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物品管理システムの比較13選。タイプ別の選び方

物品管理システムの比較13選。タイプ別の選び方

最終更新日:2022-09-27

IT機器や社内備品の管理や棚卸業務に負担を抱えており、効率化を図りたいと考えている方へ。物品管理システムのメリットや、導入に際しての比較ポイント、具体的なサービスについてご紹介します。

目次

物品管理システムとは?

物品管理システムとは、ビーコンやRFID(無線通信型の非接触ID)などの機器を利用し、物品の所在や使用状況を管理するシステムです。物品を探す場合や棚卸の際に有効で、オフィスでの備品管理をはじめ、工場や医療現場で備品・物品を管理する際にも広く使われています。

社内の物品管理は、管理台帳を作成してExcelなどに貸出先や利用期間を記録する方法が一般的でした。しかし、物品の種類や量が多くなると管理が難しくなり、棚卸作業の際などは効率化が難しくなります。

その点、物品管理システムなら物品情報を登録することで情報を一元管理でき、更には情報を検索しやすくなります。貸し出しの登録や履歴、返却まで、漏れなく管理できるようになるところがメリットです。

物品管理システムの利用目的

まとめると、物品管理システムの利用目的は、以下のように整理できます。

  • 固定資産管理のための棚卸
  • PC、サーバー、スマホといったIT機器の管理
  • 机や椅子などの什器、プロジェクターやカメラといった社内備品の管理
  • 社内に配備してある工具の管理
  • 紙の文書管理、廃棄についての管理

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物品管理システムのタイプと選び方

物品管理システムは、大きく3つのタイプに分類できます。

(1)RFID対応タイプ

ID情報などのデータを記録したICタグなどの専用タグと電波でワイヤレス通信し、非接触で情報を識別・管理する「RFID」に対応したタイプです。作業効率アップのために、情報を一括で読み取りたい場合にはこちらのタイプが適しています。

RFIDを利用すれば、離れた位置から複数のICタグを一括で読み取り、瞬時に個体を識別できます。たとえば、ダンボールに梱包された大量の商品でも、箱の外から一括で読み取れるので、検品や在庫チェックなどの作業効率がアップします。

また、出入り口にRFIDを設置して自動的に読み取ることもできます。スマホやハンディターミナルをかざすのではなく、ゲートの通過による読み取りなども可能なので、大幅な効率化を図れます。

こちらのタイプに該当する「Assetment Neo」では、RFIDのほか、バーコードやQRコード、スマホ棚卸(Android/iOS)にも対応。自社の運用に即した棚卸方法で現物確認が行えます。

(2)バーコード/QRコード対応タイプ

管理の対象となる備品や物品の数がそこまで多くない場合は、バーコードやQRコードに対応したタイプが適しています。RFIDは専用のタグを用意する必要がありますが、バーコードやQRコードは自ら発行できるので、導入費用を抑えることができます。

テプラなどのラベルプリンタとの連携で、簡単にバーコードやQRコードのラベルを作成することも可能です。また、QRコードなどの読み取りの際にはハンディターミナルのほか、スマホなどの端末を使用できるので、専用端末を用意する費用を抑えられることもメリットです。

「備品管理クラウド」は、スマホアプリのカメラで撮影するだけで備品登録が完了。QRコード付きラベルを発行でき、月額5,000円〜とリーズナブルな料金で利用できます。

(3)業界業種特化タイプ

たとえば、病院における物品管理では、医療機器の棚卸管理だけでなく、医療材料の使用期限管理や、発注管理・在庫管理などが必要です。医療用品の使用期限や履歴、欠品についての情報管理は、とりわけ慎重を期さなければいけないので、いつ・どこで・どれくらい使ったのかを正確に把握することは非常に重要です。

医療業界向けのシステムとしては、「MedicalStream」が。使用した特定診療材料が、電子カルテシステムや医事会計システムに登録されているかどうかをチェックする機能なども搭載しています。

 

物品管理システムの比較のポイント

物品管理システムを検討する際には、以下の4つのポイントに留意して比較するとよいでしょう。

1. 登録作業の効率性

管理対象の物品・備品が多い場合、最初の登録作業が膨大になり、導入時に大きな負担となります。そのため、物品管理システムの導入にあたっては、登録作業をどれだけ効率的に行えるかがポイントです。

「備品管理クラウド」ならスマホアプリを使ってJANコードや製品ラベルを読み取り、AIが画像解析して文字を解析した上で、情報を自動登録してくれます。また、「OPTiM Asset」や「ファインアセット」は、CSV形式で情報をシステムに一括インポートできるので、紙やExcel台帳から簡単に移行することができます。

2. スマホでの棚卸対応有無

モバイル端末を活用して棚卸ができるかどうかは、比較ポイントのひとつです。物品の利用場所や倉庫などで、棚卸リストを見ながら棚卸作業をする際に、スマホから棚卸リストを確認できれば作業効率がアップします。

「Convi.BASE」は、スマホを使って棚卸をする備品を読み込み、数量を入力することで棚卸結果をスマホで確認、データベースの更新を行えます。「Colorkrew Biz」や「備品管理クラウド」はQRコード、「OPTiM Asset」は二次元バーコードが貼られた備品管理ラベルをスマホで読み取るだけで、手軽に棚卸ができるようになります。

3. アラート通知への対応有無

返却日の見落としや、保守期限が過ぎたままで備品を使い続ける懸念への対策としては、アラート通知機能が有効。あらかじめ設定したスケジュールや条件に沿って、保守延長の手続きや、返却依頼などのメール通知ができるので安心です。

また、在庫管理に物品管理システムを活用したい場合には、指定した在庫数を下回った場合にアラートを出してくれる機能があると良いでしょう。アラートメールを配信できる「Convi.BASE」のようなシステムなら、在庫切れ・発注漏れの防止につなげることができます。

4. リース・レンタル機能の有無

物品のリースやレンタルをしている場合、在庫数だけでなく契約管理も一緒に台帳管理したいところ。その際には、契約管理機能を搭載したシステムが有効です。「Assetment Neo」は、資産情報、棚卸機能に加えて、リース・レンタルの資産情報・契約情報、割賦単位の設定などの機能を有しています。多くのリース契約を行っている企業の場合には有効な機能といえます。

 

主な物品管理システム(RFID対応型)

こちらでは、RFIDに対応した物品管理システムを5つピックアップしています。

Assetment Neo(株式会社アセットメント)

Assetment Neo公式Webサイト

(出所:Assetment Neo公式Webサイト)

バーコードやQRコード、RFIDを活用した現物管理で、社内資産における管理業務の効率化が図れるクラウド型の社内資産管理システム。什器・備品の管理、社内資産の持出・返却や、リース契約管理、サーバー情報の管理まで対応している。
台帳管理としては汎用性が高く、項目の定義設定や、資産マスタとの関連付けが容易なため、データの一貫性を保ち、業務の統一化が図りやすい。資産情報アプリや棚卸時のバーコードの読み込みにスマホを利用できるため、システムが活用しやすい点もメリット。

  • 料金:月額40,000円~(Lightプラン。管理対象資産数1,000まで)

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Convi.BASE(株式会社ネットレックス)

Convi.BASE公式Webサイト

(出所:Convi.BASE公式Webサイト)

社内のあらゆる物品を管理できる物品管理クラウドサービス。物品管理業務に必要な機能を自在に組み合わせて利用できる。登録できる物品点数が無制限で、管理項目の自由度も高いことが特徴。固定資産・IT資産や契約書、工具・計測器や消耗品の管理まで幅広く対応している。
利用用途に応じてICタグやバーコード、カメレオンコード、フルスキャンコードといったラベルが選択でき、専用端末やiPhoneでの運用が可能。現物確認の手間が削減され、棚卸の効率・精度の向上が期待できる。

  • 料金:月額55,000円~、初期費用なし(自社で導入作業を行う場合)

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物品管理システム(株式会社日立システムズエンジニアリングサービス)

物品管理システム公式Webサイト

(出所:物品管理システム公式Webサイト)

台帳管理機能と、ビーコン、RFID、バーコード/QRコードといった豊富なアタッチメントで、「何が」「今どこに」「どのような状態」をリアルタイムに把握・管理できる物品管理システム。RFIDは工具の形状に適したタグを利用でき、作業場所に設置したビーコンによって、工具使用情報や利用証跡管理ができるので、工場内での工具管理が容易にできる。
物品のデータベースは履歴・状態・ロケーションの各種管理ができ、スケジュールの管理ではメール通知によって管理の漏れを防止。

  • 料金:要問い合わせ

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MONISTOR(株式会社東北システムズ・サポート)

MONISTOR公式Webサイト

(出所:MONISTOR公式Webサイト)

棚卸をはじめとする資産管理の効率化を、RFIDやバーコードを使用しポートするソフトウェア。PDAやRFIDリーダー、バーコードスキャナで管理できる手軽さが特徴で、台帳からデータをドラッグ&ドロップするだけの一括インポートも簡単にできるようになっている。
Webブラウザで資産情報や利用状況の確認ができ、それぞれのPCから資産利用の予約申請・スケジュール確認が可能。従業員に対する通知や返却期限超過などの警告メールも配信できるようになっている。

  • 料金:要問い合わせ

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資産・物品管理システム(株式会社吉川システック)

資産・物品管理システム公式Webサイト

(出所:資産・物品管理システム公式Webサイト)

RFソリューションベンダーとして、各種の管理システムをリリースしており、資産・物品管理のほか、在庫管理・工具管理・資材管理・入退門管理のシステムがある。タブレットPCとハンディを利用して、管理物を動かすことなく探索・棚卸が手軽にできることが特徴。
探索機能では物品に近づくとアラートが鳴るため使いやすい。ネット環境のない工事現場などでもシステム利用できることもメリット。QRコードによるタグの発行や、テプラと連携してラベルを発行するといった機能も搭載されており、現場で利用する際の利便性が高い。

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主な物品管理システム(バーコード/QRコード対応型)

こちらでは、バーコード/QRコードに対応した物品管理システムを5つピックアップしています。

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OPTiM Asset(株式会社オプティム)

OPTiM Asset公式Webサイト

(出所:OPTiM Asset公式Webサイト)

高い市場シェアを誇るMDM「Optimal Biz」のノウハウを活用した物品管理クラウドサービス。棚卸対象に貼付した二次元バーコードを読み取るだけで棚卸が完了。現物と台帳を目視で確認したり、Excelシートへ反映したりする手間を省ける。
既存の管理台帳情報・物品情報はCSVで簡単に一括インポート。PCやスマホと連携して台帳情報を自動更新することもでき、常に最新かつ正確な情報を維持。手入力によるミスの防止と作業工数の削減に役立つ。物品ごとに利用者や設置場所などの変更履歴も残せるため、管理者が複数人でも安心して利用でき、属人化も防止。企業の内部統制への効果も見込める。

  • 料金:月額30,000円~、初期費用なし

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Colorkrew Biz(株式会社Colorkrew)

Colorkrewbiz公式Webサイト

(出所:Colorkrew Biz公式Webサイト)

備品管理をはじめ、座席・会議室の予約やスケジュール調整などのスキマ業務を削減するビジネスコンシェルジュツール。スマホなどでQRコードを読み取るだけで、スムーズな資産の棚卸し、貸出品の管理ができる。備品が今どこにあるのかを探したり、紙やExcelの台帳に記入したりする作業が不要に。備品の貸し出しは、時間または日にち単位で期間を指定して予約することも可能。
消耗品の管理にも対応しており、文房具や封筒などの在庫がなくなってきたら、気付いた人が誰でも注文できる点もポイント。注文情報はすぐに担当者へ通知されるため、最新の状況把握はもちろん、請求の管理にも役立つ。

  • 料金:月額40,000円~、初期費用なし

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備品管理クラウド(アストロラボ株式会社)

備品管理クラウド公式Webサイト

(出所:備品管理クラウド公式Webサイト)

社内の備品に関わる管理を「まるっと」解決するクラウド型管理システム。スマホアプリから備品をカメラで撮影するだけで簡単に登録が可能。備品管理クラウド独自の製品データに登録済みのアイテムなら、製品ラベルを読み取るだけで機器のスペックまで自動で入力してくれる。
QRコード付きの備品管理ラベルを発行するため、スマホなどのモバイル端末で手軽に使えることに加え、会計ソフトと連携して固定資産の減価償却や購入・廃棄の会計処理も確認できるなど、便利な機能が多い。

  • 料金:月額5,000円~

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備品管理システムDX(株式会社南日本情報処理センター)

備品管理システムDX

(出所:備品管理システムDX公式Webサイト)

組織に存在する多種多様の備品の、購入から取得・廃棄、修理、貸出・返却に至るまで、情報を一元管理できる管理システム。地方公共団体をはじめとした行政経営向けに作られたサービスで、サーバー型・スタンドアロン型からサービスを選択できる。
購入単位で複数の備品を一元管理。取得から廃棄までの移動を履歴管理できる。備品台帳・取得調書・廃棄調書といった多彩な管理帳票を作成できる点が特徴的。事前に備品情報を端末に転送しておけばオフラインで物品の紹介や棚卸などの処理ができるため、環境に左右されない使い方も魅力。

  • 料金:要問い合わせ

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ファインアセット(中央システム株式会社)

ファインアセット公式Webサイト

(出所:ファインアセット公式Webサイト)

社内資産の一元管理とスマホを活用した現物管理で、物品管理と棚卸の業務効率化が図れるクラウド型の物品管理・棚卸システム。導入のしやすさとシンプルな操作性を追求しており、Excelの台帳からインポートして移行が可能。
管理項目は運用に合わせてカスタマイズできて、スマホを使って棚卸もできる。資産情報をCSV出力すれば、テプラやbrotherのラベルプリンタを使ってQRコード付きのラベルを印刷することができ、テンプレートも用意されている。専用機器が不要であるほかにも、オプションの追加料金がないわかりやすい料金設定も魅力。

  • 料金:月額5,000円~(棚卸専用プラン)、初期費用なし

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主な物品管理システム(病院向け)

こちらでは、病院向けに機能を特化した物品管理システムを3つピックアップしています。

MedicalStream(株式会社サン・システム)

MedicalStream公式Webサイト

(出所:MedicalStream公式Webサイト)

病院向けの物品を見える化し、経営改善と現場の業務負荷軽減を実現できる物品管理システム。消費・在庫・勾配の情報を見える化する「物流管理システム」、包装単位や器械個別で管理できる「滅菌管理システム」、必要な情報を一元管理できる「機器管理システム」に分かれている。
診療材料、検査試薬、一般消耗品、医薬品等の詳細なデータを、リアルタイムかつ正確に一元管理。電子カルテシステムや医事会計システムに登録されているかどうかをチェック機能によって確認できるので、医事請求間違いや、特定診療材料の請求漏れにも対応できる。

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MONISTOR for メディカル(株式会社東北システムズ・サポート)

MONISTOR for メディカル公式Webサイト

(出所:MONISTOR for メディカル公式Webサイト)

資産・物品管理システム「MONISTOR」に、ME機器や院内資産の管理へのサポートを強化した、 病院・福祉施設などの医療業界向けシステム。
医療機器やベッドなどの医療用家具の棚卸をはじめとする資産管理、病棟やフロアごとの資産情報の共有、文書、記録メディア、備品、リース品の管理と追跡が主な機能となっている。RFIDを活用した棚卸により、資産管理を効率化・簡略化でき、通常業務を圧迫せずに作業できる。

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JoyPla®(株式会社パイプドビッツ)

JoyPla®公式Webサイト

(出所:JoyPla®公式Webサイト)

中小規模病院向けのクラウド型SPDシステム。発行したラベルをリーダーでスキャンするだけで、院内の棚卸処理や受発注を完了させられる。国際標準のバーコード規格GS1-128に対応しており、製品のリコール発生時の早期対応、消費期限切れの防止にも有効。
系列・グループの病院や、介護などの関連施設のマスターや取引実績、在庫などを一元管理が出来る「グループ施設管理機能」を搭載しており、本部の集計工数の削減や、施設ごとの承認権限者設定で、現場の不正防止対策などにも役立つ。

  • 料金:要問い合わせ

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まとめ

会社内にある備品は移動や増減を日々繰り返しており、担当部署・担当者による属人的な管理では必ずズレや漏れが生じるものです。正確な物品管理・備品管理を行うためにはその都度、記録を取る・棚卸での正確な状況把握が必須。物品管理システムは、そのソリューションであり、社内物品の所在や利用状況の適正な管理や作業の効率化が最大のメリットです。

手間のかかる確認作業を簡略化することができれば、本来業務に対して時間をかけることが可能になり、社内全体の業務効率化の一助となるでしょう。

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