最終更新日:2024-04-23
QRコード受付システムを活用してイベントや展示会の受付、オフィスの来客対応を効率化したい方へ。メリットやタイプ別の選び方、おすすめのシステムを無料で使えるサービスも含めて紹介します。
QRコード対応の受付システムとは、来客情報の管理にQRコードを活用し、オフィスやイベントの受付業務を効率化するシステムです。来訪者が到着時に受付端末でQRコードを読み取ったり、事前に発行されたQRコードをかざしたりするだけで受付が完了。電話取り次ぎなどの対応を省人化でき、入館証発行・入館ゲートとのシステム連携できる場合は、受付の自動化・無人化も可能です。
応接係や電話が必要な受付では、「人件費が負担となる」「担当者と対面するまでに時間がかかる」といった問題があります。従業員が取り次ぎ業務を兼任している場合は、メイン業務を中断することになり、生産性が下がる恐れも。大勢の人流が見込まれるイベント・展示会では、受付前に人が滞留し、顧客体験に影響を及ぼす可能性があります。
受付には、社内の受付業務コスト削減と効率化だけでなく、来訪者の受付が完了するまでのスピード感も求められています。
QRコード対応の受付システムを利用することで、来訪者と受付スタッフ双方の流れをスムーズにできます。
受付業務にかかる時間や人的コストを削減した上で、効率的な来客情報の管理を実現します。
QRコード対応の受付システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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QRコードによる受付方法は、QRコードの発行方式や利用端末の違いによって、以下の3つに分けられます。
来訪者のアポイントメント確定時に、受付用QRコードを事前発行。来訪当日は、QRコードを端末に読み込ませて受付し、来訪者の到着を担当者へ自動で通知する仕組みです。
イベント・展示会向けのシステムでは、申込時に発行したQRコードを入場証代わりに持参してもらい、受付ブースでQRコードを読み取ります。
予約確定時の作業で記帳と入場証発行を省略し、当日の来訪対応をスムーズにできる方法です。
「RECEPTIONIST」は受付用QRコードをiPadにかざすだけで来客受付が完了します。来訪者が2名以上の場合、いずれか1名分で同時受付できる便利な設定機能や、iPad画面に触れることなくQRコードをかざすだけで受付できる完全タッチレス機能も備えています。
受付に掲示したQRコードを来訪者にスマホで読み取ってもらう方式。来訪者の端末には質問入力フォームや受付メニューが表示され、用件を送信すると担当者に通知が届きます。
QR読み取り端末がいらない、簡単な準備で導入できる方法です。予約時に来訪者へQRコードを個別発行する作業も必要ありません。
「ラクネコQR」では、管理画面からダウンロードした専用のQRコードをアクリルスタンドや壁などに掲示。来訪者がQRコードを読み取ると受付メニューが表示されるので、アポイントの有り無しに応じて入力を行えば、担当者へ通知が届きます。
受付と入館ゲートを連携し、QRコード読み取りにより解錠を行う方式。事前にメールなどで発行した「受付コード」の入力や「QRコード」の読み取りから、入館証を発行して入場受付を行います。
キオスク端末を設置すれば、来訪者のセルフ操作で受付～入館証発行まで完了できます。セキュリティに配慮しながら、受付当日の対応を効率化する方法です。たとえば「VisitView」は、来訪予約がある場合には、アポイントの情報をそのまま引き継げるため、受付時の記帳が不要に。来訪予約のない場合でも、簡易登録や来訪票番号と紐づけた登録などに対応しており、スムーズに入館証を発行することができます。
QRコード対応の受付システムは大きく3つのタイプに分けられます。それぞれの特徴と選び方について解説します。
オフィスの受付業務を効率化したい場合向け。iPadもしくは省スペースな専用端末を利用して、システムを導入できます。受付対応にかかる時間・人的コストに悩んでいる、フリーアドレスの実施により内線で取り次ぐのが難しいといった場合におすすめです。チャット経由で来訪者の到着をお知らせするなら、自社で使っているビジネスコミュニケーションツールとの連携可否も合わせて確認しましょう。
たとえば「ラクネコQR」では、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールや電話など複数の手段から来訪者通知の方法を選んで、社員ごとに個別設定が可能。取り次ぎの必要なく、担当者に直接つなげられます。
また、「RECEPTIONIST」では取り次ぎ業務と合わせて入退館管理も効率化。クラウド上に来訪者の履歴を自動で記録します。PマークやISMS取得・更新の際に必要なデータの出力が簡単に。
QRコードを用いた受付と入館ゲートを連携させて、入場管理まで自動化させたい場合向け。既設のフラッパーゲートや自動ドアを利用し、セキュリティ対応と来訪者の無人誘導を両立させたい場合に適しています。
たとえば、「workhub Reception」は、同社のスマートロック「bitlock PRO」と連動させることで受付から入館までを自動化。顔認証オプションと併用すれば、来訪者の顔情報を登録することで、記帳の必要がない「無人受付チェックイン」も可能に。「Acall」や「VisitView」も同様に、セキュリティゲートとの連携による運用や無人受付に対応しています。
定期来訪者が多いオフィスでは、繰り返し使えるタイプのQRコード入館証を発行できるかどうかも確認を。運用の幅を広げて、管理効率を強化できます。
イベント・展示会の開催時に、来場者受付を効率化したい場合向け。QRコード発行とともに来場予約の受付機能や、来場者データの管理機能を備えています。たとえば「展示会受付.com」では、招待者が持参したQRコード付きの招待状を読み取り、来場者の情報を管理。退場時に入場パスを読み取ることで、滞在者数も把握できます。「Q-PASS」は、会場内の各ブースにおけるQRコード・バーコード読み取りによって、来場者の立ち寄り履歴をブース別に取得・分析。集客施策に活用できます。
なお、来場のデータ利活用にも力を入れたい場合は、来場者管理システムが候補に。来場者管理システムについては、「来場者管理システム14選！メリットと目的別の選び方」で詳しく紹介しています。
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（出所：RECEPTIONIST公式Webサイト）
元受付嬢が11年間の業務経験を元に開発した、年間200万人が利用するクラウド受付システム。iPad1台から導入可能で、オフィスの規模問わず使いやすい。非効率な受付業務のシステム化を実現する。
QRコード読み取り、または受付コードの入力により来客を通知。来訪者が担当者名を検索し、呼び出すこともできる。通知は専用スマホアプリ、電話着信、SMSなど複数の方法を用意。ビジネスチャット10種、グループウェア3種と幅広く連携できるのも魅力だ。
更に、クラウド上に来訪者の入退館履歴を自動保存。CRM（顧客情報管理ツール）連携すれば記録をそのまま顧客情報として管理できる。アポイントメント調整時の事前ヒアリング項目を増やせるカスタム受付設定や、シェアオフィスを想定したホールディングス機能なども備え、企業ごとの個別事情に合わせた運用が可能だ。
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（出所：ラクネコQR公式Webサイト）
導入実績500社、サービス継続率99％の受付システム。iPadまたはQRコードを印刷した紙を設置して完全非接触の受付を実現する。
専用管理画面からアポイント情報を登録する必要はなく、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーから来客の予定を入力するだけで、受付システムに情報を連動できる。来客の通知はSlack、Google Chatなどのチャットツールや電話に対応。社員ごとに個別に設定された方法で通知を受け取ることができる。
指定の場所や来訪者ごとのウェルカムメッセージの表示、インターホン機能による通話も可能なので、打ち合わせ場所を指定して待ち合わせることもできる。事前予約のない来訪者向けには、キーボード入力もしくは名刺撮影による来客情報の入力が選択可能。名刺をカメラにかざすだけで情報入力が完了するので、来訪者の負担を大幅に軽減できる。
（出所：Smart at reception公式Webサイト）
先進的で洗練された受付を低コストで実現する大企業向けiPad受付システム。複数拠点での無人受付設置・一元管理もクラウドから簡単に調整できる。
スマホ・PCからオフィス向け電話機能を利用できるクラウドPBXほか、多くの電話サービスとの連携に対応。そのため、受付を無人化しながら、既存の電話機能、クラウドPBXの利用を継続できる。電話と主要なチャットツールやメールを併用して通知を行うことも可能。更に、アポイントメントに関係する社員に一斉通知を送る機能も。担当者検索機能に顔写真を表示するといったカスタマイズもできるなど、来訪者にとっての利便性にも優れている。来客数は無制限、利用者数100名までに対応した無償トライアルあり。
（出所：QuickReception公式Webサイト）
Microsoft365ユーザーに特化した、5秒で受付が完了する完全非接触QRコード受付システム。受付タブレットなどの専用端末が不要なため、初期コストを抑えて導入しやすい。Outlook予定表に参加者のメールアドレスを入力し、打ち合わせのスケジュールを登録すれば、来訪者の受付登録まで自動で完了。シンプルな機能で、スケジューリングツールと受付システムへの二重登録を防げる。オフィスに設置されたQRコードを自身のスマホで読み込み、ワンクリックするだけと、来訪者側の操作も簡単。来訪者が受付登録を完了すると、直接、担当者のTeamsへ来訪通知が届くので迅速な来客対応が可能に。また、企業ロゴや受付の雰囲気にマッチするデザインを作成できる自社専用デザインのQRコード作成機能もユニーク。
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（出所：workhub Reception公式Webサイト）
ID連携、認証に関わるデジタルコネクトプラットフォームの企画・設計・開発に強みを持つ株式会社ビットキーが提供する受付クラウドシステム。Googleカレンダー、Outlookカレンダー、workhubカレンダーと連携して、効率よくアポイントを登録できる。
来訪者のチェックインは、Slack・Microsoft Teamsなどの主要なビジネスチャットツールや、アプリへのプッシュ通知、メール通知、FaceTimeによる通話でお知らせ。法人向け入退室管理システム「bitlock PRO」と連携して、チェックイン後の来訪者誘導までを完全無人化することも可能だ。顔認証オプションと併用して来訪者の顔を受付登録することで、記帳不要の効率的な顧客情報管理を実現する。
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（出所：Acall公式Webサイト）
座席予約・会議室予約・受付対応の3つの機能からなるオフィスDXのサポートサービス。7,000社以上の企業での導入実績を持つ。受付メニュー内容、連携サービス、画面デザインまでをカスタマイズできる高い拡張性が魅力で、既設のフラッパーゲートや自動ドア、電子錠などにも連携。取り次ぎを省略し、シームレスな入館管理を実現する。チャットツール・内線電話・FaceTimeなどで担当者へ来訪を通知し、その場で応答ができるほか、有人受付との併用も可能。チャットツールでは再通知・CC通知機能により来訪通知の見逃しを防止する。通知後は自社運用フローに合わせて、応答・入館証印刷・ゲート解錠といったアクションを様々に組み合わせられる。プロジェクトや工事で一定期間の入館が見込まれる関係者には、何度も使えるQRコードの定期パスが発行できるのも便利。
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（出所：moreReception公式Webサイト）
「シンプルでスピーディーなおもてなし」と「効率の良い入退館管理」を実現する受付システム。担当者名や部署名検索により内線通話ができるシンプルな受付タイプから、入館カード発行を行うタイプ、端末に触れることなく受付手続きが完了するタッチレスタイプなど、目的に合わせた受付タイプを提供する。受付筐体も限られたスペースにもすっきりと設置できる卓上型、床に直接設置して使用できる自立型、入館カード発行タイプなど、幅広いラインナップを用意。
ゲート通過のための入館カードはICカード、チケット、レシート、ラベルでの発行が可能。受付画面に表示される言語に合わせた音声ガイダンス機能も便利だ。待受画面には動画や画像、受付画面には背景画像を、それぞれ企業イメージに合わせて設定できる。利用開始から3年間、メール・電話によるサポートを無料で受けられるのも心強い。
また、担当者の確認状況がわかる、来訪者向けの受付状況確認機能も珍しい。緊急連絡先のメッセージ設定で、来訪者へ細やかな配慮ができる。
（出所：VisitView公式Webサイト）
複数のオフィス・テナントでの利用も可能な来訪管理受付システム。社団法人や金融、情報通信、製造など業種を問わず、1日の来訪者数も数十名から数万名規模まで幅広く利用されている。受付方法は、QRコードとICカードの2パターンを用意。Webページからの事前登録やKIOSK端末による無人受付にも対応している。
来訪情報はログとして管理でき、日別、日付範囲指定で集計・CSV出力することが可能。履歴の照会もスピーディーに行える。セキュリティゲートと連携した運用や、来訪予約を施設予約と連携した利用もでき、スムーズな入退管理と高度なセキュリティを同時にサポートする。
(出所：展示会受付.com公式Webサイト)
大規模な展示会から小規模のセミナーや発表会まで、様々なイベントの受付がQRコードで簡単にできるクラウドサービス。招待者の情報をCSV形式で作成しアップロードするだけで、QRコード付きの招待状をメールで送信。オプションで、Web申し込みフォームの設置やリマインドメール送信を行える。
入場方法は四つ折り入場証、スマホ表示、入場パスから選択可能。時間帯別の来場予約機能に加え、来場者一人ひとりの会場内の滞在時間まで把握できるので、会場の混雑緩和にも役立つ。展示会向けに、ブース内で見積りや注文の伝票登録を行える簡易伝票登録システムの提供も。最短1カ月で、来場者の申し込み受付を開始できるほか、導入レクチャーや現地立会の運用サポートを受けられるのも心強い。
(出所：Q-PASS公式Webサイト)
スムーズな来場者管理と来場者データの有効活用を実現する展示会・イベント来場者管理ソリューション。顧客管理機能を担う「Q-BUSINESS」、入場受付を担う「Q-ENTRY」、担当者のアテンド機能を担う「Q-MOBILE」の3つのサービスによって構成される。入場受付から顧客管理、来場者データの集計まで、イベント・展示会において効率的な営業活動をサポートする。QRコード発行・読み取りやバーコードによる専用アプリで入場受付。受付完了の通知やリマインダーに加え、登録ユーザーへの一斉通知、個別のeメール送信機能が標準搭載されている。
来場者情報はリアルタイムにデータベースに蓄積され、集計結果をその場でWeb管理画面から確認可能。集計データはCSV形式でダウンロードできるので、マーケティングデータとしても活用できる。Web申込フォームは最短3営業日で設置可能。画面表示のカスタマイズや、会場内で行われる個別セミナーの受付にも対応している。
(出所：イーベ！公式Webサイト)
約60,000件の運用実績を持つイベント・セミナー支援ツール。告知や申込、準備・開催当日のQRコード受付から参加後アンケートまで、イベント・セミナー開催に必要な業務をすべて一元管理することで、大幅な業務の効率化を実現する。
無料受付リーダーアプリ（iOS/Android対応）をスマホやタブレット端末にインストールするだけで、特別な機器を使わずにQRコード受付による入退場管理が可能。大規模イベントにも対応し、複数の端末でアプリを同時起動して受付作業ができる。
また、イベント実施に役立つ参加者管理機能も充実。すべての申込者がリスト化されている「申込者一覧」から、詳細な検索によって、対象の申込者を選択できる。対象者への各種メッセージ（Eメール・SMS・LINE）配信や、対象者の申込状況（申込・キャンセル待ち・キャンセル）の変更、入金状況の確認などにも対応。
(出所：Peatix公式Webサイト)
少人数向けワークショップから数万人規模のイベントまで対応可能な、840万人以上が利用するグループ・イベント管理サービス。無料イベントの場合は初期登録料・月額費無料で、イベント告知ページの作成から、当日の受付まで利用できる。
受付端末を必要とせず、QRコードを受付アプリで読み取るだけで、簡単に参加者のチェックインができる。ほかにも、チケット画面のボタンをタップすることで受付完了とする方式、オフライン環境で役立つ手動入力での受付方式など、イベントや会場に合わせて受付方法を選べる。2つ以上の方法を併用して受付をすることも可能だ。
チケットを販売する場合はイベント名や金額、会場住所などを入力するのみ。イベント参加者から定期的に会費を集める定額課金プラン機能など、集客施策をサポートする機能も充実している。
QRコードの発行と読み取りができる受付システムの導入により、来客対応や取り次ぎを省略して、入退場をスムーズにできます。受付業務の効率化により、スタッフの生産性向上・コスト削減効果も見込めます。
QRコード対応受付システムはサービス毎に受付方法や用途別の設置方法・機能などが異なります。実際の利用場面や業務フローと照らし合わせながら、最適なタイプを選びましょう。
QRコード対応受付システムの導入により、オフィスでは来客対応を、イベント運営では入場者管理を効率的に行えるようになります。本記事で紹介した選び方などを見返して、QRコード対応受付システムの導入を検討してみてください。
QRコード対応の受付システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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★★★★★ 4.2 4件の口コミ・評判
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非対面でスムーズなゲストの受付・案内を実現するシステム。QRコードを用いたチェックインや、bitlockシリーズとの連携による会議室・各種ゲートの自動解錠、経路...
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iPad1台で入退館・来客対応を自動化する受付システム。あらゆるケースに合わせて認証方法・メニュー・フローをカスタマイズ可能。来訪者は簡単な操作で担当者に取り次...
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