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幼稚園・保育園ICTシステムの比較10選。導入成功の秘訣や3つの注意点

幼稚園・保育園ICTシステムの比較10選。導入成功の秘訣や3つの注意点

最終更新日:2022-09-09

子供と過ごす時間を増やしたいのに、日々の事務作業に手一杯…そんな先生や保育士の方におすすめの幼稚園・保育園ICTシステム。どんな機能があり、具体的にどんなメリットがあるのか、おすすめのサービスを交えて、わかりやすくご紹介していきます。

目次

幼稚園・保育園ICTシステムとは?

幼稚園・保育園ICTシステムとは、インターネットやスマホアプリを活用して、園の先生や保育士の日々の業務を軽減し、効率化を図ることができるシステムです。保育業務支援システムとも呼ばれています。

従来は、幼稚園・保育園などで事務作業・連絡を行う場合、園内にある共有PCや電話を使って行うのが普通でした。しかし、その場合、「効率が悪い」「引き継ぎが難しい」「労働時間が増える」などの課題があります。ICTシステムなら、たとえば、私用スマホを使って隙間時間に事務業務をしたり、アプリを通じて保護者と連絡をとったり、より効率的に仕事をすることができます。

「事務作業が楽になった分だけ、子供と向き合う時間が増える」と現場の幼稚園教諭・保育士にはもちろん、園の管理者や保護者にとっても大きなメリットがあることから、近年、多くの園で導入が相次いでいます。

今回は、幼稚園・保育園ICTシステムとはどのような機能があり、導入することで具体的にどんなメリットがあるのか、おすすめのサービスを交えて、わかりやすくご紹介していきます。

幼稚園・保育園ICTシステムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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幼稚園・保育園ICTシステムの主な機能

幼稚園・保育園ICTシステムには主に以下のような機能があります。コミュニケーション、管理、その他の3つに大別してご紹介します。

園と保護者のコミュニケーション機能

  • 欠席連絡受付:欠席、遅刻、早退、預かり時間の変更などの連絡をアプリで行える。朝の忙しい時間に電話に出る必要がなく受付しやすく、保護者は電話がつながりにくいという問題を解決できる。データは出欠簿のまとめにも利用できる。
  • おたより配信:アプリでおたよりを配信。配布と印刷の手間がなくなる。欠席者にも最新の情報を届けられる。
  • お知らせ一斉配信:アプリで運動会などの行事の中止、災害時の緊急連絡、不審者情報などを一斉に配信。
  • イベント受付:アプリ上でイベントの申し込みを受け付け。
  • 連絡帳:先生からの連絡を伝えられる。
  • アンケート:アンケートの配信・回収・集計が行える。
  • 園バス位置情報:バスの到着予定やバスの走行位置などを把握できる。

園の情報を管理する機能

  • 園児情報管理:基本情報に加え、保護者との連絡履歴や納付金情報、指導要録などを管理。PCやスマホでいつでも必要な情報を取り出せる。スマホから入力もできるため、紙への記入よりスムーズで作業効率が上がる。
  • 健康管理:検温、排便、お昼寝の管理もアプリ内で完結。転記の必要がない。
  • 勤怠管理・シフト作成:職員の勤怠管理やシフト作成を行える。
  • 報告書類の作成:指導計画や保育日誌などを効率的に作成できる。
  • 請求管理:毎月の保育料を計算して請求書を発行。

その他便利な機能

  • 登降園記録:ICカードやタッチパネル、バーコードなどで打刻。カメレオンコード(次世代バーコード)なら遠距離でも複数人同時に読み取りができるうえ、再発行も印刷するのみで簡単。
  • 午睡チェック:体の向きや寝返りなどをチェック表に記入。
  • 写真管理・販売:撮影しただけで公開され、決済・印刷・発送を代行してくれるサービスも。

 

幼稚園・保育園ICTシステムの導入メリット

システム導入のメリットについて「園にとって」「先生方にとって」「保護者にとって」の3者の観点で見ていきましょう。

1.園にとってのメリット(園長など管理職側)

業務効率化に加え、大切な人材である先生達の労働環境を整えることで、保育の質の向上につなげることができます。

  • 先生達の残業が減り、コスト削減と同時に労働環境の改善が図れ、働き方改革の推進において即効性が期待できる。
  • 園児データのほか、納付金の管理、保育士のシフト管理等、今まで紙のファイルをめくらなくてはいけなかった様々な情報が一覧できる。
  • 自治体へ提出する書類なども簡単に集計・作成できる。
  • 複雑な保育料も自動計算し、請求できる。

2.先生にとってのメリット(教諭・保育士側)

圧倒的な業務効率化と負担軽減が期待できます。

  • スマホ等を使って隙間時間に様々な作業(入力や印刷指示)ができる。
  • アプリ上で欠席連絡を受けられるため、忙しい朝に電話に追われることがなくなる。
  • 指導要録や連絡帳への手書きがなくなり、アプリへの入力のみで済ませられるようになる。
  • PCでおたよりを作って印刷、配布する必要がなくなり、アプリ上で保護者向けの一斉の連絡ができる。
  • 教諭・保育士同士の情報共有がスムーズにできる。
  • アプリ上で勤怠管理ができる。

3.保護者にとってのメリット

スマホアプリを利用することで、連絡帳を介在させたり、園に電話したりすることなく、いつでもどこでも情報をやりとりできるようになり、利便性がアップします。

  • 欠席、遅刻、早退、保育時間の変更などの連絡を電話でなくアプリでできるようになる。
  • お知らせが確実に受け取れる(紙のおたよりだと紛失の恐れがある)。
  • 欠席していても、リアルタイムに情報を受け取れる。
  • 災害時や不審者情報の緊急連絡なども早く確実に受け取れるため、安心感につながる。
  • 延長保育等の予約もアプリ上から行える。

 

幼稚園・保育園ICTシステムのデメリットは?(3つの落とし穴)

幼稚園・保育園ICTシステムを導入することでメリットがあることはわかりましたが、逆にデメリットはあるのでしょうか。結論から言うと、導入すること自体のデメリットはありません。しかし、使い方や環境を整え切れていないとうまく活用できない、また逆に現場を忙しくしてしまう可能性があるため、慎重に整理して導入することが必要です。

不要な機能を利用し、業務が増えてしまう

便利な機能が多いため、本来やっていなかったことまでやってしまい、かえって業務が増えてしまう恐れがあります。特に、イベント報告・成長記録の報告や、写真アルバムの機能など、よかれと思って始めてしまう場合もありますが、先生側の負荷が増えるような手続き、やり取りは安易に増やすべきではありません。

たとえば、写真アルバムであれば、簡単に撮影・公開できると言っても、依然として「どの写真を・どの範囲まで公開するのか」「写真掲載を希望していない園児が写り込んでいないか」など確認作業は必要です。余計な手間を増やさないためにも、その機能を使うかどうかは慎重に検討すべきです。

利用ルールが厳しすぎて実態に合わない

ITツールに関しては「勤務中はスマホを使ってはいけない」「このPCしか使ってはいけない」など、園として何らかのルールがあると思います。そのままにしておくと、せっかく便利なシステムの妨げになりかねませんので、システム導入後はそれに合わせて改定・変更が必要です。

また、クラウド型のシステムは取得したデータを外部のデータセンターに保管しますが、園によっては「個人情報を園の外に持ち出すことはできない」として、クラウドサービスの利用を禁じている場合もあります(特に公立の場合には)。導入にあたっては、情報セキュリティポリシーを確認しておきましょう。

保護者の理解を得られない

PTAで承認されていたとしても、いざ導入するとアプリ利用に不快感を示したり、自分の子供の肖像権、個人情報に過剰な反応をしたりする保護者も想定されます。一部の保護者の不理解によって利用機能が限定され、手作業が残ってしまわないように、システムは大切な園児のために、任意参加でなく全員で利用していくもの、と事前に説明して共通理解を得ることが必須です。

この場合、なし崩し的に進めると反発する声も上がるため、システム会社の担当者の協力を得ながら順を追って進めていくのが安心です。技術的なサポート以外にも、進め方の面で協力が期待できそうなサービスを選ぶといいでしょう。

 

以上が、導入時に環境を整え切れていなかった場合に想定されるデメリットです。どうしたらスムーズに導入し活用できるかは次項でご紹介します。

 

幼稚園・保育園ICTシステム導入を成功させるポイント

機能とメリットを知って、便利なのはわかったが、PCを何台も買いそろえるのは予算的にもスペース的にも無理、使いこなせるか心配、などまだまだ不安な点があることでしょう。幼稚園・保育園ICTシステム導入を成功させるポイントは以下の3つです。

1.目的に沿った使い方をする

目的が「先生の業務効率化」であれば、業務効率化につながること、たとえば出欠管理のやりとりや記録、保育日誌などの入力、お知らせの一斉配信、など手間削減につながるところを徹底して行うことが重要です。

これまでにない、保護者向け報告の充実など、できればいいな、ということに力を入れると、本来の目的の業務効率化どころか、かえって業務が増えてしまうことになります。

2.作業しやすい環境を整える(PCとスマホ)

ルールの変更・整備と同じように、気兼ねなく利用できるように利用端末(PCやタブレット・スマホ)を整備しておくことが重要です。ネットワーク環境やPCのスペックなども当たり前のことですが、操作性に大きな影響を与えるため、ケチらずに安定したものが必要です。

多くの予算が割けない場合は、スマホ操作が充実しているタイプを優先すると安心です。スマホで操作できるようになっているサービスを選んでおけば、わざわざPCのある職員室に戻る必要なく、スムーズに様々な記録や作業ができ、より効率的です。

3.園長や主任が変革の意思を持って導入する

幼稚園・保育園の先生方は若い方が多いため、システムへの理解やスマホの操作の習熟は早いものです。細かい説明なしに直感的に使えることを売りにしているサービスも多いので、園長や主任が先生の働き方を変えよう、と変革の意思を持って積極的に声がけをするなどすれば、あっという間にシステムが浸透し、業務効率化のスピードも早まるでしょう。

デメリットの項で述べたような、保護者の理解を得ることや、利用ルールを定めることなども、上に立つ人が前向きに取り組めば、きっとうまく進んでいくはずです。

 

幼稚園・保育園ICTシステムの比較のポイント

実際に幼稚園・保育園ICTシステムを導入するにあたり、どのサービスを選んだらよいでしょうか。サービスを比較する際のポイントは5つです。

先生も保護者も専用アプリ対応

職員室の共有PCを使うとなると、待ち時間が発生してしまうことも。ちょっとした隙間時間に作業できるように、スマホのアプリの機能が充実しているサービスを選ぶと無駄がありません。

また、保護者もログイン手続きなどがややこしくて使いにくいサービスだとなかなか使ってくれず、大事なお知らせに目を通してくれないこともあり得ますので、簡単に使えるアプリで利用できるサービスが喜ばれます。

スマホでほとんどの業務ができるか

業務効率化を狙うなら、専用アプリであることに加え、様々な業務がスマホでできることが重要です。入力だけでなく、印刷指示までかけられるタイプだと、わざわざPCを利用しに行く必要がなく、直接プリンターに取りに行くだけなので、些細なことのように思えますが効率化が図れます。

機能の範囲

園児管理やコミュニケーション支援だけでなく、幼稚園の運営や事務作業にも使えるかといった点の確認が必要です。デメリットの項でご紹介したように、機能があれこれ多ければいいわけではありませんが、業務効率化が目的なら、効率化につながる機能がちゃんとそろっていて使いやすいかを確認すべきです。

セキュリティ対策

園児の大切な個人情報を管理するため、セキュリティ対策がきちんととられたサービスを選ぶ必要があります。ポイントとしては、データ通信の暗号化、IPアドレス等のアクセス制限、役職ごとのアクセス権限、操作ログ情報の取得・管理、データセンターの所在地、外部監査機関による審査などです。

細かく突っ込んでくる保護者への説明材料としても、具体的な機能や対策方法を提示した上で「安心です」と言い切れるとベターです。HPやパンフレットだけではわかりづらい部分もあるので、各サービスの営業担当者から説明を受けておくと安心です。

補助金対応

各種のICT化補助金に対応しているサービスかどうかも重要なポイントです。対応の詳細は各都道府県に確認する必要があります。補助金の手続きなどをサポートしてくれるサービスもあるので、申請や提出書類などに不安がある場合には相談してみるとよいでしょう。

 

おすすめの幼稚園・保育園ICTシステム

比較のポイントを踏まえて、おすすめの幼稚園・保育園ICTシステムをご紹介します。

幼稚園・保育園ICTシステムの特徴一覧

サービス名 特徴 価格
はいチーズ!システム
(旧:Hoisys ホイシス)
全30以上の機能を無料で利用可能 月額・初期費用なし
(契約条件あり)
ルクミー クラス情報一元管理や連絡帳アプリのほか、写真販売、午睡チェック、体温測定までカバー。 月額5,000円~
コドモン 必要機能だけをカスタマイズして利用可能。 月額5,000円~
LeySerKids
(レーザーキッズ)
幼稚園向け。補助金活用を視野に入れたICT化支援あり(導入実績の半数) 要問い合わせ
きっずノート 連絡帳や出席簿などの基本機能の他、100カ国以上対応の自動翻訳機能にも対応。 要問い合わせ
Child Care System 保育園現場の声から生まれたICTシステム。 月額5,000円~
WEL-KIDS
(ウェルキッズ)
多彩な保育料金の計算に対応。 月額5,000円〜
キッズプラス 次世代バーコードで大人数の登園でも対応可能。 月額2,000円
(30人まで)~
SERVE 園-SiEN クラウド型の許可が降りない場合のソフトウェア版もあり。 月額9,000円~
キッズビュー 行政専用ネットワーク「LGWAN」対応。 月額7,000円~
hugnote 学研が提供する保育ICT。用途に応じた豊富なプランを用意。 月額5,000円~
(保護者連絡だけなら無料)

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はいチーズ!システム(旧:Hoisys ホイシス)(保育ICT株式会社)

はいチーズ!システム公式Webサイト

(出所:はいチーズ!システム公式Webサイト)

全30以上の機能を無料で利用できるICTシステム。園向けのサービスを17年以上提供している企業が、保育園を50施設運営する会社と共同開発。現場や管理者目線で使い勝手にこだわった作りが人気。
登降園管理、保護者連絡、指導案・要録などの各種書類作成、睡眠チェック等の他、保育士の勤怠管理やシフト作成、保育日誌作成など、幅広い機能が充実している。初期費用・月額費用なしの無料サービスのため、補助金実施がない自治体でもすぐに始められる。

  • 料金:月額・初期費用なし(写真販売の「はいチーズ!フォト」と同時契約の場合)

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ルクミー(ユニファ株式会社)

ルクミー公式Webサイト

(出所:ルクミー公式Webサイト)

保育現場の煩雑な事務作業や記録管理の負担を軽減はもちろん、保育の質の確保・向上を支える保育園・幼稚園・こども園向け総合ICT/研修サービス。導入実績13,000件以上。保育中の連絡・確認・転記の手間を削減する「ルクミードキュメンテーション」や、写真ドキュメンテーション作成サービスである「ルクミードキュメンテーション」などが新機能として加わり、監査対応や管理職の負担軽減面も強化。
「写真活用応援プラン」を利用すると、連絡アプリやお便り一斉配信などの5機能と先生用アプリ、保護者アプリが無料になる。

  • 料金:月額5,000円~(無料で使える「写真活用応援プラン」あり)

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コドモン(株式会社コドモン)

コドモン公式Webサイト

(出所:コドモン公式Webサイト)

導入実績11,000件以上の保育・教育施設向けICTシステム。ほぼ毎日機能改善を実施し、説明書要らずを謳う、シンプルな画面と使いやすさにこだわり。基本機能に加え、健康チェックや献立管理のような幅広い機能を有すが、必要な機能だけをカスタマイズして取り入れるため、必要最低限だけ導入できる。
登降園記録は、専用ICカードのほか、電子マネー、タッチパネルも対応。保護者向けマイページや登降園タブレットは英語への切り替えが可能なため、外国人の園児の多い園や、インターナショナルスクールでも導入可能。「園務改善のためのICT化支援」「保育所等におけるICT化推進補助金」ほか、各種補助金対応。

  • 料金:月額5,000円~(登降園管理やシフト作成などは各種オプションとして別料金)

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LeySerKids(レーザーキッズ)(グレープシティ株式会社)

LeySerKids公式Webサイト

(出所:LeySerKids公式Webサイト)

学校向けシステムを30年以上、3,000件以上の実績をもつLeySerシリーズの、幼稚園・こども園向け園務効率化クラウドサービス。先生も保護者もそれぞれの専用アプリを利用。先生用アプリは出欠管理表や指導要録などの細やかなレイアウトを含む書類でも直接印刷でき、アプリだけで一通りの業務が行える。保護者用アプリでは欠席連絡や園からのお知らせの受信ができるため、保護者とのやりとりの効率化も図れる。納付金の管理や行事管理、SNSを使った園児募集など、運営業務の支援も行える。「園務改善のためのICT化支援」補助金対応。

  • 料金:要問い合わせ

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詳細はこちら(インタビューあり)

きっずノート(有限会社ゼンポ)

きっずノート公式Webサイト

(出所:きっずノート公式Webサイト)

園と保護者のあらゆる連絡をひとつに集約し、スマホやPCでやりとりできるICTシステムで、全国私立保育園連盟の推奨アプリ。57,000施設以上で利用されており、100カ国以上に対応する自動翻訳機能を搭載。連絡帳、緊急連絡、お知らせのほか、アルバム、カレンダー、本日の食事、投薬依頼書、お迎え時間届、出席簿といった、豊富な機能の中から、必要な機能だけを選択しカスタマイズして利用することができる。
動画や写真、書類の添付が容易なため、対面でしかできなかった細やかな連絡も可能。利用都度、クラウド上のサーバーにアクセスして情報を取得するため、スマホに情報が残らず、盗難・紛失時の情報流出の心配がない。また破損・災害時も情報が保持されるため安心。アプリを通じ、園が承認した先生と保護者だけの安全な環境で相互連絡が可能となるため、先生の在宅ワーク時にも活用できる。

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Child Care System(株式会社CHaiLD(チャイルド))

Child Care System公式Webサイト

(出所:Child Care System公式Webサイト)

84施設もの認可保育園を運営する同社グループが現場の声を元に開発した保育ICTシステム。保護者とのやりとりを行う「連絡帳アプリ」、うつ伏せ寝を自動で検知する「午睡センサー」、配置基準を満たす「シフト作成・シフト管理」、そのほかにも「保育料金請求」「登園管理・出欠管理」「報告書作成」など、120以上の便利な機能を搭載。
保育園、幼稚園以外にも小規模保育事業、企業主導型保育園、認定こども園、学童施設など全国950施設に導入実績あり。

  • 料金:月額5,000円(トライアルプランの場合。機能数に応じて3プランあり)

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WEL-KIDS(ウェルキッズ)(ニューアーチデザイニング株式会社)

WEL-KIDS公式Webサイト

(出所:WEL-KIDS公式Webサイト)

保育園・幼稚園・認定こども園・学童の業務を効率化し、働きやすい環境を作るためのICTシステム。シリーズ合計で1,000件以上の導入実績。
多様な保育料金の計算に対応しており、基本保育料や延長料金はもちろん、月額・日額の多彩なオプション料金も請求可能。登降園はタブレットにタッチ。成長記録や健康情報も一元管理。保育予約の申請や複雑な料金計算にも対応。各種補助金対応。

  • 料金:月額5,000円~

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キッズプラス(株式会社APProg)

キッズプラス公式Webサイト

(出所:キッズプラス公式Webサイト)

保育園向けの業務支援システムで、施設管理者用システムと登降園管理アプリと保護者アプリの3つから構成。特長は、低価格で再発行が簡単な次世代バーコードと言われるカメレオンコードを利用しての登降園記録で、複数人同時に遠くからでも打刻できるため、スムーズで、大人数の保育園でも安心。各種補助金対応。

  • 料金:月額2,000円(30人までの場合。登降園管理や請求管理、勤怠管理・シフト作成などは別途オプション)

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SERVE 園-SiEN(株式会社サーヴ)

SERVE 園-SiEN公式Webサイト

(出所:SERVE 園-SiEN公式Webサイト)

「園児管理」「登降園管理」「保護者との連絡管理」の3システムからなるパッケージサービス。導入実績は1,200件以上。登降園の打刻はICカード、バーコード、タッチパネルに対応。登降園データから分単位や複数の延長保育料を加味した延長保育料の自動計算も。連絡管理では、メールの一斉送信やWeb掲示板が使えるほか、既読確認にも対応している。

  • 料金:月額9,000円(クラウド版の園児管理・登降園管理の場合)~

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キッズビュー(日本ソフト開発株式会社)

キッズビュー公式Webサイト

(出所:キッズビュー公式Webサイト)

保育園、幼稚園、認定こども園など向けの業務支援サービス。指導計画や要録などの文書作成、保育日誌作成、保健記録や発達記録管理、園児情報管理、午睡チェック、保護者向け連絡などの機能を有する。
自治体向けの導入実績も豊富にあり、地方公共団体のネットワーク接続に利用される「LGWAN」と呼ばれる、高度なセキュリティネットワークに対応している点も特徴。セキュリティポリシーの厳しい公立幼稚園・保育園などにもおすすめ。
保健所や国に報告すべき園の様々な管理情報を市町村の担当課にも共有可能。担当課から園へのスムーズな支援も期待できる。実証実験版・トライアル版の無償提供あり。「ICT化がどんなものかを確かめたい」という場合にも有効。

  • 料金:月額7,000円~

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hugnote(株式会社学研教育みらい)

hugnote公式Webサイト

(出所:hugnote公式Webサイト)

学研が提供する保育ICTサービス。スマホアプリで利用でき、お知らせ・連絡帳・スケジュール・写真販売・申請/アンケート機能など、豊富な機能を搭載。中でも「請求機能」は便利で、出欠QR打刻で記録した登降時刻から、延長保育料を自動計算し、保護者への請求書まで作成可能。延長保育料のほかにも、各種月額料金、給食費、新学期用品代など、様々な請求に活用できる。
ユニークなところでは保護者向けアプリに、お迎えのバスが今どこにいるか位置情報を地図上に表示できる「バスロケーション機能」を搭載。「送迎時の待機時間を減る」と保護者から評判が高い。

  • 料金:月額5,000円~
    ※保護者との連絡機能だけなら0円〜利用可能

詳細はこちら

 

まとめ

保育の現場と一口に言っても、幼稚園か保育園か、公立か私立か、付属か、など様々です。特に公立の場合は自治体とのすり合わせや他園と足並みをそろえる必要もあり、園長の一存では簡単に導入できません。しかし昨今の働き方改革を推進する流れを追い風に、一歩踏み出してみると大きな変化がうまれるのは間違いありません。夏休みなど、長期休みをチャンスととらえ、まずは調べることから始めてみるとよいでしょう。

なお、幼稚園・保育園ICTシステムのサービス紹介資料はこちらからダウンロード可能です。ぜひご覧ください。

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