ASPIC公式サービス【アスピック】

  • TOP
  • 特集記事
  • 幼稚園・保育園ICTシステムの比較!導入成功の秘訣や4つの注意点

幼稚園・保育園ICTシステムの比較!導入成功の秘訣や4つの注意点

幼稚園・保育園ICTシステムの比較!導入成功の秘訣や4つの注意点

2019-07-12

保育士不足、教諭不足に悩みながらも、同時に働き方改革が掲げられ、とはいえ目の前の子供のお世話と大量の手書きの書類で手一杯の、幼稚園・保育園の関係者の方へ、幼稚園・保育園ICTシステムについてご紹介します。幼稚園・保育園向けICTシステムのメリットや主な機能を知り、導入することで、空いた時間を子供たちとのふれあいや保育の質の向上に充てられるよう、今が一歩踏み出すチャンスです。

目次

幼稚園・保育園ICTシステムとは?

幼稚園・保育園ICTシステムとは、インターネットを活用した幼稚園・保育園業務支援システムです。ICTとは、Information and Communication Technologyの略で、情報通信技術と訳され、情報通信そのものを指す「IT(Information Technology)」とほぼ同義ととらえて問題ありません。要は、インターネットを利用することで園の業務をサポートしてくれるシステムと言えます。

世の中のIT化が進み、プライベートではスマートフォンやスマートスピーカーを当たり前のように利用している今、書類の手書きに追われ、おたよりを作るためには職員室に数台しかない共有PCが空くのを待つ、というような園も少なくない保育の現場は、他の業種に比べて明らかにIT化が遅れています。しかも、作業用のPCは古くて動作が遅く、また情報漏洩を恐れてインターネットに繋がっていない、という園も少なくありません。

「インターネット=情報が漏れる危険なモノ」、という一時代前の考えがまだ残る保育の現場に、システムを導入するというのはずいぶんとハードルが高いイメージですが、活用することで園にとっても、先生方にとっても、そして保護者にとっても大きなメリットが得られるため、やってみる価値があります。

幼稚園・保育園ICTシステムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

幼稚園・保育園ICTシステムの資料ダウンロード

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

 

幼稚園・保育園ICTシステムの主な機能

幼稚園・保育園ICTシステムには主に以下のような機能があります。コミュニケーション、管理、その他の3つに大別してご紹介します。

園と保護者のコミュニケーション機能

  • 欠席連絡受付
    欠席、遅刻、早退、預かり時間の変更などの連絡をアプリで行える。朝の忙しい時間に電話に出る必要がなく受付しやすく、保護者は電話がつながりにくいという問題を解決できる。データは出欠簿のまとめにも利用できる。
  • おたより配信機能
    アプリでおたよりを配信。配布と印刷の手間がなくなる。欠席者にも最新の情報を届けられる。
  • お知らせ一斉配信
    アプリで運動会などの行事の中止、災害時の緊急連絡、不審者情報などを一斉に配信。
  • イベント受付
    アプリ上でイベントの申し込みを受け付け。
  • 連絡帳機能
  • 保育予約管理
  • アンケート機能
  • 園バス位置情報

園の情報を管理する機能

  • 園児情報管理機能
    基本情報に加え、保護者との連絡履歴や納付金情報、指導要録などを管理。PCやスマートフォンでいつでも必要な情報を取り出せる。スマートフォンから入力もできるため、紙への記入よりスムーズで作業効率が上がる。
  • 健康管理
    検温、排便、お昼寝の管理もアプリ内で完結。転記の必要がない。
  • シフト作成・勤怠管理
    職員のシフト作成や勤怠管理まで行えるものも。
  • 自治体への報告書類の作成
    各種集計機能で報告書類を自動作成。
  • 感染症チェック
  • 納付金管理
  • 毎月の保育料の計算から請求管理
  • ヒヤリハット管理
  • 献立管理

その他便利な機能

  • 登降園記録
    ICカードやタッチパネル、バーコードなどで打刻。カメレオンコードなら遠距離でも複数人同時に読み取りができるうえ、再発行も印刷するのみで簡単。
  • 写真管理・販売
    撮影しただけで公開され、決済・印刷・発送を代行してくれるサービスも。

 

幼稚園・保育園ICTシステムの導入メリット

今まで手書きやアナログなやり方で間に合っていた保育の現場に、幼稚園・保育園ICTシステムを導入することで、実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。園にとって、先生方にとって、保護者にとって、の3者の観点でメリットを見ていきましょう。

1.園にとってのメリット(園長など管理職側)

業務効率化に加え、大切な人材である先生達の労働環境を整えることで、保育の質の向上につなげることができます。

  • 先生達の残業が減り、コスト削減と同時に労働環境の改善が図れ、働き方改革の推進において即効性が期待できる。
  • 園児データの他、納付金の管理、保育士のシフト管理等、今まで紙のファイルをめくらなくてはいけなかった様々な情報が一覧できる。
  • 自治体へ提出する書類なども簡単に集計・作成できる。
  • 複雑な保育料も自動計算し、請求できる。

2.先生にとってのメリット(教諭・保育士側)

圧倒的な業務効率化を図れます。

  • スマートフォン等を使って隙間時間に様々な作業(入力や印刷指示)ができる。
  • アプリ上で欠席連絡を受けられるため、忙しい朝に電話に追われることがなくなる。
  • 指導要録や連絡帳への手書きがなくなり、アプリへの入力のみで済ませられるようになる。
  • PCでおたよりを作って印刷、配布する必要がなくなり、アプリ上で保護者向けの一斉の連絡ができる。
  • 教諭・保育士同士の情報共有がスムーズにできる。
  • アプリ上で勤怠管理ができる。

3.保護者にとってのメリット

スマートフォンでのアプリを利用することで、いつでもどこでも情報が受け取れるようになり、利便性がアップします。

  • 欠席、遅刻、早退、保育時間の変更などの連絡を電話でなくアプリでできるようになる。
  • 紙のおたよりをなくすことなく、お知らせが確実に受け取れる。
  • 欠席していても、リアルタイムに情報を受け取れる。
  • 災害時や不審者情報の緊急連絡なども早く確実に受け取れるため、安心感につながる。
  • 延長保育等の予約がアプリでできる。

 

以上のように、幼稚園・保育園ICTシステムを導入することで、園や先生にとっては業務効率化、保護者にとっては利便性のアップが期待できます。なお、あくまでも業務効率化や利便性のアップは手段であり、空いた時間による子どもとのふれあい時間の増加や保育の質の向上が、一番の目的であり、メリットと言えます。

 

幼稚園・保育園ICTシステムのデメリットは?(4つの落とし穴)

幼稚園・保育園ICTシステムを導入することでメリットがあることは分かりましたが、逆にデメリットはあるのでしょうか。結論から言うと、導入すること自体のデメリットはありません。しかし、使い方や環境を整え切れていないとうまく活用できない、また逆に現場を忙しくしてしまう可能性があるため、慎重に整理して導入することが必要です。

  • 不要な機能を利用し、業務が増えてしまう

便利な機能が多いため、あったらよいかもとの理由から、つい様々な機能を利用することで本来やっていなかったことまでやってかえって業務が増えてしまう可能性があります。コミュニケーションの質向上や、保護者へのサービス拡充につながる面もありますが、先生側の負荷が増えるような手続き、やり取りは安易に増やすべきではありません。

特に、連絡のやりとりがしやすくなることにより、イベント報告・成長記録の報告や、写真アルバムの機能など、よかれと思って始めてしまう場合もありますが、始めてしまうとやめどきが難しいもの。

例えば写真アルバムの機能は、撮影の手間だけでなく、公開する写真を選んだり、個別に公開範囲を設定したり、写真掲載を希望していない園児が写り込んでいる写真を外すなど、手間が増えるので、その機能を使うかどうかは慎重に検討すべきです。

  • PC環境が悪く業務がはかどらない

PCのスペックが低くて動作が遅い、インターネット回線が遅い、といった環境ではうまく機能が発揮されず、手書きの方が早かった、という最悪の事態を招きます。

  • 利用ルールが厳しすぎて実態に合わない

利用できるPCの台数を少なく限定するなど、厳しいルールで縛ってしまうと作業しにくいもの。PCやUSBの持ち帰りができないので、結局自宅で手書きで作業した、などといった声もあります。スマートフォンで利用できるクラウド型サービスであればそのような問題は起こりにくいです。

  • 保護者の理解を得られない

PTAで承認されていたとしても、いざ導入するとアプリ利用に不快感を示したり、自分の子供の肖像権、個人情報に過剰な反応をしたりする保護者も想定されます。一部の保護者のせいで利用機能が限定され、手作業が残ってしまわないように、システムは大切な園児のために、任意参加でなく全員で利用していくもの、と事前に説明して共通理解を得ることが必須です。なし崩し的に進めると反発する声も上がるため、システム会社の担当者の協力を得ながら順を追って進めていくのが安心です。

 

以上が、導入時に環境を整え切れていなかった場合に想定されるデメリットです。どうしたらスムーズに導入し活用できるかは次項でご紹介します。

 

幼稚園・保育園ICTシステム導入を成功させるポイント

機能とメリットを知って、便利なのは分かったが、PCを何台も買いそろえるのは予算的にもスペース的にも無理、使いこなせるか心配、などまだまだ不安な点があることでしょう。幼稚園・保育園ICTシステム導入を成功させるポイントは以下の3つです。

  1. 目的に沿った使い方をする

目的が「先生の業務効率化」であれば、業務効率化につながること、例えば出欠管理のやりとりや記録、保育日誌などの入力、お知らせの一斉配信、など手間削減につながるところを徹底して行うことが重要です。これまでにない、保護者向け報告の充実など、できればいいな、ということに力を入れると、本来の目的の業務効率化どころか、かえって業務が増えてしまうことになります。

  1. 作業しやすい環境を整える(PC、スマートフォン)

気づいたときや手の空いた時間にさっと操作できるように、利用できるPCやタブレットの台数に余裕をもって設置しておくことが重要です。ネットワーク環境やPCのスペックなど、当たり前のことですが、操作性に大きな影響を与えるため、ケチらずに安定したものの共有が必要です。とはいえ、予算が割けない場合は、スマートフォン操作が充実しているタイプを選ぶと安心です。特に、先生方が利用する機能はほとんどスマートフォンで操作できるようになっているサービスを選ぶと、わざわざPCのある職員室に戻る必要なく、スムーズに様々な記録や作業ができ、より効率的です。

  1. 園長や主任が変革の意思を持って導入する

幼稚園・保育園の先生方は若い方が多いため、システムへの理解やスマートフォンの操作の習熟は早いものです。細かい説明なしに直感的に使えることを売りにしているサービスも多いので、園長や主任が先生の働き方を変えよう、と変革の意思を持って積極的に声がけをするなどすれば、あっというまにシステムが浸透し、業務効率化のスピードも早まるでしょう。

デメリットの項で述べたような、保護者の理解を得ることや、利用ルールを定めることなども、上に立つ人が前向きに取り組めば、きっとうまく進んでいくはずです。

 

幼稚園・保育園ICTシステムの比較のポイント

実際に幼稚園・保育園ICTシステムを導入するにあたり、どのサービスを選んだらよいでしょうか。サービスを比較する際のポイントは5つです。

  • 先生も保護者も専用アプリ対応

職員室の共有PCを使うとなると、待ち時間が発生してしまうことも。ちょっとした隙間時間に作業できるように、スマートフォンのアプリの機能が充実しているサービスを選ぶと無駄がありません。

また、保護者もログイン手続きなどがややこしくて使いにくいサービスだとなかなか使ってくれず、大事なお知らせに目を通してくれないこともあり得ますので、簡単に使えるアプリで利用できるサービスが喜ばれます。

  • 業務効率化を狙うならスマートフォンでほとんどの業務ができる

専用アプリであることに加え、様々な業務がスマートフォンでできることが重要です。入力だけでなく、印刷指示までかけられるタイプだと、わざわざPCを利用しに行く必要がなく、直接プリンターに取りに行くだけなので、些細なことのように思えますが効率化が図れます。

  • 機能の範囲

園児管理やコミュニケーション支援だけでなく、幼稚園の運営や事務作業にも使えるかといった点の確認が必要です。デメリットの項でご紹介したように、機能があれこれ多ければいいわけではありませんが、業務効率化が目的なら、効率化につながる機能がちゃんとそろっていて使いやすいかを確認すべきです。

  • セキュリティ対策

園児の大切な個人情報を管理するため、セキュリティ対策がきちんととられたサービスを選ぶ必要があります。ポイントとしては、データ通信の暗号化、IPアドレス等のアクセス制限、役職ごとのアクセス権限、操作ログ情報の取得・管理、データセンターの所在地、外部監査機関による審査などです。

細かく突っ込んでくる保護者への説明材料としても、ただ「安心です」ではなく、「〇〇と〇〇の対策が取られていて、安心して預けられるサービスです」と言い切れるとベターです。ホームページやパンフレットだけでは分かりづらい部分もあるので、各サービスの営業担当者に説明を求めてもよいでしょう。

  • 補助金対応

各種のICT化補助金に対応しているサービスかどうかも重要なポイントです。対応の詳細は各都道府県に確認が必要ですが、実際の補助金の申請や各種提出書類の準備などはサービスの担当者が手伝ってくれることもあるため、まずは聞いてみましょう。

 

おすすめの幼稚園・保育園ICTシステム

比較のポイントを踏まえて、おすすめの幼稚園・保育園ICTシステムをご紹介します。

幼稚園・保育園ICTシステムの資料ダウンロード

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

LeySerKids(レーザーキッズ)(グレープシティ株式会社)

LeySerKids

(出所:LeySerKids公式Webサイト)

学校向けシステムを30年以上、3,000件以上の実績をもつLeySerシリーズの、幼稚園・こども園向け園務効率化クラウドサービス。先生も保護者もそれぞれの専用アプリを利用。先生用アプリは出欠管理表や指導要録などの細やかなレイアウトを含む書類でも直接印刷でき、アプリだけで一通りの業務が行える。保護者用アプリでは欠席連絡や園からのお知らせの受信ができるため、保護者とのやりとりの効率化も図れる。納付金の管理や行事管理、SNSを使った園児募集など、運営業務の支援も行える。「園務改善のためのICT化支援」補助金対応。

  • 料金は月額20,000円から。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

詳細はこちら

コドモン(株式会社コドモン)

コドモン

(出所:コドモン公式Webサイト)

2015年の展開開始から約4年で3,600園の導入実績のICTシステム。ほぼ毎日機能改善を実施し、説明書要らずを謳う、シンプルな画面と使いやすさにこだわり。基本機能に加え、健康チェックや献立管理のような幅広い機能を有すが、必要な機能だけをカスタマイズして取り入れるため、必要最低限だけ導入できる。登降園記録は、専用ICカードの他、電子マネー、タッチパネルも対応。保護者向けマイページや登降園タブレットは英語への切り替えが可能なため、外国人の園児の多い園や、インターナショナルスクールでも導入可能。「園務改善のためのICT化支援」「保育所等におけるICT化推進補助金」他、各種補助金対応。

  • 料金は月額5,000円。基本機能が使える。
  • 登降園管理やシフト作成などは各種オプションとして別料金。

詳細はこちら

 

WEL-KIDS(ウェルキッズ)(ニューアーチデザイニング株式会社)

WEL-KIDS

(出所:WEL-KIDS公式Webサイト)

200園以上の導入実績で、保育園・幼稚園・認定こども園・学童の業務を効率化し、働きやすい環境を作るためのICTシステム。多様な保育料金の計算に対応しており、基本保育料や延長料金はもちろん、月額・日額の多彩なオプション料金も請求可能。登降園はタブレットにタッチ。成長記録や健康情報も一元管理。保育予約の申請や複雑な料金計算にも対応。各種補助金対応。

  • 料金はお問合せ。

詳細はこちら

 

キッズプラス(株式会社APProg)

キッズプラス

(出所:キッズプラス公式Webサイト)

保育園向けの業務支援システムで、施設管理者用システムと登降園管理アプリと保護者アプリの3つから構成。特長は、低価格で再発行が簡単な次世代バーコードと言われるカメレオンコードを利用しての登降園記録で、複数人同時に遠くからでも打刻できるため、スムーズで、大人数の保育園でも安心。各種補助金対応。

  • 基本料金は人数に応じて変動。2000円(30人まで)~。
  • 登降園管理や請求管理、シフト管理等は別途オプション。

詳細はこちら

キッズリー(ユニファ株式会社)

キッズリー

(出所:キッズリー公式Webサイト)

1,000園以上導入の、初期費用0円 、月額利用料0円、利用料金無料で、アプリで簡単に始められるサービス。出欠連絡、連絡帳、写真、個別連絡、お知らせ、カレンダーを利用可能。登降園管理、帳票管理の他、保育士のコンディション診断ができる保育者ケアのアプリも。各種有料オプションあり。補助金対応。

詳細はこちら

 

Hoisys(ホイシス)(保育ICT株式会社)

Hoisys

(出所:Hoisys公式Webサイト)

保育園運営会社と共同開発したシステム。園児情報、登降園管理、アレルギー管理、健康チェック、延長保育料計算、シフト・勤怠管理など、月額料金で全ての機能が利用できる。園児情報の画面では園児と保護者の顔写真が登録できるため、お迎えに来る人の確認に便利。補助金対応。

  • 60名以下のプランで、初期費用60,000円+月額12,000円。
  • 月額料金のみで全ての機能が使え、オプション料金はなし。
  • 小規模保育施設でも導入しやすい5名以下、19名以下のプランもあり。

詳細はこちら

 

園-SiEN(株式会社サーヴ)

園-SiEN

(出所:園-SiEN公式Webサイト)

園児管理、登降園管理、保護者との連絡管理、の3システムからなるパッケージサービス。登降園の打刻はICカード、バーコード、タッチパネル。連絡機能は2段階認証。登降園データから延長保育料の自動計算も。補助金対応。

  • 初期費用、利用料、保守費用等込みで900,000円~。月額のクラウドサービスが多い中、許可がおりない場合などは選択肢に。

詳細はこちら

 

まとめ

保育の現場と一口に言っても、幼稚園か保育園か、公立か私立か、付属か、など様々です。特に公立の場合は自治体とのすり合わせや他園と足並みをそろえる必要もあり、園長の一存では簡単に導入できません。しかし昨今の働き方改革を推進する流れを追い風に、一歩踏み出してみると大きな変化がうまれるのは間違いありません。夏休みなど、長期休みをチャンスととらえ、まずは調べることから始めてみるとよいでしょう。

なお、幼稚園・保育園ICTシステムのサービス紹介資料はこちらからダウンロード可能です。ぜひご覧ください。

幼稚園・保育園ICTシステムの資料ダウンロード

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

 

作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。

LeySerKids(レーザーキッズ)|インタビュー掲載

LeySerKids(レーザーキッズ)|インタビュー掲載

幼稚園・こども園で働く先生の様々な業務を効率化する園務効率化クラウドサービスです。出欠管理、保育日誌、指導要録などの作成や、保護者とのアプリを通じた欠席連絡、お...

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

このページの内容をシェアする

  • Facebook
  • Twitter
  • LINE
TOPへ戻る

資料ダウンロードフォーム

1分で簡単登録。無料

入力フォームはこちら

登録済みの方はこちら

パスワード再発行

アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。

アンケートにご回答ください。

サービスの導入検討状況を教えてください。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、ダウンロードいただきます。

ご回答ありがとうとございます。

ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。

CLOSE