみで作業・管理ができるため、ハイブリッドワークなどテレワーク環境での働き方を検討する場合も対応できます。

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会計ソフトの種類が多い理由

会計ソフトは企業にとって必要不可欠なこともあって、導入率が高く、種類も豊富です。種類が多い理由としては、以下の3つが挙げられます。

1. 企業規模による違い

部門別管理や拠点別管理の必要性、連結決算の有無など、企業規模によって必要な機能は様々です。そのため、中小企業にはシンプルな機能が備わったタイプ、大企業には複雑な制度にも対応できる多機能タイプといった分類で、提供されることが多くあります。

また、上場企業や新規上場を検討する企業の場合、内部統制への対応も大きなポイントに。たとえば、仕訳は承認を経てから記帳したい場合は仕訳承認フロー機能があると便利です。ほかにも、監査対応として仕訳の更新や承認履歴を把握したい場合は仕訳更新履歴機能などを搭載したものが適しています。

2. 財務会計か管理会計かどちらに強いかの違い

会計ソフトは、会計業務の種類によって使い分けが必要です。そもそも会計業務は大きく2つに分類でき、帳簿管理や決算書作成などを行うための「財務会計」、事業や拠点ごとの損益計算や原価計算などを行うための「管理会計」があります。

「財務会計」に強いサービスの多くは、自動仕訳や承認機能などの内部統制機能を搭載しています。一方で、「管理会計」に強いサービスは、期間別、商品別など任意の基準でレポートを自動作成できる機能が充実している傾向があります。

3. 想定ユーザーの違い

会計ソフトの利用者が経理担当者なのか、経営者自ら、あるいはほかの業務との兼任者なのかによって、最適なシステムが異なります。

簿記の知識に精通した経理担当者が、大企業の複雑な組織での会計業務に対応するための高機能のものと、個人商店のオーナーが日々の売り上げを記録するためのわかりやすくシンプルに使えるものとに分けられます。

 

会計ソフトの注目機能

社会の変化や技術の進展によって追加搭載が増えている、2つの注目機能について解説します。

電子帳簿保存法の要件に対応

以前は原稿台付きのスキャナー利用しか認められていなかった電子データ保存が緩和され、スマホで撮影したレシートの写真も、タイムスタンプなど一定の条件を満たせば原本として認められるようになりました。2022年1月からは税務署長から事前承認を得る必要がなくなるなど、更なる規制緩和が行われ、電子データでの会計処理を行ううえでのメリットが増えています。

その時間にその書類が確かに存在し、その後変更されていないことを証明するための技術であるタイムスタンプなど、電子帳簿保存法の要件を満たした会計ソフトを利用することで、経理業務の効率化やペーパーレス化につなげることも可能です。また、出先からスマホで経費申請が行えるようになるので、申請者および承認者の手間も減ります。

AIによる自動仕訳

クラウド型の会計ソフトの中には、AIによる自動仕訳機能を搭載したものもあります。AIによる自動仕訳機能とは、入力した文字や、読み取った文字から、AIが仕訳項目を推測して仕訳する機能です。たとえば、文字が「駅」なら勘定科目は「旅費交通費」、「ガス」なら「水道光熱費」のように自動で仕訳ができます。

また、AIの活用の幅は仕訳だけでなく、消込やエラーをチェックする機能など、広がってきています。クラウドに蓄積されたビッグデータを利用するため、こうした機能はクラウド型の強みとも言えます。

 

クラウド型とインストール型との違いとは?

会計ソフトはクラウド型とインストール型の2種類に分けられます。それぞれの特徴や強みについて解説します。

インストール型の会計ソフト

以前から広く利用されているインストール型は、一度購入・インストールしてしまえば月額料金がかかりません。初期費用は高額になりやすいものの、長期的にみればランニングコストを削減できる点が強みです。働く場所や利用するPCが決まっている場合はインストール型で十分でしょう。また、古くから利用ユーザーがいるため、会計ソフトの中では利用する割合が高くなっています。

インストール型ならではの特徴としては以下が挙げられます。

複雑な処理をスピーディーにできる

複雑な入力や処理を素早く行う場合に適しています。カスタマイズの幅が広く、画面を自社の仕様に合わせて細かく作り込みたい場合にもおすすめです。

セキュリティ面で安全

重要な会計情報を固定の端末に集約でき、オフラインでの動作も可能なので、利用者を制限しやすい、インターネット経由での漏えいが起きにくいといった点で、情報漏えいの防止に役立ちます。

クラウド型の会計ソフト

初期費用はほとんど発生せず、月額料金なので費用も平準化できます。ソフトを導入したものの、使い勝手や機能面で不満が多い場合には、短期間で解約でき、コスト面で低リスクなのも特徴です。

クラウド型ならではの特徴としては以下が挙げられます。

メンテナンスが楽

新たな会計制度への対応や最新版の利用には、ソフトウェアのバージョンアップが欠かせません。クラウド型であれば、いつでも最新版を利用できるので都度アップデート作業を行う必要がなくなります。

データの保全性

データはクラウド上に保存されるので、ハードウェア障害によるデータ消失の危険性が低いのも特徴です(ただし、インストール型でもクラウドに保存できるサービスやオプションもあります)。

多人数での共有

PCを物理的に共有する必要がなく、IDを発行すれば誰でもデータにアクセスでき、また複数人同時で作業することもできます。

スマホやタブレットでの利用

たとえば、経費精算システムを利用せずに直接会計ソフトに伝票入力する場合、クラウド型であれば、領収書をスマホで撮影して処理できる機能を利用するだけで出先での対応も可能に。出張等が多く、拠点とするオフィスだけでなく、支店や現場を飛び回って利用したい人に向いています。

テレワークに最適

インターネットに接続できる環境があれば、どこにいてもログインするだけで利用できます。オフィスのデスクトップPC、自宅のPC、出張用に貸与されたモバイルPCなど、どこでも利用可能です。会計業務のためにわざわざ出社しなくてもよくなるため、自宅でのテレワークはもちろん、働き方改革・多様な働き方の推進にもつながります。

 

会計ソフトのメリット・デメリット(注意点)

会計ソフトの導入を検討する場合、メリットとデメリットを知っておきたいものです。まず、会計ソフトを導入するメリットは、業務効率化の面でも、不正防止の観点からみても多くあります。メリットとデメリットをそれぞれ見ていきましょう。

会計ソフト導入のメリット

①入力・作成作業の効率化

入力を補助する機能があるため、仕訳項目の選択ミスや入力もれ、転記ミスといった人的ミスを防止できます。たとえば「交通費」と入れると勘定科目欄に「旅費交通費」が自動で入力され、取引先を履歴から選択可能です。伝票入力したデータは会計ソフト上で集計されるため、手書きやExcelのように伝票の内容を仕訳帳や総勘定元帳へ転記する手間も省け、業務の効率化も期待できます。

スキャン機能を使えば、読み取った内容が自動で入力されるため、入力の手間が減り、内容が合っているか確認するだけと担当者の負担を軽減できます。スマホに対応している会計ソフトの場合、外出先でスマホを使って経費等の入力を済ませることも可能です。

②会計事務所とのデータ共有が簡単に

会計ソフトの入力データを会計事務所と共有できるため、決算の度に郵送したり、確認のために来社してもらったりする必要がありません。修正箇所が見つかれば、会計事務所で修正してもらえます。

③バックアップができる

システム上でバックアップが取れるため、帳簿を紛失したり、Excelを誤って消してしまったりといった心配がありません。たとえば、仕訳入力の最中でも、1回ごとに記録されるので、途中で作業を止めても作業したところまでは記録されています。

④会計初心者でも的確に入力できる

紙帳簿やExcelでは、売掛、買掛、入金、出金、振替、といったお金の動きをそれぞれの伝票に記載し、それを仕訳帳や総勘定元帳に転記するなどの作業が必要です。

しかし会計ソフトを利用すれば、摘要欄を選ぶだけで自動的に勘定科目が仕訳され、税区分まで入力されるため、会計の知識に不安がある場合でも簡単かつ的確な入力が可能です。たとえば、摘要で「交通費」を選べば勘定科目は「旅費交通費」、「文房具代」を選べば「事務用品費」に自動仕訳されます。

⑤不正行為が起こりにくい

会計ソフトは手書きやExcelと比べて、操作や入力履歴を残しやすく、問題があれば遡って確認できるため、不正な書き換えを未然に防げるようになります。また、伝票から帳簿へ自動で転記されるため、改ざんも困難に。たとえば、伝票で10,000円と入力したら、元帳にも自動で10,000円となるため、1,000円でごまかすことはできません。

⑥事業の改善機会の増加

決算書や試算表など、会計ソフト上で帳票を出力することで最新の数字を確認できるため、問題点を早期発見でき、経営改善につながります。

⑦テレワークの推進

紙帳簿がなくてもPC上で会計作業ができるため、テレワークや場所を選ばない働き方の大きな後押しとなります。他部署がテレワークをしているのに、経理担当者だけが出社せざるを得ない、といった職場環境を変えることも可能です。

 

会計ソフト導入のデメリット(注意点)

一方、会計ソフトのデメリットですが、仕訳が少なすぎてシステムを覚えるのが手間という場合を除いて、導入をためらうほどの大きなデメリットはありません。ただし、インストール型とクラウド型でそれぞれ注意点があります。

(1)インストール型の会計ソフトの場合

法令改正時等のアップデートを手動で対応する必要があるため、通知などを見逃したり忘れたりしてしまうと改正前のやり方で書類作成してしまう可能性があります。ダウンロード、インストール、アップデート、バックアップ、といった作業に少しでも不安のある場合は、より直感的に使えて常に最新版が利用できるクラウド型の会計ソフトを選びましょう。

(2)クラウド型の会計ソフトの場合

長期利用の場合は、インストール型の購入価格を上回る金額を支払う可能性も出てきます。月々数千円の利用料でも、3年間利用すれば10万円を超えることも。ただし、クラウド版は、初期費用がそれほどかからず、ソフトウェアの乗り換えのハードルが低いことを考えると大きなデメリットにはならないでしょう。

また、クラウド型の場合はインターネット環境によっては動作が遅くなる可能性もあります。無料トライアルなどの機会を利用し、正式導入前に確認しておきましょう。

 

会計ソフトで使うべき6大機能

会計ソフトには主に、入力を支援する機能、承認申請を支援する機能、決算処理を支援する機能があります。特に、利用明細を取り込むだけで自動入力できる機能は入力する手間を省け、業務を効率化できます。

入力支援機能 (1)銀行口座やクレカ利用明細を取り込んで自動入力
(2)領収書をスキャンして自動入力
承認申請支援機能 (3)入力・承認の安全を守る権限管理機能
決済処理支援機能 (4)会計事務所とのデータ共有機能
その他の便利機能 (5)安心のバックアップ機能
(6)制度変更等へ対応できる機能

それでは6つの機能を順番に見ていきましょう。

(1)銀行口座やクレカ利用明細を取り込んで自動入力(入力支援機能)

金融機関から銀行口座やクレジットカードの利用明細をCSVファイルでダウンロードして、会計ソフトと連携すれば情報を自動で取り込み、仕訳してくれる機能です。初回のみ設定が必要なものの、次回以降は取り込むだけなので、業務効率化と人的ミスの防止が期待できます。

単に入出金の記録のみでなく、売掛金や買掛金の消込も記録できるため、細かい部分までお金の動きを把握しておかなければいけない企業にとっては、この機能だけでも経理の作業時間を大きく減らせるでしょう。

また、金融機関から読み込んだデータに手を加えるというのは心理的にハードルが上がるため、改ざんの抑止力にもなり得えます。

(2)領収書をスキャンして自動入力(入力支援機能)

OCRによる自動読み取りまたは、オペレーターが入力代行するものがあります。目視で入力内容を確認・修正したり、自動で読み込まれない項目を手入力したりする必要はあるものの、業務効率化を図れます。

最近は、オフィスのスキャナーや専用スキャナーはもちろん、スマホの撮影機能で取り込みができるものも増えてきました。移動中であっても必要なときに処理ができるので、隙間時間を有効活用することでの残業時間削減にもつながります。

(3)入力・承認の安全を守る権限管理機能(承認申請支援機能)

会計ソフトではあらかじめ設定された入力者、承認者のみが操作できるように権限管理機能がついています。これにより、担当外の人が勝手に操作したり、入力者が自分で承認したりといった不正を防止することもでき、ガバナンスの強化においても有効です。

また、会計ソフト上で申請の進捗を確認できるため、督促などの管理業務の手間が減ります。

ただし、承認機能については、未承認のものを集計時にどう扱うのか、導入前に要確認。未承認のものを集計対象外にしてしまうと、確定したものだけが集計されるため確実性が増す反面、何らかの事情で承認が滞っているタイミングでデータを抽出すると、入力済の数字が反映されなかった、というケースも。

(4)会計事務所とのデータ共有機能(決済処理支援機能)

会計ソフト上で会計事務所とデータのやり取りができると、お互いに忙しい決算時のコミュニケーションがスムーズに。加えて、会計事務所に記帳代行・決算書作成や税務申告書作成などの業務を依頼する場合は、会計ソフトのデータをそのまま共有できると便利です。

ただし、会計事務所が操作できる会計ソフトはどれが該当するのか先に確認しておく必要があります。

(5)安心のバックアップ機能(その他の便利機能)

会計ソフト上でバックアップがとれるため、帳簿紛失のリスクがありません。更に、PCの故障や紛失に備えたバックアップという点では、データ移行が必要なインストール型より、ログインするだけで使えるクラウド型の方が優れています。

(6)制度変更等へ対応できる機能(その他の便利機能)

マイナンバー、消費税率変更、新元号への対応は必須です。また、会計に関しては法改正がほぼ毎年あるため、常に最新バージョンへのアップデートが必要です。クラウド型だと自動で更新してくれますが、インストール型の場合は、サポートしてもらえるのか、別料金がかかるのか、買い替えが必要なのか、導入前の確認が重要です。

 

会計ソフトの種類・選び方

会計ソフトを選ぶ際、企業規模(中小企業向けか)、会計業務の種類(管理会計か財務会計か)、対象ユーザー(経理初心者にも使いやすいか)で候補を絞ると同時に、以下の目的別に機能を見比べて選ぶといいでしょう。

会計ソフトの利用目的別に選び方をご紹介します。

目的 適したソフトの機能・特徴
入力作業の効率化を図りたい
  • 領収書のスキャン機能
  • シンプルなUI
経理担当者の作業効率化を図りたい
  • AIによる自動仕訳
  • 銀行口座明細の自動取り込み機能
  • 消込機能
すぐに利用したい
  • クラウド型の会計ソフトの方が比較的スピーディー
  • PC操作に慣れた従業員がいる場合は、インストール型でも短時間での導入が可能
複数拠点やテレワークに対応したい
  • クラウド型の会計ソフトが便利
  • 出先から業務を行うことが多い場合は、申請から承認までスマホで完結できるサービスがおすすめ
外貨を取り扱う
  • 外貨管理機能が必須

 

おすすめの会計ソフト(クラウド型)

クラウド型のおすすめ会計ソフトをご紹介します。

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freee会計(freee株式会社)

freee会計_公式Webサイト

(出所:freee会計 公式Webサイト)

中小企業や個人事業主でも使いやすいクラウド型会計ソフト。請求書発行、経費精算、入金管理、支払管理まで、経理に関わる業務の一元化できる。シンプルかつわかりやすいUIに加えて、自動で入力・仕訳できる機能を搭載。経理業務初心者でもすぐに使えて、経営者自ら日々の帳簿付けや決算書の作成が可能に。同シリーズの「freee人事労務」と連携すれば、給与明細などの仕訳もスムーズだ。サポート体制も、チャット・メール、電話と充実。
経理業務だけでなく、人事業務のサポートや内部統制にも対応したい企業には、ERPシステムを搭載した「クラウドERP freee」がおすすめ。

  • 料金:月額3,980円/名~(ベーシックプラン・年払いの場合)

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弥生会計 オンライン(弥生株式会社)

弥生会計 オンライン_公式Webサイト

(出所:弥生会計 オンライン公式Webサイト)

小規模・起業間もない法人向けのクラウド会計ソフト。日付や金額を入力するだけで、日々の取引入力から帳簿・レポート・決算書の作成まで、簿記の知識がなくてもスムーズに作成できる。スマホ専用アプリ「弥生会計 オンライン」(iOS/Android)を利用すれば、いつでもどこでも日々の取引を入力できて便利。また、システムの利用方法や経理業務に関する不明点は、業務に精通した専門スタッフに対応してもらえる点も心強い。
銀行・クレジットの明細やレシート・領収書のスキャンデータといった取引データも自動取込・自動仕訳できるため、入力の手間を大幅に削減可能。なお、表計算ソフトからの移行も、CSVファイルまたはテキストファイルを取り込むだけで完了する点も魅力。別途、多機能なインストール版「弥生会計」もあり。

  • 料金:年額37,600円(ベーシックプランの場合)

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マネーフォワード クラウド会計(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド会計 公式Webサイト

(出所:マネーフォワード クラウド会計 公式Webサイト)

小規模から中小企業向けのクラウド会計ソフト。銀行やクレジットカードはもちろん、電子マネーやPOSレジ、ECサイト、クラウドソーシングなど、2,000件以上のサービスと連携できるのが特徴だ。入出金に関する明細の自動取得・仕訳に加え、POSレジと連携すれば日々の売上状況の把握もスムーズに。店舗経営における経営分析や業務効率化にも役立つ。また、データはクラウドバックアップで保管しているため、災害時や端末の紛失・破損時にも安心だ。
「マネーフォワード クラウド経費」との連携によって、電子帳簿保存法に対応した効率的な経費精算が可能に。IPO準備・中堅〜上場企業向けにマネーフォワード クラウド会計Plusも展開。

  • 料金:月額2,980円~(年額プラン・スモールビジネスプランの場合)

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ジョブカン会計(株式会社DONUTS)

ジョブカン会計公式Webサイト

(出所:ジョブカン会計公式Webサイト)

バックオフィス業務効率化に役立つジョブカンシリーズの会計システム。デスクトップ版のような直感的な操作性と集計スピードで、スムーズな会計業務を実現する。
クリックだけで取引先や科目などを登録できるほかにも、入力した仕訳データを元帳やレポート機能に自動反映。試算表を開いた段階ですべての月データを読み込めるため、計算・転記する手間を省きながら、会社の資金繰りをリアルタイムでチェックできる。集約した会計データを利用して決算書はもちろん、キャッシュ・フロー計算書や個別注記表、消費税申告書などをワンクリックで作成可能。PDF・CSVでのエクスポートにも対応しており、決算業務の内製化も実現。
そのほか、権限管理・承認機能や内部統制機能、外部システム連携機能を搭載しており、多機能な会計ソフトを活用したい企業におすすめだ。

  • 料金:月額2,500円/3ユーザー(スタートアッププランの場合)

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おすすめの会計ソフト(クラウド型/インストール型)

クラウド型とインストール型どちらも選べる、おすすめ会計ソフトをご紹介します。

PCAクラウド 会計(ピー・シー・エー株式会社)

PCAクラウド 会計公式Webサイト

(出所:PCAクラウド 会計公式Webサイト)

会計ソフトとしては国内有数の歴史を持つ実績豊富なソフト。基本的な機能への対応はもちろん、自動仕訳、パターンによる配賦処理、管理会計用の仕分けなどにも対応。仕訳の承認機能やログ管理といった内部統制機能も充実。定期的な業務内容やメモは一度登録しておけば、ソフト起動時に通知する機能も搭載。また、分析帳票も年次・月次で比較でき、経営分析時にも役立つ。
クラウド版「PCAクラウド会計」とサブスク版「PCAサブスク会計」を用意。PCAクラウドシリーズは導入実績20,000社以上。

  • 料金:月額12,600円~(クラウド版の場合)

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勘定奉行(株式会社オービックビジネスコンサルタント)

勘定奉行公式Webサイト

(出所:勘定奉行公式Webサイト)

小規模から中小・上場企業向けの会計ソフト。多機能かつ幅広い対応力が魅力だ。導入実績は累計69万社。マイクロソフトのWindowsアプリケーションを採用しており、高い機能性と操作性を実現。同社の他シリーズと連携すれば、会計業務に加えて経理や税務といった業務の生産性向上も図れる。
なお、インストール型は、常に無料でバージョンアップ、永年サポートが受けられる。クラウド型も標準機能が非常に充実しており、高度な経理業務にも対応可能。機能を拡張すれば、証憑の電子化・保管、オリジナル帳簿の作成もできるようになる。

  • 料金:クラウド型は年額93,000円~(小規模向けプランの場合)、インストールは25万円~

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おすすめの会計ソフト(インストール型)

最後に、インストール型のおすすめ会計ソフトをご紹介します。

会計王(ソリマチ株式会社)

会計王公式Webサイト

(出所:会計王公式Webサイト)

個人・中小企業向けの会計ソフト。電子帳簿保存法の要件に対応しているほか、AIによる自動仕訳、決算書の自動作成といった業務効率化機能が充実している。アプリ「MoneyLink」を活用すれば、登録した金融機関の取引明細を自動で取り込み、同ソフトでの自動仕訳も可能に。
電話サポート以外にも、有料で訪問指導サービスがあり、セットアップから基本的な使い方の指導まで、サポートが受けられる。法令改正時には更新プログラムの提供も。会計データは、クラウドにバックアップできるため安心だ。

  • 料金:40,000円/台~

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JDL IBEX出納帳 Major(株式会社日本デジタル研究所)

JDL IBEX出納帳 Major

(出所:JDL IBEX出納帳 Major 公式Webサイト)

帳簿入力から決算書作成まで無料で利用できるソフト。質問事項に応えるだけで摘要入力ができる「質問式摘要入力(特許取得済)」機能や取引入力を適切に行える「取引辞書ガイド」など、入力アシスト機能も充実。また、レシートリーダー機能を活用すれば、スキャナーでレシートや領収書を読み取るだけで「eレシート(R)」(特許取得済)としてイメージデータ化でき、自動で日付・税率・金額が入力される。
会計事務所との連携処理時には、データ共有やテレビ電話機能なども利用できて便利だ。入力したデータはCSVファイルで出力できる。

  • 料金:無料~

詳細はこちら

 

まとめ

紙帳簿を使った管理は、会社のお金の動きをすべて各伝票に記入した後に、仕訳帳や総勘定元帳に転記する必要があるので、手間や人的ミスが発生しやすいといった課題があります。

会計ソフトを導入すれば、「入力・作成作業の効率化を図れる」、「会計事務所とのデータ共有が簡単になる」、「バックアップができる」、「会計初心者でも的確に入力できる」などといったメリットが期待できます。

会計ソフトは、インストール後は月額利用料なしで利用できるインストール型、月額料金のみで常に最新版が利用できるクラウド型の2種類に分けることができます。

会計ソフトを選ぶ際は、「企業規模」、「会計業務の種類」、「対象ユーザー」の3点に着目して選定しましょう。また、自社の利用目的に合った機能を搭載するソフトを選ぶことが大切です。

会計ソフトを活用することで、お金の管理から集計、決算書作りまでスムーズに対応できるようになります。また、システム上で勘定科目の仕訳・集計を行うため、会計業務担当者の負担も軽減可能です。

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