Excelや社内情報管理ツールでの管理業務に限界を感じている、ビルメンテナンス会社のビル管理部門やメンテナンス部門マネージャーの方へ。ビルメンテナンスシステムの機能やタイプ、比較ポイントをおすすめシステムと併せて紹介します。
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建物の安全性や機能性を維持するために行われる管理業務を「ビルメンテナンス」と言い、それらの効率化を図るための業務支援ツールが「ビルメンテナンスシステム」です。ビルメンテナンスシステムを導入することで、契約から作業スケジュール策定、請求、入金まで一連の流れが可視化されるうえ、物件単位での収支・損益を手軽に把握できるようになります。
システムはクラウド型が主流で、現場での入力や報告が可能。紙やExcelによる手作業を減らすことで、業務の属人化や、情報分断によるミス・遅延の解消にもつながります。また、AIやOCR（光学文字認識）の活用、ほかシステムとの連携ができるシステムを選べば、業務全体の最適化を図ることも可能です。
ビルメンテナンスシステムには、主に以下のような機能が搭載されています。
| 見積管理・契約管理 | ビル管理のベースとなる、見積もりと契約内容を一元管理する機能。定期・変動・臨時など多様な契約形態に対応し、契約毎の自動請求や売上・請求金額の別管理などが可能だ |
|---|---|
| 作業予定・実績管理 | 清掃・点検・修繕といった作業スケジュールを管理する機能。モバイルアプリが利用できるシステムであれば、作業の進捗を現場から直接報告でき、事務作業の削減、直行直帰の促進にもつながる |
| 収支管理 | 見積もりから請求、入金まで一貫して行う機能。案件ごとの収支をリアルタイムで確認でき、請求もれの防止や迅速な経営判断を支援する。中には、原価管理機能を搭載し、自動で粗利の把握や収支分析が行えるシステムも |
| 報告書作成・書類管理 | 作業完了報告書をはじめ、必要な書類を自動作成・管理する機能。併せて各種ファイルを管理することで、転記作業も削減できる。更に、AI・OCRによる入力ミスの防止にも有効だ |
| ほかシステムとの連携 | 会計・給与・ワークフローといった、ほかシステムと連携する機能。二重入力の削減をはじめ、頻繁に生じる法改正（インボイス制度・電子帳簿保存法）への対応、請求書の電子化なども支援する |
ビルメンテナンスシステムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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ビルメンテナンスシステムは、大きく4つのタイプに分類されます。以下に、それぞれの特徴と選ぶ際のポイントについて解説します。
ビルメンテナンスにおける様々な業務をまとめて効率化するタイプ。「アナログな作業が多い」「情報が属人化しがち」「現場の状況が見えにくい」といった課題の解決に有用です。
たとえば「プロワン」は、顧客管理や営業管理、発注・在庫管理といった基本機能に加え、ドラッグ&ドロップでの案件割り当て、スマホやタブレットによる各種書類作成、アプリ上でのスケジュール管理といった機能を搭載。管理業務の負荷軽減に寄与します。また、案件の進捗状況を可視化できるカンバンボードや、担当者別に業務成績を一覧化できる営業分析など、現場の状況を把握するための機能も充実。
また「DK-CONNECT BM」は、計画立案から作業結果報告まで幅広い業務に対応しています。日常的に繰り返し行われる計画立案業務で発生する類似作業の自動化はもちろん、協力会社とのスケジュール調整、予定確定後の各所への連絡、作業の進捗管理なども1つのシステム上で完結。必要な情報はワンクリックで報告書へ転記されることから、書類作成作業の効率化も期待できます。
建物ごとの契約情報、設備情報、問い合わせ情報など、建物管理に強みを持つタイプ。ビルメンテナンスに関わる業務の中でも、特に報告業務や・書類仕事を効率化したい場合におすすめです。
たとえば「ビルカン」は、報告書作成機能や設備管理機能に加え、特許を取得した図面管理機能を搭載。Google Mapのように、アップロードした図面上にピンを立てられるため、一目で建物や設備の状況を把握できます。更に、報告書と紐づければ、修繕箇所や建物の状態の共有がよりスムーズに。
見積もりから契約、請求・入金・原価管理まで、販売管理業務の効率化に役立つタイプ。収支の可視化や、請求・売上計上業務のミス防止、外部システムとの連携による経理・会計業務の効率化など、様々なメリットが見込めます。
たとえば「Billy」は、建物別損益や業種別損益といったビルメンテナンス業界特有の収支形態に対応。見積管理から月次集計までの販売管理業務に加え、作業スケジュールと実績を管理する機能まで搭載しています。また、原価集計表、原価明細表をはじめ6種類の帳票を利用した収支分析も可能です。
ビルメンテナンスの中でも、特に点検業務の効率化を得意とするタイプ。点検表や各種資料の持ち運びをはじめ、トラブルや作業終了の連絡など現場からの報告業務を効率化するため、スマホやタブレットから情報共有ができるようになっています。
たとえば「CHECKROID」は、点検スケジュールの管理や指示出し、現場からの結果報告まで一連のやり取りをデジタル化。管理側は、必要な情報を基幹システムに入力するだけで作業完了です。一方、現場側は指示に従って作業を行い、その場で結果を報告すれば状況を共有できます。トラブル発生時には、モバイル端末で撮影した写真を、そのまま送信が可能です。
自社に合うタイプがわかったら、以下の3つのポイントに留意して、更に細かく絞り込んでいきましょう。
現場作業時の報告書作成や、迅速な対応が求められるトラブル報告・情報共有などを行う際に、スマホアプリが使えると便利です。
たとえば「ビルカン」は、スマホアプリから簡単にタスクや図面の確認が可能。現場で撮影した写真も、その場でアップロードして共有できます。加えて、現場での報告書作成はもちろん、紙に書いた報告書を撮影するだけでデジタル化できる「ビルカンBPO」機能も搭載しています。
中には「DK-CONNECT BM」のように、一部オフライン環境での点検に対応するシステムもあります。オンライン環境で作業を開始すれば、その後電波が届かない場所二移動しても操作が可能。オフライン下で記録された作業結果は一時保存され、オンライン復帰後にクラウド上に保存されます。
多くの委託先や協力会社を有する場合、外部作業者が、自社スタッフと同じようにシステム上で業務報告などを行えるシステムがおすすめです。
たとえば「ビルメンDX」は、メールや電話で協力会社を招待できます。協力会社側が招待コードを入力し、発注側が承認すれば、システム上で作業日の相談や報告書の送付、検収といったやり取りが可能に。
また「DK-CONNECT BM」は、ユーザーIDを持たない外部作業者がシステムを利用するための、委託先作業者機能を搭載。取引先や協力会社の作業員自身が作業結果の登録や予定調整を行え、追加料金もかかりません。
案件割り当てや報告書作成をはじめとした自動化機能が多いほど、対象業務の負荷軽減が期待できます。近年は、AI機能を搭載したビルメンテナンスシステムも増えてきました。
たとえば「ビルカン」は、新たにAI検針機能を搭載。スマホカメラでメーターを撮影するだけで、AIがメーター数値を読み取って自動で台帳へ記入するため、誤検針のリスクが軽減されます。
また「管理ロイド」も、AIによる自動検針機能を搭載しています。アプリでメーター写真を撮るだけで、対象設備の正常・異常を自動で判断。加えて、写真報告機能も備えており、工場や清掃現場の写真を撮影すれば、手軽に写真付き報告書が作成できます。
幅広い業務支援に対応するビルメンテナンスシステムを紹介します。
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（出所：プロワン公式Webサイト）
分散しがちな情報を一元管理し、現場から経営まで幅広い業務の効率化を図るビル・建物管理特化型業務支援システム。アプリを使えば、情報の入力・編集はもちろん、見積書・請求書・発注書・報告書といった書類作成も現場で簡単に行える。
また、案件受領に始まり、交渉内容や受注、請求といった対応状況まで同一画面上で確認可能。いつどこからでも、案件ごとの進捗を一目で把握できるため、情報共有の抜けもれを防げる。加えて、顧客情報をデータベース上で一元管理し、簡単にアクセスできるカンバンボード機能も人気。必要なデータを瞬時に取り出せるだけでなく、過去の案件情報や顧客の性質を踏まえた提案・対応を実現できるため、成約率アップにも有用だ。
（出所：GrowOne メンテナンス公式Webサイト）
物件管理・作業管理・商談管理など、保守メンテナンスに必要な機能を網羅したアフターサービス事業向け基幹システム。自社だけでなく、協力会社との日程調整や報告業務をシステム化して応対スピードを向上。迅速な修理対応や提案をはじめ、企業全体のサービスレベル向上を目指す。
各物件に紐付く設備台帳や作業の予実、商談・見積もり・受注履歴、インシデント、協力会社といったあらゆる情報を一元管理。すべての従業員が同じ情報量で顧客や取引先への対応ができることから、業務属人化の解消にも役立つ。ほかにも、修繕計画作成機能や検針データ管理機能といった便利機能が充実。
（出所：DK-CONNECT BM公式Webサイト）
業務管理を行う「ワークプレイス」と、データ管理を行う「データベース」を提供することで、ビルメンテナンスの管理業務のDXを後押しするクラウド型仕事効率化システム。あらゆる情報をシステム内で一元管理することで、業務データの属人管理を解消。担当者の引継ぎも、抜けもれなくスムーズに行える。
設備台帳やマップ、不具合履歴など多様な情報がまとめて管理され、必要なデータはその場で検索・活用できる。また、スマホを使って現場から点検結果や写真を送るだけで、点検結果を報告書へ自動転記。従来、報告書作成にかかっていた工数を大幅に削減できるうえ、現場スタッフの直行直帰も可能となる。
（出所：ビルメンDX公式Webサイト）
見積作成や契約管理といった基幹業務をはじめ、現場の勤怠管理や日報・報告書提出、受発注業務、作業微調整まで幅広くカバーするビルメンテナンス業専用クラウド型統合業務システム。紙ベースでやり取りしていた各業務を完全にデジタル化することで、事務コストや現場とのコミュニケーションコストを削減。企業は本来の業務の品質向上、取引先の拡大に注力できる。
インストール不要で利用できるため、社内PCだけでなく、スマホやタブレットからの作業も可能。スケジュール確認はもちろん、日報や報告書作成も現場で行える。各種報告書などは既存の帳票に似たレイアウトが作成できるほか、そのフォーマットを使って協力会社に入力依頼もできる。
（出所：ビルメンッ公式Webサイト）
幅広い業務を総合的にサポートする、ビルメンテナンス業向け契約台帳管理システム。契約台帳管理・ 請求・入金・売掛残高など、事務仕事の効率化に特化した機能を提供する。
具体的には、定期・変動・スポットの各契約形態に対応した契約台帳、月間作業予定表の自動生成、電子請求書連携や会計仕訳CSV出力といった機能を搭載。現場状況の見える化や事務作業の負荷軽減を実現する。また、日報・人件費・原価伝票入力画面が用意されており、個社ごとのルールに沿って原価管理ができるのも特徴だ。
OBCの勘定奉行汎用データ出力にも対応。OBCの奉行シリーズと連携できるオプション機能も便利だ。
建物管理に強みを持つビルメンテナンスシステムを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
（出所：ビルメンマネージャー公式Webサイト）
建物の履歴情報と日々のタスク進捗を一元管理できる、ビルメンテナンス業界特化型管理システム。オーナー・契約・タスク・設備・問い合わせといった関連情報を、建物ごとに管理できることに加え、設備点検や清掃の結果など、あらゆるデータをシステム内に自動で蓄積する。
急な消耗品発注やトラブルが発生した際も、蓄積されたデータを参照すれば、現地調査をしなくても遠隔からスピーディーな対応が可能に。作業完了報告や報告書添付といった多様な機能がスマホから利用できることから、作業時間の短縮やヒューマンエラーの防止、コストカットにも役立つ。
（出所：ビルカン公式Webサイト）
建物管理を見える化し、データを有効活用することでビル自体の価値向上を目指すクラウド型ビルメンテナンスシステム。建物管理に関する書類の作成・管理・共有から、過去履歴の検索作業まで、幅広い業務を効率化する。
アップロードしたビル図面上にピンを置き、報告書と紐づけることで、誰でも簡単に点検や設備の不具合、修繕などについて把握できる。また、画像やPDFなどのファイルも保存できるため、よりわかりやすい書類の作成が可能に。過去の設備点検書類などはシステム上で検索できるため、紙の書類を探す手間が省ける。
販売管理を得意とするビルメンテナンスシステムを紹介します。
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（出所：SMILE V 2nd Edition B.M.Manager公式Webサイト）
情報の一元管理によって複雑な業務内容をトータルサポートする、ビルメンテナンス業向け販売管理システム。見積管理や契約管理、作業手配、請求入金、外注への支払管理に加えて、物件の収支管理まで幅広い業務をカバーする。
見積情報と契約情報を一元管理できるため、二重入力の手間を軽減。現場ごとの収支をリアルタイムに把握できる。定期的な作業については、作業仕入・作業売上を自動計上。作業時間や確定した金額を入力するだけで、毎月の仕入れや売上、労務費データを一括計上できるため、請求もれや誤払いの防止にも役立つ。
（出所：Billy公式Webサイト）
ビルメンテナンス業特有の収支管理に強みを持つビルメンテナンス業向けクラウド型基幹業務システム。建物別損益・業界別損益などを容易に把握・分析できる。
見積管理から月次集計までの販売管理、作業予定実績の管理機能などをパッケージ化することで、通常半年から1年かかる導入を最短3カ月で実現。更に、物件別だけでなく業種別・作業別・地域別といった多様な区分に分けた収支分析が可能。項目を組み合わせて、複合的に収支を見ることもできる。工事管理や検針業務、賃貸管理、支払管理といった豊富なオプション機能が用意されているため、自社に合わせたカスタマイズもしやすい。
（出所：GLOVIA smart ビルメンテナンス公式Webサイト）
不動産価値の向上を目指す、ビルメンテナンス業特化型の販売管理システム。見積・契約から入力したデータをもとに、毎月の売上/入金管理、請求管理、仕入/支払管理といった業務が効率かつ正確に行えるのが特徴だ。
様々なデータを連携させることで、経営情報管理のスピードアップと業務の可視化を実現。加えて、契約データと作業実績を紐づけて、物件や得意先単位の損益をリアルタイムに把握できる。また、定期清掃などの固定業務については、事前に設定したスケジュールに沿って伝票を自動生成。作業完了の確認後にのみ売上を計上する仕組みで計上もれを防ぐ。
建物の点検業務に強みを持つビルメンテナンスシステムを紹介します。
（出所：CHECKROID公式Webサイト）
現場作業の計画から報告までのプロセスをデジタル化し、ミスの軽減、業務効率化を図るビルメンテナンス業向け点検電子化ソリューション。スマホやタブレットを使って検査から報告書作成まで完了できるため、転記作業の手間がなく、現場からの直行直帰も可能となる。
点検項目が作業順に並んだ縦長UIが特徴で、作業・入力もれを防止するほか、作業品質の平準化や効率向上、教育コストの削減にも寄与する。更に、メーターの数値や型番を自動で読み取るAI-OCR機能や、音声によるテキスト入力機能を搭載。入力作業の効率化と人的ミス削減にも役立つ。
（出所：管理ロイド公式Webサイト）
建物管理の業務オペレーションをAIで効率化する建物管理クラウドシステム。画像認識とデータ連携により、現場で撮影したメーター写真から正常/異常を自動で判定。更に、報告書を即時生成することで作業後の事務を大幅に削減する。
点検や検針、清掃などに関する報告はアプリから入力できるため、事務所に戻ってからの報告書作成業務も不要となる。更に、無制限でIDが発行できるため、取引先や協力会社との情報共有もスムーズに。遠隔監視オプションを利用すればBACnetの情報を管理ロイドと連携することで、不具合の発報、設備機器の発停情報、各種設 備機器の設定などの遠隔監視ができるようになる。
ビルメンテナンスシステムとは、ビルのメンテナンス業務を効率化するための支援ツールです。システムを導入することで、契約情報をはじめ作業スケジュール、請求・入金状況といった一連の流れが可視化でき、物件単位での収益管理が手軽に行えるようになります。
ビルメンテナンスシステムは、以下の4タイプに分類されます。
それぞれ異なる特徴があるため、事前に自社の導入目的を明確にしたうえで検討することが大切です。ある程度、自社に合ったタイプがわかったら、次は以下の比較ポイントに着目して最適なシステムを絞り込んでいきましょう。
利用するデバイスの種類や展開しているサービスの内容など、自社に最適なシステムを選ぶことで、よりスムーズな導入と運用ができます。社内の情報管理を自動化し、会社全体の業務を効率化するためにも、本記事を参考にビルメンテナンスシステムの導入を検討してみてください。
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株式会社ニッセイコム
設備機器メンテナンス企業、製造業のアフターサービス部門、ビルメンテナンス企業の設備保全業務の効率化と収益拡大を支える、カスタマイズ可能なパッケージシステム。...
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