最終更新日:2024-03-11
購買部門や総務部門の方へ。業務の効率化やコスト適正化、内部統制強化に役立つ購買管理システムを紹介します。比較ポイントやタイプ・選び方をわかりやすく紹介しているので。自社に合ったシステムも選びやすいです。
購買管理システムとは、直接材や間接材といった購買物品の見積取得や発注処理、検収処理といった購買プロセスを効率化するためのものです。
かつては個別開発が一般的でしたが、近年ではインターネットを介して利用するクラウド・SaaS型の購買管理システムも多数登場しています。「初期コストが安価で済む」「スマホやタブレットでも利用できる」といった点が評価され、製造業や建設業を中心に中小企業も含めて、多くの企業で導入が進んでいます。
本記事では、クラウド型を中心に購買管理システムについて、「どんな機能があるのか」「自社に合ったタイプの選び方・比較ポイント」などを解説します。記事後半には、タイプ別におすすめのシステムも紹介していますので、今すぐツール選定に移りたい方はそちらをご覧ください。
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購買管理システムを導入すると、具体的にどんなことができるようになるのか。主な機能としては、以下の7つが挙げられます。
| 見積依頼・発注 | 複数のサプライヤーに一括で見積り依頼して比較検討可能。発注も一括で実行でき、効率的なほか、ペーパーレス化の促進にもつながる。 |
|---|---|
| カタログ購買 | 頻繁に購入する物品をシステムに登録してオリジナルの「カタログ」を作成。購買の効率化や、業務外の物品を非表示にすることによる不正購買防止に役立つ。 |
| 外部カタログサイトとの連携 | 複数のECサイトと連携し、1つのプラットフォームから商品を購入可能。手間が省けるほか、ECサイトを横断して最安値調査ができるため、コスト削減につながる。 |
| 受入検収 | 購入物品の検収情報を登録・管理できる。情報が集約して共有することで、同じものを何度も調べる手間を省ける。コスト適正化につながる。 |
| 契約管理 | 購買ごとに契約内容や条件などを紐づけて一元管理できる。属人化の防止、取引先との交渉の円滑化、更新漏れの防止などに役立つ。 |
| 承認ワークフロー （内部統制） |
購買プロセスの業務ごとにプラットフォーム内で申請・承認を行える。別ツールを利用せずにすむため業務効率化。内部統制の強化にも貢献。 |
| データ分析 | 見積回答、コストダウン実績業、希望納期遵守の評価業など蓄積したデータを分析することで、次回の取引先選びに役立てられる。 |
購買管理システムを選ぶ際に比較すべき、5つのポイントを解説します。
まず購買対象として、原材料や資材、部品などの生産に直結する「直接材」と、それ以外で業務を進めるうえで必要な工具や装置、消耗品といった「間接材」があります。それらの両方をオールラウンドに扱っているのか、もしくは「間接材」のみを扱っているのか、各システムが取り扱い対象としている物品材・サービスの範囲を確認しましょう。
間接材の中でも、物品材に加えて人事サービスやITサービスといったサービス材の購入に対応したシステムもあります。
都度の見積での購買（スポット購買）と、カタログ購買（定期購買）のどちらをメインにするかによって、選ぶべきシステムが変わります。
スポット購買がメインになる場合は、「RFQクラウド」や「LinDo購買」のような見積り依頼からサプライヤー選定までのプロセスに特化したシステムが適しています。
カタログ購買がメインになる場合は、「購買管理プラットフォーム」や「SOLOEL購買システム」など、カタログ機能に優れたシステムがおすすめです。
多くの購買管理システムは、購入依頼から入荷検収までの購入プロセス全般をカバーしています。対して、「RFQクラウド」のように見積査定業務に特化したシステムや、「EPCUS」のように業務に必要な機能を組み合わせてシステムを構築できるものもあります。
効率化したい購買プロセスの範囲を見極めておくことも、最適なシステムを選ぶうえで大事なポイントです。
カタログサイトをはじめとした、既存の取引先のシステムとの連携可否も、重要な比較ポイントに。1つのプラットフォームで複数のカタログサイトを横断検索できたり、カタログの自動更新機能があったりすると、購買業務のプロセスを大幅に効率化できます。
また、サプライヤーとのやり取りでFAXを使っている場合は、「楽々ProcurementII」のように、インターネットを通じたFAX送信ができるシステムを選ぶといいでしょう。
全社的な業務効率化を実現するためには、受注管理システム、販売管理システム、会計システム、ERPなどとの連携が欠かせません。多くの購買管理システムに連携機能が備わっていますが、連携方式がAPIかCSVか、どんな対応実績があるのかはシステムによって異なります。自社システムとの相性を確認しておきましょう。
前項の比較ポイントを踏まえると、購買管理システムは大きく3つのタイプに分けられます。それぞれの特徴について解説します。
直接材と間接材の両方が購買対象で、業務効率化のための機能が充実しているのがオールラウンドタイプ。「intra-mart Procurement Cloud」のように、下請法などに対応したコンプライアンス強化のための機能を備えたシステムも。購入依頼から入荷検収まで、購入業務全般を網羅的にサポートしているのが強みです。
【選び方】
購買対象が直接材から間接材まで幅広く、購買方法もスポット・カタログの両方に対応している必要がある場合は、こちらのタイプが選択肢となるでしょう。また、連携できるシステムや取引先が豊富なのも特徴。人事・会計システムとの連動によって、購入業務以外の効率化を図りたい場合にもおすすめです。
オフィス用品をはじめとした間接材の購買に適しているのが、外部カタログサイトとの接続や、カタログ横断検索といった機能を備えたタイプ。物品だけでなくサービス材の購買にも対応しているとより便利です。最安値の物品に素早くアクセスできれば、購入費を抑えられるだけでなく、購入業務にかかる人的コストの削減にもつながります。
【選び方】
直接材を購入する必要がなく、オフィス用品や各種消耗品の購買プロセスの効率化が目的の場合には、こちらのタイプが適しています。間接材に特化しているぶん、「購買業務代行サービスの提供」や「建設業界固有の『出来高請求』への対応」など、独自の機能を搭載したシステムが多いのが特徴。自社に必要な機能を備えたシステムを選ぶようにしましょう。
オールラウンドなタイプでは、特定業務に対する機能が不十分だったり、不必要な機能が多かったりする場合は、特化型システムがおすすめです。たとえば、システム業や広告業、コンサルティング業などのプロジェクト型ビジネスに特化した「クラウドERP ZAC」や製造業の見積査定に特化した「RFQクラウド」、多言語サポートを提供している「Hi-PerBT 購買管理」などが、こちらのタイプに該当します。
【選び方】
導入前に、「何をどこから購入するのか」「効率化したい業務は何なのか」といったきちんと定義をしておくと。自社に合ったシステムが選べます。特定の業界・業種に向けて開発されているので、ほかの2タイプよりも選びやすいタイプといえるでしょう。
直接材と間接材の購買管理に対応し、幅広い業務をカバーしているオールラウンド型の購買管理システムをご紹介します。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| 楽々ProcurementII | 豊富な標準機能を柔軟に組み合わせ可能。導入社数100社以上。 | 要問い合わせ |
| intra-mart Procurement Cloud | オリジナルカタロ能や物品比較検討機能を搭載。150種類以上の見積仕様書も用意。 | 年額600万円 |
| PROCURESUITE | 購買業務の効率化だけでなく、内部統制強化やコンプライアンス遵守に強み。 | 要問い合わせ |
| EPCUS | 購買業務に必要な機能を組み合わせて、自社に合ったシステムを構築できる。運用コストを抑えられる。 | 要問い合わせ |
| 楽楽販売 | 購買管理を含む様々な業務に対応した販売管理システム。ノーコードでカスタマイズできる。 | 月額70,000円〜 |
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（出所：楽々ProcurementII公式Webサイト）
直接材と間接材を扱い、スポット購入にもカタログ購入にも対応している購買管理システム。購買業務の全プロセスをカバーすることができる。見積り依頼や社内承認、発注入力、検収といった業務をすべてシステム上で処理できるので、大幅な業務効率化が見込める。
また、業務ごとの残タスクの件数を表示したり、案件のステータス管理をしたり、予算の消化状況を確認できたりといった、業務効率化のための機能が充実。煩雑な購買業務をトータルサポートしてくれる。
無制限で相見積を取ることができるうえ、過去の見積を参照・引用できるので、購買業務の属人化を防ぎ、価格交渉や購買単価の低減にも役立つ。
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（出所：intra-mart Procurement Cloud公式Webサイト）
企業の調達・購買から契約、支払までをワンストップで対応可能なクラウドサービス。見積機能に強みがあり、150種類以上の見積仕様書を用意。購買品目に応じた適切な見積をクラウド上で依頼することが可能。データは蓄積され誰でもアクセスできるため、属人化の防止と精度向上が見込める。
オリジナルカタログ機能や物品の比較検討機能も搭載。より良い商品をより安く、効率的に調達できる。適格請求書番号の有無や下請法など、各種購買管理規定に対応するチェック機能も備えており、内部統制強化に役立つ。クライアントや法務担当者とはチャットでコミュニケーションが可能。リーガルチェック履歴は保存され、修正履歴も時系列で追うことができる。
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（出所：PROCURESUITE公式Webサイト）
購買業務全般をカバーし、社内の要求部門と調達部門だけでなく、発注先も含めた効率化・情報可視化を実現するシステム。頻繁に購入する商材をカタログ化してオペレーションコストを削減できるほか、発注手段のWeb統一による効率化・人為ミスの防止など、忙しい購買部門担当者の負担を軽減する機能がそろう。購買プロセスの見える化によって内部統制を強化する効果も見込める。
「下請法（下請代金支払遅延等防止法）」に準拠した業務プロセスで、コンプライアンス違反防止にも役立つ。こうした機能によって、購買業務コストを1/3にまで削減した事例も。製造、流通、インフラなど、様々な業種の企業での導入実績を持つ。
（出所：EPCUS公式Webサイト）
購入や見積の依頼、各工程の承認、検収入力、進捗確認など、購買業務に必要な機能を組み合わせて、自社にぴったりのシステムを構築できるソリューション。システムでカバーしたい範囲が限定的なケースに適している。不必要な機能を削ることで、パッケージ型のシステムより運用コストを抑えられるのが強み。システムのカスタマイズもできるので、使用頻度の高い画面の入力方法を変えて処理速度を上げるといった最適化も可能だ。
既存システムとの連携については、CSVファイルを介しての入出力かSAP連携、FTP送受信などで柔軟に対応している。
（出所：楽楽販売公式Webサイト）
Excelやメールで管理している社内業務をシステム化する、クラウド型販売管理システム。販売管理だけでなく、購買管理を含む様々な業務に幅広く対応している。
購買依頼の申請・承認から発注、支払いまでを一元管理し、進捗状況を見える化。また、見積書や発注書などの帳票の発行やデータのステータス変更など、ルーチン業務を自動化することによって、人的ミスを防止し、作業の効率化を図ることができる。
表示する項目や入力画面、操作メニューを自社の仕様に合わせてノーコードでカスタマイズ可能。使いながら改善していけるので、現場での定着率向上に役立つ。
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| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| 購買管理プラットフォーム | 大企業～中堅企業向けに特化。最大5,000万点の豊富なBtoB商品を特別価格で購入可能。 | 要問い合わせ |
| SOLOEL購買システム | オフィス用品通販で有名なアスクルの子会社が提供する間接材特化の購買管理システム。 | 月額30万円〜 |
| BtoBプラットフォーム TRADE | 利用企業数70万社超のBtoBプラットフォームシリーズ。他シリーズとの連携で広範囲の効率化が可能。 | 要問い合わせ |
| クラウド型間接材調達支援サービス | 富士通グループが手掛ける購買管理システム。企業・部署ごとに専用カタログを作成が可能。 | 要問い合わせ |
| べんりねっと | コクヨグループが手掛ける購買管理システム。3,000社以上の導入実績あり。 | 要問い合わせ |
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（出所：購買管理プラットフォーム公式Webサイト）
大企業～中堅企業向けに特化した調達・購買サービス。14,000社以上で導入されている。BtoB商品の主要サプライヤーと連携し、オフィス用品や文房具から、家電、工具、医療・介護用品まで、最大5,000万点の豊富なアイテムを特別価格で購入できる。各カタログの商品を横断して比較することで、最安商品の調達が可能に。請求の一括化によって、複数拠点での頻繁な購買で膨らみがちな振込手数料も削減できる。
ECサイトを持たない取引先の商品も、ユーザーカタログ機能で電子カタログ化。電話やFAXでの注文など、蓄積が難しかった購買情報も可視化することで、全社ガバナンスの強化に貢献する。管理者向けの運営支援サイトも提供しており、予算設定や商品の購入制限、費目設定など、企業ルールに沿った購買管理が可能に。
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（出所：SOLOEL購買システム公式Webサイト）
オフィス用品通販を手掛けるアスクル株式会社の子会社・ソロエル株式会社が提供する、間接材に特化した購買管理システム。物品材とサービス材の両方を取り扱い、カタログ購買、外部カタログサイトとの連携、会計連携（有料オプション）といった機能で、購買業務をトータルサポートする。外部カタログ社34社を含めた、外部サプライヤー数は1,500社に及ぶ。
複数カタログの中から最安値商品を横断検索することで購買コストの削減が期待できるほか、購買手段の統一・見える化による不正防止にも役立つ。また、これまでの購買業務支援のノウハウを活かした、購買業務代行サービスも提供。
（出所：BtoBプラットフォーム TRADE公式Webサイト）
利用企業数70万社超。上場企業の93％以上で導入されている、間接材の取引をメインにした見積受発注システム。「商品マスタ」が不要なため、業界を問わず幅広い取引で利用できる。
見積・発注・受注・納品・検収をクラウド上で管理し、「BtoBプラットフォーム 請求書」と連携することで、見積取得・発注から請求業務までを完結。電子化が必要な業務のみを組み合わせての柔軟な利用のほか、オプション機能を利用することで、建設業界固有の「出来高請求」にも対応する。下請法や電子帳簿保存法、インボイス制度など、様々な法要件も満たしている。
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（出所：クラウド型間接材調達支援サービス公式Webサイト）
1,700社以上で導入されている、クラウド型間接材調達支援サービス。本社、各拠点におけるオフィス用品や備品の購買をクラウドシステムへ一元化することで、調達費用や業務費用を削減できる。企業・部署ごとに専用のWebカタログを作成する機能が搭載されており、部署によって購買が必要な品目、不必要な品目をコントロールできる。
また、成果報酬型で、経験豊富なコンサルタントが購買状況の分析から見積り依頼までを代行する、コスト削減のためのコンサルティングサービスも提供。支出削減のための抜本的な改革を実現できる。
（出所：べんりねっと公式Webサイト）
コクヨグループの株式会社カウネットが提供する、間接材・消耗材の購買管理システム。15年以上のシステム運用実績と約500企業グループ3,000社以上の導入実績を持つ。
見積商談機能を使うことで、カタログ作成に必要な正確なメーカ名や品番の履歴が残り、購買実績データを元に交渉が行えるように。加えて、独自のWebカタログを作成できることで、購買交渉の効率化やコスト抑制、購買ボリュームを集約にもつながる。また、複数サプライヤーからの相見積取得、見積取得申請のワークフロー設定など、業務効率化に役立つ機能も多数そろう。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| クラウドERP ZAC | プロジェクト型の購買管理におすすめのERP。売上に紐づいた仕入管理ができるのが強み。 | 要問い合わせ |
| RFQクラウド | 製造業の購買調達・見積査定に特化。見積り依頼からサプライヤー選定までのプロセスに強み。 | 要問い合わせ |
| LinDo購買 | 製造業向けの相見積・類似品比較など、多角的な査定機能を搭載。サプライヤー選定を支援。 | 要問い合わせ |
| Hi-PerBT 購買管理 | 全社集中購買・コンプライアンス厳守に強み。直接材・間接材どちらも対応。多言語対応。 | 要問い合わせ |
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（出所：クラウドERP ZAC公式Webサイト）
案件・プロジェクト別の収支管理を中心に企業内の業務処理と情報共有を推進する、クラウド型ERPパッケージ。案件や契約、プロジェクト単位で業務が進行する業種に特化し、特有の商慣行や機能要件に対応している。豊富な機能の中から、必要な機能のみを組み合わせて導入できる点も魅力。カスタマイズを極力抑えて各業務に最適化したシステムを構築できるため、低コストかつ短納期での導入が可能に。
購買管理機能では、発注予定の管理から発注・仕入・支払・債務管理まで購買業務全体を管理することができる。売上に紐づいた仕入管理ができるため、案件状況の把握もスムーズ。また、支払FBデータの自動出力や発注書出力など、購買業務の効率化に役立つ機能が豊富にそろっている。
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（出所：RFQクラウド公式Webサイト）
製造業の購買調達・見積査定に特化した購買管理システム。中でも、見積り依頼からサプライヤー選定までのプロセスに強みを持つ。サプライヤーによって異なる見積フォーマットを統一することで、明細や類似品の比較ができるようになるため、価格の妥当性を判断しやすくなる。
更に、見積作業をクラウドで一元化して効率化を図ることや、見積プロセスなどのデータ蓄積による調達レベルの向上も期待できる。
導入から定着まで、専任担当者の伴走サポートが得られるので、課題や目的に合わせた環境構築が可能。定着後も、より効果的な活用方法の提案が受けられる。
（出所：LinDo購買公式Webサイト）
製造業の購買調達業務の高度化に優れたソリューション。相見積・類似品比較による多角的な見積査定でサプライヤー選定を支援するほか、バイヤー側が指定する価格明細テンプレートによって評価粒度を標準化する、といった機能を持ち、高度なコストリダクション管理が実現できる。ポータルサイトでの一括管理機能も、業務の属人化や不正の防止に役立ち、適切かつ効率的な購買調達業務の実現に貢献する。
内部統制の強化やコンプライアンス準拠のための機能も搭載。また、BtoCレベルで使い勝手の良いユーザーインターフェースも魅力だ。
（出所：Hi-PerBT 購買管理公式Webサイト）
全社集中購買・コンプライアンス厳守・WebEDI取引を実現する購買専用パッケージ。購買業務に必要な機能を標準実装しており、直接材と間接材の購買にも対応。承認ワークフローによる内部統制の強化、下請対象会社の管理による検収漏れの防止など、購買業務に寄り添った機能が充実しているのが特徴だ。
また、多言語サポートを提供しているので、海外拠点での使用も可能。国外の拠点においても、購買統制を強化したいというニーズに応える。同社が提供するカタログサイト「TWX-21 MRO集中購買」との連携や、EDIと在庫管理オプションの追加導入など、拡張性の高さにも定評あり。
アナログのままでは煩雑かつ膨大な作業が発生し、ムダや不正の温床にもなりかねない購買業務。自社にあった購買管理システムを導入することで、人的コストと購入コストの両方を削減することができるでしょう。システムによって、さまざまな機能や特性があるので、まずは自社の購買業務の対象・やり方や、優先的に対応したい課題に強い購買管理システムについて詳しく話を伺ってみるとよいでしょう。
大幅なコスト削減に成功した事例も少なくありませんので、現在の購買業務フローに課題がある場合は、導入を検討してみてください。
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