最終更新日:2022-07-22
RPAの導入により入力業務などの単純作業を効率化したいという方に、RPAの概要、メリット・デメリット、活用策からRPAツールの選び方までご紹介します。
RPAとは、Robotic Process Automationの略で、定めた手順に従って動作するように作成したロボットを用いて、自動的に業務を行うことで、人の手作業の代替を図る仕組みです。デジタルレイバー（仮想知的労働者）とも言われているように、自身の業務を代わりに担ってくれる存在です。
RPAを活用するにはRPAツールが必要です。RPAツールを用いて自動化したい業務をロボットとして作成すると、ロボットは登録された手順やタイミングに従って仕事をこなします。
RPAツールはソフトウェアとしてパソコンにインストールして利用する「デスクトップ型」とウェブ上で操作する「サーバー型」があります。「デスクトップ型」は手軽に導入できる分、PCの稼働状況確認を含めてメンテナンスを行う必要がありまし、ロボットの処理はPCの処理能力に依存するため、ロボットの稼働に制約が発生する可能性もあります。一方、「サーバー型」は業務を横断的にこなすことができ、大規模かつ大量のデータを処理します。
RPAは現場でも登録した業務内容を変更できます。従来から存在するITシステムではプログラミングの知識が必要で、業務内容の変更は簡単ではありませんでした。
そのようなRPAは例えば以下のようなシーンで活用されています。
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RAPの導入メリットとしては以下の8点が挙げられます。
RPAは設定した業務に従って淡々と正確に仕事を行います。それにより、手作業で行っていた作業、特に入力や転記作業を削減することができます。たとえば、PDF形式の発注書の情報を受注管理システムへ入力する転記作業がRPAに置き換わり、自動処理で完結するようになります。
入力作業などの単純作業に割いていた時間をなくすことで、企画の検討や業務改善など創造的な仕事に注力できます。事務作業が終わらずに、本来やるべき業務にいつまで経っても着手できない、ということがなくなります。
たとえば、ある地方自治体では軽自動車税の廃車登録業務にRPAを導入することで年間85時間以上もの作業時間を削減することに成功。その結果、繁忙期に職員を他のコア業務へ充てることができました。
先述した業務効率化により、コスト削減にもつながります。従来は単純労働にも人件費がかかり、重要な書類作成では多くのスタッフに過大な負担をかけていました。それに月初の請求書発行のように、ピークがはっきりしている業務の場合、そのピークを乗り切るために従業員を確保するとなると人件費の無駄が発生してしまいます。RPAで自動化できればピーク時に増員することなく、平時の人員で乗り切ることができるようになります。
人間による手入力が続く限り、作業ミスを完全になくすことはできません。転記するだけといっても、入力欄を間違えた、大文字と小文字が違った、金額が違った、などはよく話です。RPAはロボットですから、ミスをすることはありません。RPAには人間のミスによる損失を未然に防ぐ安全機能のような役割も果たすメリットもあります。
RPAは業務効率化だけでなくサービス向上にもつながります。たとえば、ある金融機関では融資の決定に際してデータベースから会社情報、決算書情報、取引情報や貸出実績等を探し出し、分析した後に融資審査資料を作成する必要がありました。データベースから調査して審査フォーマットへの入力まで膨大な時間を費やし、作業時間の短縮が課題でした。
RPAの導入後、年間3,000時間～4,000時間もの作業時間の短縮に成功。RPAはデータベースから自動的に情報を取得し、大半の必須項目を人間に代わって入力しています。案件担当者は調査や入力の負担から解放され、その分の時間を分析に充てることができるようになるため、より適切な融資判断が可能になりました。
RPAの導入にあたっては事前に業務内容の調査や業務フローの確認が必要です。そのため従来の業務を振り返るいい機会になります。また、業務の自動化を進めていくうちに現場からその業務自体の是非や効率化のアイディアといった声が自発的に上がるといった効果も期待できます。RPAは社内に業務効率化へのやる気を高める効果もあります。
ロボットであるRPAは疲労知らずなので、24時間365日稼働します。そのため大幅な業務スケジュールの短縮が実現可能になります。RPAにまかせる作業工程が多ければ多いほど、労働時間を短縮させることができ、働き方改革にもつながります。
RPAでは複雑なプログラミング技術は必要ありません。感覚的にロボットの設計、変更ができるRPAツールが数多く存在するため、現場目線でRPAをカスタマイズできます。
これまでは、業務フローやルールが少しでも変わると、それをシステムにどう反映させようかと苦慮する場面がありましたし、開発となると情報システム部門の協力が不可欠でした。RPAツールを使えば自部門だけでその場ですぐに修正点を反映させることができます。
先述したとおりRPAには数多くのメリットがありますが、導入効果や導入費用、うまく活用できない場面も想定する必要があります。ここではデメリットになりうる点をご紹介します。
RPAを活用するには相応のコストが発生します。RPAの選定、RPAへの指示書の策定、ロボットの作成、導入後の研修はもちろん、業務の洗い出しやRPAの動作テストも必要です。
通常業務と並行してこれらの作業を行うことは難しく、場合によっては専門の会社に外注する例も見られます。そもそもRPAツールは決して安いものではなく、最低でも年間数十万円を要します。RPAにまかせる業務が少ないと、これだけのコストに見合った効果は得られません。RPAの導入にあたっては費用対効果を十分に精査する必要があります。
ロボットは決められたルールに基づいて仕事をするため、使用する帳簿や記入項目を変更するだけで、ロボットの修正が必要になります。適切な修正をしなかった場合は誤作動が発生し、業務に支障をきたしてしまいます。
RPAは何らかの理由により勝手に停止するリスクがあります。自動停止する要因としてWi-Fiの切断やGoogle Chromeなどのブラウザのバージョンアップ、OSのアップデートなどが挙げられます。事前に停止した際のフローの作成や十分なテスト、日々のメンテナンスを行うことで停止リスクを低減できます。
前頁でデメリットになり得る懸念点を挙げましたが、以下の点を踏まえればうまく活用できます。
RPAが停止した場合や業務変更によりロボットを修正する場合に備えてRPAを自前でメンテナンス・修正する専門チームを作ることをおすすめします。RPAツールはプログラミングの知識は不要で、画面操作での設定変更が可能です。そのため事前知識がなくても、教育や訓練をすればRPAのサポート役に回れます。導入時に現場や社員に使いやすいRPAツールを選定することも重要です。
RPAを導入する際はサポート体制が充実しているベンダーを選択します。ベンダーのサポート範囲はヘルプデスクやトライアル支援サービス、社員教育、シナリオの作成やロボット作成支援など多岐にわたります。
ベンダーを選択する際はサポートする範囲や支援方法（アドバイスのみか、それともロボットの操作までしてくれるのかなど）を確認することをおすすめします。ベンダーとの相性が悪いという理由から途中で他社に切り替えると多大なコストが発生します。
熟練したエンジニアやベンダーに完全に任せる場合を除くと、スモールスタートを通じてRPAの活用法や動作を確認することをおすすめします。スモールスタートではあまりコストが発生せず、作業時間が短く、担当者が熟知しているシンプルな業務をRPAにまかせます。そこで得られた知見を基に次のステップへ進むといいでしょう。
スモールスタートする際にも具体的に計画することが重要です。事前に検証内容や検証期間、期待する効果を決めてからスタートします。また最近のRPAツール製品は無料トライアル版を用意しているのも多く、スモールスタートと製品の検討を同時並行で行うのもひとつのやり方です。
他のツールやシステム連携をすることで、RPAにない能力を補うことができます。たとえば紙媒体での入力する場合はAI-OCRとの活用をおすすめします。OCRとは画像データにある文章を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能を指します。AI技術を加えることで文字認識率の向上や帳票フォーマットの設計なしに項目を抽出でき、AI-OCRで作成された文字データをRPAに送ると自動的にシステムに登録します。
またAPIとの連携も有効です。APIは異なるアプリケーションやソフトウェアと直接つなげてデータをやりとりするものです。身近なものを例として挙げると、RPAとTwitter APIとの連携ではRPAがあるデータを定期的に取り出し、閾値が超えていたら緊急のお知らせとしてTwitter APIを活用して自動的にツイートする、という使い方が考えられます。
AI-OCRの活用も視野に入れている方は「AI OCR比較14選！イラスト・図解でわかりやすく紹介」もご確認ください。
RPAの導入メリットがわかり、導入を前向きに検討したいとお考えの方は、「RPAツール比較13選！自社で利用するなら？タイプ別おすすめ紹介」もご覧ください。
また、RPAのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
RPAツール
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RPAを導入すると、「手作業の削減と業務効率化」、「時間の有効活用とそれによる成果の向上」、「コスト削減」、「作業ミスの抑制」、「対応スピードの向上」、業務見直しのきっかけになる」、「スケジュールを短縮できる」、「現場レベルで設計、開発ができる」というメリットが生まれます。
書類記入などの事務作業が効率化でき、大幅なコスト削減が実現できます。さらに、人間とは異なり24時間365日稼働できるため、業務の時短につながり、全体のサービス向上や働き方改革にも貢献します。今後、単純なヒューマンミスでも甚大な被害をもたらすことを考慮すると、RPAは会社そのものを守ります。
一方、RPAツールは決して安い買い物ではなく、導入後もメンテナンスや修正が必要な場面が発生します。そのため社内にRPAを管理・運用すする専門チームを作ることも有効です。またRPA導入前の業務の洗い出し、見直しも必要な作業です。ぜひRPAのメリットとデメリットを比較検討した上でRPAの導入をご検討ください。
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