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支払管理システムで債務管理を効率化!メリットやタイプ別8選

支払管理システムで債務管理を効率化!メリットやタイプ別8選

最終更新日:2021-09-06

煩雑な債務の支払いを効率化したい、債務情報を一元化して正確に把握したいとお考えの方へ。支払管理システムの導入メリット、タイプ、比較ポイント、各社製品の特徴を紹介します。

目次

債務管理の課題とは?

取引先に対して代金の支払が滞ると企業としての信頼を損ない、事業存続に関わる大きなリスクを抱えてしまいます。自社の正確な債務情報を把握して、将来的に支払うべき資金を確保し、支払サイトと条件に応じて資金を滞りなく支払うこと、すなわち、債権者に対する債務情報を適切に管理する債務管理は、非常に重要です。

一方で、債務管理は業務が煩雑になりやすく、経理担当者の負担が大きくなる傾向があります。Excelや会計システムだけでは業務に対応しきれないことも多いでしょう。

たとえばExcelでは、リアルタイムな債務情報の集約や一元管理が難しいため、他の担当者との情報共有がしづらくなります。拠点数や取引数が多くなればなるほど、業務が複雑になり、ミスや属人化という課題が発生します。また、会計システムだけでは、支払金が前払なのか買掛金に対する支払なのかまで判定できないという対応範囲の課題もあります。

 

支払管理システム導入のメリット

上記のような債務管理の課題を解消する上で、有効となるのが支払管理システムです。

支払管理システムとは、正確な債務情報を把握し、支払業務を効率化するためのシステムのこと。複数拠点や取引先ごと、取引ごとなど、バラバラに散らばった債務情報を自動的に集約することで、二重払いや抜け漏れを減らし、債務情報を効率的に管理することができます。

支払管理システムを導入することで期待できる主なメリットは、以下のものが挙げられます。

一元管理による債務状況の把握

取引先ごと、取引ごとなど、正確に債務状況を把握することで、支払の抜け漏れを防げるようになり、金額に応じた支払方法や複数の支払口座を一元管理することができます。また、複数拠点の債務情報も含めて本社で一本化することも可能です。さらに、すべての債務情報をまとめ、全社的な支払予定表として管理ができます。

たとえば、「アラジンオフィス(株式会社アイル)」では、同じ仕入先における買掛や経費の総債務残高をまとめて管理することもできます。

支払消込・支払処理の自動化や省力化

支払管理システムでは、債務情報を明細単位などの様々条件に応じて自動的に照合し、消込ができる機能を備えているものがあります。さらに、消し込みしたデータからFBデータを自動作成することもできるので、インターネットバンキングへの入力の二度手間が不要になり、作業工数の削減や支払の遅延防止に大きく貢献します。

たとえば、「債務奉行クラウド(株式会社オービックビジネスコンサルタント)」では、支払消込と同時に、支払伝票を自動で作成することもできるので、支払処理の効率化も図れるようになります。

支払ミスの削減

支払管理システムは、ミスの削減にも効果的です。指定した期間内での債務データを自動的に計上し、誤りがないかをチェックした上で、事前に設定した購入限度額を上回っていた場合に、警告を表示する機能などがあります。また、同一日、同一支払における振込データを自動的に収集することで、振込手数料が二重に発生することを防ぐこともできるので、手数料の抑制にもつながります。

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支払管理システムのタイプ

支払管理システムには、大きく分けて以下の2つのタイプがあります。

債務・支払に特化したタイプ

このタイプは「利用中の会計システムの業務フローを変えずに債務管理を効率化したい」「複雑な支払条件に柔軟に対応して、支払の徹底や効率化をしたい」「まずは債務から効率化し、必要なタイミングで債権管理システムと連携したい」といったニーズがある場合に効果的です。

たとえば、支払管理に特化した「Vicsell支払管理(株式会社SCP.SOFT)」では、利用中の会計ソフトと連携して、買掛金などの支払債務を抽出し、 支払方法の設定、振込などの支払処理までを一括で行うことが可能。既存の経理業務のフローを変更することなく、導入できます。

また、「支払管理の達人(ユニオンソフト株式会社)」では、既存の会計システムから受け入れた債務伝票を、支払手段や分割条件に沿ってきめ細かく設定して振り分けることができるので、手間をかけずに取引先に合わせた柔軟な支払サイトに対応できるようになります。

債権管理にも対応したタイプ

「受注と同時に発注も発生するようなビジネスモデルであり、利益率の確認も必要」といった場合は、販売管理システムの一環として債務・支払の管理ができるタイプが適しています。たとえば、「楽楽販売(株式会社ラクス)」の場合、見積・受注・発注の情報をすべて一元管理できるので、売り上げに対しての原価の進捗を可視化して、利益率をリアルタイムで把握することができます。

営業担当者がシステムを利用して自ら発注できるため、購買部を介したり、見積書を発注書に転記したりする手間がなくなることに加え、購買プロセスが瞬時に社内共有されるため、不正防止の上でも有効です。

また、複数の取引が継続的に行われる取引先があって、その都度やりとりすることに手間やコストがかかっている場合には、「ProActive(SCSK株式会社)」のように相殺管理に対応したシステムの利用も便利です。

 

支払管理システムを選ぶ際のポイント

では、様々な支払管理システムがあるなかで、どのように選べば良いのでしょうか。比較する際のポイントを紹介します。

支払パターンの対応範囲

取引先が多く、それぞれの締め日や支払方法に合わせて、支払消込を行うことは時間がかかり、大きな負担となります。取引先の要望や、条件に応じて支払パターンを柔軟に設定できるシステムであるかどうかを確認しておきましょう。振込先や、振込スパンの他、一部支払や債務取引ごとのスポット変更などにも対応していると良いでしょう。また、個人事業主への発注が多い場合には、源泉金額の自動計算や源泉調書の出力ができるタイプもおすすめです。

システム利用者の範囲

受注と発注が同時に発生するようなビジネスモデルの場合には、システム利用者が、経理担当者だけでなく、営業部といった関連部署の場合も想定して、データの連動性や操作性を確認しておくといいでしょう。

たとえば、受注した営業担当者が購買部門に発注をするようなケースでは、発注を行なった営業担当者が見積の段階から支払管理システムに入力をすると、見積情報を自動的に転記した発注書が作成されるため、手作業を減らすことができます。発注者自らが支払予定を確認できれば、経理担当者による確認作業が不要となり、支払確定のスピードアップも実現できます。

分析機能の充実度

取引先や、部門、営業担当者ごとなど、様々な角度から支払状況を可視化し、分析することで、購買プロセスの見直しや、取引先の選別などに活かせるようになります。必要なデータを誰でも簡単に確認できる機能があるかどうかを確認しておきましょう。経費の削減効果や、売上成果が全社的に共有されることで、モチベーションアップにもつながります。

たとえば、クラウドERPシステム「スマイルワークス(株式会社スマイルワークス)」のクラウド支払管理システム機能では、基本性能として、期間や仕入先、営業担当者などを指定して、支払実績一覧表を表示することができます。支払状況はクラウド上で社内共有され、複数人、複数拠点でもリアルタイムに確認することが可能です。

 

おすすめの支払管理システム(債務・支払に特化)

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マネーフォワード クラウド債務支払(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド債務支払公式Webサイト

(出所:マネーフォワード クラウド債務支払公式Webサイト)

紙、電子どちらの請求書も、内容を入力後にワークフローで承認することで、社内の煩雑な紙の取り回しを削減。事前の購買申請から請求書の支払まで、外出先や出張先であっても一貫して電子承認が可能。「高額な支払は上位の役職の承認を得る」といった承認経路も細かく設定できる。
スキャナ保存、電子取引に対応しており、紙で受け取った請求書、メール添付の請求書をまとめて管理可能。取引先や部門など様々な角度から支払の状況がグラフで分析される点も特徴的。APIによる他システムとの連携により、仕訳の連携やマスタ管理などの作業も自動化できる。

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債務奉行クラウド(株式会社オービックビジネスコンサルタント)

債務奉行クラウド公式Webサイト

(出所:債務奉行クラウド公式Webサイト)

この債務・支払管理システムでは、発注者自身が支払予定をいつでも確認し、消込まで行うことができるため、経理担当者は発注者に支払額や明細を確認する手間を削減でき、支払確定までのスピードが向上する。
支払サイト管理では、金額に応じた支払方法や複数の支払口座を管理できるため、精算・支払先ごとの支払サイトに細やかに対応が可能。また、FBデータでは同一日、同一支払先の振込データを自動集約し、手数料が二重に発生することを防ぐことができる。決算や監査の際に必要な債務残高一覧表や取引先に送る債務残高確認書を自動作成する機能も備える。

  • 料金:月額12,500円〜(iAシステム、1ユーザー、初期費用50,000円)

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支払管理の達人(ユニオンソフト株式会社)

支払管理の達人公式Webサイト

(出所:支払管理の達人公式Webサイト)

手形や電子記録債権などにも対応する支払管理システム。入力画面や帳票レイアウトの変更、他システムとの連携など、自社の業務フローやシステムに合わせて柔軟にカスタマイズが可能。
締め日や月次ごとに債務仕訳伝票を他システムから受け入れ、登録された支払手段や分割条件に沿って支払予定として振り分けられる。債務データがなくても登録できる即時支払いも搭載し、経費や精算金にも柔軟に対応。

  • 料金:300,000円〜 別途年間保守料

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Vicsell支払管理Ⅱ(株式会社SCP.SOFT)

Vicsell支払管理Ⅱ公式Webサイト

(出所:Vicsell支払管理Ⅱ公式Webサイト)

多数の会計システムと連携することで、支払債務の抽出から支払査定、支払実行、支払仕訳作成の一連の処理を効率化する。
支払先や科目、支払条件毎に、振込み先や支払方法、振込スパンなどを細かく設定することや、設定された金種内訳金額に対して、個別に修正を加えることが可能。支払の明細単位、科目単位での保留や、一部保留もできる。でんさいネットにオプション対応しており、電子記録債権の債権・債務の登録、顛末、決済の管理など、トータルにサポート。振込、手形、相殺、小切手など様々な支払方法に対応しており、小切手のレーザープリンターによる印刷や、総合振込依頼書の印刷、FBデータの作成にも対応。

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おすすめの支払管理システム(債権管理にも対応)

アラジンオフィス(株式会社アイル)

アラジンオフィス公式Webサイト

(出所:アラジンオフィス公式Webサイト)

在庫、販売、生産管理などで様々な業種、業態に柔軟に対応するイージーオーダーパッケージシステム。5,000社以上の導入実績で培った基本パッケージシステムをベースに、多彩なオプション機能を柔軟に組み合わせることで多様な業種、業態に対応。
販売管理ソフトでの請求・入金・支払管理機能では、買掛金としての仕入計上とは別に、未払金としての経費計上を標準搭載。支払処理では、締切処理で作成した支払予定をもとに、支払処理を確定する支払確定処理と、実際の支払金額を直接入力する出金計上入力の2つの処理方法を提供。会計システムだけでなく、BtoB向けWEB受注システム、ハンディターミナル、オンライン請求書、分析ツール、業務改善アプリなど、多彩なシステムやツールとの連携もできる。

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クラウドERPシステム「スマイルワークス」(株式会社スマイルワークス)

Smile Works公式Webサイト

(出所:クラウドERPシステム「スマイルワークス」公式Webサイト)

プロジェクト別収支管理を主軸として、バックオフィス業務を統合的に効率化するクラウドERPシステム。プロジェクト別収支管理、販売管理、在庫管理、財務会計、給与計算などの基幹業務に対応。シンプルで操作性に優れたメニュー画面は、業務の流れに沿ってわかりやすく配置されており、初めて使う場合でも迷わず使うことができる。プロジェクトデータと会計データを連携させることで、スムーズに収支状況の把握が可能になる。
「Moneytree ID連携」オプションでは、マネーツリー株式会社が運営する「Moneytree LINK®」で管理している銀行明細データを取り込むことで、自動消込と自動仕訳が可能。

  • 料金:月額10,000円〜 初期費用30,000 円

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ProActive(SCSK株式会社)

ProActive公式Webサイト

(出所:ProActive公式Webサイト)

6,200社、280の企業グループに導入実績があるクラウドERP。月額利用のSaaS型、サーバなどの基盤運用負荷を軽減するマネージドサービス型、自社資産として構築するオンプレミス型の3つから自社のニーズに合わせて選択可能。
債務管理機能では、買掛金・未払金・立替金や多通貨の外貨建債務などの債務を一元管理。一時的な支払や決済条件の変更など、様々な取引状況に応じて柔軟に処理が可能。社員ごとの職務分掌に応じたメニューや、データアクセス可能な範囲を設定でき、各処理に対する承認ルート定義ができる。

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楽楽販売(株式会社ラクス)

楽楽販売公式Webサイト

(出所:楽楽販売公式Webサイト)

クラウド販売管理システムで支払管理機能に対応。クラウドながら多彩な機能を自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできるのが強み。
支払管理では、発注登録における稟議承認のワークフロー設定が可能。各部署からの発注を一元的に管理し、支払先、支払月ごとに自動で合算し、支払ステータス管理によって支払漏れを防ぐことができる。Excelからデータベースの移行で、顧客マスタや過去の受注実績、案件の対応履歴なども取り込むことができるため、スピーディーな初期構築も実現できる。

  • 料金:月額60,000円〜 初期費用150,000円

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まとめ

煩雑になりがちな債務管理の業務効率化、ミスや属人化の防止、業務負担の軽減ができる支払管理システム。導入することで得られるメリットは多岐に渡ります。支払管理システムを利用して、業務の効率化だけでなく、適切な財務状況を可視化しながら、経営上のリスクを軽減していきましょう。

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