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IT資産管理ツールとは?目的・仕組みをわかりやすくご紹介

IT資産管理ツールとは?目的・仕組みをわかりやすくご紹介

最終更新日:2022-04-14

企業が保有するPCやソフトウェアなどの無数のIT資産。どうしたら効率的に管理できるのか?そもそもIT資産管理の必要性とは?そんな疑問にお答えします。おすすめのIT資産管理ツールも合わせてご紹介。

目次

IT資産管理とは?

IT資産管理とは、主にコンプライアンスの強化とセキュリティ対策を目的として、企業内のハードウェアやソフトウェアなどのITに関連する資産を管理することです。具体的には、ソフトウェアのライセンスの発行数・更新期限などを管理して不正利用や更新忘れを防いだり、ソフトウェアの脆弱性が発見された際にどのPCがアップデート対象なのかを速やかに割り出したりする作業のことを言います。

かつてはExcel台帳などを用いて管理するのが一般的でしたが、近年では、更新期限を自動でリマインドしたり、アップデート作業を遠隔操作で行ったり、より効率的に行うため専用のIT資産管理ツールも複数登場しています。

本記事では、そもそも「なぜIT資産管理を行わなければならないのか」その目的を改めてご紹介した上で、近年利用が進むIT資産管理ツールとはどのようなものか、その導入メリットや自社にあったツールの選び方などをわかりやすくご紹介していきます。

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IT資産管理の必要性は?目的について

企業にはPC・サーバーなどの「ハードウェア」、アプリケーションなどの「ソフトウェア」、プリンタ・複合機などの「周辺機器」、メモリーカード・USBなどの「記憶媒体」、ケーブル・Wi-Fiなどの「インフラ」など、多くのIT資産が存在しています。あまり意識されることはありませんが、これらIT資産も、不動産や設備と同様に、企業の立派な資産の一つです。

従来は「在庫が余っているのに、必要のないPC/ライセンスを購入してしまった」などの事態を防ぐ(資産管理)という意味合いでIT資産管理は行われてきました。しかし、近年は、それ以上に「コンプライアンス・内部統制の強化」「セキュリティの強化」の2つが重視されるようになっています。

目的1:コンプライアンス・内部統制の強化

主に、ソフトウェアのライセンス管理が挙げられます。近年は買い切りの場合を除き、多くのソフトウェアがIDやアカウントなどのライセンスを発行し、企業はそれを従業員に割り当てるという形式を取っています。しかし、ソフトウェアによっては契約数以上のライセンスをインストールできる場合もあり、放っておくと著作権法違反に陥り、最悪、損害賠償や企業の社会的信用失墜といった事態にもなりかねません。

また、固定資産の会計処理においては、年に1度以上、ソフトウェアの利用実態に合わせてソフトウェアを無形固定資産として計上する必要があります。もし、実態と異なる数値を計上してしまった場合は、企業としての信用問題になりかねません。こういった事態を避けるためにも、ソフトウェアの利用状況の調査など、日頃よりIT資産管理を行っておくことが重要です。

目的2:セキュリティの強化

もう一つは、企業のセキュリティ強化が挙げられます。たとえば、PCにインストールされているOSやアプリケーション、Webブラウザなどのバージョンが古いと、脆弱性を突いたマルウェア攻撃などを受けてしまいます。脆弱性が明らかになった時点で即時アップデートすることが求められますが、IT資産管理をしっかりと行っておけば、「アップデートしていないPCがどこにどれくらいあるのか」把握してすぐに対処することができます。

また、個人情報や機密情報の漏えいの原因として挙げられるUSBメモリやスマホ等の記憶媒体の利用に関しても同様です。多くの企業が社内セキュリティポリシーで禁止してはいても、その実効性を担保するまでには至っていません。IT資産管理の一環として「不正なデバイスは接続できない」「接続できてもその事実がすぐにわかる」等の対応をとっておけば、個人情報・機密情報を持ち出されるのを防ぐことができます。

 

IT資産管理ツールとは?仕組みについて

一般的にはExcel台帳を用いて行われることの多いIT資産管理ですが、企業規模が大きくなるとそれだけでは管理が難しくなってきます。100台以上が一つの目安と言われており、100台程度までなら運用の仕方を工夫することで対処できますが、それを超えると「端末ごとに状況を調べるのに手間がかかる」「入力・転記ミスが起こりがち」「どの情報が正しいのかわからなくなる」などの問題が挙げられています。

特に、IT資産は不動産や設備などの通常資産と異なり、管理対象が多岐にわたり、しかもライフサイクルも短かったり、バラバラだったりして、最新の状態を把握するには多大な労力がかかります。専任担当者がいない中小企業や、厳重なコンプライアンスや内部統制・セキュリティが求められる官公庁や金機関などでは苦労するシーンが目立ちます。

こういった状況を改善するために、近年導入が進んでいるのがIT資産管理ツールです。IT資産管理ツールなら、IT資産に関する様々な情報を手動ではなく、自動で収集・確認できます。タイプとしては、各端末にエージェントと呼ばれるプログラムをインストールする「エージェントベース」とインストールの必要のない「エージェントレスタイプ」の2つがあり、ほとんどのIT資産管理ツールはエージェントベースを採用しています。

エージェントベースでは、各端末にインストールされたエージェントと呼ばれるプログラムが、PCやソフトウェアに関する管理情報を定期的に収集して、管理サーバーに情報を送信。管理サーバーでは集計結果を分析して、違反や脆弱性などを発見したら、管理者にその旨を通知するという仕組みになっています。ツールによっては、情報の収集・通知だけでなく、ソフトウェアのアップデートや再起動などの指示出し・リモート時の遠隔操作まで行えるものもあります。

一方、エージェントレスタイプの場合、インストールの必要がないため、導入の手間が少なくて済みます。また、コンピューターへの負荷もかかりませんが、エージェントベースに比べると取得できる情報やセキュリティ対策では見劣りします。両者は導入時の手間やできることが異なるため、どちらに当てはまるのかを確認しておくとよいでしょう。

 

IT資産管理の管理対象は何か?

次に、IT資産管理ではどれを対象に、どのような情報を収集するのかをご紹介します。

管理対象の機器やサービス

ハードウェアは、PC、サーバー、プリンターに加えて、タブレットやスマホに対応しているサービスもあり。

ソフトウェアは、OS、ミドルウェア、ウィルス対策ソフト、その他アプリケーション。

管理項目

自動的に機器から次の項目を収集します。ソフトウェアの資産管理の棚卸やライセンス管理くらいであれば、誰が利用しているPCにどのようなソフトウェアがインストールされているのか、正確に集計できれば十分です。社内セキュリティポリシーの違反やセキュリティインシデントに備えるのであれば、利用者の機器名・IPアドレスや各種操作ログなどまで収集できるようにすべきです。

  • 機器に関する情報
    コンピュータ名、利用者名、IPアドレス、MACアドレス、OSのバージョン など
  • ソフトウェアのインストール状況
    機器ごとのインストールソフトウェア(ソフトウェア名、バージョン・エディション等)
  • PCの操作ログ
    ファイル操作、プロセス起動ログ、Webアクセスログ、メール送受信ログ、印刷操作、PC起動・停止 など

 

IT資産管理ツールの5つのメリット

IT資産管理ツールを導入するメリットを改めて整理すると、次の5つが挙げられます。

社内情報システム担当者の管理作業の効率化

機器やソフトウェアに関する情報の収集・集約、ソフトウェアアップデートなどのメンテナンスや問題の検出などが一括で管理できるようになります。

手作業で効率化しようとすると、PCの機器情報・利用者情報・ソフトウェアの更新状況などを社員にアンケートというかたちで収集する方法が考えられますが、社員にとっては手間で、アンケートがすぐに回答されない上に、ITリテラシーが十分でないばかりに回答内容が不正確な可能性まであります。

利用中のソフトウェアを最新版にアップグレードしたい場合、一斉にアップデート指示ができるので、1台1台作業する必要もないし、作業が必要なPCを探し出す必要もありません。IT資産管理ツールにはファイル配布機能がついているものがあるので、更新プログラムを配布して自動で実行させればインストールやアップデートが効率よく行えます。

過剰投資の抑制

機器の利用状況から、誰も利用していないPCやソフトウェアライセンスがいくつあるかわかるので、利用していないものの再割り当てなど有効に活用できるようになります。また、手間をかけずに定期的にライセンスの利用状況を確認することで、たとえばこのまま利用者が増えた場合、いつ頃にライセンスを追加購入するとよいか予想できるようになります。そうすることで、前もって必要以上に購入してしまうことを防げます。

脆弱性対策

OSに脆弱性が発見されたので、利用者にOSアップデートを急ぎ依頼してもすぐに実行してくれるとは限らず、未対応がどうしても残ってしまうこともあります。

IT資産管理ツールを利用すれば全PCのOSなどのソフトウェアのアップデート状況を一覧で確認できるため、たとえばWindowsでアップデートできていない場合は、管理ツールからアップデート指示を出して実行する、といったことが可能になります。

社内セキュリティポリシーの遵守徹底

社内セキュリティポリシーに禁止されているUSBメモリやスマートフォンなどをうっかり差し込んで使ってしまった、というのはありがちです。IT資産管理ツールでは、仮にUSBメモリを差し込んだとしても、機器が認識して使えないようにブロックすることができます。

ネットワークの接続許可のないPCが社名にネットワークに勝手に接続されてしまうことも起きがちです。IT資産管理ツールを用いて、たとえば、エージェントソフトウェアを導入していないPCが接続された場合に通信を遮断するという設定をしておけば、未許可のPCに接続されてもネットワークを不正に利用される心配はありません。

ソフトウェアにおいても、利用許可のないソフトウェアの無断インストールを検出して、起動できないようにすることもできます。

不正行動の防止

重要な文書を業務利用ではなく、個人の利用目的でファイルサーバーからコピーしてきてメールで転送、プリンターで印刷ということもあります。たとえば、退職予定者による取引先リストの持ち出しは起こり得ます。その抑制として、PC上の操作ログを取得して、定期的に監査していることを周知できれば抑止力になりますし、事態が疑われる場合はその確認手段にもなります。

 

IT資産管理ツールの選び方

IT資産管理ツールの選び方のポイントを3点ご紹介します。

どこまでやりたいのかの確認

コンプライアンス・内部統制の強化目的か、セキュリティ強化目的か、あるいはその両方かで必要な機能が大きく変わります。コンプライアンス・内部統制の強化目的であれば、主要ソフトウェアのインストール情報を収集できるツールであればほぼ対応できます。

一方で、セキュリティ強化目的の場合、ログを収集して後で確認できればよいのか、ログをもとに監視してアラートできるようにすべきか、アラートとともに遮断のような防止をできるようにするのか等によって、IT資産管理ツールに求める機能が変わります。

収集できる情報の精度

実施したいことができるのか機能面とともに、収集可能な項目の確認が大事です。たとえば、ファイルサーバー上の機密情報の持ち出しを防ぐのであれば、ファイルサーバーへのアクセスログだけでなく、当該ファイルの編集履歴、メールへの添付記録、USBメモリや印刷の利用有無等まで調べられる方が安心です。

情報を上手く活用できるツールとの連携も手

IT資産管理ツールを導入しており、PCなどの利用状況に関する情報を収集しているものの、内部統制にもセキュリティ強化にも十分に活かせていない、というケースがあります。その際、使い勝手のよいIT資産管理ツールを選び直すのはもちろん手段としてありますが、収集した情報を上手く活用できるツールと連携して使うのも手です。

たとえば、ライセンス管理において、管理台帳と収集した情報の突合が効率的にできていないという問題であれば、現在のIT資産管理ツールはそのままに、IT資産管理台帳に強みを持つサービス(たとえば、ADVANCE Manager)を導入して、連携して利用する、といったことも管理作業面でも、コスト面でも選択肢になります。

 

おすすめのIT資産管理ツール

導入実績が豊富なツールや、特徴的な機能を持つツールをおすすめのIT資産管理ツールとしてご紹介します。

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AssetView(株式会社ハンモック)

Asset View公式Webサイト

(出所:AssetView公式Webサイト)

導入実績9,500社以上。IT資産管理はもちろん、その他のPC運用管理、PC更新管理、ウィルス対策、内部不正対策、データ流出対策など各種機能が充実している。これらを1つのコンソールで統合管理できる他、必要な機能だけを絞って購入できる価格プランも特長。最小1機能から利用でき、最小限で始めて、段階的に運用管理を増やしていくといった使い方も可能。その他、ニーズが高い7つの機能を備えたお得に利用できるプランもあり。

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MCore(住友電工情報システム株式会社)

MCore公式Webサイト

(出所:MCore公式Webサイト)

住友電工グループでの使用を前提に国内で自社開発された、高い信頼性とスケーラビリティを備えたIT資産管理/セキュリティ管理統合システム。情報システム担当者にとって必要となる機能を網羅的に備えており、「IT資産管理」「セキュリティ対策」「コンプライアンス遵守」という3つの役割をこなすオールインワンを実現。1サーバで、数万台にのぼる大規模環境の管理が可能で、1サーバでの管理によるコスト低減や、ネットワーク負荷を抑えた通信ができる。大規模環境だけでなく、小規模環境の利用にも活用できる。オプションでMac管理やモバイルデバイス管理(MDM)、BitLocker管理の機能も利用できる。インストール不要でレイアウト変更も可能な管理コンソールやサポート体制が充実している点も定評あり。

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PalletControl(株式会社 JAL インフォテック)

PalletControl

(出所:PalletControl公式Webサイト)

企業で利用する PCのハードウェア情報やインストールされているソフトウェアのライセンス情報などを自動で収集し、一元的に管理可能できるIT資産管理ツール。「いつソフトウェアを更新すればいいか」「キッティングを行えばいいか」運用面での最適化はもちろん、「このPCがリースアウトになるタイミングで、代わりに新たなPCを購入する」など、調達から導入・運用から廃棄まで、PCのライフサイクルを全面的にサポート可能。
IT資産管理以外にも、「配布管理」「ユーザーサポート」「セキュリティ」などPC運用管理業務に必要な機能を標準搭載。資産管理情報だけでなく、PCの現在の環境をリアルタイムに収集することもでき、たとえば「社内システムのバージョンアップ前にPC環境を調査したい」「新種のウイルス発生時に感染状況を調査して社内環境の安全性を確認したい」など、セキュリティを随時チェック可能。

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SKYSEA Client View(Sky株式会社)

SKYSEA Client View

(出所:SKYSEA Client View公式Webサイト)

テレビCMなどで見かけることも多い、認知度の高いIT資産管理システム。18,000ユーザー以上、小規模から10,000クライアントを超える企業・団体まで導入実績あり。IT資産の安全な運用管理やサイバー攻撃へのリスク対策、個人情報など重要データの情報漏洩対策を支援する各種機能を搭載。毎年定期的なバージョンアップ。プリンターやHUBなどのネットワーク機器やUSBデバイス、スマートフォンやソフトウェアライセンンスなども一元管理。

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LANSCOPE クラウド版(エムオーテックス株式会社)

LANSCOPE クラウド版

(出所:LANSCOPE クラウド版公式Webサイト)

オンプレミス版も含めると20,000社の導入実績を誇るIT資産管理ツール。IT資産管理・情報漏えい対策だけでなく、AIアンチウイルスを用いた外部対策にも優れ、上場企業4社に1社、金融機関の3社に1社、高度なセキュリティ水準を求められる多くの企業に採用実績あり。
また、対象端末もPCだけでなく、iOSやAndroidのスマホ・タブレットなどのモバイル端末の管理もこれ1つで対応可能。紛失対策だけではなく、デバイスの利用制御・アプリ管理など高度なモバイル管理を実現できるのもおすすめ。

  • 料金:300円/ライセンス〜

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ADVANCE Manager(株式会社クロスビート)

ADVANCE Manager公式Webサイト

(出所:ADVANCE Manager公式Webサイト)

同社の200社以上のコンサルティング経験から開発されたIT資産管理台帳に強みを持つサービス。ライセンスの自動割り当て、ライセンス形態を踏まえたライセンス数管理、仮想環境の管理など、ライセンスの保有や利用状況を正確に把握するための機能が充実。現在利用しているIT資産管理ツールのクライアントの情報収集機能と連携させて利用するケースも多い。

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QND Premium Standard(クオリティソフト株式会社)

QND Advence Standard公式Webサイト

(出所:QND Premium Standard公式Webサイト)

1998年のリリース以来、4,800サイト、440万ライセンス超の導入実績あり。ISM CloudOneとの連携により、インターネットに接続する国内外の全クライアント端末(スマートデバイスを含む)の一元管理も可能。ネットワーク接続検知、利用禁止ソフトウェアの制御、特定個人情報・機密情報の探査など、セキュリティ統制への対策も豊富。近年、オンプレミスとクラウド両方に対応したハイブリッドクラウド型へと進化。Windows 10クライアントのセキュリティ自動脆弱性診断も実施可能。

  • 料金:問い合わせ

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SS1(株式会社ディー・オー・エス)

SS1公式Webサイト

(出所:SS1公式Webサイト)

リリースから20年以上の豊富な実績を誇るIT資産管理ツール。Excel調の使い慣れた画面で、簡単に社内のPCやサーバー、ソフトウェアなどのIT資産を一元管理可能。英語・中国語OSにも対応可能。海外展開するグローバル企業にもおすすめ。
機能が用途に応じて選べるようになっており、はじめは基本機能(IT資産管理機能)のみ導入し、その後「情報漏えい対策を強化したい」という場合はデバイス制限やログ管理機能、「社内ヘルプデスクを効率化したい」という場合はリモートコントロール機能というように、状況にあわせて無駄なく段階的に運用できるのもポイント。

  • 料金:5,000円/ライセンス〜

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MaLionCloud(株式会社インターコム)

MaLionCloud公式Webサイト

(出所:MaLionCloud公式Webサイト)

各種操作ログの収集、操作制限、インベントリ収集、ライセンス管理など60以上の豊富な機能を標準搭載するIT資産管理ツール。WindowsとMac双方に対応し、特にMacの操作制限には定評がある。WindowsとMacが混在する教育機関・デザイン会社などでの利用実績が多い。
IT資産管理・情報漏えい対策の他、各テレワーカーのPC稼働情報を収集し勤務状況を可視化したり、端末稼働状況レポートでサービス残業を可視化したり、「業務管理」「労務管理」にも役立つ。収集ログをAIエンジンが分析することで、業務量・残業時間・情報漏えいリスクの高い従業員を手間なく把握することもできる。

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まとめ

IT資産管理は、単にPCやソフトウェア・ライセンス数の最適化などIT資産をコスト管理するだけではありません。ソフトウェア・ライセンスの不正利用の防止など「コンプライアンス・内部統制の強化」という側面もあれば、脆弱性のある端末の見える化など「セキュリティの強化」においても有効です。

従来はExcel台帳で管理するのが一般的ですが、その場合、「端末ごとに状況を調べるのに手間がかかる」などの課題が挙げられます。対象機器が100台を超える場合は、IT資産管理ツールの導入を検討することをおすすめします。「個々のPCのセキュリティを確認できていない」あるいは「手作業で確認を行っている」という状況なら十分に費用対効果も見込めるでしょう。

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