最終更新日:2023-06-02
社内に散在した情報の一元管理や有効活用を目指している方へ。企業内検索エンジン「エンタープライズサーチ」の機能や目的に応じた強み、比較のポイントについてご紹介します。
エンタープライズサーチとは、企業内の様々なデジタルデータを一括で検索できる企業内検索エンジンのことです。
企業は、日々デジタルデータを蓄積しており、従業員や取引先の増加に比例して増加します。データの保管場所がデータベース、ファイルサーバー、社内ポータル、各種のクラウドストレージなどに散らばってしまうと、データの所在がわからなくなってしまいかねません。迷子のデータを探すためだけに費やす時間ほど、無駄な時間はありません。一人ひとりの時間のロスが積み重なると、必然的に企業全体の生産性に影響します。
こうした無駄を削減できるのが、エンタープライズサーチです。エンタープライズサーチを利用すれば、様々な場所に散らばっている情報を紐づけし、一括で検索できるようになります。インターネット検索と同じような感覚で、誰でも簡単に使いやすいため、業務の効率化、コスト削減、働き方改革にも好影響をもたらすはずです。
なお、似たようなサービスとして「サイト内検索ツール」がありますが、こちらは「自社サイトに訪問したユーザーが、サイト内の情報やコンテンツを検索するためのツール」となります。サイト内検索ツールについては「サイト内検索ツール比較13選。タイプ別の選び方」をご参照ください。
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エンタープライズサーチは大きく分けて「検索」「分析」「運用管理」の機能を搭載しています。自社内のデータを効率的に使うために備えられた機能で、必要に応じ使い分けることが可能です。
エンタープライズサーチのメイン機能です。様々な条件を指定して検索できる点がメリットです。代表的な検索方法をいくつかご紹介します。
| 画像検索 | 検索結果をサムネイル表示やプレビュー表示にして、視覚的に文書を検索できます。 |
|---|---|
| 完全一致検索、あいまい検索 | 一致するキーワードを含む完全一致検索や、キーワードから類似ドキュメントを検索するあいまい検索があります。あいまい検索はアルゴリズムを工夫することでより精度の高いものにしていくこともできます。 |
| ファセット検索 | 日付、文章タイプ、所有者、サイズ、場所など指定の条件で集計を行い、集計結果から絞込検索できます。 |
| ハイライト表示、ソート表示 | 検索結果を表示する際に、検索語句をハイライト表示したり、日付順・関連度順などで結果を並べ替えたりする機能です。 |
| 関連キーワード | 検索語の同義語や、これまで検索されたキーワードから、同時に検索されやすい語句を推薦する機能です。 |
| 関連文書検索 | 選択した文書と関連性や類似度が高い文書を表示する機能です。 |
| 重複検索 | 重複するデータを発見したり、検索時に排除したりできる機能です。 |
| 検索履歴 | これまで検索したキーワードの履歴、クリックしたコンテンツの履歴を確認できる機能です。 |
過去の検索結果のログを目的にあわせて集計・分析できます。検索回数やログイン回数、文書のアクセス数の利用状況、検索キーワードランキング、コンテンツホールなどの分析結果をレポートに出力できるので、改善に役立てることも可能です。中には、検索キーワードに詳しい人や部署を探す機能、検索結果のドキュメント間の関係を視覚的に表示する可視化機能などを備えたものもあります。
エンタープライズサーチをより効果的に利用できるように、様々な設定や管理を行えます。Active Directory連携やシングルサインオンといった、簡易的なユーザー認証の機能や、ファイルやデータ単位のアクセス制限、ユーザーやグループごとの検索の可否が設定可能です。権限設定による安全性の担保にも役立つ機能です。
エンタープライズサーチの主なメリットは、「アクセスできる情報量の増加」「情報収集の効率化」「管理・運用の手間の削減」の3つです。それぞれ詳しく解説します。
エンタープライズサーチの活用によって、データの保存場所や形式を問わず、すべての情報にアクセスできるようになります。
これにより、新しいデータやノウハウの発見にもつながりやすくなり、資料に関しても、いちから自分で作成する手間が省けるなど、無駄な作業を削減できます。過去の成功事例を活用することで、高効率かつ高品質の企画・プレゼン資料を作ることもできるでしょう。
エンタープライズサーチは、社内利用での検索キーワードや結果といった情報を集計できます。AIの利用や集計された検索結果を分析することによってパーソナライズが可能なので、関連性のあるデータが表示されやすくなるなど、効率の良い検索を行うことができるようになります。
また、様々な形の検索支援機能があるため、検索スキルはもとより、社歴の長さによる知識の差を乗り越えて利用できることもメリットです。結果として情報収集にかける時間を効率化し削減できれば、コア業務により集中して取り組めるようになるでしょう。
エンタープライズサーチを利用すると、各自がこれまでのやり方のままでデータを保存しても、クローリングの機能によって翌日には検索結果に反映されるなど、データの最新性が担保できるようになります。APIを使用すれば、リアルタイムでのインデックス更新も可能になるため、即時の検索結果の反映も可能となります。管理・運用していくうえで情報の最新性は利便性の向上にもつながりますし、管理者の手間も削減できます。
エンタープライズサーチはメリットだけではなく、デメリットもあります。特に、以下の2つは注意したいポイントです。
エンタープライズサーチの検索精度を高めるためには、継続的なチューニングが必要です。企業内に蓄積されたデータや情報量が多ければ多いほど工夫が必要です。特に、ルール作りや分類などの検索元の整備を意識すると良いでしょう。たとえば、カテゴリやデータの格納先、タグ付け、更新日、属性といった情報を体系づけ、これらを社内ルールとしても周知していくと効果的です。
エンタープライズサーチの検索範囲が幅広い場合、様々な場所に使用者がアクセスできるようになるため、情報漏洩のリスクが高まります。誰がどこまでの情報にアクセスできるのかをあらかじめ決め、運用していく必要があります。
機密文書や他部署に見られると困る社内データが検索範囲に含まれる場合は、データ、ファイル、ユーザーごとにアクセス権限を設定すると良いでしょう。これまで設定していたアクセス権限をそのまま引き継ぐことができるツールを使えば、新たな閲覧権限ルールを定める必要はなく、設定の手間が省けます。
エンタープライズサーチの主な機能は、社内情報の検索ですが、サービスによって以下4つの強みに分類できます。使いたい目的に強みを照らし合わせた上で、具体的なサービスを選ぶことをおすすめします。
高速の検索機能に強みを持ち、検索対象も豊富なツールです。グループ企業や拠点が多いなど大規模・大容量のデータにも対応でき、利活用を促進する機能が充実しているタイプともいえます。
「QuickSolution」は、50TBのファイルサーバーを1台で高速セキュア検索できる容量が強みです。画像OCR検索、チャットボットなどの機能も搭載されています。「Neuron Enterprise Search」は、文書数3億件、300TBを超える文書群からでも、それぞれの認証システムと連携し、高速で検索でき、オンプレのファイルサーバーやデータベース、各種のクラウドサービスから一括で検索が可能です。
豊富なコネクタにより、システムをまたいだ横断的な検索に強みのあるタイプです。精度の高い分析機能に強みがあり、検索結果を他システムで活用しやすいという特徴もあります。
「Sinequaプラットフォーム」は、200種類以上の外部システムに接続可能なコネクタが提供されており、ファイルサーバー、クラウドストレージ、社内ポータル、業務アプリケーション、ニュースサイトなど多種のシステムに接続することが可能です。
「Elasticsearch」は、数値、テキスト、地理情報、構造化データ、非構造化データ、メトリックなど、様々な形式のデータを検索できるだけでなく、Microsoft 365、Salesforce、Google Workspaceなどのコンテンツソースに対応するコネクタで接続でき、またカスタムコネクターを開発することも可能です。
「aslead Search」は、チームのナレッジやノウハウの一元管理ができる情報共有ツール「Confluence」との連携によって効率的な検索を実現できます。
顧客からの問い合わせに素早く、的確に回答できるための仕組みが充実しているタイプです。顧客とのやりとりを改善したい場合に適しています。
「Amazon Kendra」は、機械学習を利用して、自然言語の質問から具体的な回答を出すことができるので、よくある質問への回答やFAQへの誘導などに長けています。汎用的に使えるコネクタも充実しており、幅広いコンテンツリポジトリを検索できます。
「J-Insight」は、AIを活用して回答精度を向上させ、コールセンター業務やFAQの構築など、社内の情報共有基盤として利用しやすい点が長所です。辞書取り込みやピンポイント検索など、ユーザーの自己解決にも便利な機能も備わっています。
技術文書や専門分野の検索に強みのあるタイプで、キーワードと属性情報の組み合わせによる技術文書の素早い検索が可能です。
「CBES」は、ジャストシステムの言語処理技術を活用し、高精度の検索方式を利用することができます。またオプション辞書が充実しており、技術一般の語句から、医療・バイオ、建設・土木、ケミストリー、エネルギーなど、様々な分野の専門用語を網羅しています。
エンタープライズサーチの強みを把握した上で、どのサービスが自社に合っているか検討する際に比較したい4つのポイントをご紹介します。
エンタープライズサーチの検索対象が、自社で使っている保管場所や、データ形式に対応しているかを確認しておきましょう。
自社のデータ形式はもちろんのこと、幅広いツールや形式に対応しているほうが、より多くの種類のデータを検出でき、横断検索も可能になります。
前項の「各種システムの横断的な検索に強み」タイプであれば、ほとんどのシステムと連携できます。それ以外のタイプの場合は、特にクラウドサービスとの連携対応を確認しておくと良いでしょう。
「QuickSolution」は、Microsoft 365、Box、Google ドライブ等のクラウドサービス上のデータまで、横断的に対応しています。「CBES」の場合、Microsoft 365やBoxに対応、「Neuron Enterprise Search」はBoxやdropboxに対応しています。
また、「QuickSolution」のように、権限継承のプラグインを導入することで、独自システムなどの未連携のシステムでも簡単な設定だけで、権限を考慮した拡張連携ができるツールもあるので、こちらも確認しておくと良いでしょう。
新入社員や転職者の中には、「検索時にキーワードが思いつかない」など目的の情報にたどり着くことが難しい場合があります。検索機能を使いこなせない人向けの支援機能の有無は、確認しておきましょう。
「QuickSolution」の場合、検索キーワードに詳しい人や部署を探すことができる「Know-Who」機能や、検索結果をAIの自動抽出により、絞り込む機能もあります。「Sinequaプラットフォーム」では、自然言語処理と機械学習を組み合わせた「コグニティブAI」を採用しており、文書の内容を読み解いたうえで、ユーザーが欲しい情報を探し出してくれます。
また、「Elasticsearch」は、チームベースあるいはユーザーごとにコンテンツを調整し、パーソナライズする機能が搭載されています。
エンタープライズサーチの検索精度を高めるために、これまでの利用状況を分析して調整する、チューニング機能が充実しているか確認しておきましょう。
「Elasticsearch」は、キュレーションや同義語を活用して、クリック数の多い検索キーワードの使用を促したり、適合率を調整したりできます。検索数やクリック数がゼロだった内容について、検索関連性を向上させる機能が備わっています。
「Amazon Kendra」は、検索結果を微調整し、特定のビジネスや目的に基づいた回答とドキュメントを結果に表示でき、より信頼できるデータソースやドキュメントの鮮度といった観点から、結果の質を向上させることが可能となっています。
グローバル展開している企業の場合、日本語だけでなく自社で使いたい種々の言語に対応しているか確認しておくと良いでしょう。
「Sinequaプラットフォーム」では、日本語を含む21種の言語で自然言語処理および自然文検索が可能になっています。「QuickSolution」は一部オプションで、日本語のほかに英語や中国語のデータも全文検索が可能で、韓国語にも対応しています。
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(出所：Neuron Enterprise Search公式Webサイト)
社内のデジタル資料を一括で横断的に高速検索できる、企業内全文検索エンジン。文書数3億件、300TBを超える文書群からでも、それぞれの認証システムと連携し、高速な検索結果を実現。オンプレのファイルサーバー、社内ポータルサイト、DB、NotesDB、クラウドのBox、SharePoint Online、Dropbox、Google Drive（予定）も一括で横断検索が可能。
Office文書・PDF文書からサムネイルを生成、プレビュー表示ができる点や、全ページのサムネイル表示、マウスオーバー時の拡大表示など、利用者の視点でコンテンツを検索できるのが便利。キーワード検索や文書のクリックをログ情報として収集、可視化して分析でき、情報を保管するレポジトリの見直し等、組織単位の業務改善に寄与するアクションも可能。
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(出所：QuickSolution公式Webサイト)
オンプレミス・クラウドに点在する情報資産を横断的に全文検索できる、AI搭載のエンタープライズサーチ。10名ほどの小規模から、数百TBの大規模まで幅広く対応し、50TB（1億2000万件）のファイルサーバーを1台で高速かつ高精度に検索できる点が強み。
AIの活用によって検索文の意味に近い結果を上位表示するセマンティック検索や画像OCR検索、チャットボットなどの先進機能を搭載。検索キーワードに詳しい人や部署を探す「Know-Who 機能」や、類似文書群のトピックマップ表示をはじめとした可視化機能など、データ分析機能も充実している。豊富なAPIでシステムや製品への組み込みがしやすく、連携ソリューションの幅が広い点も魅力。
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(出所：Sinequaプラットフォーム公式Webサイト)
企業内外のシステムを統合し、AIを活用した横断検索が可能なエンタープライズサーチシステム。多言語対応の自然言語処理（NLP)に加えて、機械学習（ML）を組み合わせたコグニティブ検索エンジンにより、複数のデータソースを統合して一括検索。検索時にユーザーが求めている情報を類推してサジェストしてくれる点が特長的。
200種類以上の外部システムに接続可能なコネクターが提供されており、ファイルサーバー、クラウドストレージ、社内ポータル、業務アプリケーション、ニュースサイトなど多種のシステムに接続ができる。文書の機密度に応じたアクセス権限設定、ヒートマップやネットワークマップを使った分析など、運用回りの機能も充実している。Microsoft 365、TeamsなどMicrosoft製品とのシームレスな統合が可能であることも魅力。
(出所：Elasticsearch公式Webサイト)
独自性のある検索プラットフォームを基に、膨大なデータから関連性の高いデータを即座に提供できる検索・分析エンジン。Lucene をベースに開発されており、自然言語処理（NLP）とネイティブベクトル検索により、高速の検索を実現している。
数値、テキスト、地理情報、構造化データ、非構造化データ、メトリックなど、様々な形式のデータを検索しあらゆる形式のデータを扱える点や、Microsoft 365、Salesforce、Google Workspace、Jira、Confluence、GitHubなど、人気のコンテンツソースに対応するコネクターを使って接続可能。カスタムコネクターを開発できる拡張性も魅力。
(出所：aslead Search公式Webサイト)
社内のナレッジを一元的に管理し、既存システムから蓄積されたナレッジを効率的に検索できるナレッジ検索ソリューション。複数のシステムに蓄積されている社員の知識や知見をナレッジとして、既存のファイルサーバーだけでなく、社員情報システムや社員評価システムなどの人事システムと連携できる。
また、データベース上の既存システム情報を蓄積するだけでなく、チームのナレッジやノウハウの一元管理ができる情報共有ツール「Confluence」との連携により、より効率的・横断的な検索が可能となっている。
(出所：Amazon Kendra公式Webサイト)
AWSがリリースしている機械学習を活用したインテリジェント検索サービス。従業員にとっては社内検索エクスペリエンスを強化することができ、顧客にとっては製品に関する質問への回答が簡単に見つけられるようにできる点が特長。機械学習を利用して、非構造化データからより関連性の高い検索が可能で、自然言語の質問から具体的な回答を出すことができる。
よくある質問のマッチングサポートや、HTML ページに埋め込まれたテーブルの中から回答を抽出することにも長けている。検索結果から関連性をチューニングして精度を上げることができ、幅広いジャンルの領域に最適化できるよう深層学習モデルを実装、コネクタを使った各種クラウドサービスとの連携なども備わっており、多くの機能を搭載していることも魅力。
(出所：J-Insight公式Webサイト)
自然文による1回の質問で異なる種別のコンテンツを同時に検索し、複数の検索結果から素早く目的の情報にたどり着ける横断検索システム。AIを活用し、精度の向上と、運用負荷を軽減が実現でき、コールセンター業務やFAQの構築など、社内の情報共有基盤として利用できる点が長所。
キーワード検索、検索結果の絞り込みや並び替えといった柔軟な検索性に加え、リアルタイム学習による検索精度の向上や辞書取り込み、ピンポイントで検索できるダイレクトヒット機能、オンライン上でのFAQ情報およびコンテンツ登録機能など、検索や情報の集約を強化してユーザーの自己解決を実現できるところも特徴的。
(出所：CBES公式Webサイト)
日本語入力システム「ATOK」を手掛けるジャストシステムが提供している企業内検索システム。ATOKで磨き上げた言語処理技術と、検索エンジンのノウハウが使われていることが魅力。高精度検索方式「NL-Vgram」は、自然言語処理「NLP」と文字列の区分技術を発展させた「V-gram」の２つをハイブリッドに組み合わせた独自の方式を採用。
検索を支える辞書は一般用語だけでなく、様々な分野の専門用語を収録したオプション辞書を多数用意。検索画面も直感的で、よく利用する文書・フォルダのショートカット保存や検索クエリの保存が可能。素早く、効率良く情報へアクセスできる工夫がなされている。
企業の規模によって異なりますが、デジタルデータの量や種類は増加しているはずです。探し出す手間はもとより、せっかくの情報やノウハウが埋もれたままになってしまうことは損失以外の何ものでもありません。
その解決策のひとつであるエンタープライズサーチは、従業員一人ひとりに活用されることで価値を発揮します。
グループ企業でのナレッジ共有やカスタマサポートへの応用など、目的に応じてエンタープライズサーチの利用価値を広げていけば、更にインパクトが広がります。
まずは、「大容量の検索に強み」「各種システムの横断的な検索に強み」「カスタマーサポートでの活用にも強み」「専門分野の検索に強み」の4つのタイプのうち、目的に適したサービスを選択しましょう。
その上で、「検索対象データの範囲」「検索支援機能の充実度」「チューニング方法」「多言語対応」の4つのポイントで比較検討を進めるとスームズです。
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★★★★★ 4.6 9件の口コミ・評判
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エンタープライズ企業・省庁・自治体を中心に多数の導入実績。従業員・職員向けの全文検索システムで業務効率化やナレッジ活用を支援します。...
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