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保育園にタブレットを導入すると何が変わるか?メリットあり?

保育園にタブレットを導入すると何が変わるか?メリットあり?

2019-09-17

保育現場のデジタル化に関心はあるけれど、本当に役立つのか、使いこなせるのかが不安、とお考えの方へ、保育園向けのタブレットの導入効果、保育士の業務の変化、そしておすすめの保育園向けICTシステムについてご紹介します。保育園にタブレットを導入することで、時間のかかるアナログな手作業から解放され、子供と関わる時間を増やして保育の向上、そして働き方改革まで一気に推し進めることが可能で、期待の持てるシステムであることは間違いありません。

目次

 

保育園にタブレットを導入する目的

プライベートではスマートフォンやタブレットを日常的に利用しているのに、職場である保育園ではいつまでも手書きをし、指を折って数を数え、保護者とのやり取りは電話、かわいらしいイラスト入りのプリントを配る、という環境にお勤めの保育士の方は多いはず。そもそもデジタルとかけ離れた保育園にタブレットを導入する目的とは何でしょうか。

結論から言うと、「保育士も、園の運営者も、保護者も手間を減らすことができるから」です。特に、負担の大きい保育士の負担軽減のために導入を決めることが最も多いと言われています。しかし、大人が楽をしたい、というが最終の目的ではありません。あくまでもタブレットを導入し、手間を減らした分、子供に関わる時間を多く捻出できるようになり、保育の質の向上につながるからです。

デジタル化に興味はあるが、導入が難しそうで心配、導入しても使いこなせるのか不安、とお悩みの方も多いでしょう。しかし保育士は若い方も多く、日常的にスマートフォンを利用している人にとっては、タブレット型の保育園向けICTシステムは負担なく利用できるはずです。シンプルな操作を売りにしたサービスも多いので、スムーズに導入が進むでしょう。

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保育園へのタブレット導入でできること

保育園にタブレットを導入すると様々な手間が省けることが分かりましたが、では具体的にはどのようなことができるのでしょうか。保育園向けタブレットの機能を、楽になる項目別に3つに分けてご紹介します。

  1. コミュニケーションを手軽にする機能

タブレット・スマホを利用し、手書きやPCでは実現できない気軽さで、園と保護者の双方のコミュニケーションを円滑化します。

  • 欠席連絡受付
    欠席、遅刻、早退、預かり時間の変更などの連絡をアプリ上で行えます。保育士は朝の忙しい時間に電話に出る必要がなくなるため受付しやすくなり、保護者は電話がつながりにくいという問題を解決でき、移動の電車の中などでも利用できるため利便性がアップします。データは出欠簿のまとめにも利用できます。
  • おたより配信機能
    アプリ上でおたよりを配信します。配布と印刷の手間がなくなり、紛失の心配もありません。欠席者にも最新の情報を遅れることなく届けられます。
  • お知らせ一斉配信
    アプリ上で運動会などの行事の中止、災害時の緊急連絡、不審者情報などを一斉に配信できます。一件ずつ電話をかけて伝えるより早く手軽で、さらに未読か既読かが分かるため、メーリングリストより確実性が高いです。
  • イベント受付機能
  • 連絡帳機能
  • 保育予約管理機能
  • アンケート機能

 

  1. 記録・書類の作成を助ける機能

タブレット・スマホを利用することで、手書きやPCと違い、隙間時間に入力ができるようになります。お昼寝時間にまとめて記入する作業から解放されます。

  • 日誌・連絡帳入力機能
    タブレットやスマートフォンで手軽に日誌や連絡帳への入力が可能です。
  • 指導要録・指導計画入力機能
  • 健康管理記録入力機能
    検温、排便、お昼寝の管理もアプリ内で入力して完結。手書きのようにメモを日誌に転記する必要がありません。
  • ヒヤリハット・事故報告書の管理
    行政へ提出用の書類を選択式で作成でき、園内でデータを蓄積できます。

 

  1. システムならではの、データ管理機能

手書きや手計算、Excelと違い、タブレットやスマホで入力したデータをそのまま利用・集計して書類を作ったり、システムに入っているデータをタブレットやスマホで参照したりできます。

  • 園児情報管理機能
    基本情報に加え、保護者との連絡履歴や納付金情報、指導要録などを管理し、タブレットやスマホでいつでも必要な情報を取り出せます。タブレットやスマホからの入力もできるため、紙への記入よりスムーズで作業効率が上がります。
  • 自治体への報告書類の作成
    園長などが各自治体等へ提出する書類を、各種集計機能で自動作成できるため、作業効率があがります。
  • 登降園記録
    ICカードやタッチパネル、バーコードなどで打刻でき、出席記録データとなります。
  • 写真管理・販売
    撮影しただけで公開され、決済・印刷・発送を代行してくれるサービスも。
  • 納付金管理
  • 毎月の保育料の計算から請求管理
  • 園バス位置情報
  • 保育士のシフト作成・勤怠管理

 

保育園のタブレット導入効果やメリット

さて、タブレット利用の保育園向けICTシステムには、多くの機能があることが分かりましたが、手書きの作業や職員室のPCを利用するだけのシステムと比べ、どのような導入効果やメリットがあるのでしょうか。保育園と保護者の立場別にご紹介します。

  • 保育園への導入効果・メリット

まず、保育士の業務の大幅な効率化が見込まれます。(どのような業務の変化があるかは次項でご紹介します。)残業時間が減り、職場環境改善が見込まれるため、ただでさえ保育士不足と言われている中で優秀な人材の流出を防ぐことができます。

また、保育士を事務作業、単純作業から解放することにより、子供と触れ合う時間が増え、また指導内容に工夫を加えるなどといった保育の質の向上が期待できます。

園長など園の運営者自身にとっても、行政への提出書類などの効率化が図られるため、毎月のややこしい書類の集計、記入作業から解放されます。

  • 保護者への導入効果・メリット

保育園向けICTシステムを導入することで、保育園からのお知らせ、おたよりをスマホで受けられるようになるため、毎日配られる大量の紙書類の管理に悩むことなく、必要な書類だけを好きな時間にスマホで確認することができます。お休みしてしまっても、最新の情報を受け取れます。また、出欠の回答などもスマホで手軽に行えるため、負担が減ります。

忙しい朝に欠席や遅刻の電話をかけるのは大変ですが、スマホで連絡することで移動中でもさっと行え、電話がつながりにくい、というトラブルもなくなります。

 

タブレット導入による保育士の業務の変化

前項で保育士の業務が大幅に改善される、と述べましたが、具体的にどのような変化がみられるのでしょうか。一日の様子を簡単に時系列でみていきましょう。

1.電話対応の軽減(電話のために早く出社することがなくなる)

まず、朝、欠席や遅刻はシステム上で送信されてくるため、忙しい朝の時間に電話対応に追われることがなくなり、準備や登園してきた子のお世話に集中することができます。

2.先生の把握や記録業務の効率化

次に登園時、保護者がタブレットへのタッチやICカードの読み込みなどによって、登園記録がシステム上で自動的にされるため、誰が来て誰がまだかといった把握に時間と手間を取られることなく、子供を迎えてあげることができます。

保育中は、検温や排便、お昼寝の記録など、今まで手書きのメモやあるいは覚えておいて、お昼寝の時間にまとめて記載していたような保育日誌や連絡帳への記入作業が、タブレットやスマホへ隙間時間に入力することで分散されます。PCしか利用できないシステムだと職員室へ足を運ぶ必要がありますが、スマホやタブレットなら保育室で手軽に記録できるからです。

また、気になる点があった際にタブレットやスマホですぐに園児の基本情報や保護者とのやり取りなどを参照できるので、職員室に行って園児の台帳をめくって調べる必要がなくなります。

降園時も、登園時同様にシステムで記録されるため安心です。保育予約の受付やイベントの出欠管理についてもシステムで行えるため、保護者とのやりとりに時間を割く必要がなくなります。

3.隙間時間の有効活動による残業の予防

おたよりの作成に関しては、紙で渡す場合は作成し、コピーして降園時までに渡さなければなりませんが、システムではタブレットやスマホ上で打ち込んで発信するだけなので、落ち着いた時間や隙間時間に進めることが可能です。また印刷して配る場合でも、スマホから印刷指示までかけられるため、プリンターに取りに行くだけで済みます。

シフト提出や確認等もスマホでできるため、帰宅中の電車の中などで済ませることもできます。

 

一つ一つはささいな違いのように思えますが、毎日の積み重ねです。特に「タブレットやスマホでさっと入力できる点」と「入力されたデータを活用・参照できる点」は大きな効果が期待できます。

 

タブレットに対応した主な保育園向けICTシステム

さて、タブレットに対応した保育園向けICTシステムの導入効果や保育士の業務の変化を見てきましたが、実際にどのようなシステムを導入したらよいのでしょうか。プライベートでスマホを利用している人が多いため、一般的なアプリへの入力や操作は問題なく、すぐに使いこなしてくれるでしょう。しかし、入力画面にたどり着くまでに何度も操作が必要な作りだったり、画面切り替えがやりにくかったり、読み込みや表示に時間がかかったりすると使いにくいですし、頻繁にエラーになるなどは問題外です。あくまでも「さっと入力できる」操作性が重要です。また、大切な個人情報を扱うため、セキュリティの面でも安心できるサービスを選ぶべきです。それらの観点でおすすめの保育園向けICTシステムをご紹介します。

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LeySerKids(レーザーキッズ)(グレープシティ株式会社)

LeySerKids

(出所:LeySerKids公式Webサイト)

学校向けシステムを30年以上、3,000件以上の実績をもつLeySerシリーズの保育園・幼稚園向けICTシステム。

園児の基本情報をはじめ、保護者情報、納付金情報などを一括管理、クラスや学年、フリーワード検索で見たい情報を10秒以内に表示できる。先生も保護者もそれぞれの専用アプリを利用。先生用アプリは出欠管理表や指導要録などの細やかなレイアウトを含む書類でも直接印刷でき、アプリだけで一通りの業務が行える点も定評あり。保護者用アプリでは欠席連絡や園からのお知らせの受信ができるため、園と保護者とのやりとりの効率化も図れる。保育士同士の業務連絡もアプリ内で行え、早く確実に伝えることができる。納付金の管理や行事管理など、運営業務の支援も行える点も特長。特にスマホ対応ページの作成、SNSへの共有が簡単で、アクセス数の分析機能もあるため、園児募集、行事アンケート、入園説明会などのマーケティングに活用できる点は、学校向けシステムで長年の実績をもつLeySerシリーズならでは。

  • 料金は月額20,000円から。

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コドモン(株式会社コドモン)

コドモン

(出所:コドモン公式Webサイト)

2015年の展開開始から約4年で3,600園の導入実績の保育園ICTシステム。説明書要らずといわれるほどシンプルな画面と使いやすさが人気。基本機能に加え、健康チェックや献立管理のような幅広い機能さも売りだが、必要な機能だけをカスタマイズして必要最低限だけ導入できるので安心。登降園記録は、専用ICカードの他、電子マネーやタッチパネルも対応可能。保護者向けマイページや登降園タブレットは英語への切り替えが可能で、外国人の園児の多い園等、インターナショナルスクールでも導入可能。

  • 料金は月額5,000円。基本機能が使える。
  • 登降園管理やシフト作成などは各種オプションとして別料金。

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Hoisys(ホイシス)(保育ICT株式会社)

Hoisys

(出所:Hoisys公式Webサイト)

保育園運営会社と共同開発した保育園向けICTシステム。園児情報、登降園管理、アレルギー管理、健康チェック、延長保育料計算、シフト・勤怠管理など、豊富な全ての機能を月額料金のみで利用できる。園児情報の画面では園児と保護者の顔写真を登録することができる、お迎えに来る人の確認に便利な点が人気。

  • 60名以下のプランで、初期費用60,000円+月額12,000円。
  • 月額料金のみで全ての機能が使え、オプション料金はなし。
  • 小規模保育施設でも導入しやすい5名以下、19名以下のプランもあり。

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まとめ

タブレット利用の保育園向けICTシステムを導入することで、どのようなメリットがあるか、また保育士の業務がどのように変わるか、おすすめのサービスなどについてご紹介しました。各種のICT化補助金制度があるため、利用を検討する場合は補助金対応しているサービスかどうかも重要なポイントとなります。対応の詳細は各都道府県に確認が必要ですが、実際の補助金の申請や各種提出書類の準備などはサービスの担当者が手伝ってくれることもあります。保育士の職場環境、そして子供の保育環境を守るため、一歩踏み出して調べることから始めてみるのがよいでしょう。

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作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。

LeySerKids(レーザーキッズ)|インタビュー掲載

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幼稚園・こども園で働く先生の様々な業務を効率化する園務効率化クラウドサービスです。出欠管理、保育日誌、指導要録などの作成や、保護者とのアプリを通じた欠席連絡、お...

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