最終更新日:2024-04-11
顧客情報や契約情報のExcel管理に限界を感じ、保険代理店システムの導入を検討している方へ。保険代理店システムでできることや、タイプ・比較ポイント、タイプ別のおすすめシステムをご紹介します。
保険代理店システムとは、保険代理店の業務に特化したCRM機能を中心に、スケジュール管理や各種データのエクスポート、顧客の意向把握といった機能が搭載されたシステムです。顧客管理業務や募集活動の効率化、業務品質や生産性の向上といった効果が期待できます。
| 顧客情報管理 | 年齢や家族情報、年収といった属性情報から、契約情報や面談記録、ライフプラン情報まで、あらゆる情報をデータベースで一元管理。顧客対応や営業活動をスムーズにします。 |
|---|---|
| 契約情報の一元管理 | 異なる保険会社の契約情報を一元管理できる機能。解約・更新情報が自動反映されるので、最新の契約情報を把握しやすくなります。 |
| 顧客対応履歴 | 事故、苦情、未納といった対応状況を可視化する機能。顧客対応の品質向上、対応漏れ防止といった効果が見込めます。 |
| 集計/分析機能 | システム内に蓄積されたデータを集計・分析する機能。集計・分析結果は、経営指標の見える化や顧客層の把握に役立ちます。 |
| グループウェア機能 | 個人・グループの行動管理、会議室管理など、グループウェア機能を備えたシステムも。グループウェアを別途で用意しなくても、社内のコミュニケーションが円滑になります。 |
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保険代理店システムは大きく3つのタイプに分けられます。それぞれのタイプの強みや特徴について解説します。
顧客情報や案件、契約の管理だけでなく、意向確認や商品の検索・提案・申込み管理など幅広い業務の効率化に対応している多機能タイプ。たとえば、「CSBsystem」は従業員の勤怠管理や教育コンテンツの提供まで対応可能。業法改正だけでなく、組織強化・業務全体の効率化を図りたい組織におすすめです。
その他、「AS-BOX」のように顧客の意向に合った商品検索に強みを持ったシステムも。諸条件を入力するだけで、複数の保険会社の商品を一括で見積・試算でき、比較表まで作成可能です。
「YouWill-CRM」は生保・損保の必須機能に加えて、満期更改日に合わせた自動メール配信など、業務効率化をサポートする機能を標準搭載しています。シンプルながらも、実用的なシステムです。
顧客管理や案件管理など、保険募集人向けの機能に強みを持つタイプ。顧客管理においても、「名寄せ」「進捗管理」「意向把握」といった機能が充実しており、募集行為上のヒューマンエラー防止や営業の効率化に役立ちます。
「IAS」のように、意向に応じた商品推奨、絞り込みができるシステムなら、募集人のスキルに関わらず、適切な商品提案ができるように。募集人の生産性や接客品質を向上させたい組織に適したシステムです。
活動予定を記載したスケジュールや各種掲示板、ファイルフォルダを使った各種資料の共有、日報管理など、社内での情報共有に役立つ機能がそろったタイプ。
保険の更新期限や顧客との面談予定を一元管理するスケジュール機能や、提案から成約までの進捗を一括管理できる機能など、通常のグループウェアに比べて保険代理店業務に特化しているのが特徴です。
「サイボウズOffice 保険代理店パック」のように、特定業界向けのカスタムアプリパッケージを提供しているグループウェアも。スモールスタートで社内のコミュニケーションを円滑にしたい場合、こちらのタイプが選択肢になります。
保険代理店システムを導入検討する際に留意したい、3つの比較ポイントをご紹介します。
1つのIDで複数の保険会社情報を閲覧できる「共同ゲートウェイ」との連携機能があれば、申込成立時の各種情報がシステムへ自動反映されます。共同ゲートウェイを介した契約情報の入力・更新が不要になるため、業務負担の軽減に役立ちます。
たとえば、「インプラス・ウェッジ」や「WiseOffice2」は、保険共同ゲートウェイの成立連動データを利用し、申込成立状況をオートで管理できます。「hokan」でも、共同ゲートウェイから既契約情報を一括で取り込み、顧客の契約状態がメンテナンスされ続ける仕組みを作れます。
システム内にスタッフ管理機能が組み込まれていると、ワンストップで勤怠管理や成績管理が行えます。
たとえば「MIC-ViewSystem」や「保険VOS」など、勤怠管理機能を搭載しているシステムは少なくありません。ただし、勤怠管理に特化したシステムに比べると機能は限定的なので、就業規則が細かい組織には適していないでしょう。また、「インプラス・ウェッジ」のように、営業成績管理機能を搭載したシステムも。
適切なアフターフォロー、顧客の要望・苦情のアラート通知、コンタクト履歴など、営業活動支援機能の充実度は、とても重要な比較ポイントとなります。特に、募集人の生産性・接客品質の向上を目指すにあたって、欠かせない機能だといえるでしょう。
たとえば「CSBsystem」には、誕生日や満期のほか、逓増定期・解約返戻金のピーク、家を購入したい時期などをリマインドするライフイベント通知機能を搭載。適切なタイミングでのアプローチができるようになります。また、「御用聞き」は連携可能な営業支援ツール（オプション）を複数用意しており、オンライン面談やSMSを使ったプロモーションなどが可能に。
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(出所：hokan公式Webサイト)
データ連携を簡単に実現し、顧客情報と契約情報を一元管理する保険代理店システム。保険代理店の業務運営に必要な機能が多数そろい、1つのプラットフォームで顧客管理からアフターフォロー、成績の集計まで対応している。
幅広い業務に対応しているのに加え、深い業務理解に基づいた直感的な操作性も特徴。活動記録や報告書のテンプレート設定機能、意向把握と合わせて商品提案まで行える推奨商品設定機能など、業務効率化に役立つ機能が充実している。その他にも、データエクスポート機能で集計工数を削減したり、条件検索・ソート機能で必要な情報をスムーズに抽出したりといったことが可能だ。共同ゲートウェイや自社Webサイトとの連携による、一部業務の自動化にも対応。
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(出所：AS-BOX公式Webサイト)
生保に特化して、意向把握から商品の検索・提案・申込までワンストップで対応できる保険代理店向けシステム。中でも顧客の意向に合った商品検索に強みを持ち、条件を入力するだけで27社もの保険商品から商品を探し出し、一括で見積・試算まで行うことができる。統一フォーマットで作成した商品比較表は、各保険会社より募集文書を取得済みのため顧客にもそのまま提示可能。メールで送付したり、オンライン相談で画面投影しながら提案することで業務効率化や顧客満足度の向上が見込める。
また、登録した個人情報や設計内容は各社設計書システムへデータ連携可能。スムーズな申込手続きも期待できる。
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(出所：YouWill-CRM公式Webサイト)
必須機能だけでなく、業務効率を高める便利な機能を標準搭載した保険代理店システム。生保と損保どちらもカバーし、面談記録や顧客・契約詳細など、各種保険データの一元管理に対応。移管済み契約を区別して登録すれば、誰が見ても分かりやすい状態に。
更改日と担当募集人の割り当てまで、損保の満期情報はCSVで一括取り込み可能。期日までのスケジュールに沿ってリマインドメールを自動送信し、管理業務の負担を軽減できる。人的ミス・対応漏れ防止にも役立つ。
標準機能が充実しているため、カスタムがほとんど要らないこともメリット。「報酬計算」や「営業成績レポート」といった独自箇所の調整だけで、自社に最適化したシステムを構築できる。
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(出所：CSBsystem公式Webサイト)
全国100社以上、6,000人以上の募集人が利用している、保険代理店専用の顧客・契約管理システム。訪問型やショップ型、地方特化型、大規模、中小規模など、様々な業態・規模の乗合代理店が利用している。大きくは、顧客管理、マーケティング・営業活動支援、体制整備対応の3分野をサポートする機能を搭載。代理店業務を幅広く効率化することができる。
加えて、ライフプランに合わせたアフターフォローを可能にするライフイベント通知機能や、顧客対応漏れを防止する要望・苦情管理機能など、売上向上につながる機能も充実。また、営業スキルや個別マーケティングの動画、セミナーといった教育コンテンツを提供しているのが特徴的だ。
(出所：WiseOffice2公式Webサイト)
NTTデータ保険会社共同ゲートウェイを利用した、クラウド型顧客・契約管理システム。保険契約の新規契約データ、異動データ、失効・解約データを取り込んで、新規登録・更新を自動化。自動名寄せをして、案件履歴や契約情報のなどを顧客単位で管理できるように。手入力を最小限に抑えることで、入力ミス・コスト削減といったメリットも見込める。
また、ToDo管理や見込み顧客の管理、顧客・契約・案件履歴情報と紐づけたファイル保存など、業務効率化に役立つ機能がそろう。スケジュールの設定や会議室などの施設管理機能といったグループウェア機能も。
(出所：MIC-ViewSystem公式Webサイト)
保険代理店に必要なあらゆる情報を総合管理できる保険代理店システム。システム開発会社は、保険代理店歴40年超、保険代理店システム開発歴30年超という実績を持ち、長年のノウハウを活かしたユーザビリティの高さが特徴だ。
顧客管理や契約・満期管理、対応履歴の蓄積共有、CTI（電話連携機能）、見込み情報の登録・管理、意向管理といった基本機能に加えて、事故内容・書類の流れの把握・保険金支払いをトータル管理する事故管理、担当者ごとに手数料実績を集計する手数料管理など、他システムにはない機能がそろう。各社の体制などを把握した上で運用方法の提案を受けられる、サポート体制の充実度も魅力。
(出所：インプラス・ウェッジ公式Webサイト)
損害保険会社と保険代理店が共同開発した、保険代理店・保険会社の業務ノウハウが集約された大型代理店向けシステム。保険販売支援から各種事務管理、経営管理までの業務をトータルでサポートする。企業内代理店や金融機関関係代理店、訪問型・来店型代理店など多様な業務形態に対応している。
共同ゲートウェイとの連携に対応しており、申込成立状況管理の自動化をはじめとした事務効率化や、強力な顧客データ検索機能を活かした販売力強化といった効果が期待できる。更に、保険代理店の業務特性を理解した保守サポートを提供。また、高度なアクセス権限設定など、情報セキュリティ対策も充実している。
(出所：御用聞き公式Webサイト)
Salesforceのクラウド型顧客管理プラットフォームを基盤とする、保険代理店向け顧客管理システム。強力な自動名寄せ機能で顧客情報を一括管理できるほか、対応漏れ防止に役立つ保険募集支援システムなどが用意されている。Salesforceをベースにしているので、安定感と信頼性に定評あり。Salesforceアプリをダウンロードすれば、スマホからの操作も可能だ。
保険会社システム連携ツールやオンライン面談システム、SMS送信サービスといった連携可能な営業支援ツール（オプション）が充実しているのも特徴。これらをトータル稼働させることで、大幅な業務効率化と生産性向上が期待できる。
(出所：IAS公式Webサイト)
Salesforce上で稼働する保険代理店ソリューション。属性情報や契約履歴、クレームといった顧客情報の一元化をはじめ、募集活動状況の全社共有による抜け漏れ防止機能、スケジューラーと連携した募集人の行動の見える化など、「攻める募集」を実現するための営業支援機能が充実している。
また、意向把握といった改正保険業法で求められる体制整備義務にも対応。面談歴の記録や意向把握確認書の出力、意向に応じた商品推奨・絞り込みなどの機能がそろう。オプションとして、募集人に関する情報の一元管理機能、契約・手数料データのインポート機能も。
(出所：保険手帳公式Webサイト)
顧客の保険加入状況を一元管理できるアプリ。代理店は契約情報、顧客からの問い合わせや更新済み・未更新の状況などのステータスまで管理可能。営業効率の向上が期待できる。顧客との連絡にはチャットを利用することでスピーディーに対応。更にアプリ上から一斉連絡できるため法改正の周知にも手間がかからない。
顧客側もスマホのアプリから自身の契約情報（契約内容・満期・年間支払額など）をいつでも確認できるのもポイント。契約を見直したい場合もチャットで気軽に相談でき、事故時にもワンタッチで連絡できるため顧客満足度の向上が見込める。
(出所：保険VOS公式Webサイト)
顧客情報管理や営業支援に強みを持つ、保険代理店向け顧客管理システム。顧客の保険加入状況を素早く確認できる情報一元化機能や、見込み顧客へのコンプライアンス対応チェック、データの機密性を確保するためのアクセス権限設定といった機能が用意されている。
また、顧客情報や案件情報と紐付けたスケジュールの管理と共有、社内SNS/メッセンジャーとして利用できる通知センター、情報の広報・共有に役立つ回覧板・掲示板など、グループウェアとしての機能も充実。セールスプランなら、イベント区分によって顧客をリストアップするEBM（イベント・ベースド・マーケティング）機能や、GPSで周囲の見込み客をリスティングするレーダー機能、商品カタログ機能などが利用可能に。
(出所：サイボウズOffice 保険代理店パック公式Webサイト)
サイボウズが提供するグループウェア「サイボウズOffice」の、保険代理店向けアプリをパッケージしたサービス。代理店業務の効率化や改正保険業法への対応を実現する、4つのアプリで構成されている。顧客の声を記録する「保険お客様の声」や問い合わせ管理アプリ「異動問い合わせ管理」、保険の提案から制約までを管理できる「生保/損保進捗管理」、顧客情報を登録・共有するための「顧客台帳」が利用できる。
また、スケジュールや掲示板、ファイル管理、ワークフローといった「サイボウズOffice」のグループウェア機能に加え、カスタムアプリの作成・利用が可能。
顧客情報や契約情報の管理、ライフイベントに合わせたクロスセル・アップセル、顧客からの問い合わせ対応など、保険代理店業務は膨大かつ煩雑です。事務作業に手間や時間を取られて、営業活動に専念できていない組織も少なくありません。
しかし、保険代理店システムを導入すれば、多くの業務を大幅に効率化することができます。加えて、対応状況の見える化や情報共有によって、接客品質の向上や売上アップといった効果も期待できるでしょう。
多機能タイプで一連の業務をすべてシステム化するのか、顧客管理に特化したシステムを導入するのか、またはグループウェアで情報共有の円滑化を進めるか、組織が抱えている課題によって最適なシステムは異なります。
本記事でご紹介した3つのタイプと比較ポイントを参考に、自社課題の解決につながる保険代理店システムの導入を検討してみてください。
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