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業務可視化ツールの比較10選。業務改善が進む7つのメリット

業務可視化ツールの比較10選。業務改善が進む7つのメリット

最終更新日:2022-04-11

業務改善のヒントを得たい、労働時間を把握・改善したい、急なテレワークで社員の勤務実態がつかめない、と困っているマネージャーの方へ。従業員の業務内容を見える化する業務可視化ツールの活用メリットや比較ポイント、おすすめサービスをご紹介します。

目次

業務可視化ツールとは?

業務可視化ツールとは、業務時間中の従業員の動きを可視化し、傾向を分析するためのツールです。従業員のPCに操作ログを収集するソフトウェアをインストールし、管理サーバーにそのログを収集したうえで、グラフの可視化やログのデータ分析を行います。

例えば1分ごとの操作ログを取ることで、Word、Excel、Webブラウザ、メールソフトなど、どのアプリケーションをどの程度利用していたかを把握。利用の割合のグラフ化やキーボードを打った回数を色の濃さでグラフするといった方法で可視化します。

労働時間が見えやすい対面接客や現場作業と異なり、PCに向かう仕事は労働時間や内容、成果が分かりづらい傾向があります。しかし、業務可視化ツールを導入することで、PC作業の可視化が可能となります。

特に、近年の働き方改革の推進によって、労働時間の管理や適正化が求められています。それに加えて、テレワーク環境でも勤務実態を把握しなければいけないという背景の中、PCにソフトウェアをインストールするだけで業務実態の把握ができる業務可視化ツールが、注目を集めています。

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業務可視化ツールの活用メリット

業務可視化ツールの導入目的は、「業務改善」と「従業員の管理」の2つに大別できます。目的別に7つの活用メリットについて解説します。

<業務改善目的のメリット>

①人事評価の妥当性の向上

業務可視化ツールで集計した、公平で客観的なデータを基に、皆に妥当で納得感のある人事評価を行えるようになります。

具体的な判断材料がないと、業務時間が長い人や目立つ活躍をした人といったあいまいな判断になりがちですが、多くの業務を短い時間で効率的にこなして定時帰宅している人もいるはずです。業務可視化ツールを活用することで、効率よく仕事をすることができるハイパフォーマーを正しく評価できるようになります。

②パフォーマンスの改善状況の把握

定型業務の業務改善を行っている場合、業務時間の増減や推移といったパフォーマンスの変化をデータとして把握できるようになります。

特に、顧客対応のある職種の場合、顧客のためにどれだけ時間を使えているのかを把握できます。改善された場合は、さらなる業務改善にデータを活用するのに加え、従業員本人に改善結果を伝えることで、モチベーションアップも期待できます。

③経営の意思決定の質の向上

各従業員の業務内容が見える化されることで、判断の正確性、意思決定の質の向上も期待できます。たとえば、システム化の投資を行う場合、システム導入によりどれくらい業務上の工数が減るかを見積り、費用対効果を算定して判断する必要があるでしょう。

しかし、現状の業務時間を算出するには、ヒアリングや情報整理のために膨大な時間と人的コストがかかってしまいます。そこで業務可視化ツールを活用すれば、効率的に業務量や工数を可視化し、正確な判断を下すことができます。

また、人員補給の要否についても、可視化されたデータを用いて検討できるようになります。たとえば分析の結果から、メーラーの利用時間が多いことがわかったので、チャットや社内Wikiを導入してチーム内の情報共有の方法の簡略化する、といった判断もできるでしょう。

④日報作成の簡略化

業務可視化ツールで業務や作業進捗を把握すれば、日報の代用になります。日報は業務可視化に役立つ一方で、作成負担や残業時間の増加につながる恐れがありますので、業務可視化ツールによる作成・共有の簡略化は有効です。

<従業員の管理目的のメリット>

⑤各人の業務状況の確認(管理・監視)

勤務時間はPC利用の開始・終了時間のデータから、作業内容はソフトウェアの利用状況やキーボードの押下回数、スクロール、タップなどの操作、作業しているファイル名などのデータから、それぞれ計測できます。そして、これらを集計して可視化することで、業務実態が把握できるようになるのです。

働き過ぎていないか、サービス残業をしていないか、夜間や休日に隠れ残業をしていないか、36協定を順守できるように適正な労働時間が保たれているか、の確認のために利用されます。また、テレワーク環境下で業務実態を把握するためにも、業務可視化ツールの導入は有効です。管理業務の効率化だけでなく、「ちゃんと見てもらえている」という従業員の安心感にもつながるでしょう。

業務可視化ツールの中には、労働時間の乖離把握機能といって、申告時間とPCの利用状況を突き合わせ、サービス残業や休日の隠れ仕事を検知できる機能を搭載したものも。企業は従業員の自己申告ではなく、客観性のあるデータに基づいて業務時間の適正化を行う義務があるため、ぜひ取り入れるべきです。

⑥各人のコンディションの把握

従業員のコンディション、メンタルヘルスが把握できるようになるのも、業務可視化ツールの導入メリット。たとえば、以前よりも多くの業務を効率的にこなしている人はモチベーションが高いなど、パフォーマンスや働き方の推移から、その人のコンディションを図ることができます。また、モチベーションが低下している従業員の退社兆候をキャッチするのにも役立てられるでしょう。

⑦セキュリティ面の管理

セキュリティ面の管理、漏洩対策ができるという点で、「機密データの持ち出しや改ざん防止」にも有効です。操作ログを管理することで、誰がいつどのデータにアクセスし、どのような処理を行ったかを確認できるため、不正の抑止力となることはもちろんのこと、何か起こってしまった後の原因追求にも役立ちます。

また、許可されていないUSBへの接続や、スマホへのデータ保存を制限するといった機能を持つものもあります。これらの機能を強化したい場合は、管理・監視に強みを持つ「IT資産管理ツール」の導入がおすすめですので、「IT資産管理ツールの比較!目的に合った選び方」をご参照ください。

 

業務可視化ツールの活用の注意点

業務可視化ツールの導入にあたって、2つの注意点があるのでご紹介します。

【注意点1】目的の共有と浸透

業務改善目的で導入する場合、従業員と導入目的を共有して協力を得ること、そして組織内に浸透させることが重要です。管理や監視目的で業務可視化ツールをPCにインストールすると思われると、拒否反応を示される可能性が。そうならないためには、従業員の業務負担を軽減することや、経営判断の質を上げることが導入目的であると明確に伝えるべきです。

また、管理目的で導入する場合でも、さぼっていないか見張るためではなく、労働時間の超過がないかなど「従業員を守るため」に導入する、といった点を正確に伝えると協力が得やすいでしょう。

【注意点2】導入効果の定期的な共有

導入当初に従業員にとって納得のいく説明がされても、その後に説明を怠ると、実は従業員の管理・監視目的にも使われているのではないかと疑われてしまう恐れが。

そうならないように、定期的にデータ活用状況を共有する場を設けることが重要です。業務を可視化したデータでどのような分析や応用ができるのか、従業員の有志に協力を仰ぐとモチベーションアップにつなげられることも。

 

業務可視化ツールのタイプ

業務可視化ツールのタイプは、2つに大別できます。1つめは、業務ログから組織の状態を把握し、業務改善に役立てる「業務可視化特化」タイプ、2つめは業務実態の把握やセキュリティ対策機能が充実した「管理に強みをもつ」タイプです。それぞれの特徴を解説します。

1.業務可視化に特化したタイプ

業務可視化を目的に開発されているため、テレワークに限らず、フレックス制を導入している場合や、全国に拠点を持つ場合、さらにはオフィス勤務が中心の企業の場合でも、大いに役立てられます。

管理者側のメリットとしては、各従業員の時間の使い方の詳細や傾向を把握したうえで、具体的なフィードバックが可能になること。チーム内の業務量の偏りや非効率な部分、重複している部分がないか一覧で確認でき、チーム全体のパフォーマンスを最大化できるようになります。

例えば「Qasee(Qasee株式会社)」を導入することで、負荷、集中度、パフォーマンスといった項目から、組織の状態を正確に把握できるため、個人やチームの生産性向上に役立ちます。個人やチーム単位で、ストレス度合いを分析できる機能も特長です。

従業員自身が、カテゴリ別作業時間などのデータを活用し、分析する、他の人を参考にする、といった自己管理を目的とした使い方も期待できます。さらに、顧客別の時間のかけ方も分かるため、手をかけなくても順調な顧客、手間ばかりかかっている赤字案件なども把握できます。

2.管理機能に強みをもつタイプ

PCログの管理機能に強みがあるタイプは、テレワーク中の従業員の管理目的での導入に向いています。テレワーク中の従業員の業務実態が把握できずに困っている企業、業務とプライベートの区別などに課題を持っている組織におすすめです。

具体的には、就業時間とPCの稼働時間との乖離を明確にし、さぼりや隠れ残業を防ぎます。さらに、在宅勤務で失われがちな「始業/終業」の意識を「予定/実績」の入力により明確にし、業務にメリハリをつけるのにも役立ちます。また、情報漏えい対策として、デバイスへの書き込み制限やスマホへの保存禁止、印刷履歴、スキャンデータ転送の履歴記録などが行えるものも。

PCのログ取得に強いIT資産管理ツールの機能から生まれたサービスもあり、例えば「AssetViewTele(株式会社ハンモック)」は、IT資産管理ツール「AssetView」のノウハウを活かして開発・提供されており、企業のIT資産管理、セキュリティ対策、Windows Update対策などの幅広い管理機能を持つのが特長です。

 

業務可視化ツールの比較のポイント

業務可視化ツールのメリットと注意点似次は、サービスを選ぶ際の指標となる3つの比較のポイントについて解説します。

導入目的に適したツールのタイプ

まずは前述の導入目的に適したサービスかどうかを確認しましょう。業務改善が得意なのか、それとも管理・監視系が得意なのか、サービスによって得意分野が異なるため、自社の導入目的がどちらなのかを明確にし、それに合致するサービスを選ぶ必要があります。

分析軸の種類

次に、自社が求める分析軸を持ち合わせているかどうか確認します。分析したい軸が用意されていなければ、ツールで取得したデータをCSVで出力し、目的に合わせてExcelで加工して分析、といった手間がかかってしまいます。

そのため、必要な分析機能を搭載しているか確認すべきです。たとえば、「隠れ残業をなくしたい」といった目的で導入するのなら、自己申告の勤怠データとPCの稼働実績を突き合わせ、乖離が見られた場合はアラート通知を受けられる、といった機能を持つサービスを選ぶと良いでしょう。

取得可能なデータの粒度

前項の分析軸の種類とも似ていますが、ツールで取得できるデータの粒度に関しても確認する必要があります。WordやExcel、メールソフトといった業務アプリケーション、Webブラウザの利用状況をログとして収集する場合、アプリケーションをどこまで判別して収集できるのかが重要です。なぜなら、業務内容を詳細に分析したい場合、「文書作成アプリが使われている」というログだけでなく、どういったタイトルのファイルで文章が作成されているのか、まで把握する必要あるからです。

「Qasee(Qasee株式会社)」では、ログのキーワード検索が可能。たとえば、「請求書」と入力すると請求書に関するファイルを扱っているログが抽出され、自動集計できるので業務内容の把握に役立ちます。

 

主な業務可視化ツール

おすすめの業務可視化ツール、10種類をご紹介します。

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Qasee(カシー)(Qasee株式会社)

Qasee公式Webサイト

(出所:Qasee公式Webサイト)

専用のアプリケーションをPCにインストールすることで、ファイル名や作業時間といった業務データを計測する業務可視化ツール。キータイプやスクロール、タップ量を独自の指標で計測することで生産量や負荷状況を算出し、算出データをもとに各従業員の業務実態を自動でレポート化する。
作成したレポートは、採用や業務割り振りの見直しに活用できるため、人事・マネジメント領域に課題を持つ企業におすすめだ。個人やチーム単位でのストレス度合いを分析できる点も特長。
WindowsとMacに対応。Googleカレンダー、Outlookカレンダーと連携も可能だ。

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AssetViewTele(株式会社ハンモック)

AssetViewTele公式Webサイト

(出所:AssetViewTele公式Webサイト)

9,500社以上で導入されているIT資産管理ツール「AssetView」シリーズのノウハウから生産性向上に着目して開発された業務可視化ツール。上の段に業務予定、下の段に実績を表示させ、業務予実を可視化。PCの操作ログも表示でき、テレワークの業務実態を見える化するのに役立つ。
社員の働き方を分析することで、予実の差異やムダ時間について的確なフィードバックが可能に。また、業務時間と行動数をもとに、同業種ユーザーと比較しての社員の働き具合や異常行動の把握にも対応。カスタムレポートでは、組織全体の業務時間、残業時間、週別のチャート、会議や来訪など業務カテゴリ別のチャートも確認できる。

  • 料金:月額500円/台(1,000台分を導入した場合)、初期費用300,000円

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MITERAS仕事可視化(パーソルプロセス&テクノロジー株式会社)

MITERAS仕事可視化公式Webサイト

(出所:MITERAS仕事可視化公式Webサイト)

大手人材サービスのパーソルグループが提供する業務可視化ツール。53,000人以上の導入実績を持つ。「PCでどのアプリケーションを利用しているか」「キーボードをどれくらい押下しているか」といった操作ログから業務内容を可視化することができる。
労働時間の乖離把握機能を搭載しているので、勤怠管理で申告した時間とPC利用時間を突合し乖離がないか確認可能(アラート通知も設定可能)。テレワーク環境でのサービス残業や休日の隠れ残業といった課題の解決に役立つ。全メンバーのPCの開始・終了時間一覧データ1ヶ月分を、CSVファイルで任意の場所に保管できる。WindowsとMacに対応。1ヶ月の無料トライアルあり。

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Eye“247” Work Smart Cloud(株式会社フーバーブレイン)

Eye“247” Work Smart Cloud公式Webサイト

(出所:Eye“247” Work Smart Cloud公式Webサイト)

従業員のPC操作ログから「誰が・どこで・いつ・どのくらいの時間・どんなPC操作をしたか」を可視化できるツール。勤務状況や業務効率、セキュリティなど様々な角度から、業務実態を分析することができる。
提供元の株式会社フーバーブレインは、40,000以上の企業・組織・官公庁の情報セキュリティ対策を支援してきた実績を持ち、そのノウハウが活かされている。導入・初期設定も簡単で、専任のサポートスタッフが運用をサポート。月額100円プラスで勤怠管理オプションも利用可能。在宅勤務中でもPCログからより正確な勤怠管理も可能。

  • 料金:月額費用500円/ID(50IDを導入した場合)

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SKYSEA Client View(Sky株式会社)

SKYSEA Client View公式Webサイト

(出所:SKYSEA Client View公式Webサイト)

導入実績は17,000社以上、IT資産の運用管理とリスク対策、業務可視化を実現できる、オールインワンのIT資産管理ツール。情報漏洩リスクを防ぐデバイスへのデータ書き込み制限、必要なアプリケーションのインストール状況を確認できる管理機能など、セキュリティ対策やIT資産管理にも強みを持つ。
加えて、Webブラウザ上のOffice 365でのファイル作成や、Google ChromeブラウザでのWeb書き込み、アップロードログ、Gmailログなど、Webやアプリケーション経由での各種操作ログも取得できる。さらに、セキュリティ対策やIT資産管理、システム運用、勤怠管理など、様々な他社製品と連携。Windowsのほか、制限があるがMacも対応。

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LANSCOPE オンプレミス版(エムオーテックス株式会社)

LANSCOPE オンプレミス版

(出所:LANSCOPE オンプレミス版公式Webサイト)

詳細なログ管理機能で、管理・監視目的での業務可視化に強みを持つIT資産管理ツール。Webブラウザからルール違反の有無をチェックできる。どんなルール違反が何台のPCにあったか、どのPCで何件あったか、どのデータ持ち出したか、といった詳細ログを簡単に確認できるので、不正の抑止・発見に役立つ。あらかじめ設定したルールへの違反を発見した場合に、管理者にメール通知をする機能も。
必要な機能だけを選んで導入するプランと、デバイス制御・IT資産管理・ネットワーク検知といった機能がひとまとめになったプランがある。

  • 料金:要問い合わせ

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SS1(株式会社ディー・オー・エス)

SS1公式Webサイト

(出所:SS1公式Webサイト)

Officeソフトのような感覚で、直感的に操作できる点が人気のIT資産管理ツール。IT資産管理や運用管理といった機能で、情シス業務全般をサポートする。
ログ管理機能はオプションで、メールの送受信ログ、PC操作ログ、印刷ログ、Web閲覧ログなどの収集が可能。セキュリティポリシーの遵守、不正の防止といった効果が期待できる。使いやすいUIも高評価を得ており、企業・医療機関・自治体など約3,000社で、115万台以上の端末に導入されている。基本機能に必要なオプション機能だけ追加でき、コストを抑えられるのも魅力。

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ジンジャーワーク・バイタル(jinjer株式会社)

ジンジャーワーク・バイタル公式Webサイト

(出所:ジンジャーワーク・バイタル公式Webサイト)

週1回の簡単なアンケートで、従業員のモチベーションやコンディションを記録・可視化できるコンディション管理システム。アプリケーションや操作ログをベースにした業務可視化ツールではないが、テレワークで顔を合わせない環境における従業員のモチベーション管理を手軽に行いたい場合におすすめ。
設計の自由度が高いアンケートを定期配信すれば、従業員はPCやスマホから回答し、リアルタイム集計結果をダッシュボードで可視化。最低限の負荷で従業員のコンディション変化を定点観測することができる。ジンジャーシリーズの他ツールと組み合わせて利用することで、1つのデータベースでの管理・活用が可能に。

  • 料金:月額700円/ID〜(ジンジャー基本機能+ワーク・バイタルの場合)

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Optimal Biz Telework(株式会社オプティム)

Optimal Biz Telework公式Webサイト

(出所:Optimal Biz Telework公式Webサイト)

IT資産管理ツールの「Optimal Biz」から派生した、テレワーク向け管理ツール。「Optimal Biz」と併せて導入することで「資産管理」「盗難・紛失・情報漏えい対策」など、様々な機能が利用可能に。
無操作状態が長く続いている従業員を見つけると、管理者に自動で通知を送ることができる。始業時のチャットボットとの対話内容、PC操作ログに基づく勤務時間の傾向、アプリ使用状況などのデータを多角的に分析し、従業員の体調/メンタルを把握する機能も。モバイルアプリと連携して位置情報の記録も可能だ。

  • 料金:月額500円/ID ※別途初期費用あり

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F-Chair+(エフチェアプラス)(株式会社テレワークマネジメント)

F-Chair+公式Webサイト

(出所:F-Chair+公式Webサイト)

テレワークの時間・場所・内容の可視化ができるポストコロナ時代のマネジメントツール。2016年の発売以降、2,300社での利用実績を持つ。
着席・退席をクリックするだけで従業員の勤怠時間が一覧表示され、勤務実態の可視化に加えて過剰労働の抑止効果も期待できる。従業員本人が「着席中」としている時間帯のみ、PC画面をランダムに保存されるユニークな機能を搭載。管理者は保存されたPC画面を一覧で確認でき、気になる画面は拡大表示して仕事ぶりを確認することが可能。オンラインタイムカードとしての利用も可能。iOSのスマホアプリでも対応。

  • 料金:月額10,000円/10IDまで~

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まとめ

従業員の業務内容を可視化できる業務可視化ツールの活用メリット、注意点、比較のポイント、おすすめサービスをご紹介しました。一口に業務可視化と言っても、効率化を目的とした業務内容把握や、残業を減らすための勤怠確認、さぼり・不正の防止を目的とした監視、モチベーションやコンディションの把握など、様々な用途で利用されています。

多くの企業がテレワークの運用に課題を感じ、業務可視化ツールが注目されている今こそ導入の好機です。テレワークが進むと勤務実態が見えなくなる、さぼり・不正がしやすくなるといった不安を抱えている企業も、業務可視化ツール導入によって、安心してテレワーク推進に踏み出せるでしょう。

リモートワークを推進している企業に優秀な人材が集まりやすいという傾向があると言われています。本記事でご紹介した、活用メリットや比較ポイントを参考に、自社に合った業務可視化ツールの導入を検討してみてください。

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