最終更新日:2021-09-17
何かと手間のかかる購買業務を効率化したいと考えている方へ。購買管理システムの導入で得られるメリットや、どのように業務フローが変化するのか、導入の検討材料となる基本情報をご紹介します。
購買管理システムとは、見積もりから検収処理までの購買業務フローの効率化ができるほか、購買コストの削減、購買状況の管理や内部統制の強化などに役立つシステムです。
まずは、購買管理システムで何ができるのか（主な機能）、そして何を基準に選べば良いのか（対象と種類）について見ていきましょう。
まず、主な機能7つと、その機能を使ってどんなことができるのかを解説します。
複数のサプライヤーに一括で見積依頼をして、結果の比較ができるので、コスト削減に有効。発注作業を一括実行することで業務の効率化にもつながります。ペーパーレス化の促進も。
頻繁に購入する物品をシステムに登録して、オリジナルの「カタログ」を作成。購買業務の効率化や、業務外の物品を非表示設定することで不正な購買の防止にも役立ちます。
複数のECサイトと連携して、1つのプラットフォームから商品を購入できるようにする機能。購入時の手間を省けるほか、ECサイトを横断して最安値商品を表示し、コスト削減に貢献するサービスも。
購入した物品の検収情報を登録・管理する機能。情報がプラットフォームに集約されるので、検収作業を効率化できます。
契約内容や契約条件などを一元管理することで、業務の属人化の防止、取引先との交渉の円滑化に役立ちます。
購買プロセスの業務ごとに電子承認ワークフローを回す機能。承認の電子化や見える化によって、不正防止や業務効率化に貢献します。
データを分析して、見積回答、コストダウン実績表、希望納期遵守の評価表といった、取引先を選ぶ際に役立つ情報を作成します。
続いて、選択基準となるシステムの対象と種類について解説します。購買管理システムは購入対象によって、大きく3つのタイプに分類できます。3タイプの特徴と、どんな環境に向いているのかをみていきましょう。
「間接材」とは、生産に関わる補助的な材料や消耗品、工具や器具、文房具などのオフィス用品などを指します。これら間接材は継続的に購入するものが多く、コストを重視することが多いので、最安値の物品に素早くアクセスできるシステムが最適。間接材の購入頻度が高く、購買業務の効率化によって物的・人的コストダウンが見込める規模の組織におすすめです。
間接材に加えて、生産に直接関わる資材である「直接材」も購入することができる、オールラウンドなタイプのシステム。取り扱い対象の幅が広いので、見積から入荷検収までの購買業務全般をカバーしているのが強みです。コンプライアンス強化、人事・会計システムとの連動など、購買業務以外の効率化も手厚くサポートしてくれる傾向が見られます。直接材と間接材、両方の購買業務効率化が求められる環境で役立ちます。
多彩な機能は必要ない、効率化したい業務が限定的であるといった場合には、特定業務に特化した購買管理システムがおすすめです。特徴はシステムごとに様々ですが、例として、製造業の見積査定に特化したもの、多言語・他通貨に対応しグローバル展開に特化したものなどが挙げられます。
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購買管理システムを導入することでどんなメリットが得られるのか、6つのポイントから解説します。
取引先への見積依頼や社内の申請・承認などの定型業務を、システムで効率化することができます。「複数サプライヤーへの一括見積り依頼」「申請・承認ワークフローの構築」といった機能を活用すれば、業務負荷の低減につながるでしょう。発注漏れの原因になりがちなFAX注文も、品目別に購入依頼を集計し、PCからワンクリックで自動送信ができるようになります。システムの中には、FAXの回線エラーが発生した際にメッセージで知らせる警告機能を備えたものもあるため、「FAXが届いていない」といった課題も解消されます。
また、直接材の購入を行う場合、購入件数が数万件におよぶことも。そうしたケースでも、各部門からの購買依頼を自動集計する機能で、膨大な購買業務をスムーズに処理できます。
複数取引先への一括見積りを比較したり、過去の発注データから最安値を検索したりすることで、手間は最小限のまま、購買コストの削減が可能に。自動集計機能により、同一品目のまとめ発注もできるので、安価な仕入れにも繋がります。
購買業務を1つのプラットフォームで管理できるようになると、購買データの入力時間や確認作業が短くなり、月次決算の早期化にもつながります。会計システムとの連携ができると、データの再入力の手間が省けるので、作業負荷を軽減しながら更なる時間短縮が期待できるでしょう。
部門や営業所によってバラバラだった購買プロセスを標準化することで、検収や支払いの手間を軽減できるようになることに加えて、購買プロセスを一元化することで大量取引による割引価格での仕入れもできるようになります。また、購買プロセスの管理強化は、業務の属人化や不正購買の防止にも役立ちます。
購買業務における内部統制が取れていないと、不適切な購買業務が行われたり、購買業務を利用した不正がはびこったりすることも。購入から発注、検収作業をワークフロー化する機能でリアルタイムに可視化し、各工程で申請・承認の証跡を残すことが、内部統制の強化につながります。
FAXで届いた注文書を手打ちでPC入力したり、購買情報を会計システムに入力し直したりといった作業は、マンパワーがかかるうえに、人的ミスのリスクもはらんでいます。購買管理システムを通して、購入業務を行えば、これらの入力作業にかかる人的コストを削減できます。
購買管理システムを導入することで、現場ではどのような変化が起きるのでしょうか。業務フローの変化について解説します。
購入依頼時の伝票起票、発注書の郵送、支払伝票など、アナログベースの購買業務には、常に紙の伝票がつきまといます。これらの記入・転記作業は手間がかかるうえに、ミスの原因となりやすいもの。さらに、紛失リスクやファイリングの手間、保管のスペースをとる、というデメリットも。一連の購買業務をすべてシステム上でやりとりできるようになれば、これらの不便やリスクから開放されます。
様々な部門から購買依頼をとりまとめて発注業務を行う、「とりまとめ部署」を設置している企業もあります。しかし、購買依頼から発注までに時間がかかって、非効率的になりがちです。購買管理システムを導入すれば、システムを介して各部門が物品を発注できるようになるので、購買業務にスピード感が生まれます。
購買業務の体制が現場ニーズにフィットしていないと、イレギュラーな購買への個別対応が多発して、非効率的な運用になってしまいます。現場の社員にとって使い勝手のいい購買管理システムを導入すれば、無闇に登録物品数やサプライヤーを増やすこともなくなり、事務処理作業の効率化にもつながります。
購入物品の発注は部門ごとに行うほうがスピーディーですが、支払い作業を部署ごとに行う運用は非効率的。購買管理システムを利用すれば、発注は各部門で行って、支払い作業は任意の部門に集約することができます。また、組織変更に伴う支払担当者のID、PW変更の手間もなくなります。
購買管理システムを選ぶポイントとなるのが下記の5つ。
購買管理システムには、それぞれ違った特徴や強みがあります。自社の購買業務の状況や課題をふまえて、必要な機能を満たしたものを選ぶようにしましょう。
購買管理システムの種類は「購買管理システムの比較。3つのタイプ別の選び方」で詳しく説明しています。こちらもぜひご参照ください。
購買管理システムの導入は、人的コストや購入コストの削減に加え、不正やミスの防止にも役立ちます。また、定型業務にかかっている手間や時間を削減して、その他の業務のクオリティを上げることも可能です。企業活動において重要な意味を持つ購買業務。その効率化とクオリティアップによって、他の部門の業績への貢献も期待できるでしょう。
まずは自社の課題やニーズをきちんと把握して、適切な購買管理システムを選ぶところからはじめてみてください。
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