最終更新日:2023-07-26
紙やExcelを使った在庫管理に限界を感じ、専用のシステムを使った業務効率化を検討している方へ。レンタル管理システムの機能や選び方、比較のポイントと共におすすめのシステムを紹介します。
レンタル管理システムとは、レンタル・リース業における貸出、返却に必要な出入庫や検品作業、在庫品管理などを効率化するシステムのことです。
在庫情報を紙やExcelで管理している場合、「倉庫に行かないと物品の貸出可否が分からない」「誤配送や検品漏れといったミスが発生してしまう」「在庫状況の記入や入力に時間がかかる」といった課題が生まれます。
しかし、専用の管理システムを利用すれば、貸出、返却に伴う作業を一元管理できるようになり、在庫状況をスピーディに確認して、ミスなく作業・管理が行えるように。在庫単位での稼働率・収益率向上にもつながります。
レンタル管理システムに搭載されている主な機能を解説します。
在庫状況をデータベースで管理する機能。商品ごとの貸出、返却、修理中などのステータス確認が可能になるほか、商品、納品先、シリアルナンバーなど様々な条件で検索できるシステムも。クラウド版であれば営業先など、外出先でも在庫を確認できます。
QRコードやバーコードを利用して、貸出、返却に伴う物品の出入庫や検品処理を行う機能。データと照合しながら作業ができるため、商品や数量を間違えるといった出庫ミスを防げます。また出入庫に伴うデータ変更も並行して行えるため、紙やExcelと比べて記録の手間が省けます。
出入庫作業や物品管理に必要な伝票を作成し、作業に応じて最適な場所やタイミングで伝票を印刷します。伝票に記録する項目を設定して、商品の稼働率などを確認する際にも使えます。
貸出先の情報や貸出内容、レンタル料の管理を行います。条件に応じたレンタル料の自動計算や日極・月極による毎月の請求を一括で処理するなど、請求処理の負担を軽減。顧客ごとの契約内容もすぐに確認できるように。
期間・推移・予実の比較など様々な視点から、商品の稼働実績の集計・分析を行います。
レンタル管理システムは大きく3つのタイプに分けられます。それぞれの特徴と選び方について解説します。
在庫管理にまつわる作業を効率化したい場合向け。紙やExcelの管理にかかる作業負荷や、非効率な稼働、出庫・検品ミスといった課題を解決します。システム上で在庫状況を管理することで、リアルタイムでの確認や、検索性に優れたデータ管理を行えるように。出入庫作業の効率化も見込めます。
「ZAIKA」では、RFIDタグとリーダーを活用することで、伝票と梱包物を照合する作業を効率化。ピッキングミスなどのヒューマンエラーを防止します。
また、「レンタルプラス」では、「貸出中」や「修理・メンテナンス」などの商品のステータス管理が可能。貸出、返却のたびにステータス設定を行うことで、在庫に戻すかメンテナンスに出すかといった、商品の移動を効率的に行えます。
在庫管理業務だけでなく、見積書作成・受発注管理・契約管理・売上管理・その他会計処理など、レンタル・リースにかかわる業務を幅広く効率化したい場合向け。業務フローを広く一元管理することで素早いデータ処理が可能に。業務の精度向上、効率化が見込めます。
たとえば、「アラジンオフィス」では、日極・月極による毎月の請求を一括処理。貸出の開始月に発生した値引きなど、イレギュラーな請求にも対応。また「KAREN-CORE」では、契約単位や現場・担当者単位で請求書をまとめて発行するなど、顧客の要望に合わせて請求パターンを調整できます。
自社業界・業種・業態に特有の業務フローがある場合向け。たとえば、建設機械のレンタル管理に特化したシステムでは、機械の稼働実績や修理履歴を見る修理整備管理、車検や特定自主検査の期日管理といった特有の業務に対応した機能を搭載しています。
たとえば建機・足場仮設資材レンタル業向けシステムの「i-Rent Plus」は、機械カルテ画面で稼働実績・修理履歴のチェックが可能。更に、ユーザー機管理、検査案内書の発行など管理に役立つ機能を複数実装しています。
また、同じく建機や重仮設資材などのレンタル販売管理に対応した「レンタル百貨」では、納品伝票登録時に免許証情報を登録することで自動車貸渡証を即時発行。貸渡証に加えて、車検証、特定自主検査証を印刷する機能も提供しています。
レンタル管理システムを比較検討する際におさえておきたいポイントは、以下の3つです。
ハンディターミナルでQRコードやバーコードを読み取って、出入庫・棚卸業務や検品作業ができれば、貸出状況や在庫数を正確に把握できるように。加えて、業務の効率化にもつながります。システムにデータを取り込む方法は、QRコード、バーコード、RFIDなど。自社の運用に合う方式を選びましょう。
「アラジンオフィス」は、ハンディターミナルを利用した出入庫、検品が可能。一次元バーコードや二次元バーコードなどにおいて、業種・業界・業態に特有のコードにも対応しています。「KAREN-CORE」はバーコードの読み取り以外に、RFIDや他システムからのCSV取込による管理にも対応。うまく運用することで作業効率がアップします。
データの読み取りと連携して伝票を作成できる機能があれば、出入庫作業の効率化につながります。また、端末を選ばずシステムにアクセスできるクラウド型なら、印刷機を置く場所を問わず、作業の導線も整理できるでしょう。
たとえば「ZAIKA」は、出入庫伝票の内容を発送返却時のチェックリストや、納品書代わりに使えるレンタル用品リストとして印刷できます。更に、リストに印字されているバーコードをスキャンすれば、アプリ側で伝票を表示してスムーズに発送処理を完了。
また、「invento」ではアプリから手動で伝票を作成する方法と、APIを用いて受注時に自動で作成する方法の2種類を提供。API連携だと、既存の受注システムを活用した伝票の作成も可能に。
リース管理も行いたい場合は両方に対応しているシステムを選びましょう。
たとえば、「リース&レンタル管理システム（株式会社バルテック）」では、リース会社向け審査の手間を軽減するweb審査機能を搭載。リース約款の確認やリース料率の設定などにも対応しています。また、「レンタル・マネージャー・クラウド」では、建設機械・土木資材のリースに対応。
「ZAIKA」では、リース業含むBtoB向けのレンタル・貸出を行う企業向けに、出し入れ管理やRFID在庫管理を搭載。既存の基幹システムを置き換える必要なく導入できます。
在庫管理に強みを持つレンタル管理システムの中には、クラウドタイプを提供しているものも多くあります。ここでは、クラウド型で在庫管理に強みを持つシステムをご紹介します。
(出所：ZAIKA公式Webサイト)
レンタルサービスに特化したクラウド型の在庫管理＆運用システム。出入庫管理や在庫ステータス管理、拠点別管理、棚卸し、在庫数カレンダー機能など、レンタル事業の運営に役立つ機能を搭載している。
QRコード、もしくはRFIDタグをレンタル品に貼り付け、専用iOSアプリやRFIDリーダーで読み取ることで発送・返却作業を管理。伝票、梱包物のチェック作業を効率化に加えて、ピッキングミスなどのヒューマンエラー防止が期待できる。
更に、収益・稼働管理機能を活用すれば、商品毎、在庫毎でレンタル稼働データの管理が可能に。売上・利用回数・稼働率・収益率を把握し、在庫数の調整や価格設定、マーケティングなどに活用できる。
CSVファイルを取り込むことで、商品マスタや在庫を一括登録できるので、導入準備も簡単。出入庫伝票は既に利用している伝票情報をAPI経由で利用できるので、オペレーションを変えずに済む。
(出所：レンタルプラス公式Webサイト)
在庫管理システムを中心に物流ソリューションを提供する、アトムエンジニアリングのレンタル管理システム。介護用品や着物・ドレスなどのレンタル商品、デモ品やサンプル品の貸出管理に強みを持つ。貸出可能な時期と数量をリアルタイムに確認でき、バーコード・スマホを利用した検品・出入庫作業で、正確な貸出・返却を実現。クラウドタイプなので外出先からも在庫確認ができる。
また、総数で管理する商品と、個体識別で管理する商品いずれの在庫管理にも対応。個体の修理回数なども確認できるので、交換時期の目安を立てられる。商品のステータスは「貸出中」「修理」「廃棄」などが設定でき、返却された際に在庫に戻す商品、メンテナンスに出す商品を仕分けるといった運用を効率的に行える。事前に料金などを登録しておけば簡易的な料金の計算も可能。
(出所：invento公式Webサイト)
正確な在庫管理によって機会損失を防ぎ、レンタル収益の最大化を支援するクラウド型のレンタル管理システム。管理機能やQRコード読み取り機能を搭載したスマホアプリを使って、直感的に在庫の出入庫状態を管理できる。返却後の在庫ステータス管理や、各在庫の有効状況をひと目で確認できる在庫カレンダー機能といった管理機能を備えている。
webアプリ画面から出入庫伝票を作成するだけで、出荷商品とスケジュールの管理までが可能。伝票はAPIを用いて受注時に自動作成することもできる。顧客に貸し出す外注レンタル品も記載可能だ。
Excelにまとめたデータを同社が管理アプリに入力する、入力支援サービスも提供している。
在庫管理だけではなく、販売管理に関わる業務に広く対応するシステムをご紹介します。
(出所：KAREN-CORE公式Webサイト)
レンタル業務の販売・在庫管理に特化した販売・在庫管理システム。同社のレンタル事業のノウハウをベースに、商品貸出や請求、顧客データなどの各種マスタデータを一元管理に対応。生活用品、什器・備品、情報機器、映像音響機器、検査・測定機器など、様々なレンタル事業者に導入されている。
商品の在庫状態と在庫状態別の数量を一覧で確認・管理できるほか、バーコード読み取りやRFID、他システムからのCSV取込などでの入出荷検品、一覧画面からの選択による入出荷登録に対応。
見積もり・契約管理も充実しており、契約期間・商品・数量・料金・前受金・納品先・料金の回収方法など、多数の項目を管理できる。商品ごとにレンタル期間や単価の設定ができるので、複雑な契約形態に対応可能だ。
(出所：楽商Myレンタル公式Webサイト)
様々なレンタル業界の商習慣に対応した総合レンタル・販売在庫管理システム。産業用機械器具、事務用機械器具、電気計算機・同関連機器、スポーツ・娯楽用品、映画・演劇用品など、幅広いレンタル事業での導入実績を持つ。
貸出は出荷指示書による貸出検品、返却は商品をスキャンするだけの簡単作業。「予約」「準備中」「貸出中」といったステータスや返却時間が色別で表示されるので、商品スケジュールもひと目で把握できる。更に、貸出期間を入力するだけで、商品や分類毎の在庫総数と貸出可能数を表示する機能も搭載。クリックした商品の全体スケジュールがポップアップ表示で確認できるなど、知りたい情報にアクセスしやすい設計が魅力。自社開発のため、運用に応じたカスタマイズも応相談。
(出所：リース&レンタル管理システム公式Webサイト)
レンタル資産の管理、Web審査機能を備えた統合販売管理システム。従来の資産管理システムでは対応が難しいレンタル資産の管理に対応しているのが特徴だ。現場で使われる頻度の高い機能に絞り、使いやすさを追求。システムから審査の申請が行えるため、従来のリース会社向け審査よりも審査日数・手間を簡略化できる。
サプライヤ情報には担当者やリース料率、審査区分のほかに代理店や申込状況を登録可能。申込情報の検索や確認、検収依頼、審査更新依頼などの管理機能も搭載されている。
契約後、リース期間中は「物件借受書」または「物件受領書」の帳票出力ができ、再審査の依頼もボタン一つで完了するのが便利。更に商品区分・物件額に応じて契約額を自動計算できるので、請求処理にかかる負担も抑えられる。
(出所：レンタル・マネージャー・クラウド公式Webサイト)
15年に及ぶ開発・運用実績を持つ、在庫・請求・回収情報管理システム「レンタル・マネージャー2000」のクラウド版（オンプレミス版も提供中）。PC操作に不慣れでも扱えるシンプルな操作感が魅力で、中古車販売、建設機械・土木資材の販売、リース事業などでの導入実績がある。
レンタル業務特有の物品の移動管理や請求処理に対応。日極・月極・シーズン・補償料・基本料・未稼働分の値引きといった請求処理に必要な設定に加えて、機械別稼働率、売上金額の把握、機械ごとの個別・数量管理なども設定可能。請求内容に変更が生じた場合には、請求内容を項目ごとに入力しながら調整・再計算できる機能も。導入から運用、保守まで専門のチームによるサポートが受けられるのも心強い。
(出所：アラジンオフィス レンタル・リース業向けシステム公式Webサイト)
5,000社以上での運用・保守実績と豊富なノウハウから生まれた、販売管理・在庫管理パッケージシステム。レンタル・リース品管理システムとしては、オフィス向けIT機器、保安用品、重機、仮設資材、ディスプレイ器具、什器、オフィス用品、家電用品、福祉用品、音響機器、照明機材、イベント用品、放送機材など幅広く対応。
在庫の移動のみを行うため、請求と切り離した出庫・返却処理が可能。貸出状況については、得意先や納品先、商品、シリアルナンバーなど様々な条件で検索して、返却予定日などの情報を確認できる。返却期限が迫っている商品や得意先も簡単に確認できるため、期間延長の際の請求もれ防止に役立つ。返却が遅れたが請求はしないといったケースにも対応できる。単価をあらかじめ設定することで、貸出金額が期間に応じて自動で算出されるのも便利だ。
建設機械、仮設資材のレンタル業に特化したレンタル管理システムをご紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
(出所：i-Rent Plus公式Webサイト)
レンタル業界での経験・ノウハウと最新の開発技術を融合させた、建機・足場仮設資材レンタル業向けのクラウド型業務支援システム。伝票処理・請求管理などの日常業務の効率化から、在庫状況の把握、取引状況の管理、実績の分析など、業界特有の機能を実装し、生産性の向上をサポートする。
見積から受注・出入庫まで連動して、効率的な伝票処理を実現。入力予測や項目入替、データ添付機能など、効率的な処理を可能にするサポート機能も搭載している。商品在庫情報や現場情報はリアルタイムで照会可能。過去履歴も検索できるため、顧客の問い合わせにもスピーディーに対応でき、顧客との関係性の強化を支援する。
期間・推移・比較別の実績集計や予実比較など、様々な視点からのデータ集計・分析にも対応。レンタル資産への今後の投資判断に活用できる。
(出所：レンタル百貨公式Webサイト)
クライアント1〜700台、拠点数1〜50拠点までの幅広い運用に対応するレンタル業向け販売管理パッケージソフト。建機レンタル業務の一元管理を実現する。更に、在庫の適正化や利益管理に貢献し、儲かる仕組みの構築をサポートする。
ICタグを利用することにより、商品の出入庫、在庫移動、棚卸の管理がスムーズに。商品の見間違いなどの人為的なミス防止にも役立つ。また、貸出可能な在庫や機材状況は、機械一台ごとにリアルタイムで確認可能。一台ごとの稼働率や不稼働一覧、自社他社比率など、投資にかかわる様々な切り口のデータも集められる。車検、特定自主検査などの期日管理など、業界特有の便利機能も搭載。
仮設品に特化した数量管理が行える仮説システムでは、受注残管理や分納にも対応している。
レンタル業において、在庫情報を紙やExcelで管理していると、出入庫の作業負荷が高く、誤配送や検品ミスなど、貸出・返却業務でミスが発生してしまうといった課題があります。
レンタル管理システムは、在庫管理、出入庫・検品処理、伝票作成、契約管理、集計分析といった機能を搭載。一連の業務フローを効率化して、ミスの防止にも役立てられます。
システムは特徴別に「在庫管理に強みのあるタイプ」「販売管理にも強みのあるタイプ」「特定の業界に特化したタイプ」の3タイプに分類可能。自社の運用に合ったタイプの中から、「スマホやハンディターミナルを利用した在庫管理の対応有無」「リース業務への対応」といったポイントで、更に詳細な比較を進めましょう。
レンタル管理システムの導入により、効率的な在庫管理、業務フローの改善が実現すれば、在庫の稼働率、収益向上も見込めます。本記事でご紹介した比較ポイントなどを参考に、レンタル管理システムの導入を検討してみてください。
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