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ソフトウェアライセンス管理を効率化する3つの方法とツール

ソフトウェアライセンス管理を効率化する3つの方法とツール

2020-09-24

ソフトの種類やライセンスが複雑化する中、手間がかかり、苦労がよく聞かれるソフトウェアライセンス管理について、効率化のためにやるべき3つの方法と、そのために利用すべきライセンス管理ツールについてご紹介します。

IT資産管理の中でも、特に重要性が高まっているのが「ソフトウェアライセンス管理」です。しかし、無形資産であるソフトウェアの管理はハードウェアに比べて手間や時間がかかり難易度も高いことから、大きな負担を抱えている社内情報システムの担当者の方も少なくありません。単純にツールを導入するだけでは解決しきれない部分も多いソフトウェアライセンス管理を効率化し、負担を軽減する方法について解説します。

目次

ソフトウェアライセンス管理とは

ソフトウェアライセンス管理とは、購入したソフトウェアが「使用許諾契約書通りに利用できているか」を管理することです。メーカーの著作権を侵害することなく、適切な利用を遵守する上で、欠かせない項目ともいえます。

万一、使用許諾契約に違反した利用をすれば、刑事罰の対象となる恐れもあり、多額の賠償金を課せられることもあります。それに、ライセンスを不当に利用していたことが明るみにでれば、企業ブランドの損失は賠償金以上に甚大です。仮に、不正利用をしていた場合には、アップデートなどの適切なサポートが受けられず、セキュリティホールを作ってしまうことにもなりかねません。そこから企業の機密情報の漏洩などが発生すれば、甚大な被害へと発展してしまいます。

また、ソフトウェアライセンス管理のもう一つの側面として、保有するライセンス数と実際に使用しているライセンスの数を突き合わせて、余剰ライセンスがないかを管理し、適正なライセンス数を保つという役割があります。定期的に利用実態の情報を更新し、ライセンスの過不足を把握することで、ライセンスコストを最適化することができ、コストを削減することが可能となります。

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ソフトウェアライセンス管理の課題

適切なソフトウェアライセンス管理を行うにあたり、対処すべき課題について確認しておきましょう。

デバイスの多様化やライセンス形態の複雑化などへの対応

近年、ソフトウェアを利用するデバイスは、会社にあるPCだけでなく、スマートフォンやタブレット、持ち歩き用のノートPCというように多様化してきており、一人の社員が複数台の端末を利用することも一般的となってきました。また、OSもWindowsだけでなく、Macを利用する企業も増えてきています。このようなデバイスの多様化や利用スタイルの変化に伴い、ソフトウェアライセンスの提供形態も多様化してきています。

例えば、従来の一般的な提供形態である、端末毎やサーバーにインストールする買取型に加えて、ユーザー毎に複数デバイスでのソフトウェアの利用を認めるライセンス形態やMicrosoft 365やAdobeに代表されるようなサブスクリプション形態で、月額で利用できるソフトウェアライセンスなどが増えてきており、提供するメーカーや利用プランによってライセンス形態がそれぞれ異なるため、管理が複雑になってきています。それぞれのライセンス形態を正しく理解した上で適切なライセンス管理をしていくには、手間や時間が膨大にかかり深い知識も必要です。

ソフトウェア利用に関するコスト管理

使用許諾契約書に則った利用を徹底した上で、次に留意すべきは、コスト管理の問題です。余剰ライセンスをできる限り削減して、必要最低限のライセンスで運営するためには、会社全体のライセンス状況を一元管理できる仕組みが欠かせません。定期的に情報を更新し、使用実態が把握できれば、ライセンスを追加購入する際やデバイスの変更や廃棄をする際にも有益な判断材料となりコスト管理にも役立てることができます。

ソフトウェアライセンスに関する管理工数の抑制

ソフトウェアライセンスの集計確認作業や追加・更新に伴う購入作業などは、手間や時間がかかり、その管理工数は膨大になります。アンケート機能などを利用して、従業員に集計の協力を求める場合には、全ての従業員に協力を仰がねばならず、コア業務に充てるべきリソースを割くことになってしまいます。

また、個々の従業員にソフトウェアのアップデートやアンケートを任せてしまうと、リテラシーの低い従業員がいた場合、社内すべてのPCを適切な状態に保つことが難しくなってしまいます。一人ひとりが本来の業務に集中するためにも、すべてのソフトウェアライセンスを一元管理し、自動化できる部分はできる限り自動化して、集計や管理にかける工数を抑制する工夫が必要です。

 

ソフトウェアライセンス管理を効率化する方法

ここでは、上記で挙げたような課題を解決し、業務を効率化させるためのヒントとなる3つの方法をご紹介します。

利用可能なソフトウェアを必要最低限にする

従業員にPCやスマートフォンなどのデバイスを渡す際には、予め利用可能なソフトウェアをインストールしておき、それ以外のソフトウェアを無断でインストールできないように制限しておくと安心です。そうすることで、必要最低限のソフトウェアに絞ることができ、ライセンス管理の負担が軽減されます。

加えて、ソフトウェアのインストールに制限をかけることは、セキュリティやコンプライアンスの面でのリスクの低減にも役立ちます。危険性のあるソフトウェアを事前に登録しておくことで、不適切・不必要なソフトウェアのインストールを未然に防ぐことができ、安全なデバイスの運用が可能になります。

また、認められていないソフトウェアがインストールされそうになった際に、利用者に警告を出して中断させ、管理担当者に不正操作がされたことをアラーム通知できるツールもあるので、こうしたツールを活用することもおすすめです。

一方で、ソフトウェアの制限をすることで業務に支障がある場合には、一時的に制限を解除することや、申請・許可を経たソフトウェアに関してはインストールを可能にするなど、柔軟な対応も必要です。ただし、未申請のまま利用されているソフトウェアが発覚した場合、深刻な問題に発展する恐れがあるので、インベントリ管理は徹底しなければなりません。

同じソフトウェア名を申告できるようにする

保有しているソフトウェアのライセンス形態や稼働状況を把握して、管理台帳を作成する際、アンケートやメールなどを使って従業員から報告を受ける場合には、バージョンに関わらず同じソフトウェア名で申告できるようにしておくと照合の手間が軽減されます。

例えば、同じソフトウェアにも関わらず、従業員によって記入名が異なったり、間違えて入力したり、異なるバージョン毎に申告されたりしてしまうと、保有ライセンス数と照合する前に、まず、集計した情報を精査して統一しなければならず、工数を増やすことになってしまいます。ただ、同じソフトウェア販売会社の同一製品であっても、バージョン、アップグレード、セカンドライセンスの使用方法、使用者、使用デバイス、使用期限などの取り決めがそれぞれ異なるため、同一名称で集計する前に、ソフトウェアライセンスの規約を確認する必要があります。

IT資産管理ツールを活用してインベントリ管理を自動化する

小規模の企業であれば、上記のような方法をとることで、ある程度までは管理を効率化させることも可能です。しかし、従業員数が100名以上の規模となってくると、負担が大きくなりすぎ、ミスやトラブルを誘発する恐れもあるため、このような地道な方法では限界があります。抜本的な解決を望む場合には、やはりIT資産管理ツールの導入は欠かせないといえるでしょう。

ツールを活用することで、社内すべてのインベントリ情報をスピーディ且つ正確に自動収集することが可能です。収集したデータは、利用者との紐づけや利用履歴、設置個所や部署情報など必要なデータと組み合わせて検索することができ、ハードウェア・ソフトウェアに関わらず、最新の利用状況をタイムリーに把握することも容易です。アンケートによる情報収集のように従業員を煩わせることや、煩雑な管理台帳の作成、利用実態と台帳を突き合わせて確認する手間や、ミスなどが削減されるため、業務の大幅な効率化が見込めます。

ただ、ツールを活用して有効なライセンス管理をするためには、社内情報システムの担当者による深い知識と専門的なスキルが不可欠となります。例えば、セカンドライセンスやダウングレード権を使用している場合、ライセンス移管の権利の有無などは、ツールだけでは判断することができません。このような場合には、管理担当者が端末ごとに判断する必要があります。

また、ツールによっては、有償・無償の判別や同一ソフトウェアを識別するために有効な「ソフトウェア辞書」を搭載していないものもあるので、注意が必要です。ライセンス管理を実施する対象ソフトウェアの選別や取得したデータの初期仕分けを効率化させるためには、ソフトウェア辞書が搭載されているものや連携機能があるツールを選定するようにしましょう。ただし、辞書を搭載しているからといって、必ずしもすべてのライセンス状況の正確性が保証されているわけではないので、担当者による確認作業が発生するということは念頭に置いておかねばなりません。

ツールを活用することで、ライセンス管理をする上での土台となる情報収集は圧倒的に効率化されるのは確実です。一方でツールだけではカバーしきれない部分は知識やスキルのある担当者が補っていく必要があるため、自社で常にこのような部分をフォローしていくのが難しいと感じる場合には、外部の専門家にアウトソーシングするのも一案です。また、初めは部署や管理対象を絞ってスモールスタートから徐々に範囲を広げていく方法もおすすめです。

 

主なライセンス管理ツール

ソフトウェアライセンス管理を効率化するために有効なライセンス管理ツールをご紹介します。

Asset View(株式会社ハンモック)

Asset View公式Webサイト

(出所:Asset View公式Webサイト)

組織内のクライアントPCの情報を収集する機能に加え、クライアントPCの設定コントロールや制御・警告・ウイルス対策などを行ってくれるトータルクライアントソリューション。中でも、IT資産管理ソフト『AssetView A』は、70種類以上ものインベントリ情報を、手間をかけずに自動収集することが可能。アンケート機能を使って、ユーザーから情報収集することもできる。
また、4つの管理台帳(ハードウェア台帳、利用ソフトウェア台帳、ライセンス台帳、ライセンス関連部材台帳)を効率的に作成し、ソフトウェアライセンス管理における現状把握や、煩雑な情報の突合作業の効率化を図ることもできる。管理台帳の項目のカスタマイズや任意で項目を追加することも可能。オプションで、10万種類以上のソフトウェア情報を収録したソフトウェア辞書の利用も可能。辞書データは毎月更新され、そのソフトウェアが製品版なのか、フリーウェアなのか、といった分類を自動的に行うことができる。

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ADVANCE Manager(株式会社クロスビート)

ADVANCE Manager 公式Webサイト

(出所:ADVANCE Manager公式Webサイト)

仮想化やクラウド、サブスクリプション、RPAなどにも対応したIT資産管理台帳管理システム。デバイスライセンスの他、ユーザーライセンス、セカンドライセンスのカウントが可能な他、サイトライセンスやCPUライセンスのコントロール機能も実装している。また、新しいソフトウェアがインストールされた情報がインベントリツールで検知された場合、割り当て可能なライセンスがあれば、ライセンス単位で自動的に割り当てられる「ライセンス自動割当て」機能や、デバイスの利用者、ライセンスや媒体の管理者が異動した場合に自動で当該ユーザーの異動先に資産を移動させる「資産の自動移動」機能など管理を効率化させるための機能が充実。
SKYSEA Client ViewやLascope CATなど、インベントリツールを利用している場合には、ADVANCE ManagerをアドオンすることでIT資産管理をさらに効率化させることができる。

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MCore(住友電工情報システム株式会社)

MCore公式Webサイト

(出所:MCore公式Webサイト)

住友電工グループが自ら使うために開発した、IT資産管理/セキュリティ管理統合システム。ソフトウェア資産を適正に管理するために必要な5つの台帳(ハードウェア管理台帳、ソフトウェア管理台帳、インストール管理台帳、ライセンス管理台帳、部材管理台帳)を備えており、企業のソフトウェア資産管理(SAM)を強力に支援。ライセンス管理機能では、ライセンスに付属する、使用許諾書やメディアなどの部材もライセンスに紐付けて登録、管理することが可能。部材の所在を管理し、メディアのコピー状態や貸出状況まで管理することができる。
さらにライセンス証書は電子ファイルの形でサーバに保管して、ライセンスの管理画面から直接参照することも可能。また、オプションで一般財団法人IT資産管理評価認定協会「SAMAC」が提供する、有償ソフトウェアからフリーウェア、ドライバーまで120,000種類以上のソフトウェア情報を収めたソフトウェアのマスターデータベースである「SAMACソフトウェア辞書」と連携することができ、ソフトウェア資産管理(SAM)の効率化をサポートしてくれる。

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SKYSEA Client View(Sky株式会社)

SKYSEA Client View公式Webサイト

(出所:SKYSEA Client View公式Webサイト)

企業・団体向けクライアント運用管理ソフトウェア。管理台帳でソフトウェア資産を複合的に管理し、導入・運用などの各フェーズでの業務を支援。ソフトウェアメーカーによる監査への対応など、国際規格(ISO/IEC 19770-1:2006)などに準拠した適切なSAM計画に活用できる。資産対象範囲の特定をはじめ、ライセンスの割り当て、情報収集・調査(管理台帳の整備)、定期的な棚卸、リリース(配布、インストール)、廃棄PCのライセンス情報(台帳)の更新、ソフトウェア情報(管理台帳)の更新、不要ソフトウェアの廃棄(アンインストール)、ライセンス情報の登録まで幅広い項目を網羅的にサポート。
さらに、オプションとして、申請・承認ワークフローシステムも備えており、ソフトウェア、PCの利用申請や承認をWeb上のシステムで管理することも可能。ワークフローに沿って申請、承認することで、社員の入社、異動などに伴うIT資産情報の登録や更新を自動処理し、管理台帳に反映することができる。

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まとめ

ソフトウェアライセンスの提供形態やデバイスの多様化に伴い、ライセンス管理はより一層複雑で手間のかかる業務となっているのが現状です。目視確認や手動転記での管理は非効率なばかりでなく、セキュリティやコンプライアンス面でのリスクを孕んでいることと同義と言えるかもしれません。ソフトウェアライセンスの管理ツールの導入は、企業規模に関わらず、資産を守るための必要経費として捉え、早急に検討すべき課題です。

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