最終更新日:2023-08-10
経理業務の負担軽減や効率化のために、債権管理システムの導入を検討している担当者の方へ。債権管理システムのメリットやサービスのタイプ、比較ポイント、おすすめのサービスについてご紹介します。
債権管理システムとは、債権情報や入金情報などを一元管理することで債権を適切に把握し、管理の効率化を支援するシステムです。
Excelでの管理、目視や転記、銀行データや請求データとの突き合わせなど、手作業や目視による入金消込作業は属人化してしまいがちです。更に、手作業に頼るとミスが発生しやすい、経理担当者と営業担当者との間での債権管理が二重になるといったデメリットも。また、すでに会計システムや請求書発行システムを導入していたとしても、取引ごとの情報管理や、売掛金、前受金、未収入金などを判別するのは困難です。
しかし、債権管理システムを導入すれば、取引ごとの処理に柔軟に対応したうえで入金消込を自動化し、手作業の大半を削減できるため、経理業務全体の大幅な効率化を図れます。
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債権管理システムを導入することで得られるメリットを、具体的に3つ紹介します。
消込作業の自動化することで、業務負担の軽減はもちろん、コスト削減や部署間での連携不足解消が見込めます。手作業での入金消込は負荷が大きく、支店や拠点ごとに消込作業を行っている場合は特に、人的にも時間的にも多くのリソースがかかります。また、経理担当者と営業担当者の間でうまく情報共有がされず、請求情報と売掛金管理台帳の突き合わせ作業が課題となっているケースも少なくありません。
債権管理システムで消込作業を自動化すれば、業務負荷を軽減しながらミスを減らせるうえ、売掛金管理台帳の突き合わせも不要に。1拠点での業務集約によって人員も時間も削減することができます。
営業担当者が自分で取引先の入金状況を確認できるため、経理担当者に問い合わせる手間やタイムラグが減り、債権回収を迅速に行えます。また、拠点ごとに散らばっていた債権・債務情報を一元管理することで、不渡りや未払いといったリスクを未然に防げます。関連部署間での滞留情報の共有は、債権督促の効率化や、利益確保を向上させる意識を醸成することにもつながるでしょう。
債権・入金の管理体制の強化は、経営リスクの軽減につながります。会計システムでは売掛・前受・未収入金などの入金情報までは判別できません。取引単位ごとの管理や、リアルタイムでの請求・回収・支払情報の可視化にも、対処しきれないことがほとんどです。債権管理システムであれば、債権の滞留状況や入金結果の詳細がいつでも確認でき、与信管理の正確性を向上させることができます。そのため、適切な経営判断をサポートし、回収漏れなどのリスク軽減につながります。
債権管理システムは、次の3タイプに大別できます。
入金消込業務に特化した機能を搭載したタイプです。「入金消込の目視・手作業によるミスや属人化を防ぎたい」「会計システムでは対応しきれない消込業務を効率化したい」「取引先が多く多拠点で展開しており、消込業務が煩雑」「少人数で経理業務を回している」といった課題を持つ企業に向いています。
代表的なものは「V-ONEクラウド」で、入金消込に特化した独立型の債権管理システムなので、業務フローを大幅に変えることなく導入できます。
請求書の作成から発行・送付という請求業務の一連の流れの中で、入金消込業務を自動化できるタイプのシステムです。
たとえば、クラウド見積・請求・入金管理ソフトの「MakeLeaps」は、2つの入金消込方法に対応。①入金管理画面から口座の入金情報と書類の紐付け・入金消込をする方法と、②請求書一覧から請求書を選択して入金消込する方法とがあります。加えて、機械学習機能「入金アシスト」の照合提案により、消込作業の短縮も可能です。
販売管理全体の業務プロセスの効率化を念頭において、債権管理を効率化したい場合には、ERPや販売管理システムが選択肢になります。ERPや販売管理システムの中には、段階的に必要なシステムを導入できるタイプもあるので、スモールスタートから始めて、将来的に基幹業務をERPに切り替えることも可能です。
たとえば、「販売管理システムAlly」では、「債権管理システム」「債務管理システム」「債権債務管理システム」から、自社ニーズに合ったサービスを単独で導入できます。また、クラウドERPの「ProActive」や「GrowOne 販売情報システム」は、各業務モジュール・パッケージを提供。全機能を一括利用するだけではなく、必要に応じて個別の業務モジュールや機能ごとの利用が可能です。販売管理主要機能として、債権管理システムを利用することができます。
様々な債権管理システムがある中で、各社サービスを比較するときに押さえておきたい3つのポイントを見ていきましょう。
入金消込に付随する業務の効率化も同時に図りたい場合には、対応できる業務範囲を比較することがポイントです。たとえば、請求書の作成や発行も同時に効率化したい場合は、債権管理機能が請求書発行システムに機能が付帯されている方がおすすめです。
債権の督促や販売管理の効率化、見積書の共有など、営業担当者も頻繁にシステムを利用することが想定されるなら、「販売管理システムAlly」のように販売管理システムに付帯したサービスが適しています。
あるいは、債権の計上や入金決済で生じる様々なケースを細かく制御することで、正確な会計処理を行いたい場合には、「会計ERP OPEN21de3」のような会計システムに付帯したサービスが適しているでしょう。
将来的に債権から債務までをまとめて管理し、正確に相殺処理をしたい場合には、債務管理システムをラインナップしている会計システムの利用を優先的に検討しましょう。たとえば、「奉行クラウド」や「マネーフォワード クラウド」は、シリーズ展開されるシステムの中で債務管理に特化したサービスを提供しています。
外部システムとの連携も重要なポイントです。銀行口座の入金データを手動でインポートすると、データの重複や残高が合わないといったケースが発生しがちです。また、複数のネットバンキングにログインしてデータを取得するという作業も、積もり積もると大きな負荷に。検討段階で、自動的に銀行口座からの入金データを取得できるかどうか確認しておくと良いでしょう。
また、自社で既に利用している会計システムと連携できるかどうかも確認が必要です。主要サービスであれば、CSV連携で対応できることがほとんどですが、各社サービスの連携実績をあらかじめ確認しておくと安心です。
複数の請求データと入金手段を同時に自動消込ができるかどうかも確認しておきましょう。クレジットカードの期限切れや入金額の間違いなど、何かしらの理由で正しく入金できなかった場合に、振り込みがイレギュラーになる可能性があるからです。
たとえば、「請求管理ロボ」は銀行、クレジットカード、口座振替、コンビニなど多彩な決済手段に対応。入金された「名義」と「金額」が事前登録されたデータと一致しない場合には、未消込の請求情報が一覧として抽出され、手動消込が行えます。名義不一致で自動消込が失敗した口座名義は学習機能によって記憶され、次回からは自動で消込できます。
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（出所：V-ONEクラウド公式Webサイト）
500社以上での導入実績がある入金消込・債権管理クラウドシステム。機械学習による自動化に強みを持つ。中堅・上場企業に特化した「Victory-ONE/G4」や、BtoC企業に特化した「Victory-ONE【決済管理】」、メーカー・卸業向けの「Victory-ONE【検収照合】」といった規模・業種別にサービスを展開している。入金データの自動連携やAIによる照合と入金消込はもちろん、取引先ごとに微妙に異なる照合ロジックを調整することで、高精度の照合を実現。サブスクリプション特有の前受金管理も前受金自動仕訳機能で対応できる。
複数の金融機関や口座の取引明細を自動で取得でき、接続可能金融機関数は3,000サービス以上にのぼる。残高年齢表（エイジングリスト）」や滞留一覧表をワンボタンで出力することが可能で、回収状況や滞留状況を営業部門にメールやチャットで通知できるため、全社的な債権回収意識の向上にもつなげられる。
（出所：債権奉行クラウド公式Webサイト）
債権管理業務をトータルでシステム化できるクラウド型の債権管理システム。自動学習やデータ連携により、入金の突き合わせ・入金消込を自動化でき、回収予定管理や入金消込、滞留債権の可視化に至る幅広い業務に対応。未入金・滞留債権が発生すると、自動的に営業担当にアラートが通知されるため、回収漏れを防ぐことができる。
決算や監査の際は、取引先に送付する債権残高確認書を自社独自のフォームに合わせて自動で作成。債権残高、未入金、入金情報をもとに、取引先別の実績推移表や実績対比表も自動作成できるため、今後の与信高の見直しの判断にも有効。顧問の税理士等の専門家に提供できる「専門家ライセンス」が付属しており、税理士等に債権回収や資金操りなどの相談ができるのも嬉しい。
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（出所：請求管理ロボ公式Webサイト）
500社以上の導入実績があり、１万件以上の請求書にも対応できる債権管理システム。通常のクラウドサービスのほか、Salesforce向けサービス、与信審査から回収まですべて任せられる請求まるなげロボといったラインナップがそろう。請求管理プランでは、請求データと入金データの突き合わせによる自動消込を行い、請求額と入金額の差額を可視化。振込名義不一致により、一度手動消込を行った口座情報は、次回以降の自動消込対象として記憶することで、銀行振込による消込も行える。
豊富な決済手段に対応した入金消込も特徴。銀行振込消込をはじめ、クレジットカード消込、口座振替消込、コンビニ払込票消込に対応する。MFクラウド、PCA会計、勘定奉行はもちろん、他社会計ソフトとの連携実績もポイント。
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（出所：freee請求書公式Webサイト）
適格請求書の発行から入金管理・入金消込まで、債権管理に関する機能を自動化するツール。インボイス制度、改正電帳法に対応しており、見積・請求書の発行から債権管理、自動消込までをシームレスに効率化。見積書・納品書・請求書を紐付けて管理するのはもちろん、債権の発生金額が入金管理レポートにそのまま反映され、入金明細を自動取得して売掛金と自動でマッチングするなど、記帳業務がそのまま債権管理につながる仕組みを構築。業務負荷を大幅に軽減できる。また、経理アウトソースとしてBPOサービスも提供しており、法令対応や業務効率化を進める際のサポートを受けることも可能だ。
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（出所：マネーフォワード クラウド請求書Plus公式Webサイト）
請求業務全体を一元管理する成長企業のためのクラウド請求書発行システム。SalesforceなどのCRMからデータを取り込んで、簡単に正しい請求書を作成可能。サブスクリプション事業者特有の分割請求や分割計上といった債権処理フロー全体の管理にも対応し、分割請求書もワンクリックで発行できる手軽さが魅力。
債権残高表は請求書発行や消込時に自動で更新され、正確な債権残高をリアルタイムに把握。同社の「クラウド会計Plus」との連携によって中堅企業向けの統合会計パッケージとして使える。インボイス制度・電子帳簿保存法などの法令改正や消費税増税になどにも素早いアップデートで対応する。
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（出所：MakeLeaps公式Webサイト）
リコーグループの一員、メイクリープスによるクラウド型請求ソフト。見積書、発注書、請求書など9種類の書類が作成でき、定額請求はスケジュールを設定することで、ワンクリックで請求書の作成が可能。口座連携機能や、カード決済機能のほか、バーチャル口座連携、口座振替連携サービスなど入金管理機能が充実しており、入金消込作業の負荷軽減を実現する。
また、書類データはRICOH証憑電子保存サービスと連携した一元管理ができ、kintoneや外部の販売管理ソフト、会計管理ソフトとの連携にも幅広く対応している。英語書類や外貨対応も特徴的で、日本語と英語の書類テンプレートが用意されている。外国籍のメンバーの取引操作や国際的な取引の場面でも使うことができる。
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（出所：販売管理システムAlly公式Webサイト）
見積管理、契約管理、請求管理、債券・債務管理をシステム化することで、「契約」に基づいた請求書発行のタイミング管理ができる販売管理システム。債権管理システムと債務管理システムはそれぞれ単独で導入でき、契約に基づく請求書の自動作成により、請求漏れや更新契約漏れ、請求の二重管理を解消する。取引先に対して発行する請求明細に対して、複数の売上明細を紐づけて管理することで、適切な売上計上が可能に。
振込手数料や取引先との消費税計算方法の違いによる消費税差額の自動仕訳、過入金発生時の預り金や不足金への対応、売掛金の消込、前受金の自動仕訳などの機能を搭載しているため、入金自動消込に柔軟に対応できる。
（出所：ProActive公式Webサイト）
国産初のERPとして、29年間で6,500社・300以上の企業グループへの導入実績を持つERPパッケージ。会計、人事・給与、販売管理、経費・勤怠管理の４つのサービスに分かれおり、モジュールごとに段階的な導入ができる。会計の主要機能として、債権管理システムを備えており、売掛金・未収金・預り金や多通貨の外貨建債権など、各種債権を一元管理できる。また、スポット的な決済条件の変更や、債権譲渡や債権保証などの回収管理にも対応できる柔軟性の高さも特徴だ。
（出所：クラウドERP ZAC公式Webサイト）
案件・契約・プロジェクト単位で動く業種に特化したクラウドERPソリューション。ベンチャーから上場企業・大手企業まで900社、30万ライセンスの豊富な導入実績を持つ。利用したい機能、システム化したい部分・範囲にあわせて、モジュールを自由に選択可能。販売管理モジュールでは、請求書を案件やプロジェクト単位で発行できるほか、分割請求・前受請求などの請求方法にも対応している。
受注確度管理や受注予定日といった案件管理に加え、ワークフロー、プロジェクト収支管理などの機能を備えており、販売業務全体を管理できるのも強み。ログの自動保存機能で「いつ」「誰が」「どの案件で」「どのような承認を行ったか」を証跡管理できるため、内部統制の強化に役立つ。
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(出所：GrowOne 販売情報システム 公式Webサイト)
パッケージ商品とスクラッチ開発の長所を併せ持つセミオーダー型の販売管理システム。見積から出荷、在庫・売上・債務までを一元管理可能。商社や電気機械・建材・紙製品・食品の卸売業、運送業など、様々な業種に対応したパッケージが用意されており、同業種のノウハウを取り込みながら、各企業の業務に合わせて機能を追加し、独自のシステムを構築できる。会計、営業支援といった外部システムとの連携も可能。
債権管理機能では、伝票起票日から、請求日・入金日・支払日を自動取得。回収・支払計画を正確かつ迅速に立てることができるため、資金繰りの精度が向上。FB入金情報の取込から請求書の自動消込によって、債権管理業務の負荷を軽減できる。
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（出所：会計ERP OPEN21de3公式Webサイト）
会計システム専門ベンダーのICSパートナーズが提供する会計ERP。基本会計、債務支払管理、固定資産管理、リース資産管理など会計業務に関わる多彩なシステムの一部として、債権管理システムが利用できる。既存の販売管理システムとの高い親和性により、煩雑な入金消込業務を効率化し、債権管理を強化できる。
実践に即した機能と操作性による請求データ取込機能、入金データ取込機能で債権管理業務の半自動化に貢献。ドリルダウン機能、請求データ・入金データ検索機能により未収を放置しないための仕組みも充実しており、一括自動消込機能と個別消込機能によって、より効率よく照合率を高め、業務改善が期待できる。同社の「3Dコンセプト」に基づいたシステム設計により、問題・課題への早期対処・修正を行うことでスピーディーな経営支援を実現する。
複雑になりやすく、Excelでの管理では担当者の業務負担が大きくなってしまう債権管理。事業規模の拡大で取引先が増えると、比例するように業務の煩雑さも増していきます。また、アナログな管理によって作業が属人化すると、業務内容のブラックボックス化や効率の低下など様々なリスクが懸念されます。
債権管理システムを導入して入金消込業務を自動化することで、ミスや属人化を防ぎ、経理業務を効率化できることは間違いありません。ポイントは自社ですでに導入しているシステムとの重複を避け、連携がスムーズであることや、担当者にとって使い勝手のいいシステムを選ぶことです。
本記事でご紹介した導入のメリット、システムのタイプ、比較のポイントを参考に、自社に合った債権管理システムを導入し、リソースの最適化を実現してください。
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