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入居者管理アプリの比較7選!不動産管理を効率化する方法

入居者管理アプリの比較7選!不動産管理を効率化する方法

最終更新日:2022-06-09

入居者への連絡に負担を感じている不動産管理会社の方へ。コミュニケーションの効率化や対応スピードの向上が期待できる入居者アプリについて、導入メリット、比較のポイントや主なサービスについてご紹介します。

目次

入居者管理アプリとは?

入居者管理アプリとは、管理会社と入居者をつなぐスマホアプリを用いたコミュニケーションツールです。

更新や退去の手続き、点検等のお知らせや家賃滞納等、管理会社が入居者に連絡を取ろうとした場合、従来の電話・郵便・メールなどのやり方では、「電話に出てくれない」「つかまらない」などの課題があり、手続きが滞ってしまうことも珍しくありません。また、一件一件連絡したり、折返しに対応したりするのは、管理会社にとっても大きな負担です。

その点、不動産管理アプリなら、スマホを通じて簡単に入居者へ1対1の連絡、一斉連絡ができます。既読・未読のステータス管理や更新期限なども一覧で管理できるため、対応漏れ・遅れの心配がありません。また、全戸一斉通知やフロア等で条件を絞って配信することもできるため、従来よりも効率的・効果的なコミュニケーションが期待できます。

導入形態としては、不動産管理会社が入居者アプリサービスを契約し、入居者に対して入居者用アプリ導入を促すことになります。管理会社からの通知以外にも、修理依頼、質問、手続き、書類の閲覧など便利な機能も備えており、入居者にとっても有用です。アプリによっては、入居者アプリとは別に「不動産オーナー向けアプリ」を備えているものもあり、その場合は月次報告、修繕報告や契約書のやりとりなどオーナーにとって便利な機能を利用可能です。

今回は、そんな気になる入居者アプリについて、具合的な活用メリットや比較ポイントなどを、おすすめサービスを交えながらご紹介します。なお、アプリとは厳密にはiOS、Android OS向けの専用アプリを指しますが、ここではそれに限らず、スマホからWebブラウザ(クラウド)を通じて利用できるものも含みます。

入居者管理アプリをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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入居者管理アプリのメリット

入居者管理アプリの導入メリットについて、「不動産管理会社」「入居者」「不動産オーナー」それぞれの立場ごとに見ていきましょう。

不動産管理会社のメリット

入居者への電話連絡の手間が減る

賃料が振り込まれていない場合の督促や、契約更新手続きのお願いなどのために入居者に電話連絡することは多くありますが、入居者が電話に出ない、なかなかつかまらないということも多々あります。若い入居者は電話連絡を嫌がり、電話に出ないということも多く、また特に催促の電話だと自覚していればあえて出ない、というケースもあるでしょう。

何度も電話をかけるのも大きな手間になりますが、入居者管理アプリがあれば、一度連絡するだけで伝わる確率が高まります。またアプリであれば既読かどうかもわかり便利です。

掲示板に貼りに行く必要がなくなる

アプリ内の掲示板機能で定期清掃や設備点検のお知らせができます。お知らせを作成し印刷して物件まで足を運んで貼りに行く必要がなくなります。

修繕時の依頼ややり取りがスムーズになる

エアコンや給湯器等の設備が壊れた場合、入居者から管理会社へ電話、管理会社からオーナーへ、と電話でやり取りをするとなかなか説明がうまくいかず時間がかかりますが、アプリを利用することでスムーズに伝達することができます。特に故障箇所やエラー表示、メーカー、型番などをスマートフォンで撮影してアプリで共有することで、間違いがなく、手軽に対応にかかれるようになります。

入居者のメリット

不動産管理会社とのやり取りがスムーズになる

様々な依頼や質問をアプリ内でチャット形式でできるため、不動産管理会社の営業時間にわざわざ電話で伝えなくとも、夜中でも休日でも手の空いた時間に一報入れることができ、忙しい入居者にも便利です。特に、修繕時の依頼は、状況の説明や機器の型番の伝達に苦戦しがちですが、スマートフォンで写真を撮って送ることでややこしい説明も不要になります。また、退去や更新の手続きがアプリ内で手軽にできるため負担が減ります。

お知らせを見逃さなくなる

アプリ内の掲示板機能で定期清掃や設備点検のお知らせを読むことができるため、マンションの掲示板を見に行く必要がなくなり、見落とす可能性も低くなります。

重要書類や取扱説明書等の書類の管理が楽になる

入居者管理アプリ内のファイル管理機能を利用することで、重要事項説明書、賃貸借契約書、ご入居の手引きなどの各種書類をアプリ内で管理できます。また、エアコン等の取扱説明書もアプリ内で読むことができます。

管理会社の情報や、ライフラインやケーブルテレビの連絡先、ゴミの出し方の案内書面などもアプリ内ですぐに閲覧できるため、トラブルが起きてから慌てて探さなくてよく便利です。

不動産オーナーのメリット(アプリによっては不動産オーナーアプリが必要)

修繕や清掃の報告を画像や動画で受け取れる

電話や書面の場合と比べて見やすく、拡大表示もできて分かりやすいです。特に複数の不動産を所有するオーナーにとっては、各物件の情報を管理するのは手間でしたが、アプリさえあれば物件ごとに効率よく状況を確認できるようになります。

付加価値を高めることができる

様々なアプリ利用に慣れた入居者にとっては、電話連絡や掲示板の確認などの煩わしいことがなくなりますので、入居者管理アプリに価値を感じてもらえるようになります。

 

入居者アプリのデメリットは?

入居者アプリの導入は不動産管理会社にとっても入居者にとっても、またオーナーにとっても多くのメリットがあることが分かりましたが、逆にデメリットはあるのでしょうか?

現時点で提供されている各サービスを見る限り、デメリットはなさそうです。ただし、導入自体がスムーズにいかないケースもあるので、注意点として詳しく知っておくべきです。

アプリの利用浸透が必要

入居者やオーナーがアプリの導入に協力的でないケースです。たとえば、スマホ持ってはいるものの「アプリは利用しない」「利用したくない」、あるいは「そもそもスマホを持っていない」という場合などが考えられます。今まで通りに電話連絡やメール連絡を希望する入居者、オーナーがいる場合は、不動産管理会社はアプリと従来の連絡手段の2つを併用することになります。

その場合、連絡手段がメールやSMSであれば併用してもさほど問題ありませんが、電話連絡・郵送を希望されるとかえって手間がかかる恐れがあります。業務上の負担・手間のバランスを考えながら利用を検討しましょう。中には、アプリではなく、Webブラウザを利用してクラウド上でやりとりする「Dicon(株式会社PID)」のようなツールもあります。このタイプはインストールの手間が省けるため「アプリを利用したくない」という入居者・オーナーにもおすすめです。

 

入居者管理アプリの機能(できること)

入居者管理アプリには主に以下のような機能があります。

契約手続き・管理支援機能

  • 退去・更新の手続き
  • 契約情報閲覧(契約の変更の申請も可能)
  • 管理会社情報閲覧(解約の申請も可能)
  • 一時金決済処理(更新料や清算金、退去精算や自転車ステッカー代などの一時金の決済ができる)
  • 入居時の写真(入居後の現況確認時も写真で撮影して記録が残せる)
  • 契約書の締結支援(電子契約システムとの連携)

コミュニケーション機能(連絡・情報共有)

  • お知らせ掲示板(定期清掃や設備点検などのお知らせ。必要に応じてプッシュ通知も)
  • サポートチャット
  • ライフラインの連絡先閲覧
  • 設置器具の取扱説明書などのPDF閲覧(エアコンの取扱説明書など。入居者が見やすい、不動産会社が手渡す必要がなくなるというだけでなく、オーナーにとっても、入居者に失くされる心配なく次の入居者に渡せるようになる)
  • ファイル管理機能(重要事項説明書、賃貸借契約書、ご入居の手引きなど)
  • アンケート(個別・一斉、物件単位・店舗単位など)
  • その他、各種入居者向けの有益な情報配信(家賃の安さ以外で物件に付加価値をつけるため、物件の近所のスーパーのお買い得情報などを配信)

その他、「GMO賃貸DX入居者アプリ(GMO ReTech株式会社)」のように、賃貸借契約や更新契約などで使える電子契約機能や、チャット上で賃料を決済できる機能が提供されているアプリもあります。

 

入居者管理アプリの比較のポイント

入居者管理アプリを実際導入するとなると、どのようなポイントで選んだらよいのでしょうか。比較のポイントをご紹介します。

入居者への一括連絡ができるか

家賃の督促において管理対象の入居者が多い場合は、個別連絡でなくある程度一括で連絡できる手段があると、督促の作業の大幅なスピードアップに繋がります。例えば、先月分の家賃を振り込んでいないユーザーの一覧を賃貸管理システム等からCSVデータで出力して、その一覧リストを入居者管理アプリの管理者画面に読み込ませて、該当者に一括送信する、というやり方があります。

入居者への複数の連絡手段があるか

入居者によっては頻繁に利用するアプリではないため、アプリで通知するだけでは気づかない、見てもらえない可能性があります。そのため、必ず目を通して欲しい内容の場合はSMSやメール、情報が必要な時に見てもらう場合は掲示板、などの複数の連絡手段を有したサービスだと、不動産管理会社にとっても、入居者にとっても使いやすいはずです。アプリ内のメッセージやお知らせの際にプッシュ通知のできるアプリであることも重要です。

管理できる入居者の規模

アプリ内で管理可能な入居者数を確認しておきましょう。中規模以上の不動産管理会社であれば数千人を管理、ということもあるでしょう。また、料金面でも数百戸向けと数万戸向けではプランが変わりますので、想定規模で使う場合のプランはリーズナブルであるか確認が必要です。

不動産オーナー向けアプリの有無(別アプリが必要)

月次報告書の送信などができる、不動産オーナー向けのアプリも有したサービスだと使いやすいです。各種手続きの電話連絡、書類の封入作業、郵送コスト、これらをなくすことができます。

不動産管理システム、賃貸管理ソフトとの連動

賃貸管理ソフト等とデータ連携できるため、物件や入居者に関する情報を一元管理でき、二重で入力する必要がありません。たとえば「くらさぽコネクト(日本情報クリエイト株式会社)」は同社の賃貸管理システム「賃貸革命」と連携できるので、入居者からの問い合わせ、契約更新や解約の申込情報などがそのまま賃貸管理システムに入力されるようになります。

 

主な入居者管理アプリ

比較のポイントを踏まえて、主な入居者管理アプリをご紹介します。

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GMO賃貸DX入居者アプリ(GMO ReTech株式会社)

GMO賃貸DX入居者アプリ

(出所:GMO賃貸DX入居者アプリ公式Webサイト)

入居者との便利で正確なコミュニケーションを実現し、賃貸運営の効率化が図れる、不動産管理会社向け入居者アプリ。アプリを通じて入居者と簡単に情報伝達が行えるメッセージ機能の他、複数の入居者を一括で管理できる視覚的に優れたUIに加え、入居者からの質問をチャット形式で自動対応する機能、定期的なお知らせや入居者全員へ案内したい情報を一斉送信できる掲示板など、入居者の満足度向上に貢献するコミュニケーション機能が揃っている。
メッセージの視認率や開封率を高めるPUSH通知機能に加え、オプションでSMS機能も利用できるため、メールアドレスがない場合でも連絡を取ることが可能。電子契約や電子決済といったオプション機能も。

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pocketpost home(株式会社いい生活)

pocketpost

(出所:pocketpost公式Webサイト)

賃貸物件の入居者と管理会社とのコミュニケーションに特化した、招待登録制の入居者管理アプリ。アプリ内メッセージに加えて、有料だがSMSも送信できる。写真や動画の送信もスムーズに行える。ファイル管理機能で契約書等の重要な書類をいつでも確認可能。お知らせ掲示板機能は、どの入居者がお知らせを見たかの既読の確認もできる。
基幹システムなどから抽出しCSVデータを取り込んでメッセージ作成なども可能。不動産オーナー向けアプリも有する。オプションとして、退去清算や一時金の回収に適したスマホ完結決済システムもあり。

  • 料金:月額10,000円(Entryプランの場合)~、初期費用150,000円~

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Dicon(ダイコン)(株式会社PID)

Dicon公式WEBサイト

(出所:Dicon公式Webサイト)

アプリではなく、Webブラウザタイプの入居者コミュニケーションツール。入居者へ連絡する手段はSMSorチャット。SMSは個別連絡・一斉連絡の他、「物件ごと」などグループ設定も可能。チャットでは双方向のやりとりができ、テキスト以外にも、写真・動画・書類なども送信できるため、書類の受け渡しや設備の修理依頼などにも便利。自動翻訳機能もあるため外国籍の方が入居している際にもおすすめ。
入居者の対応状況は「未対応」「対応中」「対応済み」などに分けて一覧で把握可能。メモやタグを利用すれば社内の情報共有もスムーズ。引き継ぎ時も安心。

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くらさぽコネクト(日本情報クリエイト株式会社)

くらさぽコネクト

(出所:くらさぽコネクト公式Webサイト)

賃貸管理ソフトの「賃貸革命」と連携して、入居者や契約の管理などを効率的に行うことができる入居者管理アプリ。入居者は問合せや契約更新の申込、ライフラインなどの情報確認でき、管理会社は定期清掃などの一斉連絡や個別の入居者への連絡・やり取りの管理が簡単にできるようになる。
各種おしらせの通知先を入居者単位で選択して通知でき、入居者の既読状況も確認できる。通知の予約設定も可能。アプリをインストールしてくれない入居者向けにSMSやEメールの利用可能。更新、解約の申し込み・一次対応がアプリで可能。入居者へ近所のスーパーの特売情報を提供。

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スマサポ入居者アプリ「totono」(株式会社スマサポ)

スマサポ入居者アプリ「totono」

(出所:スマサポ入居者アプリ「totono」公式Webサイト)

管理会社と入居者をつなぐ入居者専用スマホアプリ。サポートチャット機能や掲示板機能の他、契約情報閲覧、マニュアル閲覧、公共サービスの連絡先閲覧、よくある質問閲覧、お友達の紹介、各種申請など、様々な機能あり。サポートチャットでチャット形式で入居者からの質問や問い合わせに対応することが可能。デジタルサイネージ連動の広告を掲載することで、広告収益の獲得ができる点が特長。

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パレット管理(パレットクラウド株式会社)

パレット管理

(出所:パレット管理公式Webサイト)

必要な機能やお好みのコンテンツを自由に組み合わせた、自社独自の入居者サービスを作成できるクラウド入居者管理システム。入居者アプリは各種お知らせをプッシュ通知可能。200万戸で導入されており、最短1週間で導入することができる。
入居時の説明資料の管理はもちろん、入居者へのお知らせ(設備点検、イベント告知など)を、写真やテキストを組み合わせて自由に作成でき、必要に応じて、公開範囲(エリア/建物/部屋など)を限定することも可能。写真付きのメッセージ送受信も。契約更新や解約申請のオンラインでの受付も。

  • 料金:月額30万円(30,000戸までのスタンダードプラン)~

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Room Information System(株式会社湘建)

Room Information System

(出所:Room Information Systemアプリダウンロードページ)

不動産総合企業の株式会社湘建が提供する、湘建グループの管理物件の入居者を主な対象者とした入居者サポートアプリ。チャット、契約時の賃貸契約書や関連書類の確認機能に加え、物件情報、契約中・入居中の契約期間、賃料などの契約情報、契約更新時期等のお知らせ等、一通り機能が揃っている。希望の条件を入力すると、条件に合うまたは類似する物件を紹介してくれる点が特長。

  • 料金:要問い合わせ

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まとめ

入居者管理アプリは不動産管理会社にとって、「電話連絡の手間が減る」「修繕のやりとりがスムーズになる」など業務の効率化が見込めるサービスです。ただし、入居者アプリを活かすには「利用者へのアプリの浸透」や「利用状況の把握」などが必要になりますので、定着して効果を発揮するまでに少し時間がかかることを念頭に入れる必要があります。

入居者アプリの導入検討に際しては、「どのような連絡手段があるか」「一斉に連絡できるか」「オーナー向けにも使えるか」などの機能に加えて、「どのくらいの導入規模向けか」などを確認する必要があります。

入居者アプリは比較的新しいサービスですが、各アプリの導入が進み、機能拡充も続いていますので、ぜひ検討してみることをおすすめします。

 

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