フリーアドレスでの座席状況の把握や予約管理など、オフィス運用を効率化したい方へ。座席管理システムで解決できる課題や、システムのタイプと料金、比較ポイントについて解説します。
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座席管理システムとは、フリーアドレスオフィスを効率的に運営するためのプラットフォームです。従業員が自由に席を選択できる柔軟な働き方を実現しながら、座席の予約や在席状況の可視化、利用状況の分析などを通じて、オフィススペースの最適な活用を支援します。
自席を固定せず、その日座る席を自由に選べるフリーアドレスは、オフィススペースの有効活用や社員間のコミュニケーション促進など、様々な効果が期待できます。
一方で、「どこが空いているのかわかりづらい」「誰がどこにいるのかわからない」「ミーティングのための席確保に手間がかかる」といった課題も発生しがちです。
座席管理システムは、これらの課題を解決するための機能を豊富に搭載しています。
座席管理システムの料金形態は、「利用者1名につき月額料金が発生するID課金型」と、「利用規模やフロア単位で課金される固定料金型」に大きく分けられます。
ID課金型の場合、料金相場は1名あたり月額100～300円程度です。一般的に、利用できる機能が多いほど料金も高くなる傾向があります。また、システムによっては最低利用人数が設定されているため、導入前に確認しておきましょう。
また、少人数向けに基本機能を無料で提供しているサービスもあります。
おすすめの座席管理システムを2つの用途ごとに紹介します。
| 用途 | タイプ | おすすめサービス |
|---|---|---|
| 座席管理に紐づけて、勤怠管理や来客対応なども効率化したい | 多機能型 | 「Colorkrew Biz」「WORK AGILE」「予約ルームズ」「SEATouch」「Desk Mosaic」「Nimway」「@MYDESK」など |
| シンプルに座席管理だけを行いたい | 座席管理特化型 | 「YourDesk」「SEKIDOKO」など |
今すぐツール選定に移りたい方は、記事後半にあるおすすめの座席管理システムを参考にしてください。
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座席管理システムを導入することで得られる、5つのメリットを解説します。
フリーアドレス制のオフィスでは、誰がどこに座っているのかわからず、相手を探すために時間がかかることがあります。座席管理システムを利用すれば、従業員の在席場所を検索できるため、社内を探し回る手間を削減できます。
また、「誰がどこにいるか」というリアルタイムの在席情報は、災害発生時の安否確認にも直結します。緊急時にオフィス内の在席者を把握しやすくなるため、安全配慮義務の観点からも導入意義が高まっています。
プロジェクトチームで近くの席に集まって作業したい場合でも、人数分の席が確保できず、場所探しに時間がかかることがあります。
座席管理システムのグループ予約機能を活用すれば、あらかじめ複数席を確保できるため、チームでの打ち合わせや共同作業をスムーズに進められます。
座席管理システムは座席の利用履歴を蓄積・分析できるため、実際の利用状況に応じたオフィス運用が可能になります。
たとえば、利用率の低いエリアを縮小したり、利用者が多い部署向けのスペースを拡充したりといった改善につなげられます。また、空席確認や事前予約がしやすくなることで、従業員にとってもオフィスを利用しやすい環境を整えられます。
多機能型の座席管理システムには、会議室予約や受付管理、備品管理といった機能を備えたものも。これらを活用することで、座席管理だけでなく、会議室運営や来客対応といった関連業務もまとめて効率化できます。
また、チェックイン・チェックアウト履歴を記録できるシステムも。「誰がいつまでオフィスにいたか」が正確に残るため、フリーアドレス下での隠れ残業の防止など、労務管理の適正化にも役立ちます。
多くのシステムでは、「どの部署が」「どの時間帯に」「どのエリアを利用しているか」といったデータを蓄積できます。
利用実態を可視化することで、「会議室は十分だが集中ブースが不足している」「特定曜日は出社率が低い」といった傾向の把握が可能です。
こうしたデータをもとにレイアウトを見直したり、不要なスペースを削減したりすることで、オフィス賃料や運営コストの最適化につなげられます。
座席管理システムの主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
| 基本機能 | 特徴 |
|---|---|
| 座席予約 | フロアマップを確認しながら、空席状況を把握し、好きな席を予約できる。予約状況を確認できるものも |
| レイアウト作成・登録 | フロアレイアウトをWeb上に作成・管理。図面データを取り込んで再現できるシステムも |
| チェックイン | QRコードやICカードを利用して着席登録を行える。スマホで読み取るだけでチェックインできるものも |
| 在席状況確認 | 空席の有無、メンバーの着席状況など、オフィス内の利用状況をフロアごとに可視化 |
| 抽選機能 | 人気の高い座席を公平に割り当てるための抽選機能を備えるシステムもある |
座席管理システムによっては、座席管理以外にも、会議室予約や備品管理、受付システムとの連携など、オフィス運営を支援する様々な機能を搭載しています。
| その他機能 | 特徴 |
|---|---|
| 会議室予約 | 会議室やミーティングスペースの空き状況を確認し、Web上から予約できる |
| 備品管理 | カメラやタブレットなどの社内備品について、会議室同様にWebから利用状況の確認・予約が可能 |
| スケジュール機能 | GoogleカレンダーやOutlookなどの外部カレンダーと連携し、予定に合わせて座席予約や会議室予約を行える |
| 受付システム連携 | 来客受付システムと連携し、会議室利用者への通知や利用終了の案内などを自動化できる |
| 勤怠管理 | チェックイン・チェックアウトの情報を活用し、出退勤状況の把握や勤怠管理に役立てられる |
座席管理システムは、大きく「多機能型」と「座席管理特化型」の2種類に分けられます。それぞれの特徴と料金の目安を紹介します。
このタイプは座席管理だけでなく、以下のようなオフィス運営を支援する機能も搭載しています。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| Colorkrew Biz | 座席管理のほか、スケジューラーや備品管理、社内決済機能などを搭載 | 月額12万円（300人まで） |
| WORK AGILE | 座席管理に加え、受付、会議室予約、スケジューラー機能などを備える | 月額220円～/ID |
| 予約ルームズ | 会議室予約をメインに、個別管理機能を活用した座席管理も可能 | 要問い合わせ |
| SEATouch | 座席管理のほか、勤務場所管理、会議室予約、備品管理機能などを搭載 | 要問い合わせ |
| Desk Mosaic | 自動キャンセル機能により空予約を防止。会議予約システムとも併用可能 | 要問い合わせ |
| @MYDESK | 座席管理機能のほか、自動キャンセル機能、座席予約終了時刻の通知機能、社員検索などを搭載 | 要問い合わせ |
| 従業員エンゲージメント 育みサービス リアルコミュニケーション Edition |
出社・在宅状況を可視化できる座席管理機能が特徴。そのほか、予約機能やコミュニケーション機能、分析機能なども備える | 要問い合わせ |
| Nimway | 座席管理・会議室予約に対応。専用の人感センサーによる自動チェックイン機能に強み | 月額1,600円/席（101～200席） |
| Acall | 座席管理のほか、受付、入退室管理、会議室予約機能などを搭載 | 要問い合わせ |
たとえば、「Colorkrew Biz」は、QRコードを活用した備品管理機能や、データと宛先を指定するだけで郵便物を送付できる機能を搭載しています。
「Acall」は、受付・入退館管理や入館証発行などの受付業務に対応するほか、スマートロックなどの外部システムとも連携可能です。
また、「WORK AGILE」は、会議室だけでなく、打合せスペースや電話ブースなどの予約にも対応しています。
座席管理に特化したシンプルなタイプです。空席確認や座席予約、チェックイン・チェックアウトなど、フリーアドレス運用に必要な機能を中心に搭載しています。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| YourDesk | フリーアドレス運用を支援する機能が充実 | 月額300円/ID |
| SEKIDOKO | フリーアドレス運用に特化した座席管理システム | 月額30,000円（100ID）、初期費用12万円 |
| OFFTICKET | ランダム席予約、時間帯予約、代理予約など豊富な機能を備える | 月額200円/席＋フロア管理費・年額10,000円/フロア |
| Suwary | Microsoft 365やGoogleアカウントをログインIDとして利用可能 | 月額250円/ID、初期費用10,500円～ |
| セキメル | フリーアドレスだけでなく、ハイブリッドワークにも強みあり | 月額7,200円（200ID）、初期費用43,200円 |
座席管理特化型でも、「YourDesk」のようにGoogleカレンダーと連携できるサービスや、「セキメル」のようにタイムカード機能を備えたサービスもあります。そのため、必要な機能とコストのバランスを考慮して選ぶことが重要です。
座席管理システムを選ぶうえで大切な比較ポイントは、次の5つです。
フリーアドレスの運用ルールや働き方に合ったシステムを選ぶことで、導入効果をより高められます。
座席管理システムでは、画面マップから事前に希望の座席や利用時間を選択して予約するのが一般的です。
ただし、Webブラウザ・スマホアプリなどの利用方法や、レイアウトの作成方法はシステムによって異なります。既存の図面を取り込めるものもあれば、管理画面上でレイアウトを作成するものもあるため、導入・運用のしやすさを確認しておきましょう。
たとえば、「Colorkrew Biz」は、既存のオフィス図面をそのまま取り込めるほか、座席数や利用可能人数などもマウス操作で設定できます。
座席の利用状況を正確に把握するためには、チェックイン方法も重要です。スマホアプリや専用端末による登録のほか、QRコード、ICカード、人感センサーなど、システムによって対応方法は様々です。
たとえば、「Nimway」は人感センサーによる自動チェックイン機能を搭載しており、座席の利用状況をリアルタイムで反映できます。
「SEATouch」は座席番号が記載されたICカードを作成・提供。そのほか、FeliCa/MIFAREカードに対応した「YourDesk」、座席のバーコードをスマホで読み取るだけでチェックインできる「Suwary」「Desk Mosaic」などがあります。
また、予約したまま利用されない「空予約」を防ぐ機能にも注目しましょう。
「Colorkrew Biz」の空予約防止機能、「Acall」の予約自動キャンセル機能、「Suwary」のGPS座席キャンセル機能などを活用することで、座席をより効率的に運用できます。
フリーアドレスを導入したとしても、「一部の部署だけ固定席を残したい」「特定のエリアは利用者を制限したい」といった運用を想定している場合は、利用権限を柔軟に設定できるシステムが適しています。
たとえば、「Acall」は、エリアごとに利用可能な従業員を設定できるため、部署や役職に応じた運用が可能です。
一方、座席の固定化を防ぎたい場合は、ランダム席予約機能を備えたシステムがおすすめです。
たとえば、「OFFTICKET」は、ランダムで座席を自動選択できるため、特定の席に利用者が偏るのを防ぎやすくなります。固定席設定にも対応しているため、運用方針に応じて使い分けられます。
出社している社員の動きだけでなく、テレワーク中の社員の状況も把握したい場合は、ダッシュボードで勤務情報を可視化できる「Colorkrew Biz」や、タイムカード機能で出社・在席状況を確認できる「セキメル」、仮想フロアマップで在席状況を把握できる「従業員エンゲージメント育みサービス リアルコミュニケーション Edition」などがおすすめです。
ハイブリッドワークでは「今日は誰が出社しているか」の可視化が重要です。Microsoft TeamsやSlack、Outlookカレンダーと連携できるシステムであれば、チャットツール上で出社状況がステータス表示されたり、カレンダー予約と同時に座席確保ができたりと、新しいツールの操作を覚える負担を抑えながら、運用の定着を図れます。
たとえば、「Colorkrew Biz」はMicrosoft Teamsなどのチャットツール上で在席状況を確認可能。「Acall」はOutlookやGoogleカレンダーと連携し、スケジュール登録と同時に座席予約やゲスト向けの入館コード発行を行えます。
座席の管理だけでなく、会議室予約や備品管理など、周辺業務の効率化にも役立つ、多機能型の座席管理システムを紹介します。
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（出所：Colorkrew Biz公式Webサイト）
「名もなき仕事」と呼ばれる企業内の煩雑な業務をQRコードで効率化するビジネスコンシェルジュツール。オフィスの座席やスペースにQRコードを設置し、スマホで読み取るだけで座席予約やチェックインができ、在席状況を可視化。1カ月先の座席予約や6カ月先までの会議室予約にも対応している。
また、Microsoft 365のOutlookと連携したスケジューラー機能を備え、人と会議室の空き状況から最適な日時を自動で提案。そのほか、QRコードを活用した備品管理機能では、資産品や貸出品の管理、棚卸作業の負担を軽減。更に、データと宛先を指定するだけで郵便物を発送できる郵便機能や、コーヒー代やオフィスグリコ代などの社内支払いをキャッシュレス化できる決済機能も搭載している。APIも提供しており、座席表や会議室の利用・予約情報との連携も可能。
（出所：WORK AGILE公式Webサイト）
月額1名220円～の低コストで利用できる座席管理システム。手持ちのレイアウト図をアップロードするだけで座席表を作成でき、最短数分で利用を開始できる。スマホやPCからの座席予約に加え、QRコードによるチェックイン、チーム単位での一括予約、会議室・電話ブースの予約にも対応。従業員の座席やリモート勤務、出張・休暇状況も一画面で確認できるため、誰がどこで働いているかを把握しやすい。OutlookやGoogleカレンダーとの連携機能も搭載している。
また、出社率や座席稼働率、拠点利用率などを可視化するレポート機能を備え、オフィス運用の改善やレイアウト最適化を支援。99拠点まで登録可能で、多拠点展開する企業にも適している。
（出所：予約ルームズ公式Webサイト）
会議室やテレブースなどの予約管理に特化したクラウドシステム。各スペースに設置したスマホやタブレットで入退室状況を把握し、使用中・利用可能な会議室をWeb上で可視化することで、空予約や無断延長を防止する。会議室への端末設置が難しい場合は、QRコードによる入退室管理にも対応。空室か利用中かは管理画面上で色分け表示されるため、利用状況をひと目で把握できる。
同社のクラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携することで、会議室利用者へ次の来客予定を通知可能。会議の終了や退室を促せるため、来訪者を待たせることなく、スムーズな案内を実現する。
（出所：SEATouch公式Webサイト）
ソニーが提供する直感的な座席管理ソリューション。座席に設置されたFeliCa対応ICカードにスマホをかざすだけという、シンプルな操作性が特徴。従業員の座席位置をリアルタイムに把握でき、出社・在宅勤務・外出・休暇などの勤務ステータスも一目で確認可能。専用アプリ不要で、導入後すぐに利用開始できる手軽さも魅力。
座席使用率の分析機能や、部署・プロジェクトチームごとの勤務場所の可視化機能を備え、オフィスレイアウトの最適化やコミュニケーション活性化に活用できる。また、座席情報をCSVファイルで一括出力できるほか、英語表記にも対応。
ソニーグループでは約30,000席分の座席状況を可視化し、データを活用したオフィス環境の改善にも役立てられている。
（出所：Desk Mosaic公式Webサイト）
NTTデータグループが開発・提供する、フリーアドレス環境向けの座席管理システム。Webブラウザから座席予約ができるほか、QRコードやNFCタグを利用したチェックインに対応し、専用アプリ不要で運用できる。未チェックイン時は予約を自動キャンセルできるため、空予約の防止にも役立つ。部署名や氏名で検索すると、全拠点・全フロアを横断して在席状況を確認でき、メールやチャットでの連絡もスムーズ。Microsoft 365やGoogleと連携し、予定やプレゼンス情報と合わせて勤務状況を把握できる。
また、座席稼働率や利用状況をグラフで可視化し、CSV出力による分析も可能。レイアウト図とQRコードまたはNFCタグを用意するだけで導入でき、最短2週間で運用を開始できる手軽さも特徴。
（出所：@MYDESK公式Webサイト）
フリーアドレスオフィス向けの座席予約システム。オフィスマップ上から座席や会議室を予約できるだけでなく、一緒に働くメンバーの予約状況を確認しながら近くの席を確保できるため、チーム単位での座席調整もスムーズ。完全フリーアドレス席・固定席・指定部署限定フリー席の3種類の座席設定に対応し、企業ごとの運用方針に合わせた座席管理を実現する。
QRコードやNFCタグ、社員証によるチェックイン機能や未チェックイン時の自動キャンセル機能も備え、空予約を防止。更に、外出・リモートワークを含めた所在管理や利用実績データの分析も可能。
（出所：従業員エンゲージメント育みサービス リアルコミュニケーションEdition公式Webサイト）
出社・在宅勤務を問わず、社員の所在や業務状況を可視化できる座席管理・予約システム。顔が見えるフロアマップで「誰がどこにいるか」をひと目で把握できるほか、スマホ・PCからの座席予約や自動キャンセルにも対応。OutlookやTeamsと連携し、スケジュールや対応可否も確認でき、バーチャルフロア機能と併用すればリモートワーク中の従業員の勤務状況も把握可能。フロアごとの利用率や座席稼働率などの分析機能を備え、オフィス環境の改善にも活用できる。
また、在席・出社状況とともにつぶやきを投稿できる社内SNSを搭載。サービス内キャラクター「執じぃ」が共通の話題を提供することで、社員同士の自然なやりとりを促進する。面談内容や実施履歴を記録できる「1on1サポート」などのマネジメント支援機能も搭載し、組織全体のエンゲージメント向上に役立つ。
（出所：Nimway公式Webサイト）
センサーによる利用状況の自動検知とデータ分析を強みとするフリーアドレス運用支援サービス。
スマホやPCから座席・会議室の予約や同僚の居場所検索を行えるほか、Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携にも対応する。センサーが着席・離席や会議室の利用状況を自動で把握するため、利用者の操作負担なく実態に即したデータを収集可能。利用率やピークタイムなどを可視化し、座席数や会議室数の最適化、オフィスレイアウト改善に活用できる。会議室の空予約を防ぐ自動リリース機能も備える。
（出所：Acall公式Webサイト）
「誰がどこで働いているか」を可視化し、ハイブリッドワーク環境でのコミュニケーションを支援する座席予約システム。
オフィスの座席だけでなく、自宅やシェアオフィス、カフェなども勤務場所として登録でき、出社・リモートワークを含めた働く場所を一元管理できる。Web管理画面やスマホアプリからの座席予約、QRコードやWi-Fi連携によるチェックインに対応。更に、利用ログを蓄積・分析することで、座席利用状況の把握やオフィスレイアウトの見直しなど、データに基づくオフィス運営にも活用できる。
シンプルな操作性で、簡単に座席管理や在席確認ができる、管理特化型のシステムを紹介します。
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（出所：YourDesk公式Webサイト）
テレワークやフリーアドレスに対応した座席管理や行動記録を実現するシステム。10年以上のサービス提供実績を持つ。
座席の選択・予約に加え、ランダムで座席を割り当てる座席抽選や固定席登録、複数座席の一括予約など、フリーアドレスのオフィス運用を効率化するための機能を多数搭載。Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携し、座席予約情報を各カレンダーへ反映できる。
チェックイン機能はQRコードやFeliCa/MIFAREなど様々。シングルサインオンや二要素認証にも対応。座席利用実績はCSV形式で出力でき、フロア利用率の分析やレイアウト改善に役立てられる。
（出所：SEKIDOKO公式Webサイト）
フリーアドレス環境で「人を探す手間」を削減する座席管理サービス。
フロアレイアウト上に在席状況を表示し、誰がどこに座っているかをひと目で把握できる。氏名検索により着席場所を素早く特定できるほか、エントランスに設置したタッチパネル端末から検索や着席登録も可能。別フロアの状況確認や2週間先までの座席予約にも対応し、出社時の座席確保を支援する。
また、着席・退社ログは1年間保存されるため、オフィス利用状況の分析や運用改善につなげられる。
（出所：OFFTICKET公式Webサイト）
フリーアドレス運用の現場課題をもとに開発された座席予約システム。固定席・フリーアドレス席の予約だけでなく、会議室や駐車場、社用車などの共用資産管理にも対応している。30分単位の時間指定予約やランダム席予約、リモート勤務登録機能などを備え、多様な働き方を支援。
Slack連携やMicrosoft 365認証も利用でき、既存環境へスムーズに導入できる。
料金はユーザー数ではなく、座席数単位の定額制を採用。外回りやリモートワークが多く、社員数より少ない座席数で運用している企業ではコストを抑えやすい。
（出所：Suwary公式Webサイト）
デスクの裏にPaperBeaconを貼り付けて利用する座席管理システム。アプリから座席を予約し、スマホをタッチするだけでチェックインが完了する。終了時間になると自動でチェックアウトされるため、退席時の操作は不要。
社員検索やプロジェクトチーム単位での座席予約、予約後にチェックインがない場合の自動キャンセル機能などを備え、座席利用の効率化を支援。一定時間離席すると座席を自動開放するGPS座席キャンセル機能も搭載している。
Microsoft365やGoogleアカウントをログインIDとして利用できるため、既存環境にも導入しやすい。
（出所：セキメル公式Webサイト）
フリーアドレスの運用効率化やハイブリッドワーク環境の課題解決を支援する、シンプルで使いやすい座席管理システム。
PCやスマホから座席を予約・指定できるほか、座席をランダムに割り当てる「抽選」機能や、グループで席を確保できる「座席グループ」機能も備える。「伝言所在」の一覧から、メンバーの居場所やステータスを確認できるので、連絡したい相手を探す手間を削減。離席中のメンバーへの伝言板としても活用できる。
また、出社時の打刻情報をもとに勤務時間を自動集計できるほか、有給・早退・遅刻などの勤務実績の記録にも対応。テレワーク出社の日数の集計にも使える。
座席管理システムとは、フリーアドレスオフィスの座席予約や在席状況を管理するシステムです。在席状況の可視化や座席予約を効率化し、座席利用率の向上やオフィス運用の最適化に役立ちます。
座席管理システムは機能の対応範囲によって、大きく2つのタイプに分けられます。
1つ目は、座席管理に加えて勤怠管理や来客対応などにも対応する多機能型です。「Colorkrew Biz」「WORK AGILE」「予約ルームズ」「SEATouch」「Desk Mosaic」「Nimway」「@MYDESK」「従業員エンゲージメント育みサービス リアルコミュニケーションEdition」などが該当します。
2つ目は、座席管理に特化したシンプルなタイプです。「YourDesk」「SEKIDOKO」などが挙げられます。
また、システムを選ぶ際は以下の5つの比較ポイントも参考にしてください。
自社の環境やニーズにあった座席管理システムを選べば、フリーアドレスの利便性を高め、より快適なオフィス環境の実現につながります。
座席管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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座席管理システムの更に詳しい選び方は、こちらの選び方ガイドをご覧ください。
座席管理システムの選び方ガイド(比較表付き)
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