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ソフトウェアライセンス管理ツール6選。効率化のポイントを解説

ソフトウェアライセンス管理ツール6選。効率化のポイントを解説

最終更新日:2022-07-04

IT資産管理の中でも重要性が高まっている「ソフトウェアライセンス管理」の負担を減らし、合理的な管理方法に切り替えたいと考えている方へ。ソフトウェアライセンス管理の概要、管理の効率性を上げる一助になるツールについてご紹介します。

目次

ソフトウェアライセンス管理とは

ソフトウェアライセンス管理とは、購入したソフトウェアの使用許諾契約に則った利用をしているか管理することです。メーカーの著作権侵害を回避し、適切な利用を遵守する上で、欠かせない業務のひとつです。

使用許諾契約に違反した利用は、刑事罰の対象となる恐れもあり、多額の賠償金を課せられることもあります。また、不正利用が明るみになれば、企業イメージや信頼の失墜につながります。

表面化しなかったとしても、不正利用をしているとアップデートなどの適切なサポートが受けられず、セキュリティ対策に不備が生じる懸念も。それにより企業の機密情報漏洩など、甚大な被害が起きる可能性も否定できません。

そこで、必要なのがソフトウェアライセンス管理です。ソフトウェアライセンスの利用状況や利用端末などを把握し、継続的な適正利用につなげることで、様々なリスクを抑止します。

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ソフトウェアライセンス管理のポイント

適切なソフトウェアライセンス管理にあたり、特に重視するべきポイントを3つご紹介します。

(1)デバイスやライセンスの多様化への対応

近年、ソフトウェアを利用するデバイスは、スマホやタブレット、持ち歩き用のノートPCなど多様化しています。一人の社員が複数台の端末を利用している企業も少なくないはずです。また、OSもWindowsだけでなく、Macを利用する企業も増えてきています。

デバイスの多様化や利用スタイルの変化に伴い、ソフトウェアライセンスの提供形態も多様化してきています。たとえば、従来は端末やサーバーにインストールするタイプが一般的でしたが、最近はユーザーごとに複数デバイスでのソフトウェアの利用を認めるタイプや、月単位でライセンスを取得するサブスクリプションタイプなどがあります。

提供するメーカーやソフトウェアによってライセンス形態は異なるため、管理が複雑になっていることが考えられます。適切なライセンス管理をしていくには、手間・時間・知識がこれまで以上に求められると言えるでしょう。

(2)ソフトウェア利用に関するコスト管理

ソフトウェアの利用にあたって、コスト管理の視点は無視できません。余剰ライセンスをできる限り削減し、必要最低限のライセンスで運営するためには、会社全体のライセンス状況を一元管理できる仕組みが欠かせません。

そのためには、定期的に情報を更新し、使用実態を把握することが重要です。記録を残しておくことで、デバイスの変更や廃棄をする際にも有益な判断材料となり、コスト管理にも役立てることができます。

また、保有するライセンス数と実際に使用しているライセンスの数を突き合わせて、余剰ライセンスがないかを管理し、適正なライセンス数を保つことも大切です。ライセンスコストを最適化することができれば、コスト削減の打ち手を講じやすくなります。

(3)ソフトウェアライセンスの集計と購入に関する管理工数の抑制

ソフトウェアライセンスの集計や購入は手間や時間がかかります。とはいえ、個々の従業員にソフトウェアのアップデートを任せてしまうのは考えものです。もし抜け漏れがあった場合、社内のPCを適切な状態に保つことが難しくなってしまうからです。

一人ひとりがコア業務に集中するためにも、すべてのソフトウェアライセンスを一元管理できるに越したことはありません。自動化できる部分はできる限り自動化して、集計や管理にかける工数を抑制する工夫が必要です。

 

ソフトウェアライセンス管理を効率化する方法

ここでは、ソフトウェアライセンス管理に関わる業務の効率化を実現させるための4つの方法をご紹介します。

(1)ソフトウェアのインストールを必要最低限に留める

従業員にPCやスマホなどのデバイスを渡す際には、予め利用可能なソフトウェアをインストールしておき、それ以外のソフトウェアを無断でインストールできないように制限しておきましょう。そうすることで、必要最低限のソフトウェアに絞ることができ、ライセンス管理の負担が軽減されます。

(2)ソフトウェアのインストールに制限をかける

セキュリティやコンプライアンスの面でのリスクの低減のためにも、ソフトウェアのインストールに制限をかけることをおすすめします。また、危険性のあるソフトウェアを事前に登録しておくことで、不適切・不必要なソフトウェアのインストールを未然に防ぐことができ、安全なデバイスの運用が可能になります。

また、認められていないソフトウェアがインストールされそうになった際に、利用者に警告を出して中断させ、管理担当者に不正操作がされたことをアラーム通知できるツールもあるので、こうしたツールの活用もおすすめです。

(3)申告するソフトウェア名を統一する

従業員がソフトウェアの記入名を間違えて入力したり、異なるバージョン毎に申告されたりしてしまうと、保有ライセンス数と照合する前に、集計した情報を精査して統一しなければならなくなります。ソフトウェアのライセンス形態や稼働状況を記録する管理台帳を作成する際、従業員からアンケートやメールで使用状況の報告を受ける際などは、同じソフトウェア名で申告できるようにしておくと照合の手間を軽減できます。

ただ、同じソフトウェア販売会社の同一製品であっても、バージョン、アップグレード、セカンドライセンスの使用方法、使用者、使用デバイス、使用期限などの取り決めは異なるため、同一名称で集計する前にソフトウェアライセンスの規約を確認する必要があります。

(4) ソフトウェアライセンス管理ツールの活用で情報収集を自動化

従業員数が100名以上の規模となってくると、管理の負担が大きすぎてしまいます。そこでおすすめなのは、IT資産管理ツールの導入です。ツールを活用することで、社内すべてのインベントリ(保有資産)情報をスピーディかつ正確に自動収集できます。

収集したデータは、利用者との紐づけや利用履歴、設置個所や部署情報など必要なデータと組み合わせて検索することが可能。最新の利用状況をタイムリーに把握できるようになります。管理台帳の作成、利用実態と台帳を突き合わせての確認、アンケートによる情報収集のように従業員に手間をかけさせるといったことも必要なくなります。

ソフトウェアライセンス管理の土台となる情報収集は圧倒的に効率化される一方で、ツールだけではカバーしきれない部分は知識やスキルのある担当者が補う必要があります。自社のリソースだけカバーすることが難しいと感じる場合には、アウトソーシングも手です。

 

主なライセンス管理ツール

ソフトウェアライセンス管理を効率化するために有効なツールを6つご紹介します。

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AssetView(株式会社ハンモック)

Asset View公式Webサイト

(出所:AssetView公式Webサイト)

業務用PCをWindows 10に切り替えた後発生する、定期的な更新プログラムや、年2回の大型アップデート、毎月のセキュリティ更新などの業務を自動化できるツール。管理運用コストを抑えるため、資産管理をはじめログ記録管理など全機能を一つのコンソール上で管理できるところがメリット。「IT資産管理」「ログ機能」「情報漏えい対策」「標的型攻撃対策」「データ流出対策」に対応する豊富な機能群から、どの機能からでも選択できる。PCのインベントリ情報収集(IT資産管理)や、インストールアプリケーション情報収集(ライセンス管理)の機能も揃っている。

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ADVANCE Manager(株式会社クロスビート)

ADVANCE Manager公式Webサイト

(出所:ADVANCE Manager公式Webサイト)

仮想化やクラウド、サブスクリプション、RPAなどにも対応したIT資産管理台帳管理システム。デバイスライセンス、ユーザーライセンス、セカンドライセンスのカウントが可能な他、サイトライセンスやCPUライセンスのコントロール機能も実装。また、新しいソフトウェアがインストールされた情報がインベントリツールで検知された場合、ライセンス単位で自動的に割り当てられる機能や、管理者が異動した場合に自動で当該ユーザーの異動先に資産を移動させる機能など、管理を効率化させるための機能が充実。

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MCore(住友電工情報システム株式会社)

MCore公式Webサイト

(出所:MCore公式Webサイト)

住友電工グループが自ら使うために開発した、IT資産管理/セキュリティ管理統合システム。ソフトウェア資産を適正に管理するために必要な5つの台帳(ハードウェア管理台帳、ソフトウェア管理台帳、インストール管理台帳、ライセンス管理台帳、部材管理台帳)を備えており、企業のソフトウェア資産管理(SAM)を強力に支援。ライセンス管理機能では、使用許諾書をライセンスに紐付けて登録・管理することが可能。さらにライセンス証書は電子ファイルの形でサーバーに保管して、ライセンスの管理画面から直接参照できる。

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PalletControl(株式会社 JAL インフォテック)

PalletControl公式Webサイト

(出所:PalletControl公式Webサイト)

「簡単にPC管理業務が行えるシステム」をコンセプトに、IT管理者目線で開発されたIT資産管理ツール。クライアント端末の環境を自動で識別し、配布対象PCを自動判別したり、ファイルを細分化してネットワーク負荷がかからないように配信したりと、業界トップクラスの配布機能が特長。また、配布するソフトウェアごとの期間設定や実行回数、実行タイミングの指定など、きめ細かな条件設定も可能。大型アップデート適用の他、状況に合わせた計画的な配布も実現できる。

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SKYSEA Client View(Sky株式会社)

SKYSEA Client View公式Webサイト

(出所:SKYSEA Client View公式Webサイト)

企業・団体向けクライアント運用管理ソフトウェア。管理台帳でソフトウェア資産を複合的に管理し、導入・運用などの各フェーズでの業務を支援。ライセンスの割り当て、情報収集・調査(管理台帳の整備)、定期的な棚卸、リリース(配布、インストール)、廃棄PCのライセンス情報(台帳)の更新、ソフトウェア情報(管理台帳)の更新、不要ソフトウェアの廃棄(アンインストール)、ライセンス情報の登録まで幅広い項目を網羅的にサポートできる。

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MaLionCloud(株式会社インターコム)

MaLionCloud公式Webサイト

(出所:MaLionCloud公式Webサイト)

初期費用なし、サーバー構築負担なしで、PCに導入されているソフトウェアの情報を自動収集し、導入から廃却まで徹底管理できるツール。保有ライセンス台帳で割り当てた管理番号などと併せて一元管理することが可能で、インストールしないソフトウェアの管理にも対応できる。導入ソフトウェア履歴台帳をベースに、ソフトウェア単位でインストール総数などを一覧表示。標準ソフトウェアと個別導入ソフトウェアに分けて管理できる。

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まとめ

ソフトウェアライセンスの提供形態やデバイスの多様化に伴い、管理はより一層複雑で手間のかかる業務となっているのが現状です。保有端末の台数にもよりますが、担当者の手作業での管理は非効率なことがほとんど。人の手による管理は、セキュリティやコンプライアンス面でのリスクを抱えているとも言えます。

その意味で、ソフトウェアライセンス管理のツールの導入は、企業の信頼と資産を守るために必要な経費かもしれません。機能の特徴や利便性、端末管理など他の機能の提供などを踏まえて、具体的なツールを検討してみてはいかがでしょうか。

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