最終更新日:2024-03-28
会議室の予約管理の仕組みを整え、会議室稼働率の向上や業務の効率化を図りたい方へ。会議室予約システム導入のメリットや選び方、おすすめシステムをタイプ別にご紹介します。
会議室予約システムとは、オフィスの会議室や貸会議室の予約・入退室管理など、会議室運営に関わるあらゆる管理業務を自動化し、業務効率化を実現するシステムです。
企業の会議室予約の方法は様々です。アナログな方法で管理している場合もあれば、たとえば、Microsoft TeamsやGoogle Workspaceなどのグループウェアを使って、カレンダーで会議のスケジュール設定をするのと一緒に会議室も予約するという場合もあるでしょう。
しかし、その場合、以下のような課題が挙げられています。
専用の会議室予約システムなら、「会議をするぞ」となったその場でワンタッチで予約完了。予約の一元管理はもちろん、利用状況の可視化、更に空予約防止機能やタイムマネジメントに役立つ機能を豊富に搭載しているため、会議室の稼働率の向上や会議進行のサポートを通じた会議の質の向上も期待できます。
本記事では、自社に合った会議室予約システムを選ぶためのポイントなどを、おすすめのシステムを交えながら、わかりやすくご紹介していきます。
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会議室予約システムを導入する具体的なメリットを4つご紹介します。
スケジューラーなどを利用してWebから会議室を予約できるようにしているものの、運用が複雑なために予約せずに利用するなど、せっかくの予約が形骸化してしまう場合も少なくありません。
会議室予約に特化したシステムでは、タブレットやスマホを会議室専用の端末として部屋の前や中に設置できるタイプが多くあります。各部屋前に端末があれば、PCやスマホアプリをわざわざ立ち上げて操作する必要なく、その場で空き状況を確認したり利用手続きをしたりといったスピーディーな予約操作が可能となります。
会議室を事前に押さえていたのに、急な予定変更などでキャンセルするのを忘れてしまうといった、いわゆる「空予約」は、会議室の稼働率を下げる原因のひとつです。
その場合、予約開始時刻から一定時間利用されていない時には自動で予約をキャンセルする、といった機能があると便利です。無駄に会議室が空いてしまう状況を回避できます。また、予定よりも早く会議が終了した場合に空室としてすぐに使用できるようにする機能や、逆に会議室のスケジュールが空いている場合には予約時間を延長できる機能もおすすめです。
議論が白熱してくると会議時間も長くなり、結論がまとまる前に時間切れになってしまうことも。タイムマネジメントは効果的な会議運営に欠かせない要素です。
その場合、時間内での退室を促すタイムキーパー機能や、終了時刻が近づくと端末にアラートやカウントダウンを表示させる機能など、タイムマネジメントに役立つ機能があると便利です。たとえば、「Biz Room」なら会議室内にスピーカーを設置して、終了までの時間を音声メッセージで知らせることが可能（オプション）。終了時刻が明確に伝わることで、無断延長の防止につながります。
会議室の利用履歴をデータで蓄積することで、利用状況の正確な把握・分析が可能です。予約が集中する会議室の場所や時間帯を調整したり、逆に利用率が低い会議室を別目的のスペースとして有効活用したりするなど、より効率的に運用できるようになります。
たとえば、「Nimway」は利用状況の分析やヒートマップ・グラフによる可視化を自動化して行うことが可能。更に踏み込んでコスト分析まで行える「Condeco」といったシステムもあります。
会議室予約システムには多くの種類がありますが、特徴・強みによって主に3つのタイプに分けられす。
以下、タイプごとに「どのような場合に向いているのか」「どういった機能が搭載されているのか」を説明していますので、自社で利用するとしたらどれに当てはまるのか考えてみましょう。
会議室前にタブレットやスマホ端末を設置して、会議室の利用状況の表示や予約手続き、チェックイン／チェックアウト操作をその場で行えるタイプです。
PCなどで表示できる会議室予約システムのカレンダー機能と連動して、空き情報をPC前・会議室前それぞれからリアルタイムに確認できます。端末は既存のものを流用することも可能で、Android、Windows、iOSの3つのOSに対応した「SmartRooms」など汎用性の高いシステムもあります。
フリーアドレスを採用しているオフィスで、会議室の予約と合わせて座席予約も同じシステムで一元管理したい場合におすすめのタイプです。
座席マップから直感的な操作で予約ができ、フリーアドレスで困りがちな同僚の居場所を検索する機能なども搭載しています。主なシステムとしては「Colorkrew Biz」「WORK AGILE」「Nimway」「Desk Mosaic」などがあります。中には「Condeco」のように感染者の近接作業者への一斉通知や就業前の健康チェックなど、感染症対策に優れたものもあります。
貸会議室やレンタルスペースなど、社外のお客様向けに利用したい場合におすすめのタイプです。
この場合は、社外からのアクセスに耐えうる高水準のセキュリティを備えたもの、備品の在庫管理や利用料金の決済処理までを自動で行うことができるものがおすすめです。たとえば、「Airリザーブ」のようにWebページに予約カレンダーを埋め込むだけで簡単に導入できるタイプや、「リザエン」のように予約専用のWebページを作成する本格的なタイプがあります。
続いて、システムを比較する際に確認したいポイントをご紹介します。
会議室予約を行う上では、現在利用しているカレンダーアプリとの連携機能があると便利です。会議の日程調整から会議室予約まで入力の手間を削減でき、ダブルブッキングなどの心配もなくなります。ただし、ツールによって連携できるカレンダーには違いがあるため注意が必要です。
たとえば、「予約ルームズ」「Acall」「Colorkrew Biz」「Nimway」は、Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携に対応。一方、「Desk Mosaic」はoutlookのスケジューラーに限定されています。中には、「SmartRooms」のようにグループウェアとリアルタイムな連携が可能なものもあります。現状利用しているアプリとの互換性を確認しておきましょう。
効率的に会議室を運用できれば、会議室を増やすことなく会議室不足を解消できる場合が多くあります。
一定時間を経過しても利用されない場合の自動キャンセル機能や、会議が予約していた時間よりも早く終了した場合に空室として開放する機能は会議室の稼働率を高める方法として特に効果的です。また、スムーズな会議進行と退室を促す会議終了前のアラートや入室できるまでの待機時間の表示、その場で予約確認ができる機能の有無などもチェックしておくと良いでしょう。
来訪者との会議が多い場合には、受付システムと連携できる会議室予約システムを導入すると効率化がさらに進みます。
「SmartRooms」はカスタマイズで来訪者登録システムと連動させることもでき、来訪者登録と同時に会議室や呈茶の予約、来訪者の受付時に会議室を案内するといった使い方もあります。また、「予約ルームズ」は次に会議室を使用予定の来訪者が受付に到着すると、端末にアラートを表示する機能があり、利用者を待たせないといった配慮ができます。
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（出所：予約ルームズ公式Webサイト）
受付システムや日程調整ツールを提供するRECEPTIONISTシリーズの会議室予約システム。会議室の利用状況をWeb管理画面・スマホアプリ・サイネージ・会議室の端末など、様々なデバイスで確認可能。事前に予約するだけでなく、会議室のドアにQRコードを貼って、それを読み取るだけで即「利用中」にすることもできる。
その他、予約したけど使われていないという空予約を防ぐ機能や、利用終了時刻前にアラート画面を表示する機能、使用予定の来訪者が受付をした際に通知する機能などでスムーズな会議室利用を促す。Google WorkspaceやMicrosoft 365の会議室情報と連携も可能。
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（出所：Acall公式Webサイト）
座席管理システムやQRコード認証による受付システムなどと連携した会議室予約管理システム。PCやスマホから会議室やワークスペースの予約を行い、利用時にチェックイン・チェックアウトすることで入退室も同時に管理。スマホアプリのワンタイムQRコードを利用すれば、空いている会議室をその場で使用することも可能。また、Outlook予定表やGoogleカレンダーの予定作成画面から会議室予約とゲストへのアポイントメール送信を同時に行うこともできる。予定時間を過ぎても入室がない場合の自動キャンセル機能、経過時間や残り時間を知らせるタイムキーパー機能、延長機能、ドリンクオーダーを手の空いている社員に通知できる呈茶機能など、スムーズな会議および会議室運営を手助けする機能が揃う。
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（出所：Biz Room公式Webサイト）
会議室前に設置したiOSタブレットとMicrosoft 365のスケジュールを連携した会議室予約管理システム。タブレットやOutlookから会議室の予約・変更・キャンセルを操作し、会議の開始・終了を各会議室のタブレットで操作することで管理する。予約状況の詳細も各タブレットから確認でき、次の予約が空いている場合はワンタップで延長も可能。
また一定時間使用されていない場合には予約を自動で取り消して利用できるようにする機能や、ログデータを取得し会議室の利用実態を分析するサービスなどで会議室の稼働率を高められる。
（出所：SmartRooms公式Webサイト）
サイボウズやMicrosoft 365、Google Workspaceなど主要なグループウェアの会議室予約と連携、カラ予約の自動キャンセルや利用状況レポート機能で会議室の効率的な運用を支援する会議室予約システム。
グループウェアと部屋前端末をリアルタイムに連動し、端末から予約・確認や延長・終了の直感的な操作が可能。一定時間経過後に入室がない場合には自動的に予約をキャンセルし、また、空室時には端末から時間を指定してすぐに利用できるので会議室の稼働率向上が見込める。会議の終了時刻前にアラームで通知する機能も備えており、次の利用者へのスムーズな交代も支援。
部屋前端末はAndroid、Windows、iOSに対応しており、導入時の負担が少ないのもポイント。日本語と英語に対応しており、グローバルなオフィスにも利用しやすい。
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（出所：Colorkrew Biz公式Webサイト）
座席や会議室の予約のほか、スケジュール調整、物品管理にも対応したビジネスコンシェルジュツール。社内の煩雑なスキマ業務を削減することで、本来の業務に集中できる環境を整える。座席や会議室用のQRコードを読み取るだけで、利用状況を可視化。スマホアプリとWebのユーザーポータルのほか、会議室用のデジタルサイネージからも、座席予約やチェックインが可能。空いている会議室を探すためにスケジュールを確認する手間を省ける。
Outlook、Google Workspaceと連携し、サービスを跨いだ情報の差異やダブルブッキングなどのトラブルを防止する。また、予約時間を過ぎても利用が開始されなかった場合の自動キャンセル機能も搭載。会議室の稼働率向上に役立つ。
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（出所：WORK AGILE公式Webサイト）
座席管理や会議室予約、Outlook・Googleカレンダーとの外部連携などに対応したオフィス最適化ツール。PCまたはスマホから、直感的な操作で簡単に座席や会議室を予約することができる。働き方に合わせた豊富な予約方法を備えており、たとえば最近利用した席の予約や、気分に合わせた席のランダム予約などが可能。更に、チームメンバーの席代理予約をドラッグ＆ドロップでまとめて行うチーム予約に対応しているのも魅力だ。
分析機能にも長けており、社員や部署ごとの出社率や各拠点の稼働率、フロアごとの席・会議室の利用状況などをグラフで確認可能。拠点別・曜日別・時間帯別などの細かい分析にも対応しているので、より働きやすいオフィス環境作りにも貢献できる。
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（出所：Nimway公式Webサイト）
座席や会議室の予約・利用状況を可視化できるワークスペース管理ツール。フリーアドレスやハイブリッドワークなど、新しい働き方に対応するスマートオフィスソリューションとして、国内外の企業で導入されている。
専用の人感センサーによる自動チェックイン機能で、座席や会議室の利用状況をリアルタイムで感知し、色分けされた状態でアプリ上のマップに反映。希望のスペースをタップするだけで、自宅・外出先からでもスマホ・PCで予約できる。
会議室の自動リリースをはじめ、Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携によるデスクや会議室の空き状況確認・予約、同僚や上司の居場所検索も可能。更に、ワークスペースの利用状況のデータにもとづいて、実際の稼働率や曜日・時間ごとのピークタイムを把握。過ごしやすいオフィスづくりにも役立てられる。
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（出所：Desk Mosaic公式Webサイト）
もとは座席管理システムだが近年、新たに会議室予約機能も搭載。Outlookのスケジューラから予約したい会議室を選択するだけで予約完了。入室や退室、延長といった操作も部屋の前にiPadを設置することで簡単に行うことができる。形骸化を防ぐほか、会議室の空予約問題の解消、会議室利用の最適化も期待できる。
在席管理に関しては、Web専用画面の座席マップから利用したい座席と時間を選ぶだけで予約完了。チェックインもPCの専用画面でボタンを押す、もしくは座席に設置したQRコードやNFCタグをスマホで読み取るだけ。自動キャンセル機能も付いているため空予約も防げる。
（出所：Condeco公式Webサイト）
世界で2,000社以上に導入されている、座席や会議室の予約機能を持つオフィススペースマネジメントシステム。PCのブラウザやスマホアプリから利用でき、会議室・座席と利用者が表示されたマップ上から数クリックで予約が完了する簡単さが人気。
また、就業前の健康チェック表示や、感染者の近接作業者への一斉通知といった感染対策機能も備えており、新常態に対応した安全・健康管理もサポート。運営面では、PowerBI、TableauなどのBIシステムとの連携によって、利用状況からコスト面までをデータ分析しオフィススペースの最適化と固定費の削減を支援する。
（出所：Airリザーブ公式Webサイト）
業種やサービスを問わず、24時間365日、自動でWeb予約を受け付けられる予約管理システム。Webサイトなどに予約カレンダーを埋め込んで利用でき、スマホからの予約にも対応。予約・キャンセルを受け付けるとお客様へメールを自動配信する。スペースごとに時間単位で細かく料金設定が行え、貸出備品などのリソースの管理機能もある。
また、同じ時間帯に受付できる予約数を制限することでダブルブッキングを防ぐしくみも。予約と同時に顧客情報が登録されシステム内で顧客管理が行えるので、データを分析してリピーターを増やす施策を講じるといった使い方も可能。
（出所：リザエン公式Webサイト）
高水準のセキュリティレベルを実現し、200以上の業種に対応したクラウド型の予約システム。貸会議室やホール、レンタルスペースなどのビジネスに合った予約サイトを作成でき、プロジェクターや音響設備といった会議室のオプション備品の在庫管理やケータリング、駐車場の予約や料金のクレジットカード決済までをワンストップで行える。
お客様と見積もりや打ち合わせを終えてから予約を確定する「仮予約」機能や、清掃や入れ替えに必要なインターバルを自動設定できる機能など、会議室・ホール等の運営業務に便利な機能が豊富。PC、スマホ、タブレットに対応しており、エンタープライズ版では、業務に合わせたオリジナル機能の追加やセキュリティのさらなる強化も可能。
（出所：ChoiceRESERVE公式Webサイト）
200を超える業種・用途で利用されている汎用性の高い予約システム。レンタルスペースについても、日中と夜間、平日と週末など時間帯で異なる料金設定ができたり、会員・ビジターに分けて予約を管理できたり、複数拠点のスペースを一括で管理できたり、便利な機能が豊富。
予約の受付・管理だけでなく、予約ページ作成機能（スマホ・PCどちらにも対応可能）、更にクレジットカードによる事前決済など、様々な支援機能を備えているのも心強い。
会議室運営に関わる様々な業務を効率化する、会議室予約システムについて紹介しました。会議室予約システムを導入する際は、「会議室の前や中で、その場で空き状況の確認・予約がしたい」、「フリーアドレスを導入したい」、「社外向けに貸し出す際に利用したい」など、目的に合ったタイプから検討する必要があります。
まずは、次の3つのタイプの中から、自社で利用するとしたらどれに当てはまるかを確認していきましょう。
そして、比較検討する際は下記3つのポイントに沿ってチェックしてみましょう。
専用のシステムを導入することで、単に会議室の予約を行うだけではなく、稼働率向上や業務改善に役立てることも可能に。グループウェアなど既存システムとの連携も踏まえて、自社に合う会議室予約システムを選んでみてください。
会議室予約システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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