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業務可視化ツールの比較14選。業務改善が進む7つのメリット

業務可視化ツールの比較14選。業務改善が進む7つのメリット

最終更新日:2023-11-17

業務改善のヒントを得たい、労働時間を把握・改善したい、急なテレワークで社員の勤務実態がつかめない、と困っているマネージャーの方へ。従業員の業務内容を見える化する業務可視化ツールの活用メリットや比較ポイント、おすすめサービスをご紹介します。

目次

業務可視化ツールとは?

業務可視化ツールとは、業務時間中の従業員の動きを可視化し、傾向を分析するためのツールです。従業員のPCに操作ログを収集するソフトウェアをインストールし、管理サーバーにそのログを収集したうえで、グラフの可視化やログのデータ分析を行います。

たとえば1分ごとの操作ログを取ることで、Word、Excel、Webブラウザ、メールソフトなど、どのアプリケーションをどの程度利用していたかを把握。利用の割合のグラフ化やキーボードを打った回数を色の濃さでグラフするといった方法で可視化します。

労働時間が見えやすい対面接客や現場作業と異なり、PCに向かう仕事は労働時間や内容、成果が分かりづらい傾向があります。しかし、業務可視化ツールを導入することで、PC作業の可視化が可能となります。

特に、近年の働き方改革の推進によって、労働時間の管理や適正化が求められています。それに加えて、テレワーク環境でも勤務実態を把握しなければいけないという背景の中、PCにソフトウェアをインストールするだけで業務実態の把握ができる業務可視化ツールが、注目を集めています。

業務可視化ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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業務可視化ツールの活用メリット

業務可視化ツールの導入目的は、「業務改善」と「従業員の管理」の2つに大別できます。目的別に7つの活用メリットについて解説します。

業務改善目的のメリット

①人事評価の妥当性の向上

業務可視化ツールで集計した、公平で客観的なデータを基に、皆に妥当で納得感のある人事評価を行えるようになります。

具体的な判断材料がないと、業務時間が長い人や目立つ活躍をした人といったあいまいな判断になりがちですが、多くの業務を短い時間で効率的にこなして定時帰宅している人もいるはずです。業務可視化ツールを活用することで、効率よく仕事をすることができるハイパフォーマーを正しく評価できるようになります。

②パフォーマンスの改善状況の把握

業務時間の増減や推移といったパフォーマンスの変化をデータとして把握することができるため、主に定型業務の業務改善を行いたい場合に役立ちます。

たとえば、顧客対応のある職種の場合、各業務にどれだけの時間を使っていたのか全体像を把握して事務作業などを効率化し、その分の時間を顧客のための時間に充てて売上の向上につなげるなど、改善を図ることができます。そして改善された場合には、更なる業務改善に向けてデータを活用できるのに加えて、従業員にその改善結果を伝えることで、本人のモチベーションや生産性の向上も見込めます。

③経営の意思決定の質の向上

各従業員の業務内容が見える化されることで、判断の正確性、意思決定の質の向上も期待できます。たとえば、システム化の投資を行う場合、システム導入によりどれくらい業務上の工数が減るかを見積り、費用対効果を算定して判断する必要があるでしょう。

しかし、現状の業務時間を算出するには、ヒアリングや情報整理のために膨大な時間と人的コストがかかってしまいます。そこで業務可視化ツールを活用すれば、効率的に業務量や工数を可視化し、正確な判断を下すことができます。

また、人員補給の要否についても、可視化されたデータを用いて検討できるようになります。たとえば分析の結果から、メーラーの利用時間が多いことがわかったので、チャットや社内Wikiを導入してチーム内の情報共有の方法の簡略化する、といった判断もできるでしょう。

④日報作成の簡略化

業務可視化ツールで業務や作業進捗を把握すれば、日報の代用になります。日報は業務可視化に役立つ一方で、作成負担や残業時間の増加につながる恐れがありますので、業務可視化ツールによる作成・共有の簡略化は有効です。

従業員の管理目的のメリット

⑤各人の業務状況の確認(管理・監視)

勤務時間は、PC利用の開始・終了時間のデータから、作業内容は、ソフトウェアの利用状況やキーボードの押下回数、スクロール、タップなどの操作、作業中のファイル名などのデータから、それぞれ計測することが可能。これらを集計して可視化することで、業務実態が把握できるようになります。

企業には、従業員の自己申告だけでなく、客観性のあるデータに基づいて業務時間の適正化を行う義務があります。業務可視化ツールの導入は、「36協定を順守できているか(適正な労働時間が保たれているか)」を確認するのにも有効。特に、テレワーク環境下で起こりがちな、夜間や休日の隠れ残業の把握に役立ちます。

業務可視化ツールの中には、申告時間とPCの利用状況を照合して労働時間の乖離を把握できる機能を搭載するものも。たとえば、「MITERAS仕事可視化」や「みえるクラウドログ」では、残業が多い社員のリストアップや法定の残業時間の超過確認など、労務管理に役立つ機能が充実しています。

業務状況をしっかりと把握することは、管理業務の効率化だけでなく、「ちゃんと見てもらえている」という従業員の安心感や評価に対する納得感にもつながります。

⑥各人のコンディションの把握

従業員のコンディション、メンタルヘルスが把握できるようになるのも、業務可視化ツールの導入メリット。たとえば、以前よりも多くの業務を効率的にこなしている人はモチベーションが高いなど、パフォーマンスや働き方の推移から、その人のコンディションを図ることができます。また、モチベーションが低下している従業員の退社兆候をキャッチするのにも役立てられるでしょう。

⑦セキュリティ面の管理

セキュリティ面の管理、漏洩対策ができるという点で、「機密データの持ち出しや改ざん防止」にも有効です。操作ログを管理することで、誰がいつどのデータにアクセスし、どのような処理を行ったかを確認できるため、不正の抑止力となることはもちろんのこと、何か起こってしまった後の原因追求にも役立ちます。

たとえば、「Ekran」は、マウスクリックやキーボード⼊⼒時の画⾯を取得し、操作を画像で記録。操作画面記録に保存される画像スライドを確認するだけで、「いつ」「誰が」「何を」したかを簡単に把握することが可能。内部不正の抑止や、インシデント発生後の検証に役立つ機能を備えています。

 

業務可視化ツールの活用の注意点

業務可視化ツールの導入にあたって、2つの注意点があるのでご紹介します。

【注意点1】目的の共有と浸透

業務改善目的で導入する場合、従業員と導入目的を共有して協力を得ること、そして組織内に浸透させることが重要です。管理や監視目的で業務可視化ツールをPCにインストールすると思われると、拒否反応を示される可能性が。そうならないためには、従業員の業務負担を軽減することや、経営判断の質を上げることが導入目的であると明確に伝えるべきです。

また、管理目的で導入する場合でも、さぼっていないか見張るためではなく、労働時間の超過がないかなど「従業員を守るため」に導入する、といった点を正確に伝えると協力が得やすいでしょう。

【注意点2】導入効果の定期的な共有

導入当初に従業員にとって納得のいく説明がされても、その後に説明を怠ると、実は従業員の管理・監視目的にも使われているのではないかと疑われてしまう恐れが。

そうならないように、定期的にデータ活用状況を共有する場を設けることが重要です。業務を可視化したデータでどのような分析や応用ができるのか、従業員の有志に協力を仰ぐとモチベーションアップにつなげられることも。

 

業務可視化ツールのタイプ

業務可視化ツールのタイプは、2つに大別できます。1つめは、業務ログから組織の状態を把握し、業務改善に役立てる「業務可視化特化」タイプ、2つめはIT資産の情報管理やセキュリティ対策機能が充実した「IT資産管理に強みを持つ」タイプです。それぞれの特徴を解説します。

1. 業務可視化に特化したタイプ

業務可視化を目的に開発されているため、テレワークに限らず、フレックス制を導入している場合や、全国に拠点を持つ場合、更にはオフィス勤務が中心の企業の場合でも、大いに役立てられます。

管理者側のメリットとしては、業務実態の把握や業務改善に役立てられること。業務実態の把握では、残業時間や休日出勤の有無、勤怠記録との差異などの把握が行えます。なかには「MITERAS仕事可視化」のようにサービス残業や休日出勤を検知すると、アラートで知らせてくれるサービスもあります。

業務改善の面では、各従業員の時間の使い方の詳細や傾向を把握したうえで、具体的なフィードバックが可能になります。チーム内の業務量の偏りや非効率な部分、重複している部分がないか一覧で確認でき、チーム全体のパフォーマンスを最大化できるようになります。

従業員自身が、カテゴリ別作業時間などのデータを活用し、分析する、他の人を参考にする、といった自己管理を目的とした使い方も期待できます。更に、顧客別の時間のかけ方も分かるため、手をかけなくても順調な顧客、手間ばかりかかっている赤字案件なども把握できます。

2.  IT資産管理に強みをもつタイプ

PCやスマホなどの社用端末の管理効率化やセキュリティ強化のための利用されるIT資産管理ツールの1機能として業務可視化ができるタイプのツールです。IT資産管理ツールの導入も検討している場合や、すでにIT資産管理ツールを導入していて、その流用を検討したい場合に向いています。

たとえば、「SKYESEA Client View」では、IT資産管理情報の収集、デバイス管理、セキュリティポリシーに沿ったセキュリティ管理、アプリケーション更新管理、ログ管理などに対応。取得したログを使って、テレワーク中のPCの利用状況の把握、残業時間の把握や利用するアプリケーションの種類による働き方の傾向分析などが行えます。

 

業務可視化ツールの比較のポイント

業務可視化ツールのメリットと注意点については、サービスを選ぶ際の指標となる3つの比較のポイントについて解説します。

導入目的に適したツールのタイプ

まずは前述の導入目的に適したサービスかどうかを確認しましょう。業務改善が得意なのか、それとも管理・監視系が得意なのか、サービスによって得意分野が異なるため、自社の導入目的がどちらなのかを明確にし、それに合致するサービスを選ぶ必要があります。

なかには「Eye“247” Work Smart Cloud」のように、業務可視化ツールに強みを持ちながらも、ソフトウェアバージョン管理、USBデバイス制御、印刷履歴管理やソフトウェアライセンス管理などのIT資産管理に幅広く対応するツールもあります。

分析軸の種類

次に、自社が求める分析軸を持ち合わせているかどうか確認します。分析したい軸が用意されていなければ、ツールで取得したデータをCSVで出力し、目的に合わせてExcelで加工して分析、といった手間がかかってしまいます。

そのため、必要な分析機能を搭載しているか確認すべきです。たとえば、「隠れ残業をなくしたい」といった目的で導入するのなら、自己申告の勤怠データとPCの稼働実績を突き合わせ、乖離が見られた場合はアラート通知を受けられる、といった機能を持つサービスを選ぶと良いでしょう。

取得可能なデータの粒度

前項の分析軸の種類とも似ていますが、ツールで取得できるデータの粒度に関しても確認する必要があります。WordやExcel、メールソフトといった業務アプリケーション、Webブラウザの利用状況をログとして収集する場合、アプリケーションをどこまで判別して収集できるのかが重要です。なぜなら、業務内容を詳細に分析したい場合、「文書作成アプリが使われている」というログだけでなく、どういったタイトルのファイルで文章が作成されているのか、まで把握する必要があるからです。

たとえば、「Ekran」ではログのキーワード検索が可能。「請求書」と入力すると請求書に関するファイルを扱っているログが抽出されるので、業務内容の把握や必要データの特定を迅速に行うことができます。

 

主な業務可視化ツール(特化型)

まずは、特化型のおすすめの業務可視化ツールをご紹介します。

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MITERAS仕事可視化(パーソルプロセス&テクノロジー株式会社)

MITERAS_公式Webサイト

(出所:MITERAS仕事可視化公式Webサイト)

大手人材サービスのパーソルグループが提供する業務可視化ツール。「PCでどのアプリケーションを利用しているか」「キーボードをどれくらい押下しているか」といった操作ログから業務内容を可視化することができる。
労働時間の乖離把握機能を搭載しているので、勤怠管理で申告した時間とPC利用時間を突合し乖離がないか確認可能(アラート通知も設定可能)。テレワーク環境でのサービス残業や休日の隠れ残業といった課題の解決に役立つ。全メンバーのPCの開始・終了時間一覧データ1ヶ月分を、CSVファイルで任意の場所に保管できる。WindowsとMacに対応。1ヶ月の無料トライアルあり。

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Ekran(ジュピターテクノロジー株式会社)

Ekran公式Webサイト

(出所:Ekran公式Webサイト)

PCの操作ログを画像とテキストで記録する業務管理ツール。記録された画像のスライド再生や、テキスト検索で目的の記録を画像表示することで、インシデント発生時に「操作ミスによるものなのか」「意図的なものなのか」などを一目で判断することが可能。管理者の確認作業の負担も軽減できる。更に、「レポート機能」を使えば、使用したアプリケーションの一覧やユーザーの作業時間に関する詳細情報を記録した⼀覧を生成することが可能。不正行為がないかを定期的に確認できる。
また、オプションで、特定の操作などから内部脅威の恐れがある行動を洗い出し、リスクが検知された際に自動で管理者に通知する機能も。潜在的な内部脅威をも分析することができる。

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Qasee(カシー)(Qasee株式会社)

Qasee公式Webサイト

(出所:Qasee公式Webサイト)

専用のアプリケーションをPCにインストールすることで、ファイル名や作業時間といった業務データを計測する業務可視化ツール。キータイプやスクロール、タップ量を独自の指標で計測することで生産量や負荷状況を算出し、算出データをもとに各従業員の業務実態を自動でレポート化する。
作成したレポートは、採用や業務割り振りの見直しに活用できるため、人事・マネジメント領域に課題を持つ企業におすすめだ。個人やチーム単位でのストレス度合いを分析できる点も特長。
WindowsとMacに対応。Googleカレンダー、Outlookカレンダーと連携も可能だ。

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みえるクラウド ログ(セブンセンスマーケティング株式会社)

みえるクラウド ログ公式Webサイト

(出所:みえるクラウド ログ公式Webサイト)

ログデータ・画面画像の取得で、テレワークを見える化するPCログ管理ツール。AI等を活用した独自のテクノロジーで、作業時間や作業内容、作業量、利用ツールといった業務データや、勤怠状況や残業時間などの労務データを取得。「どんなことに時間がかかっているのか」「隠れ残業がないか」を詳細に把握できる。画面画像は10分に1度自動記録され、ほぼリアルタイムで操作ログや作業画面のチェックが可能だ。データの持ち出しや勤務中のサボりなど、不正行動の早期発見や事前防止に活用できる。
他に、顧客対応にかかっているコストや作業時間の把握も可能。収益向上のための施策や経営戦略の見直しにも役立つ。

  • 料金:月額30,000円、導入初期費用100,000円

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ジンジャー人事労務(サーベイ)(jinjer株式会社)

ジンジャー人事労務(サーベイ)_公式Webサイト

(出所:ジンジャー人事労務(サーベイ)公式Webサイト)

週1回の簡単なアンケートで、従業員のモチベーションやコンディションを記録・可視化できるジンジャー人事労務のコンディション管理オプション。アプリケーションや操作ログをベースにした業務可視化ツールではないが、テレワークで顔を合わせない環境における従業員のモチベーション管理を手軽に行いたい場合におすすめ。
設計の自由度が高いアンケートを定期配信すれば、従業員はPCやスマホから回答し、リアルタイム集計結果をダッシュボードで可視化。最低限の負荷で従業員のコンディション変化を定点観測することができる。ジンジャーシリーズの他ツールと組み合わせて利用することで、1つのデータベースでの管理・活用が可能に。

  • 料金:月額500円/ID~ ※別途初期費用あり

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TimeCrowd(タイムクラウド株式会社)

TimeCrowd公式Webサイト

(出所:TimeCrowd公式Webサイト)

チームメンバーの作業時間や業務の進捗状況をリアルタイムに可視化するタイムトラッキングツール。作業の開始時、終了時にワンクリックするだけで、稼働状況を自動で記録。信頼をもとにした設計で、共有される項目は時間とタスクのみ。監視されていない感覚で利用できる点が魅力だ。
プロジェクト単位で人件費を算出したり、過去の業務状況をレポート化して振り返ったりすることもできるので、利益率の低い赤字案件や課題・ボトルネックを簡単に抽出可能。スムーズな業務改善の実施はもちろん、生産性の向上も見込める。拡張機能を活用すれば、カレンダー・チャット・タスク管理ツールといった他社ツールと連携して時間管理をより効率化させることもできる。

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ez-PCLogger(株式会社ニッポンダイナミックシステムズ)

ez-PCLogger公式Webサイト

(出所:ez-PCLogger公式Webサイト)

PCログオン・ログオフ情報収集に特化した業務可視化サービス。ネットワーク接続時のPCのログオン・ログオフ情報に加え、スリープ情報も自動収集。在宅ワークやシェアオフィスなどの社外勤務でも、より実態に即した勤務状況の把握を実現する。ネットワークに接続できない環境でもローカルへの情報保存・接続時のアップロードに対応しているため、持ち出しPC等にも対応できる。
収集ログはAPIやFTPなど様々なフォーマットで出力が可能。各種勤怠システムとの連携できるだけでなく、利用中のシステムに合わせてカスタマイズにも対応し、データの一元管理化による業務効率化を支援する。
就業データを取り込むだけで乖離チェックも可能。乖離理由コメントとともに、指定時間以上に差がある乖離データを一覧表示できるため、管理工数や負荷の削減に役立つ。

  • 料金:月額8,800円/100名 ※参考価格。詳細は要問い合わせ

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ワークライフログ(ワークライフログ株式会社)

ワークライフログ_公式Webサイト

(出所:ワークライフログ公式Webサイト)

労働状況を可視化し、業務改善を行う労務AIツール。ワークタイム機能で従業員の長時間労働を把握し、労務AIが今後の労働時間や改善策を提案。過労リスクの防止など、よりよい労働環境づくりに貢献する。
Windows OSに対応し、Windows上で実施したオンラインミーティングやメール、事務業務システム操作などのログを自動収集し、任意の業務分類や案件別に自動で工数を算出。「次に何をするか」を明確にして一覧化する。タスクとして登録・振り分けた業務は対応状況をプロセスチャートで表示し、業務負荷のバラつきやボトルネックの発見が可能に。更に、画面推移の記録に対応しているため、操作ログ証跡としても利用できる。リモートワーク下の業務状況把握にも最適だ。

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Optimal Biz Telework(株式会社オプティム)

Optimal Biz Telework公式Webサイト

(出所:Optimal Biz Telework公式Webサイト)

IT資産管理ツールの「Optimal Biz」から派生した、テレワーク向け管理ツール。「Optimal Biz」と併せて導入することで「資産管理」「盗難・紛失・情報漏えい対策」など、様々な機能が利用可能に。
無操作状態が長く続いている従業員を見つけると、管理者に自動で通知を送ることができる。始業時のチャットボットとの対話内容、PC操作ログに基づく勤務時間の傾向、アプリ使用状況などのデータを多角的に分析し、従業員の体調/メンタルを把握する機能も。モバイルアプリと連携して位置情報の記録も可能だ。

  • 料金:月額500円/ID ※別途初期費用あり

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SML Blue Cloud(キヤノン電子株式会社)

SML Blue Cloud公式Webサイト

(出所:SML Blue Cloud公式Webサイト)

PCの利用状況を可視化するツール。利用しているアプリケーションとマウスやキーボードの操作状況についてログを記録。勤怠管理システムの勤怠データを取り込むことで、勤務記録と実際の労働時間との乖離の有無、長時間労働や休日出勤の有無などが把握できる。
また、アプリケーションの利用状況をアプリの種類や開いているウインドウのタイトル情報などで把握できるため、どの業務にどれだけ時間を使っているか、業務の振り返りに役立てられる。

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主な業務可視化ツール(IT資産管理型)

続いて、IT資産管理型の業務可視化ツールについてご紹介します。

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Eye“247” Work Smart Cloud(株式会社フーバーブレイン)

Eye“247” Work Smart Cloud公式Webサイト

(出所:Eye“247” Work Smart Cloud公式Webサイト)

従業員のPC操作ログから「誰が・どこで・いつ・どのくらいの時間・どんなPC操作をしたか」を可視化できるツール。勤務状況や業務効率、セキュリティなど様々な角度から、業務実態を分析することができる。
提供元の株式会社フーバーブレインは、40,000以上の企業・組織・官公庁の情報セキュリティ対策を支援してきた実績を持ち、そのノウハウが活かされている。導入・初期設定も簡単で、専任のサポートスタッフが運用をサポート。月額100円プラスで勤怠管理オプションも利用可能。在宅勤務中でもPCログからより正確な勤怠管理も可能。

  • 料金:月額費用500円/ID(50IDを導入した場合)

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System Support best1(株式会社ディー・オー・エス)

System Support best1_公式Webサイト

(出所:System Support best1公式Webサイト)

Officeソフトのような感覚で、直感的に操作できる点が人気のIT資産管理ツール。IT資産管理や運用支援、セキュリティ管理といった機能で、情シス業務全般をサポートする。導入実績は、企業・医療機関・自治体など3,900社以上。企業規模・業種を問わず、利用されている。
ログ管理機能はオプションで、メールの送受信ログ、PC操作ログ、印刷ログ、Web閲覧ログなどの収集ができ、更にMicrosoft 365の監査ログも取得可能。従業員の業務可視化はもちろん、セキュリティポリシーの遵守や不正の防止といった効果も期待できる。基本機能に必要なオプション機能だけを追加でき、コストを抑えられるのも魅力。

  • 料金:要問い合わせ ※管理台数、環境(オンプレ型・クラウド型)などにより異なる

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SKYSEA Client View(Sky株式会社)

SKYSEA Client View公式Webサイト

(出所:SKYSEA Client View公式Webサイト)

導入実績は17,000社以上、IT資産の運用管理とリスク対策、業務可視化を実現できる、オールインワンのIT資産管理ツール。情報漏洩リスクを防ぐデバイスへのデータ書き込み制限、必要なアプリケーションのインストール状況を確認できる管理機能など、セキュリティ対策やIT資産管理にも強みを持つ。
加えて、Webブラウザ上のOffice 365でのファイル作成や、Google ChromeブラウザでのWeb書き込み、アップロードログ、Gmailログなど、Webやアプリケーション経由での各種操作ログも取得できる。更に、セキュリティ対策やIT資産管理、システム運用、勤怠管理など、様々な他社製品と連携。Windowsのほか、制限があるがMacも対応。

  • 料金:要問い合わせ

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LANSCOPE エンドポイントマネージャー オンプレミス版(エムオーテックス株式会社)

LANSCOPE エンドポイントマネージャー オンプレミス版公式Webサイト

(出所:LANSCOPE エンドポイントマネージャー オンプレミス版公式Webサイト)

詳細なログ管理機能で、管理・監視目的での業務可視化に強みを持つIT資産管理ツール。Webブラウザからルール違反の有無をチェックできる。どんなルール違反が何台のPCにあったか、どのPCで何件あったか、どのデータ持ち出したか、といった詳細ログを簡単に確認できるので、不正の抑止・発見に役立つ。あらかじめ設定したルールへの違反を発見した場合に、管理者にメール通知をする機能も。
必要な機能だけを選んで導入するプランと、デバイス制御・IT資産管理・ネットワーク検知といった機能がひとまとめになったプランがある。

  • 料金:要問い合わせ

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まとめ

従業員の業務内容を可視化できる業務可視化ツールの活用メリット、注意点、比較のポイント、おすすめサービスをご紹介しました。一口に業務可視化と言っても、効率化を目的とした業務内容把握や、残業を減らすための勤怠確認、さぼり・不正の防止を目的とした監視、モチベーションやコンディションの把握など、様々な用途で利用されています。

多くの企業がテレワークの運用に課題を感じ、業務可視化ツールが注目されている今こそ導入の好機です。テレワークが進むと勤務実態が見えなくなる、さぼり・不正がしやすくなるといった不安を抱えている企業も、業務可視化ツール導入によって、安心してテレワーク推進に踏み出せるでしょう。

リモートワークを推進している企業に優秀な人材が集まりやすいという傾向があると言われています。本記事でご紹介した、活用メリットや比較ポイントを参考に、自社に合った業務可視化ツールの導入を検討してみてください。

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