会議室予約システムを、タブレット対応・在席管理対応・貸会議室/レンタルスペース向けの3タイプに分類。導入メリット、選び方、カレンダー連携・空予約防止などの比較ポイント、14サービスの特徴・料金目安を紹介します。
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| この記事を読んでわかること |
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会議室予約システムとは、オフィスの会議室や貸会議室の予約・入退室管理など、会議室運営に関わるあらゆる管理業務を自動化し、業務効率化を実現するシステムです。
会議室予約システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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会議室予約システムには多くの種類がありますが、特徴・強みによって以下の3つのタイプに分けられます。記事後半では上記のシステムについて詳しく紹介していますので、「すぐにシステムを選びたい」という方は、おすすめの会議室予約システムからご覧ください。
「予約ルームズ」「ラクネコRoom」「Biz Room」「SmartRooms」
会議室前にタブレットやスマホ端末を設置して、会議室の利用状況の表示や予約手続き、チェックイン/チェックアウト操作をその場で行えるタイプです。PCなどで表示できる会議室予約システムのカレンダー機能と連動して、空き情報をPC前・会議室前それぞれからリアルタイムに確認できます。
端末は既存のものを流用することも可能。iPad/iPhoneを利用できる「ラクネコRoom」や、Android、Windows、iOSの3つのOSに対応した「SmartRooms」などがあります。
「Colorkrew Biz」「Nimway」「Desk Mosaic」「@MYDESK」「BRoomHubs」
フリーアドレスを採用しているオフィスで、会議室の予約と合わせて座席予約も同じシステムで一元管理したい場合におすすめのタイプ。座席マップから直感的な操作で予約ができ、フリーアドレスで困りがちな同僚の居場所を検索する機能なども搭載しています。
主なシステムとしては「Colorkrew Biz」「Nimway」「Desk Mosaic」「@MYDESK」など。たとえば「Nimway」は、天井に設置したビーコンでスマホの位置情報を取得し、Nimwayクラウドに反映。同僚が今どこにいるのかを、アプリから検索できます。
「Airリザーブ」「スペースマネジメントシステム」「リザエン」「ChoiceRESERVE」「RESERVA 予約」
貸会議室やレンタルスペースなど、社外の顧客向けに利用したい場合におすすめのタイプです。この場合は、社外からのアクセスに耐えうる高水準のセキュリティを備えたもの、備品の在庫管理や利用料金の決済処理までを自動で行うことができるものがおすすめです。
たとえば、「Airリザーブ」のようにWebページに予約カレンダーを埋め込むだけで簡単に導入できるタイプや、「スペースマネジメントシステム」のように運用を踏まえた機能カスタマイズに強みを持つ本格的なタイプがあります。
続いて、システムを比較する際に確認したいポイントをご紹介します。また、各サービスの比較ポイントを一覧表にまとめたので、ぜひご参照ください。
利用中のカレンダーアプリと連携して、会議室予約ができると便利です。会議の日程調整から会議室予約まで入力の手間を削減でき、ダブルブッキングなどの心配もなくなります。ただし、ツールによって連携できるカレンダーには違いがあるため注意が必要です。
一定時間を経過しても利用されない場合の自動キャンセルや、会議終了前のアラート、ダイレクトチェックインといった機能を備えたシステムだと、会議室の稼働率を高めるのに役立ちます。
来訪者との会議が多い場合には、受付システムと連携できる会議室予約システムを導入すると効率化が進みます。
| サービス名 | タイプ | 連携できるカレンダーアプリ | 自動キャンセル | 終了アラート | ダイレクトチェックイン | 座席管理対応 | 来客受付システム連携 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 予約ルームズ | タブレット設置に対応 | Google Workspace、Microsoft 365、Garoon | ◯ | ◯ | ◯ | あり（座席予約） | あり（受付システムと連携） |
| ラクネコRoom | Googleカレンダー、Outlookカレンダー | ◯ | ◯ | ◯ | - | あり（受付システム「ラクネコ」と併用） | |
| Biz Room | Microsoft 365 | ◯ | ◯ | ◯ | - | - | |
| SmartRooms | Garoon、サイボウズOffice、Microsoft 365 など | ◯ | ◯ | ◯ | - | あり（来訪者登録システムと連動）※要カスタマイズ | |
| Colorkrew Biz | 在席管理にも対応 | Microsoft 365 | - | - | - | あり（オフィスマップ・座席抽選） | あり |
| Nimway | Microsoft 365、Google Workspace | ◯ | - | ◯ | あり（座席予約・在席管理） | - | |
| Desk Mosaic | Microsoft 365、Google Workspace | ◯ | ◯ | ◯ | あり（フリーアドレス対応・座席予約） | - | |
| ＠MYDESK | - | ◯ | ◯ | ◯ | あり（フリーアドレス対応） | - | |
| BRoomHubs | Outlookなど（icsファイル連携） | ◯ | - | ◯ | あり（フリーアドレス対応） | あり | |
| Airリザーブ | 貸会議室・レンタルスペース運営者向け | Googleカレンダー | - | - | - | - | - |
| スペースマネジメントシステム | - | - | - | - | あり（コワーキングなどの座席管理） | - | |
| リザエン | - | - | - | - | - | あり | |
| ChoiceRESERVE | Googleカレンダー | - | - | - | - | あり | |
| RESERVA予約 | - | - | - | - | - | あり（スマートロック連携機能） |
会議室予約システムを導入する必要性と具体的なメリットを4つご紹介します。
企業の会議室予約の方法は様々です。アナログな方法で管理している場合もあれば、たとえば、Microsoft TeamsやGoogle Workspaceなどのグループウェアを使って、カレンダーで会議のスケジュール設定をするのと一緒に会議室も予約するという場合もあるでしょう。
しかし、その場合、以下のような課題が挙げられています。
専用の会議室予約システムなら、「会議をするぞ」となったその場で、ワンタッチで予約完了。予約の一元管理はもちろん、利用状況の可視化、更に空予約防止機能やタイムマネジメントに役立つ機能を豊富に搭載しているため、会議室の稼働率の向上や会議進行のサポートを通じた会議の質の向上も期待できます。
会議室予約に特化したシステムでは、タブレットやスマホを会議室専用の端末として部屋の前や中に設置できるタイプが多くあります。各部屋前に端末があれば、PCやスマホアプリをわざわざ立ち上げて操作する必要なく、その場で空き状況を確認したり利用手続きをしたりといったスピーディーな予約操作が可能となります。
会議室を事前に押さえていたのに、急な予定変更などでキャンセルするのを忘れてしまうといった、いわゆる「空予約」は、会議室の稼働率を下げる原因のひとつです。
その場合、予約開始時刻から一定時間利用されていない時には自動で予約をキャンセルする、といった機能があると便利です。無駄に会議室が空いてしまう状況を回避できます。
また、予定よりも早く会議が終了した場合に空室としてすぐに使用できるようにする機能や、逆に会議室のスケジュールが空いている場合には予約時間を延長できる機能もおすすめです。
議論が白熱してくると会議時間も長くなり、結論がまとまる前に時間切れになってしまうことも。タイムマネジメントは効果的な会議運営に欠かせない要素です。
その場合、時間内での退室を促すタイムキーパー機能や、終了時刻が近づくと端末にアラートやカウントダウンを表示させる機能など、タイムマネジメントに役立つ機能があると便利です。
たとえば、「Biz Room」なら会議室内にスピーカーを設置して、終了までの時間を音声メッセージで知らせることが可能（オプション）。終了時刻が明確に伝わることで、無断延長の防止につながります。
会議室の利用履歴をデータで蓄積することで、利用状況の正確な把握・分析が可能です。予約が集中する会議室の場所や時間帯を調整したり、逆に利用率が低い会議室を別目的のスペースとして有効活用したりするなど、より効率的に運用できるようになります。
たとえば、「Nimway」は利用状況の分析やヒートマップ・グラフによる可視化を自動化して行うことが可能です。
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（出所：予約ルームズ公式Webサイト）
受付システムや日程調整ツールを提供するRECEPTIONISTシリーズの会議室予約システム。会議室の利用状況をWeb管理画面・スマホアプリ・サイネージ・会議室の端末など、様々なデバイスで確認可能。事前に予約するだけでなく、会議室のドアにQRコードを貼って、それを読み取るだけで即「利用中」にすることもできる。
その他、予約したけど使われていないという空予約を防ぐ機能や、利用終了時刻前にアラート画面を表示する機能、使用予定の来訪者が受付をした際に通知する機能などでスムーズな会議室利用を促す。Google WorkspaceやMicrosoft 365の会議室情報と連携も可能。
（出所：ラクネコRoom公式Webサイト）
手持ちのiPad/iPhoneから利用できる会議室予約管理システム。Googleカレンダー・Outlookカレンダーでのスケジュール設定と同時に会議室を予約でき、予約情報はiPad/iPhoneに自動連携。会議室の利用・終了も、iPad/iPhone画面上をスライド操作するだけで簡単に管理できる。前の会議が予定より早く終了した場合は、会議終了の操作をするだけで次の予約者にメール通知も可能。カラ予約の自動キャンセルにも対応し、設定した時刻に会議室の利用がない場合にスケジュールと会議室予約を自動削除できるため、効率的に会議室を利用できる。
その他、会議室内の不足備品の発注連絡機能が備わっているのもユニーク。会議運営にまつわるムダな作業を削減し、生産性向上を支援する。
（出所：Biz Room公式Webサイト）
会議室前に設置したiOSタブレットとMicrosoft 365のスケジュールを連携した会議室予約管理システム。タブレットやOutlookから会議室の予約・変更・キャンセルを操作し、会議の開始・終了を各会議室のタブレットで操作することで管理する。予約状況の詳細も各タブレットから確認でき、次の予約が空いている場合はワンタップで延長も可能。
また一定時間使用されていない場合には予約を自動で取り消して利用できるようにする機能や、ログデータを取得し会議室の利用実態を分析するサービスなどで会議室の稼働率を高められる。
（出所：SmartRooms公式Webサイト）
サイボウズやMicrosoft 365、Google Workspaceなど主要なグループウェアの会議室予約と連携、カラ予約の自動キャンセルや利用状況レポート機能で会議室の効率的な運用を支援する会議室予約システム。
グループウェアと部屋前端末をリアルタイムに連動し、端末から予約・確認や延長・終了の直感的な操作が可能。一定時間経過後に入室がない場合には自動的に予約をキャンセルし、また、空室時には端末から時間を指定してすぐに利用できるので会議室の稼働率向上が見込める。会議の終了時刻前にアラームで通知する機能も備えており、次の利用者へのスムーズな交代も支援。
部屋前端末はAndroid、Windows、iOSに対応しており、導入時の負担が少ないのもポイント。日本語と英語に対応しており、グローバルなオフィスにも利用しやすい。
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（出所：Colorkrew Biz公式Webサイト）
座席や会議室の予約のほか、スケジュール調整、物品管理にも対応したビジネスコンシェルジュツール。社内の煩雑なスキマ業務を削減することで、本来の業務に集中できる環境を整える。座席や会議室用のQRコードを読み取るだけで、利用状況を可視化。スマホアプリとWebのユーザーポータルのほか、会議室用のデジタルサイネージからも、座席予約やチェックインが可能。空いている会議室を探すためにスケジュールを確認する手間を省ける。
Outlook、Google Workspaceと連携し、サービスを跨いだ情報の差異やダブルブッキングなどのトラブルを防止する。また、予約時間を過ぎても利用が開始されなかった場合の自動キャンセル機能も搭載。会議室の稼働率向上に役立つ。
（出所：Nimway公式Webサイト）
座席や会議室の予約・利用状況を可視化できるワークスペース管理ツール。フリーアドレスやハイブリッドワークなど、新しい働き方に対応するスマートオフィスソリューションとして、国内外の企業で導入されている。
専用の人感センサーによる自動チェックイン機能で、座席や会議室の利用状況をリアルタイムで感知し、色分けされた状態でアプリ上のマップに反映。希望のスペースをタップするだけで、自宅・外出先からでもスマホ・PCで予約できる。
会議室の自動リリースをはじめ、Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携によるデスクや会議室の空き状況確認・予約、同僚や上司の居場所検索も可能。更に、ワークスペースの利用状況のデータにもとづいて、実際の稼働率や曜日・時間ごとのピークタイムを把握。過ごしやすいオフィスづくりにも役立てられる。
（出所：Desk Mosaic公式Webサイト）
最短2週間で導入でき、直感的な操作性と高水準のセキュリティを備えたフリーアドレス向けのクラウド型座席管理・会議室予約システム。Microsoft 365/OutlookやGoogleカレンダーから会議室を選択するだけで予約が完了する。
部屋の前に設置したiPadで入室や退室、延長といった操作が行えるため、会議室の空予約問題の解消、会議室利用の最適化などの効果が期待できる。また、在席管理に関しては、Web専用画面の座席マップから利用したい座席と時間を選ぶだけで予約が完了。チェックインもPCの専用画面でボタンを押す、もしくは座席に設置したQRコードやNFCタグをスマホで読み取るだけ。自動キャンセル機能も付いているため空予約も防げる。
（出所：@MYDESK公式Webサイト）
座席管理と会議室予約を一元管理できる、フリーアドレスオフィスの座席予約システム。PCやサイネージのオフィスマップや予約確認画面から空室を選ぶだけの簡単な操作で、会議室の予約・利用ができる。チェックイン/チェックアウトも、会議室前に設置したタブレットをタップするだけで完了する。会議室の使用状況をステータス別に確認できるほか、その場で利用延長や、予約開始から一定時間チェックインがない場合の自動キャンセル、予約終了時刻の10分前の自動通知といった稼働率アップを支援する機能も充実している。
また、マップ上の座席にカーソルを合わせると氏名や所属を確認できる座席利用者情報の表示機能や、特定の利用者がどこに座っているかを確認できる社員検索機能も搭載。フリーアドレス環境下における在席管理の効率化にも役立つ。
（出所：BRoomHubs公式Webサイト）
会議室予約と来訪者管理を一元化するクラウド型システム。利用実態に合わせたきめ細かな設定が可能で、各施設や部門ごとの予約権限などに柔軟に対応。時間や会議室の属性を指定して空いている会議室を簡単に検索できるほか、よく使う会議室の優先表示や予約した会議室の一覧表示など、高い利便性を持つ。フリーアドレス席の管理にも対応する。
会議室や座席以外の設備も含めた管理もでき、備品や社用車なども管理対象として設定可能。そのほか、設備の共同利用（貸会議室）、受付業務の効率化など、多様なニーズに対応できるオプション機能も。更に、利用状況をデータで可視化し、継続的な改革を支援する機能も備えているため、オフィス環境全体の最適化に貢献できる。
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（出所：Airリザーブ公式Webサイト）
業種やサービスを問わず、24時間365日、自動でWeb予約を受け付けられる予約管理システム。Webサイトなどに予約カレンダーを埋め込んで利用でき、スマホからの予約にも対応。クレジットカードによるオンライン決済にも対応。予約・キャンセルを受け付けると顧客へメールを自動配信する。スペースごとに時間単位で細かく料金設定が行え、貸出備品などのリソースの管理機能もある。
また、同じ時間帯に受付できる予約数を制限することでダブルブッキングを防ぐしくみも。予約と同時に顧客情報が登録されシステム内で顧客管理が行えるので、データを分析してリピーターを増やす施策を講じるといった使い方も可能。
（出所：スペースマネジメントシステム公式Webサイト）
全国300以上のコワーキングスペースやシェアオフィスで導入されている、施設運営者向けのクラウド型管理システム。運用を網羅できる豊富な機能と柔軟なカスタマイズ力が強みで、会員・契約・利用実績を軸に、予約・請求・入金までをワンストップで処理できる。月額・従量のどちらの課金方式にも対応し、利用データをもとに自動で集計・請求書を発行。入金消込まで自動化でき、複雑な運営業務を効率化する。
会員専用マイページでは施設予約や問い合わせ、告知配信が可能。Googleカレンダーとの連携によりスケジュール同期やダブルブッキング防止も実現する。オプションとしてAkerun連携による入退室管理や、オンライン入会登録、API連携などの追加機能も用意されており、事業規模や運用スタイルに合わせて拡張できる。
（出所：リザエン公式Webサイト）
高水準のセキュリティレベルを実現し、200以上の業種に対応したクラウド型の予約システム。貸会議室やホール、レンタルスペースなどのビジネスに合った予約サイトを作成でき、プロジェクターや音響設備といった会議室のオプション備品の在庫管理やケータリング、駐車場の予約や料金のクレジットカード決済までをワンストップで行える。
顧客と見積もりや打ち合わせを終えてから予約を確定する「仮予約」機能や、清掃や入れ替えに必要なインターバルを自動設定できる機能など、会議室・ホール等の運営業務に便利な機能が豊富。PC、スマホ、タブレットに対応しており、エンタープライズ版では、業務に合わせたオリジナル機能の追加やセキュリティのさらなる強化も可能。
（出所：ChoiceRESERVE公式Webサイト）
200を超える業種・用途で利用されている汎用性の高い予約システム。レンタルスペースについても、日中と夜間、平日と週末など時間帯で異なる料金設定ができたり、会員・ビジターに分けて予約を管理できたり、複数拠点のスペースを一括で管理できたり、便利な機能が豊富。
予約の受付・管理だけでなく、予約ページ作成機能（スマホ・PCどちらにも対応可能）、更にクレジットカードによる事前決済など、様々な支援機能を備えているのも心強い。
（出所：RESERVA予約公式Webサイト）
無料で予約サイトを開設できる、貸し会議室やレンタルスペースなどのビジネスに適した予約管理システム。24時間365日いつでもWeb予約を受け付けて、営業時間外の取りこぼしを防止する。更に、スマートロック連携機能に加えて、独自のクレジットカード決済「レゼルバペイメント」を提供。予約時の事前決済を行えば、施設の無人運営が可能に。
また、予約完了やキャンセル時には利用者とスタッフの双方へ通知メールが自動配信され、無断キャンセル防止や情報共有の効率化に寄与する。自動蓄積される顧客情報はCSVでの入出力も可能。
会議室運営に関わる様々な業務を効率化する、会議室予約システムについて紹介しました。
会議室予約システムを導入する際は、「会議室の前や中で、その場で空き状況の確認・予約がしたい」、「フリーアドレスを導入したい」、「社外向けに貸し出す際に利用したい」など、目的に合ったタイプから検討する必要があります。
まずは、次の3つのタイプの中から、自社で利用するとしたらどれに当てはまるかを確認していきましょう。
そして、比較検討する際は下記3つのポイントに沿ってチェックしてみましょう。
専用のシステムを導入することで、単に会議室の予約を行うだけではなく、稼働率向上や業務改善に役立てることも可能に。グループウェアなど既存システムとの連携も踏まえて、自社に合う会議室予約システムを選んでみてください。
会議室予約システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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