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本当に使える訪問介護・看護システムとは?基礎知識とおすすめ6選

本当に使える訪問介護・看護システムとは?基礎知識とおすすめ6選

2020-01-27

これから訪問介護事業、訪問看護事業の開業を目指す方や、既に事業を展開していて訪問介護システム・訪問看護システムの導入をお考えの方に向けて、システムの基礎知識と選び方、おすすめの製品をいくつかご紹介します。

目次

 

訪問介護・看護システムとは?

訪問介護システムおよび訪問看護システムは、訪問介護・看護事業所におけるさまざまな業務の効率化を支援するシステム(ソフトウェア)の総称です。文字通り、訪問介護・看護事業所向けのシステムであり、訪問スケジュールの調整やレセプト・請求書の発行、経営分析といった一連の業務をサポートします。

従来の訪問介護・看護の現場では、訪問看護記録などを異なるシステムで管理するのが一般的でした。これによりスタッフの事務負担が増え、本来やるべきケアに専念できない状況があったのです。また「訪問」という性質上、利用者の自宅と事務所間で発生する時間ロスが生じていました。膨大な事務仕事に追われる傍ら、作業を行える場所と時間に制限があったのです。

そうしたさまざまなボトルネックを解消し、業務効率を改善に導くのが訪問介護・看護システムです。この分野においては、クラウドを活用したASP型のシステムがおすすめ。詳しくは後述しますが、場所を問わずタブレットで事務作業を行えたり、ネットワークを介して主治医・ケアマネジャーとの情報共有ができたりするのがメリットです。

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訪問介護・看護システム導入のメリットや導入効果

訪問介護・看護システムを導入するメリット、それによって得られる効果をご紹介します。

  • スタッフや事務員の業務効率化

訪問介護・看護システムを導入することで、さまざまなバックオフィス業務の効率化が期待できます。例えば、訪問看護記録の作成。訪問介護・看護システム活用時は、記録を入力するだけで、その統計データに基づいてレセプトが自動作成されます。訪問看護記録を個別管理・入力し、別途レセプト・請求書を発行していた従来に比べ、業務負担は大幅に軽減されます。

クラウドを活用した訪問介護・看護システムは、デバイスとネットワーク環境さえあればいつでもどこでも必要な情報にアクセスできます。訪問先で記録の入力・編集・閲覧が可能となり、事務所へ戻って作業する手間がなくなります。前述した移動時間によるロスを防げるのも魅力です。

また、主治医・ケアマネジャー、同行した他スタッフとの情報共有も容易です。訪問看護記録は元より、経過記録や処置状況をリアルタイムで共有できます。さらに、デバイスで写真を撮影し、訪問看護記録や報告書に添付することも可能です。作成する送付状は計画書、報告書ごとに出力できるため、書類管理の簡略が期待できます。

経理面においても、大きなメリットがあります。レセプト・請求書の自動作成を筆頭に、自己負担金の請求書・領収書の出力が容易だったり、優れたエラーチェック機能で入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したりできます。また、ベンダーによっては、訪問介護・看護システムとは別に請求事務代行サービスを提供しています。スタッフの事務負担がより軽減されるため、予算に応じて検討してください。

  • 経営判断の向上

訪問介護・看護システムには、スタッフの稼働率や人件費率、訪問状況、請求状況、売り上げ推移などがリアルタイムで蓄積されます。これらを元に経営者は、エビデンスに基づく意思決定が可能となります。これにより経営判断の向上に繋がり、結果として利益率の改善、売り上げ向上が期待できます。蓄積した統計データは、要介護度別や事業所別で分析可能です。人件費率などを他所と比較し、さらなる効率化の余地を検討できます。さまざまな角度からデータ抽出が可能となり、経営戦略を定めるための指標になるでしょう。

  • スタッフの定着化

近年、介護・看護業界における最重要課題となっているのが人材確保です。訪問介護・看護ステーションだけでなく、一般的な医療機関においても人手不足が問題視されています。とりわけ訪問看護においては、「スキル不足」「経験不足」「他人の家を訪問することへの不安」「関連スタッフとの連携の難しさ」などを理由に応募を避けたり、就業しても早期離職したりする人も少なくありません。

事務作業の負担に比例して、スタッフの離職率は増加する傾向にあります。訪問介護・看護システムで事務作業を効率化できれば、作業負担やストレスの軽減により、スタッフが定着しやすくなるでしょう。また、それに伴って採用コストの低下、育成・教育コストの低下、組織力向上など、間接的なメリットも得られるはずです。もちろん、導入してすぐに効果が出るわけではありませんが、システム導入をアピールすることで“スマホ世代”、つまり若手人材を確保しやすくなります。長期的な目線で見ると、リクルート面にもメリットがあると考えられるのです。

 

訪問介護・看護システムの比較のポイント

ここでは、さまざまな訪問介護・看護システムを比較する上でチェックしたいポイントを解説します。自社が抱えるボトルネックを洗い出した後、それを改善する適切なシステムを探しましょう。

  • 入力作業の効率化の工夫

訪問介護・看護の現場で発生する事務作業は、大きくわけて2つ。スタッフによる訪問記録書の作成と、事務員によるレセプト・請求書の作成です。さまざまなシステムを比較検討するうえで、これらの事務負担を軽減するためにどのような機能があるか確認しましょう。

特に重要なのが、訪問記録の入力によってレセプト・請求書が自動作成される機能。記録書から自動的に算定するため、レセプト作成などの負担が大幅に軽減されます。また、パソコンやタブレット操作に不慣れなスタッフがいる場合は、音声入力機能を備えた訪問介護・看護システムがおすすめ。声で訪問記録を作成できます。

  • 対応帳票の種類

自社の業務に適した帳票テンプレートの有無を確認しましょう。

例えば、訪問看護ステーションでは訪問看護指示書、訪問看護計画書、訪問看護記録書、訪問看護報告書、訪問介護情報提供書、医療保険明細書および請求書などが必須です。それぞれのテンプレートがあれば、書類作成に不慣れな新人スタッフでもスムーズに業務を行えます。

訪問介護ステーションにおいては、診療情報提供書、訪問リハビリ指示書、訪問記録書、リハビリテーション実施計画書、介護保険明細書および請求書などを使うでしょう。テンプレートの有無が業務効率を左右するため、漏れなく確認しておきましょう。

  • 経営分析機能の充実度

経営分析機能でシステムを比較検討するのも有効です。収集可能な統計データに関しては、スタッフ稼働率や人件費率、訪問状況などが必須。それらを元に、要介護別、加算種別、事業所別で抽出できるシステムが理想です。また、さまざまな統計データをPDFやCSVで外部出力できると、経営分析の効率化に繋がります。経営分析は手作業でも可能ですが、その都度手間がかかり、非効率的といわざるを得ません。システム上で定期分析できる仕組みを構築しておくと、効率的でスマートな事業運営が行えるでしょう。

  • カスタマーサポートの充実度

アナログ作業が一般的だった訪問介護・看護業界において、ITシステムを導入し、すぐに使いこなせるスタッフは限られます。よって導入システムの比較検討時は、カスタマーサポートの体制に着目してみましょう。一般的なベンダーは、メールや電話、訪問サポートでフォローするケースが大半です。一方で、訪問介護・看護の業務は、ベンダーの業務時間外や休日に行われることも少なくありません。助けが欲しい瞬間に、必要なサポートを受けられることが理想です。

訪問介護・看護システムによっては、管理画面から操作説明動画を視聴できるものもあります。こうした操作説明動画は、実務で使えるばかりでなく、新人スタッフの教育にも役立ちます。新人スタッフに予め視聴を指示しておくことで、先輩が操作説明に時間を割く必要がなくなります。人材の入れ替わりが激しい業界において、このようなサポート機能は積極的に活用したいところです。

 

訪問介護・看護システムのおすすめ6選

全国の事業所に導入されている、主な訪問介護・看護システムをご紹介します。以下のラインナップを参考にし、自社にマッチするシステムをお探しください。

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カイポケ(株式会社エス・エム・エス)

カイポケ

(出所:カイポケ公式Webサイト)

「カイポケ」は、株式会社エス・エム・エスが提供・販売する訪問介護支援ソフトです。中小事業所から大手事業所まで25,000事業所以上の導入実績。訪問スケジュール管理機能、勤怠や実績などのデータ管理機能、請求書作成・管理機能、給与計算機能、ホームページ作成機能を備えており、新たな事業所を開設する際に役立つ機能が満載です。また、予定実績データを入力するだけで、国保連請求や利用者請求を自動作成でき、作成した請求データはそのままソフトから国保連に伝送請求可能。

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いきいき訪看(いきいきメディケアサポート株式会社)

いきいき訪看

(出所:いきいき訪看公式Webサイト)

いきいきメディケアサポート株式会社が提供する「いきいき訪看」は、訪問看護・訪問介護専門のクラウドサービスです。訪問スケジュール管理、看護記録書の入力にともなうレセプト・請求書の自動作成機能、データ収集・抽出機能など、訪問看護に必要な業務をオールインワンで支援します。同サービスは、多数の独自機能を備えているのが特徴。例えば、訪問スケジュールを組んだ段階で訪問看護記録書のテンプレートが作成される機能があります。これによりスタッフは、1から記録書を作成する必要がなく、テンプレートに沿って入力するだけで業務を行えます。

またユーザーや全国の看護協会と協力し、場面ごとに使い分け可能な4種類の帳票を用意。さらに、カスタマーサポートも充実しており、訪問や電話に加え、リモート操作や50本以上の操作説明動画などでユーザーをフォローします。実際の導入事例では、看護師の1訪問あたりの業務時間を30%削減することに成功。業務効率を改善し、業務時間の短縮化を実現します。また、今後はAIによる経営分析機能の搭載を検討しており、さらなるシェア拡大が予測されます。

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iBow(株式会社eWeLL)

iBow

(出所:iBow公式Webサイト)

訪問看護ステーションにおける看護記録の入力・管理や報告書作成などを効率化する、訪問看護システムです。訪問看護ステーションで使われる看護記録の作成・管理に特化したシステムで、簡単に行える操作性と、看護師が使いたくなる便利機能を完備しています。

看護記録・看護計画書・報告書の作成など、メイン業務のほとんどは、業務の流れに合わせて選択項目を選ぶだけでタブレット端末で記録できます。また、作成した看護記録と帳簿はシステム上で連動しており、転記の必要がないため、帳簿作成にかかる時間も短縮できます。

「iBow」は、「ほのぼのNEXT」や「ワイズマン」といった大手レセプトシステム5種との連携機能を備えています。システム自体に請求機能は備えていませんが、外部レセプトシステムと組み合わせることで、介護保険料の請求などもスムーズに行えるため安心です。初期費用は0円。

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在宅ケアマネジメント支援システムSP(株式会社ワイズマン)

在宅ケアマネジメント支援システムSP

(出所:在宅ケアマネジメント支援システムSP公式Webサイト)

「在宅ケアマネジメント支援システムSP」は、医療分野のソフトウェアベンダーである株式会社ワイズマンが提供・販売する居宅介護支援事業所向け介護ソフトです。今日の介護支援事業所においてトップクラスの導入実績を誇り、アセスメントから評価まで、一連の業務をトータルサポートします。同システムの本質は、スタッフの事務作業を効率化させ、ケアマネジメント業務に専念させることにあります。より質の高いケアを提供できるようになるほか、スタッフの事務負担軽減、ストレス軽減なども期待できます。

基本機能とは別で、利用者のニーズを可視化するストレングスオプション(有料)が用意されています。例えば、別途用意された「ニーズ背景確認表」により利用者のニーズを明確にし、ケアプランの策定に役立てることが可能。このほか、事業所の稼働実績などを分析する「本部管理支援システムSP」、法人内および地域内での多職間コミュニケーションを支援する「MeLL+(メルタス)」など、在宅ケアマネジメント支援システムSPと連動する関連製品があります。企業規模や求める機能に合わせ、これらのシステム・オプションを複数導入するのもよいでしょう。

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クラウド型介護保険システム(株式会社カナミックネットワーク)

クラウド型介護保険システム

(出所:クラウド型介護保険システム公式Webサイト)

「クラウド型介護保険システム」は、訪問介護の地域連携に特化したクラウドサービスです。こちらは「株式会社カナミックネットワーク」が販売・提供しており、同社が提供する医療・介護連携システムのひとつ。メインとなる介護業務の効率化をはじめ、関連書類の記録・請求機能、経営分析に必要な統計データ収集機能などを搭載。クラウドをフル活用し、医療・看護・介護・自治体などの垣根を越えた情報共有が可能となります。介護事業所以外の導入事例として、千葉県柏市が取り組んでいる「施行WG」で同システムが使われています。

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ほのぼのNEXT(NDソフトウェア株式会社)

ほのぼのNEXT

(出所:ほのぼのNEXT公式Webサイト)

ほのぼのNEXTは、介護福祉分野で国内トップクラスのシェアを誇る介護ソフト。NDソフトウェア株式会社が販売・提供し、50種類以上リリースされている同社のソフトウェア「ほのぼのシリーズ」のひとつです。こちらはユーザーからのフィードバックを汲んだ、介護業務を支援するさまざまな機能を搭載。カラフルで文字が大きく、視認性に優れたインターフェースが特徴です。キーボード操作が不慣れなユーザーに合わせ、ほぼ全ての業務をマウスあるいは画面タッチで行える点も特徴。カスタマーサポートも充実しているため、初めての介護ソフトを導入する方におすすめです。

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まとめ

訪問介護・看護システム選びでは、「求める機能の有無」「サポート体制の良し悪し」「操作性の良し悪し」の3点がポイント。その中でも、導入後にスタッフ全員がスムーズに使えるようになるためには、サポート体制が充実したシステムを選ぶことをおすすめします。その他、機能面において自社の事業の特性を踏まえて最適なシステムを選択しましょう。

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