サービス概要

DocuMaker Officeは、公文書管理に必要な基本機能を備えた電子決裁・文書管理システムです。
自治体・公的企業向けのシステムで、公文書管理法に基づいて、文書のライフサイクル管理が可能。文書の収受、起案、決裁、施行、保存、廃棄まで、一連の管理業務をデジタル化して、業務効率化や紙・保管場所の削減をサポートします。

シンプルな画面でToDoが分かりやすく、直感的に操作できるのも強み。文書ビューアでは、異なる形式のファイルを一括表示でき、添付資料が多くてもスムーズに確認できます。電子決裁、文書保存をシームレスに進められ、検索や文書の保存期限管理もスムーズです。
オプションで、外部システム連携にも対応。組織内の文書管理を一元化して、効率的な運用を可能にします。

主なポイント

• 文書の収受から廃棄まで1システムで完結

公文書管理法に準拠し、文書の「収受→起案→決裁→施行→保存→廃棄」といった一連のライフサイクル管理を1つのシステムで完結。テンプレートや過去文書の流用機能などを使って、収受文書や起案文書を効率的に作成可能。添付ファイルはドラッグ&ドロップで復習ファイルを一括添付でき、決裁ルートもテンプレートを利用して簡単に設定できます。画面も操作もシンプルなので、直感的に操作可能です。

また、廃棄対象の簿冊は自動的にリストアップされるため、廃棄漏れを防止できます。

• 高性能ビューアで、文書の内容確認と承認・決裁作業を効率化

Word・Excel・PDFなど、異なる形式のファイルを一括表示できる専用ビューアを搭載。見開きや一覧といった表示の切り替えもでき、多様な文書に対応します。文書の比較表示機能を使えば、同じ文書の異なるページを左右に並べて比較したり、起案書と添付ファイルの内容を見比べて確認したり、承認・決裁業務をスムーズに行えます。

検索した文書も文書ビューアで閲覧できるので、紙のページをめくるように、画像イメージで見たい文書を確認できます。

• 体制や運用に合わせて設定できる、自由度の高い決裁ルート設定機能

決裁ルートは、1人ずつ処理者を追加するのではなく、部長決裁や課長決裁などのテンプレートを選択すれば、起案者の上長が自動的に設定されるようになっています。起案内容に応じて合議者を追加したり承認者を変更したりすることもできます。柔軟な決裁ルート設定で、自治体や公的機関の多様な組織構造に対応が可能です。All（全員承認）/Any（いずれか1名の承認）の設定や必須承認者の指定、代理決裁、後閲処理にも対応し、実務での運用を見据えた仕組みを構築できます。人事異動があった場合も、柔軟に対応できる機能を備えています。

予めテンプレート登録を行わずとも、起案時に設定したルートをそのまま保存できるため、運用負荷も最小限。現場の実態に即した決裁フローを再現することで、導入後すぐに業務の定着が図れます。

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