保育園や幼稚園の煩雑な業務をデジタル化し「子供と向き合う時間を増やしたい」とお考えの先生や保育士の方へ。おすすめの保育園・幼稚園ICTシステムやメリット、補助金の活用を含めた導入のポイント、注意点、選び方をわかりやすく紹介します。
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保育園・幼稚園ICTシステムとは、インターネットやスマホアプリなどを活用して、園の先生や保育士の日々の業務を軽減し、効率化を図るシステムです。「保育業務支援システム」とも呼ばれています。保育園・幼稚園のほかにも、認定こども園や学童・キッズスクールなどで利用されているものもあります。
従来、保育園・幼稚園などで事務作業や保護者への連絡を行う場合、園内にある共有PCの専用ソフトや電話を使うのが一般的でした。しかしその方法では、「効率が悪い」「引き継ぎが難しい」「労働時間が増える」といった課題があります。ICTを活用すれば、スマホを使って隙間時間に事務作業をこなしたり、保護者と連絡をとったりと、効率的に仕事を進められます。
保育園・幼稚園ICTシステムを導入することで、「事務作業が楽になった分だけ、子供と向き合う時間が増える」といった声も多く聞かれます。現場の保育士や幼稚園教諭はもちろん、園の管理者や保護者にとっても大きなメリットがあることから、近年多くの園で導入されています。
おすすめのシステムをいくつかピックアップして、特徴と料金をご紹介します。記事後半にはそれらを含めた主なシステムをひとつずつ詳しく紹介しているので「今すぐツール選びに移りたい」という方は、おすすめの保育園・幼稚園ICTシステムをご覧ください。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| はいチーズ！システム | 全30以上の機能を無料で利用可能 | 月額・初期費用なし （契約条件あり） |
| ルクミー | クラス情報一元管理や連絡帳アプリのほか、写真販売、午睡チェック、体温測定までカバー | 月額5,000円～、 初期費用なし |
| コドモン | 園児台帳、連絡帳、写真共有・販売、欠席・遅刻連絡など。園児/職員募集や無料のオンライン研修も使える | 月額5,000円〜、 初期費用なし |
| きっずノート | 連絡帳や出席簿などの基本機能のほか、100カ国以上対応の自動翻訳機能にも対応 | 要問い合わせ |
| hugnote | スマホ、タブレットなどマルチデバイス対応。クラウド上で子供の情報を一元管理し、連絡帳や日誌、請求書へデータ連携可能 | 月額5,000円、 初期費用30,000円 |
| 園支援システム +バスキャッチ |
幼稚園・保育園・認定こども園などの業務全般を支援。アプリでの連絡や、園バス運行状況、預かり保育・延長保育の管理機能などが利用可能 | 月額10,000円/施設～、 初期費用なし |
| WEL-KIDS （ウェルキッズ） |
園の事務作業を効率化するICTシステム。各種集計作業やシフト作成の自動化、Web・アプリでの保護者との連携などに対応 | 月額5,000円～、 初期費用なし |
| パピーナ | 出欠席連絡や園児・職員管理などの基本機能に、各種書類の作成や登園管理、請求機能などをオプション追加で機能カスタマイズが可能。保護者専用スマホアプリも提供 | 要問い合わせ |
| Hoic | 現場の保育士や経営者の声をもとに開発。「PC操作に不慣れでも簡単」をコンセプトにした使いやすさが特徴 | 月額10,000円/施設〜 |
ICTシステムについてもっと詳しく知りたい方は、このまま読み進めてください。具体的にどんな機能やメリットがあるのかを解説しつつ、おすすめのサービスと選び方をわかりやすくご紹介していきます。
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保育園・幼稚園ICTシステムの更に詳しい選び方は、こちらの選び方ガイドをご覧ください。
保育園・幼稚園システムの選び方ガイド(比較表付き)
保育園・幼稚園ICTシステムには、主に以下のような機能があります。
連絡帳のやり取りやおたよりの配布、緊急連絡などをスマホアプリ等で完結させる機能です。朝の電話対応や手書きの手間を減らし、保護者とスムーズかつ確実な情報共有が可能になります。
| 登降園連絡 | 欠席・遅刻・早退、預かり時間の変更などの連絡もアプリで簡単に。 |
|---|---|
| おたより配信 | アプリから配信・確認可能。印刷・配布の手間がなくなる。 |
| お知らせ一斉配信 | 運動会など行事の中止、災害時の緊急連絡、不審者情報などを一斉配信。 |
| 連絡帳 | 一斉配信だけでなく、その日の体調の変化など個別連絡も可能。 |
| イベント受付 | 保護者参観などのイベントの申し込みもアプリで簡単受け付け。 |
| アンケート | Webフォームからアンケートの配信・回収・集計も行える。 |
| 園バス位置情報 | バスの到着予定やバスの走行位置などを把握できる。 |
園児の基本データや職員の勤怠、指導計画などの書類作成を一元管理する機能です。煩雑な事務作業や転記の負担を大幅に削減し、園の運営を効率化します。
| 園児情報管理 | 園児の基本情報をデータベース化して、スマホでいつでも確認可能。 |
|---|---|
| 健康管理 | 検温、排便、お昼寝の管理もアプリ内で完結。転記の必要がない。 |
| 勤怠管理・シフト作成 | 職員の勤怠管理やシフト作成を行える。 |
| 報告書類の作成 | 指導計画や保育日誌など必要書類も効率的に作成できる。 |
| 請求管理 | 毎月の保育料を計算して請求書を発行できる。 |
登降園の自動打刻や、お昼寝中の安全を守る午睡チェックなど、現場の保育業務を直接サポートする機能です。写真販売を自動化するなど、保護者向けの機能も含まれます。
| 登降園記録 | 登園・降園の際にICカードやタッチパネル、バーコードなどで簡単打刻。 |
|---|---|
| 午睡チェック | お昼寝時に体の向きや寝返りなどをチェック表に記入。 |
| 写真管理・販売 | 撮影すると自動で限定Webサイトに公開。決済・印刷・発送を代行も。 |
保育園・幼稚園でICTシステムの導入することによるメリットを、「園にとって」「先生にとって」「保護者にとって」の3者の観点から解説します。
業務効率化に加え、大切な人材である先生たちの労働環境を整えることで、保育の質の向上につなげることができます。
ICT化、デジタル化により、大幅な業務効率化と負担軽減が期待できます。
スマホアプリを利用することで、連絡帳を介在させたり園に電話したりすることなく、いつでもどこでも情報をやりとりできるようになり、利便性がアップします。
保育園・幼稚園でICTシステムを導入する際は、国や自治体の補助金を活用できる場合があります。初期費用や端末購入費、通信環境の整備費などの一部が補助対象となるため、導入コストを抑えながらICT化を進めやすくなります。
ただし、ICT関連の補助金は、国が制度の枠組みや補助基準額を示し、実際の募集・申請受付は都道府県や市区町村が行うケースが一般的です。そのため、実施の有無、申請期間、対象施設、補助上限額、必要書類などは自治体によって異なります。
ここでは、保育園・幼稚園のICTシステム導入に活用される代表的な補助金を2つ紹介します。
| 対象施設 | 認可保育所、認証保育所、小規模認可保育所、認定こども園 など |
|---|---|
| 補助基準額 | 1施設あたり最大130万円 |
| 対象となる費用 | システム導入費、必要機器の購入費、通信環境の整備費 など |
補助基準額の上限は決まっていますが、導入するシステムの機能数や端末の有無によって、実際に受け取れる補助額は段階的に変わります。補助対象となる主な機能は、次の4つです。
なお、これらのうち必要な機能だけを選んで導入する場合でも、補助を受けられます。たとえば「登降園管理のみ」「保護者連絡＋保育計画」など、園の状況に合わせて柔軟に活用できます。
特に、キャッシュレス決済機能は令和6年度から新たに追加されており、過去にICT補助金を利用した施設でも、この機能のみを追加導入する場合は再度補助を受けられる特例があります。
| 対象施設 | 幼稚園、幼稚園型認定こども園、幼保連携型認定こども園 |
|---|---|
| 補助基準額※ | 6学級以下：1園あたり100万円 7学級以上：1園あたり150万円 |
| 対象となる費用 | 園務支援システムの導入費、必要機器の購入費、ネットワーク環境整備費 など |
※100万円・150万円は「補助基準額」であり、必ず満額が交付されるわけではありません。実際の補助額は、対象経費や補助率、自治体の募集要項・予算によって異なります。
まずは、所在地の自治体サイトや窓口（保育課や子育て支援課など）に問い合わせて、申請可能な補助金制度や上限金額を確認しておきましょう。自治体によっては、国の制度に加えて上乗せ補助や通信費の一部支援を行っている場合もあります。
なお、ICTシステムベンダーの多くは、導入前の段階から補助金の手続きなどをサポートしてくれるのが一般的です。「ICT補助金以外にも受けられそうな補助金はないか」「申請や提出書類などに不安がある」といった場合には、サービス選びとあわせて相談してみるとよいでしょう。
では、実際に保育園・幼稚園ICTシステムを導入するにあたり、どのサービスを選んだらよいでしょうか。サービスを比較する際のポイントは以下の4つです。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
共有PCでしか使うことができないとなると、待ち時間が発生してしまいます。ちょっとした隙間時間に作業できるように、スマホのアプリの機能が充実しているサービスを選ぶと無駄がありません。
また、ログイン手続きなどが複雑なサービスだと保護者に使ってもらえずに、大事なお知らせに目を通してもらえないこともあり得ます。利用率を高めるためにも、スマホアプリの操作性を確認しておきましょう。
たとえば「ルクミー」は、保育者と保護者の双方がスマホから利用でき、PC操作に不慣れな人でもスムーズに使えるデザインを採用。連絡帳やおたよりの一斉配信、登降園の打刻、写真共有などを専用アプリから手軽に行えます。
業務効率化を狙うなら、専用アプリであることに加え、様々な業務がスマホで完結できることが重要です。
たとえば、「LeySerKids」のように、出欠管理や保育日誌の作成だけでなく、そのまま印刷指示まで出せるタイプだと、わざわざPCを利用する必要がなく、直接プリンターに取りに行くだけで済みます。些細なことのように思えますが、より効率化を図るなら、スマホ対応の業務範囲をチェックしておきましょう。
園児管理やコミュニケーション支援だけでなく、園の運営や事務作業にも活用できるかを確認することも大切です。効率化につながる機能がそろっているかをチェックしましょう。
「hugnote」では、QRコードをかざすだけで登園・降園の打刻を簡単に行えるだけでなく、登降時刻から延長保育料を自動計算し、保護者への請求書を作成できる「請求管理機能」に強みがあります。また「はいチーズ！システム」は、契約条件を満たせば登降園管理や連絡帳をはじめとする30種類以上の機能を、無料で利用できる点が特徴です。
そのほか、便利な機能が定期的に更新されているかもポイントです。たとえば、「コドモン」では、ICT関連用品や保育用品のオンラインストア機能が追加されるなど、日々機能改善が行われています。
園児の大切な個人情報を管理するため、セキュリティ対策がきちんととられたサービスを選ぶ必要があります。ポイントは、データ通信の暗号化、IPアドレス等のアクセス制限、役職ごとのアクセス権限、操作ログ情報の取得・管理、データセンターの所在地、外部監査機関による審査などです。
具体的な機能や対策方法を提示できるようにしておけば、保護者から質問があった場合にも誠実に対応できます。公式サイトやパンフレットだけではわかりづらい部分もあるので、各サービスの営業担当者から説明を受けておくと安心です。
たとえば、「キッズビュー」は、自治体のネットワーク基盤（LGWAN）に対応したサービスとして認められており、公立保育園や幼稚園などセキュリティ要件が厳しい環境でも安心して導入できます。
「コドモン」では、通信の暗号化やIPアドレス制限、権限設定などでデータを安全に保管。オプションの「データあんしんパック」を利用すれば、アクセスを施設内に限定できるほか、不正アクセスや誤削除によるデータ損失にも補償が付きます。
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（出所：はいチーズ！システム公式Webサイト）
全30以上の機能を無料で利用できるICTシステム。保育園向けのサービスを約20年提供している企業が、50施設運営する保育園グループと共同開発。現場や管理者目線で使い勝手にこだわったデザインで、誰でも簡単に操作できるのが特徴だ。登降園管理、保護者連絡、指導案・要録などの各種書類作成、睡眠チェック等のほか、保育士の勤怠管理やシフト作成、保育日誌作成など、幅広い機能が充実。オプションの口座振替機能を使えば、保護者への保育料の請求や入金管理など、請求業務をワンクリックで完了できる。 初期費用・月額費用なしの無料サービスのため、補助金実施がない自治体でもすぐに始められるのも嬉しい。
（出所：ルクミー公式Webサイト）
シリーズ導入実績20,000件以上を誇る、保育園・幼稚園・こども園向け総合ICTサービス。保育AIを活用し、保育現場の煩雑な事務業務の効率化はもちろん、保護者とのスムーズな情報共有、保育の質の確保・向上までを一貫して支援する。たとえば、登降園データをもとに保育料を自動計算する「ルクミー登降園・請求管理」や、撮影した写真を自動でアップロード・クラス分けし、写真の共有・集金・発送までを代行する「ルクミーフォト」などを提供。各機能はデータ連携しており、転記作業や手書き業務を削減できるため、保育者が子供と向き合う時間やゆとりを増やせる。導入から運用後のサポートも手厚く、保護者向けの案内資料やICTに不慣れな職員向けの支援も充実。各種補助金・助成金にも対応し、安心して導入できる体制が整っている。
（出所：コドモン公式Webサイト）
全国25,000以上の施設で導入されている保育・教育施設向けICTシステム。保護者連絡、写真・動画共有、登降園管理、勤怠管理、帳票作成、請求管理に加え、給食やバス運行管理まで、保育・教育施設の業務を幅広く支援する多機能さが特徴だ。たとえば「連絡帳アプリ」では、午睡などの健康データが自動反映されるため入力の手間を最小限に抑えられる。また、スムーズに運用を始められるよう初期設定や活用に役立つウェビナーも随時開催しており、施設の多様なニーズに応える。必要な機能だけを選んで導入できる点も強みだ。
「園務改善のためのICT化支援」「保育所等におけるICT化推進補助金」ほか、各種補助金に対応している。
（出所：きっずノート公式Webサイト）
導入実績85,000施設以上を誇る、全国私立保育園連盟推奨のICTシステム。連絡帳、緊急連絡、お知らせのほか、アルバム、カレンダー、本日の食事、投薬依頼書、お迎え時間届、出席簿といった豊富な機能で、園と保護者のあらゆる連絡をひとつに集約。必要な機能だけを選択できるカスタマイズ利用も可能だ。動画や写真、書類の添付も簡単で、対面と変わらない細やかな連絡ができる。
また、130カ国以上に対応する自動翻訳機能を搭載しており、外国人の保護者ともコミュニケーションが取りやすい点も特徴。
更に、利用時はクラウド上のサーバーにアクセスして情報を取得するため、スマホに情報が残らず、盗難・紛失時の情報流出の心配がない。アプリを通じて、園が承認した先生と保護者だけの安全な環境で相互連絡が可能となるため、先生の在宅ワーク時にも活用できる。
（出所：hugnote公式Webサイト）
学研が提供する保育ICTサービス。スマホアプリで利用でき、お知らせ・連絡帳・スケジュール・写真販売・申請/アンケートなど豊富な機能を搭載している。中でも「請求管理機能」は便利で、出欠QR打刻で記録した登降時刻から延長保育料を自動計算し、保護者への請求書作成まで実施。延長保育料のほかにも、各種月額料金、給食費、新学期用品代など、様々な請求に活用できる。
送迎バスの現在地をアプリの地図上でリアルタイムに確認できる「バスロケーション機能」も搭載。登録したバス停にバスが近づくとプッシュ通知で知らせる設定も可能で、「送迎のタイミングを逃さず、待機時間が減る」と保護者からも支持されている。
（出所：園支援システム+バスキャッチ公式Webサイト）
幼稚園や保育園、認定こども園などの業務をトータルサポートするICTシステム。専用アプリ・携帯サイトでの保護者との連絡や、預かり保育・延長保育の予約・料金計算、物品の購入から職員の勤怠管理まで基本機能が充実している。また、長年バスロケーションシステムを運営してきたノウハウを活かし、送迎バスの位置情報をリアルタイムで共有したり、住所や出欠情報を反映して最適な送迎ルートを作成したりできるオプション機能を提供。保護者は送迎の待ち時間や不安が減り、園側は効率的な運行でミスの防止や業務負担の軽減につながる。
ほかにも、午睡チェックや連絡帳など必要に応じてオプション機能を組み合わせて利用できる。運用開始前の初期設定や打ち合わせなども無料で実施しており、導入後のサポートが手厚いのも心強い。
（出所：WEL-KIDS公式Webサイト）
保育園・幼稚園・認定こども園・学童保育の現場に特化した業務支援システム。職員の事務作業負担を軽減し、保育・教育の現場が抱える課題を解決するための機能を多数備えている。タブレットを用いた登降園管理機能は、保護者が画面をタッチするだけで正確な記録を行い保育時間のトラブルを防ぐとともに、出欠簿や保育料金の計算を効率化できる。
また、保護者専用Webサイトでは欠席連絡やブログ・献立公開が可能で、日常のコミュニケーションの円滑化に役立つ。職員間の連携を強化するシフト作成や勤怠管理機能、事務日誌や掲示板を活用した情報共有機能に加えて、自治体への報告書作成を支援する集計機能も搭載。そのほか、写真販売サービス「ウェルキッズフォト」も無料であわせて利用可能だ。各種ICT化補助金にも対応している。
（出所：パピーナ公式Webサイト）
創業70年以上の保育専門商社が提供する保育業務支援ツール。日々の園運営に必要な情報の共有をスムーズにする機能をパッケージ化して提供している。
基本機能として、出欠席連絡、メッセージ、お便り、アンケート、災害伝言板、園児・職員管理、対外予約を標準搭載。保護者は専用スマホアプリでいつでもどこでも情報確認や欠席連絡を完結できるほか、災害時・不審者情報などの重要なお知らせも迅速に受信できる。また、園児情報の入力や更新も保護者側でアプリから行ってもらえる仕組みのため、園側の事務作業にかかる負担を大幅に軽減できるのも大きなメリットだ。
ニーズに応じて日誌・計画書・保育要録といった各書類をシステム上で管理したり、登降園記録や延長保育の管理、保育料の計算を一元化したりと、オプション機能を追加できるのもポイント。
（出所：Child Care System公式Webサイト）
84施設もの認可保育園を運営する同社グループが現場の声をもとに開発した保育ICTシステム。幼稚園以外にも、小規模保育事業、企業主導型保育園、認定こども園、学童施設など、全国950施設にも導入実績がある。
保護者とのやりとりを行う「連絡帳アプリ」や、うつ伏せ寝を自動で検知する「午睡センサー」、配置基準を満たす「シフト作成・シフト管理」、更には「保育料金請求」「登園管理・出欠管理」「報告書作成」など、120以上の機能を搭載。保育現場で必要なあらゆる機能を網羅することで、業務の大幅な負担軽減を実現する。
保育園・論理的思考を育む「幼児教育プログラム」などのサービスも特徴的だ。
（出所：キッズプラス公式Webサイト）
施設向けシステムと保護者向けアプリの2つから構成される業務支援システム。
登降園管理には次世代バーコード「カメレオンコード」を採用しており、保護者がスマホアプリでコードを表示してかざすだけで記録が完了。センサー型のシステムに比べて導入や保守の負担を抑えつつ、確実な運用ができるのが強みだ。そのほか請求書などの集計、お休み連絡、指導計画や日誌の作成、お知らせメール配信など、保育業務全般をサポートする機能が充実している。また、オプションの「指導案・計画書作成」機能を使えば、これまで園で使い慣れていた指導計画などの書式をシステム上でそのままデジタル化できるのも便利。
アカウント登録や園児台帳登録、書式テンプレート化など、初期設定を代行するプランもあり、スムーズに運用を開始できるのも魅力だ。
（出所：キッズビュー公式Webサイト）
保育園や幼稚園、認定こども園向けの業務支援サービス。指導計画や要録、保育日誌などの作成、保健記録や発達記録、園児情報の管理、午睡チェック、保護者向け連絡などの機能を有する。自治体向けの導入実績も豊富で、地方公共団体のネットワーク接続に利用される「LGWAN」という高度なセキュリティネットワークに対応している点も特徴。セキュリティポリシーの厳しい公立保育園・幼稚園などにもおすすめだ。
更に、園の管理情報を市町村の担当課にも共有できるためスムーズな支援が受けやすくなり、園運営の質の向上を図ることができる。また、担当課側で自治体の基幹システムから園児データを取り込んだり更新したりできるため、園側で行っていた情報入力の作業負担を大幅に軽減することにもつながる。
実証実験版・トライアル版の無償提供もあり、「ICT化がどんなものかを確かめたい」という場合にも有効な選択肢と言える。
（出所：コミュなび公式Webサイト）
多様な機能の中から、必要なものだけを無駄なく選んで利用できるICTシステム。園児のデータベースを基本として、それに付随する形で連絡帳や書類の作成ができる「ぎゅっとなび」、出席・欠席を自動受付してくれる「出欠申請なび」、保護者との連絡に使える「連絡なび」、行事写真の販売ができる「写真コレなび」など多様な機能を搭載。
「これだけ使いたい」という単体での利用はもちろん、複数の機能をお得な価格で利用できるパッケージプランも用意されており、何が必要かわからない場合でもサポートスタッフが最適なものを提案してくれるので安心だ。
（出所：LeySerKids公式Webサイト）
40年以上にわたり学校業務を支援し、全国で3,600件以上の導入実績を持つ「LeySerシリーズ」から生まれた園務効率化クラウドサービス。長年培われたノウハウを活かした機能が特徴で、規模の大小を問わず様々な幼稚園・こども園で活用されている。
先生と保護者はそれぞれ専用のアプリを利用。先生用アプリでは、出欠管理や保育日誌の作成ができるだけでなく、出欠管理表や指導要録などの細やかなレイアウトの書類も直接印刷が可能で、アプリひとつで一通りの業務を完結できるのが強みだ。一方の保護者用アプリでは欠席連絡や園からのお知らせの受信ができるため、園と保護者とのやりとりの効率化も図れる。
更に納付金の管理や行事管理、SNSを使った園児募集、園独自のイベント申込ページの作成など、幅広く運営業務の支援を行えるのも魅力だ。「園務改善のためのICT化支援」補助金に対応している。
（出所：Hoic公式Webサイト）
現場の保育士や経営者の声をもとに開発された、保育園・幼稚園・学童向けの保育ICTシステム。「PC操作に不慣れでも簡単」をコンセプトに、登降園管理から日誌、指導案作成まで必要な機能を一通り備える。中でも請求管理は、登降園データから延長保育料を自動計算し、請求書・領収書の発行までシステム内で完結できるため、経理業務のミスや負担軽減につながる。また、午睡チェックもタップ操作で記録でき、監査向けに帳票として出力可能だ。
保護者アプリは日本語・英語・中国語の自動翻訳に対応し、散歩中の位置追跡や送迎バスの現在地共有など、子供の安全を守るオプション機能も充実している。園児数やPC台数が増えても追加料金が発生しない定額制で、基本機能を制限なく利用できるのも安心だ。
保育園・幼稚園ICTシステムを導入することで様々なメリットを得られることはご説明しましたが、反対にデメリットはあるのでしょうか。
結論から言うと、導入すること自体のデメリットはありません。しかし、使い方や環境を整えきれていないとうまく活用できず、逆に現場を忙しくしてしまう可能性があるため、慎重に整理して導入することが必要です。
具体的にどのような点に気をつけるべきか、よくある3つの落とし穴を見ていきましょう。
ICTシステムには便利な機能が多数搭載されているため、よかれと思ってこれまでやっていなかった業務にまで手を出してしまい、かえって負担を増やす恐れがあります。たとえば、イベントや成長記録の報告といった機能は、先生側の作業や確認の手間が増えるため安易に増やすべきではありません。
特に写真アルバム機能は、簡単に撮影・公開できるとはいえ、「どの写真をどの範囲まで公開するのか」「写真掲載を希望していない園児が写り込んでいないか」といった確認作業が伴います。余計な手間を増やさないためにも、新しい機能を使うかどうかは慎重に検討しましょう。
園によっては「保育中はスマホを使用してはいけない」「特定のPCしか使ってはいけない」といった、ITツールに関する独自のルールがあるかもしれません。古いルールのままでは、せっかく導入した便利なシステムを十分に活用できないため、導入に合わせてルールの見直しや改定が必要です。
また、クラウド型のシステムは取得したデータを外部のデータセンターに保管します。しかし「個人情報を園の外に持ち出してはいけない」という規定により、クラウドサービスの利用を禁じている園もあります。導入前には必ず、自園の情報セキュリティポリシーを確認しておきましょう。
保護者会などで事前に承認を得ていても、いざ導入するとアプリの利用に難色を示したり、子供の肖像権や個人情報の取り扱いに過敏に反応したりする保護者が出てくる可能性があります。一部の保護者が利用しないことで結果的に手作業が残ってしまっては本末転倒です。「大切な園児のためのシステムであり、任意参加でなく全員で利用するもの」であることを事前に説明し、理解を得ておくことが不可欠です。
なし崩し的に導入を進めると反発を招きかねないため、システム会社の担当者の協力を得ながら丁寧に進めるのが安心です。システム選びの際は、技術的なサポートだけでなく、保護者への案内や導入の進め方についても相談に乗ってくれるサービスを選ぶとよいでしょう。
以上が、導入前に環境やルールを整えておかないと陥りやすい3つのデメリットです。では、どうすればスムーズに導入・活用できるのか、次項で詳しく解説します。
最後に、保育園・幼稚園ICTシステム導入を成功させるポイントをご紹介します。いくらメリットが多くても、やみくもに導入するだけでは現場の混乱を招きかねません。以下の3つのポイントに注意しましょう。
導入目的が「先生の業務効率化」であれば、出欠管理の記録や保育日誌の入力、お知らせの一斉配信など、手間の削減に直結する機能を徹底的に活用することが重要です。
これまで行っていなかった「保護者向け報告の充実」など、「できればいいな」という機能にまで力を入れ過ぎてしまうと、本来の目的である業務効率化から逸れ、かえって現場の負担を増やしてしまいます。
新しいルールの整備だけでなく、いつでもスムーズに利用できるよう、端末（PC、タブレット、スマホ）やネットワーク環境を整えておくことも重要です。
通信環境や端末のスペックは操作性に直結するため、予算の許す範囲で安定して動くものを準備しましょう。
もし十分な予算が確保できない場合は、スマホ対応機能が充実しているサービスを優先して選ぶと安心です。スマホから各種記録や入力ができるシステムであれば、わざわざ職員室のPCに戻る手間が省け、より効率的に作業を進められます。
若い先生方が多い職場であれば、スマホ操作などに慣れているためシステムの習熟も早い傾向にあります。細かい説明なしに直感的に操作できるシステムも多いため、園長や主任などの管理職が「働き方を変えよう」という強い意思を持って積極的に声かけを行えば、システムはすぐに浸透し、業務効率化のスピードも早まるでしょう。
先述した「保護者の理解を得ること」や「利用ルールの見直し」といった課題も、管理職がリーダーシップを発揮することで円滑に進むはずです。
先生や保育士の日々の業務負荷を軽減し、効率化を促進する保育園・幼稚園ICTシステムを紹介しました。システムを導入することで、事務作業の負担軽減はもちろん、園の働きやすい環境づくりや、保護者との円滑なコミュニケーションといったメリットが期待できます。
システムを比較・検討する際は、以下の4つのポイントを意識してみてください。
また、導入の際は「ICT補助金制度」を利用できるか、利用できる場合は上限金額がいくらになるかも確認しておくのがおすすめです。システム提供会社の多くは、導入前に補助金申請のサポートや相談に乗ってくれるため、サービス内容とあわせて確認してみましょう。
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