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クラウド型ビジネスフォンでスマホを内線化する方法。メリット5点も確認

クラウド型ビジネスフォンでスマホを内線化する方法。メリット5点も確認

最終更新日:2021-12-14

社用携帯の管理業務の簡便化、従業員の個人スマホの業務活用、固定電話の管理運用などにお悩みの方へ。クラウド型ビジネスフォンを利用し、スマホを内線化する方法やメリット、おすすめサービスをご紹介します。

目次

クラウド型ビジネスフォンとは?

従来のPBX機器を使用せずにインターネットを通じて、スマホやソフトフォンなどを内線電話としてつなげることができるのがクラウド型ビジネスフォン。

物理的なケーブル接続を必要としないので、レイアウト変更やオフィス移転の際にも業者による配線工事等も不要に。内線番号の割り当てなども簡単に設定変更できるため、短期的なコールセンターの設置、オフィスのフリーアドレス対応などの際に役立つサービスです。

一番の特長は、スマホをビジネスフォンとして内線化できること。外出先でも通話料がかからない内線同士の通話ができたり、従業員の私物のスマホにアプリを入れるだけでビジネスフォンとして利用できるようになったりします。社用スマホが不要になるというメリットも。

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スマホ内線化の方法(クラウドPBXとIP-PBX)

スマホを内線化するための2つの方法を解説します。

方法①:IP-PBXで通信方法をIP回線にする

通信方法が従来のアナログ電話回線ではなく、IP回線であれば、スマートフォンを内線電話として利用可能となります。「IP-PBX」はオフィス内に電話交換機を設置する方法。従来のPBXよりは手軽ですが、高額な機器を購入し、オフィスに設置し、メンテナンスが必要です。

方法②:クラウドPBXで通信方法をIP回線にする

「クラウドPBX」は電話交換機をクラウドにしてサーバーや機器を設置せずに実現する方法。電話交換機を使わずにIP回線にできるので、機器の購入・買い替え、設置場所が必要なく、「IP-PBX」よりも手軽です。さらに、クラウドサービスのため常に最新の機能が利用できるというメリットも。

本記事では、初期費用やメンテナンス費用を抑制できることから利用が進んでいる「クラウドPBX」によるスマホ内線化についてご紹介します。

 

スマホ内線化の5つのメリット

クラウドPBXを導入してスマホを内線化した場合のメリットを5つご紹介します。

メリット1:場所にとらわれない働き方の実現

一番の大きな変化は、どこにいてもオフィスと同じように働けるという点です。テレワークの普及が進む中で、従業員同士で連絡を取る方法を考える必要が出てきました。

これまでのように、部署に電話して該当者につないでもらうのではなく、スマートフォン内線化して話したい相手と連絡がとるという方法が有効です。外部からの入電に関しても同様に、スマートフォンで受けられるようになるため、場所にとらわれない働き方の後押しとなります。

また、スマホ内線化とナビダイヤルと組み合わせることで、在宅でコールセンターのオペレーター業務ができるようになるなど、在宅ワークの幅も広がっています。

メリット2:オフィスレイアウトの自由度の向上

スマホを内線化してワイヤレスにすることで、オフィス内のレイアウト変更、人事異動時の座席の移動なども格段に楽になります。既存の固定回線だと配線工事が必要なので、変更時には工事のために業者を呼び、手間とコストがかかっていました。

しかし、内線としてスマホを持ち、自席でも会議室や共有スぺ―スでも自分宛ての電話が受けられるようになり、場所にとらわれずに仕事をすることが可能に。また、フリーアドレスのオフィスの実現には、スマホの内線化が不可欠です。

メリット3:通話料金の抑制

スマホを内線化すれば、外出先でも内線通話ができるようになるため、従業員同士の通話料金が安価になります。外出する人が多い企業・部署ほど、コストカットが期待できるでしょう。また、全国に拠点がある場合、IP電話で拠点間通話ができれば、その通話の費用はかかりません。

メリット4:保守・メンテナンス費の抑制

IP-PBXや固定電話機の保守、レイアウト変更や組織改編による番号変更を、その都度業者に依頼すると、手間や費用がかさんでしまいます。

しかし、クラウドPBXであれば、管理者が管理画面から設定変更するだけでOK。クラウドサービスなので、機器の修理や不具合への対応、買い替えなども不要になります。通話料だけでなく、保守・メンテナンスにかかる費用が抑えられるのもメリットです。

メリット5:オフィス出勤者の負担軽減

固定電話だと、オフィスに出勤して在席している人ばかりが電話をとることになり、出勤者の負担が増えてしまいます。しかし、スマホを内線化すれば、どこにいても受電できるようになります。電話の取次ぎ業務をなくし、内勤・外勤といった棲み分けを減らすことで、業務効率化・リモートワーク推進に役立つでしょう。

 

スマホ内線化の仕組み

次はクラウドPBXを使ったスマホ内線化の仕組みについて解説します。

(1)外部からの受電

まず、外部からの受電時は、クラウドPBXが電話を受けてスマホに転送します。受電者のスマホへの転送はもちろん、既存のビジネスフォン同様にグループ着信も可能。留守番電話設定もできます。外部への発信時は、スマートフォンから電話番号を入力すると、クラウドPBX経由で外部に発信されます。

(2)社内の内線電話

通話者が社内外どちらにいても、クラウドPBXを経由して内線同士で通話できるため、通話料は無料となります。
インターネット回線経由でIP電話として受発信するため、Web電話帳と組み合わせて利用することが可能。誰からの着信かがすぐわかるほか、Web電話帳から宛先を選んで発信することもできるので、面倒なスマホの連絡帳への登録作業から解放されます。

 

クラウドPBXを用いたスマホ内線化の注意点

クラウドPBXを使ったスマホの内線化の仕組みとともに、導入時の注意点を見ていきましょう。

注意点1:内線化するスマホ端末

内線化するスマホ端末について、「会社貸与で行う場合」と、「社員が自分で保有している端末を利用する場合」の2パターンあります。どちらも、クラウドPBXに対応したスマホ向けアプリをインストールすることで内線化できるので、一般的なスマートフォンがあれば十分。ただし、古すぎてアプリをインストールできないスマホやガラケーは対象外となるので、要注意です。

注意点2:セキュリティ対策

私物のスマホを利用することは、BYOD(Bring Your Own Device、私物端末の業務利用)と呼ばれる、企業が端末を用意し、基本料の負担や管理をする必要がないため、効率的で広まりつつある考え方です。ただし、使い方を誤ったり、セキュリティ対策が甘かったりすると、情報漏洩につながる危険性も。

そのため、スマホを紛失した際に取引先情報が漏洩しないよう、連絡先はアプリ内でのみ管理して端末に情報を残さないなど、セキュリティ対策を備えたサービスを選ぶとよいでしょう。

注意点3:電話番号の使い分け

内線として使うだけでなく、取引先とのやりとりも多い場合は、プライベート用とビジネス用とで電話番号をを使い分けられるサービスを利用したほうが安心です。また、フリーダイヤルやナビダイヤルなどを利用している場合は、それらに対応したクラウドPBXを選ぶ必要があります。

 

主なクラウドPBXサービス

手軽な導入とスマホの内線化の実現に役立つ、おすすめのクラウドPBXをご紹介します。

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Arcstar Smart PBX(NTTコミュニケーションズ株式会社)

Arcstar Smart PBX公式Webサイト

(出所:Arcstar Smart PBX公式Webサイト)

1,000名以下の中堅や中小規模向けのクラウドPBX。PBXやビジネスフォンなどの通信設備の購入やメンテナンスの負担を削減するとともに、オフィス外での外線の受電などで多様な働き方を実現。
アプリをインストールするだけで、スマホを内線端末として利用可能。外出先からでも通話料無料で内線通話ができる。転送やグループ着信といった設定も、Web上で簡単に担当者が変更できる。ナビダイヤルやフリーダイヤルとの連携など、複数の回線サービスを組み合わせることも可能。
その他、Web連絡帳アプリの「PHONE APPLI PEOPLE」など、様々なアプリと連携して多機能に利用できる。

  • 料金:月額5,000円/ID(契約基本料)、 500円/ID(利用料)、初期費用10,000円/契約 ※別途、外線サービスや端末レンタル料など

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トビラフォンCloud(トビラシステムズ株式会社)

トビラフォンCloud公式Webサイト

(出所:トビラフォンCloud公式Webサイト)

ユーザー数約1,400万人を誇る、トビラフォンブランドのクラウドPBX。社内共有電話帳や内線・保留・転送などにも対応している。内線が無料なのはもちろん、トビラフォン Cloud利用企業間であれば外線通話も無料。
スマホにアプリを入れるだけで、最短で翌営業日から利用開始可能。独自の迷惑電話防止技術で集めた約30,000件の迷惑電話番号リストにより、迷惑電話を自動的にブロックできる機能が特長。通信はすべて暗号化されており、発着信管理、迷惑電話リスト、録音データなどは管理画面で一括操作できる。録音機能や電話転送機能などが基本料金に含まれている点も嬉しい。

  • 料金:月額3,300円+オプション料+通話料、初期費用:30,000円 ※1セットあたり、外線電話番号数1番号、外線同時通話数2ch、内線番号数5番号

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SPICA CLOUD(スピカ クラウド)(株式会社メガ)

SPICA CLOUD

(出所:SPICA CLOUD公式Webサイト)

固定電話やIP電話の番号をスマホアプリで連携させるだけで、スマホで簡単に使えるテレワーク対応のクラウドPBXサービス。スマホ1台で5番号が利用できる。
ビジネスサポート事業で12万社の実績を持つ株式会社メガ提供。自社ブランドならではのリーズナブルな価格設定で、ビジネス利用に役立つ機能が豊富に揃う。人気の機能に、着信時に顧客情報を自動表示させる「CTI連携」、スマホでのFAX送受信、公私で分けての電話帳管理、エントランス設置のiPadから直接担当者のスマホを呼び出せる「iPad受付システム」など。

  • 料金:月額基本料3,500円、月額利用料350円/ID〜

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MOT/TEL(モッテル)(株式会社バルテック)

MOT/TEL公式Webサイト

(出所:MOT/TEL公式Webサイト)

導入実績20,000社以上のクラウド型PBXで、社用や個人端末のスマホ・PCから、会社番号で発着信や内線、更にFAX・チャットも利用できる点が特長。アプリや専用ソフトをスマホ・PCにインストール、設定するだけで、ビジネスフォンのように内線通話、会社番号での発信・取次が可能に。
誰からの着信かをPC画面上にポップアップ表示するCTIや、アナウンスを流して要件に合わせて着信先を振り分けるIVR、受発信内容の録音など、電話業務を効率化するための便利な機能を、オプションで多数用意している。
受信したFAXを自動でPDFデータにして、スマホ・PCで確認できるほか、データのまま送信、またFAXが届いたらチャットに自動通知が来るように設定するといった使い方もできる。

  • 料金:月額3,980円/20台、初期費用29,800円〜 ※中・大規模向けプラン有り

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03plusエンタープライズ(株式会社グラントン)

03plusエンタープライズ公式Webサイト

(出所:03plusエンタープライズ公式Webサイト)

スマホにアプリをインストールしてログインするだけ。シンプルなUIで簡単に利用できるクラウドPBXサービス。特徴は、電話回線が一体化しているところ。全国主要都市46の市外局番エリアの固定電話番号をオンラインで取得可能。固定電話番号ポータビリティにも対応しているため継続利用も可能(一部条件あり)。電話番号取得・変更の手間を省いて、最短即日から手軽に導入することができるので便利。
Web管理画面上から簡単に、電話の取次ぎや着信の鳴り分け設定ができ、「誰がどの電話に対応したのか」も確認可能。受注窓口・コールセンターなどもテレワーク化が期待できる。

  • 料金:月額980円(1ID・1回線)
    ※以降、1IDごとに月額700円、1回線追加ごとに月額200円追加

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モバビジ(クラウドテレコム株式会社)

モバビジ公式Webサイト

(出所:モバビジ公式Webサイト)

NTT東日本・西日本の「ひかり電話」とクラウドテレコムの「クラウドPBX」「スマホアプリ」、Panasonicの「IP電話機」の組み合わせで実現したクラウドPBX。
従来のPBXやビジネスフォンなどの通信機器に備わった外線ボタンやグループ着信、転送といった基本的なビジネスフォンの機能だけでなく、スマホを内線化できるため、外出先からでも無料で内線通話が利用できる。総務省判定基準「クラスA」の音声通話品質。

  • 料金:要問い合わせ

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BIZTELモバイル(株式会社リンク)

BIZTELモバイル公式Webサイト

(出所:BIZTELモバイル公式Webサイト)

コールセンターユーザーを中心に累計2,000社以上もの導入社数を誇る「BIZTEL」シリーズの一つ。オフィス電話のモバイル内線化サービス。各携帯端末で会社の代表番号を発着信でき、「保留」「転送」などオフィス電話機能も利用可能。他のクラウドPBXサービスとの違いは、データ通信を使う通話サービスではなく、携帯電話の通話機能を利用しているところ。通話が途切れる心配がなく、高品質の通話環境で安定した電話応対が期待できる。導入も簡単で、PBX・電話回線・構内アンテナ・無線LAN・インターネット回線など一切不要。モバイル端末のみで導入できる。リモートワーク・テレワーク・在宅勤務の他、フリーアドレスやノマドなど様々なワークスタイル導入を考えている企業にはおすすめ。

  • 料金:月額30,000円〜

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GoodLine(株式会社Good Relations)

GoodLine公式Webサイト

(出所:GoodLine公式Webサイト)

1,500社以上で導入されているクラウドPBX。通話の見える化に関する機能が充実しており、BtoBだけでなく、BtoCにも役立つ。例えば、稼働状況モニタリング、発着信分析、全通話履歴参照等の他、1年間分の全通話を録音して保存しておくことができるため、コールセンターで多発する、言った言わないのトラブル防止や、クレーム時の情報共有に役立つ。
二段階認証、IPアドレス制限、通信暗号化といったセキュリティ対策も充実しているので、テレワーク環境でも安心して利用できる。

  • 料金:月額1,000円〜/内線(通常プランの場合、月額基本料5,000円が必要)、初期費用10,000円〜/内線 ※その他、大企業向けプランやオプション多数

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T-Macss(株式会社クロノス)

T-Macss公式Webサイト

(出所:T-Macss公式Webサイト)

会社の電話環境をクラウド化する多機能クラウドPBXサービス。スマホにソフトフォンアプリをインストールするだけで、従来のビジネスホンと同じ機能(内線、転送、03番号への着信)を利用できる。既存番号の引き継ぎはもちろん、新規で03番号や0120番号の取得ができるので、活用の幅が広い。また、オフィス電話機能に加えてコールセンター機能が充実していることも特長。CRMやCTIと連携して着信時のポップアップが可能なほか、通話録音、IVR(自動音声応答)やACD(着信条件設定)などの利用もできる。1席から必要な分だけ追加できるので無駄なく利用できる点も魅力。

  • 料金:要問い合わせ

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まとめてクラウドPBX(株式会社コヴィア・ネットワークス)

まとめてクラウドPBX

(出所:まとめてクラウドPBX公式Webサイト)

代表着信番号として03番号と050番号の両方がプリセットされた、代表回線1本と内線5本が含まれたクラウドPBX。
代表番号は業務時間外の音声自動応答、着信転送機能、内線は離席時の自動転送、留守録のメール転送などの機能がそろっているほか、スマホの内線化も可能。最短5分で申し込みが完了する手軽さも魅力だ。

  • 料金:月額4,800円/5回線 ※追加は1回線につき980円

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ひかりクラウドPBX(東日本電信電話株式会社)

ひかりクラウドPBX

(出所:ひかりクラウドPBX公式Webサイト)

専用アプリケーションを用いて、スマホを内線化できるクラウドPBX。
従来のPBXやビジネスフォンとの併用も可能なため、段階的にクラウド化を進めたい会社におすすめ。光アクセスサービス、WiFi環境、情報セキュリティ対策、電話環境といったICT環境をまるごと任せられる「まるらくオフィス」サービスがあり、一気に通信環境を変えたいときや、新規導入を検討しているときに便利。

  • 料金:要問い合わせ

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UNIVOICE powered by Avaya(トラムシステム株式会社)

UNIVOICE powered by Avaya公式Webサイト

(出所:UNIVOICE powered by Avaya公式Webサイト)

累計3,000社以上での導入、リピート率92%という実績を持つクラウドPBX。
内線電話、外線電話、パーク保留、転送、留守電といったビジネスフォンとしての基本機能に加えて、UC機能(UnifiedComminication)を実装しており、IM(インスタントメッセージ/チャット)、電話会議、Web会議、プレゼンス(在籍確認)などが利用可能。外部からの不正アクセス対策も万全だ。

  • 料金:月額1,200円〜/ID

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Cloud Phone Biz(株式会社アジャストワン)

Cloud Phone Biz

(出所:Cloud Phone Biz公式Webサイト)

私用スマホのBYPD、スマホから会社番号での発信、無料での内線通話といった基本的なビジネスフォン機能以外にも、様々な機能が搭載されたクラウドPBX。
電話帳機能では、名刺データや顧客情報に加えて、スケジュールや出退勤の管理も行える。名刺登録はOCRにより、撮影した画像が自動で文字情報に変換されて取り込まれるため、名前や住所、電話番号を保存することができる。
年賀状やハガキ、ラベルの宛名印刷機能のほか、グループチャット、施設予約、FAX受信・閲覧といった機能まで幅広く対応。NTTもしくはKDDIの回線を利用した、安定した通信環境にも定評あり。
業界最安クラスの利用料金もうれしい。

  • 料金:月額180円〜/ID

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Comdesk Flat(株式会社Widsley)

Comdesk Flat公式Webサイト

(出所:Comdesk Flat公式Webサイト)

スマホにアプリをインストールするだけでビジネスフォン機能とコールセンターレベルのPBXを利用できる次世代型ビジネスフォン。スマホ一台で複数の電話番号を発着信でき、代表番号・サポート番号・営業直通番号などを同時収容して用途に応じて使い分け可能。「○○商事の○○様からお電話です。3番お願いします」といった日本型ボタン電話による保留もできる。リモートで会社の電話番号を使いたいが、「インフラや端末を用意・管理するのは面倒」「発着信の設定や運用を変更する手間は省きたい」という場合にはおすすめ。

  • 料金:月額1,980円/ID〜

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クラコールPBX(株式会社三通テレコムサービス)

クラコールPBX公式WEBサイト

(出所:クラコールPBX公式Webサイト)

安価な料金で新しく電話番号を取得できるクラウド型ビジネスフォン。オフィスの電話をスマホやPCでとることができ、かつ内線・保留などビジネスフォン機能も利用可能。
1ユーザーから利用可能(1ID980円)で、6ユーザー以降は基本料無料。100ユーザーでも1,000ユーザーでも月額4,900 円。初期費用もなく、最低利用期間もなく、1カ月だけの利用も可能(違約金なし)。スタートアップ・スモールスタートだけでなく、キャンペーン時・繁忙期などの臨機応変な利用にも最適。開通までは最短3日。利用電話機数の増減など各種設定もWeb管理画面上で簡単に設定できる。

  • 料金:月額980円(1ユーザー)※6ユーザー以降は無料。基本料金は最大でも月額4,900円まで

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まとめ

クラウドPBXを導入し、スマホを内線化する際の方法やメリット、おすすめサービスをご紹介しました。従来のビジネスフォンと同等、あるいはそれ以上の便利な機能を持つクラウド型ビジネスフォンを利用すれば、いつでもどこでスマホアプリから内線通話ができるようになります。

従業員の私用スマホを活用することで端末費用も抑えられるほか、設定変更も簡単なため、従業員と企業と双方にとってメリットが多いクラウドPBX。自社にあったサービスを導入してスマホの内線化を実現し、時間や場所にとらわれない働き方を実現しましょう。

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