最終更新日:2024-07-11
最新法令に対応した社内規程の作成や管理を効率化したい、法務・管理部門担当者や、社労士の方へ。規程管理システムのメリットや比較ポイントについて解説し、AIを活用したクラウド型のツールを含め、おすすめサービスを紹介します。
規程管理システムとは、各企業が独自に定める社内ルール「社内規程」の作成・校正・管理を行うためのシステムのことです。
AIを搭載したシステムも多く、情報収集や法令チェック、新規規程作成、改訂作業の効率化が可能。クラウド上でドキュメントや履歴を一元管理できるため、コンプライアンスやガバナンスの強化にもつながります。
企業には様々な規定が存在します。中には、就業規定や賃金規定、個人情報管理規程など法令に沿った運用が必要な項目が多くあり、これらは関係法令が改正されたら、その都度、変更しなければなりません。しかし、規程が多い場合や、法改正が頻繁に行われるような場合は負担が大きくなりがち。「改定もれ」「記載ミス」などの課題も挙げられます。
これらの負担・ミスを防止して、社内規程に関する各種業務を効率化してくれるのが規定管理システムです。
規程管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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規程管理システムは、主に以下のような機能を搭載しています。規定の作成・改定・管理・公開などの負担を大幅に軽減できます。
| テンプレート機能 | 雛形を利用して各種規定を簡単作成。テンプレートに解説をつけられるものも |
|---|---|
| エディター機能 | クラウド上で、複数人での編集が可能。インデントなどで改定時の編集作業も効率化 |
| AI校正 | 過去規程との比較、表記揺れ、条ずれなど確認負担を軽減 |
| Web公開 | 配布に手間がかからない。タイマーで公開の自動化も |
| 検索機能 | 体系・50音・全文検索など、目的の規定も見つかりやすい。AIによるサジェストに対応するものも |
| 改訂履歴のバージョン管理 | 新旧対照表の出力に対応したものも |
| リスク検知 | AIを活用してリスクの見落としや必要条文の抜けもれ防止を支援 |
上記のような機能により、規程管理システムを導入することで得られる、4つのメリットについて解説します。
一から社内規程を作成しようとすると、情報収集や内容の検討など調査・準備にも工数がかかり、担当者の大きな負担になります。
Web上で公開されている雛形をベースにしたり、社労士に雛形を用意してもらったりする場合でも、自社の規定に則した雛形を見つけられずに苦労することは少なくありません。そのほか、体裁や書式など社内にあわせたフォーマットに整えるのも手間がかかります。
その点、規程管理システムなら、システムに搭載された雛形を使ったり、設問に答えるだけで規程が自動作成されたりと作成過程を効率化できます。
経験の少ない担当者でも、雛形や自動作成機能を活用することで、一定水準をクリアした規程を作成できます。コメントを付与した上でのバージョン管理に対応したツールも多く、業務の属人化を防ぐとともに、レビューフローの改善にも効果的です。
また、AIによる校正機能を搭載しているシステムなら、表記揺れや文言抜けもれ、法令違反の防止に役立ちます。
これまでは最新法令に対応するために、改正内容を理解してから更新・変更をする必要がありました。しかし、規定管理システムを使えば、解説付き雛形と比較することで、効率的な更新・変更が可能になります。
また、就業規則に影響を及ぼす法改正情報をリアルタイムでキャッチし、規定改定のポイントとともに配信してくれるサービスもあります。
規程の数や更新回数が増えるほどに、「いつ何をどう改訂したのか」「どれが最新版なのか」のように管理負担も増していきます。そのため、規定管理システムで改訂履歴を保存・管理するのが効率的です。「新旧対照表」を自動作成できれば、関連部署への説明や社内での規定変更周知の作業が楽になります。
また、社内間や企業と社労士との間で、改訂作業の過程を共有できるタイプのシステムなら、関係各所とのコミュニケーションの円滑化にも役立つでしょう。
規程管理システムは、大きく、企業の法務部が自社内で使うタイプと、社労士が顧問先の規程業務に使うタイプに分けられます。更に、企業向けのタイプは、規程管理に特化したタイプと文書管理全般に汎用的に使えるタイプに分けられます。
| ユーザー企業向け | （1）作成・レビュー・管理にも強みのあるタイプ |
|---|---|
| （2）汎用的な文書管理ができるタイプ | |
| 社労士向け | （3）規程の作成・共有に強みのあるタイプ |
それぞれのタイプについて解説します。
社内規程に加えて、契約書の作成・レビュー・管理もひとつのシステムで行えるタイプです。これらの社内規程管理システムは、「就業規則」「賃金規定」「賞与規程」といった社内規程に関するテンプレートが用意されており、効率的な規定作成が可能。「テレワーク勤務規程」「ソーシャルビジネス利用規定」といった最新の規程雛形もあります。
また、これらのタイプは「LAWGUE」や「LegalForce」のようにAIを使った契約書レビューにも対応しているため、契約書レビュー作業の効率化を同時に進めたい場合にも適しています。
社内規程に限らず、契約書、議事録、報告書、稟議書など様々なオフィス文書の管理も効率化したい場合に有効なタイプ。汎用的な文書管理ができるタイプは、新旧比較、改訂管理、全文検索といった機能が搭載されており、文書管理を効率化してくれます。
こちらのタイプに該当する「楽々Document Plus」では、バックオフィスや営業部門のほか、開発・製造・品質管理部門や研究部門といった、ページ数が膨大にある文書の管理・活用にも強みを持ちます。
企業から社内規程の作成や改訂を依頼される社労士の方にとって便利なのがこのタイプです。規程の自動作成や規程に特化したエディター機能で効率的な作成を支援。規程データをクラウドで管理・共有できるので、コメント欄で意見のやり取りをしたり、疑問点にマーカーを入れたりするなど、顧客企業とのコミュニケーションが円滑になります。
「規程管理システム PSR社労士版」では、顧問先5企業まで・1社ごとに6規程（全30規程）まで登録可能となっており、顧問先ごとへの支援内容のバラツキを防いで、コンサル業務の標準化をはかれます。
前述のタイプを前提に、自社にあった規程管理システムを選ぶ上でチェックすべき、比較ポイントを解説します。
搭載されている雛形の種類はシステムによって異なります。規程を新規作成することが多い現場では、雛形の種類の充実度も業務効率化のポイントに。たとえば、「LegalForce」は「情報セキュリティ管理規程」や「スキャナによる電子化保存規程」といった雛形が。社労士向けの「スマート規程管理」では、「安全衛生管理規程」や「ストレスチェック制度実施規程」などの90種類以上に対応しています。
ただし、自社特有の規程の種類が多い場合は、雛形の種類だけでなく、新規程や自社テンプレートの作りやすさを重視してもよいでしょう。
規程を作成する際、専門書の参照・リサーチが欠かせません。しかし、アナログベースの調べものは担当者の負荷になります。この点については、解説を参照しながら編集できる機能や、法令出版の解説付き雛形と連携できる機能、文書のレビュー結果として解説文を表示する機能が搭載されているシステムの活用が便利です。
たとえば「LAWGUE」では法改正の影響のある文書を自動で特定するとともに、改正内容を表示できるようにしています。「スマート規程管理」はシステム上で新日本法規出版が提供する規程の条項検索や確認も可能です。
規程管理だけなく、契約書全般の作成・管理を行いたい場合は、雛形からの作成機能、レビュー機能、検索機能などを持つシステムが適しています。雛形の搭載、AIによるレビュー、過去契約書との比較といった作成補助機能、バージョン管理やコメント付与などの管理機能が充実しているものがおすすめです。
社内規程の作成やレビュー、管理にも強みのある規定管理ツールをご紹介します。
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（出所：LAWGUE公式Webサイト）
社内規程や契約書をはじめとした文書の作成・レビュー・管理などを効率化するクラウド管理サービス。規程管理では、解説付きの雛形集を用いて新しい規程を作成することができる。最新の法令に合わせた校正にも対応（法令出版社の雛形の搭載はオプション）。
改訂履歴は自動保存され、新旧対照表も出力できるので、「どこが変わったのか」「どれが最新版か」を確認しやすい。インデントや参照条文番号のズレ、表記揺れアラート機能といった文書作成のサポート機能、AI OCRによる文字認識、類似した文章や条項の検索も役立つ。
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（出所：LegalForce公式Webサイト）
レビュー機能が充実したAI契約審査システムで、雛形を用いた社内規程の作成にも対応。契約書の雛形や弁護士が監修したサンプル条文を合計1,600点以上標準搭載しており、そのうち社内規程は「情報セキュリティ管理規程」などを含む33点に対応。
契約書レビューでは、AIによる自動レビューとともに、サンプル条文をWordへワンクリックで挿入可能。文章作成の時間短縮にもつながる。自動レビューは一律の基準によって行われるので、経験年数を問わず品質が担保されやすい。バージョン管理機能で修正履歴を時系列に管理可能。業務の属人化を解消できることも魅力のひとつ。
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（出所：規定管理システム公式Webサイト）
各種規程の作成から廃止まで、規程管理における一連のフェーズの業務効率化機能を備えたシステム。規程を閲覧・活用する従業員や、改訂・管理を担当する法務部門など、それぞれの立場に沿った課題を解決できる仕組み。新旧対照表の管理などができる「管理機能」、Wordからの取り込みや規程雛形を備えた「作成機能」、文字校正や法改正（オプション）に対応する「改定機能」、最新規程の公開日の設定・承認を行える「公開・閲覧機能」で構成されている。
拡張性やカスタマイズ性に優れ、他社システムとの連携やグループでの利用や規程以外の文書管理にも利用もしやすい。
汎用的な文書管理に強みのあるツールを紹介します。
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（出所：楽々Document Plus公式Webサイト）
社内規程や契約書のほか、ISO文書などの様々な文書をシステム上で一括管理できる文書管理・情報共有システム。契約書管理では、自動通知・更新などの期限管理機能により、更新手続き忘れ等の業務ミスを防止。契約更新時も承認ワークフロー設定や、契約先、契約内容による検索や版管理も可能。文書同士のリンク付け、全文検索、旧文書との変更点比較、作業履歴とアクセスログなどの機能が充実。
紙で保管していた文書を電子化できるので、ペーパーレス化や電子帳簿保存法にも対応。文書へのアクセス管理、印刷・持ち出し制御といったセキュリティ対策機能も揃っている。
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（出所：契約書管理サービス クラウド版公式Webサイト）
文書管理システム「MyQuick」のクラウド版と、重要文書の電子データ化などをセットで提供するリコーグループによる契約書管理サービス。ツールの導入だけでなく、データベースの運用・管理などメンテナンス支援もしてもらいたい企業におすすめ。
議事録やマニュアル、ISO関連書類など、会社規定書類や契約書以外の文書管理にも広く対応しており、データベース数は基本で5つまで設定できる。契約書の共有化と台帳管理にも対応しており、社労士と連携した活用にも向いている。
スキャニングや保管、満了時の処理まで、運用パートナーとして全面的にサポート。契約書管理を通じて、働き方改革にも貢献する。
社労士事務所向けの機能を備えたツールをご紹介します。
（出所：KiteRa -Pro-公式Webサイト）
2,200以上の社労士事務所で導入されている、規程業務効率化クラウドサービス。設問に回答するだけで、その企業の規模・雇用形態に合った規程を自動生成する機能が特長。作成した規程はクラウド上で編集し、顧問先にデータが共有できる。
編集機能では、条文をドラッグ＆ドロップで移動させたり、条番号が自動で変更されたり、他の規程の条文を参照できたりと、作成業務の効率化に役立つ機能が充実。「労働社会保険諸法令」に関する法改正情報と、規程改訂のポイントが配信される「法改正ナビ」機能も便利。社労士向け解説セミナーもオンラインで定期的に開催されている。
（出所：スマート規程管理 by LAWGUE公式Webサイト）
社内規程の作成・管理・編集業務を一元化するクラウド型規程管理サービス。新日本法規出版が提供する規程や、過去に作成した規程の条項検索・確認、AIによる条番号の自動補正や表記揺れの検出機能で文章作成時間を短縮できる。過去に作成した条項の検索、解説文の確認、複数人での同時レビューといった、かゆいところに手が届く機能が多数揃う。
コメントごとバージョン保存できるので、「改訂の経緯」「顧客からの指摘」といったナレッジを、資産として蓄積することも可能。
（出所：規程管理システム PSR社労士版公式Webサイト）
各種規定をクラウド上で一元管理し、編集・改訂作業を行うことができる、社労士向け規程管理システム。5企業までの顧問先を登録でき、1社ごとに6規程登録が可能。各企業それぞれの規程をシステム上で一元管理することで、コンサル業務の標準化や業務効率化につながる。
社会保険労務士事務所を母体とし、人事労務業務に関するノウハウが豊富なブレインコンサルティングオフィスの提供ソフトであるため、一般的な雛形に加えて、「経営戦略型就業規則®」など独自の雛形もそろう。法改正時に改正情報が発信されるアラート機能や、届出書類の提出期限を知らせるメール機能などで業務をサポートする機能も充実。
社内の秩序を統制するために作られる社内規程は、組織の根幹であり、企業文化の形成においても重要な意味を持ちます。また、企業や従業員が互いに不利益を被らないためにも、社内規程の整備が必要です。とはいえ、規程の作成・管理・運用には大きな負担を伴います。また、法改正に合わせて条項を改訂したり、半期〜1年くらいの周期で定期的に見直したりする必要があるので、一度作ったら終わりではありません。
規程管理システムなら、こうした一連の業務を効率化できます。ただし、システム毎に得意分野や機能が大きく違うので、本記事でご紹介した3つのタイプや比較ポイントを参考に、自社に合ったシステムを選んでみてください。
規程管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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規程管理に役立つ契約書管理システムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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