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法人向けクラウドFAX受信サービスの選び方と比較、6つのメリット

法人向けクラウドFAX受信サービスの選び方と比較、6つのメリット

2020-11-18

様々な手続きがPC上で済む中、取引先や現場からのFAXを受信しなくてはならず、FAX機の管理、紙の管理にお悩みの方へ、テレワークにも役立つ法人向けクラウド型FAX受信サービスのメリットや比較のポイント、おすすめサービスについてご紹介します。

目次

クラウド型FAX受信サービスとは?

クラウド型FAX受信サービスは、これまでFAX機で受信し、用紙にプリントアウトしていたFAXを、WEB上でPDF形式のファイルで受信、確認できるようになるサービスです。FAXを受信するだけでなく、受信したPDFデータに文字やスタンプ等を入力して編集し、返信することも可能です。今までFAX受信の際にアナログでやっていた作業をPC操作のみで終わらせることができ、ペーパーレス化にもつながるサービスです。

また、受信データをシステム連携することで、基幹システムへ自動的に取り込むなどといった使い方もあり、大幅な業務効率化が期待できます。

コロナ禍における急速なテレワークの普及においても、FAX機のそばから離れられないため担当者は出社せざるを得ないといったケースもあるでしょう。しかしFAX受信サービスを利用することで自宅PCでも受信できるようになるため、テレワークを始めとする多様な働き方を加速させるサービスとしても有効です。

これだけメールなどのコミュニケーションが普及している現在、あえてFAXを使い続けている背景には、ただ古い、切り替えていない、といっただけではなく、何らかの切り替えられない理由があるケースが多いことでしょう。現場によって、FAXの方が使いやすい、間違いがない、複数人で扱える、など、どうしても譲れない理由があるはずです。FAX受信サービスを導入することによって、送信側の「その譲れない点」を無理に変えてもらう必要なく、既存のFAX送信を続けてもらった上で、受信側のみが自社の判断で業務効率化でき、ペーパーレスにもなるため、導入しやすいサービスであると言えます。

なお、クラウド型のFAX送信サービスの選び方については、「FAX自動配信システムの比較9選|刷新のメリット3点も紹介」でご紹介していますので、FAX送信サービスの導入もご検討の方はそちらもご覧ください。

FAX受信サービスのサービス紹介資料はこちらからダウンロード可能です。ぜひご覧ください。

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クラウド型FAX受信サービスのメリット

では、クラウド型FAX受信サービスを導入した際のメリットについて具体的に見ていきましょう。

まずは、主にオフィスで利用しているFAXを電子化した場合のメリットを4つご紹介します。

  • 業務効率化

何より受信者の受け取り業務の効率化が挙げられます。席を立つ必要なく、PC上でFAXを送受信でき、受信したFAXの仕分け作業まで行えるのは魅力的です。わざわざFAXが届いていないかの確認のため、あるいは送信のためにオフィス内のFAX機まで足を運ぶ必要がなくなるのは非常に便利です。

なお、単に受信するだけでなく、受信したFAXに捺印、あるいは日付、数量、コメントなどを追記して返信する、また別部署に転送する、などといった付随したコミュニケーションが多い場合は、特に大幅な効率化が見込めると言っていいでしょう。

  • 業務スピードの向上

クラウド型FAX受信サービスを利用すると、インターネット環境とPCさえあれば、FAX機のあるオフィスに戻らずとも出先でFAX送受信ができるため、業務のスピードアップが図れます。外出先からオフィスにいる人にFAXを確認して欲しい、と依頼する必要もなくなり、レスポンスが早くなり、取引先等の送信者にとっても満足度向上につながるはずです。

  • ペーパーレス化

様々な情報が電子データ化されている中、FAXのやり取りだけは紙での管理が必要でしたが、FAX受信サービスを利用することで、ペーパーレス化が加速します。保管場所の確保や紛失リスクもなくなるのも安心です。帳票によっては、7年や10年など、保管期間が義務付けられているものもあり、大量の帳票のために倉庫を借りているといったケースもあるでしょう。

FAX受信サービスによっては、クラウド上に一定期間データを保管してくれるサービスもありますので、保管の手間からも解放されます。既に電子データでの保存をしている企業においては、紙で受信したFAXをいちいちスキャンしてデータ化し、保管していたかもしれませんが、その手間もなくなります。

  • テレワーク、働き方改革の推進

PC一つで受信、送信ができるため、FAX機の設置されているオフィスへの出勤にしばられる必要がなくなります。自宅やコワーキングスペースやカフェなどの出先でFAXのやり取りができるようになり、昨今掲げられているテレワークや働き方改革推進の後押しになるとも言えます。

 

次に、基幹業務とのやりとりでFAXを使う場合のメリットはこちらの2点が挙げられます。

  • FAX情報の取り込みの効率化

発注書や請求書などの帳票をFAX受け取っていて、その情報を基幹システムに手入力している場合は大きく時間がとられているでしょう。ここで、FAX受信サービスを用いると、受信したFAXをそのままOCRで読み取ってデータに変換し、そのデータを基幹システムに連携して入力、とすることができます。そうなると、手作業が一気になくなるので業務の効率化が大きく進みます。

また、受信したFAXを特定の箇所に格納する場合は、受信したFAXをPDFなどのデータに変換して、適切なフォルダや場所に保管されるので、整理するための作業や帳票が必要な場合の検索・探索の手間が減ります。

  • FAX回線コストの抑制

帳票の量が多い場合や、帳票ごとに回線を持つ場合など、受信する帳票の量に合わせて大量のFAX回線を持つ必要がありましたが、FAX受信サービスを利用することでたくさん持つ必要がなくなるため、FAX回線コストを抑制し、FAX回線の利用料を効率化できるようになります。

 

クラウド型FAX受信サービスの比較のポイント

クラウド型FAX受信サービスはオフィスにおいても、基幹業務との連携においても、大きく効率化が見込めるサービスということが分かりましたが、実際にサービスを導入する場合、どのようなポイントで選べばよいでしょうか。クラウド型FAX受信サービスの比較のポイントは3つ挙げられます。

  • 現在のFAX番号を変える必要があるか?

FAXの番号を変えても問題なければこの点を気にしなくても大丈夫ですが、FAX番号を変えると何かと大変という場合は、変更せずにすむサービスが有効です。専用アダプタに、利用中のFAX回線、LAN回線を接続するだけで利用できるタイプのサービスでは、FAX番号を変えずに導入することができ、非常に便利です。

なお、FAX回線をサービス提供業者が用意するタイプのサービスでは、新しい番号に変える必要があるため、送信先の取引先に新しいFAX番号を周知しなくてはなりませんので、連絡業務だけでも大変な手間になります。連絡先が少ない場合や、社内の各支店など周知徹底がスムーズにできそうな場合は、番号の変更はさほどネックにならないかもしれません。

  • 一部導入からスタートできるか?

サービスの形式によっては、FAX受信を全社一斉に切り替えねばならず、部署や拠点ごとのFAX受信の必要性を問わず、導入する必要があります。そうなると、利用頻度の低い部署の分は費用がかさみますし、切替えに伴う負担も生じてしまいます。

紙のやり取りが少なく電子化が不要な部門などは巻き込まず、導入したい拠点、部門だけでスモールスタートできるサービスが便利です。

  • 運用管理の負担が少ないか?

FAXサーバーのために不具合対応、ソフトウェアアップデートやサーバーの管理をしていては時間がとられてしまいますので、クラウド型で、メンテナンスに負荷のかからないサービスにする必要があります。

ただし、どうしてもFAXの送受信において、送れなかった、受信できなかったなどのトラブルはつきものなので、問題発生時に原因究明を頼れるサポートがあると大きく助かります。できるだけサポートの対応時間や対応メニューが充実しているサービスにすべきです。

 

主なクラウド型FAX受信サービス

ここまでお伝えしたポイントを踏まえ、おすすめのFAX受信サービスをご紹介します。

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FNX e-受信FAXサービス(株式会社ネクスウェイ)

FNX e-受信FAXサービス

(出所:FNX e-受信FAXサービス公式Webサイト)

FAXサービスを計30年以上10,000社に提供実績のある、クラウド型FAX受信サービス。専用アダプタを既存のFAX機につけるだけなので導入が簡単。FAX番号を変える必要なく、そのまま利用できる手軽さも人気。受信したFAXをPDFデータとしてクラウドサーバーに管理されるので、いつでもWEB上で閲覧や送信が可能。FAX回線単位で導入ができるため、部署や事業所を限定したスモールスタートにも最適。

  • 料金 初期費用62,000円 + 月額15,000円~。
  • 定額制で、受信は何枚でも追加料金なし。
  • ログインID増加による追加課金もなし。
  • 送信は1枚21円。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

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BizFAX スマートキャスト(NTTコミュニケーションズ株式会社)

BizFAX スマートキャスト

(出所:BizFAX スマートキャスト公式Webサイト)

利用中のFAX端末やメール環境をそのまま活用してFAXをデータ化、送信にも受信にも強みのあるクラウド型FAXサービス。基幹システムとの連携も得意で、大量受信も大量送信も対応。フリーダイヤルやナビダイヤルの0120もしくは0570から始まる番号宛にFAXを発信することで、FAXイメージが電子データに変換され、指定メールアドレスにて添付メールとしてFAXを受信することが可能。FAXを利用した受注業務や問合せ受付業務などの効率化を実現。

  • 料金 初期費用なし + 月額費用もなし。通信料 平日昼間は1枚25円。
  • 閉域網での利用は月額料金が発生。オプション料金等もある。

詳細はこちら

 

isana(株式会社エディックワークス)

isana

(出所:isana公式Webサイト)

受注センター向けのシンプルさが売りのクラウド型FAXサービス。自動返信の設定を行うと指定の番号からFAXを受信した際に相手先へ自動で返信を行え、テキスト加筆やスタンプ押印されるように設定することも可能。相手先番号や受信FAX番号、会社名などの振り分け条件を設定することで、自動振り分けも可能。クラウドOCRと連携することで、受信した文書だけでなく、スキャナーで取り込んだ文書の自動振り分けも可能。

  • 料金 初回登録料25,000円 + 月額6,400円。(ユーザー5ID、ディスク1GBを含む)

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どこでもMyFAX(ヤマトシステム開発株式会社)

どこでもMyFAX

(出所:どこでもMyFAX公式Webサイト)

FAX機とFAX回線が不要で、PCで送受信、携帯電話で受信できるFAX受信サービス。契約後、「03」「050」「0120」「0800」から始まる番号を提供される中から選び、その番号宛に送信されたFAXがPDFに変換され、Web画面やeメールにて受信できる。受信したFAX(PDFファイル)は1ヶ月間保管され、それ以上の保管を希望する場合は、PDFでの一括ダウンロードが必要。申込書受領日から約5営業日で使用開始できる。

  • 料金 月額1,800円/受信1,000枚まで。1,001枚目から10円/枚がかかる。
  • 受信枚数に応じて上位プランあり。
  • 送信は10円/枚。
  • 初期費用 1,500円。

詳細はこちら

 

まとめ

FAX受信サービスを利用することで、業務の効率化とペーパーレス化が期待できることが分かりました。特に、基幹システムと連携するケースにおいては、OCR等との組み合わせで大幅な自動化、効率化が図れそうです。自社にとって定額制と従量課金制のどちらが合っているかといった点をも踏まえ、業務効率化や保管場所コスト面とも照らし合わせ、費用対効果をイメージして、自社にぴったりのクラウド型FAX受信サービスを探してみることが、FAXの電子化成功への第一歩となります。

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作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。

FNX e-受信FAXサービス|インタビュー掲載

FNX e-受信FAXサービス|インタビュー掲載

現在のFAX番号を変えずに、FAXの受信、閲覧、編集、返信をWebで行えるサービスです。ネクスウェイの30年以上、導入企業10,000社のFAXサービス提供経験...

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