最終更新日:2024-04-19
予約管理の仕組みを導入したい、または現状の予約システムをより効率的なものにしたいと考えている、歯科医院の方へ。歯科予約システムの機能やタイプ、選び方、比較のポイントとともに、おすすめのシステムを紹介します。
歯科予約システムとは、歯科医院の予約受付を行うシステムです。自院のHPや院内のシステムと連携するタイプが多く、インターネットを介して予約の受付・管理ができます。
以下のようなニーズに応えるため、歯科の予約管理には、汎用的な予約システムではなく歯科専用のシステムが求められます。
歯科専用の予約システムを利用することで、患者の予約手続を簡便化するとともに、医院はスムーズな予約管理を実現できます。
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歯科予約システムの主な機能は、次の通りです。
以下のような情報を一元管理し、PCやタブレットで把握・変更できるようにします。
また、ほとんどの歯科予約システムが、診察後にその場で次回の予約を取る「チェアサイド予約」に対応しています。
患者に予約や定期健診、クリーニングなどのリマインドを送信し、休診日のお知らせや、その他個別の連絡も実施。近年は、開封率の高さやUIの快適さから、LINEと連携可能な歯科予約システムが増えています。
個人情報や来院歴、治療履歴をシステム上で一元管理。レセコンや電子カルテと連動する歯科予約システムもあります。
歯科予約システムは、その機能の範囲から大きく3タイプに分かれます。選び方とともに、それぞれの特徴について解説します。
Web予約に加え、LINEを使った予約・連絡に対応するタイプ。LINEのように普及率が高く、多くの患者にとって使い慣れたチャネルを導入したい医院向けです。LINEでは、予約や定期健診を促すといった際に、開封率が高いことに加え、一度連携するとその後はログインが不要になる点もメリットです。
たとえば「ドクターズ・ファイル アポ レジタス」は、チャット形式で簡単に患者登録が可能。患者はLINEから簡単に約登録ができ、医院は予約のリマインドを送信できます。
予約枠の設定や管理に加えて、問診や診療、決済など院内業務全般の効率化に役立つタイプ。様々な情報やシステムを一元化し、スムーズな運営を目指す医院に向いています。
たとえば、「march」は、予約時のオンライン問診に対応。科目ごと、初診/再診ごとなど、シーンに合わせて問診内容を変更したり、予約前後で様々なオペレーションを組み込んだりできるため、診療までをスムーズにできます。
「アポツール＆ボックス」は、診療に必要な画像や動画を患者ごとに管理。画像へ直接書き込みもできるため、診療内容をより詳しく記録・共有可能です。
「PROGRAMα」は、簡易CTI機能として電話応対支援機能を備えています。受電の際に患者情報がポップアップ表示されるので、予約の詳細やカルテを参照しながらスムーズな応対が可能。同社の「電子カルテシステムWith」と連携すれば、カルテやレセプトの情報もシステムに集約できます。
「Dentry by GMO」は、キャッシュレス決済、材料・薬品の在庫管理に対応。物販にも対応し、マーケティング機能も充実しています。
Web予約に必要な機能をひと通り備えたタイプ。予約管理業務において、基本的な機能に絞って使っていきたい医院向けです。機能がコンパクトな分、ほかの2タイプと比較して導入スピードが速く、利用料が抑えめなのが特徴。ひとまず予約管理だけを効率化したい場合に適しています。
たとえば「デスク」では、予約管理、メール/SMS によるリマインド、予約枠のカスタマイズなどの基本的な機能を搭載。予約管理と関連するスタッフのシフト管理、患者情報の管理、月ごとの予約数やキャンセル数などの確認が可能です。
歯科予約システムを比較する際は、次の4つのポイントを確認し、自医院に必要な機能を備えているシステムを選びましょう。
予約管理においては、無理のない範囲で効率的に予約を入れられることが重要です。処置内容によって予約時間枠を変える機能があると、より細かく時間管理ができます。
たとえば「V-apo」では、抜糸など重たい処置の前後に予約を入れないよう、自動で予約を制御する機能があります。また医院の都合や繁忙度合い、電話予約をする患者のために枠を空けておきたいといった理由で、Web予約を受け付けたくないケースも想定した機能を用意。仮予約のコマを入れることで、予約を制御できます。
空き時間をできる限り作らず診療したいなら、キャンセル待ち機能が有効です。たとえば「DentNet」のキャンセル待ち機能は、患者のキャンセル待ち希望を登録しておくことができます。当日や翌日の急なキャンセルで空いてしまった予約枠をスムーズに埋めることができ、稼働率向上に役立ちます。
また、再来院率を上げるためには、来院時に次回の仮予約をしてから帰ってもらうことが非常に重要ですが、仮予約と本予約をそれぞれ管理するのは煩雑な作業です。そこで、「Dentry by GMO」は仮予約患者の一覧をスムーズに抽出し、ワンクリックで仮予約から本予約に変更できる機能を搭載しています。
複数の連絡方法が用意されたシステムのほうが、患者へ確実に連絡を届けられます。基本のメール連絡や前述のLINE連携による連絡のほか、SMSやアプリによる連絡などの方法があります。中でもSMSは、送信料がかかるものの開封率が高く、利便性の高い連絡方法です。
たとえば「ApoDent」は、EメールやLINE、SMSのほかにオプションで「デンタルパス」というアプリを利用して、患者とメッセージをやり取りすることが可能です。
一度来院した患者がなかなか次の予約を入れてくれない、ということを防ぐためには、予約率を高めるための施策が必要です。
たとえば「ApoDent」は、次回の予約がない患者を自動でリスト化し、メッセージを送信。予約率の向上を図ります。
キャンセルの連絡が入ったらすぐメッセージを送信して再予約を促進する、定期健診の案内を送信するといった施策も有効でしょう。
すべての患者がインターネット環境を有している訳ではありません。そのためWebではなく、電話で予約したい患者も一定数いるでしょう。
「Dentry by GMO」のように、音声自動応答（IVR）を使えば、電話応対でスタッフに負担をかけることもありません。また、音声自動応答はキャンセルや予約変更にも対応可能です。電話を好む世代の患者が多い場合は、こうした機能を備えているシステムを選ぶとよいでしょう。
LINE連携に対応している歯科予約システムを紹介します。
（出所：V-apo公式Webサイト）
歯科ならではの複雑な予約管理を研究して作られた、歯科専用の予約システム。従来のアナログな予約管理帳である「アポ帳」を分析した、「時間予約」に特化したシステムが強み。患者はLINEから簡単に予約登録でき、医院からの臨時休診のお知らせやリコールの通知もLINE上で受け取れる。
PCでの操作だけでなく、受付やチェアサイドでのタブレット操作にも適したUIを提供しており、柔軟なシステム管理・運用が可能だ。医師から歯科衛生士へ治療が引き継がれる流れをふまえて、2つのチェアを自動でおさえる「ななめ予約機能」も搭載。その間に何分間余裕をもたせるかも設定でき、複雑な治療にも対応する。
（出所：ドクターズ・ファイル アポ レジタス公式Webサイト）
集患・受付業務を改善する予約/患者管理システム。月間3,000万PVの医療情報サイト「ドクターズ・ファイル」と連携し、HP外からの予約導線を確保できる点が強み。来院履歴やキャンセル率を確認できる患者管理機能や、スケジュール台帳なども搭載しており、医院運営における事務作業のデジタル化を後押しする。
LINE連携機能では、LINE上で患者登録ができ、一度登録すればログインの手間なく再診予約が可能。予約のハードルが低く、来院リマインドの開封率も高い。オプションでオンライン決済にも対応しているなど、スタッフの負担軽減と患者の満足度向上を同時に実現する機能を多数搭載している。
（出所：ApoDent公式Webサイト）
機能の追加・改善に意欲的な、“進化し続ける”歯科予約管理システム。予約状況をリアルタイムで反映し、キャンセル待ちの管理や患者の注意事項、病歴、来院状況の把握といった、院内の情報共有を円滑化する。
患者との連絡方法はEメールのほかに、オプションでLINE、SMS、専用アプリ「デンタルパス」の4つを用意。予約をリマインドすることでキャンセル率の低下に貢献する。キャンセルが発生してしまった場合は、再予約を促してフォロー。スタッフの出勤スケジュールや技工物の納品状況を管理する機能も搭載しており、予約と紐付けることでより正確な予約管理を実現する。
（出所：Ci Easy Apo2公式Webサイト）
本当に必要とされる機能だけを搭載することで、高いコスパを実現した歯科医院向けクラウド型予約システム。アポ帳管理、患者との連絡、予約やリマインド、キャンセル、定期健診、Web予約など、歯科医院の目線に立ち、必須サービスに特化して提供を行う。一般的なカレンダーアプリに準じた直感的な操作性も魅力。
もちろん医院によって要不要が異なる機能は、オプションとしてラインアップ。LINE連携はオプションとなり、患者は新規予約及び予約の確認・変更が可能となる。医院は予約や定期健診のリマインドなどの個別連絡ができる。
キャッシュレス決済や経営分析など、様々な業務に対応する歯科予約システムを紹介します。
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(出所：march公式Webサイト)
予約・問診・診察記録・決済・アフターフォローを一元管理できるヘルスケアプラットフォーム。LINEアプリを作成でき、スマホから簡単に予約が可能。アプリインストール前のWeb初診予約にも対応し、利便性を損なわないのもうれしい。時間帯予約や順番待ち予約、連鎖予約など、柔軟に予約枠を設定でき、診察スケジュールや医師のシフトと合わせて管理できる。タグや最終診療日などの項目で一覧表示・検索できる患者管理（CRM）や、問診・診察内容の電子カルテ連携なども利用できるため、業務効率化にも役立つ。
ダイレクトチャット機能やプッシュ通知機能も搭載。気軽なコミュニケーションで患者との接点を強化し、再来院率アップにも役立つ。
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（出所：アポツール＆ボックス公式Webサイト）
予約から診療、会計まで業務を一元管理するクラウド型システム。予約、診療の記録、支払い、診療後のフォローにいたるまで、すべてのシーンでシステムを活用できる。アポ帳やサブカルテなどをデジタル化し、ペーパーレスを促進。診察券アプリの追加オプション機能「ささっとPay」を導入することによりキャッシュレス決済が可能になり、業務の効率化に寄与する。
また、追加オプションでは経営分析ツール「Intelligence」が利用可能。医師や歯科衛生士ごとの売上、患者一人当たりの単価、キャンセル件数とリカバリー率など、数多くの分析指標をグラフでわかりやすく表示。経営状態の可視化や課題の明確化をサポートする。
（出所：Dentry by GMO公式Webサイト）
自由診療の細かい処置内容にも対応できる、クラウド型予約システム。医師や歯科衛生士など担当者を指名して予約できる。処置内容に応じて所要時間を設定することもでき、シンプルな管理画面で院内リソースのスムーズな運用を実現する。
LINEを活用した24時間受付の予約管理や、定期メンテナンスの通知、IVR（電話自動応答システム）による電話予約受付の自動化などの機能を搭載し、患者の利便性を追求する。同時に、予約や受電に付随するスタッフの作業負担を軽減。予約件数の増加やスタッフの定着を促し、安定した医院経営をサポートする。
（出所：PROGRAMα公式Webサイト）
電子カルテと一体化されている歯科予約・予定管理システム。24時間自動受付の新患Web予約や予約確認SMS、継続率を向上させる定期健診のリマインドなどが利用できる。集患を行いつつ、同時にスタッフの窓口業務も効率化して負担を軽減。また、電話の着信と同時に患者情報をポップアップさせ、予約状況やカルテを参照できる電話応対支援システムも便利だ。急な予約変更にもスムーズに対応できる。
更に、電子カルテと患者の基本情報を連携させ、保険資格を一括で自動チェックするなど、月初の保険資格確認を省力化できる機能も有用だ。
（出所：DentNet公式Webサイト）
歯科医院の経営を強力にサポートする、歯科予約管理・経営支援システム。89項目の初期設定と389項目のサーバー側設定で、医院ごとに最適なカスタマイズが可能。チェックインから会計・次回予約までを一括管理できるスマホ診察券、次回の予約日を磁気診察券に印字するリライトカードなど、多彩な機能でスタッフの窓口業務を効率化する。
経営面のサポートとして、ユニットの稼働率や患者リピート率、新患率など様々な指標の出力に対応。すべての指標はCSVファイルでダウンロード可能で、表計算ソフトでの加工が容易かつ欲しい情報の見える化に貢献してくれる。
必要な機能に絞った、シンプルな予約管理のための歯科予約システムを紹介します。
（出所：デスク公式Webサイト）
シンプルなデザインで直感的に操作しやすい、歯科医院特化型オンライン予約システム。患者管理や予約、シフト管理などのスケジュールに関する機能を搭載している。特徴は自由度の高いカスタマイズ機能で、診療内容ごとの時間設定や、電話予約の患者用にオンラインの予約枠を制限することが可能。医院の診察時間や客層に合った柔軟な運用をサポートする。
また、チェアサイドや電話での予約受付もシステム上で一括管理。加えてメールやSMSによる予約リマインド、月ごとの予約数やキャンセル数などをグラフで確認できるダッシュボードなど、基本的な機能を備えている。
（出所：デンタルアクセス公式Webサイト）
不意なトラブルへの対応力が高い、ハイブリッド予約システム。クラウド型とオンプレミス型の利点を融合させており、インターネット障害が起こっても予約業務に支障が起きることはないため、安定した運用が可能だ。
LINE、SMS、メール、スマホアプリ、自動電話連絡など多彩な予約事前連絡機能によって、患者に情報を伝達するカバー率は99.9%を誇る。患者の利便性向上と、予約管理業務におけるスタッフの負担軽減に寄与する。Web予約は医院のHPに予約ボタンを設置できるほか、歯科医院ポータルサイトのe8148.comへの無料掲載が可能。露出機会を増やし、集患を強化する。
（出所：デンタマッププラス公式Webサイト）
ネット予約に対応した、業界シェア最大級の予約管理システム。ネット予約は24時間受付のため、予約をとりこぼす心配がない。クラウド型の予約システムのため、ネット環境さえあれば予約の確認・共有が可能。受付や診療室からだけでなく、院外からも確認できるのが強みだ。
インターフェースはシンプルでわかりやすく、操作性が高い。また、同社スタッフによるサポートも受けられるため、機械操作に慣れていない場合も安心して導入できる。ほかにも自動メール/SMS送信、レセコン連携、定期健診対象者リスト作成などの機能を搭載。業務効率の改善が期待できる。
手書きの台帳では管理が煩雑で、ミスも起こりやすい歯科医院の予約管理。歯科予約システムを利用することで、業務を効率化し、患者の利便性や満足度を向上させられます。
歯科予約システムを選ぶ際は、次の3つのタイプのうち、重視したい点に合致するものを見ていきましょう。
システムに搭載された機能を活用すれば、キャンセル率の低減や再来院率の向上、スタッフが働きやすい環境づくりにもつながります。円滑かつ効率的な医院運営のために、歯科予約システムの導入を検討してみてください。
歯科予約システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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