サービス概要

トクビザは、特定技能外国人の管理・申請準備・報告・面談・生活支援記録を一元管理し、支援業務の内製化と効率化を支えるクラウド型雇用管理システムです。特定技能外国人を受け入れる企業向けに、申請書類の作成、在留期限や支援タスクの管理、面談・相談記録の蓄積などをシステム上で一元化。必要な情報を蓄積し、各種書類作成や報告業務に活用できます。

登録支援機関に委託している企業でも、外部委託先と同じシステム上で情報共有しながら運用できるため、いきなり完全内製化するのではなく、段階的に自社支援へ移行しやすい点が特徴です。更に、外国人本人がスマホやPCから書類を確認・署名できるポータル機能や、多言語書類の作成機能にも対応。郵送・スキャンの手間を減らし、採用・契約・支援業務の効率化を支援します。

セキュリティ面では、テナントごとのデータ分離、個人情報の暗号化、操作ログ管理などに対応。複数拠点・複数担当者での運用や、登録支援機関との共同利用にも適した設計です。

主なポイント

• 必要情報・支援タスクを一元管理し、段階的な自社支援を実現

各種届出、人材情報、支援スケジュール、タスク管理、相談・面談記録など、特定技能人材の支援業務をシステム上で一元管理できます。申請や報告に必要な情報を蓄積し、必要なタイミングで書類作成や確認に活用可能です。

また、登録支援機関と同じシステム上で情報を共有できるため、外部委託を継続しながら一部業務だけを自社で担う運用にも対応できます。閲覧・編集権限を分けられるため、「まずは見える化から始め、慣れた業務から内製化する」といった段階的な移行がしやすい点が強みです。

• 特定技能の書類作成・署名・多言語対応を効率化

在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更・更新、雇用契約書、支援計画書、各種届出書類など、特定技能に関する書類作成を効率化できます。介護・建設・外食・飲食料品製造業など、特定技能16分野に対応している点も特徴です。

外国人本人がスマホやPCから書類を確認・署名できるポータル機能により、紙での印刷、郵送、署名後の返送・スキャンといった手間を削減できます。雇用契約書や支援計画書など、多言語表記が必要な書類にも対応しており、本人が内容を理解したうえで確認しやすい運用を支援します。

• 権限管理・操作ログ・データ分離で、複数拠点運用にも対応

トクビザは、複数拠点や複数担当者での運用を想定した権限管理に対応しています。本社、人事担当者、現場担当者、登録支援機関など、関係者ごとに閲覧・編集できる情報を分けられるため、必要な情報だけを安全に共有できます。

テナントごとのデータ分離、個人情報の暗号化、操作ログ管理などにも対応しており、外国人材の個人情報を扱う業務でも安心して運用しやすい設計です。担当者に依存しがちな支援業務をシステム上に蓄積することで、引き継ぎや内部確認もしやすくなります。

料金

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