JRシステムが提供するシフト表自動作成クラウドサービス。フルタイム中心の「Day」、パート・アルバイト中心の「Time」、働き方に合わせてサービスを選択可能。2ヶ月間無料トライアル可能。
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勤務シフト作成お助けマンは、勤務シフト表の自動作成・管理ができるクラウドサービスです。
従業員の働き方に合った、以下2つのサービスを提供しています。
正社員・契約社員などフルタイムが主力の企業には、早番・遅番・夜勤など1日単位のシフトを割り当てることのできる「Day」。
パート・アルバイトが主力の企業向けには、10～14時など時間を割り当てたシフト作成ができる「Time」。
両サービス共通の特長は以下の通り。
小売業、飲食業、サービス業、コールセンター、病院など、業種や業態を問わず、日本全国の多くの企業が、お助けマンを利用して働き方改革を推進しています。
完成したシフトはスマホでいつでもどこでも確認可能。Excel出力による印刷・加工はもちろん、CSV出力により、勤怠管理などの外部システムに連携させることもできます。
こちらも同様に「スタッフの勤務希望をスマホで集約」「管理者が勤務条件を設定」「自動作成の実行」「自動作成されたシフトを微修正」の4工程で、時間帯を軸としたシフトを簡単に作成できます。
スタッフからの勤務希望は「この日は何時から何時まで働くことができる」「この日は休み」という形で提出し、勤務希望内に収まる形で勤務の割り当てが行われます。
スマホによるシフト作成・共有の他にも、欠員発生時にはヘルプ要請を出したり、複数店舗のシフトを一元管理して他店舗への応援要請を出したりできるなど、便利な機能を備えています。
誰が作っても、納得のいく、公平なシフトを素早く作成。シフト管理システムのデファクトスタンダードへ
鉄道情報システム株式会社 第二営業企画部営業開発課 課長代理 新井 祐一様
—勤務シフト作成お助けマンは、どのようなサービスでしょうか？
勤務シフト表の自動作成とデータの一元管理ができるクラウドサービスです。
弊社は、みどりの窓口で利用されているチケット予約・販売システムなど、JR関連を中心としたシステム開発・運用に取り組んでいる会社です。JR以外での案件も多数手がけているのですが、勤務シフト作成お助けマン開発のきっかけは、2012年、駅の清掃員のシフトを自動作成できるシステムを開発したことにあります。その後、駅の清掃員に限らず、病院や介護、小売業など、様々な業種でシフト作成について課題を抱えている企業が多いということがわかってきました。そこで、横展開できるようにシフト管理システムを「勤務シフト作成お助けマン」という名称でパッケージ化して提供することにしたわけです。
なお、サービスプランとしては、リリース当初は「早番・中番・遅番・休み」など、1日1記号の形式で勤務を割り当てるフルタイムが中心の「Day」のみでしたが、2020年12月に時間単位で割り当てるパート・アルバイトが中心の「Time」をリリースして、現在に至ります。
—開発にあたってこだわったことやサービスの特徴的な部分があれば教えてください。
まず、「条件に合ったシフトを自動作成できる」という点です。
勤務シフト作成お助けマンでは、従業員のシフト希望はもちろん、「連続勤務の回数」「人員の組合せ」「遅番の次は早番を入れない」など細かな条件設定ができます。更にその条件を「必ず満たしたいのか」「できるだけ満たしたいのか」といった重みづけを行った上で、膨大なパターンの中から条件に合うものを探し出すことができます。今でこそ、そういったシステムは珍しくありませんが、リリース当時、クラウドサービスとしてそれができたのは弊社だけだったと思います。その後、徐々に精度やスピードを向上させ、現在では所要時間1分～10分程度。お客様からも「他社サービスと比較した場合でも精度の高い結果が出る」と仰っていただけることが多いです。
もう一つ、特徴を挙げるとすれば「使いやすさ・見やすさ」の部分です。
たとえば、精度の高いシフトを作成するためには、条件を細かく設定しなければなりませんが、お客様が入力しやすいようにナビゲーションで案内をし、それに従って入力すれば設定が完了するように工夫しました。具体的には「簡単初期設定」というボタンを押すだけで、担当名やシフトのマスに表示する記号などを設定するウィザードが出てきます。ウィザードに沿って設定していけば作業が完了するため、システムの扱いが苦手な方でも比較的、迷わずに利用できます。
また、自動作成したシフトも、最後は手動で細かな修正や確認が必要になるのですが、その作業を楽にできるようにするためにも操作しやすい画面にこだわっています。従来のシフトはExcelを使って作成・管理することが多いですが、その点、勤務シフト作成お助けマンはExcelの表に似た外観で、操作もExcelライクな馴染みやすいものにしているため安心です。修正したいマスをクリックして、選択肢の欄から正確なものをクリックするだけで変更できます。その他、「Ctrl＋C」「Ctrl＋V」のショートカットキーにより割り当てを素早くコピー・アンド・ペーストできますし、「Delete」キー押下で簡単に削除することもできます。
—スタッフに対して勤務時間そのものを自動で割り当てられる「Time」は珍しいようですね。具体的にどのような仕様なのか教えください。
はい。よくあるシフト管理のサービスとしては、スタッフからの勤務希望時間を集約して、それをもとに、手で修正するものが、ほとんどだと思います。Timeは単にスタッフからの希望をそのまま割り当てるのではなく、各スタッフに対して、何時から何時に働いてもらうかの勤務時間と、いつ休みとするべきかを、自動で決めて割り当てることができるシステムです。割り当てられる時間には休憩時間も考慮されており、主にパート・アルバイト中心の職場で利用されています。画面はスケジューラーに似ており、「10:00~15:30」など個々の勤務時間をバーで表示します。「ホール」「キッチン」など担当ごとに色分けすることもできます。更に各担当業務について、時間ごとに「何人割り当てられているか」なども詳しく見られます。設定した必要人数と実際に割り当てられている人数の差分も表示でき、基準に満たない場合には赤字で表示されるため、状況を把握しやすいです。
シフトに穴が空いてしまいそうな時には、他の店舗からの応援要請なども同一画面上で行うことができます。Excelで同様の処理をすると、店舗ごとの管理になるため「A店では応援が反映されているが、B店では古いシフトのまま」など、情報伝達に齟齬が生じがちですが、勤務シフト作成お助けマンなら見やすい画面で一元管理できるため、連携もスムーズです。
—具体的に、勤務シフト作成お助けマンを導入することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか？
「シフト作成の省力化」「標準化」「公平性の担保」、それから「労務管理」などいくつか挙げられます。
従来型のExcelや紙を用いたシフト作成は時間がかかる上に、属人化しやすい領域です。「A店長は要望を聞いてくれたのにB店長に変わってからは要望を取り入れてくれない」など従業員の不満も出やすく、作成者自身も要望を取り入れようとして頭を悩ませることも多いと聞きます。事実、シフト作成にプレッシャーを感じる管理者の方も少なくないようです。
この点、勤務シフト作成お助けマンを使うと、シフト作成にかかる時間の効率化・省力化はもちろん、誰が作った場合でも一定水準のシフト表を出力できるようになります。作成者の精神的な負担を減らせるだけでなく、従業員にとっても満足度が高いシフト表を作れるようになります。システムには人のような恣意性はありませんので、シフトの公平性も担保できます。
また、Excelなどの管理では就業規則違反に気付かないままシフトを組んでしまうこともありますが、勤務シフト作成お助けマンは設定された条件を「守れているか・守れていないか」を検知するエラーチェック機能がありますので、労務コンプライアンスの強化も期待できます。
—マッチしやすい業種や企業規模などがありましたら、教えてください。
基本的には業種・業態を問いませんが、DayとTimeでは若干の違いがあります。Dayはフルタイム勤務の企業、たとえば、携帯電話の販売ショップ、パチンコ店、金融機関のコールセンター、専門小売業など、正社員比率の高いお客様が多いです。その他にも病院、介護、物流、製造、ホテルなど様々なシーンでご利用いただいています。規模としては、多いところでは200人規模、少ないところでは、1店舗10名程度。多店舗展開しているところでは、それ以下でもご利用いただいています。なお、多店舗展開の場合は、本部の方がシステム管理者になり、各店舗の店長などにシフト作成の権限を付与するケースが多いです。
一方、Timeはホテルのレストラン、中華料理のチェーン店、ファミリーレストランなどの飲食業のお客様を中心に、その他、介護施設やコールセンター、小売業などで利用されています。パート・アルバイトの従業員が多く、時間軸のシフト表を使っているところであれば、業種業態関係なく、幅広くご利用いただいています。
—導入後のカスタマーサクセスやサポート体制についてはいかがでしょうか？
電話・メール・チャット・問い合わせフォーム・Web会議などの複数の経路を設けて、お客様からの問い合わせに対応しています。また、ヘルプセンター（オンラインマニュアル）を用意して、お客様が自ら疑問点を確認できる仕組みを用意しています。その他にも、セミナーを開催して理解を深める取り組みもしています。また、直接的なフォローが必要な場合には、定期的にミーティングの場を設けて、お客様の利用状況に応じて問題点を探ったり、解決策を提案したりしています。
シフト管理システムは、条件によって得られる答えが変わってくるという、他の業務システムにはない特性があります。そのため、導入初期に「勤務条件の設定方法がわからない」「結果が思うようにならない」など迷う方もいらっしゃいますが、弊社ではそういう場合に備えて2ヶ月間のトライアル期間を設けています。場合によっては、条件設定の代行サポートも行います。お客様にご納得いただいてから本契約に移るため、つまずくことは少ないです。実際、ご利用いただいているお客様の98％から満足しているというお声をいただいており、丁寧なサポートができていると自負しています。
—代表的な導入事例を教えてください。
クレジットカード事業に取り組む金融系の会社様では50名規模の職場で導入したところ、担当者1人がそれまで1ヶ月かけて対応していたシフト作成作業を5時間に削減できました。それ以外でも、シフト表の公平性の向上、担当者を2人体制に変更できたことで業務のリスクヘッジにもなったと仰っていただけました。シフト作成は、管理者など上長の業務であることが多いですが、好んでやる方はほとんどいません。省力化することで、「他のやるべきことに時間を避けるようになった」と言っていただけると嬉しいですね。
それ以外では、鉄資源のリサイクルを行っている会社様では、Excelで行っていた頃は毎月半日以上かかっていたのが、勤務シフト作成お助けマンを導入することで、30～60分程度まで削減できました。従業員の方もスマートフォンでの有給休暇の申請ができるようになったことで、有給取得率が向上するとともに、残業・深夜勤務の適正化といった「働き方改革の推進にもつながった」と聞いています。
—今後のビジョンや注力したいことなどがあれば教えてください。
この分野では、まだまだExcelや手書きでシフトを作成したり、管理したりしている企業が多いのが実情です。弊社のようなシステムを利用することで、シフト作成を自動化・効率化できるということを世間に伝えて、いずれは勤務シフト作成お助けマンがこの領域のデファクトスタンダードとして広くご利用いただけるように尽力していきたいです。
【勤務シフト作成お助けマンDay】
【勤務シフト作成お助けマンTime】
※Day・Timeともに2ヶ月間の無料トライアルあり
※Day・Timeともに年額払い（年度単位の一括払い）は10ヶ月分の金額となります。（2ヶ月分OFF）
※Day・Timeともに1箇所あたりの人数は1枚の勤務表に表示するスタッフ数
| 会社名 | 鉄道情報システム株式会社（略称：JRシステム） |
| 代表者名 | 本多 博隆 |
| 資本金 | 10億円 |
| 所在地 | 〒151-8534 東京都渋谷区代々木2丁目2番2号 |
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