見積り、発注、支払いなど、手間のかかる購買業務を効率化したいと考えている方へ。購買管理システムの導入で得られるメリットや、どのように業務フローが変化するのか、導入の検討材料となる基本情報を紹介します。
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購買管理システムとは、見積りから検収処理までの購買業務フローを効率化できるシステムです。
購買管理には、見積もり・発注業務だけでなく、実在庫数の把握・差異調査、契約や稟議など幅広い業務が必要になります。従来は、個別のシステムを連携させたり、Excel管理が一般的でしたが、その場合、情報の収集・集約に手間がかかって現状が把握しにくいため、以下のような課題が生じがちです。
購買管理システムなら、購買業務に必要な機能を複数搭載し、共通プラットフォームで利用できるため、業務ごとにツールを変えたり、データを受け渡したりする必要がありません。また、見積りや発注作業をWeb上で一括で行えるため、とりまとめ部署を介さず、各部門からの直接発注によるスムーズな運用が可能になります。
伝票の手入力も不要。また、自社専用の購買カタログを作成することで注文ミスや不正を防止したり、複数ECサイトを横断して最安値を調査したりすることもでき、購買コストの削減や内部統制の強化といった効果も見込めます。
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まず、主な機能と、その機能を使ってどんなことができるのかを解説します。
複数のサプライヤーへの一括見積依頼や、見積結果の比較などができるようになる機能。見積結果を比較することでコスト削減に役立つほか、煩雑な発注作業もネット上での一括実行が可能に。加えて、紙中心のオペレーションから脱却することで、ペーパーレス化の促進にもつながります。
「トラミル」では、サプライヤログイン機能を搭載し、システム内で見積や発注を完結。ペーパーレス化を徹底し、やり取りを証跡としてデータ化できるため、コンプライアンス強化にも役立ちます。
頻繁に購入する物品をカタログに登録したり、部門ごとのカタログを作成したりする機能。購買業務の効率化ができます。また、業務に関係のない物品をカタログに表示できないように設定して、不正な購買を防止することも可能です。
外部のカタログサイトと連携して、複数ECサイトの商品を1つのプラットフォームから購入できるようにする機能。購入時にECサイトと購買管理システムを行き来するストレスや、カタログのメンテナンスにかかる負担を軽減できます。
たとえば「楽々ProcurementII」や「購買管理プラットフォーム」は、複数のECサイトを横断して最安値商品を表示する、カタログの横断検索機能を搭載しています。また「購買管理プラットフォーム」は、モノタロウやビックカメラ、アイリスオーヤマなどの各種サプライヤーと連携することができます。
プラットフォーム上で、購入・入荷した物品の検収情報を登録・管理する機能。納期を確認したり、検収データから支払い処理用データを作成したりと、検収作業の効率化に役立ちます。検収依頼や督促メールを自動発信できる「SOLOEL購買システム」のように、検収もれ防止機能を備えたものも。
契約内容や契約条件などを管理する機能。契約終了が近づいたらアラートを出してくれるサービスも。
契約内容を一元管理することで、業務の属人化を防いだり、取引先との交渉をスムーズに進めたりといった効果も期待できるでしょう。
購入依頼や見積査定、発注といった業務ごとに電子承認ワークフローを回し、決裁されたらメールで関係者に通知する機能。承認の電子化や、見える化によって、不正の防止や業務効率化といった効果が期待できます。
たとえば、「トヨタキョウエイねっと」では、自社独自のルールに合わせて承認プロセスの構築が可能。「一定金額以上の購入のみ承認」「発注金額が高い場合は部長承認を追加」など、条件に応じて承認の有無や承認先の振り分けを自由に設定できます。
取引先別の見積回答や調達リードタイムの分析、コストダウン実績表、取引先別の希望納期遵守の評価表などが作成できる機能。多種多様な情報を一元管理することで、取引先の選定時に役立てられます。
購買管理システムを導入することでどんなメリットが得られるのか、6つのポイントから解説します。
取引先への見積依頼や社内の申請・承認などの定型業務を、システムで効率化することができます。
複数サプライヤーへ一括で見積りを依頼したり、申請・承認ワークフローを構築して、決裁処理を電子化・状況を見える化したりすることが可能。業務負荷を軽減します。また、発注漏れの原因になりがちなFAXでの注文も、購入依頼内容を品目別に集計し、PCからワンクリックで自動送信することが可能に。業務の効率化によって、より重要な業務に人員を割くことができるようになるため、人件費の削減や生産性の向上につながります。
中には、FAXの回線エラーが発生した際にメッセージで知らせる警告機能を備えたサービスもあり、「FAXが届かず、必要な注文が漏れてしまう」といった事態も回避できます。
更に、直接材の購入が数万件におよぶようなケースでも、各部門からの購買依頼を自動集計する機能を活用することで、膨大な購買業務をスムーズに処理できます。
複数取引先への一括見積りを比較したり、過去の発注データから最安値を検索したりすることで、手間は最小限のまま、購買コストの削減が可能になります。自動集計機能により、同一品目のまとめ発注もできるので、安価な仕入れにもつながります。
購買業務を1つのプラットフォームで管理できるようになると、購買データの入力時間や確認作業が短くなり、月次決算の早期化にもつながります。会計システムとの連携ができると、データを再入力する手間が省けるため、作業負荷を軽減しながら更なる時間短縮が期待できるでしょう。
部門や営業所によってバラバラだった購買プロセスを標準化することで、検収や支払いの手間を軽減できるようになります。更に、購買プロセスを一元化することで大量取引による割引価格での仕入れもできるようになります。
また、購買プロセスの管理強化は、業務の属人化や不正購買の防止にも役立ちます。
購買業務における内部統制が取れていないと、不適切な購買業務が行われたり、購買業務を利用した不正がはびこったりすることがあります。購入から発注、検収作業をワークフロー化する機能でリアルタイムに可視化し、各工程で申請・承認の証跡を残すことが、内部統制の強化につながります。
FAXで届いた注文書を手打ちでPC入力したり、購買情報を会計システムに入力し直したりといった作業は、マンパワーがかかるうえに、人的ミスのリスクもはらんでいます。
購買管理システムを通して、購入業務を行えば、これらの入力作業にかかる人的コストを削減できます。
購買管理システムを導入することで、現場ではどのような変化が起きるのでしょうか。業務フローの変化について解説します。
| 変化対象の業務 | 導入前の課題 | 導入後の変化 |
|---|---|---|
| 伝票作成・管理 |
|
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| 発注 |
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| イレギュラー 購買 |
|
|
| 支払い |
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購入依頼時の伝票起票、発注書の郵送、支払伝票など、アナログベースの購買業務には、常に紙の伝票がつきまといます。これらの記入・転記作業は手間がかかるうえに、ミスの原因となりやすいもの。更に、紛失リスクやファイリングの手間、保管のスペースをとる、というデメリットまであります。
一連の購買業務をすべてシステム上でやりとりできるようになれば、これらの不便やリスクから開放されます。
様々な部門からの購買依頼をとりまとめて発注業務を行う、「とりまとめ部署」を設置している企業もあります。しかし、ステップが増える分、購買依頼から発注までに時間がかかって、非効率的になりがちです。
購買管理システムを導入すれば、システムを介して各部門が直接物品を発注できるようになるので、購買業務にスピード感が生まれます。
購買業務の体制が現場ニーズにフィットしていないと、イレギュラーな購買への個別対応が多発して、非効率的な運用になってしまいます。
現場の社員にとって使い勝手のいい購買管理システムを導入すれば、無闇に登録物品数やサプライヤーを増やすこともなくなり、事務処理作業の効率化にもつながります。
購入物品の発注は部門ごとに行うほうがスピーディーですが、支払い作業を部署ごとに行う運用は非効率的になりがちです。
購買管理システムを利用すれば、発注は各部門で行って、支払い作業は任意の部門に集約することができます。また、組織変更に伴う支払担当者のID、PW変更の手間もなくなります。
続いて、選択基準となるシステムの対象と種類について解説します。購買管理システムは購入対象によって、大きく3つのタイプに分類できます。
[1]間接材購買に適したタイプ
[2]オールラウンドな対応が可能なタイプ
[3]特定業務に特化したタイプ
3タイプの特徴と、どんな環境に向いているのかをみていきましょう。
「間接材」とは、生産に関わる補助的な材料や消耗品、工具や器具、文房具などのオフィス用品などを指します。
これら間接材は継続的に購入するものが多く、コストを重視することが多いため、最安値の物品に素早くアクセスできるシステムが求められます。
間接材の購入頻度が高く、購買業務の効率化によって物的・人的コストダウンが見込める規模の組織におすすめです。
間接材に加えて、生産に直接関わる資材である「直接材」も購入することができる、オールラウンドなタイプのシステム。取り扱い対象の幅が広いため、見積から入荷検収までの購買業務全般をカバーしているのが強みです。コンプライアンス強化、人事・会計システムとの連動など、購買業務以外の効率化も手厚くサポートしてくれる傾向が見られます。
直接材と間接材、両方の購買業務効率化が求められる環境で役立ちます。
多彩な機能は必要ない、効率化したい業務が限定的であるといった場合には、特定業務に特化した購買管理システムがおすすめです。
特徴はシステムごとに様々ですが、たとえば、製造業の見積査定に特化したもの、多言語・多通貨に対応しグローバル展開に特化したものなどがあります。
購買管理システムを選ぶポイントは以下の5つです。
購買管理システムには、それぞれ違った特徴や強みがあります。自社の購買業務の状況や課題をふまえて、必要な機能を満たしたものを選ぶようにしましょう。
購買管理システムの種類は「購買管理システム比較16選。機能一覧や料金、選び方を紹介」で説明しています。比較ポイントも詳しく解説していますので、ぜひご参照ください。
購買管理システムの導入は、人的コストや購入コストの削減に加え、不正やミスの防止にも役立ちます。また、定型業務にかかっている手間や時間を削減して、そのほかの業務のクオリティを上げることも可能です。企業活動において重要な意味を持つ購買業務。その効率化とクオリティアップによって、他部門の業績への貢献も期待できるでしょう。
まずは自社の課題やニーズをきちんと把握して、購入対象や自社の環境に適した購買管理システムを選ぶところからはじめてみてください。
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