最終更新日:2023-05-30
リモートワークにおけるコミュニケーション問題の解決にバーチャルオフィスツールを検討されている方へ。導入メリットや目的に応じた選び方、代表的なサービスについてご紹介します。
バーチャルオフィスツールとは、仮想空間にオフィスを構築することで、リモートワーク下でも従業員のコミュニケーションを活性化できるツールです。「仮想オフィスツール」、「クラウドオフィスツール」と呼ばれることもあります。
近年、新型コロナ禍の余波を受け、多くの企業でリモートワークが導入されるようになりました。「通勤時間が減る」「プライベートと両立しやすい」などのメリットがある一方、社員同士のやり取りが希薄になることで以下のような課題も挙げられています。
バーチャルオフィスツールの最大の魅力は「コミュニケーションのとりやすさ」です。単に会話をしたり、画面共有して説明したりするだけならチャットツールやWeb会議などでも足りますが、朝夕の挨拶、同僚との気軽な雑談、ちょっとした相談や質問には使えません。バーチャルオフィスツールなら「Web会議をするほどではないけれど、チャットだけでは伝えきれない」そんな会話も負担なく再現できます。
本記事では、そんなバーチャルオフィスツールについて、具体的な導入メリット、自社に合ったツールの選び方・比較ポイントなどを、わかりやすくご紹介していきます。
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まずは、バーチャルオフィスツールを導入するとどのようなメリットがあるのかについてです。以下、従業員と管理者に分けてご紹介します。
多くのバーチャルオフィスツールは、同一の仮想空間に従業員がログイン（出社）するという形式をとっています。たとえば、「FAMoffice」は、アバターが常時表示されており「どこで誰が何をしているか」を把握可能。まるで現実のオフィスのように「声をかけにいく」ことができるため、リモートワークにありがちな業務中の孤独感などを防ぐことが期待できます。
バーチャルオフィスツールは、個々の作業状況や会話意欲などを見える化する機能が備わっています。たとえば、「RISA」なら「声かけOK」「離席中」などのステータス表示以外にも「資料作成中」「MTG中」「昼休憩中」などの一言表示も可能。状況に合わせてボタン一つで声かけできるため、会話不足による認識違いやWeb会議ツールのURL発行などに余計な時間を使うことも避けられます。自然とチーム作業もはかどりやすくなります。
リモートワーク下でも、研修やプロジェクトの進捗把握や相談・確認がしやすくなります。たとえば、「Remotty」にはチャット機能があり、作業の経緯や内容を独り言のように残せます。またそのログがSNSのようにタイムライン表示されるため、結果ではなくプロセスに対してアドバイスできます。また、「VoicePing」ではメンバーの作業時間や活動内容を短期・長期で確認でき、生産性管理やマネジメントに役立ちます。
たとえば、「LIVEWORK」はPCのカメラで一定間隔ごとに撮影した映像を一覧表示する機能が搭載されており、管理者は従業員の勤務状況が一目で把握できます。リモートワークにありがちな、「誰が何をしているのかわからず、管理が行き届かない」という心配がありません。出社状況・作業状況の確認のほか、個々の従業員の表情なども伺えるため、何かあった場合には早期の声かけも期待できます。
アバターや一覧表示でメンバーの顔やプロフィールがわかれば、知らないメンバーとの交流のハードルも下がります。また、オンラインイベント用途などでも利用可能な「oVice」では、100人を超えるシャッフルランチ（普段の業務では接点がない社員同士でグループを組んでランチを行うこと）を実施可能。部署の垣根を超えた交流を通じて、社員同士の新たなつながり・事業創出などが期待できます。
バーチャルオフィスツールは、機能や目的によって次の4つのタイプに分けられます。
フロアマップやアバターなどの臨場感のあるオフィスをバーチャル上で再現し、メンバー同士の会話・コミュニケーションの自然発生を促すタイプです。たとえば「RISA」は仮想空間に出勤し、メンバーの足音が聞こえる演出なども盛り込んでいます。「FAMoffice」は最大1フロアに150人が出勤でき、更に複数のフロアを追加することも可能です。
また、「Oasis」はオフィスマップ内に存在するテーブルに着席し、ワンクリックでテーブル単位での会話を始められるなど、現実のフリーアドレスオフィスのような使い方が可能。ユーザーごとに「MTG中/離席中/休憩中」「会話したい/会話できる/会話できない」などを明らかにできるため、コミュニケーションに齟齬が生じる心配もありません。
バーチャルオフィスツールの中には、オフィス機能だけでなく、仮想イベント会場としての機能を提供するタイプのものもあります。前述の「oVice」は展示会やワークショップ、交流会などのイベント会場での利用を想定しています。メンバー同士の会話がクローズドにならず、アバターの距離が近い人同士の会話が自然に耳に入ってくる形で、イベント用途にも向いています。
その他、「MetaLife」や「Remo」もオフィスやイベントスペース、教室など、幅広い用途で利用可能。数百種類のビル・フロアデザインを用意して、かつ用途に応じて好きなデザインを選択できるのはもちろん、多様なニーズに合わせてオリジナルのデザインを制作することもできます。
バーチャルオフィスというと、フロアマップ内をアバターで移動するイメージがありますが、あえてそういったPCに負荷のかかる機能を除いて、リモートワークでのコミュニケーションを補助する役割に徹したものもあります。
たとえば、「NeWork」「Teracy」「mycrew」はステータス管理に特化しており、従業員のアイコンが「いつでも会話OK」「話しかけるのは可」「集中時間・声かけNG」など色分けされているため、一目で話しかけていいかどうかが判別可能。共同作業で必要な画面共有機能やマウスポインタ共有機能も備えているため作業効率アップにも有用です。
バーチャルオフィスツールには、入退室ログ管理やメンバーが使用しているアプリの確認などができ、勤怠管理や生産管理ができるものもあります。ログをもとに1on1（上司と部下の一対一のミーティング）を行うことや、アプリ使用状況を確認して活動状況の把握などが可能です。
たとえば「Remotty」はメンバーの入退室時間を自動で記録し可視化しています。また「VoicePing」も作業タイマーと作業内容の入力ボックスで記録したメンバーの活動状況を長期・短期のスパンで確認できます。
バーチャルオフィスツールを比較するポイントは次の3つです。
共同作業に便利な機能がどれだけ備わっているかは、バーチャルオフィスツールを選択する際の決め手の一つです。画面共有はその代表例ですが、それに加えてホワイトボードやテキストエディタ機能があると便利です。また、メンバーの名前が表示されたマウスポインタ機能が付属していると意識合わせに役立ちます。
たとえば、「FAMoffice」には、参加者全員のポインタ表示や手書きメモ表示、資料共有、ページめくりが可能です（オプション）。その他、「VoicePing」には日本語・中国語・英語に対応したリアルタイム文字起こし機能があり、会議の記録をまとめるのに便利なほか、翻訳することで外国語メンバーとのミーティングにも役立ちます。
バーチャルオフィスツールを利用すれば、「従業員が今何をしているのか」ステータスを把握・管理することができます。中には、「LIVEWORK」や「Remotty」のように、一定時間ごとに付属のカメラで撮影した写真を仮想オフィスに表示する機能を持ったものがあります。これを利用すれば、テレワーク中の「さぼり」も防止できます。
ただし、ステータス管理は突き詰めると監視にもつながります。先に挙げた「LIVEWORK」や「Remotty」も一定の条件でカメラをオフに切り替え可能。自宅で作業する社員のプライバシーに対して一定の配慮も必要となるため、ステータス管理とのバランスを考えて、それに見合ったものを導入・運用するようにしましょう。
仮想空間やフロア、アバターなどは視覚的にも楽しい機能ですが、PCの負荷が高くなりがちです。アバターの動作が重かったり、操作が遅くてストレスになったりするようでは使われなくなる恐れもあります。実際に負荷がどの程度かかるかは各人の通信環境やPCの性能に依存するため、無料トライアル期間などがあるツールであれば必ず試用したうえで導入しましょう。
リモートワーク環境のデータ通信料金が定額でない場合は、バーチャルオフィスツール使用時のデータ通信量にも気を付けましょう。たとえば、「Remotty」であればデータ通信量がテレビ会議の1％以下とPCに負荷がかかりません。
こちらでは、会話の自然発生を促す、オフィスの再現に特徴のあるバーチャルオフィスツールをご紹介します。
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（出所：Oasis公式Webサイト）
「ちょっといいですか？」をオンラインで気軽に再現できるクラウドオフィスツール。ユーザーごとに「MTG中/離席中/休憩中」などのステータスや「会話したい/会話できる/会話できない」といった会話意欲を設定できるため、気軽に会話可能。スマホアプリにも対応している。
相手の反応が見えづらく一方通行になりがちなオンライン会議に関しても、みんなのリアクションがスクリーン上に可視化されるから安心。現実の会議のように一体感をもってプレゼンテーションを進めることができる。ちなみに、会議中のリアクションはフロア内でも表示可能。会議に参加していないユーザーにも会議の盛り上がりが伝わるため、バーチャルスペース全体の活性化につながる。
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（出所：FAMoffice公式Webサイト）
オフィスにいるのと同じように、気軽なコミュニケーションを実現する仮想オフィス空間。オフィスで行われていた「ちょっとした相談」「雑談」「声掛け」や、一緒に働いているという「一体感」をバーチャル空間上で再現する。
社員はアバターとしてFAMofficeに出社し、会議中や外出中・電話中・離席中・食事中などのステータスや、好きな言葉を「つぶやき」として表示させることもできる。フロアにいるメンバーのステータスを、オフィスを俯瞰する形で表示するので、どのメンバーがどういう状況なのかが一目でわかる。話しかけたい相手にアバターを重ねるだけでビデオ通話を始められ、オフィスでの気軽なコミュニケーションを再現できる。また、空いている会議室の席にアバターを座らせることでビデオ会議を開始することもできる。
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（出所：RISA公式Webサイト）
メンバーがアバターで仮想空間に出社するスタイルのバーチャルオフィスツール。各アバター上に「声かけOK」「離席中」などのステータスを表示。更に「資料作成中」「MTG中」「昼休憩中」などの一言表示機能も持つ。
会議や1on1といった機密性の高いコミュニケーションシーンで活用できる「エリアロック機能」やRISAに本登録せずとも名前を入力するだけで簡単にゲストとしてログインできる「ゲスト招待機能」など状況に応じて柔軟な使い分けが可能。最大4人で同時画面共有可能。
こちらでは、新たな交流のきっかけを提供するイベントにも活用できるバーチャルオフィスツールをご紹介します。
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（出所：oVice公式Webサイト）
リモートワークの常駐場所や、オンラインイベント会場、オンライン授業、ユーザーコミュニティの場など、様々な目的で利用できるバーチャルオフィスツール。自分のアバターに近いアバターの声は大きく、遠いアバターの声は小さく。現実空間で会話しているかのような感覚を味わうことができるのが特徴（ほかの人に聞かれたくない会話をしたい場合は、鍵付きの会議室に入って会話をすることも可能）。
複数のフロアを組み合わせて「ビル」としての利用もでき、30階建てのバーチャルビルで数百人が勤務するといった導入事例もあり。導入実績4,000社以上。
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（出所：MetaLife公式Webサイト）
オフィスはもちろん、イベントスペース、教室としても利用できるバーチャルオフィスツール。「会話が生まれること」にこだわった設計で、PCを開いて5秒で出社・参加でき、話しかけたい相手にアバターを近づけるだけで、簡単に通話を始めることができる。メタバースならではの「ワクワクする世界観」を大切にした個性的なアバター・空間が特徴。空間デザインは数百種類から選択でき、豊富なアバターで楽しくツールを利用することで、リモートワークによる孤独感を解消。コミュニケーションを活性化し、チームワークの向上を図れる。
通信の安定性やセキュリティも万全。ウェビナーや展示会、ゲーム、学園祭など、規模を問わず様々なイベントに対応できる。
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（出所：Remo公式Webサイト）
無料で始められるオンラインイベント＆仮想オフィスツール。オフィスではホワイトボードやチャットを使ってコラボレーションしたり、状況を俯瞰的に確認した上で席移動できたり、リアルオフィスと変わらない一体感・臨場感を提供。イベントでは、複数の会場で最大15,000人以上の参加者に対応可能。フロアデザインもブランドやテーマに合わせて自由にカスタマイズ可能。リモート環境のオフィスだけでなく、展示会や懇親会、セミナー会場、リモート授業など、様々な用途・シーンで世界中で利用されている。
こちらでは、チーム作業の効率化に特徴があるバーチャルオフィスツールをご紹介します。
（出所：NeWork公式Webサイト）
「リアルより気軽に話しかけられる」をコンセプトにしたオンラインコミュニケーションサービス。ユーザーは、状況に応じて「ウェルカム（いつでも会話OK）」「フラット（話しかけるのは可）」「ゾーン（集中時間・声かけNG）」の3つのモードを選択可能。各メンバーの状態が可視化され、今話しかけて良いかどうかが一目でわかるため、気軽に話しかけやすくなる。
会議に参加せずに会話の内容を知りたい場合に、ルームの外側から中の会話を聞くことができる「聞き耳」参加機能が便利。オンライン展示会やグループワークの会場としても利用されている。
NTTグループが開発から運営まで手掛けており、個人情報データはすべて国内で管理。多要素認証も搭載されており、セキュリティ面でも安心。
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（出所：LIVEWORK公式Webサイト）
PCのカメラで一定間隔ごとに撮影した映像を一覧表示する「ワーカービュー機能」を備えたバーチャルオフィスツール。希望のメンバーに対して、オフィスで話しかけるようなイメージで気軽に通話ができる「インスタントトーク機能」のほか、共同作業や会議に便利な画面共有機能などチーム作業に役立つ機能が豊富。
部署、チーム、プロジェクト、さらにラウンジのような仮想ルームを任意で作成でき、仮想ルーム単位でワーカービューやインスタントトーク、画面共有や資料共有などが可能。プレゼンス機能も充実しており、PCのカメラの映像で顔認識を行い、在席状態を自動判別できる。ファイル送信はドラッグ＆ドロップの簡単な操作で行え、サーバー側にはデータを残さない仕様なので、セキュリティ面でも安心。
（出所：Teracy公式Webサイト）
各メンバーのステータス表示やGoogleカレンダーと連携した各人のスケジュール共有など、基本的な機能を持つバーチャルオフィスツール。簡単にほかのメンバーに話しかけられるコールボタンが用意されているほか、話しかけたい相手が多忙のときはトピック（話題）を投稿する伝言のような機能がある。ボイスメッセージを残すことも可能。
ルーム内の会話やメンバーが把握でき、自分に関わりのあるメンバーや話題であればワンクリックで参加できる。会議や共同作業に便利な画面・ビデオ共有も可能。
Slackとの連携が可能で、ほかのメンバーのステータス変更などの通知を受け取れる。
（出所：mycrew公式Webサイト）
1ID500円で安価に利用できるバーチャルオフィスツール。実際のオフィスに出社している感覚でコミュニケーションをとれるのが強み。コミュニケーションを取りたい相手が「今どこで何をしているか」所在・ステータスを随時確認可能。アイコンがステータスごとに色付きで表示されるため、「話しかけていいか」を悩む必要なく、気軽に音声・ビデオ通話が可能。
また、各フロアに設置されたチャットスペースを利用すれば、フロアや部署全体への共有の声かけもできる。「報告連絡事項がある」「この経費精算の件で質問がある」という場合でも安心。
こちらでは、マネジメントの効率化にも有効なバーチャルオフィスツールをご紹介します。
（出所：Remotty公式Webサイト）
2分ごとにPCのカメラで撮影された画像が共有され、在席・離席中や会議参加中などがわかる仮想オフィスツール。カメラを利用しない場合はPCの使用状況などからサービスが自動でステータスを表示する機能も備える。
外部のスケジュール管理サービス（Googleカレンダー、Office365、iCalendarなど）と連携可能なことに加え、「休憩中」「予定あり」など、自身のステータスを自由に作成して選択できるため、相互の状況把握がスムーズ。
チャット機能があり、テキストベースの手軽なコミュニケーションもできる。また、メンバー同士のチャットのやり取りが、仮想スペース上にタイムライン表示されることで、他メンバーがどのような話題に関心があるかなどがSNSのようにわかることも特徴。各メンバーの入退室ログを共有でき、勤怠管理にも利用できる。
（出所：VoicePing公式Webサイト）
ワークスペース内でのメンバーの滞在フロア、ステータス、使用中のアプリ、ミーティング中か否かなど、チームの活動状況の可視化に優れたバーチャルオフィスツール。各メンバーのステータスをアバターに表示し、取り組み中でないアバターを近くに呼んでリクエストすることで会話を開始できる。話しかけられた方には、画面上に相手の写真付きで通知が表示され、すぐに気が付く仕様。
会議室内で作業画面、ホワイトボード、テキストエディタなどを共有して共同作業ができる。会議中にほかのメンバーのステータスを確認して会議に参加させることも可能。
また、会議中の会話をリアルタイムで文字起こしできる機能も特徴。日本語、英語、中国語に対応している。作業タイマーと作業内容の入力ボックス機能により、メンバーの作業時間と活動ログを短・長時間で確認できるため、生産管理に活用できる。
（出所：Viket Town公式Webサイト）
RPGのような異世界設定が特徴のメタバースプラットフォーム。頭、髪、目、口、服装など様々なパーツを組み合わせて、魔法使いや戦士のようなアバターを作成。世界中から集まるアバターとの交流も楽しめる。ROOMと呼ばれる空間を利用すれば、メンバーを制限してバーチャルオフィスとしても利用可能。
音声・ビデオ通話以外にも、勤怠管理、タイムカード、社内報、日報、位置情報、社員紹介等、様々な機能を利用可能。事前にアラートを設定しておけば、リアルなオフィス環境よりも効果的な労務管理や健康管理、内部統制も可能。
バーチャルオフィスツールについてご紹介しました。以下、社内で稟議を通すために有用と思われる情報をまとめておきましたので、ご活用ください。
社員同士のコミュニケーションが希薄になることで、業務の生産性の低下が懸念されます。実際、アドビ社の「COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査」によると、在宅勤務を経験した日本人のうち「生産性が下がった」と回答したのは43％であり、「生産性が上がった」と答えた21％を大きく上回っています。
また、内閣府による「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」でも、リモートワーク実施率の高い業種では「仕事の効率性や生産性が減少した」と回答する割合が高い傾向にあるのがわかります。
従業員にとっては、仮想空間と言えども常時同じ空間に一緒にいることで「一体感を得やすい」「チーム作業がはかどりやすい」という利点があります。管理者側にとっては「勤務状況を把握できる」「教育・マネジメントを効率化できる」、更にテレワークなどでは難しい「新たな交流接点を創出しやすい」といったメリットが見込めます。
「誰がどこにいるのか」「会議中なのか休憩中なのか」「どんな作業をしているのか」などのステータスを逐次把握できます。また、別途チャット・ビデオツールなどを使わずとも、アバターなどを通じて気軽にコミュニケーション可能。その他、メンバーの作業時間・活動内容などを収集・記録することで生産性管理やマネジメントにも役立てられます。
バーチャルオフィスツールによって、「オフィスを再現しやすい」「社内外イベントでも活用できる」「チーム作業を効率化しやすい」「マネジメントを効率化しやすい」など強みとする部分は異なります。まず自社に、どういった課題があるか、どういった機能が必要かを明確にしてから、それに合ったツールの選定を行っていきましょう。
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