最終更新日:2024-03-18
テレビ会議の常時接続で離れた拠点やリモートワークで働く社員との意見交換や業務連携をスムーズにしたい方へ。テレビ会議システムの種類や選び方のポイント、おすすめサービスを紹介します。
テレビ会議の常時接続とは、遠隔にある複数の拠点を通信回線でつなぎ、映像と音声で常に各拠点のオフィス空間を共有することです。
画面越しでも離れた場所で働く社員の様子がリアルタイムに確認できるメリットがあるため、的確なタイミングで遠方の相手と会話ができます。そのため、別の拠点やリモートワークで働く社員との迅速な情報共有や活発なコミュニケーション、場所にとらわれない柔軟な人材配置などの効果が期待できます。
「Web会議システムでも常時接続が可能では？」と、疑問に思う方もいるでしょう。確かにZoomやTeamsの有料プランであれば、1回の会議は最大30時間まで開催できるので、勤務時間中の常時接続が可能です。しかし、あえてテレビ会議システムの常時接続を選ぶメリットは3つあります。
テレビ会議システムはネットワークに接続できる環境であれば、デバイスの種類を選ばずに簡単に接続できます。一方、多くのWeb会議システムでは開催前にユーザーごとのアカウントや会議ごとにURLを作成しなければなりません。そのため、接続URLが毎回異なり、その都度IDとパスワードを入れてログインする手間がかかります。
高品質を追求するテレビ会議システムは、ハードウェアを使って映像と音声を配信する製品が多い傾向にあります。動画の送受信に用いる圧縮（エンコード）と圧縮した動画を元に戻すこと（デコード）をハードウェアで行うからです。
ソフトウェアでエンコードとデコードを行うWeb会議システムでは、映像と音声の品質は端末の性能に左右されます。マシンスペックが低い端末だとアクセスが集中したときに、ラグやハウリングが発生して映像と音声の質が悪化する可能性があります。
テレビ会議システムは高性能なカメラやマイクをセットで売る製品もあります。室内全体の映像と音声を拾えるため、常にPCの前にいる必要がありません。
端末の内蔵カメラ・スピーカーで動画を送受信するWeb会議システムは、室内全体の映像や音声を拾えません。常時接続をするなら、勤務時間中は常にPCの前にいる必要があります。
そうすると、Web会議システムのアプリケーションを常にPCに起動させたままの状態でいなければならないため、ほかのソフトの動作に影響を及ぼし、作業効率が下がる恐れがあります。
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常時接続に使えるテレビ会議システムは、大きく分けると、（1）専用システムと機器をセットで提供してもらうタイプ、（2）既設PC等を利用できるタイプ、（3）様々なアプリケーションを使って接続したい場合に向くタイプと3つあります。
カメラやマイク、モニターなどテレビ会議の構築に必要な機材と専用システムをセットで提供するタイプです。
| サービス名 | 特徴 | 国産/海外産 |
|---|---|---|
| LoopGate | 運用後のサポートが充実しており、専属のIT担当者がいない場合も安心。 | 国産 |
| Zoom Rooms | Zoomと同じように相手方を招待すれば会議できる、手軽さが強み。 | 海外産 |
| Microsoft Teams Rooms | オンライン上のコミュニケーションツールがそろう。Skype経由での通話も可能。 | 海外産 |
| Cisco Webex Room | オート起動やフレーミングなど、便利な機能を搭載。 | 海外産 |
ギンガシステムが提供する国産のWeb会議システム、LoopGateでは常時接続に最適なパッケージソリューション「お隣オフィス」を提供しています。要望や環境に合わせて、最適なネットワークと機器を選定・構築できます。
「Zoom」「Teams」「Webex」はオプションで常時接続に対応。専用端末の購入が必要になるため、WEB会議システムの月額料金と合算して検討しましょう。日本語サポートがないことや時差が不安なら、日本国内の販売代理店からの購入がおすすめ。「Zoom Rooms」は、NECネッツエスアイやV-CUBEなど販売代理店が豊富にあります。
手持ちのPC等からWebブラウザに接続するだけで、常時接続を実現できるタイプです。モニターやカメラも既存のものを利用できるため、初期費用を抑えてテレビ会議の常時接続を実現したい企業におすすめです。
たとえば、「OfficeTV」は初期設定さえ行えば、次回からはPCの電源を入れるだけで複数拠点間を自動接続可能。表示拠点やレイアウト設定などの切り替え操作もテレビチャンネルを変える感覚で簡単に行えます。また、デジタルサイネージとして人事関連の告知や健康診断など社内通達にも活用できます。
そのほか、提供形態が特徴的なものとしてはオンプレ・ASPタイプ双方から選択できる「FreshVoice」。また、「letaria」は利用人数に応じて個別にアカウントを発行するユーザーID登録プランに加入すれば、1回の会議で24時間連続利用できます。毎朝接続すれば、勤務時間中はテレビ会議の常時接続に近い使い方が可能です。
「Zoom Room」や「Teams Room」などの汎用的なクラウドサービスとシームレスに接続できるタイプです。サービス例にPolyの「会議室ソリューション」があり、IT管理者の運用管理を効率化できる音声デバイスを一元管理するクラウドツールを用意しています。
すでに社内で導入済みのWeb会議システムや取引先が使うミーティングツールと相互連携させて、円滑なコミュケーションを取りたい企業に適しています。
続いてテレビ会議システムの選び方のポイントを4つ紹介します。
遠隔地にあるオフィスの状況や朝礼以外に、チームミーティングや役員会議、商談などの用途でテレビ会議システムを使いたい企業は、画面や資料共有が可能な会議機能があるものがおすすめです。
たとえば「Zoom Rooms」には、据え置き型のモニターにPCの画面をワイヤレスで共有できる機能やホワイトボード機能があります。「letaria」も、発言者の資料を参加者全員に共有できる機能を搭載。
対面のコミュニケーションの延長でテレビ会議の常時接続を検討している企業であれば、「お隣オフィス」のような常時接続に特化したタイプがおすすめです。
テレビ会議の常時接続には、対面と同様の臨場感あるコミュニケーションが求められます。そのため、安定した通信品質で高画質かつクリアな音声を配信できるかも重要なポイントです。
たとえば、「お隣オフィス」は、専用端末である簡単テレビ会議「LoopGate」に拠点全体で一定の通信品質を保つ自動調整機能を搭載。この機能は、ある拠点の通信状態が悪いときに全拠点の映像品質を落として、音声を優先することで通信品質を維持します。
複数拠点で同時にテレビ会議を常時接続したい企業は、自社の拠点数にテレビ会議システムの最大同時接続数が対応しているか確認しましょう。
たとえば「お隣オフィス」に使われる簡単テレビ会議「LoopGate」では、料金プランの範囲内で接続できる同時接続地点は4拠点まで。5拠点以上の常時接続を実現するには、「LoopGate」の多地点接続サービス「ミーティングネット」を利用するか、追加費用を払って多地点接続用サーバーを導入しなければなりません。
「FreshVoice」は定額制のフラットプランに加入し、各拠点の接続先を登録した電話帳機能を使えば、3クリックの操作で最大250拠点の同時接続が可能です。
定着支援サービスが充実しているかも大事な選定ポイントです。直感的な操作で利用できるテレビ会議システムが多いため、運用がスタートすれば多くの社員がすぐに使いこなせるでしょう。しかし、社員数や拠点数が多い大企業では、機材設置、全社員への告知、操作マニュアルの作成などの運用前の準備に多大な労力を費やすこととなります。
IT管理者の作業負荷軽減や社員教育などの支援が必要な企業は、定着支援サービスがある国産のテレビ会議システムが適しています。たとえば「お隣オフィス」は、導入から最初の3回目の会議までLoopGateのスタッフが操作方法を無料でサポートしてくれます。その他、ネットワーク構築から機材の選定、運用構築にいたるまでサポートがパッケージ化されている「VTV4K」のようなサービスあります。
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（出所：お隣オフィス公式Webサイト）
簡単テレビ会議「LoopGate」にカメラ、スピーカーマイク、モニターといった常時接続に必要な周辺機器をパッケージで提供。機材一式を設置し、それらをLANに接続するだけでテレビ会議の常時接続が可能に。接続後の操作はリモコンで簡単に操作できる。
無料トライアルがあるので、映像や音声の品質を確認したうえで導入できる点も大きなメリットだ。
クラウドを介したデータの送受信による情報漏えいのリスクが不安な企業のために、閉域網内にオンプレミスのサーバーを構築することも可能。セキュアな環境で安定した通信でテレビ会議の常時接続が行いたい企業におすすめ。
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（出所：Zoom Rooms公式Webサイト）
会議室やオフィスに「Zoom Rooms」をインストールした専用端末を設置。そこに会議の参加者が集まって、タブレットから「開始」ボタンをタップするだけで遠隔地にいるメンバーとの常時接続が実現する。
「Zoom Rooms」の専用端末や周辺機器を使うことから、個人PCにZoomのアプリケーションを常駐させる必要もない。そのため、常時接続しても個人PCのメモリやCPUなどのリソースを消費することなく、高画質でクリアな音声のテレビ会議が可能。
一般的なテレビ会議システムと違い、接続先の相手がインターネット回線につながる環境とZoomアプリの入った端末を持っていればどこにいても会議に招待できる柔軟性もある。
（出所：Microsoft Teams Rooms公式Webサイト）
Teams会議を活用したテレビ会議ソリューション。オフィスの会議室に専用端末やカメラ、マイクなどのTeams認定デバイスを設置することで、拠点間の常時接続やリモートワークの社員とオフィスの会議室にいる社員とのテレビ会議が実現する。こうした特徴からオフィスと在宅勤務のハイブリットワークを推進する企業で導入が進んでいる。
テレビ会議機能だけでなく、Skype経由の電話利用や音声の会議、チャット機能などオンラインコミュニケーションに必要なツールが一通りある。低コストでオンラインコミュニケーションを実現したい企業におすすめだ。
（出所：Cisco Webex Room公式Webサイト）
Web会議システム「Webex」の機能が搭載されたハードウェア一体型のテレビ会議システム。会議の参加人数や用途に合わせて豊富なラインナップを用意。
人を認識するとシステムが自動的に起動する自動ウェイクアップ機能を搭載。起動後に自動ガイダンスが流れるので操作に迷うことなく別拠点との常時接続が行える。
室内にいるすべてのメンバーを自動的に検知するベストビューオーバー機能や、離れた席に座るメンバーもカメラに収まるよう調整するフレーミング機能、会議中の話者を特定するスピーカートラッキング機能がある。こうした特徴から離れた拠点のメンバー全員とリアルに近いコミュニケーションが実現する。
（出所：VTV4K公式Webサイト）
臨場感たっぷりの常時接続が期待できるオンライン会議システム。4K解像度とステレオ音声で、相手があたかもその場にいるような「リアル空間」を作り出すことができる。バーチャル株主総会・会社説明会など重要局面での利用が多いが、コミュニケーションの活性化や臨場感アップを図りたい場合には常時接続にもおすすめ。
同社がオンライン会議ツール開発・提供に長年携わった経験を活かして最適な機器の選定はもちろん、使いやすいボタンなどのGUIのカスタマイズ、更に手順などの運用管理に至るまで、個社ごとにパッケージ製品として提供してくれるのも心強い。
既存の設備を使ってブラウザに接続して使えるテレビ会議システムを3つ紹介します。
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（出所：OfficeTV公式Webサイト）
初期設定をすれば、次回からはPCの電源を入れるだけで拠点間を自動接続できるテレビ会議システム。面倒なログイン操作は不要。ワンタッチで離れた拠点の画像が順次常時接続され、全拠点の様子が一目瞭然となる。更に、オフィスサイネージ機能もあるので、経営者からの連絡や新入社員の入社情報の告知など社内情報の通達にも活用可能。表示させたい拠点の画面レイアウト設定や1対1の対面画面などの切り替え操作は、テレビのリモコンでチャンネルを変える感覚で行える。
WebカメラやTVモニターなど必要な機材がそろっていれば、申し込みからわずか数日程度で利用可能。テレビ会議の常時接続を早く始めたい企業におすすめ。
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（出所：letaria公式Webサイト）
安定した通信環境で効率的にミーティングできる、国内産のWeb会議システム。混雑時はには体感品質・データ通信量最適化技術「Mintent（R）」を用いて、データ量をコントロール。声・映像品質を適正化し、途切れにくいオンライン会議を実現できる。1回あたり最長24時間まで接続できることから、常時接続だけでなく長尺のミーティングも可能だ。
また、日本の会議文化で使いやすいミーティングモードを搭載。プレゼンテーションモードでは、参加者が資料を自由にめくれる参照モード、資料共有者のページ送りを強制同期モードを用意。グリッドモードに切り替えれば、表情や身振り手振りが確認できるので、オンラインでもスムーズな会話が実現する。
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（出所：FreshVoice公式Webサイト）
Web会議システムであるにもかかわらず無制限に常時接続できる定額プランを用意。同時接続拠点数も最大250と豊富にあり、複数拠点の同時接続でも全拠点の音声がクリアに聞こえるため、対面と遜色ないコミュニケーションが行える。マルチデバイスで会議にアクセスできるため、部署内の少人数の打ち合わせから全拠点一斉の朝礼、大規模な支店会議と様々なニーズに対応。
ドキュメント共有・デスクトップ共有機能は資料の共有だけでなく、ほかの参加者が直接資料に書き込みできることから、議事録作成や資料修正の手間が省け、生産性向上が期待できる。
既存のクラウドサービスと連携して、常時接続ができるテレビ会議システムを紹介します。
（出所：会議室ソリューション公式Webサイト）
ZoomやTeamsなどのWeb会議システムだけでなくAWSのようなIaaS、Avayaのようなコールセンター向けプラットフォームと様々種類のアプリケーションと連携できる強みを持つ。
会議の人数や用途に合わせた機材の製品ラインナップも豊富で、それらの多くはフルHD1080pの高画質な映像に対応。音声品質にも優れていて広帯域22kHzの臨場感あるクリアな音声を実現する。加えてオフィスの空調や機器の動作音などのノイズを除去する高度な音声処理技術を搭載。
複数のアプリケーションとテレビ会議をシームレスにつなぎ、高品質な音声と映像でストレスなくコミュニケーションを取りたい企業におすすめだ。
離れた拠点やリモートワークで働く社員とのリアルタイムの情報共有や業務連携、ハイブリットワークの実現、出張費の削減など、様々なメリットをもたらすテレビ会議の常時接続。コロナ禍を機にリモートワークの導入が進み、社員同士の一体感向上や迅速な意思決定を行うためにテレビ会議の常時接続を検討する企業が増えています。
導入目的や現在保有する設備などを考慮したうえで、本記事で紹介した選定ポイントなどを参考に、最適なテレビ会議システムの導入を検討してみてください。
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