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電子カルテの導入の流れは?失敗しないための4つの手順

電子カルテの導入の流れは?失敗しないための4つの手順

最終更新日:2020-07-21

電子カルテの導入を検討されているクリニックや診療所の方へ、導入の流れやその際に気を付けるべきポイントなどに関してご紹介します。

目次

医師だけでなく、看護師や医療事務職、患者にとってもメリットの大きい電子カルテは、これから新規開業をする医療機関にとって必要不可欠のシステムと言えます。

これまで中小規模の医療機関ではコスト面や運用面でのハードルの高さから普及率の低かった電子カルテですが、近年では中小規模のクリニックなどにも使い勝手のいい機能を搭載した電子カルテが登場してきており、導入しやすいサービスが展開されてきています。電子カルテ導入の流れを把握し、スムーズな開業ができるよう準備しておきましょう。

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電子カルテ導入の前提条件

電子カルテ導入にあたって、まず、前提条件を確認しておくようにしましよう。

  • 電子カルテのタイプ

電子カルテには、インターネット上のサーバーを借りてデータを管理する「クラウド型」と院内で情報システムの設備を保有して管理する「オンプレ型」があります。

電子カルテのカスタマイズの自由度やセキュリティ面ではオンプレ型の方が優位になるケースもありますが、初期費用が抑えられること、運用面での手軽さなどから中小規模のクリニックや診療所においてはクラウド型の電子カルテが主流となっています。余程の特殊な要望がない限りは、クラウド型の電子カルテの導入を選択するとよいでしょう。

  • レセコンの実現方法

電子カルテは受付のレセコンと併せて使用することになりますが、その際、レセコンと一体型になっている電子カルテにするのか、別途レセコンを用意して電子カルテと連携させるのかを検討する必要があります。

大手メーカー製の電子カルテであれば、レセコンも電子カルテに搭載されているレセコン一体型電子カルテであることが多いです。情報の整合性が保たれることや、カルテ側にレセコンの一部の機能を呼び出すことができるなど利便性が高い反面、診療報酬改定の度に、電子カルテベンダーによる改定プログラムの開発が必要なるため利用料金が高めであることや他システムとの連携といった拡張性が低いことなどがネックとなります。また、レセコンだけであれば、メーカーの乗り換えはそれほど大変ではありませんが、電子カルテのメーカー乗り換えとなると大がかりになることも考慮しておかなければなりません。

レセコンと連携して使う電子カルテの場合には、日本医師会が開発したレセプトコンピューターORCA(オルカ)と連携させることが一般的です。ORCAは、API機能を搭載しているため拡張性に優れていることや、オープンソース方式でプログラムを配布しているため安価で利用できることが魅力です。

  • 導入費用

導入するパソコンの台数や構成にもよりますが、オンプレ型の場合、レセプトコンピューター・医師用の電子カルテ・院内ネットワーク用のサーバーの3台構成で、初期設定および導入費用で300~500万円程が平均相場です。月額利用料の平均相場は、2~3万円程です。レセコンを別途用意する場合には、初期費用は150~200万程度必要です。月額利用料は2万円前後かかります。また、数年置きにメーカー指定のパソコンの買い替えをする必要もあり、その都度初期費用と同等のコストがかかります。

一方、クラウド型の場合には、手持ちのパソコンを使うことも可能なので、電子カルテやレセコンの導入初期費用が無料というところも少なくありません。月額利用料は2~4万円台というところがほとんどです。「きりんカルテ」(きりんカルテシステム株式会社)のように、電子カルテを月額無料で利用できるサービスもあります。運用後のサポートをどこまで求めるかによっても金額が大幅に異なるので、必要なサービスを見極めてコストを抑えることも可能です。年間コストとしては50~100万円ほど見ておくと安心です。クラウド型のレセコンはORCAを使っているサービスが大半で、手頃な価格で使えることが多く、1万円台から利用できるサービスもあります。

また、経産省の「IT導入補助金2020」の対象システムであれば、導入費用の補助を受けることができます。交付申請や事業実績報告などの手続きに関するサポートを行っているベンダーもあるので、相談してみるとよいでしょう。

  • システム設定

クラウド型の電子カルテの場合、マニュアルなどをもとに利用側の設定だけで使えるシステムもあります。ただ、システム設定は導入時の最も大事な作業であり、開業時などでバタバタしている時に、頻度の高い病名や処方薬の一覧、診察パターンに合わせた処方のセット化などの登録といった設定をすべて自分でするとなると大きな負担となります。有料だとしても、要件・要望を伝えた上でシステム設定を行ってもらえるプランにした方がスムーズな導入ができるでしょう。

 

電子カルテ導入の一般的な流れ

前提条件を把握した上で、電子カルテ導入の流れを確認しておきましょう。
導入するサービスによって細かい点ではいくつか違いはありますが、一般的な流れとして、1.電子カルテの選定→2.要件確認とシステム設定→3.試験運用→4.運用開始の4つのポイントがあります。

サービスの選定から、電子カルテの操作方法の研修などを経て本稼働するまで、規模にもよりますが、およそ6~8か月が標準的な導入期間です。もちろん。電子カルテの選定にそれほど時間をかけずに、導入設定が最小限あれば3カ月内の導入も可能です。

なお、ここでは、クリニック・診療所などの無床病院を想定しています。診療科目の多い有床病院の場合、より多くの要件やそのためのカスタマイズが必要となり、流れが複雑になるため、ここでは想定しません。

 

電子カルテ導入手順1:電子カルテの選定

電子カルテの選定にあたり、複数社を比較検討することで、開業に向けて何を重視すべきかを明確化します。数ある電子カルテメーカーの中から自分の医院にとってベストなサービスを選ぶことは骨の折れる作業です。しかし、この作業を疎かにしてしまうと、導入後に齟齬が生じることになります。

サービスのコスト面やサポート面、画面のデザインや操作性などを軸に、少なくとも3社以上のメーカーを比較することをお勧めします。大抵のメーカーにおいて、無料のトライアル期間が設けられているので、必ず利用するようにしましょう。複数社のトライアルを試すには2〜3週間かかることもありますが、最初に焦らず時間をかけることで、結果的に最短で最適なサービスを選定することに繋がります。

また、老舗のサービス提供会社は多数の医院での電子カルテやレセコンの導入事例を見ているため、実践に即したアドバイスをもらえることもあります。自分の医院と似たような規模や診療内容の医院の事例を聞くことも可能でしょう。電子カルテ導入後のメリットやデメリットを含めた全体像をイメージしたいという場合には、まずは、業界シェアトップであるPHC製品を扱っている代理店などから話を聞いてみるもの一案です。

 

電子カルテ導入手順2:要件確認とシステム設定

サービス提供会社から渡されるカルテの仕様設定のためのヒアリングシートや業務把握シートの活用や、現行業務の聞き取り調査をするなどして、運用課題を明確化し、ベンダーの担当者に診療科目、電子カルテに関する要望、確認したいポイントなどを伝えます。解決したい課題や要望を具体的に伝えることで、目的に沿った内容のデモを実施することができ、システムに反映しやすくなります。クラウド型の電子カルテでは、基本的にはカスタマイズは伴わない範囲で、標準機能でできる範囲で自院向けに設定するため、必要な機能が搭載されているかどうかしっかりと確認しておきましょう。

また、システム導入時、電子カルテの初期設定や操作説明をどのように受けられるかの確認も必要です。クラウド型サービスの場合には、マニュアルを渡されて自分で設定することやメールサポートのみで電話対応はオプションということもあります。対面で指導を受けられるのか、無料で受けられるサポートの範囲、有料で対応してもらえるサービスについても確認しておくようにしましょう。
主なサポート項目をいくつかご紹介しておくので、必要なものがあるか参考にしてみてください。

  • 導入設定サポート、操作サポート(訪問・電話・遠隔操作など/受付可能な曜日や時間帯も確認)
  • 新しいスタッフが入ったときの追加の操作説明の有無
  • 停電・災害時の備え
  • 運用コンサルティング
  • 各社サービスとのシステム連携の設定
  • 端末・プログラム・ネットワーク設定、管理
  • 診察セット・定型文等の作成サポート
  • レセコンのデータ移行

 

電子カルテ導入手順3:試験運用

操作研修や説明会を開催し、本稼働に向けて操作方法を習得していきます。ベンダーによっては研修用マニュアルの用意があるところや、決まった時間を確保することが難しい医師に対しては個別のサポート研修に対応しているところもあります。不慣れな間は操作に時間がかかることもあるので、万一の際には紙カルテに記入というように一定期間は紙との併用も考えておきましょう。

また、電子カルテを導入したからといって、一切紙カルテを排除しなければならないということではありません。紙カルテの方が利便性の高い場合には一部紙カルテをそのまま残して使っている医院もあります。例えば、前回の診療を踏まえた上での時間的な経過を俯瞰して見ることにおいては、紙カルテに軍配が上がることも多くあります。項目別の解析などは電子カルテ、個人データを総合的に見たいときは紙カルテというように、併用することもあり得るということを念頭に柔軟に導入していくと躓かずに進めていけるでしょう。

 

電子カルテ導入手順4:運用開始

ベンダー立ち合いのもと実際の運用手順に従って本稼働します。稼働後に発生した課題についてベンダーにフィードバックし、解決していきます。保守・サポートの契約を結んでいれば運用後も継続的にメンテナンスをしてもらえるためより安心です。

クラウド型のサービスの場合、コストを抑える分標準サポートに関しては簡易的なものしか用意がない場合もあるので、有料オプションでどこまで対応してもらえるのかチェックしておくと安心です。実際に運用してみて、バージョンアップ・改定作業や院内業務全般のコンサルティングなどのサポートが必要となった場合には、専用のサポート業者や代理店を紹介しているところもあるので、手厚いサポートを望む場合には利用するとよいでしょう。

また、数回のデモチェックではわからない、シェーマの入力や、カルテ記載完了までのクリック数、簡易入力のための「診察セット登録」機能などについては、導入後、不満が生じやすいポイントですので、実際に導入しているクリニックの使用感をあらかじめ営業担当者へ確認しておくとよいでしょう。トラブルや不具合の現状とサポート体制についても明確に答えられる担当者であれば信頼のおけるサービスといえます。

 

まとめ

200床未満の病院や、クリニックでの電子カルテの普及率は40%前後とまだまだ低いのが現状です。しかし、一方で新規開業のクリニックにおいての電子カルテの導入率は70~80%以上と言われています。

また、厚生労働省も引き続き医療等分野におけるICT化を推進しており、今後も普及率が伸びていくことが見込まれています。イニシャルコストやランニングコストに置ける懸念点もクラウド型のサービスや中小規模の医院向けに開発された電子カルテによって解消されてきています。電子カルテを導入するだけですべての業務効率が一足飛びに改善されるわけではありませんが、その特性を理解し、有効な機能を見極めて導入を進めていく過程の中で開業のビジョンが明確化され、より良い診療の一助となることは間違いないでしょう。

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