「日程調整のメール往復やダブルブッキングをなくしたい」「チームの予定とタスクを一元管理したい」とお考えの方へ。ビジネス向けスケジュール共有アプリの主な機能や目的に合った選び方、おすすめのサービスを紹介します。
スケジュール共有アプリとは、自分の予定を管理するだけでなく、「チームや家族、取引先など複数の人とリアルタイムで予定を共有し、日々の活動をスムーズに進めるためのプラットフォーム」となるツールのことです。
単に「何日に何があるか」をメモするだけの手帳とは違い、お互いの「空いている時間」を瞬時に見せ合ったり、予定に関連する連絡事項をアプリ内で完結させたりできます。これにより、スケジュール確認の連絡待ちをなくし、仕事のミスやプライベートでのすれ違いを防ぐことが可能です。
スケジュール共有アプリは、一般的なカレンダーアプリのような「日時の記録」に加え、主に3つの便利な機能を備えています。
アプリ内の「予定」が、そのまま「会話の場」になります。通常、予定の詳細を詰めるときはメールやチャットアプリを別途開いて連絡しがちですが、スケジュール共有アプリなら、カレンダー上の予定の中にコメントやメッセージを残せます。
たとえば、「この日の会議、議題は何にする？」「夕飯は外食にしない？」といった相談を予定に紐づけて行えば情報がカレンダー内に残るため、後から「言った・言わない」のトラブルになるのを防げます。また、登録された予定に対して「いいね」などのリアクションをするだけで、「確認しました」という意思表示を手軽に伝えることも可能です。
「人の予定」だけでなく「モノや場所の予約」も一緒に管理できます。特にビジネスシーンでは、メンバーの都合がついても「会議室が空いていない」という事態がよく起こりますが、こうした物理的なリソースもスケジュールと同じ画面で扱えます。
たとえば、会議のメンバーを招待すると同時に空いている会議室やプロジェクター、社用車などもその場で予約することが可能です。更に、すでに予約が入っている会議室には予定を入れられないようシステムが自動でブロックしてくれるため、ダブルブッキングのミスも未然に防げます。
面倒な「日程調整」をシステムに任せて自動化できます。「メールで空いている日時を確認し、返信を待ってからカレンダーを確認する」といった手間を省き、アプリが調整役を担ってくれます。
たとえば、自分の空き枠だけが表示される専用URLを相手に送り、相手が都合の良い日時を選ぶだけでアポが確定する機能があります。Googleカレンダーなどと連携しておけば、常に最新の空き状況だけを相手に提示することも可能です。
最近ではAIを活用した機能も登場しています。たとえば、メールでのやり取りの文脈とカレンダーの空き状況をAIが分析し最適な会議時間の候補を提案してくれるなど、調整にかかる時間を減らすサポートをしてくれます。
スケジュール共有アプリを選ぶ際は、自社が抱えるコミュニケーションの課題や、人・モノ・タスクなど管理したい対象に合わせて、最適なタイプを見極めることが重要です。ここでは、大きく4つのタイプに分けてその特徴と選び方を解説します。
相手のカレンダーを重ねて表示し、空いている日時を一目で把握できるタイプです。チャットでの確認やダブルブッキングの不安から解放され、アポイントメントをスムーズに確定できます。シンプルで汎用性が高く、ほかのツールと連携する際の「スケジュール管理のベース」としても機能するため、日程調整の効率化を最優先したい場合におすすめです。
たとえば「Microsoft Outlook」は、メール、予定表、連絡先を1つの画面に集約し、相手からのメールを見ながら即座にスケジュールの空きを確認・返信できるため、ビジネスの連絡と調整をスピーディーに処理できます。
なお、外部関係者との日程調整や商談アポイントの効率化に特化したツールについて詳しく知りたい方は、「日程調整ツール比較13選。無料・個人向けからビジネス用途まで」の記事から各サービスの特徴をご確認ください。
予定そのものよりも、その前後のコミュニケーションを重視したタイプです。カレンダーとチャット機能がセットになっており、「この件について相談しながら日時を決めたい」というニーズに適しています。利用シーンに応じて、更に2つのタイプに分けられます。
仕事で使うチャットツールとカレンダーが一体化したタイプです。会議などの日程調整だけでなく、緊急業務が発生した際の「誰が対応できるか？」という相談や、その後の「日報・報告」までを1つのアプリで完結させたい場合におすすめです。
たとえば「LINE WORKS」は、使い慣れたLINEと同じ操作感で緊急の呼び出しから日程の確保までを会話の流れを止めずにスムーズに行えます。
また「Lark」は、チャットを起点にカレンダー、ドキュメント、メールまでを統合し、グループチャット内でメンバーの空き状況を確認してそのまま予定を押さえるといった、シームレスな連携を実現します。
ビジネスチャットについての詳細は、「ビジネスチャット比較13選！無料版も含む鉄板ツール&選び方」をご覧ください。
プライベートでの利用をメインとしつつ、ビジネスにも応用できるタイプです。「仕事とプライベートの予定を1つのアプリで管理したい」「使い慣れたUIで仕事の予定も扱いたい」という場合におすすめです。
たとえば「TimeTree」は、家族やパートナーとの予定共有に使われることが多いですが、相手ごとに複数のカレンダーを作成して使い分けることで、プライベートとビジネスの予定を1つのアプリ内で整理して管理できます。
「人の予定」だけでなく、会議室や社用車、プロジェクターといった「モノや場所」の予約管理もできるタイプです。多くはグループウェアの一部として提供されており、「会議室の空き確認の手間をなくしたい」「稟議申請や日報などの事務作業もまとめて効率化したい」という組織におすすめです。
たとえば「サイボウズ Office」は、会議の参加者と利用したい施設、候補日を指定すると、条件に合う空き時間を自動検索して提示してくれるなど、人と場所の調整を強力にサポートします。
また「desknet's NEO」は、スケジュール登録と同時に交通費や経費の申請を行ったり、そのままWeb会議を開催したりと、予定を起点にあらゆるバックオフィス業務を連携させて処理できる点が強みです。
なお、大規模組織向けも含め、グループウェアについての具体的なツールを知りたい方は、「グループウェア比較18選。機能一覧や選び方、無料ツールも」をご覧ください。
スケジュール調整や会議の設定ではなく「プロジェクトやタスクが遅れていないか」の確認を目的としたタイプです。「誰がいつまでに何をするか」を可視化し、チーム全体の進行管理を強化したい場合におすすめです。
たとえば「Asana」は、タスクの期日をカレンダー上で一覧表示できるので、業務の偏りや無理なスケジュールを一目で把握しその場で迅速に調整できます。
また「Trello」は、カンバン方式での進捗管理に加え、「プランナー」機能で重要なタスクをカレンダーに入力しドラッグ＆ドロップで日程を調整できるため、「いつ、何をすべきか」を確実に管理・実行できます。
なお、大規模なプロジェクト進行管理や、個人のタスク管理に特化したツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事から各サービスの特徴をご確認ください。
「プロジェクト管理ツール比較18選（図解）タイプ別にわかりやすく」
「タスク管理ツール比較16選。タイプ分けして紹介」
無料で使えるスケジュール共有アプリは数多く存在しますが、サービスによって「何が無料で、何が制限されるのか」は大きく異なります。
ここでは前述の4つのタイプごとに、無料で使える範囲と得意分野を整理しました。自社の用途と照らし合わせて、コストを抑えるための判断材料としてご活用ください。
このタイプは、基本機能がほぼ「完全無料」で提供されており、最も汎用性が高いと言えるでしょう。予定の作成・共有・通知といったスケジュール管理の根幹となる機能が、ほぼ制限なく無料で利用できます。
たとえば「Googleカレンダー」は、ビジネスで必須となるWeb会議（Google Meet）との連携や、スマホ・PC間の同期もすべて無料です。「Microsoft Outlook」も、メールとカレンダーの統合機能や他社アカウントの表示など、ビジネスの基盤となる機能をコストをかけずに利用できます。
組織全体での高度な管理機能や予約ページ作成数の無制限化などは有料プランが必要になる場合がありますが、個人や小規模チームでの日程調整なら無料版で十分対応可能です。
このタイプは基本無料のプランが多いですが、広告表示や人数・機能に制限があるケースが一般的です。 そのため、ビジネスで本格利用するにはいくつかの「制限」に注意が必要です。
たとえば「LINE WORKS」のフリープランは30人まで、「Lark」のスタータープランは20人までといった、無料プランでのユーザー数制限やストレージ容量の上限があります。また、チャット履歴の保存期間が決まっている場合もあり、過去のやり取りを長期保存したい場合は有料プランへの移行が必要です。「TimeTree」は無料版ではアプリ内に広告が表示され、有料のプレミアムプランに移行することで非表示化や機能拡張が可能となります。
「少人数のチームでスモールスタートしたい」「広告は気にならない」という場合におすすめです。
このタイプの企業向け機能は有料のものが主流ですが、一部、条件付きでずっと無料で使えるサービスも存在します。
たとえば「クロジカスケジュール管理」は、ストレージ容量やスケジュールの登録件数に制限があるものの、予定管理や日程調整ができるフリープランを提供しています。「Teamup」も、サブカレンダー数やユーザー数に上限はありますが、小規模な運用であれば無料で利用し続けることが可能です。
「まずはコストをかけずに設備予約をシステム化したい」という場合は、こうした無料プランのあるサービスから試してみるのが良いでしょう。
このタイプは、個人や少人数であれば無料で長く使える高機能なツールが充実しています。 機能制限はあるものの、タスク数やプロジェクト数自体は無制限で使える無料プランが多く、コストパフォーマンスが高いのが特徴です。
たとえば「Asana」のPersonalプランは、ユーザー数に制限はあるもののタスクやプロジェクトは無制限に作成でき、リストやボード、カレンダー形式のビューも無料で利用できます。「Trello」のFreeプランも、ワークスペースごとのボード数には上限がありますが、カード作成数は無制限。「Notionカレンダー」も個人利用であれば無料で、データベースと連携した高度なスケジュール管理が可能です。
「高度な自動化やガントチャートまでは不要」「まずはタスクの可視化から始めたい」というフェーズであれば、無料版でも十分に業務を回せます。
（出所：Googleカレンダー公式Webサイト）
Googleが提供するスケジュール管理の定番ツール。最大の強みは、チームメンバーのカレンダーを重ねて表示し、全員の空き時間を瞬時に可視化できる点だ。「いつ空いているか」をチャットで確認する手間なく、隙間時間を見つけて会議を設定できる。更に、会議室やプロジェクターなどの「設備」も予定とセットで予約管理可能なため、場所の確保漏れも防げる。
社外との調整には「予約スケジュール機能」が便利。自分の空き枠だけを表示した予約ページを作成・共有し、相手に選んでもらうだけでアポが確定する。GmailやGoogle Meetとも深く連携しており、受信メールからの予定自動登録や、Web会議URLの発行もワンクリックで完結。
基本機能は無料だが、有料版の「Google Workspace」では予約ページ作成数の無制限化やAI機能などが追加され、ビジネス規模に応じた柔軟な拡張が可能。
（出所：Microsoft Outlook公式Webサイト）
メール、予定表、連絡先を1つの画面に集約したアプリ。メールの確認とスケジュールの把握を同一アプリ内で行えるため、取引先からの依頼メールを見ながら即座にカレンダーの空きを確認し、返信や予定登録を行うといったフローがスムーズ。
複数のアカウントを一元管理できる点も大きな特徴。職場のMicrosoft 365アカウントだけでなく、個人用のGmailやiCloudの予定も取り込んで並列表示できるため、公私の予定重複やダブルブッキングを未然に防げる。また、WordやExcelなどのOfficeアプリとの連携も強力で、会議の予定作成時に必要な資料をOneDriveから直接紐づけることも可能。PCやスマホなど場所を選ばずアクセスでき、有料プランでは高度なセキュリティや暗号化機能も追加されるため、安心して業務に集中できる統合プラットフォームだ。
（出所：LINE WORKS公式Webサイト）
「LINE」のような使い勝手で、導入したその日から誰でも直感的に使えるビジネスチャットツール。会話の流れを止めずにスムーズに日程調整ができる点が魅力。緊急の案件が発生した際も、チャットで即座に対応可能なメンバーを募ることができ、外出先でもスマホでメンバーの最新の予定を確認できるため、急な変更や調整も1つのアプリ内で迅速に行える。
また、作成した予定には「日報」としての役割を持たせることも可能だ。事前に登録したスケジュールを、業務終了後に実際の実績時間や作業内容へ書き換えることで、振り返りや報告の手間を大幅に削減できる。更に、現場の写真をトークや予定に添付して共有したり、既読機能で情報の伝達漏れを防いだりと、コミュニケーションを軸にした業務効率化に強みを持つ。プライベートのLINEとは切り離して管理できるため、セキュリティ面でも安心して利用できる。
（出所：Lark公式Webサイト）
チャット、カレンダー、ドキュメント作成、ビデオ会議など、仕事に必要な機能が1つに統合されたオールインワンアプリ。特に「チャットを起点としたスケジュール調整」に優れている。カレンダー画面へ切り替えることなく、グループチャット内から直接メンバーの空き時間を一覧で確認しそのまま会議を設定できるため、調整スピードが向上する。会議への招待も効率的だ。個別にメンバーを選ぶ必要はなく、チャットグループを選択するだけで全員を一括で招待できる。また、招待状の中に会議の議題や資料を添付しておけば、参加者は通知を受け取った時点で内容を把握でき、事前の情報共有も万全だ。
更に、チャットやドキュメントには自動翻訳機能が備わっており、多国籍なチームでも言語の壁を感じることなく、スムーズに意思疎通と予定の共有を行える。
（出所：TeamOn公式Webサイト）
中小企業向けに特化した、チャットやタスク管理もできるグループウェア。スケジュール管理においては、予定そのものに「コメント」や「ファイル」を紐づけられる点が特徴だ。通常のチャットでは流れてしまいがちな予定に関する相談や資料も、カレンダー上のスケジュールごとに集約して管理・完結させることができる。また、「重要」「出張」「会議」などのアイコンを予定に表示できるため、メンバーが何をしているか直感的に把握しやすい。
更に、六曜表示や独自の定休日設定にも対応しており、冠婚葬祭に関わる業種や店舗運営など、日本のビジネス習慣に合わせた細やかなスケジュール管理を実現する。なお、有料のビジネスプランを利用すればGoogleカレンダーとの双方向連携も可能になり、TeamOnで登録した予定を自動反映させるなど、より柔軟な運用が行える。
（出所：TimeTree公式Webサイト）
家族や恋人との予定共有で広く利用されている、コミュニケーション重視のカレンダーアプリ。特徴は、予定の中にチャットや写真を投稿できる点だ。「来週の予定」や「晩ごはん」といった具体的なトピックについてカレンダー内で直接相談ができるため、ほかのメッセージアプリを行き来する手間がない。
また、相手や目的ごとに複数のカレンダーを作成・使い分けられる「マルチカレンダー」機能も便利。たとえば「家族用」「趣味仲間用」「仕事の同僚用」とカレンダーを分けることで、プライベートとビジネスの予定を1つのアプリ内で整理して管理できる。すべてのカレンダーを重ねて表示すれば自分のスケジュール全体を一目で把握でき、ダブルブッキングも防げる。プライベートで使い慣れたUIをそのままビジネスの現場でも活用したい場合におすすめだ。
（出所：GroupCal公式Webサイト）
グループやトピックごとに独立したカレンダーを作成し、リアルタイムで共有できるプラットフォーム。メンバーの招待が手軽。招待リンクの共有や電話番号宛へのSMS送信だけで完了し、相手はワンクリックで参加できる。更新通知機能も充実しており、予定に変更があるとプッシュ通知が届くだけでなくアプリ内でも未読バッジが表示されるため、メッセージを確認する感覚で最新の状況を把握できる。
更に、自分が参加している複数の共有カレンダーと、GoogleやOutlookなどの個人カレンダーを1つの画面にまとめて表示する「統合ビュー」機能も搭載。これにより、仕事とプライベートの予定を区別しながらも、全体のスケジュールを包括的に管理できる。予定ごとに作成者の写真やカラーが表示されるため誰が登録した予定かも一目で識別しやすく、複数人が関わるプロジェクトでも混乱が少ない。
（出所：サイボウズ Office公式Webサイト）
中小企業の導入実績が豊富なグループウェア。スケジュール管理においては、メンバーの予定だけでなく、会議室やプロジェクターといった「施設・備品」も同時に予約できる点が強みだ。参加者と利用したい施設、候補日を指定すると、条件に合う空き時間を自動検索して提示してくれる「予定調整機能」もあり、人と場所の調整にかかる手間を大幅に削減できる。
更に、バックオフィス業務を効率化する機能も充実している。たとえば、訪問予定からワンクリックで商談報告書を作成できたり、予定の中にアジェンダや資料を添付して事前共有できたりと、スケジュールを起点に事務作業をスムーズに進められる。また、プレミアムコースでは日報や顧客台帳などのアプリを自作できる「カスタムアプリ」機能も利用でき、自社独自の業務フローに合わせたシステム構築が可能だ。
（出所：desknet's NEO公式Webサイト）
使いやすさを追求したインターフェースで、直感的な操作が可能なグループウェア。スケジュール登録時には、会議室や備品の空き状況を一目で確認しながら予約でき、同じ時間帯の二重予約を自動で防止する機能も備えている。予定に色やアイコンを付けて見やすくカスタマイズしたりマウス操作で簡単に日時変更ができたりと、複雑になりがちな行動予定もスムーズに管理できる。また、タイムゾーンにも対応しており、海外拠点との会議調整も現地時間に合わせて行えるのが強み。
更に、他業務との連携機能も充実している。オプション機能を使えば、予定登録と同時に交通費や経費も登録できるほか、予定からワンクリックでWeb会議を開催することも可能。ノーコードツール「AppSuite」を組み合わせることで、紙やExcelで管理していた申請書や台帳をデジタル化し、desknet's NEO上で一元管理・共有することもできる。
（出所：クロジカスケジュール管理公式Webサイト）
チームの予定共有と日程調整の効率化に特化したスケジュール管理システム。1つの画面でメンバーと会議室の予定を並べて確認でき、空き時間を一目で把握できるのが特徴。予定が重複しそうな場合にはアラートが表示されるため、ダブルブッキングのミスも防げる。社外との調整には「日程調整機能」が便利だ。URLを発行して送るだけで、相手が候補日から都合の良い日時を選ぶと調整が完了する。
更に、勤怠管理ができる「タイムカード」や、申請業務をペーパーレス化する「ワークフロー」、チームの活動を可視化する「タイムライン」など、手軽に使える機能が豊富にそろっている。予定の「内容」欄に作業実績を記入することで日報として運用することも可能で、スケジュール管理の枠を超えて事務作業全体を効率化できるのが強み。チームの成長に合わせて必要な機能を追加していけるため、無駄なく長く使い続けられる。
（出所：Teamup公式Webサイト）
カスタマイズ性の高さが魅力の共有カレンダー。会議室や共有スペースだけでなく、現場作業員や機材など、あらゆる「リソース」ごとにサブカレンダーを作成して管理できる。特定のカレンダーに対して「重複イベントを許可しない」設定を行えば、設備や部屋のダブルブッキングを自動的に防ぐ予約システムとしても機能する。
また、業務内容に合わせて表示形式を柔軟に変えられるのも強みだ。日・週・月の表示はもちろん、年単位の長期計画や、タスク進行が見やすいタイムライン、スプレッドシートのようなテーブル形式など、12種類のビューが用意されている。ユーザー登録不要でカレンダーを共有できるリンク機能や、9段階の細かいアクセス権限設定も備えており、外部パートナーとの連携や機密情報の管理にも適している。
（出所：Asana公式Webサイト）
チームの仕事を可視化し納期遅れを防ぐプロジェクト管理ツール。「プロジェクトビュー」機能を使えばタスクの「期日」を一覧で確認でき、スケジュールの穴や重複を一目で発見できる。調整が必要な場合も、タスクをドラッグ＆ドロップして別の日付に動かすだけで期日が自動更新されるため、直感的な操作が可能だ。
また、同じプロジェクトデータを「リスト」「かんばんボード」「タイムライン」など、目的に合わせた形式にワンクリックで切り替えられる点も強み。これにより、チームにとって最も重要な情報を最適な形で表示でき、各自が思い通りの方法で作業を可視化・整理できるため、仕事の計画が立てやすくなる。
そのほか、個人のやるべきことのみを整理できる「マイタスク」機能や、GoogleカレンダーやOutlookなどの外部ツールとの連携機能も備えており、個人のToDo管理とチーム全体の進捗把握をシームレスに両立できる。
（出所：Notionカレンダー公式Webサイト）
多機能ワークスペース「Notion」と完全に統合されたカレンダーアプリ。Notion内のデータベースで管理しているプロジェクトやタスクをカレンダー上に同期し、会議などの予定と並べて表示できるのが特徴。時間の枠だけでなく、作業の締切やプロジェクトのタイムラインを1つの画面で可視化できる。
カレンダー上での操作性も高く、画面を離れることなくタスクの日付変更やタイトル編集が可能で、その内容は即座にNotion本体にも反映される。
また、予定にNotionのページやAIミーティングノートを紐づけられるため、会議の直前にアジェンダや関連資料へワンクリックでアクセスできるなど、情報のハブとしての役割も果たす。更に、仕事とプライベートのカレンダーを接続して、予定がある時間枠を自動的にブロックすることでダブルブッキングを防ぐ機能も備えている。
（出所：Trello公式Webサイト）
付箋を貼るような感覚で直感的にタスク管理ができるツール。「ボード」上でタスクを「カード」として視覚的に整理し「取り組むべきこと」から「完了」まで作業の状況を一目で把握できる。更に「プランナー」機能を使えば、重要なタスクを時系列で整理しドラッグ＆ドロップで日程調整を行える。GoogleカレンダーやOutlookなどの外部ツールの予定も合わせて把握可能。
タスクの取りこぼしを防ぐ機能も充実しており、メールやSlack、Teamsからのメッセージを「受信トレイ」に集約し、AIによる要約付きでそのままタスクとして登録できる。また「自動化」機能を使えば、「タスクが完了したら自動でメールを送る」「毎週決まったタスクを作成する」といった繰り返しのアクションをルール化して処理できるため、チームのルーチンワークを効率化し本来の業務に集中できる環境を作る。
（出所：Any.do公式Webサイト）
個人のToDoリストからチームのプロジェクト管理まで幅広く対応するアプリ。カレンダー機能では、GoogleやOutlookなどの外部カレンダーのイベントと、Any.do上のタスクを1つのビューで統合して表示できる。「My Day」機能を使えば、その日の予定を見ながら今日やるべきタスクを選択し、無理のない計画を立てることが可能だ。
プロジェクト管理においては、カンバンボードやガントチャートなど多彩なビューで進捗を可視化でき、タスクごとにチャットやメンションを行って状況に応じたコミュニケーションが取れる。また、「WhatsApp」を使ってタスクやリマインダーを追加できるユニークな機能や、特定の場所に到着したら通知するといった位置情報に基づいたリマインダーもあり、仕事の期限だけでなく日常のうっかり忘れも防止する。
本記事では、ビジネス向けスケジュール共有アプリの主な機能や目的別の選び方、無料で使える範囲の違いについてタイプ別に解説しました。
手動での日程調整やバラバラなツールでの管理は、業務効率を下げるだけでなくダブルブッキングや連絡漏れといったミスの原因にもなります。スケジュール共有アプリを導入することで、アポイントメント確定までの時間を短縮したり、チーム内の「言った・言わない」のトラブルを防いだり、設備予約やタスク管理まで一元化したりと、様々なメリットが期待できます。
システムを選ぶ際は、自社が解決したい一番の課題に目を向けることが大切です。「外部とのアポ調整を最優先で自動化したい」「社内のコミュニケーションを円滑にしたい」「会議室などのリソース管理もまとめて行いたい」など、まずは目的を明確にすることから始めましょう。
ぜひ本記事を参考に、自社の業務スタイルにフィットし生産性を大きく向上させる最適なサービスを見つけてください。
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