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クラウド型ビジネスフォンでスマホを内線化する方法とメリット

クラウド型ビジネスフォンでスマホを内線化する方法とメリット

最終更新日:2023-10-19

社用携帯の管理業務の簡便化、従業員の個人スマホの業務活用、固定電話の管理運用などにお悩みの方へ。クラウド型ビジネスフォンの概要や、スマホを内線化する方法・メリットなどとともに、おすすめのサービスをご紹介します。

目次

クラウド型ビジネスフォンとは?

クラウド型ビジネスフォンとは、インターネットを通じて、クラウド上でスマホやソフトフォンなどを内線電話としてつなげられるクラウドサービスのこと。従来のPBX(Private Branch Exchange/電話交換機)や物理的なケーブル接続を使わないため、レイアウト変更やオフィス移転の際、業者による配線工事などが必要なくなります。また、内線番号の割り当てなども簡単に設定・変更できるため、短期的なコールセンターの設置、オフィスのフリーアドレス対応にも役立ちます。

一番の特徴は、手持ちのスマホをビジネスフォンとして内線化できること。外出先からでも通話料をかけずに内線通話をしたり、従業員の私物のスマホにアプリを入れるだけでビジネスフォンとして利用したりできるようになります。そのため、従業員に貸与する社用スマホが不要になるのもメリットの1つです。

クラウドPBXをコールセンターなどの電話業務に活かしたい、オフィス新設・移転などに合わせて電話環境を見直したいという方は、「クラウドPBX比較14選。料金相場を規模・サービス別に一覧で紹介」をご覧ください。

クラウドPBXをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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スマホ内線化の方法(クラウドPBXとIP-PBX)

スマホを内線化するための主な方法を2つ解説します。

1.IP-PBXで通信方法をIP回線にする

インターネット回線を利用した電話交換機を、オフィス内に設置する方法です。専用アプリをインストールするだけで、すぐにスマホを内線電話として利用できるようになります。

従来のPBXよりは手軽ですが、機器の購入や、オフィスへの設置・メンテナンスなど、ある程度のコストと手間はかかります。また、複数拠点かつ50台以上からの導入がメインとなるので、小規模企業や個人事業主の利用には適していません。

2.クラウドPBXで通信方法をIP回線にする

クラウド上に設置した電話交換機を利用する方法です。サーバーや機器を社内に設置する必要がなく、電話交換機の実機も使わないため、コストと手間をかけることなく、スペースの確保も不要で気軽に導入できます。

クラウドサービスのため、常に最新機能が利用できるのもメリット。更に、初期費用やメンテナンス費用を抑制できるため、近年主流となっている方法です。

本記事では、こちらのクラウドPBXによるスマホ内線化をメインにご紹介します。

 

内線化したスマホの利用方法

クラウドPBXを使って内線化したスマホは、以下のように利用できます。

(1)外部からの受電・発信

外部からの電話は、クラウドPBXからスマホに転送されます。受電者のスマホへの転送はもちろん、既存のビジネスフォン同様にグループ着信も可能。留守番電話設定もできます。外部へは、スマホから電話番号を入力するだけで、クラウドPBX経由で発信されます。

(2)社内の内線電話

インターネット回線経由でIP電話として受発信するため、Web電話帳と組み合わせて利用できます。着信先がすぐわかるほか、Web電話帳から宛先を選んで発信できるため、面倒なスマホの連絡先登録作業が不要に。通話者がどこで発信・受信しても内線通話ができるため、通話料がかからないというメリットも。

 

スマホ内線化の5つのメリット

クラウドPBXを導入してスマホを内線化した場合のメリットを5つご紹介します。

1.場所にとらわれない働き方の実現

一番大きなメリットは、どこにいてもオフィスと同じような働き方ができる点にあります。

テレワークが普及し課題となったのが、従業員同士の連絡手段です。従来ならオフィス内であれば内線ですぐに連絡でき、出先からでもオフィスにかければ該当者につないでもらえましたが、双方がテレワークをしている場合には、個人的に連絡先を知らなくても、直接連絡できる環境が必要となります。

そこで、有効な解決策となるのが、クラウドPBXによるスマホの内線化です。外部からの入電に関してもオフィス内での内線と同じように、スマホで受電することが可能。場所にとらわれない働き方の後押しとなります。

スマホ内線化とナビダイヤルを組み合わせれば、在宅でもコールセンターのオペレーター業務ができるようになるなど、リモートワーク・在宅勤務でできる仕事の幅も広がっています。

2.オフィスレイアウトの自由度の向上

機器も配線工事も不要なクラウド型ビジネスフォンなら、オフィスレイアウトが自由自在に。配線の移動にかかる手間や費用が不要となり、オフィス内のレイアウト変更や人事異動時の座席の移動などが簡単にできるようになります。

また、スマホが内線代わりになるため、自席、会議室、共有スぺースなど、どこにいても自分宛ての電話受けられるため、場所にとらわれることなく業務を行うことが可能に。煩雑な配線がなくなることで、オフィスのフリーアドレス化やオフィススペースの有効活用も進みます。

3.通話料金の抑制

スマホを内線化すれば、外出先や自宅からでも内線で通話できるようになるため、従業員同士の通話料金が安価になります。外出する人やテレワーク勤務者が多い企業・部署ほど、コストカットが期待できるでしょう。

IP電話で拠点間通話をすれば費用がかからないので、全国に多くの拠点を持つ企業にもおすすめです。

4.保守・メンテナンス費の抑制

通話料に加えて、保守・メンテナンスにかかる費用が抑えられます。

IP-PBXや固定電話機の保守、レイアウト変更や組織改編による番号変更には、業者に依頼する手間や費用がかかっていました。しかしクラウドPBXなら、管理画面から設定を変更するだけでOK。更に、機器の修理や不具合への対応、買い替えも不要なので、コストパフォーマンスに優れています。

5.オフィス出勤者の負担軽減

固定電話の場合、オフィスに出勤している特定のスタッフが電話対応をすることになり、負担が偏りがちでした。しかし、スマホを内線化すれば、誰がどこにいても受電できます。電話の取次ぎ業務をなくし、内勤・外勤の負担差を減らすことで、業務効率化・リモートワーク推進につながります。

 

クラウドPBXを用いたスマホ内線化の注意点

メリットの多いクラウドPBX。ただし、導入の際は以下の点に注意しましょう。

1.内線化するスマホ端末

内線化するスマホは「会社貸与の端末」と、「社員自身の端末(BYOD)」の2パターン。どちらも、クラウドPBXに対応したスマホ向けアプリをインストールすれば内線化できるので、一般的なスマホであれば問題ありません。

ただし、古すぎてアプリをインストールできないスマホやガラケーは対象外となるため、サポート対象OS/バージョンをチェックしておきましょう。また、「社員自身の端末(BYOD)」を使う場合は、セキュリティリスクを伴います。

2.セキュリティ対策

BYOD(Bring Your Own Device/私物端末の業務利用)の概念に則った私物のスマホの利用は、現在広まりつつある考え方です。企業が端末を用意し、基本料の負担や管理をする必要がないため効率的ですが、安全な使い方の周知が不十分であったり、セキュリティ対策が甘かったりすると、情報漏えいにつながる危険性も。

まずは、スマホ紛失の際に取引先情報が漏れないよう、連絡先はアプリ内でのみ管理して端末に情報を残さないなど、ユーザーの安全意識を向上させる必要があります。同時に、サービスを選ぶ際はセキュリティ対策をチェックしましょう。

なお、BYOD含めモバイルデバイスの管理については、「MDMサービスの比較14選。タイプ別の選び方」もご参照ください。

3.電話番号の使い分け

内線として使うだけでなく、取引先とのやりとりも多い場合は、内線番号、会社代表番号、携帯番号といったように、複数の番号を使い分けられるサービスがおすすめです。

また、フリーダイヤルやナビダイヤルなどを利用している場合は、それらに対応したクラウドPBXを選びましょう。

 

主なクラウドPBXサービス

ここからは、手軽に導入できてスマホの内線化に役立つ、おすすめのクラウドPBXをご紹介します。

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Arcstar Smart PBX(NTTコミュニケーションズ株式会社)

Arcstar Smart PBX公式Webサイト

(出所:Arcstar Smart PBX公式Webサイト)

従業員約800名以下の中堅や中小規模向けのクラウドPBX。PBXやビジネスフォンなどの通信設備の購入やメンテナンスの負担を削減するとともに、オフィス外での外線の受電などで、多様な働き方を後押しする。
IP-Phone、PC(ソフトフォン)、スマホなどデバイスフリーで利用可能。携帯電話会社(キャリア)を問わないため、契約キャリアがバラバラな社員のスマホでも問題なく使える。転送やグループ着信といった設定もWeb上で簡単に変更可能。ナビダイヤルやフリーダイヤルとの連携など、複数の回線サービスを組み合わせられる。iOS、Android、Windowsがサポート対象OSなので、iPhoneも内線化できる。
Web連絡帳アプリの「PHONE APPLI PEOPLE」など、様々なアプリとの連携にも対応。

  • 料金:月額5,000円/ID(契約基本料) + 500円/ID(利用料)、初期費用10,000円/契約 ※外線サービスや端末レンタル料などは別途

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トビラフォンCloud(トビラシステムズ株式会社)

トビラフォンCloud公式WEBサイト

(出所:トビラフォンCloud公式Webサイト)

ユーザー数約1,500万人を誇る、トビラフォンブランドのクラウドPBX。社内共有電話帳を提供するほか、内線・保留・転送などにも対応している。内線が無料なのはもちろん、トビラフォン Cloud利用企業間であれば外線通話も無料で利用可能。
スマホにアプリを入れるだけで、最短で翌営業日から利用できるように。独自の迷惑電話防止技術で集めた約30,000件の迷惑電話番号リストにより、迷惑電話を自動的にブロックする。
また、通信はすべて暗号化されており、発着信管理、迷惑電話リスト、録音データなどは管理画面から一括操作できる。録音機能や電話転送機能などが基本料金に含まれている点も嬉しい。外線の着信をSlackやTeamsに通知できるなど、連携機能も充実。

  • 料金:月額3,000円 + オプション料 + 通話料、初期費用:30,000円

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クラウドPBX SPICA(スピカ)(株式会社メガ)

クラウドPBX SPICA公式Webサイト

(出所:クラウドPBX SPICA公式Webサイト)

アプリ連携によって、固定電話やIP電話の番号を使うテレワーク対応のクラウドPBXサービス。スマホ1台で5番号が利用できる。
提供会社はビジネスサポート事業で12万社の実績を持ち、自社ブランドならではのリーズナブルな価格設定で、ビジネス利用に役立つ機能が豊富にそろう。
人気の機能として、着信時に顧客情報を自動表示させる「CTI連携」、スマホでのFAX送受信、公私で分けての電話帳管理、エントランス設置のiPadから直接担当者のスマホを呼び出せる「iPad受付システム」などがある。また、全通話を録音するオプション機能も。

  • 料金:月額3,500円 + 350円/ID、初期費用29,800円(エントリープランの場合)

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MOT/TEL(モッテル)(株式会社バルテック)

MOT/TEL公式Webサイト

(出所:MOT/TEL公式Webサイト)

27,000社以上での導入実績を持つクラウド型PBX。社用や個人端末のスマホ・PC経由で、会社番号での発着信から内線、FAX・チャットまで利用できる。アプリや専用ソフトをスマホ・PCにインストールし、設定するだけでビジネスフォンのように、内線通話や会社番号での発信・取次が可能になる。
着信先をPC画面上にポップアップ表示するCTIや、アナウンスを流して要件に合わせて着信先を振り分けるIVR、受発信内容の録音など、電話業務を効率化するための便利なオプションが多数そろう。受信したFAXを自動でPDFデータ化してスマホ・PCで確認できるほか、データのままの送信、チャットによるFAX受信の自動通知といった使い方もできる。1内線ごとのライセンス料がなく、業務形態に合わせて選べる、シンプルな料金プランも魅力。

  • 料金:月額4,980円/20ID、初期費用29,800円(スタンダードプランの場合)

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03plusエンタープライズ(株式会社グラントン)

03plusエンタープライズ公式Webサイト

(出所:03plusエンタープライズ公式Webサイト)

スマホから全国主要都市46の市外局番が利用できる、電話回線が一体化したクラウドPBXサービス。固定電話番号ポータビリティにも対応しているため、既存の番号を継続利用もすることもできる(一部条件あり)。電話番号取得・変更の手間を省いて、最短即日から手軽に導入できるほか、最短10分で電話番号を取得・使用開始できる。
Web管理画面上から容易に電話の取次ぎや着信の鳴り分け設定ができ、「誰がどの電話に対応したか」も確認可能だ。受注窓口・コールセンターなどのテレワーク促進にも役立つ。誰でも簡単に使えるシンプルなUIにも定評あり。

  • 料金:月額980円/ID、初期費用5,000円/ID(基本料金プラン、月払いの場合)

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モバビジ(クラウドテレコム株式会社)

モバビジ公式Webサイト

(出所:モバビジ公式Webサイト)

いつでもどこでもスマホでオフィスの発着信ができる“持ち歩けるビジネスフォン”。従来のPBXやビジネスフォンなどの通信機器に備わった外線ボタンやグループ着信、転送といった基本的な機能に加えて、スマホ内線化によって外出先からでも無料で内線通話が利用できる。総務省判定基準「クラスA」の音声通話品質も特徴。また、ビジネスフォンそのもののスマホアプリUIが使いやすいと評価されている。
初期費用無料かつ従業員の人数に合わせた月額精算に対応しているので、コスト削減にも有用だ。

  • 料金:要問い合わせ

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BIZTELモバイル(株式会社リンク)

BIZTELモバイル公式Webサイト

(出所:BIZTELモバイル公式Webサイト)

コールセンターユーザーを中心に累計2,000社以上の導入社数を持つ「BIZTEL」シリーズの、オフィス電話のモバイル内線化サービス。各携帯端末で会社の代表番号を発着信でき、「保留」「転送」などオフィス電話機能も利用できる。データ通信を使った通話サービスではなく、携帯電話の通話機能を利用するのが特徴。PBX・電話回線・構内アンテナ・無線LAN・インターネット回線などを一切必要とせず、モバイル端末のみで簡単に導入できる。通話が途切れる心配がなく、高品質の通話環境で安定した電話応対が可能に。
リモートワーク・テレワーク・在宅勤務のほか、フリーアドレスやノマドなど、多様なワークスタイル導入を考えている企業におすすめだ。

  • 料金:月額81,000円/40ID、初期費用20万円(ライトプランの場合)

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GoodLine(株式会社Good Relations)

GoodLine公式Webサイト

(出所:GoodLine公式Webサイト)

6,000社以上で導入されているクラウドPBX。通話を可視化する機能が充実しており、BtoBだけでなく、BtoCでも活用されている。クラウド電話帳や複数番号利用、グループ着信設定など、クラウドPBXとしての機能が多数そろう。
また、稼働状況モニタリング、発着信分析、全通話履歴参照といった機能のほか、1年間分の全通話を録音して保存できるため、コールセンターでの「言った・言わない」のトラブル防止や、クレーム時の情報共有に役立つ。
二段階認証、IPアドレス制限、通信暗号化といったセキュリティ対策も充実しており、テレワーク環境でも安心して利用できる。

  • 料金:月額20,000円/20ID、初期費用50,000円(20内線パックプランの場合)

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T-Macss(株式会社クロノス)

T-Macss公式Webサイト

(出所:T-Macss公式Webサイト)

会社の電話環境をクラウド化する多機能クラウドPBXサービス。スマホにソフトフォンアプリをインストールするだけで、従来のビジネスフォンと同じ機能(内線、転送、03番号への着信)を利用できる。既存番号の引き継ぎはもちろん、新規で03番号や0120番号が取得できるので、幅広く活用されている。
ビジネスフォン機能に加えて、コールセンター機能も充実。CRMやCTIと連携して着信時のポップアップができるほか、通話録音、IVR(自動音声応答)やACD(着信条件設定)などの利用も可能だ。1席から必要な分だけ追加できるので、従業員数や企業規模に合わせて無駄なく利用できる点も魅力。

  • 料金:要問い合わせ

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まとめてクラウドPBX(株式会社コヴィアネットワークス)

まとめてクラウドPBX

(出所:まとめてクラウドPBX公式Webサイト)

代表回線1本と内線5本が含まれたクラウドPBX。代表着信番号として03番号と、050番号の両方がプリセットされている。
代表番号は業務時間外の音声自動応答、着信転送機能、内線は離席時の自動転送、留守録のメール転送などの機能がそろっているほか、スマホの内線化にも対応。最短5分で申し込みが完了する手軽さも人気だ。ワンプライスにニーズに合わせて1回線ずつ追加していく、シンプルでわかりやすい料金システムも特徴。

  • 料金:月額4,800円/5ID・1番号 + 外線通話料 ※追加は980円/ID

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ひかりクラウドPBX(東日本電信電話株式会社)

ひかりクラウドPBX公式Webサイト

(出所:ひかりクラウドPBX公式Webサイト)

専用アプリケーションを用いて、スマホを内線化できるクラウドPBX。従来のPBXやビジネスフォンとの併用も可能なため、段階的にクラウド化を進めたい企業に適している。
NTT東日本が提供しているため、光アクセスサービス、Wi-Fi環境、情報セキュリティ対策、電話環境といったICT環境をまるごと任せられるサービスもそろう。スマホ内線化に合わせて、一気に通信環境を整備したいときや、新規導入を検討しているときに便利だ。

  • 料金:要問い合わせ

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TramOneCloud(トラムシステム株式会社)

TramOneCloud公式Webサイト

(出所:TramOneCloud公式Webサイト)

ユーザー数1.2万人、リピート率98%の実績を持つクラウドPBX。内線電話、外線電話、パーク保留、転送、留守電といったビジネスフォンとしての基本機能網羅している。更に、最上位プランならUC(UnifiedComminication)機能を実装しており、IM(インスタントメッセージ/チャット)、電話会議、Web会議、プレゼンス(在籍確認)などの機能も利用できる。
24言語に対応しており、海外拠点でも同じデバイスが利用できるため、海外にブランチオフィスがある企業にも適している。外部からの不正アクセス対策も万全だ。

  • 料金:月額1,200円/ID(Essentialプランの場合)

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Cloud Phone Biz(株式会社アジャストワン)

Cloud Phone Biz公式Webサイト

(出所:Cloud Phone Biz公式Webサイト)

私用スマホのBYOD、スマホから会社番号での発信、無料での内線通話といった基本的なビジネスフォン機能のほか、多様な機能がそろうクラウドPBX。
電話帳機能では、名刺データや顧客情報に加えて、スケジュールや出退勤の管理にも対応。また、名刺登録はOCR処理によって、撮影した画像を自動で文字情報に変換して取り込めるため、名前や住所、電話番号といった情報を手早く保存できる。
更に、年賀状やハガキ、ラベルの宛名印刷機から、グループチャット、施設予約、FAX受信・閲覧といった機能まで幅広く対応している。NTTもしくはKDDIの回線を利用した、安定した通信環境にも定評あり。業界最安クラスの利用料金も嬉しい。

  • 料金:月額1,000円 + 180円/ID + 180円/同時発着信ch(クラウドフォンビズProプランの場合)

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クラコールPBX(株式会社三通テレコムサービス)

クラコールPBX公式Webサイト

(出所:クラコールPBX公式Webサイト)

新しい電話番号を安価で取得できるクラウド型ビジネスフォン。スマホやPCでオフィス電話受発信ができ、かつ内線・保留といったビジネスフォン機能も利用可能だ。
1ユーザーから利用可能で、6ユーザー以降は基本料無料なので、月額料金は最大でも4,900 円に抑えられる。初期費用も最低利用期間もなく、1カ月だけの利用も可能。そのため、スタートアップ・スモールスタートだけでなく、キャンペーン時・繁忙期のスポット利用など、臨機応変に活用できる。開通までは最短3日。利用電話機数の増減など各種設定もWeb管理画面上で簡単に設定できる。

  • 料金:月額980円/ID + 電話番号利用料など  ※6ユーザー以降は無料

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まとめ

クラウドPBXの導入によって、スマホを内線化する方法やメリット、おすすめサービスをご紹介しました。従来のビジネスフォンと同等、あるいはそれ以上の便利な機能を持つクラウド型ビジネスフォンを利用すれば、いつでもどこでもスマホから内線通話ができるようになります。

従業員の私用スマホを上手に活用することで端末費用も抑えられるほか、設定変更も簡単に行なえるなど、従業員・企業の双方にメリットが多いクラウドPBX。自社に合ったサービスでスマホの内線化を実現し、時間や場所にとらわれない自由な働き方を実現しましょう。

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