最終更新日:2023-01-06
会議の際に膨大な資料が必要な企業・自治体の方や、オンライン・オフラインにかかわらず会議の準備を効率化したい方へ。ペーパーレス会議システムの主な機能やメリット、タイプ別の選び方、比較のポイントを、おすすめのサービスとともに詳しく解説します。
ペーパーレス会議システムとは、紙の資料をデジタル化して、オンライン／オフラインでの会議を円滑にするものです。資料作成にかかるコストや会議の準備負担を軽減するだけでなく、会議をスムーズに進めるための機能や、必要な資料にすぐにアクセスできる管理機能が充実しています。
また、会議前に資料を配布できる、資料に直接書き込める、資料を並列表示できる、資料の該当箇所をピンポイントで拡大表示できるなど、紙の資料の良いところを活かせる点で、Web会議ツールの補完的役割として使われるケースも多いです。
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まずは、システムを導入することで、業務がどのように効率化されるのか具体的な機能をもとに解説します。
上記の機能を活用することで、以下のような利点が生じます。
わかりやすいメリットの１つが、紙に関わるコスト・手間の削減です。デジタル化により、印刷や紙書類管理、配布・回収（廃棄）が不要になります。また、資料の修正や確認作業もオンラインで行えるため、会議直前まで差し替えが可能。会議実施中でもその場で変更できるので、常に最新の情報を共有できるようになります。
誰もが同じ資料をダウンロードできるため、会議の参加者数の増減による部数調整も不要。急に人数が増えた時の予備資料を用意する必要も懸念もなく、ストレスフリーな状態で会議に臨めます。通知機能やカレンダー設定を使えば、会議開催や変更のお知らせも効率化。出欠状況や会議への参加状況も一元化して確認できます。
会議でありがちなのが、発表者が資料のどの部分を説明しているのかわからない、という悩み。ペーパーレス会議システムであれば、目線を合わせた上で双方向での書き込みができるので、意思決定のスピードが加速します。メール添付や、印刷配布ができない機密資料もシステムを通じて事前配布ができるので、あらかじめ目を通しておいてもらえば、より一層無駄のない会議に。
また、会議進行を管理者（事務局）に任せれば、発表者、参加者の画面の切り替えや、必要書類の並列表示などがスムーズになり、参加者は議論だけに集中できるようになります。さらに、活発な意見交換を期待するなら、ホワイトボード機能やメモ共有機能がおすすめ。話しながらのブレインストーミングによる双方向のアウトプットで、議論を活性化させられるでしょう。
こちらのメリットに魅力を感じる方は、後述する「会議の進行管理に強みがあるタイプ」のツールがおすすめです。
ペーパーレス会議システムを使えば、メモをスキャンやコピーなどのひと手間をかけて共有したり、議事録を作成したりする必要がなくなります。会議中にメモした内容はその場ですぐに共有できるほか、タブレットなどでの振り返りが容易。移動中などの隙間時間で見返して、次の会議に備えることができます。会議に欠席した場合にはアーカイブをチェック。会議の内容を踏まえた資料を閲覧できます。
重要な資料は、紙よりデジタルで配布する方が紛失や盗難などのリスクが少なくなります。さらにペーパーレス会議システムには、会議が終わったら自動的にデータを削除する、階層別に閲覧可能資料の制限をかける、端末にデータが残らないようにする、オンラインのみでの閲覧に制限するといった機能が豊富です。
セキュリティ面を重視してシステムを選びたい方は、後述する「資料管理・活用に強みがあるタイプ」のツールに注目してみてください。
ペーパーレス会議システムは、大きく2つのタイプに分けられます。
Web会議機能や発信者と参加者の画面切り替え、発表者タイマーなど、会議の進行に役立つ機能が充実しているタイプ。遠隔地との会議や社外の人との会議などが多く、表情も確認しながら会議を行いたい場合におすすめです。
たとえば「ConforMeeting/e」はQRコードから参加ができるWeb会議機能をはじめ、事務局による議事進行と発表者の切り替えや参加者ステータス確認など、リモート環境下での参加者の理解促進・議論活性化を支援する機能が豊富。会議前後のプロセス全体を最適化します。また、リアルタイムかつ双方向のコミュニケーションを重視する「MetaMoJi Share」は、発表者を指名できる機能やレーザーポインター機能など、伝えたいことが確実に伝わる機能が充実しています。
閲覧制限や公開期間の設定、アクセス制御などによりセキュリティを担保した上で、大量の資料を管理する機能が充実しているタイプ。全ファイル横断超高速PDF全文検索、Office文書のPDF自動変換、ファイルの一括ダウンロードなど、アップロードした資料を活用する機能も豊富です。官公庁や、自治体、教育団体での導入実績が多く、オンプレミス導入のサポートも手厚いケースが多数。対面での幹部会議などに使う社外秘の書類が大量にあり、管理が大変でペーパーレス化したい場合に向いています。
「役員会議のペーパーレス化」に定評のある「SmartDiscussion」は、「クラウド」「オンプレミス」「サブスクリプション」の他、インターネット非接続のセキュアな自治体ネットワーク「LGWAN」からでも利用可能となっており、幅広いラインアップからニーズにあったプランを選べます。
タイプを検討したら、以下の観点で最適なツールを比較しましょう。
まずは資料に直接書き込めるか、会議中でも自由に見たいページに遡ったり、先送りして表示できたりするかなど、紙と同じような自由度で、資料が閲覧できるかをチェック。このポイントをクリアしない限り、せっかくツールを導入しても、結局活用されなかったり、使いづらさから浸透しなかったりする可能性があります。
たとえば、「ConforMeeting/e」の個人作業機能は、会議中でも一旦操作同期から外れ、資料の先読みや別資料の参照、メモ書きなどが可能。紙の利点である「会議中に気になったことをささっとメモ」が、デジタルで容易に行えます。
また、高齢者などデジタル化に抵抗感がある利用者が多い場合には、段階的に機能を解放できる「SmartDiscussion」の調整機能などを検討するといいでしょう。「スマートセッション（日本インフォメーション株式会社）」にも初心者向けの「シンプルモード」機能があり、利用者のレベルに合わせた操作ができます。
オンライン開催のニーズが多く、互いに表情も確認しながら会議を実施したい場合は、Web会議機能が搭載されているタイプがおすすめです。ZoomなどのWeb会議ツールと連携することもできますが、「TIMO Meeting」や「スマートセッション」のように、システム上でそのままWeb会議やチャットができるものであれば、ワンシステムでより会議を効率的に進めることができ、資料共有などもスムーズに行えます。
社外との会議が多い場合は、ゲスト招待オプションを持つ「スマートセッション」や、「仮想会議室機能」を備える「moreNOTE」などがおすすめ。特別なアプリをインストールすることなく、ゲストもブラウザ上で簡単に会議に参加することができます。
会議中に必要な情報に素早くアクセスできるか、検索機能の充実度もポイントになります。「SmartDiscussion」ではすべてのPDFコンテンツを検索し、指定したキーワードを含む文書を抽出する超高速PDF横断検索機能を搭載。数百の大量ファイルの中から目的の文書を、わずか数秒で探し出すことができます。
「MetaMoJi Share」は複数表記にも対応。「斉藤」「斎藤」「齋藤」といった異体字や、「バ」「ヴァ」など複数表記がある場合でも抽出できます。さらに付箋機能を使えば、必要な書類にダイレクトにアクセスでき、迅速でストレスフリーな閲覧が実現します。
「moreNOTE」では、カレンダー形式で会議の予定や資料の表示が可能。「あの時の会議資料を部下に見せたい」「明後日の会議資料を事前に見ておきたい」といった場合にカレンダー形式で素早く資料にアクセスできます。日時に紐づく整理で、より一層資料管理が効率化されます。
100名を超えるような大規模会議を運営する場合には、遅延なく画面が同期できるかどうかも確認しておきましょう。人数に制限がない場合にも、公式HPの導入実績などを参照し、各社で問題なく会議が運営されていたかを確認しておくと安心です。
「ConforMeeting/e」は1サーバーで同時接続200台の導入実績があり、「スマートセッション」は500〜1,000台まで、「SmartDiscussion」は1,200台までの動作検証を行っています。ただし、会場のネット環境にもよるため、大会場の場合はWi-Fiルータの台数のような通信設備も確認しておくと良いでしょう。
2つのタイプ別に、おすすめのシステムをご紹介します。まずは会議の進行管理に強みを持つ6つのツールから。
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(出所：スマートセッション公式Webサイト)
会議に伴うトータルコスト削減が叶うペーパーレス会議システム。直感的な使いやすさ、柔軟なカスタマイズ性とセキュリティが特徴。キーワード検索、複数資料比較マルチ表示、自動PDF変換/登録ツールなど網羅的に機能が揃う。特にメモは「個人メモ」、数人で同時に書込み可能な「共同メモ」、メンバーが書き込んだメモを一括回収・管理が出来る「回収メモ」と3種類用意されている。
資料のダウンロードを禁止する「読み取り専用モード」や、会議室に入室時のみ参照可能な「オンライン専用モード」、会議室に参加出来るユーザーの制限、操作権限の有無、アップロード禁止など、資料別に設定できるセキュリティの柔軟性もポイント。
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（出所：TIMO Meeting公式Webサイト）
会議プロセスのデジタル化・自動化によって会議運営の効率化を支援するミーティングマネジメントツール。アジェンダの収集から展開、会議の実施、AI文字起こしによる議事録作成、ToDo管理まで対応している。
起案をテンプレート化することで論点の抜け漏れをなくし、資料作成にかかる時間を削減。会議前にシステム上でコメントのやり取りができる機能や事前決裁機能を備えており、あらかじめ論点の整理や回答の準備をしておくことが可能。会議中はより重要なアジェンダの議論のみに集中できるようになり、会議の「質」が向上する。ToDoの一元管理と自動リマインドによって、決定事項の確実かつ円滑な実行をサポート。長期的に振り返りができる仕組みづくりにも貢献する。
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(出所：moreNOTE公式Webサイト)
オンライン会議やテレワークでも簡単・セキュアに資料共有できるペーパーレス会議システム。役員会議などの社内会議や商談など、ビジネスシーンに合わせた会議機能が充実。アカウントがない社外ユーザーにもブラウザで共有できる利便性の高さも魅力。
会議資料はもちろん、更新の多いマニュアルや社内規定文書をアップロードしておけば、更新から配布までの手間と時間、かさばる紙を持ち運ぶ手間、保管スペースまで解消できる。多様なデバイスで利用できるので、いつでもどこでも資料にアクセス可能。外出先でのOffice文書編集も容易なので、営業担当者の業務効率化や、画面同期機能を利用した遠隔提案などにも活用できる。
(出所：ConforMeeting/e公式Webサイト)
直感的な操作と高セキュリティのペーパーレス情報共有で、会議の意思決定の迅速化と効率化を支援するペーパーレス役員会議システム。
特に、運用管理機能が充実しており、オプションで利用できる「議事進行コンソール」では、発表者・出席者画面のモニタリングにより一斉画面同期や発言権のコントロールが可能。事前登録した議事（発表者/資料/時間）に従えば、オンラインでもスムーズな進行を実現できる。幅広い利用者層を想定した画面設計も強み。ワンタッチ・ワン操作での同期、効率的な資料操作、使いやすいUIと資料登録機能で事前準備や情報共有が円滑化され、半日かかっていた会議が1.5時間に短縮されたという事例も。
(出所：MetaMoJi Share公式Webサイト)
双方向・リアルタイムな資料共有にこだわり、対面・オンラインにかかわらず、すべての会議を効率化するペーパーレス会議システム。メモ、写真、録音、動画、すべてを１つに残せるため、会議メモがそのまま議事録になる。必要なPDFファイルをインポートして、適切な位置にページを挿入できるなど、会議中でも素早く資料の変更ができ、会議運営の効率化をサポートする。
IPアドレスやユーザーごとの端末制限、印刷などの利用機能の一括統制、ログアウト時のログ削除などセキュリティ対策も万全。iPad、Windowsが混在する組織でも利用できる。
(出所：LiveOnPaperless公式Webサイト)
Web会議システム「LiveOn」に付随する資料共有機能。リモートワークやWeb会議が常態化している企業におすすめ。「LiveOn」の会議開催者から「LiveOnPaperless」利用者を招待。参加者は発行されたPaperlessキーをアプリの認証画面で入力するだけで会議資料（PDF）を閲覧できる。
閲覧・ページの拡大縮小・手書きメモ編集機能などを行うのは手元のスマートデバイス。iPad/iPhoneなどを導入したはいいものの、うまく取り入れられていない場合には活用促進としても役立つ。
続いて資料の管理や活用に強みがある3タイプを紹介します。
(出所：SmartDiscussion公式Webサイト)
企業向けと官公庁向けの2つのラインアップを提供するペーパーレス会議システム。操作性と閲覧機能、端末調達からキッティング、利用者向け操作研修まで対応するトータルサポート力が強み。
Zoom連携機能、ディスカッションで有用な資料/ホワイトボード同時書込機能、議案決議まで可能な議案投票・集計機能、2つの資料の並列表示、これら豊富な機能から特によく使うものを快適に利用できる「かんたんメニュー」設定などの充実した機能で、誰もが手軽にペーパーレス会議に移行できる。
企業向け・官公庁向けで計4タイプの料金プランがあり、企業向けのクラウドスタータープラン（10ライセンス）なら月額9,000円から始められる。ライセンス体系も柔軟かつリーズナブルなので、現在システムを導入しているが、コストを下げて使い勝手の良いシステムのリプレースを考えている方にも。
(出所：ECO Meeting公式Webサイト)
タブレット端末で直感的にセキュアな会議を開催できるシステム。Web会議システムとの連携、投票機能、事前設定可能な資料の自動削除機能、プレゼンターの画面を共有しながら手元の資料を自由に閲覧できるプレゼンテーション機能、資料への書き込み・付箋・マーカー機能と、多様なシーンで活躍する機能が多く、大学や病院の理事会・役員会議・教授会から企業の営業会議・チームミーティング、店長会議、株主総会、セミナー・講習会まで、「持ち運べる書庫」として幅広く利用されている。
個体認証によるアクセス制限、一定時間での強制ログオフ、アカウントロック機能、サーバーセキュリティ機能、ブラウザでのダウンロード制限機能、時限削除設定、多要素認証など、セキュリティ対策も万全。
(出所：RICOH Smart Presenter公式Webサイト)
リコーのペーパーレス会議ソリューション。国際会議等で培った信頼性、シンプルな操作性に定評があり、5,000人以上の役員クラスでの利用実績がある。アプリだけで利用できる無償版と、専用サーバーを利用した本格運用版の2タイプを提供。
会議ごとにパスワードを設定して会議参加者を限定できるほか、あらかじめ定義したグループによる会議参加の権限管理にも対応するなど、セキュリティの柔軟性も強み。また、専用サーバーが利用できない環境でも運用できるRICOH Smart Presenterの「フリー会議」により、外出先などサーバーが利用できない環境でも、iPad/iPhoneだけで運用できる点も心強い。ポイントの手書きメモや会議に議題を設定して、議題ごとに資料を独立させて運用するなど、スムーズな会議を支援する機能も揃う。
ペーパーレス会議システムの主な機能や、導入メリット、比較ポイントをご紹介しました。ペーパーレス会議システムは「準備の時間や印刷にかかるコスト・タイムロスのカット」「会議や情報共有の円滑化」「セキュリティ対策」などのメリットがあり、従来の会議の在り方を刷新してDX推進に一躍買ってくれるシステムといえます。
重視するのがWeb会議との連携や進行なのか、資料の管理・活用なのかでタイプを絞り込めば、最適なツールが選びやすくなるでしょう。
オンライン会議が浸透した今、次のフェーズとしていかに効率よく快適に会議を運用できるかを考える段階になっています。SDGsの時代を見据え、紙からの脱却の第一歩として、システム導入の検討を進めてみてください。
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スマートセッション
資料の印刷コストや資料の整理にかかる手間を減らし、会議にかかるトータルコストを削減するペーパーレス会議システム。柔軟なセキュリティ設定で資料の流出も防ぎます。...
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TIMO Meeting（ティモミーティング）
日本初の経営会議のためのミーティングマネジメントツール。会議プロセスをデジタル化し一元管理して会議の生産性向上を実現。意識・プロセスの改革に役立ちます。...
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