最終更新日:2024-01-31
もっと子どもと過ごす時間を増やしたい…そんな先生や保育士の方におすすめの保育園・幼稚園ICTシステム。どんな機能があり、具体的にどんなメリットがあるのか、おすすめのサービスを交えて、わかりやすくご紹介していきます。
保育園・幼稚園ICTシステムとは、インターネットやスマホアプリなどを活用して、園の先生や保育士の日々の業務を軽減し、効率化を図ることができるシステムです。「保育業務支援システム」とも呼ばれています。保育園・幼稚園のほかにも、認定こども園や学童・キッズスクールなどで利用されているものあります。
従来は、保育園・幼稚園などで事務作業・連絡を行う場合、園内にある共有PCの専用ソフトや電話を使って行うのが普通でした。しかし、その場合、「効率が悪い」「引き継ぎが難しい」「労働時間が増える」などの課題があります。ICTを活用すれば、私用スマホを使って隙間時間に事務業務をしたり、保護者と連絡をとったり、効率的に仕事をすることができます。
「事務作業が楽になった分だけ、子どもと向き合う時間が増える」と現場の保育士・幼稚園教諭はもちろん、園の管理者や保護者にとっても大きなメリットがあることから、近年、多くの園で導入が相次いでいます。
おすすめのシステムをいくつかピックアップして特徴と価格をご紹介します。記事後半にはそれらを含めた主なシステムを一つずつ詳しく紹介しているので「今すぐツール選びに移りたい」という方はそちらをご覧ください。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| はいチーズ!システム | 全30以上の機能を無料で利用可能 | 月額・初期費用なし （契約条件あり） |
| ルクミー | クラス情報一元管理や連絡帳アプリのほか、写真販売、午睡チェック、体温測定までカバー | 月額5,000円～ |
| LeySerKids （レーザーキッズ） |
幼稚園向け。補助金活用を視野に入れたICT化支援あり（導入実績の半数） | 要問い合わせ |
| きっずノート | 連絡帳や出席簿などの基本機能のほか、100カ国以上対応の自動翻訳機能にも対応 | 要問い合わせ |
| hugnote | スマホ、タブレットなどマルチデバイス対応。クラウド上で子どもの情報を一元管理し、連絡帳や日誌、請求書へデータ連携可能 | 月額5,500円、 初期費用33,000円 |
| 園支援システム +バスキャッチ |
幼稚園・保育園・認定こども園などの業務全般を支援。アプリでの連絡や、園バス運行状況、預かり保育・延長保育の管理機能などが利用可能 | 月額9,000円/1施設～、初期費用なし |
| WEL-KIDS （ウェルキッズ） |
園の事務作業を効率化するICTシステム。各種集計作業やシフト作成の自動化、Web・アプリでの保護者との連携などに対応 | 月額5,000円～、 初期費用なし |
「もう少しICTシステムについて詳しく知りたい」という方はこのまま読み進めてください。どのような機能があり、導入することで具体的にどんなメリットがあるのか、おすすめのサービスを交えて、わかりやすくご紹介していきます。
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保育園・幼稚園ICTシステムには主に以下のような機能があります。コミュニケーション、管理、その他の3つに大別してご紹介します。
| 登降園連絡 | 欠席・遅刻・早退、預かり時間の変更などの連絡もアプリで簡単に。 |
|---|---|
| おたより配信 | アプリから配信・確認可能。印刷・配布の手間がなくなる。 |
| お知らせ一斉配信 | 運動会など行事の中止、災害時の緊急連絡、不審者情報などを一斉配信。 |
| 連絡帳 | 一斉配信だけでなく、その日の体調の変化など個別連絡も可能。 |
| イベント受付 | 保護者参観などのイベントの申し込みもアプリで簡単受け付け。 |
| アンケート | Webフォームからアンケートの配信・回収・集計も行える。 |
| 園バス位置情報 | バスの到着予定やバスの走行位置などを把握できる。 |
| 園児情報管理 | 園児の基本情報をデータベース化して、スマホでいつでも確認可能。 |
|---|---|
| 健康管理 | 検温、排便、お昼寝の管理もアプリ内で完結。転記の必要がない。 |
| 勤怠管理・シフト作成 | 職員の勤怠管理やシフト作成を行える。 |
| 報告書類の作成 | 指導計画や保育日誌など必要書類も効率的に作成できる。 |
| 請求管理 | 毎月の保育料を計算して請求書を発行できる。 |
| 登降園記録 | 登園・降園の際にICカードやタッチパネル、バーコードなどで簡単打刻。 |
|---|---|
| 午睡チェック | お昼寝時に体の向きや寝返りなどをチェック表に記入。 |
| 写真管理・販売 | 撮影すると自動で限定Webサイトに公開。決済・印刷・発送を代行も。 |
保育園・幼稚園でICTシステムを導入するとどのようなメリットがあるのか。以下、「園にとって」「先生方にとって」「保護者にとって」の3者の観点で見ていきましょう。
業務効率化に加え、大切な人材である先生達の労働環境を整えることで、保育の質の向上につなげることができます。
圧倒的な業務効率化と負担軽減が期待できます。
スマホアプリを利用することで、連絡帳を介在させたり、園に電話したりすることなく、いつでもどこでも情報をやりとりできるようになり、利便性がアップします。
保育園・幼稚園ICTシステムを導入することでメリットがあることはわかりましたが、逆にデメリットはあるのでしょうか。結論から言うと、導入すること自体のデメリットはありません。しかし、使い方や環境を整え切れていないとうまく活用できない、また逆に現場を忙しくしてしまう可能性があるため、慎重に整理して導入することが必要です。
便利な機能が多いため、本来やっていなかったことまでやってしまい、かえって業務を増やしてしまう恐れがあります。特に、イベント報告・成長記録の報告や、写真アルバムの機能など、よかれと思って始めてしまう場合もありますが、先生側の負荷が増えるような手続き、やりとりは安易に増やすべきではありません。
たとえば、写真アルバムであれば、簡単に撮影・公開できると言っても、依然として「どの写真を・どの範囲まで公開するのか」「写真掲載を希望していない園児が写り込んでいないか」など確認作業は必要です。余計な手間を増やさないためにも、その機能を使うかどうかは慎重に検討すべきです。
ITツールに関しては「勤務中はスマホを使ってはいけない」「このPCしか使ってはいけない」など、園として何らかのルールがあると思います。そのままにしておくと、せっかく便利なシステムの妨げになりかねませんので、システム導入後はそれに合わせて改定・変更が必要です。
また、クラウド型のシステムは取得したデータを外部のデータセンターに保管しますが、園によっては「個人情報を園の外に持ち出すことはできない」として、クラウドサービスの利用を禁じている場合もあります（特に公立の場合には）。導入にあたっては、情報セキュリティポリシーを確認しておきましょう。
保護者会やPTAで承認されていたとしても、いざ導入するとアプリ利用に不快感を示したり、自分の子どもの肖像権、個人情報に過剰な反応をしたりする保護者も想定されます。一部の保護者の不理解によって利用機能が限定され、手作業が残ってしまわないように、システムは大切な園児のために、任意参加でなく全員で利用していくもの、と事前に説明して共通理解を得ることが必須です。
この場合、なし崩し的に進めると反発する声も上がるため、システム会社の担当者の協力を得ながら順を追って進めていくのが安心です。技術的なサポート以外にも、進め方の面で協力が期待できそうなサービスを選ぶといいでしょう。
以上が、導入時に環境を整え切れていなかった場合に想定されるデメリットです。どうしたらスムーズに導入し活用できるかは次項でご紹介します。
実際に保育園・幼稚園ICTシステムを導入するにあたり、どのサービスを選んだらよいでしょうか。サービスを比較する際のポイントは4つです。
共有PCでしか使うことができないとなると、待ち時間が発生してしまいます。ちょっとした隙間時間に作業できるように、スマホのアプリの機能が充実しているサービスを選ぶと無駄がありません。
また、保護者もログイン手続きなどがややこしくて使いにくいサービスだとなかなか使ってくれず、大事なお知らせに目を通してくれないこともあり得ますので、スマホアプリで簡単に利用できるサービスが喜ばれます。
業務効率化を狙うなら、専用アプリであることに加え、様々な業務がスマホでできることが重要です。入力だけでなく、印刷指示までかけられるタイプだと、わざわざPCを利用しに行く必要がなく、直接プリンターに取りに行くだけなので、些細なことのように思えますが効率化が図れます。
園児管理やコミュニケーション支援だけでなく、園の運営や事務作業にも使えるかといった点の確認が必要です。デメリットの項でご紹介したように、機能があれこれ多ければいいわけではありませんが、業務効率化が目的なら、効率化につながる機能がちゃんとそろっていて使いやすいかを確認すべきです。
園児の大切な個人情報を管理するため、セキュリティ対策がきちんととられたサービスを選ぶ必要があります。ポイントとしては、データ通信の暗号化、IPアドレス等のアクセス制限、役職ごとのアクセス権限、操作ログ情報の取得・管理、データセンターの所在地、外部監査機関による審査などです。
細かく突っ込んでくる保護者への説明材料としても、具体的な機能や対策方法を提示した上で「安心です」と言い切れるとベターです。HPやパンフレットだけではわかりづらい部分もあるので、各サービスの営業担当者から説明を受けておくと安心です。
保育園・幼稚園でICTシステムを導入する場合、ICT補助金制度を利用して、国と地方行政機関に費用の一部を負担してもらうのがおすすめです。ICT補助金は厚生労働省や文部科学省の管轄ですが、実施主体は都道府県・市町村であり、そのため、実施の有無や時期、内容等は管轄する都道府県・市町村によって異なります。
まずは所在地の自治体サイトのICT補助金制度を調べて、利用できそうか、利用できるとしたら上限金額はどれくらいになりそうか確認しておきましょう。なお、ICTシステムベンダーの多くは、導入以前に補助金の手続きなどもサポートしてくれるのが一般的です。「ICT補助金以外にも受けられそうな補助金はないか」「申請や提出書類などに不安がある」といった場合には、サービス選びと一緒に相談してみるとよいでしょう。
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(出所：はいチーズ!システム公式Webサイト)
全30以上の機能を無料で利用できるICTシステム。園向けのサービスを17年以上提供している企業が、保育園を50施設運営する会社と共同開発。現場や管理者目線で使い勝手にこだわった作りが人気。
登降園管理、保護者連絡、指導案・要録などの各種書類作成、睡眠チェック等のほか、保育士の勤怠管理やシフト作成、保育日誌作成など、幅広い機能が充実している。初期費用・月額費用なしの無料サービスのため、補助金実施がない自治体でもすぐに始められる。
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(出所：ルクミー公式Webサイト)
保育現場の煩雑な事務作業や記録管理の負担軽減はもちろん、保護者コミュニケーションの円滑化や保育の質の確保・向上を⽀える保育園・幼稚園・こども園向け「総合ICT／研修サービス」。シリーズ導⼊実績15,000件以上。
保育中の連絡・確認・転記の⼿間を削減する「ルクミー連絡帳」や園児の出⽋管理→保育料⾃動計算→請求業務をデジタル化できる「ルクミー登降園」「ルクミー請求管理」、園の写真撮影・管理・共有がスムーズになる「ルクミーフォト」など、様々な機能・サービスを提供。ICTの導⼊から運⽤後のサポートも充実している。各種補助⾦にも対応。
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(出所：コドモン公式Webサイト)
導入実績11,000件以上の保育・教育施設向けICTシステム。ほぼ毎日機能改善を実施し、説明書要らずを謳う、シンプルな画面と使いやすさにこだわり。基本機能に加え、健康チェックや献立管理のような幅広い機能を有するが、必要な機能だけをカスタマイズして取り入れるため、必要最低限だけ導入できる。
登降園記録は、専用ICカードのほか、電子マネー、タッチパネルも対応。保護者向けマイページや登降園タブレットは英語への切り替えが可能なため、外国人の園児の多い園や、インターナショナルスクールでも導入可能。「園務改善のためのICT化支援」「保育所等におけるICT化推進補助金」ほか、各種補助金対応。
(出所：LeySerKids公式Webサイト)
学校向けシステムを40年以上、3,600件以上の実績をもつLeySerシリーズの、幼稚園・こども園向け園務効率化クラウドサービス。先生も保護者もそれぞれの専用アプリを利用。先生用アプリは出欠管理表や指導要録などの細やかなレイアウトを含む書類でも直接印刷でき、アプリだけで一通りの業務が行える。保護者用アプリでは欠席連絡や園からのお知らせの受信ができるため、保護者とのやりとりの効率化も図れる。納付金の管理や行事管理、SNSを使った園児募集など、運営業務の支援も行える。「園務改善のためのICT化支援」補助金対応。
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(出所：きっずノート公式Webサイト)
園と保護者のあらゆる連絡をひとつに集約し、スマホやPCでやりとりできるICTシステムで、全国私立保育園連盟の推奨アプリ。57,000施設以上で利用されており、100カ国以上に対応する自動翻訳機能を搭載。連絡帳、緊急連絡、お知らせのほか、アルバム、カレンダー、本日の食事、投薬依頼書、お迎え時間届、出席簿といった、豊富な機能の中から、必要な機能だけを選択しカスタマイズして利用することができる。
動画や写真、書類の添付が容易なため、対面でしかできなかった細やかな連絡も可能。利用都度、クラウド上のサーバーにアクセスして情報を取得するため、スマホに情報が残らず、盗難・紛失時の情報流出の心配がない。また破損・災害時も情報が保持されるため安心。アプリを通じ、園が承認した先生と保護者だけの安全な環境で相互連絡が可能となるため、先生の在宅ワーク時にも活用できる。
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(出所：hugnote公式Webサイト)
学研が提供する保育ICTサービス。スマホアプリで利用でき、お知らせ・連絡帳・スケジュール・写真販売・申請/アンケート機能など、豊富な機能を搭載。中でも「請求機能」は便利で、出欠QR打刻で記録した登降時刻から、延長保育料を自動計算し、保護者への請求書まで作成可能。延長保育料のほかにも、各種月額料金、給食費、新学期用品代など、様々な請求に活用できる。
ユニークなところでは、保護者向けアプリにお迎えのバスが今どこにいるか位置情報を地図上に表示できる「バスロケーション機能」を搭載。「送迎時の待機時間が減る」と保護者から評判が高い。
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(出所：園支援システム+バスキャッチ公式Webサイト)
幼稚園や保育園、認定こども園などの業務をトータルサポートするICTシステム。専用アプリ・携帯サイトでの保護者との連絡や、預かり保育・延長保育の予約・料金計算、物品の購入から職員の勤怠管理まで基本機能が充実。また、長年バスロケーションシステムを運営してきたノウハウを活かし、送迎バスの位置情報のリアルタイム配信や、路線作成ソフトも提供。保護者の送迎の負担軽減や、先生の効率的な送迎ルート作成を実現する。
オプションや外部サービスとの連携で、午睡チェックやICタグでの登降園管理、写真販売や動画配信サービスも利用可能。また、運用開始前の初期設定や打ち合わせなども無料で実施しており、導入後のサポートも手厚い。
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(出所：WEL-KIDS公式Webサイト)
事務作業を徹底的に効率化することで、保育園・幼稚園・認定こども園などの現場をより働きやすい環境へ導くICTシステム。利用のきっかけの6割以上が「利用中のほかの園からの紹介」と、人に教えたくなる使いやすさが魅力。
延長保育料金の自動計算や、自治体に提出する報告書類に必要な集計機能を搭載。また、職員の出退勤記録はタッチパネルにタッチするだけでOK。勤務状況は勤務表に自動で計算・反映される。掲示板機能ではヒヤリハットを含め、職員間での連携を強化。職員の労務管理・情報共有も効率化し、スムーズな園運営をサポートする。
保護者によるお休みや遅刻、預かり保育・延長保育の申請はスマホで完結。連絡帳もスマホやタブレットから記入・確認できる。保護者専用Webサイトでは、写真付きでブログや給食の献立などを紹介でき、保護者とのコミュニケーションも深められる。
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(出所：Child Care System公式Webサイト)
84施設もの認可保育園を運営する同社グループが現場の声を元に開発した保育ICTシステム。保護者とのやりとりを行う「連絡帳アプリ」、うつ伏せ寝を自動で検知する「午睡センサー」、配置基準を満たす「シフト作成・シフト管理」、そのほかにも「保育料金請求」「登園管理・出欠管理」「報告書作成」など、120以上の便利な機能を搭載。
保育園、幼稚園以外にも小規模保育事業、企業主導型保育園、認定こども園、学童施設など全国950施設に導入実績あり。
(出所：キッズプラス公式Webサイト)
保育園向けの業務支援システムで、施設管理者用システムと登降園管理アプリと保護者アプリの3つから構成。特長は、低価格で再発行が簡単な次世代バーコードと言われるカメレオンコードを利用しての登降園記録で、複数人同時に遠くからでも打刻できるため、スムーズで、大人数の保育園でも安心。各種補助金対応。
(出所：SERVE 園-SiEN公式Webサイト)
「園児管理」「登降園管理」「保護者との連絡管理」の3システムからなるパッケージサービス。導入実績は1,200件以上。登降園の打刻はICカード、バーコード、タッチパネルに対応。登降園データから分単位や複数の延長保育料を加味した延長保育料の自動計算も。連絡管理では、メールの一斉送信やWeb掲示板が使えるほか、既読確認にも対応している。
(出所：キッズビュー公式Webサイト)
保育園、幼稚園、認定こども園など向けの業務支援サービス。指導計画や要録などの文書作成、保育日誌作成、保健記録や発達記録管理、園児情報管理、午睡チェック、保護者向け連絡などの機能を有する。
自治体向けの導入実績も豊富にあり、地方公共団体のネットワーク接続に利用される「LGWAN」と呼ばれる、高度なセキュリティネットワークに対応している点も特徴。セキュリティポリシーの厳しい公立保育園・幼稚園などにもおすすめ。
保健所や国に報告すべき園の様々な管理情報を市町村の担当課にも共有可能。担当課から園へのスムーズな支援も期待できる。実証実験版・トライアル版の無償提供あり。「ICT化がどんなものかを確かめたい」という場合にも有効。
(出所：コミュなび公式Webサイト)
多様な機能の中から、園に合ったものだけを無駄なく選んで利用できるICTシステム。園児のデータベースを基本として、それに付随する形で、連絡帳・書類作成ができる「ぎゅっとなび」、出席・欠席を自動受付してくれる「出欠申請なび」、保護者との連絡に使える「連絡なび」、写真販売ができる「写真コレなび」など多様な機能を搭載。
「これだけ使いたい」という単体での利用はもちろん、複数の機能をお得な価格で利用できるパッケージプランも用意。何が必要かわからない場合もスタッフが最適なものを提案してくれるので安心。
最後に保育園・幼稚園ICTシステム導入を成功させるポイントをご紹介します。いくらメリットがあるとは言っても、闇雲に導入するだけでは、かえって現場に混乱を招いてしまいます。以下の3つのポイントに注意して運用するようにしましょう。
目的が「先生の業務効率化」であれば、業務効率化につながること、たとえば出欠管理のやりとりや記録、保育日誌などの入力、お知らせの一斉配信、など手間削減につながるところを徹底して行うことが重要です。
これまでにない、保護者向け報告の充実など、できればいいな、ということに力を入れると、本来の目的の業務効率化どころか、かえって業務が増えてしまうことになります。
ルールの変更・整備と同じように、気兼ねなく利用できるように利用端末（PCやタブレット・スマホ）を整備しておくことが重要です。ネットワーク環境やPCのスペックなども当たり前のことですが、操作性に大きな影響を与えるため、ある程度予算をかけて安定したものを購入するとよいでしょう。
多くの予算が割けない場合は、スマホ操作が充実しているタイプを優先すると安心です。スマホで操作できるようになっているサービスを選んでおけば、わざわざPCのある職員室に戻る必要なく、スムーズに様々な記録や作業ができ、より効率的です。
保育園・幼稚園の先生方は若い方が多いため、システムへの理解やスマホの操作の習熟は早いものです。細かい説明なしに直感的に使えることを売りにしているサービスも多いので、園長や主任が先生の働き方を変えよう、と変革の意思を持って積極的に声がけをするなどすれば、あっという間にシステムが浸透し、業務効率化のスピードも早まるでしょう。
デメリットの項で述べたような、保護者の理解を得ることや、利用ルールを定めることなども、上に立つ人が前向きに取り組めば、きっとうまく進んでいくはずです。
園の先生や保育士の日々の業務負荷を軽減し、効率化を促進する保育園・幼稚園ICTシステムを紹介しました。システムを導入することによって、事務作業をはじめとする業務の圧縮はもちろん、園の労働環境を整えたり、保護者とのやりとりを円滑にしたりといったメリットも期待できます。
保育園・幼稚園ICTシステムを導入するにあたり、下記4つのポイントに沿って比較してみてください。
また、ICTシステムを導入する際、ICT補助金制度を利用できるか、利用できる場合はどのくらいの上限金額になりそうかも確認しておくのがおすすめです。ICTシステムを提供する企業の多くは、導入前に補助金の手続きなどのサポートもしてくれるため、サービスとあわせて相談するとよいでしょう。
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