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テレワーク管理ツール10選。監視以外の業務改善にも有効なのは?

テレワーク管理ツール10選。監視以外の業務改善にも有効なのは?

最終更新日:2022-06-01

テレワーク中の従業員の勤務状況をしっかり把握したい、従業員がより効率的に働けるようにしたいとお考えの方へ、テレワーク管理ツールのメリットや主な機能、おすすめのサービスなどをご紹介します。

目次

テレワーク管理ツールとは?

テレワーク管理ツールとは、テレワーク中の従業員がどのような働き方をしているのかを監視したり、業務に関するデータを収集・分析し、業務全体を管理することで、組織や業務に改善すべき点がないかを把握したりするためのツールです。様々なツールが存在しますが、大きく分けると以下の3つに分類できます。

  • 専用タイプ:テレワーク時を含む業務管理をメインとしたツール
  • IT資産管理タイプ:IT資産管理ツールの一部機能としてテレワーク管理・監視に活用できるツール
  • コンディション管理タイプ:テレワーク時に活用できる従業員のコンディション・モチベーション管理に特化したツール

本記事では、PCでの操作記録を、PC内にインストールしたソフトウェアを介して収集しサーバーにそのログを蓄積することで、業務実態を把握・分析することができるツールを中心にご紹介します。

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テレワーク管理ツールが必要な理由

テレワーク中の従業員の稼働時間だけであれば、勤怠管理システムでの打刻入力やPCのログイン・ログオフ記録などで確認することができます。また、業務の内容についても、日報・週報の提出やメール・チャットのやり取りなどから大まかに把握することは可能です。

しかし、それだけでは、申告した勤務時間と実際の勤務時間に乖離がないか、残業時間は適正の範囲内かといった実態の部分までは把握することができません。また、勤務時間内にしっかり業務に取り組んでいるか、効率的に業務を行えているか、あるいは、行き詰まって困っていることはないかなど、従業員それぞれの状況の把握までは難しいことがほとんどです。

そのため、テレワーク時の従業員一人ひとりの働きぶりを可視化し、現状と課題をしっかりと把握することで、業務や組織の改善・生産性向上に役立てることができる管理ツールへの期待が高まっています。

 

テレワーク管理ツールの導入メリット

テレワーク管理ツール導入のメリットを「監視・管理目的」と「業務改善目的」に分け、6点ご紹介します。

監視・管理目的の場合

従業員の勤務状況を監視・管理する目的で導入する場合は、以下のような3つのメリットが期待できます。

(1)従業員の業務状況の確認

テレワーク管理ツールの導入により、テレワーク中でも規定の勤務時間にしっかりと業務を行っているかを確認することができます。さぼっていないか、私的なことに時間を費やしていないか、といった監視目的はもちろん、効率よく業務を進められているか、どの業務にどれくらいの時間を充てているのかなど、従業員それぞれの状況を把握し、必要に応じて改善策を検討することが可能です。

WordやExcel、Webブラウザ、メールソフト、チャットなどのアプリケーションの利用状況を簡単に可視化して分析できるため、PCに向かっていても社内チャットやネットサーフィンばかりしているなど、注意が必要な従業員を把握することができます。

また、作業中のファイル名まで確認できるツールもあるため、たとえば、ずっと同じファイルを開いていて一つの作業に時間がかかっている様子の従業員に対して、もっと効率的なやり方を提案したり、グループ全体での業務分担を考え直したりといった対応が可能となります。

(2)従業員のコンディションの把握

各従業員がモチベーション高く働けているか、良好なコンディションで業務に向き合えているかを把握できることもメリットの1つです。従業員のコンディションを知るには、結果やパフォーマンスだけでなく、そこに至るプロセスや日々の働き方といった部分に目を向ける必要があります。

たとえば、「従来に比べて業務スピードが上がり、より多くの業務をこなせるようになっている」、「新規プロジェクトに積極的に参加している」といったような場合は、おそらくモチベーション高く働けている可能性が高いと判断できます。一方で、「かつては積極的に色々なことにチャレンジしていたが、最近は与えられた業務をこなすだけになっている」、「突然、業務量や業務スピードが落ちてきた」などの場合には、モチベーションが低下している可能性が考えられるため、注意が必要です。

テレワーク管理ツールで業務を可視化することで、何か不安や悩みを抱えているのではないか、退職につながってしまうような要因が潜んでいるのではないかということを兆候段階から気付くことができるようになります。

(3)残業時間の抑制などコンプライアンスの強化

テレワークの場合、監視の目がないため、働こうと思えば何時間でも働けてしまうため、決められている残業時間の上限を超過してしまう危険性があります。さらに、勤怠管理システム上では適度な時間で退勤を記録して、実際にはその後も業務を続けるといった「隠れ残業」が常態化しているようなケースもあります。

テレワーク管理ツールを利用すれば、各従業員が自己申告した勤怠記録だけでなく、客観性のあるデータで実態を把握することができるため、36協定順守の徹底・コンプライアンスの強化にもつながります。

 

業務改善目的

会社全体の業務改善という点では、以下3つのメリットが考えられます。

(4)人事評価の妥当性の向上

テレワーク管理ツールの導入により、各従業員の業務内容を可視化できるため、成果だけでなくプロセスや業務に取り組む姿勢などが見え、しっかりとした人事評価ができるようになります。「遅くまで仕事をしている」、「目立った活躍をしている」といったわかりやすい結果の部分だけでなく、日々のプロセスという指標が加わることで、より正確に働きぶりを評価することができます。

たとえば、「いつも定時で上がっているが、短時間で数多くの業務をしっかりこなしている」といった場合には、「効率よく業務を進められるパフォーマンスの高い人」と正しく判断ができるようになります。

(5)パフォーマンスの改善状況の把握

定型業務に関しては、これまでと比較して、同じ業務にかかる時間をどれくらい減らすことができたのかをデータで見ることができるようになります。また、チーム全体で業務量や勤務時間にばらつきがある場合には、業務分担を見直し、その結果を把握することでより効率的なチーム運営を模索できます。

(6)経営の意思決定の質の向上

ツールによって可視化された各従業員の業務内容・勤務状況は、経営においても有効な判断になります。

たとえば、これまで手作業で行っていた業務をシステム化しようとする場合、システム導入によって、手作業と比べてどれくらいの業務工数を減らせるのかを見積もった上で、費用対効果を算出し判断する必要があります。その際、テレワーク管理ツールで可視化されたデータを用いれば、簡単に算出が可能です。あいまいに見積もってしまうことによる費用対効果の算出ミスも避けることができます。

また、各業務にかかる時間について、従業員へヒアリングしたり、内容を整理したりするための時間や手間を削減することもでき、システム導入時のみならず、外注の依頼やスタッフの増員時などにも役立てることができます。

 

テレワーク管理ツールの主な機能

続いて、テレワーク管理ツールの主な機能についてご紹介します。

アプリケーション操作ログによる業務内容把握

WordやExcel、Webブラウザ、メールソフト、チャットなどのアプリケーションの利用状況・利用時間を可視化できます。たとえば、「会議中にも関わらず、会議とは関係のないアプリケーションをずっと開いている」、「資料作成のためにPowerPointを起動してから、何時間も作業している形跡がない」など、詳細な状況を把握することが可能です。

「Qasee(Qasee株式会社)」のように、キーボードの押下やスクロール、タップ量を計測の上、独自指標で生産量を算出することができるツールもあります。

業務量・内容に関するレポート分析(個人・チーム)

自分自身で業務量を振り返ることができる個人レポートのほか、管理者は各チームメンバーの勤務時間や各業務の作業時間、業務量などの比較レポートを用いてチーム内の負荷状況やバラつきを把握することができます。過去との比較はもちろん、ストレス度合いなどのチェックも可能です。

適正な勤務時間順守のためのアラート通知

残業時間の超過や平均勤務時間が上昇傾向の場合などに、管理者や自身へのアラート通知ができます。

「MITERAS仕事可視化 (パーソルプロセス&テクノロジー株式会社)は、自己申告の勤怠表とPCのオン・オフ時間を突き合わせて、大きく乖離している場合にアラートを出すことが可能。「SS1(株式会社ディー・オー・エス)」のように、定時になったら強制的にPCをシャットダウンする機能を持つツールもあります。

テレワークのような遠隔の環境でもサービス残業や隠れ残業を防止し、正確な労働時間を把握して適正な労働時間の順守に役立ちます。

情報漏洩対策

多くのテレワーク管理ツールが、操作ログの記録に加え、コピー操作の禁止や許可されたUSBのみの接続制限、スマホへの保存の禁止、印刷履歴の記録、個人情報を含むファイルの監視など、情報漏洩対策機能を備えています。

情報漏洩の防止だけでなく、万一、情報セキュリティインシデントが起きてしまった場合に、どのようなルール違反がどのPCで何件あったのか確認できる機能や、違反操作があった場合に管理者へメール通知される機能、データ持ち出しなどの詳細を確認する機能などを備える「LANSCOPE オンプレミス版(エムオーテックス株式会社)」のようなツールもあります。

監視の目の届かないテレワーク下での管理目的で導入したい場合は、このような機能が充実したツールを選ぶと安心です。

 

主なテレワーク管理ツール(専用タイプ)

ここまでご紹介してきた内容を踏まえ、主なテレワーク管理ツールを各タイプに分けてご紹介します。まずは、テレワーク時を含む業務管理をメインとした、専用タイプです。

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Qasee(Qasee株式会社)

Qasee公式Webサイト

(出所:Qasee公式Webサイト)

生産量の算出が強みの業務管理ツール。専用のアプリケーションをPCにインストールすることで、業務データを分析できる。
キーボードの押下やスクロール、タップ量を独自の指標で計測し、生産量や負荷状況を算出する。算出したデータをもとに自動で分析。分析結果はレポートとして表示され、従業員それぞれが確認できる。個人だけでなく、チームや組織全体の業務状況がデータ化されることで、採用や業務分担の見直しが容易となるため、業務改善を課題としている企業に最適。WindowsのほかMacにも対応。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携が可能。

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MITERAS仕事可視化(パーソルプロセス&テクノロジー株式会社)

MITERAS仕事可視化公式Webサイト

(出所:MITERAS仕事可視化公式Webサイト)

人材サービス提供企業であるパーソルグループが手掛ける業務管理ツール。累計63,000人以上の導入実績あり。PCの利用開始・終了時間と自己申告された勤怠時間を突き合わせることで、勤務実態を把握。乖離がある場合はアラート通知することも可能。
また、1分ごとにPCログを取得し、ソフトウェア利用状況・キーボード打鍵回数など「PCの利用状況」から、各人の業務内容を可視化。生産性を意識した働き方とマネジメントを確立できる。テレワーク時のサービス残業や休日の隠れ残業、仕事量の偏りなどに課題を感じている場合におすすめ。

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Eye“247” Work Smart Cloud(株式会社フーバーブレイン)

Eye“247” Work Smart Cloud公式Webサイト

(出所:Eye“247” Work Smart Cloud公式Webサイト)

テレワークでもオフィスワークでも「効率よく働く」ことを目指す業務可視化ツール。従業員のPC操作ログを取得して、勤務時間と作業時間の乖離や業務生産性を把握。また、情報漏えいリスクのある操作を監視・制限したり、各PCのOS・ウイルス対策ソフトの導入・更新状況を把握したり、様々な角度から分析することも可能。
USB利用の制御・アラート通知などの情報漏えい抑止のほか、印刷枚数・料金を可視化することでコスト管理にも活用できる。テレワーク下でもPCログを用いた、より正確な勤怠管理が可能(オプション)。

  • 料金:月額500円/ライセンス~、初期費用なし

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Optimal Biz Telework(株式会社オプティム)

Optimal Biz Telework公式Webサイト

(出所:Optimal Biz Telework公式Webサイト)

国内18万社以上が利用する端末管理サービス「Optimal Biz」の派生サービス。AIがテレワーク環境下でのマネジメントを支援してくれる。
全従業員の稼働状況を一覧で表示し、各従業員の業務時間や作業場所、アプリの稼働状況などを個別に見える化。無操作状態が長く続いている従業員を見つけた場合に、管理者へ自動で通知を送ることもできる。稼働データは、AIが総合的に分析してレポーティング。個人の働き方や生産性の見直しに役立つ。日常の業務を通じて、従業員の体調やメンタルを把握する機能も備える。
Optimal Bizと併せて導入することで、内部不正や情報漏えい対策など、万全のセキュリティ管理を実現できる。

  • 料金:月額500円/ユーザー~、初期費用は要問い合わせ

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主なテレワーク管理ツール(IT資産管理タイプ)

SKYSEA Client View(Sky株式会社)

SKYSEA Client View

(出所:SKYSEA Client View公式Webサイト)

組織のIT運用管理とセキュリティ対策を両立するIT資産管理ツール。導入実績は18,000社以上。テレワークの運用を支援する業務管理機能を備える。
Google ChromeブラウザでのWeb書き込みやWebブラウザ上のOffice 365でのファイル作成、アップロードログ、Gmailログなど、Webやアプリケーション経由での各種操作ログが取得できるため、労働状況の把握・管理から不正防止まで大いに役立つ。
セキュリティ製品をはじめとする他社製品との連携により、情報セキュリティ対策やIT資産管理、システム運用、勤怠管理などをさらに強化できる点も魅力。Windowsのほか、制限はあるがMacにも対応。

  • 料金:要問い合わせ

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AssetView(株式会社ハンモック)

Asset View公式Webサイト

(出所:AssetView公式Webサイト)

導入実績9,500社超の統合型IT運用管理ツール。必要な機能やサービスのみを必要なライセンス数だけ購入でき、コストを最小限に抑えることができる。テレワークの生産性向上に役立つ機能も豊富に備える。
見やすい業務予実可視化画面が特長。2段構成で、上の段に業務予定、下の段に実績が表示される。PCの操作ログも並べて表示され、管理職は予実の差異やムダ時間について、社員の働き方を分析することで的確にフィードバックすることが可能。組織全体の業務時間や残業時間、週別のチャート、会議・来訪など業務カテゴリ別のチャートが確認できるカスタムレポートも強み。

  • 料金:要問い合わせ

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LANSCOPE オンプレミス版(エムオーテックス株式会社)

LANSCOPE オンプレミス版

(出所:LANSCOPE オンプレミス版公式Webサイト)

IT資産管理・内部不正・外部脅威対策を統合管理することで、シンプルで効率的なITマネジメントを実現する統合型エンドポイントマネジメントツール。詳細なログ管理機能を搭載しているため、主に監視目的での利用に適している。
アプリ稼働や印刷、ファイル操作、画面閲覧など、PCの利用状況を記録。違反操作があった場合に、ユーザーに警告表示し不正操作を抑止する。さらに、リアルタイムに管理者に通知し、重大な問題を未然に防ぐ機能も備える。PCの利用状況の見える化により、残業の有無などの業務状況も把握できるため、労務管理の面でも役立つ。

  • 料金:要問い合わせ

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SS1(株式会社ディー・オー・エス)

SS1公式Webサイト

(出所:SS1公式Webサイト)

Officeソフトのような感覚で、直感的に操作できるIT資産管理ツール。最適なIT資産管理を実現する基本機能をベースに、持ち出し端末の管理やセキュリティ強化、ログデータの活用による勤務実態の可視化など、様々なオプション機能を搭載。必要な機能のみ個別に選択できる。
ソフトウェア使用状況の集計やPC操作データの取得ができるため、業務に関係のないWebサイトを閲覧したり、ゲームやチャットを使用したりしていないか把握することが可能。作業中のムダを洗い出して是正し、業務に集中できる環境を作り上げることで、生産性の向上が目指せる。

  • 料金:月額5,000円/ライセンス~、初期費用は要問い合わせ

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主なテレワーク管理ツール(コンディション管理タイプ)

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「コンレポ」シリーズ(株式会社 ミライト・ワン・システムズ)

コンレポ公式WEBサイト

(出所:「コンレポ」シリーズ公式Webサイト)

テレワーク下における従業員の健康管理を支えるコンディションレポーティングシステム。従業員の毎日の体調・勤務状況を簡単な操作で報告・管理することができる。
アプリのインストールは不要。日々の報告は、ブラウザ上で選択式の簡単操作で入力可能。従業員に負担をかけることがないため、習慣化しやすく、高い報告率で活用できる。体調不良の報告は、自動配信メールで上司に通知されるため、緊急の場合などの迅速なフォローアップに役立つ。完全自社開発のため、導入企業のニーズや運用に合わせて、レポートの内容や入力画面をフレキシブルにカスタマイズできる点も魅力。

  • 料金:月額200円(従業員数500名の場合)、初期費用100,000円

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ジンジャーワーク・バイタル(jinjer株式会社)

ジンジャーワーク・バイタル公式Webサイト

(出所:ジンジャーワーク・バイタル公式Webサイト)

従業員のモチベーションやコンディション把握に特化したツール。アプリケーションや操作ログ管理が目的の業務管理ツールではないが、従業員同士が直接顔を合わせる機会のないテレワーク下における従業員のモチベーション管理を手軽に行いたい場合におすすめ。
アンケートを作成・定期配信し、従業員がPCやスマホからログイン不要で手軽に回答。リアルタイムの集計結果をダッシュボードで可視化してモチベーションやコンディション把握に役立てることができる。ジンジャーシリーズの他ツールと組み合わせて利用することで1つのデータベースで管理・運用できる点も魅力。

  • 料金:月額400円/ユーザー~、初期費用は要問い合わせ

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まとめ

テレワークにおける各従業員の勤務状況の把握に役立つ、テレワーク管理ツールのメリットや主な機能、おすすめのサービスなどをご紹介しました。

テレワークによって従業員同士が直接顔を合わせる機会が減る中で、従業員の働きぶりを監視するといった目的に加えて、従業員一人ひとりの残業時間やコンディションの把握、さらにはチームや会社全体の業務改善にも役立てることができます。

テレワークでも従業員一人ひとりが心身ともに健康で、より効率的にモチベーション高く働けるようサポートする意味でも、テレワーク管理ツールの導入をぜひ検討してみてください。

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