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IT資産管理ツールとは?2つの目的5つのメリットで必要性を確認

IT資産管理ツールとは?2つの目的5つのメリットで必要性を確認

2020-09-17

IT資産管理という名称の通り、IT資産を管理するための機能が出発点ですが、いまやセキュリティ向上に欠かせない手段にもなっています。機器の台数が多ければ、人手で対応するのは時間がもったいないし、管理しきれませんので、ツールの活用がおすすめです。その理由についてご紹介します。 (導入の目安として、機器の台数は100台以上です。100台程度までなら、運用の工夫で対処可能でしょう)

目次

IT資産管理とは?

IT資産管理とは、主にコンプライアンスの強化とセキュリティ対策を目的に、企業内のハードウェアやソフトウェアなどのITに関連する資産を管理することです。

組織規模が小さいうちは、エクセル表に保有資産やセキュリティアップデート状況などを記入して管理することが多いでしょうが、規模が大きくなるほどに人手の管理が追い付かなくなりますので、自動で管理してくれるIT資産管理ツールが必要になります。

IT資産管理を行う目的を整理すると次のようになります。

目的1:コンプライアンス・内部統制の強化

  • ソフトウェア利用におけるライセンス違反の防止
  • 固定資産の会計処理の適正化
  • IT資産の不正利用の防止
  • 内部の不正行為の防止

目的2:セキュリティの強化

  • 脆弱性を持つハードウェアやソフトウェアの利用の抑制
  • 社内セキュリティポリシーの違反の防止

目的1:コンプライアンス・内部統制の強化

まず、「コンプライアンス・内部統制の強化」の目的の一つとして、ソフトウェア利用におけるライセンス違反の防止があります。ソフトウェアの購入形態によっては購入したライセンスの範囲を超えて利用できてしまうので、誰かが勝手にインストールして使ってしまうこともあります。

そんな時に、ソフトウェア会社から、ライセンス利用実態調査の協力(実質は利用状況の監査)を求められると違反の可能性があります。ライセンスの利用契約上、監査は避けられませんので、その前に防ぐ必要があります。

固定資産の会計処理においては、年に1度以上、ソフトウェアの利用実態に合わせてソフトウェアを無形固定資産として計上する必要があるため、ソフトウェアの利用状況を調査します。

IT資産の不正利用防止においては、現在IT資産をどれだけ保有しているか把握していないと、万一資産が減っていても気づきません。例えば、会社に設置していたノートPCが盗まれたとか、退職者からノートPCを回収し忘れたなどが発生しても気づかなくなってしまいます。

目的2:セキュリティの強化

セキュリティ面では、脆弱性を持つハードウェアやソフトウェアの利用の抑制に有効です。例えば、ソフトウェアの脆弱性が明らかになり、アップデートする必要がある場合、アップデートしていないPCがあるのか即座に把握する必要があります。システム管理者が遠隔で一括アップデートできるとより効率よくリスクを減らせます。

社内セキュリティポリシーの違反の防止という点では、違反しやすいことの一つにUSBメモリやスマートフォン等の外部記憶装置の利用があります。PCに勝手にUSBメモリを接続できる状態だと、いつ社内情報をコピーされて持ち出されるかわかりません。そこで、社内セキュリティポリシーに則り、不正なデバイスは接続できない、接続できてもその事実がすぐにわかる等の処置が必要です。

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IT資産管理ツールの仕組みとは?

ご紹介した目的のために利用するIT資産管理ツールの仕組みとしては、各機器にソフトウェアをインストールして、サーバーで情報を集約管理するタイプもしくは、サーバーではなくクラウド上で集約管理するタイプが多くあります。

ソフトウェアがインストールされているPCやサーバーにエージェントと呼ばれるプログラムを導入します。エージェントは、PCやソフトウェアに関する管理情報などを定期的に収集して、管理サーバーに情報を送信します。管理サーバーでは集計結果を分析して、違反や脆弱性などを発見したら、管理者にその旨を通知します。

また、管理サーバーは情報を収集するだけでなく、エージェントが常駐するPCやサーバー等に対して、ソフトウェアのアップデートや再起動などの指示が行えるようになっています。

 

IT資産管理の管理対象は何か?

次に、IT資産管理ではどれを対象に、どのような情報を収集するのかをご紹介します。

管理対象の機器やサービス

ハードウェアは、PC、サーバー、プリンターに加えて、タブレットやスマートフォンに対応しているサービスもあり。

ソフトウェアは、OS、ミドルウェア、ウィルス対策ソフト、その他アプリケーション。

管理項目

自動的に機器から次の項目を収集します。ソフトウェアの資産管理の棚卸やライセンス管理くらいであれば、誰が利用しているPCにどのようなソフトウェアがインストールされているのか、正確に集計できれば十分です。社内セキュリティポリシーの違反やセキュリティインシデントに備えるのであれば、利用者の機器名・IPアドレスや各種操作ログなどまで収集できるようにすべきです。

  • 機器に関する情報
    コンピュータ名、利用者名、IPアドレス、MACアドレス、OSのバージョン など
  • ソフトウェアのインストール状況
    機器ごとのインストールソフトウェア(ソフトウェア名、バージョン・エディション等)
  • PCの操作ログ
    ファイル操作、プロセス起動ログ、Webアクセスログ、メール送受信ログ、印刷操作、PC起動・停止 など

 

IT資産管理ツールの5つのメリット

IT資産管理ツールを導入するメリットを改めて整理すると、次の5つが挙げられます。

社内情報システム担当者の管理作業の効率化

機器やソフトウェアに関する情報の収集・集約、ソフトウェアアップデートなどのメンテナンスや問題の検出などが一括で管理できるようになります。

手作業で効率化しようとすると、PCの機器情報・利用者情報・ソフトウェアの更新状況などを社員にアンケートというかたちで収集する方法が考えられますが、社員にとっては手間で、アンケートがすぐに回答されない上に、ITリテラシーが十分でないばかりに回答内容が不正確な可能性まであります。

利用中のソフトウェアを最新版にアップグレードしたい場合、一斉にアップデート指示ができるので、1台1台作業する必要もないし、作業が必要なPCを探し出す必要もありません。IT資産管理ツールにはファイル配布機能がついているものがあるので、更新プログラムを配布して自動で実行させればインストールやアップデートが効率よく行えます。

過剰投資の抑制

機器の利用状況から、誰も利用していないPCやソフトウェアライセンスがいくつあるかわかるので、利用していないものの再割り当てなど有効に活用できるようになります。また、手間をかけずに定期的にライセンスの利用状況を確認することで、例えばこのまま利用者が増えた場合、いつ頃にライセンスを追加購入するとよいか予想できるようになります。そうすることで、前もって必要以上に購入してしまうことを防げます。

脆弱性対策

OSに脆弱性が発見されたので、利用者にOSアップデートを急ぎ依頼してもすぐに実行してくれるとは限らず、未対応がどうしても残ってしまうこともあります。

IT資産管理ツールを利用すれば全PCのOSなどのソフトウェアのアップデート状況を一覧で確認できるため、例えばWindowsでアップデートできていない場合は、管理ツールからアップデート指示を出して実行する、といったことが行えるようになります。

社内セキュリティポリシーの遵守徹底

社内セキュリティポリシーに禁止されているUSBメモリやスマートフォンなどをうっかり差し込んで使ってしまった、というのはありがちです。IT資産管理ツールでは、仮にUSBメモリを差し込んだとしても、機器が認識して使えないようにブロックすることができます。

ネットワークの接続許可のないPCが社名にネットワークに勝手に接続されてしまうことも起きがちです。IT資産管理ツールを用いて、例えば、エージェントソフトウェアを導入していないPCが接続された場合に通信を遮断するという設定をしておけば、未許可のPCに接続されてもネットワークを不正に利用される心配はありません。

ソフトウェアにおいても、利用許可のないソフトウェアの無断インストールを検出して、起動できないようにすることもできます。

不正行動の防止

重要な文書を業務利用ではなく、個人の利用目的でファイルサーバーからコピーしてきてメールで転送、プリンターで印刷ということもあります。例えば、退職予定者による取引先リストの持ち出しは起こり得ます。その抑制として、PC上の操作ログを取得して、定期的に監査していることを周知できれば抑止力になりますし、事態が疑われる場合はその確認手段にもなります。

 

IT資産管理ツールの選び方

IT資産管理ツールの選び方のポイントを3点ご紹介します。

どこまでやりたいのかの確認

コンプライアンス・内部統制の強化目的か、セキュリティ強化目的か、あるいはその両方かで必要な機能が大きく変わります。コンプライアンス・内部統制の強化目的であれば、主要ソフトウェアのインストール情報を収集できるツールであればほぼ対応できます。

一方で、セキュリティ強化目的の場合、ログを収集して後で確認できればよいのか、ログをもとに監視してアラートできるようにすべきか、アラートとともに遮断のような防止をできるようにするのか等によって、IT資産管理ツールに求める機能が変わります。

収集できる情報の精度

実施したいことができるのか機能面とともに、収集可能な項目の確認が大事です。例えば、ファイルサーバー上の機密情報の持ち出しを防ぐのであれば、ファイルサーバーへのアクセスログだけでなく、当該ファイルの編集履歴、メールへの添付記録、USBメモリや印刷の利用有無等まで調べられる方が安心です。

情報を上手く活用できるツールとの連携も手

IT資産管理ツールを導入しており、PCなどの利用状況に関する情報を収集しているものの、内部統制にもセキュリティ強化にも十分に活かせていない、というケースがあります。その際、使い勝手のよいIT資産管理ツールを選び直すのはもちろん手段としてありますが、収集した情報を上手く活用できるツールと連携して使うのも手です。

例えば、ライセンス管理において、管理台帳と収集した情報の突合が効率的にできていないという問題であれば、現在のIT資産管理ツールはそのままに、IT資産管理台帳に強みを持つサービス(例えば、ADVANCE Manager)を導入して、連携して利用する、といったことも管理作業面でも、コスト面でも選択肢になります。

 

おすすめのIT資産管理ツール

導入実績が豊富なツールや、特徴的な機能を持つツールをおすすめのIT資産管理ツールとしてご紹介します。

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Asset View(株式会社ハンモック)

Asset View公式Webサイト

(Asset View公式Webサイト)

導入実績9,000社以上。IT資産管理を含めたPC運用管理、PC更新管理、ウィルス対策、内部不正対策、データ流出対策のための機能が充実している。これらを1つのコンソールで統合管理できるほか、必要な機能だけを絞って購入できる価格プランも特長。最小限で始めて、段階的に運用管理を増やしていく、といった使い方にも向いている。

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SKYSEA Client View(Sky株式会社)

SKYSEA Client View公式Webサイト

(出所:SKYSEA Client View公式Webサイト)

13,000ユーザー以上、小規模から10,000クライアントを超える企業・団体まで導入実績あり。IT資産の安全な運用管理やサイバー攻撃へのリスク対策、個人情報など重要データの情報漏洩対策を支援する各種機能を搭載。毎年定期的なバージョンアップ。プリンターやHUBなどのネットワーク機器やUSBデバイス、スマートフォンやソフトウェアライセンンスなども一元管理。

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LanScope Cat(エムオーテックス株式会社)

LanScope Cat

(出所:LanScope Cat公式Webサイト)

1996年のリリースから14年連続でトップシェア、93%を超える保守更新率を誇る。1社1社に専任スタッフがつき運用フォローやサポートを行う。PC、スマホ、タブレット、仮想デスクトップ環境、USBやルーター、HUB、プリンターといった周辺機器も管理可能。内部不正対策や外部脅威対策の機能も豊富。

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ADVANCE Manager(株式会社クロスビート)

ADVANCE Manager 公式Webサイト

(出所:ADVANCE Manager公式Webサイト)

同社の200社以上のコンサルティング経験から開発されたIT資産管理台帳に強みを持つサービス。ライセンスの自動割り当て、ライセンス形態を踏まえたライセンス数管理、仮想環境の管理など、ライセンスの保有や利用状況を正確に把握するための機能が充実。現在利用しているIT資産管理ツールのクライアントの情報収集機能と連携させて利用するケースも多い。

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QND Advence Standard(クオリティソフト株式会社)

QND Advence Standard

(出所:QND Advence Standard公式Webサイト)

1998年のリリース以来、4,800サイト、440万ライセンス超の導入実績。ISM CloudOneとの連携により、インターネットに接続する国内外の全クライアント端末(スマートデバイスを含む)の一元管理も可能。ネットワーク接続検知、利用禁止ソフトウェアの制御、特定個人情報・機密情報の探査など、セキュリティ統制への対策も豊富。

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SS1(株式会社ディー・オー・エス)

SS1公式Webサイト

(出所:SS1公式Webサイト)

最新の「ver.10」では、PC使用時間制限による長時間労働の抑制、インターネット経由の機器情報・ログ収集によるテレワーク端末の管理など、「働き方改革」も幅広く支援。「契約管理」や「インシデント管理」など、実際の運用を考慮した細やかな機能も。

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まとめ

IT資産管理ツールは、単にライセンス数確認などIT資産を管理するのみでなく、ウィルス対策や内部不正対策などセキュリティポリシーに基づいたセキュリティ対策にも大きく役立つサービスです。100台以上の規模で、個々のPCのセキュリティを確認できていない、あるいは手作業で確認を行っている状況においては、費用対効果も十分に見込めますので、導入を前提にした検討をおすすめします。

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導入実績9,000社以上。組織内のクライアントPCにおけるIT管理課題を17機能で解決するIT統合管理ソフトウェア。...

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ADVANCE Manager|インタビュー掲載

ADVANCE Manager|インタビュー掲載

インベントリーツールに課題を感じている管理者様、現在の管理状態に不安を感じている管理者様のためのIT資産管理台帳システムです。カスタマイズ不要で最短2週間で導入...

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