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業務可視化ツールの比較11選。業務改善が進む7つのメリット

業務可視化ツールの比較11選。業務改善が進む7つのメリット

最終更新日:2021-07-30

業務改善のヒントを得たい、労働時間を把握・改善したい、急なテレワークで社員の勤務実態がつかめない、とお困りの方へ、従業員の業務内容を見える化できる業務可視化ツールの活用メリット、注意点、比較のポイント、おすすめサービスをご紹介します。

目次

業務可視化ツールとは?

業務可視化ツールとは、従業員が業務時間を何に費やしているのかを把握できるように可視化したり、傾向を分析したりするためのツールです。業務可視化の方法は、従業員のPCに操作ログを収集するソフトウェアをインストールし、管理サーバーにそのログを収集した上で、グラフの可視化やログのデータ分析を行います。

例えば、Word、Excel、Webブラウザ、メールソフトなど、どのアプリケーションをどの程度利用していたかを、1分ごとのログを取ることで把握し、利用の割合のグラフを表示させることや、キーボードを打った回数を色の濃さでグラフ表示させることなどで可視化します。

労働時間が見えやすい、対面での接客や現場作業と異なり、PCに向かい合い続ける仕事は、何をどの程度やっているか分かりづらい傾向があります。その点、この業務可視化ツールを導入することで、PC作業が主となる仕事ならどのような業種でも、可視化することが可能となります。

特に、近年の働き方改革の推進によって、36協定の順守に代表されるように、労働時間の管理、そして適正化が求められています。さらに急速なテレワークの普及によって、オフィスで顔を合わせない中でも勤務実態を把握することが必要とされています。そのような背景の中、クラウドで導入するだけで把握に役立つ業務可視化ツールは注目のサービスです。

 

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業務可視化ツールの活用メリット

業務可視化ツールは便利そうなことが分かりましたが、実際にコストをかけてまで導入する必要があるのでしょうか。ここでは、大別した2つの目的「業務改善目的」と「従業員の管理目的」に7つのメリットをご紹介します。

<業務改善目的のメリット>

人事評価の妥当性の向上

まず、業務改善目的でのメリットとして挙げられるのは、人事評価の際に判断材料として利用できる点です。業務可視化ツールで集計した、公平で客観的なデータを基に、皆に妥当で納得感のある人事評価を行えるようになります。

判断材料がないと、業務時間が長い人、目立つ活躍をした人、などといったあいまいな判断基準となりがちですが、会社への貢献度でしっかり人事評価をするのであれば、別のものさしが必要です。例えば、定時ですぐ帰る人でも、多くの業務を短い時間で効率的にこなしている、といった客観的データです。業務可視化ツールを活用することで、「業務時間の長さ」や「経営陣の印象」以外で、効率よく仕事をすることができる、パフォーマンスの高い人をしっかり判断できるようになります。

パフォーマンスの改善状況の把握

次に、定型業務におけるパフォーマンスの変化を把握できるようになることが挙げられます。定型業務が多い中で業務改善を行っている場合、その時間がどのように減ったのか、推移をデータとして把握できるようになります。

特に、顧客接点のある職種の場合、顧客のためにどれだけ時間を使えているのか、しっかり時間を使って向き合っているのか、などを把握できるようになります。改善された場合は、企業としてデータ利用するだけでなく、従業員本人にもそのデータを伝えることで、さらなるモチベーションアップも期待できます。

経営の意思決定の質の向上

続いてのメリットは、具体性が増すことによる判断の正確性、意思決定の質の向上です。例えば、システム化の投資を行う場合、システム導入によりどれくらい業務上の工数が減るかを見積り、費用対効果を算定して判断する必要があります。

ただ、そのために業務で費やしている時間を算出しようとすると、ヒアリングや整理のために時間が必要になってしまいます。それを避けるべく大雑把に見積もると、費用対効果を正しく判断できず、投資の回収時期を見誤るという問題が起こり得ます。業務可視化ツールを活用すれば、手間をかけずとも業務量や工数を可視化できるため、正確な判断を下すことができます。

また、どこの部署でもよく聞かれるであろう、「手が足りないから増員して欲しい」という従業員の声に対し、本当に必要な増員なのか、可視化されたデータを用いて検討できるようになります。例えば、分析してみたところメーラーの利用時間が多かったので、ボリュームの問題でなく、実はチーム内の情報共有の仕方がネックだったことが分かり、増員という解決策ではなくチャットや社内Wikiを導入して共有方法の簡略化を図ろう、といった具合です。

業務可視化ツールが本領発揮するのは、例に挙げたようなシステム投資のタイミングや従業員の声といった、発生した案件に対して利用するのみではありません。今まで気にも留めず、当たり前と思って行われていた業務を、ツールを利用し可視化することで、問題点を早めに発見できるようになります。トラブルが起きたり従業員の不満が爆発したりする前に火種を発見し、この業務は外注しよう、ここに人を配置しよう、といった対策が取れるようになれば、社内外からの会社への信頼感は高まり、企業の成長へつながるのは間違いありません。

日報作成の簡略化

業務や作業進捗の把握に日報を運用している場合は、もしかしたら必要以上に日報の作成や確認に時間を要している可能性があります。日報は作成負担だけでなく、残業時間の増加につながる可能性がありますので、業務可視化ツールにより作成や共有を簡略化させるのは有効です。

 

<従業員の管理目的のメリット>

各人の業務状況の確認(管理・監視)

業務可視化ツールを管理目的に導入する際のメリットは、なんといっても従業員の業務実態の把握です。業務実態とは、勤務時間はもちろんのこと、作業内容も含まれます。勤務時間はPC利用の開始・終了時間のデータで集計でき、作業内容はソフトウェアの利用状況やキーボードの押下回数、スクロール、タップ等の操作、作業しているファイル名などのデータから計測します。これらを集計して可視化することで、何の業務にどれくらい充てることができているか、等を把握できるようになります。

管理をする目的は、決して「さぼっていないか」の監視だけではありません。働き過ぎていないか、サービス残業をしていないか、夜間や休日に隠れ残業をしていないか、36協定を順守できるように適正な労働時間が保たれているか、の確認のために利用されます。

テレワークが一旦定着した企業でも、上司が業務実態を把握できないことが原因でWebカメラをオンにするルールや、とりあえずの出社などが指示され、従業員からの不満の声が聞かれるようになりました。それらに代わる対策として、業務可視化ツールの導入は有効です。

また、例えばテレワークやフレックス制度など、上司・同僚の目に見えないところでも、必要な時間を業務に充てることができているかを確認することができます。これが実現できれば、企業としてはテレワーク等の多様な働き方を一気に推し進めることが可能となります。同時に、従業員の立場からしても、ちゃんと見てもらえているといった安心感につながり、在宅でもフレックスでも、パフォーマンスの向上が期待できます。

ついでに、勤務時間について補足します。勤務時間なら、勤怠管理システムで管理できるので、業務可視化ツールを導入しなくても十分データ化されているのでは、と思われがちです。しかし、自己申告制の勤怠管理方式を取っている限り、退勤の打刻をした後に隠れ残業をするケースや、PCを持ち帰って自宅で続けるといったケースもあり得ます。仕事に熱心なのは良いことに思えますが、企業、つまり雇用主は自己申告の勤怠データでなく、客観性のあるデータに基づいて業務時間の適正化を行う義務があります。

業務可視化ツールの中には、労働時間の乖離把握機能といって、申告時間とPCの利用状況を突き合わせ、サービス残業や休日の隠れ仕事を検知できる機能を持ち合わせたものもあるため、労働時間削減や仕事効率化への意識向上に注力したい企業はぜひ取り入れるべきです。

各人のコンディションの把握

従業員のコンディション、メンタルヘルスが把握できるようになる点も、業務可視化ツールを導入することで得られるメリットです。パフォーマンスだけでなく、働き方の推移から、その人のモチベーションがわかることもあります。例えば、以前よりも多くの業務を効率的に行っており、時には残業してまで業務を遂行していると、おそらくモチベーション高く働いている、と分かります。

一方で、かつては熱心に働いていたが、最近はこなしている業務量も落ちていて、残業してまで終わらせようとしていない、といった社員には、もしかしたら心理的に何かあるのではないか、万一の場合は退職につながるような話があるのではないか、ということを兆候段階から気づけるようになります。

特にテレワークが一般化し、オフィスで顔を合わせることが減ったことで、今まではランチや飲み会といった機会で相談したり解決できたりしていたちょっとした懸念も、表面化することないまま、いつの間にか大きな問題となって手遅れになってしまう可能性があります。メールやチャット、Web会議だけでは気づけないくすぶりを、ツールの力を借りることで発見できれば、企業としても大切な従業員を失わずに済みます。テレワークは便利な面が多いですが、従業員とのコミュニケーション不足といった弊害でお悩みの企業にとっては、従業員のコンディションの把握と対策を優先して取り組むべきと言えます。

セキュリティ面の管理

続いて挙げられるのは、セキュリティ面の管理、漏洩対策ができる、という点です。「機密データの持ち出しや改ざんなど、悪いことをしていないか」といった管理に有効です。操作ログを管理することで、誰がいつどのデータにアクセスし、どのような処理を行ったかを確認できるため、不正の抑止力となることはもちろんのこと、何か起こってしまった後の原因追求にも役立ちます。

また、許可されていないUSBへの接続禁止や、スマホへの保存を制限するなどの機能を持つものもあります。これらの機能は、全ての業務可視化ツールについているかといえばそうではなく、どちらかというと「IT資産管理ツール」と呼ばれる、管理・監視に強みを持つシステムが保有している機能ですので、その点を重視して導入したい場合はIT資産管理のジャンルでも探してみるのもよいです。

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業務可視化ツールの活用の注意点

業務可視化ツールには多くのメリットがある一方でデメリットの有無は気になりますが、これといったデメリットはありません。ただし、導入にあたっての注意点が2点あるのでご紹介します。

目的の共有と浸透

業務改善目的で導入する場合、従業員との導入目的の共有、前向きな協力を得ること、そして浸透させることが何より大切です。管理や監視目的に業務可視化ツールをPCに導入されると思われてしまうと、拒否反応を示される可能性があります。そうならないためにも、導入目的を先に明確に伝え、従業員の業務負担を軽減することや、経営判断の質を上げることが目的であることを伝えるべきです。

また、管理目的で導入する場合であっても、さぼっていないか見張るために導入するのではないということ、労働時間の超過がないか、適正な業務量か、「従業員を守るため」に導入する、といった点を正確に伝えて協力を得られると、管理側も従業員側もお互いに安心してスタートできます。

導入効果の定期的な共有

導入当初は従業員にとって納得のいく説明がされていても、その後に特に何も説明がされていないようだと、実は従業員の管理・監視目的にも使われているのでは?と思われてしまうことも起こり得ます。

そうならないように、定期的にデータ活用状況を共有する場を設け、きちんと活用していることを伝えておくことが重要です。業務を可視化したデータでどのような分析や応用ができるのか、と従業員の有志に協力を仰ぐのも手です。うまく活用することでモチベーションアップにつなげられれば大成功です。

 

業務可視化ツールのタイプ

業務可視化ツールと一口に言っても様々な目的に沿った機能を持っており、大きく2つのタイプに分けることができます。平たく言うと「効率よくやっているか」のタイプと「きちんとやっているか・悪いことをしていないか」のタイプ、と言うこともできます。順番にご紹介します。

業務可視化に特化したタイプ

まずは、業務内容の可視化に特化したタイプです。業務可視化を目的に開発されているため、実はテレワークに限らず、フレックスや各拠点でそれぞれ業務するスタイルの企業、さらには毎日オフィスで顔を合わせて就業しているケースでも、大いに利用価値を実感することができます。

管理者としては、各従業員の時間の使い方の詳細、癖を見抜けるようになるので、具体的にフィードバックできるようになります。チームでの業務量の偏りや非効率な部分、重複している部分がないかを一覧で確認でき、チーム全体のパフォーマンス最大化に役立ちます。

例えば「Qasee」を導入することで、負荷、集中度、パフォーマンスなどの項目で、組織の状態を正確に把握できるようになるため、個人やチームの生産性の原因・理由を明確化でき向上に繋げることができるようになります。個人やチーム単位でのストレス度合いの分析機能も特長です。

従業員自身が、カテゴリ別作業時間などのデータを活用し、分析する、他の人を参考にする、といった自己管理を目的とした使い方も期待できます。さらに、顧客別の時間のかけ方も分かるため、手をかけなくても順調な顧客、手間ばかりかかっている赤字案件なども把握できます。

管理機能に強みをもつタイプ

PCログの管理機能が強みのタイプで、テレワーク中の従業員の管理目的での導入に向いています。コロナ禍をきっかけに、オフィスへの出社からテレワークにかわり、従業員の業務実態が把握できずに困っている企業、業務とプライベートの区別などに課題を持っている組織におすすめです。具体的には、就業時間とPCの稼働時間との乖離を明確にし、さぼりや隠れ残業を防ぎます。さらに、在宅勤務で失われがちな「始業/終業」の意識を「予定/実績」の入力により明確にし、業務にメリハリをつけます。

また、情報漏洩対策として、デバイスへの書き込み制限やスマホへの保存禁止、印刷履歴、スキャンデータ転送の履歴記録などを行えるものもあります。

PCのログ取得を得意としたIT資産管理ツールの機能から生まれたサービスもあり、例えば「AssetView Tele」は、企業・団体のIT資産管理、セキュリティ対策、Windows Update対策などの幅広い管理機能を持つIT資産管理ツール「AssetView」のノウハウを活かして開発・提供されているサービスです。

 

業務可視化ツールの比較のポイント

業務可視化ツールのメリットと注意点を押さえたところで、いざ実際に導入したいと考えた場合、どのようなサービスを選べばよいのか、業務可視化ツールの比較のポイントを3点ご紹介します。

導入目的に適したツールのタイプ

まずは前述の導入目的に適したサービスかどうかの確認が必要です。業務改善が得意なのか、それとも管理・監視系が得意なのか、サービスによって得意分野が異なるため、自社の導入目的がどちらなのかを明確にし、それに合致するサービスを選ばなくてはいけません。

分析軸の種類

次に、自社が分析したいと考えている分析軸を持ち合わせているかどうかの確認も必要となります。分析したい軸が用意されておらず、ツールで取得したデータをCSVで出力し、目的に合わせてExcelで加工して分析、となると手間がかかってしまいます。手間がかかるとデータを活用する機会が減り、だんだんと使われなくなってしまい、せっかくコストをかけて導入しても無駄になってしまいます。

そのため、自社にとっての導入目的を実現できる分析が、ツールの設定で行えるか確認すべきです。チームの平均勤務時間を見たい、いちいち並び替えしなくても多い順に並んだデータを見たい、ソフトウェアの利用の割合を円グラフで見たい、などのイメージを持つことが大切です。例えば、「隠れ残業をなくしたい」といった目的で導入するのなら、自己申告の勤怠データとPCの稼働実績を突き合わせ、乖離が見られた場合はアラート通知を受けられる、といった機能を持つサービスを選ぶのが最適です。

また、「各従業員の負荷状況を確認したい、バラつきをなくしたい」との目的であれば、キータイプやスクロール、タップ量を独自の指標で計測して業務の生産量や負荷状況を算出するサービスを選ぶと、分かりやすくてよいでしょう。

取得可能なデータの粒度

前項の分析軸の種類とも似ていますが、ツールで取得できるデータに関しても確認する必要があります。Word、Excel、PowerPoint、メールソフトなど、PC上の業務アプリケーションやWebブラウザの利用状況をログとして収集する場合、アプリケーションをどこまで判別して収集できるのかが大事となってきます。というのも、業務内容を詳細に分析したい場合で、文書作成アプリの場合、アプリが使われているだけでなく、どういったタイトルのファイルで文章が作成されているのか、まで把握できる必要あるからです。

例えば、「Qasee」ではログのキーワード検索ができ、例えば「請求書」と入力すると、請求書に関するファイルを扱っているログが抽出され、自動集計できるので業務内容の把握に役立ちます。

 

主な業務可視化ツール

それでは比較のポイントを踏まえて、主な業務可視化ツールをご紹介します。業務可視化ツールには、当初から業務可視化を目的に開発されたサービスと、PCのログ取得を得意としたIT資産管理ツールの機能が強化されたサービスと2タイプあります。

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Qasee(Qasee株式会社)

Qasee公式Webサイト

(出所:Qasee公式Webサイト)

専用のアプリケーションをPCにインストールすることでファイル名や作業時間といった業務データを計測できる業務可視化ツール。キータイプやスクロール、タップ量を独自の指標で計測することで生産量や負荷状況を算出でき、算出データをもとに分析が自動で行われ、分析結果は各従業員のQaseeのレポートに表示。チームや組織内の負荷の状況や業務状況がデータ化されることで、採用や業務割り振りの見直しが容易となるため、そこに課題を持つ企業に最適。個人やチーム単位でのストレス度合いを分析できる点も特長。
Windowsの他Macも対応。Googleカレンダー、Outlookカレンダーと連携可能。14日間の無料トライアルあり。

  • 料金:お問い合わせ(人数に応じた月額料金)

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AssetViewTele(株式会社ハンモック)

AssetView Tele

(出所:AssetViewTele公式Webサイト)

導入実績9,500社超のIT資産管理ツールAssetViewシリーズのノウハウから生産性向上に着目して開発された業務可視化ツール。2行にわたり、上の段に業務予定、下の段に実績を表示させ、業務予実を可視化でき、PCの操作ログも表示。社員の働き方を分析することで、予実の差異やムダ時間について的確にフィードバックできる。業務時間と行動数をもとに同業種ユーザーと比較しての社員の働き具合や異常行動の把握にも対応。カスタムレポートでは、組織全体の業務時間、残業時間、週別のチャート、会議や来訪など業務カテゴリ別のチャートも確認できる。

  • 料金:月額500円/1台(1,000台の場合)。初期費用300,000円。

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MITERAS仕事可視化(パーソルプロセス&テクノロジー株式会社)

MITERAS仕事可視化公式Webサイト

(出所:MITERAS仕事可視化公式Webサイト)

就職や派遣等のサービスを展開するパーソルグループの提供する業務可視化ツール。導入実績は53,000人以上。PCでどのアプリケーションを利用しているかや、キーボードの押下回数などから業務内容を可視化。労働時間の乖離把握機能を持ち、勤怠の申告時間とPC利用時間を突合し乖離がないか確認、アラート通知が可能なため、サービス残業や休日の隠れ残業などに課題を抱える企業に最適。PCの開始終了時間一覧を月毎に全メンバー分CSVファイルで任意の場所に保管できる。Windowsの他Macも対応。無料トライアルは1カ月。

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Eye“247”(株式会社フーバーブレイン)

Eye“247”

(出所:Eye“247”公式Webサイト)

漏洩対策にも強みを持つ業務可視化ツール。PCの作業ログから、業務内容と時間、業務分析と改善を行う。1,300社以上で導入。PCの起動状況から、勤務時間・作業時間の差分を可視化して勤務時間をランキング形式で表示する就業時間分析の他、アプリケーションの操作記録、作業内容の記録、レポート機能など。全てのデータをCSV出力可能。許可されたUSBのみ利用可能として全ての操作ログを記録、スマホへの保存の禁止、印刷履歴の記録、個人情報を含むファイルの監視などの機能も持ち、情報漏洩対策としても有効。Google、Microsoft 365カレンダー連携で、会議や訪問時間なども集計可能。Windowsの他Macも対応。

  • 料金:月額500円/ライセンス~。初期費用は無料。

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Worktree(株式会社 AXSEED)

Worktree公式Webサイト

(出所:Worktree公式Webサイト)

テレワーク下で「会えない=顔が見えない=状況把握がしにくい」ことで発生する課題を解決するための機能を豊富に搭載。各従業員がスマホアプリに在席情報を登録するだけで、「在宅で業務中」「本社で会議中」など一覧表示・把握可能。コミュニケーションロスの解消につながる。また、個々のToDoリストとしても活用でき、「誰がどんな仕事を抱えているか」業務内容や納期、ステータスなどを可視化・共有することで、適正な業務負担にもつながる。管理者はメンバーのタスク数やコンプリート率などを集計することで適正な業務評価も行える。その他、「アンケート」「ストレスチェック」などテレワークを効率よく安全に行うための機能が豊富に搭載されている。

  • 料金:月額440円(税込)/ユーザー※初期費用なし

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SKYSEA Client View(Sky株式会社)

SKYSEA Client View公式Webサイト

(出所:SKYSEA Client View公式Webサイト)

17,000社超の導入実績、IT資産の運用管理とリスク対策を両立できる業務可視化・IT資産ツール。情報漏洩リスクに備えてのデバイスへの書き込み制限、テレワーク中でも更新プログラムの適用を管理画面から一括で実施できるマルウェア対策など、セキュリティ対策も強み。Webブラウザ上のOffice 365でのファイル作成や、Google ChromeブラウザでのWeb書き込み、アップロードログ、Gmailログなど、Webやアプリケーション経由での各種操作ログも取得できる。セキュリティ対策やIT資産管理、システム運用、勤怠管理など、様々な他社製品と連携。Windowsの他、制限があるがMacも対応。

  • 料金:お問い合わせ。

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LANSCOPE オンプレミス版(エムオーテックス株式会社)

LANSCOPE オンプレミス版

(出所:LANSCOPE オンプレミス版公式Webサイト)

詳細なログ管理機能で管理・監視といった目的での業務可視化ができるIT資産管理ツール。Webブラウザでルール違反の有無をチェックできる。どんなルール違反が何台のPCにあったか、どのPCで何件あったか、データ持ち出しなどの詳細を簡単に確認可能。あらかじめ設定したルールに違反した場合に管理者へのメール通知機能も。

  • 料金:お問い合わせ。

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SS1(株式会社ディー・オー・エス)

SS1公式Webサイト

(出所:SS1公式Webサイト)

Officeソフトのような感覚で、直感的に操作できる点が人気のIT資産管理ツール。資産管理と運用管理の機能がメインでログ管理はオプションだが、期間限定販売の「テレワーク対策パック」では、PC操作ログ、Web閲覧ログ、ログレポートなどが含まれており、テレワークでの業務可視化に活用できる。

  • 料金:お問い合わせ(「テレワーク対策パック」は1ライセンス8,000円)

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jinjerワーク・バイタル(株式会社ネオキャリア)

jinjerワーク・バイタル公式Webサイト

(出所:jinjerワーク・バイタル公式Webサイト)

従業員のモチベーションやコンディションを記録して可視化できるツール。アプリケーションや操作ログ管理の業務可視化ツールではないが、テレワークで顔を合わせない環境における従業員のモチベーション管理を手軽に行いたい場合におすすめ。自由度高く設定できるアンケートを定期配信でき、従業員はPCやスマホでログインなしに回答し、リアルタイムの集計結果をダッシュボードで可視化。jinjerシリーズの他ツールと組み合わせて利用することで1つのデータベースで管理・活用できる。

  • 料金:月額300円/1ユーザー(コンディション管理のライセンス費。人事管理や勤怠管理などのライセンスが別途必要)

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Optimal Biz Telework(株式会社オプティム)

Optimal Biz Telework

(出所:Optimal Biz Telework公式Webサイト)

IT資産管理ツールのOptimal Bizから派生したテレワーク向け管理ツール。併せて使うことで様々な機能が利用できる。無操作状態が長く続いている従業員を見つけると、管理者に自動で通知を送ることもできる。始業時のチャットボットとの対話内容、PC操作ログに基づく勤務時間の傾向、アプリ使用状況などのデータを多角的に分析し、従業員の体調/メンタルを把握する機能も。モバイルアプリと連携して位置情報の記録も可能。

  • 料金:月額550円/1ユーザー。別途初期費用。

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F-Chair+(エフチェアプラス)(株式会社テレワークマネジメント)

F-Chair+(エフチェアプラス)

(出所:F-Chair+公式Webサイト)

テレワークの時間・場所・内容の可視化が行えるサービス。オンラインタイムカードとしての利用も可能。iOSのスマホアプリでも対応。従業員本人が着席中としている時間のPC画面をランダムに保存される機能がユニークで、管理者はその日の様子を一覧で確認でき、気になる画面は拡大して表示することも可能。利用実績2,000社。

  • 料金:月額10,000円/10名まで~

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まとめ

従業員の業務内容を可視化できる業務可視化ツールの活用メリット、注意点、比較のポイント、おすすめサービスをご紹介しました。業務内容と一口にいっても、効率化を目的とした業務内容把握や、残業を減らすための時間確認、さぼっていないか、そして不正を行っていないかの監視、モチベーションが保たれているかの確認など、様々な用途で利用されることが分かりました。

急なテレワーク開始で戸惑っている企業が多く、業務可視化ツールが注目されている今こそ、自社にとっても導入の好機です。テレワークを推し進めたいとお考えの企業にとっては、業務可視化によって、従業員がきちんと働いていることの証明になり後押しにもなるため、前向きに導入を検討していくとよいでしょう。

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