FAXやメールで届く注文書を手入力する負荷を抑えたい、書面に書かれた商品名や略称を自社の表記に効率良く変換したい受発注業務の担当者へ。注文書OCRサービスで解決できる課題や、受注入力を自動化する方法に加えておすすめのサービスを紹介します。
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注文書OCRサービスとは、FAXやメール、紙で届く注文書・発注書の取引先名・商品名・品番・金額などを読み取りデータ化するサービスです。
近年は、AI技術を組み合わせたAI OCRを活用するサービスがほとんどで、手書き文字やFAX特有のかすれ・傾きがある文字も高い精度で認識できるのが特徴です。取引先ごとに異なる書式の注文書であっても、AIが受注に必要な情報を的確に抽出します。
なお、AI OCRについて詳しく知りたい場合は「AI OCRサービス比較17選！ ランキング形式で紹介」をご覧ください。
注文書OCRサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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注文書OCRサービスは、単に注文書の文字を読み取るだけのサービスではありません。読み取った内容の確認・修正に加え、受注管理システムや基幹システムへ連携しやすい形にデータを整える役割を担い、受注業務の効率化を支援します。
こうした機能により、主に以下のような課題を解決できます。
届いた注文書を確認し、取引先名・商品名・品番・数量など必要なデータを1件ずつ受注管理システムへ入力するのは大きな負担がかかります。
注文書OCRサービスを活用すれば、こうした情報を自動で読み取りデータ化。担当者はイチから手入力することなく、読み取り結果のチェック・修正作業に集中できます。システムによっては、誤読の可能性がある箇所や目視での確認が必要な項目のみをハイライト表示できるものもあり、チェック作業をより効率化可能です。
注文書の形式は取引先ごとに異なるのが一般的で、必要な情報が記載されている場所も変わってきます。注文書OCRサービスを活用すれば、帳票ごとに読み取りたい項目や位置を設定できるため、多様な形式の注文書にも対応。なかには、AIが帳票のレイアウトを解析し、読み取るべき項目を自動で抽出してくれるシステムもあります。
取引先に注文書のフォーマットの変更や受発注システムの導入を求めることなく、従来の取引方法を維持したまま受注処理をスムーズにできます。
注文書に商品コードや取引先コードの記載がなかったり、商品名や品番が取引先独自の略称で表記されていたりするケースもあります。この場合、従来は商品コードを調べて追加入力したり、商品名や品番を手作業で修正したりする必要がありました。
注文書OCRサービスには、読み取った内容を自社の受注管理システム内の商品・取引先マスタと照合し、データを自動で補完・修正するものもあります。
担当者の経験や勘に頼っていた商品の特定やコードの変換を仕組み化でき、誰でも同じルールで受注処理を進められるように。特定の担当者に業務が集中する状態を回避できます。
注文書OCRサービスでは、読み取ったデータをCSVで出力したり、API連携によって受注管理システムや基幹システムへ取り込んだりできます。自社の既存システムと連携できれば受注データをイチから打ち込む手間が省けるうえ、入力ミスの削減にもつながります。
また、従来は紙で保管していた注文書をデータとして保存する体制も整えられるため、保管やファイリングにかかる負担を軽減できるのも利点です。取引先名や注文日、注文番号などで過去の注文書を検索しやすくなり、問い合わせ対応や受注履歴の確認もスムーズです。
注文書OCRで受注入力を自動化するには、注文書の取り込み方法や読み取り項目の設定から、外部システムへの連携まで、一連の流れを設計する必要があります。
以下では、受注入力自動化の主な流れを説明します。
各取引先からの注文書が、メール・FAX・紙など取引先によって異なる方法で届く場合は、どのような流れでOCRサービスに取り込むかをあらかじめ検討しておきましょう。以下では、注文書の受け取り方に応じたおすすめの取り込み方法を紹介します。
| 注文書の受け取り方 | おすすめの取り込み方法 |
|---|---|
| メールなどを介してデータで届く場合 | データファイルをOCRサービスに直接アップロードする方法 |
| データで届き、処理件数が多い場合 | 指定フォルダに格納されたファイルを自動で取り込む方法。ファイルを一つひとつアップロードする手間が省ける |
| FAXで届く場合 | 複合機との連携により、受信したデータを紙に印字することなくOCR処理へ回す方法 |
| 紙で受け取る場合 | スマホで撮影した注文書の画像をアップロードする方法。スキャンの手間が省ける |
なお、対応できる取り込み方法はサービスによって異なります。あらかじめ、導入検討中のサービスが活用したい方法に対応しているか確認しておきましょう。
次に、商品・取引先コード、商品名、品番など受注入力に必要な情報をOCRで読み取れるよう設定しましょう。取引先から届く帳票ごとに読み取り項目や範囲をテンプレート化できるシステムであれば、条件を都度設定する手間が省けます。
OCRの読み取り結果をそのまま受注管理システムに取り込むのではなく、誤読や反映漏れがないかを担当者が確認・修正するフローを設けることも重要です。システムによっては、AIが金額の不一致や必須項目の抜けを自動で検出できるものや、承認ワークフローを設定できるものも。こうした機能を活用すれば、誤ったデータがそのまま登録されるリスクを軽減できます。
注文書OCRで読み取った内容を、自社の商品マスタや取引先マスタと紐付けできるようマスタデータを登録します。あわせて、取引先独自の商品名や略称で記載された内容を自社の正式なコードや名称に変換できるように設定しておきましょう。
なかには、運営会社がマスタ登録や変換ルールの設定を代行してくれるサービスもあります。取引先ごとのルールが複雑な場合は、自社で設定する負担を抑える手段として検討するのもおすすめです。
読み取ったデータをAPI連携やCSV出力によって受注管理システム・基幹システムに取り込みます。API連携に対応したシステムならデータの移行がスムーズですが、自社の既存システムと連携できるかは事前に確認しておきましょう。
CSVの場合、既存のシステムに取り込む際はデータの調整や加工が必要になる場合も。あらかじめ取り込み手順や加工方法を確認し、担当者に周知しておきましょう。
なお、今回紹介している注文書OCRサービスは、データをサービス上のクラウド環境にアップロードする必要があります。社内規定などの制約により、注文書データを外部のクラウド環境へ送信できない場合は、オンプレミス型AI OCRも選択肢のひとつです。詳しくは「オンプレミス型AI OCR6選！メリットや向いている業務などを紹介」をご覧ください。
運用前は、取引先から実際に受け取っている注文書を使って読み取り精度、確認・修正にかかる工数、マスタデータの変換精度を検証しましょう。きれいな注文書だけでなく、FAXのかすれや手書き文字が含まれる書類、明細行が多い帳票なども試すことで、実際の運用で問題なく使えるかを判断しやすくなります。
また、いきなり全取引先・全帳票を自動化の対象にするのではなく、まずは注文数が多い取引先の帳票や、処理負荷の高い帳票から始めると良いでしょう。運用するなかで見えてきた課題を踏まえ、フローを改善しながら対象範囲を広げていくとスムーズです。
注文書OCRサービスは、大きく以下の3タイプに分けられます。複数のタイプにまたがるサービスもありますが、ここでは各サービスが特に強みとする機能をもとに分類しました。
読み取った注文書データを商品・取引先などのマスタデータや取引先ごとのルールと照合し、受注処理に使いやすい形で出力するタイプ。読み取りデータを手作業で修正する手間を減らしつつ、受注管理システムや基幹システムに連携したい企業に適しています。
たとえば「発注書AI-OCR」は、画面左側に注文書の画像、右側に読み取り結果が表示され、原本と照らし合わせながら内容を確認できるのがポイントです。誤読や反映漏れを見つけやすく、確認作業を直感的に進められます。
「受発注バスターズ」の場合、顔認証技術を応用した独自の帳票認識アルゴリズムにより、取引先ごとに異なる注文書の様式を自動で判別。判別結果に応じて各取引先のルールを適用できるため、より円滑な受注処理が可能です。
そのほか「注文書革命DX」は、取引先ごとに異なる注文書の読み取りルールの設定やテンプレートの作成をすべて同社が代行。帳票の追加、変更があった際の調整にも対応してくれます。
OCRで読み取った注文データを、ECや受注管理システムへ直接取り込みたい場合におすすめのタイプ。CSVを介すことなく読み取りデータを受注処理に活用できます。
たとえば「Bカート AI-OCR」の場合、注文書に記載された会員ID・会社名・品番とマスタ情報を紐付けた後、取引先ごとの販売単価や在庫状況も反映。受注のたびに価格や在庫状況を確認・入力し直す手間が省けます。
「JUST.DB」は、読み取ったデータを活用した受発注管理システムをノーコードで構築できるサービスです。ドラッグ&ドロップ操作や生成AIとの対話により、自社の運用に合ったシステムを直感的に作成できます。
注文書だけでなく、請求書・見積書・申込書・アンケートなど様々な種類の帳票をデータ化したい場合におすすめのタイプ。
たとえば「DX Suite」は、見積書の品目・数量・金額などのデータを表形式で出力可能。複数社の見積内容を一覧で見比べたい場合に便利です。
「AnyForm OCR」の場合、手書きの日本語の認識精度を高めるオプションが備わっており、申込書やアンケートなど手書きが多い書類のデータ化に重宝します。
「LINE WORKS PaperOn」は、様々な帳票の読み取り結果を正読率に応じて色分け表示してくれるのが特徴。変換誤りを見つけやすく、確認作業の負担を軽減できます。
注文書以外の帳票も含めてデータ化を進めたい場合は、帳票OCRソフトの導入も選択肢になります。詳しくは「帳票OCRソフト13選。3つのタイプに分けて選び方を紹介」をご覧ください。
受発注業務の効率化に強みを持つ注文書OCRサービスを紹介します。
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（出所：AI帳票OCR『WisOCR』シリーズ公式Webサイト）
大手企業の導入多数で、受注関連業務の効率化に貢献するAI OCRサービス。シリーズとして複数のサービスが展開されており、受注業務の効率化には「WisOCR for 注文書」がおすすめ。PDF化した注文書を指定のフォルダに保存しておけば、システムが自動で取り込み読み取りまで実行。ファイルを担当者が都度選択してアップロードする手間が省ける。
また、読み取り結果に対して単価と数量を掛け合わせた合計金額が一致しない場合や、認識結果の信頼度が低い場合はアラートを表示。目視でチェックすべき項目が一目でわかり、データの修正作業が円滑に進む。
そのほか、認識内容をもとにファイル名を自動設定する機能も実装。取引先名や注文日、注文番号などをファイル名に含めて保存でき、後から帳票を検索しやすい体制が整う。
ほかにも請求業務向け・見積業務向け・アンケートや勤怠表などの定型帳票に対応するシリーズを展開。
（出所：注文書革命DX公式Webサイト）
FAX・手書き・PDFなど様々な形式で届く注文書をAI OCRが読み取り効率的にデータ化するサービス。手書き文字のほか、FAX特有の汚れや傾きがある注文書にも対応。スマホで撮影した注文書の画像をそのまま転送できる点も便利で、スキャンの手間が省ける。
登録済みの商品マスタデータを参照し、注文書上の表記で不足している商品名・入数・規格などを自動補完する機能も搭載。読み取ったデータはCSV出力でき、基幹システムへの連携にも活用可能だ。
取引先ごとに異なる注文書の読み取りルールの設定や、テンプレートの作成はすべて同社が代行。複雑な設定作業を任せられるほか、帳票の追加・変更時の調整にも対応してくれる。
ほかに、注文書以外の帳票を読み取れる汎用版「スマートOCR」も展開しており、社内に残る紙の帳票のデータ化を推進できる。
（出所：発注書AI-OCR公式Webサイト）
BtoBプラットフォーム受発注ライトとの連携を前提に、様々な書式の注文書の読み取り・データ化を支援するAI OCRサービス。
手順はシンプルで、各取引先から届いた注文書データをワンクリックでシステムにアップロードするだけ。AIが発注書データと受発注ライトに登録されたマスタ情報を紐付けてくれる。その後は画面左側に注文書の画像、右側に読み取った結果が表示され、原本と照らし合わせながら内容を確認可能。誤読や反映漏れを見つけやすく、確認作業を直感的に進められる。
また、読み取った商品名や単位にあらかじめ指定したキーワードが含まれる場合は警告メッセージを表示。ケース・バラなど注文単位を確認したい内容の見落とし防止に役立つ。
そのほか、FAXで注文書が届いた後、受領連絡を自動で返信できる「Re:FAX機能」を搭載。担当者が帳票に印鑑を押して返送する手間を省ける。
（出所：受発注バスターズ公式Webサイト）
AIと専門チームの知見を融合し、取引先ごとに形式やルールが異なる注文書・発注書のデータ化を支援するOCRサービス。書類は同時に100ページまで一括アップロード可能。文字の認識誤りや、FAX特有の傾き補正機能を備えており、読み取り精度の安定に貢献する。
顔認証技術を応用した独自の帳票認識アルゴリズムにより、取引先ごとに異なる注文書の様式を自動で判別できるのも特徴。判別結果に応じて各取引先のルールを適用でき、より円滑に受注処理を進められる。
文書管理ソフトのDocuWorksや、FAXを電子データで受信できるe-受信FAXサービス、Googleドライブなどとの連携にも対応。注文書を既存の受信環境や共有フォルダからスムーズに取り込む体制が整う。
導入後は、製造・卸など各業界の受注業務に精通した専門チームが伴走。得意先ごとに異なるルールや社内で言語化されていない暗黙知を明文化し、運用フローに落とし込む。
（出所：route-D公式Webサイト）
フォーマットがバラバラな受発注書類の入力業務効率化に貢献するAI OCRサービス。帳票ごとに読み取り箇所を細かく設定しなくても、AIが受発注入力に必要な情報を整理してくれるのがポイント。使い続けるたびにAIが得意先ごとの入力ルールや変換ルールも学習するため、精度の向上が期待できる。
読み取った注文内容は、自社の商品マスタや得意先マスタと紐付け可能。商品名や得意先名に表記ゆれがある場合でも、該当候補を提示してくれるため照合作業を効率化できる。なお、マスタの登録件数に制限はないので、商品点数や取引先が多い企業でも使いやすい。
導入時は、専任のコンシェルジュが書類の取り込みからデータ化、既存の基幹システムとの連携フローを整理し、最適な運用方法を提案。OCRサービスを初めて導入する企業でも安心だ。
ECや、受注管理システムにデータを連携しやすい注文書OCRサービスを紹介します。
（出所：AI注文 OCR公式Webサイト）
BtoB受注システム「セカイカート」との連携を前提に、FAX・メールで届く注文書をAI OCRで読み取り反映するサービス。読み取った内容をそのまま注文情報としてECに取り込めるのが特徴。同じ内容を受注システムへ再入力する手間がかからない。なお、セカイカートでは得意先ごとの値引き率やボリュームディスカウントなど、BtoB取引に必要な価格条件を細かく設定可能。これらの条件も注文情報に反映しながら処理を進められる。また、在庫状況の確認や出荷指示、配送状況の確認など受注後の対応もシステム上で一元化できる。
読み取り枚数に応じた複数のプランが用意されており、契約枚数を超える場合は必要な分を追加購入できるため、利用量に合わせて運用しやすい。
（出所：Bカート AI-OCR公式Webサイト）
FAXやメールで届いた注文書のPDF・画像データをBtoB ECサービス「Bカート」内にアップロードするだけで、受注登録が完了するOCRサービス。基本設定のままでも読み取りに対応するが、「ビジュアルモード」によって個別の読み取りルールを設定可能。AIに読み取らせたい範囲をマウスで直感的に指定できるほか、「備考欄から日付のみを抽出」などテキストで指示を加えられる点も使いやすい。また、基本設定では認識が難しい帳票のプロンプト作成を代行するオプションも用意。複雑なレイアウトの帳票でも読み取れる体制が整う。
注文書に記載された会員IDや会社名、品番などの項目は、Bカート内のマスタ情報と自動で紐付け。Bカート内で管理している取引先ごとの販売単価や在庫状況も反映でき、受注のたびに価格や在庫状況を見直す手間が省ける。
（出所：JUST.DB公式Webサイト）
AI OCR機能を標準搭載し、読み取ったデータを活用した業務システムを作れるサービス。帳票の読み取り範囲を細かく指定する必要がなく、手書きの帳票であってもスムーズにデータ化。チェック項目のある帳票にも対応し、選択された項目を集計してデータに反映できる。
読み取りデータを活用した受発注管理システムをノーコードで作れるのも特色。画面のレイアウトはドラッグ&ドロップで直感的に作成できるほか、生成AIとの対話によってロジックやフローを設計・構築できる。作成したシステムに承認フローを組み込むことも可能。AI OCRで読み取ったデータを担当者が確認・修正し、管理者の承認を経て反映する運用が実現する。
ほかにも、見積・発注管理やプロジェクト管理、問い合わせ受付管理など多様な用途に合わせた業務システムの設計に対応。
注文書以外の帳票にも対応するOCRサービスを紹介します。
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（出所：DX Suite公式Webサイト）
注文書に限らず様々な種類の帳票を読み取りでき、業界を問わず多くの企業に導入されているOCRサービス。
指定したフォルダに帳票を追加すると、自動で読み取り処理に回せる点が便利。独自のAIエンジン「PolySphere-4」が、帳票の構造や項目同士の位置関係を解析しながら必要な情報を抽出する。
読み取ったデータに不備がないかを確認する「AI自動チェック」機能も搭載。あらかじめ設定したルールと照らし合わせながら、入力漏れ・誤り、合計金額と明細金額の不一致など、項目間の整合性を確認する。読み取ったデータはCSV・PDF形式で出力可能。見積書などに含まれる明細部は表形式で出力できるため、複数社の見積内容を一覧で見比べたい場合に便利だ。PDFはテキストコピーができるサーチャブルPDFとして保存されるため、取引先名や注文番号で必要な帳票を検索しやすい。
（出所：AnyForm OCR公式Webサイト）
特許技術「WOCR」を活用しており、AI型のOCRエンジンと非AIのOCRエンジンを使用したサービス。両技術の読み取り結果に差がある箇所は、画面に「要確認対象」として表示され、見るべきポイントがわかりやすい。
注文書や請求書、申込書など様々な帳票の読み取りに対応。「OCR帳票化設計」を活用すれば、読み取り範囲や項目をマウスで指定可能で、取引先ごとに異なるレイアウトの帳票もデータ化できる。手書きの日本語の認識精度を高めるオプションもあり、申込書やアンケートなど手書きが多い書類のデータ化もスムーズだ。
定型注文書の自動読み取りに対応する「TeleForm」もラインナップ。FAXで届いた注文書を紙に出力せず、データのまま認識処理できるため、得意先とのFAX取引は継続しつつ受注業務をペーパーレス化できる。
（出所：LINE WORKS PaperOn公式Webサイト）
注文書をはじめ、見積書、請求書、勤怠表、図面など多様な帳票の読み取りに対応するOCRサービス。手書き文字やつぶれ気味のFAX文字、訂正印・二重線が入った文字なども認識。読み取った結果は正読率に応じて色分け表示され、変換誤りを見つけやすい。
また、「AIおまかせモデル」により、取引先ごとにレイアウトが異なる注文書でも事前の設定なしで必要な項目を抽出可能。読み取り設定作業の負荷を抑えられる点も便利だ。読み取った内容を、あらかじめ登録したマスタデータに基づいて正式名称やコードに置き換える機能も実装。取引先ごとに表記が異なる商品名や略称を統一して出力したい場合に役立つ。
そのほか、複合機との連携にも対応。FAXで受信した注文書データをPaperOnへ自動転送でき、そのまま処理を始められる。
FAXやメール、紙で届く注文書を一枚一枚確認し、受注管理システムに手入力するのは手間がかかります。そこで役立つのが注文書OCRサービスです。
近年は、AI技術を組み合わせたAI OCRを活用するサービスが主流で、手書き文字やFAX特有のかすれ・傾きがある文字も読み取れるようになりました。なかには、AIが注文書から受注に必要な情報を抽出したり、取引先ごとのルールを認識しながら文字を読み取ったりできるシステムも。こうした機能を活用することで、受注業務をより効率化できます。
注文書OCRサービスは、以下3つのタイプに分類されます。
（1）受注業務の効率化に強み
（2）BtoB EC・受注管理システム一体型
（3）注文書以外の帳票にも対応
本記事を参考に、自社に合った注文書OCRサービスを選んでみてください。
注文書OCRサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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株式会社インフォマート
FAX受注の手入力・属人化をAIで解消。高精度OCRと自動学習で、商品特定・基幹連携までデジタル化を加速。...
株式会社ハンモック
様々なFAX注文書の自動読み取りや、受注システムとのデータ連携で受発注の入力作業を効率化。簡単帳票設計や高い認識精度も強み。...
LINE WORKS株式会社
世界最高水準のAI-OCRで書類をデータ化。“PaperOn”１つで、現場の非効率を解消します。...
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