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入居者管理アプリの比較!不動産管理を効率化する方法

入居者管理アプリの比較!不動産管理を効率化する方法

2019-07-22

社内のやり取りや様々な手続きがシステム化され、PC一つで完結するのに、入居者への連絡はなかなかつながらない電話連絡、お知らせはマンションにわざわざ出向いて掲示板に貼りに行く、など相変わらずのアナログな作業に追われている不動産管理会社の方へ、入居者アプリの機能、導入メリット、比較のポイントや主なサービスについてご紹介します。 アプリを利用することで入居者との連絡がスムーズになるだけでなく、入居者にとっても便利な機能も多く、ペーパーレスにつながる面もあり、新しいサービスとして注目されています。

目次

入居者管理アプリとは?

入居者管理アプリとは、管理会社と入居者をつなぐスマホを用いたコミュニケーションツールです。更新や退去の手続きだけでなく、点検等のお知らせや、家賃滞納等の連絡にも利用できます。

管理会社からの一方的な通知ではなく、入居者にとっても修理の依頼、質問、手続き、書類の閲覧など、便利な機能があります。スマートフォンの普及に加えSNSやチャットなどの正式な連絡手段としての台頭にともない、ここ数年で提供され始めた比較的新しい注目のサービスです。

導入形態としては、不動産管理会社が入居者に対して入居者用アプリ導入を促すだけでなく、不動産オーナー向けにも専用のアプリを提供するケースがあります。その場合は月次報告、修繕報告や契約書のやりとりなどオーナーにとって便利な機能を利用できます。

不動産管理会社にとっては、不動産オーナーへの定期的な報告や相談対応は大きく時間を費やす業務なので、PCの管理画面を通じてオーナーのアプリと効率よくやりとりすることで、業務の効率化が大きく見込めます。

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入居者管理アプリのメリット

入居者管理アプリを導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。不動産管理会社、入居者、不動産オーナー、のそれぞれの立場毎にメリットを見ていきましょう。

賃貸物件を管理する不動産管理会社にとってのメリット

  • 入居者への電話連絡の手間が減る

賃料が振り込まれていない場合の督促や、契約更新手続きのお願いなどのために入居者に電話連絡することは多くありますが、入居者が電話に出ない、なかなかつかまらないということも多々あります。若い入居者は電話連絡を嫌がり、電話に出ないということも多く、また特に催促の電話だと自覚していればあえて出ない、というケースもあるでしょう。

何度も電話をかけるのも大きな手間になりますが、入居者管理アプリがあれば、一度連絡するだけで伝わる確率が高まります。またアプリであれば既読かどうかもわかり便利です。

  • 掲示板に貼りに行く必要がなくなる

アプリ内の掲示板機能で定期清掃や設備点検のお知らせができます。お知らせを作成し印刷して物件まで足を運んで貼りに行く必要がなくなります。

  • 修繕時の依頼ややり取りがスムーズになる

エアコンや給湯器等の設備が壊れた場合、入居者から管理会社へ電話、管理会社からオーナーへ、と電話でやり取りをするとなかなか説明がうまくいかず時間がかかりますが、アプリを利用することでスムーズに伝達することができます。特に故障箇所やエラー表示、メーカー、型番などをスマートフォンで撮影してアプリで共有することで、間違いがなく、手軽に対応にかかれるようになります。

入居者にとってのメリット

  • 不動産管理会社とのやり取りがスムーズになる。

様々な依頼や質問をアプリ内でチャット形式でできるため、不動産管理会社の営業時間にわざわざ電話で伝えなくとも、夜中でも休日でも手の空いた時間に一報入れることができ、忙しい入居者にも便利です。特に、修繕時の依頼は、状況の説明や機器の型番の伝達に苦戦しがちですが、スマートフォンで写真を撮って送ることでややこしい説明も不要になります。

また、退去や更新の手続きがアプリ内で手軽にできるため簡単です。

  • お知らせを見逃さなくなる

アプリ内の掲示板機能で定期清掃や設備点検のお知らせを読むことができるため、マンションの掲示板を見に行く必要がなくなり、見落とす可能性も低くなります。

  • 重要書類や取扱説明書等の書類の管理が楽になる

入居者管理アプリ内のファイル管理機能を利用することで、重要事項説明書、賃貸借契約書、ご入居の手引きなどの各種書類をアプリ内で管理できます。また、エアコン等の取扱説明書もアプリ内で読むことができます。

管理会社の情報や、ライフラインやケーブルテレビの連絡先、ゴミの出し方の案内書面などもアプリ内ですぐに閲覧できるため、トラブルが起きてから慌てて探さなくてよく便利です。

不動産オーナーにとってのメリット

  • 修繕や清掃の報告を画像や動画で受け取れる

電話や書面の場合と比べて見やすく、拡大表示もできて分かりやすいです。特に複数の不動産を所有するオーナーにとっては、各物件の情報を管理するのは手間でしたが、アプリさえあれば物件ごとに効率よく状況を確認できるようになります。

  • 付加価値を高めることができる

様々なアプリ利用に慣れた入居者にとっては、電話連絡や掲示板の確認などの煩わしいことがなくなりますので、入居者管理アプリに価値を感じてもらえるようになります。

 

入居者アプリのデメリットは?

入居者アプリを導入することで不動産管理会社にとっても入居者にとっても、またオーナーにとっても多くのメリットがあることが分かりましたが、逆にデメリットはあるのでしょうか?

現時点で提供されている各サービスを見る限り、デメリットはなさそうです。ただし、導入自体がスムーズにいかないケースもあるので、注意点として詳しく知っておくべきです。

まず、入居者やオーナーがアプリの導入に協力的でない、賛同してくれないケースが考えられます。スマートフォンの普及率は高いですが、持っていてもアプリは利用しない、利用したくない、あるいはそもそもスマートフォンを持っていない、今まで通りに電話連絡やメール連絡を希望する入居者、オーナーも一定数いることでしょう。

その場合は不動産管理会社としてはアプリやシステムを利用し、システム上で先方に合わせた連絡手段(メールやSMS)を選ぶことで対応しましょう。どうしても電話連絡を希望された場合は、電話で続けることになりますが、その他の相手に対してアプリ上で完結できるようになるなら、業務上の負担・手間は大きく軽減されたととらえたら良いでしょう。もしFAXを希望された場合は、せめてインターネットFAXのサービスを利用するなどしてFAX機での送受信作業を減らし、なるべくPC前で業務が完結するように工夫することで乗り切ると良いでしょう。

また、相手がアプリを導入してくれたとしても、本当に相手に伝わったか分からないことによるトラブルも想定されます。トラブルを未然に防ぐには、メッセージ・チャット上で相手が既読になったか分かる機能のついているものを選ぶことが重要です。また、重要なことはSMS、お知らせ的な内容はアプリ内掲示板など、日ごろからしっかりと使い分け、先方にも目を通してもらえるように配信に工夫をすることも大事です。

 

入居者管理アプリでできることや機能

入居者管理アプリには以下のような機能があります。

  • 退去・更新の手続き
  • お知らせ掲示板
    定期清掃や設備点検などのお知らせ。必要に応じてプッシュ通知も。
  • サポートチャット
  • 契約情報閲覧
    変更の申請も可能。
  • 管理会社情報閲覧
    解約の申請も可能。
  • ライフラインの連絡先閲覧
  • エアコンなどの取扱説明書のPDF閲覧
    入居者が見やすい、不動産会社が手渡す必要がなくなるというだけでなく、オーナーにとっても、入居者に失くされる心配なく次の入居者に渡せるようになる。
  • 入居時の写真
    入居後の現況確認時も写真で撮影して記録が残せる。
  • ファイル管理機能
    重要事項説明書、賃貸借契約書、ご入居の手引きなど。
  • 一時金決済
    更新料や清算金、退去精算や自転車ステッカー代などの一時金の決済ができる。(オプション)
  • 電子契約システムとの連携
  • 入居者向けの有益な情報配信
    家賃の安さ以外で物件に付加価値をつけるため、物件の近所のスーパーのお買い得情報などを配信。

 

入居者管理アプリの比較のポイント

入居者管理アプリを実際導入するとなると、どのようなポイントで選んだらよいのでしょうか。比較のポイントをご紹介します。

  • 入居者への一括連絡ができるか

家賃の督促において管理対象の入居者が多い場合は、個別連絡でなくある程度一括で連絡できる手段があると、督促の作業の大幅なスピードアップに繋がります。例えば、先月分の家賃を振り込んでいないユーザーの一覧を賃貸管理システム等からCSVデータで出力して、その一覧リストを入居者管理アプリの管理者画面に読み込ませて、該当者に一括送信する、というやり方があります。

  • 入居者への複数の連絡手段があるか

入居者によっては頻繁に利用するアプリではないため、アプリで通知するだけでは気づかない、見てもらえない可能性があります。そのため、必ず目を通して欲しい内容の場合はSMSやメール、情報が必要な時に見てもらう場合は掲示板、などの複数の連絡手段を有したサービスだと、不動産管理会社にとっても、入居者にとっても使いやすいはずです。

  • 不動産オーナー向けアプリの有無

月次報告書の送信などができる、不動産オーナー向けのアプリも有したサービスだと使いやすいです。各種手続きの電話連絡、書類の封入作業、郵送コスト、これらをなくすことができます。

  • 管理できる入居者の規模

アプリ内で管理可能な入居者数を確認しておきましょう。中規模以上の不動産管理会社であれば数千人を管理、ということもあるでしょう。

  • 不動産管理システム、賃貸管理ソフトとの連動

賃貸管理ソフト等とデータ連携できるため、物件や入居者に関する情報を一元管理でき、二重で入力する必要がありません。

  • セキュリティ対策

入居者の個人情報や連絡先等、重要なデータを扱うため、セキュリティ対策は確認が必要です。データセンターの堅固性、バックアップ体制、暗号化通信、暗号化保存、またシステムの安定稼働などに対策が取られているサービスを選ぶと安心です。

 

主な入居者管理アプリ

比較のポイントを踏まえて、主な入居者管理アプリをご紹介します。

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pocketpost(株式会社いい生活)

pocketpost

(出所:pocketpost公式Webサイト)

写真や動画の送信もスムーズに行える、入居者とのコミュニケーションに特化した入居者管理アプリ。アプリ内メッセージに加えて、有料だがSMSも送信できる。お知らせ掲示板機能は、どの入居者がお知らせを見たかの既読の確認もできる。基幹システムなどから抽出しCSVデータを取り込んでメッセージ作成なども可能。不動産オーナー向けアプリも有する。オプションとして、退去清算や一時金の回収に適したスマホ完結決済システムもあり。

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くらさぽコネクト(日本情報クリエイト株式会社)

くらさぽコネクト

(出所:くらさぽコネクト公式Webサイト)

賃貸管理ソフトの「賃貸革命」と連携して利用できることが魅力の入居者管理アプリ。各種おしらせの通知先を入居者単位で選択して通知でき、入居者の既読状況も確認できる。通知の予約設定も可能。アプリをインストールしてくれない入居者向けにSMSやEメールの利用可能。更新、解約の申し込み・一次対応がアプリで可能。入居者へ近所のスーパーの特売情報を提供。

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スマサポアプリサービス(株式会社スマサポ)

スマサポアプリサービス

(出所:スマサポアプリサービス公式Webサイト)

サポートチャット機能や掲示板機能の他、契約情報閲覧、マニュアル閲覧、公共サービスの連絡先閲覧、よくある質問閲覧などができる入居者管理アプリ。サポートチャット、24時間365日入居者からの問い合わせに対応する「AIチャットボット」、各種申請などの機能も。

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住むサポ(旧 デイズクラウド)(ベェイシック株式会社)

住むサポ

(出所:住むサポ公式Webサイト)

内見時の図面から、申込書、契約書、説明書類等をスマートフォンで撮影してデータ化して管理できる入居者管理アプリ。不具合や傷など、入居時の現状確認も写真で共有。

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まとめ

入居者管理アプリの機能やメリットについてご紹介してきましたが、まだ新しいジャンルのサービスのため、各社で次々と新機能が追加されている印象です。掲示板機能など、まず必須の機能の使いやすさでも見比べ、よいと思うアプリを選んだら、自社が管理している中でも若い人が多く住んでいるような物件を選び、まずは一部から導入を進めてみることが、入居者管理アプリ導入成功への近道です。

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作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。

pocketpost|入居者への連絡アプリ|インタビュー掲載

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