最終更新日:2023-08-10
訪問介護・看護の事業展開を控えている方、業務改善のためにシステムの導入をお考えの方へ。訪問介護・看護システムの基礎知識や選ぶときのポイント、おすすめのサービスについてご紹介します。
訪問介護・介護システムとは、「訪問記録などの書類作成・記入」や「レセプト・請求業務」といった事務作業を効率化できるシステム（ソフトウェア）のことです。
訪問介護・看護では、各工程でデータを別途管理するのが従来のやり方。「紙やタブレット端末などで記入した訪問記録の内容を、事務所でレセプト・請求書にするためにデータ入力や転記をする」のが一般的ですが、この際に挙げられやすい「手間がかかる」「転記ミスで正確な情報を把握できない」といった課題をフォローするのが、訪問介護・看護システムです。
看護計画や訪問記録、カンファレンス議事録などのデータを一元管理できるため、データを活用して各書類やレセプト・請求書の自動作成が可能。クラウド経由でいつでも・どこでもデータを入力・閲覧できるため、チームや主治医、ケアマネージャーへの情報共有もスムーズになります。データ分析機能で課題抽出や評価に活用したり、チャット機能でコミュニケーションを取れたりするシステムもあります。
今回は訪問介護・看護システムのメリットや選び方、比較ポイントなどを、おすすめのシステム（ソフトウェア）を紹介しながら丁寧に紹介していきます。
訪問介護・看護システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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訪問介護・看護システムの導入により、主に4つのメリットを得ることができます。詳しく見ていきましょう。
システムによっては訪問看護の情報を記録するだけで、それをもとにレセプトを自動作成できる機能を搭載しています。従来のように情報を個別管理・入力し、別途レセプト・請求書を発行するというフローに比べると、業務負担は大幅に軽減されます。
また、経理面においても、大きなメリットがあります。レセプト・請求書の自動作成を筆頭に、自己負担金の請求書・領収書の出力が容易に。ベンダーによっては、訪問介護・看護システムとは別に、オプションで請求事務代行サービスを提供しています。スタッフの事務負担がより軽減されるため、予算に応じて検討するのも手です。
クラウドを活用した訪問介護・看護システムは、デバイスとネットワーク環境さえあれば、場所を問わずシステムにログインできます。出先でも記録の入力・編集・閲覧ができるので、事務所へ戻って作業する手間がなくなり、移動時間のロスや労力をカットできるところも魅力です。
また、主治医・ケアマネジャーとの情報共有も容易です。訪問記録はもとより、経過記録や処置状況をリアルタイムで共有できます。さらに、デバイスで写真を撮影し、訪問記録や報告書に添付することも可能。作成する送付状は計画書、報告書ごとに出力できるため、書類管理を簡略化できます。
訪問介護・看護システムには、スタッフの稼働率や人件費率、訪問状況、請求状況、売り上げ推移などがリアルタイムで蓄積されます。これにより経営者は、定量的な情報に基づく意思決定が可能になるので、経営判断の精度向上につながります。
蓄積した統計データは、要介護度別や事業所別で分析できるので、他所との比較で的確な改善施策を検討できます。様々な切り口のデータ抽出が可能となるので、経営戦略を定めるための指標になるでしょう。
近年、介護・看護業界における最重要課題となっているのが人材確保ですが、訪問介護・看護システムで事務作業を効率化することで、スタッフの作業負担の軽減による定着化を期待できます。それに伴って採用コストの低下、育成・教育コストの低下、組織力向上など、間接的なメリットも得られるでしょう。
また、システムの活用により、事務所への立ち寄りが不要になれば、介護・看護業界では実現が難しいとされていた多様な働き方（直行直帰、在宅ワーク、時差出勤、外出先や車内での作業等）を実現できるようになります。こうした柔軟なワークスタイルは、スタッフの働きやすさに直結するので、離職率の改善にもつながるはずです。
もちろん、導入してすぐに効果が出るわけではありませんが、リクルートの観点からも、システム導入はプラスに働くと言えます。
こちらでは、訪問介護・看護システムを比較する上でチェックしたいポイントを解説します。
現場で発生する事務作業は、大きくわけて2つ。スタッフによる訪問記録書の作成と、事務員によるレセプト・請求書の作成です。まず、システムを比較検討するうえでは、これらの事務負担の軽減につながる、使い勝手の良い機能かあるかを確認しましょう。
特に便利なのが、訪問記録の入力によってレセプト・請求書が自動作成される機能です。記録書から自動的に算定するため、レセプト作成などの負担が大幅に軽減されます。また、PCやタブレット操作に不慣れなスタッフがいる場合は、音声で訪問記録を入力できる機能を備えた訪問介護・看護システムもおすすめです。
自社の業務に適した帳票テンプレートの有無を確認しましょう。たとえば、訪問介護ステーションでは、診療情報提供書、訪問リハビリ指示書、訪問記録書、リハビリテーション実施計画書、介護保険明細書および請求書などを使います。
訪問看護ステーションでは、訪問看護指示書、訪問看護計画書、訪問看護記録書、訪問看護報告書、訪問介護情報提供書、医療保険明細書および請求書などが必須です。それぞれのテンプレートがあれば、書類作成に不慣れな新人スタッフでも、入力作業をスムーズに行えるはずです。
システムに入力された情報を経営にも活かしたい場合は、経営分析機能でシステムを比較検討するのも手です。スタッフ稼働率や人件費率、訪問状況などを元に、要介護度別、加算種別、事業所別で抽出できるシステムが理想です。
また、様々な統計データをPDFやCSVで外部出力できると、経営分析の効率化にもつながります。その際、システム上でデータを整理して可視化できるサービスであれば、手作業によるデータ分析の手間が省け、スマートな事業運営が行えるでしょう。
アナログ作業が定着していると、ITシステムを導入しても、すぐに使いこなせるスタッフは限られます。導入システムの比較検討時は、サービス提供側のカスタマーサポートの体制に着目してみましょう。
一般的なベンダーは、メールや電話、訪問サポートでフォローするケースが大半です。一方で、訪問介護・看護の業務は、ベンダーの業務時間外や休日に行われることも少なくありません。助けが欲しい瞬間に、必要なサポートを受けられることが大切です。
また、訪問介護・看護システムによっては、管理画面から操作説明動画を視聴できるものもあります。こうした操作説明動画は、実務で使えるばかりでなく、新人スタッフの教育にも役立ちます。人材の入れ替わりが激しい業界において、このようなサポート機能は積極的に活用したいところです。
こちらでは、具体的な訪問介護・看護システムをセレクトしました。以下のおすすめを参考に、自社にマッチするシステムをお探しください。
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（出所：カイポケ訪問看護公式Webサイト）
電子カルテや医療・介護レセプト機能に加えて、経営を支援する40以上の機能・サービスを搭載した訪問看護ソフト。ガイダンスに従って作業するだけで、計画書の作成から介護保険の請求までワンストップで実現。ケアプランの予定をデータ連携すれば、訪問ヘルパーのシフトも作成できる。
医療レセプト・介護レセプトのいずれの請求にも対応しており、医療保険請求の自動加算やエラーチェックもできるので心強い。タブレットを利用すれば看護記録と実績の連動により、月末の確認作業が不要に。手入力のほか、音声入力にも対応しており、70歳以上の職員が7割以上を占める事業所でも、月間数十時間単位での業務削減に成功した実績がある。
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（出所：いきいき訪看公式Webサイト）
訪問看護のみならず、訪問介護にも活用できるクラウドサービス。PC、タブレット、スマホでの操作OKで、訪問スタッフの直行直帰を後押しする。訪問スケジュール管理、看護記録書の入力にともなうレセプト・請求書の自動作成機能、データ収集・抽出機能など、訪問看護に必要な業務をオールインワンで支援。訪問スケジュールを組んだ段階で訪問看護記録書のテンプレートが作成される機能がある。カスタマーサポートも充実しており、訪問や電話に加え、リモート操作や操作説明動画などでユーザーをフォローしている。
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（出所：iBow公式Webサイト）
訪問看護ステーションにおける看護記録の入力・管理や報告書作成などを効率化する、訪問看護システム。看護記録・看護計画書・報告書の作成など、メイン業務のほとんどは、業務の流れに合わせて選択項目を選ぶだけでタブレット端末から記録可能。また、作成した看護記録と帳簿はシステム上で連動しており、転記の必要がないため、帳簿作成にかかる時間も短縮できる。保険請求機能がついている他、他社のレセプト請求ソフト「ほのぼのNEXT」「ワイズマン」「すこやかサン」「ケアカルテ」と連携した使い方も可能。ボタン一つで連絡可能なカスタマーサポートは、システム操作だけでなく、保険制度・加算・返戻など、訪問看護に関する専⾨的な質問にも対応してくれるため心強い。
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（出所：Care-wing公式Webサイト）
アプリで今日の介護内容や申送りを確認、サービス実施内容を選んでタップするだけで介護記録が作成できるシステム。直感的に入力方法が分かる、カラフルなデザインが特徴。IC タグにスマホをかざすだけでログインできるのも便利。ICタグで開始時刻と終了時刻を記録し、訪問が遅い場合は責任者にメールでお知らせが届く。技術を活用した利便性の向上にこだわっており、音声入力、開始終了の時刻の自動入力などの機能が充実。介護記録から自動的に実績記録データを作成でき、連携請求ソフトであれば実績の取り込みが可能。
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（出所：homis Nursee公式Webサイト）
看護記録を起点にチーム力の最大化をサポートする訪問看護向け電子カルテ。現役訪問看護師が開発に関わり、スマホからいつでも・どこでも・誰でもすぐに使えるシンプルな操作性にこだわっている。
在宅アセスメントツール「オマハシステム」を搭載し、看護計画・看護記録は項目をチェックするだけで簡単に作成。在宅看護でよく使われる評価スケールのテンプレートや、計画書、看護サマリー、カンファレンス議事録などの引用も利用できるため、日々の入力作業の自動化・簡略化が可能だ。外部レセコン連携や帳票一括出力にも対応。煩雑なレセプト・請求作業の効率化もサポートする。
その他、LINE感覚で使えるチャット機能や、ケア記録・データの集計機能、タスク管理機能など、情報共有や報連相を強化する機能も充実。コミュニケーション不足を解消し、課題や評価を見える化することで、チームマネジメント力や定着率の向上に貢献する。
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（出所：訪問介護ソフト／訪問看護ソフト公式Webサイト）
介護事業所向けの「訪問介護ソフト」は、訪問介護職員の勤務予定や訪問スケジュールを管理、日誌入力が可能。賃金計算、夜間対応型など、関連製品のオプションが豊富で、中でも手書きした訪問介護記録をOCRで読み込み、データ処理が行えるOCRオプションがユニーク。看護事業所向けの「訪問看護ソフト」は、介護保険請求業務、医療保険請求業務の両方に対応し、様々な集計帳票の出力が可能。こちらも利用料合算システム、ケア記録などオプション展開あり。介護と看護の情報共有や多職種間コミュニケーションを支援するシステムなどとも連携できるため、多種多様な展開をしている事業所におすすめ。
（出所：クラウド型介護保険システム公式Webサイト）
訪問介護の地域連携に特化したクラウドサービス。メインとなる介護業務の効率化をはじめ、関連書類の記録・請求機能、経営分析に必要な統計データ収集機能などを搭載。クラウドをフル活用し、医療・看護・介護・自治体などの垣根を越えた情報共有が可能。スタッフ配置、月間、週間、日別のスケジュールが管理でき、複数事業所にまたがって登録しているヘルパーのアサイン状況も把握できる。報酬改定に伴うサービスコードや算定ロジック、帳票様式等の更新は無料で行ってくれるので安心。
（出所：ほのぼのNEXT公式Webサイト）
最新技術で介護保険・介護予防サービス事業者の業務を幅広く支援する介護システム。トップ画面で事業所全体と職員個人のスケジュールを管理できるため、システム起動と同時に予定を瞬時に把握可能。PCやタブレットの操作が苦手な人向けの音声入力、AIで最適なプランの提案や「悪化、維持、改善」を数値で示すことで状態予測を可能にするAIケアプランなど充実の機能を揃えたシリーズを展開。更に便利になのは、バイタル機器との連携でバイタルを記録出来ること。介護事務管理士の資格を持ったスタッフによるサポート体制も安心材料のひとつ。
（出所：Colibri公式Webサイト）
実施記録、シフト、訪問介護計画書をワンストップで管理できるアプリ。簡単に作成、共有できるシフトは、利用者軸や従業員軸、当日・週間・月間シフトを簡単に切り替えでき、複数事業を一覧できるので便利。シフトに紐づいて計画書が簡単に作成でき、予定したケア内容と実施したケア内容を自動チェックでお知らせしてくれる。シフトを基にした給与計算機能や、情報共有に役立つ掲示板、勤務形態一覧表など、シンプルながらも様々な便利機能が揃う。
離職率や労働負荷が高い介護・看護業界。どの業界でも柔軟なワークスタイルの実現が求められる今こそ、訪問介護・看護システムの活用で業務フローの改善を進め、働きやすい環境を整えることが重要です。
訪問介護・看護システムは、「スタッフや事務員の業務効率化」「経営判断の向上」「スタッフの定着化」「直行直帰・在宅ワークの実現」などのメリットがあります。
ただし、導入したら終わりではありません。スタッフ全員がスムーズに使えるようになるための工夫が必要。操作性の高さやサポート体制の充実は見落とせない部分です。機能面や事業の特性を踏まえて、自社にとって最適なシステムを選択しましょう。
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