最終更新日:2024-01-25
企業規模の拡大やグループ企業の増加に伴い、社内報のデジタル化を検討している広報担当の方へ。おすすめのWeb社内報ツールを、導入メリットやタイプ、比較ポイントとともに詳しく解説します。
Web社内報ツールとは、紙ベースの社内報をデジタル化・Web化し、作成・更新の効率化や閲覧率の改善などに貢献するサービスです。
特にグループ企業や社員数が多い企業において、社内報は会社のビジョンや理念を共有して帰属意識を向上させ、組織の目線を合わせて一体感を醸成する効果があります。従来の企業のほとんどは社内報を紙で発行していましたが、作成・配布の手間やコストの課題から、現在はオンラインでの配布に切り替えている企業が増えています。
Web社内報ツールを使えば、単に紙媒体をデジタル化するだけなく、アプリを活用して閲覧率や読了率を高めたり、作成・更新を効率化させたり、双方向のコミュニケーションが取れるようになったり、といったことが可能になります。
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具体的な導入のメリットを見ていきましょう。主に以下の3つが挙げられます。
紙ベースで社内報を作成していた場合、Web化によってまずは作成・更新・配布の負担が軽減されます。リアルタイムでの情報発信が可能になり、より柔軟な情報提供ができるようになることもメリットです。
また、ほとんどのツールがWord感覚で作業できるため、専門知識不要で運用可能。ベンダーのノウハウが詰まったテンプレートをコンテンツに合わせて活用するだけで、効果的な社内報を誰でも簡単に作成できます。ユーザー登録や記事の公開・更新作業も簡単で、担当者1人だけで運用しているケースも多数見られます。
アプリの活用により閲覧ハードルが下がり、スマホやタブレットから手軽に社内報を読んでもらえるようになります。作成した社内報はそのまま提供するだけでなく、閲覧者の属性ごとに記事を出し分けたり、ランキング形式で表示したりと、読み手の好奇心をくすぐり閲覧率アップにつなげる工夫も。また、通知機能を活用すれば、記事を更新したタイミングで社員の目に届くようになります。
各記事の閲覧率・読了率、加えて誰に読まれたかなどを数値化して、分析することも可能。社員の関心のある記事を発信すれば、閲覧率改善の好循環が生まれます。分析データをもとに文字数を調整したところ、読了率が改善したという導入例も。
Web社内報ツールはトップダウンのためだけのツールではありません。アンケート、コメント、SNSのようなリアクション機能などにより、従業員が考えていることをリアルタイムで収集し、共有できるように。それらをコンテンツに反映することで、より良い内容に改善することができます。
Web社内報ツールは、大きく２つのタイプに分けることができます。
社内報のテンプレートや、CMSのような記事作成機能を搭載した、コンテンツ作成に強みを持つタイプ。記事の入稿や配布を効率化したい、記事の管理をスムーズに行いたい、といったニーズに応えます。
多くのツールでタイムリーな情報発信を重視。たとえば、「WMZ」では、「カンタン記事作成」機能により、掲載したい時にすぐに更新できるため、伝えたいタイミングを逃しません。また、事前に記事を作成し、公開日時を設定しておくなどして、編集部の負担を減らすことも可能です。
社内報だけでなく、マニュアルや日報、社内規定など、社内の情報やノウハウを蓄積・共有することに強みを持つタイプ。社内SNS、グループウェア、社内Wikiとしても活用できるので、社内の情報を一元管理したい方におすすめです。
たとえば、「desknet’s NEO」は、スケジュール管理やプロジェクト管理、ワークフローなど、業務効率化に特化した機能が充実。HTMLなどの知識がなくても、社内報や総務ポータルといった社内向け情報サイトを簡単に作れるのも魅力です。
「WORKSTORY」は、コンテンツ発信や社内連絡、ファイル管理など、ポータル型の基本機能に加えて、アンケート機能やコミュニティ機能、メンタルチェック機能が搭載されているのがユニーク。社内交流やモチベーション維持に活用することで、定着率アップに貢献します。
ニーズに合わせてタイプを検討したら、以下のポイントで比較検討を進めます。
閲覧率を改善させるためには、まず、気づいてもらう「通知の工夫」と、興味・関心を惹きつける「読ませる工夫」が欠かせません。
スマホアプリに対応していることはもちろん、メール通知やプッシュ通知機能のあるツールを選ぶことで社員の閲覧を促せます。たとえば、「TSUTAERU」のメール通知機能では、記事公開の翌日に、新着記事のタイトルやURL、おすすめポイントなどを全社員にメールで一斉通知。また「ザ社内報」のように、SlackやTwitterなど普段使っているツールと連携できるものもあります。
たとえば、「OWNEDNEWS」や「社内報アプリ」では、所属部署や役職ごとにユーザーをグループ分けし、閲覧可能な記事を設定可能。それぞれのユーザーに対して、自分の業務に直結する記事や興味を引く情報に絞って届けられます。このように、従業員一人ひとりの「読みたい！」という気持ちを引き上げる表示形式の工夫があるかどうかもポイントになります。
また、一般的なWeb社内報ツールでは、豊富なデザインや人気記事ランキングなどが表示できますが、あえてそのような要素を排除することでコンテンツに集中させる狙いを持ったツールもあります。「ourly」や「OWNEDNEWS」などがそれに該当しており、閲覧画面は誰もが見やすいシンプルなデザインとなっています。
自社の従業員の属性に適した閲覧画面の設定ができるものを選択すると良いでしょう。
紙からデジタルに移行することで「社内報がどれくらい読まれているか」「どんな情報が求められているか」を可視化することができます。ツールによって分析項目は異なるため、「自社が知りたい項目で分析ができるか」「どの範囲までデータが取れるのか」確認しておきましょう。
たとえば、「ourly」では、部署別・役職別・職種別といったグループや、トップメッセージ・ノウハウ・自己紹介などカテゴリごとに分析可能。社員の関心や興味を把握することで、より精度の高い内容にブラッシュアップしていけます。また、「NotePM」はSNSのように「いいね！」を残して人気ページランキングを調べることも可能。反対に未閲覧者も割り出せるため情報の周知・徹底にも役立ちます。
多くのサービスでYouTubeなどの埋め込みに対応しているため、社内報に簡単に動画を取り入れられます。中でも、「TSUTAERU」は、動画作成機能を搭載しており、60秒程度の短い動画を手軽に作成して社内報にアップできます。公開するドメインを指定して、限られた環境でのみ再生可能な動画コンテンツにできるので、セキュリティ面も安心。煩雑な動画配信ワークフローも自動化できます。
社内報は継続的に魅力的なコンテンツを作成することで、より効果を発揮します。「社内でコンテンツを作成するリソースの確保が難しい」、「ツールの提供だけなく、記事の企画提案もしてほしい」という場合には、コンテンツの作成支援に対応しているかどうかも確認しておきましょう。
たとえば、「ザ社内報」では、コンテンツの企画支援から相談可能で、動画の撮影にもオプションで対応。「OWNEDNEWS」でも企画から取材、撮影、原稿やイラストの作成まで、コンテンツ作成を任せられるオプションが充実しています。
タイプ別にオススメのツールをご紹介します。まずはWeb社内報特化型の7つから。
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(出所：ザ社内報公式Webサイト)
導入事例750を超えるCMS「Clipkit」のWeb社内報に特化したサービス。直感的なUIとアイコン表示のわかりやすい管理画面で、誰でも簡単に記事を作成できる。カテゴリ、タグでの情報蓄積や「いいね！」、コメントなどのコミュニケーション機能で情報集約・双方向コミュニケーションを促進。
また、独自開発のアクセス分析ツールで記事の反響を確認できる。インナーブランディングや社内コミュニケーションの課題を発見・解決したい方に。iOS・Androidアプリ対応で、普段社内報を閲覧しない人にもアプローチ可能。
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(出所：ourly公式Webサイト)
社員のエンゲージメントを向上させるWeb社内報ツール。SNSのように気軽にコメントできる仕様で、社内のコミュニケーション活性化に寄与する。記事の入稿・管理・分析を直感的に行えるシンプルさを追求した画面、閲覧状況が一目で分かる独自の分析機能、月1の定例・レポートによるサポートが特徴。
プロフィールサービス「ourly profile」と組み合わせると、記事執筆者やコメントした人のプロフィールが確認でき、社員の相互理解や組織理解をより深められる。
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（出所：OWNEDNEWS公式Webサイト）
カジュアルなデザインとシンプルで使いやすい機能性で、「楽しんで使ってもらう」ことを追求したWeb社内報ツール。閲覧した記事には手軽に「いいね」とリアクションしたり、コメントしたりできるので、SNS感覚で利用できる。記事の公開範囲は最大10段階で設定可能。管理職、アルバイト、従業員の家族など、記事の内容に応じて柔軟に対応することができる。更に、記事公開前の承認機能も搭載しているので、公開範囲を間違ってしまった際も安心。情報漏洩のリスクを未然に防ぐことも可能だ。
また、代理投稿機能を使えば、社内報の記事作成まで手が回らない管理職であっても、他の従業員に代理権限を付与することで情報発信できる。「いつも同じスタッフしか記事を更新していない」といった社内報のマンネリ化防止にもつながる。
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（出所：Story公式Webサイト）
「Wantedly」を運営する会社が提供する、入社後の従業員の定着・活躍をサポートするオンライン社内報プラットフォーム。社内からのアクセスに制限した環境で、事業戦略やチームの方針からプライベートまで「ここだけの話」を安心して共有でき、情報の透明性を促進する。
「行動指針の共有」や「チーム紹介」など豊富なテンプレートを搭載し、洗練されたデザインフォーマットによってレイアウトや文字装飾に悩まずに記事作成が可能。作成した記事にはタグ設定が可能で、読みたい社内報を後から探すときも便利だ。記事公開時にメールやSlackで自動通知でき、ログインなしでもメール内で記事が読めるため、閲覧率の向上にも効果的。記事への「いいね」やコメント機能を使った気軽なコミュニケーションで、帰属意識の強化にも貢献する。
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(出所：SOLANOWA公式Webサイト)
社内コミュニケーションの課題解決に役立つ機能が充実した、エンタープライズ向けのWeb社内報アプリ。文章や写真はもちろん、動画ファイルや音声ファイルなど、豊富な表現方法に対応。SNS感覚の「いいねボタン」、用途に合わせた無制限のアンケート、問い合わせフォーム、コメント機能、アクセス解析などで記事の反響を確認できる。日本語、英語はもちろんスペイン語やドイツ語など多数言語に対応。
アクセス元URL制限、セキュリティログ監視、多重ログイン認証などセキリュティにも力を入れている。
(出所：社内報アプリ公式Webサイト)
社内報専門会社によるノウハウが満載のインターナルコミュニケーションポータル。社内報に必要な汎用テンプレートを標準装備しており、迷わずスムーズに見栄えの良い記事を作成できる。
閲覧画面は記事の表示数やランキングの表示位置などを変更可能。既存の社内ツールと似たレイアウトにして親しみやすくする、更新頻度が高い週は記事の表示件数を増やすなど、施策に合わせた調整ができる。記事の出し分け、未読記事の一覧化などの機能により、読み逃しを軽減する。
(出所：TSUTAERU公式Webサイト)
コミュニケーション不足を改善し、企業ブランドへの理解を促進して、従業員エンゲージメントを高めるクラウドサービス。リアルタイムでも予約でも、コンテンツに合わせた最適なタイミングで発信することで訴求力を高める。Web社内報制作チーム側にはダッシュボードを表示。ニュースの既読率やアンケート回答率の表示が、現状把握の一助になる。
また、編集できる範囲の設定、ページ公開までの承認ワークフローの設定など、必要な権限設定が簡単に行えるのでチーム運用に最適。動画編集機能や、オプションのメール通知機能も便利。
(出所：WEB社内報「WMZ」公式Webサイト)
社内報PRや社内イベント、採用ブランディングなどを手がけるインナーブランディング専門会社によるWeb社内報ツール。タイムリーな情報発信を実現する操作性の高い記事作成機能と、読み手にやさしいブログ風投稿サイトのようなデザインが特徴。フリーワード、タグといった検索機能、ランキング表示、読ませたい記事をトップページ先頭に表示するピックアップ設定などで読み手を引きつける。
システム管理者からゲストまで権限を設定でき、複数人による同時編集が可能。社員1人ひとりにID/PASSを発行するユーザー認証により、安心安全にアクセスできる。
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（出所：NotePM公式Webサイト）
企業のほか、銀行・大学など7,000社で利用されている社内wikiツール。誰でも簡単に、見やすい形式のドキュメントを作成可能（画像編集や動画共有にも対応）。マニュアル・業務手順書などノウハウ・ナレッジ情報の共有以外にも、社内FAQ / 質問箱などの社内ポータル、更に社内報としても利用されている。作成した後も、いいね！やコメント機能、人気ページランキング機能なども搭載しているため、楽しみながら利用できるのも強み。
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（出所：クロジカ掲示板公式Webサイト）
社内報・業務連絡などを簡単に連絡・共有・蓄積できる社内クラウド。拠点や部署・部門など柔軟に公開範囲を調整できるため、必要な人に必要な情報を手間なく届けられる。モバイル利用もできるが、IPアドレスなどでアクセス制限もかけられるため安心。
本文検索や絞り込み検索などに対応しているため、必要に応じて過去の情報を探し出すことも簡単。公開後も管理画面から適宜修正することができるため、メンテナンスも手間がかからない。社内報のほかにも、「議事録」「改善提案」「クレーム報告」など、業務ノウハウやナレッジの蓄積にも有効。
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（出所：WORKSTORY公式Webサイト）
70名以上のベンチャー・中小企業向けのエンゲージメント特化型社内SNSツール。経営層のメッセージや事業部ニュース、社内イベントといった社内連絡をタイムライン上に表示し、PC・スマホのアプリ上でいつでも閲覧できる。定期的なクレドの自動表示やプッシュ通知、ポップアップで、情報の見逃し対策も万全だ。発信した情報のアーカイブ化だけでなく、社内規則やマニュアル、福利厚生など、社内資料のアップロードにも対応。情報一元化による利便性向上や業務効率化にも貢献する。更に、アンケート機能やコミュニティ機能を通じて、プロジェクトに対する意見交換や部活動の活動報告なども可能。社内コミュニケーションを通じて一体感を醸成し、離職率低下や定着率向上も期待できる。
会社全体・チーム・個人単位で、利用率をグラフで可視化することも可能。会社のエンゲージメント浸透度の把握や施策立案に活用できる。
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(出所：TUNAG公式Webサイト)
組織診断などもできるWeb社内報アプリ。会社からの発信に紐づけて、部署や社員からの投稿が設定可能。現場から意見やアイデアを吸い上げたり、タテヨコナナメなどの多様なコミュニケーションを自発的に生んだりする仕組みになっている。
日報、備品購入申請、研修報告、社内規定、動画や安全対応のマニュアル、社内報のバックナンバーといった情報を蓄積し、業務の効率化を実現。予防接種や部活動といった、社内の取り組みを可視化するツールとしても活用できる。
(出所：KYO-YU公式Webサイト)
柔軟なカスタマイズ性で、社内マニュアルから社内報まで一元管理ができる社内ポータルサイト。マニュアルや規則の管理を行う「社内Wiki型」としても、各部署のお知らせ、時系列に沿った情報発信、社内コミュニケーションのための「情報発信型」の社内報としても活用できる。
サイトマップの提案などの情報設計から、実運⽤フローの相談まで対応してくれる。初期コストのみで⽴ち上げられ、自社サーバー、レンタルサーバーなど既存の環境に設置できるのもポイント。
(出所：desknet’s NEO公式Webサイト)
新着情報や様々なコンテンツ、社内システムへのリンクを1カ所に集約するクラウドグループウェア。HTMLなどの知識がなくても、見やすく使いやすいインターフェースで、社内報や総務ポータルといった社内向け情報サイトを簡単に構築できる。
社内外の情報を集約できる企業情報ポータル（EIP）、予定管理・会議準備に活躍するスケジュール機能、会議資料をデジタル化しコストを削減する「SmartViewer」など、便利な27の機能をクラウド版・パッケージ版の2種類から導入可能。主要アプリはすべてスマホ対応する。
Web社内報ツール導入のメリットやタイプ、比較のポイントをご紹介しました。Web社内報に特化したいのか、それとも社内ポータルサイトとして活用したいのかを検討した上で、4つの比較ポイントを押さえて比較検討することで、最適なツールが見つかるでしょう。
以下、要点（よくある質問）をまとめておきましたので参考にしてください。
専用テンプレートや、閲覧促進機能、分析機能などは不要で、まずは、社内報の作成や共有のみを無料でデジタル化したいという場合には、社内情報共有ツールを使うのも一手です。無料で利用できるものも多数ありますので、詳しくは「ずっと無料で使える社内情報共有ツール13選。タイプ別の選び方」をご参照ください。
デジタル化により、作成・更新を効率化させたり、アプリを活用して閲覧率や読了率を高めたり、双方向のコミュニケーションが取れるようになったり、といったメリットが挙げられます。
主に以下の4つが挙げられます。
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