イベントの申込受付や当日のチェックインを効率化するために、専用システムの導入を検討している方へ。イベント受付システムの機能、タイプ別の選び方、無料で使える条件と、おすすめの14サービスを紹介します。
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イベント受付システムとは、セミナーや展示会、採用説明会などのイベントにおいて、参加申し込みから当日の受付・入場管理、来場状況の集計までをデジタル化するシステムです。
一般的には、参加者が事前に発行されたQRコードや電子チケットを当日提示し、受付スタッフがスマホや専用アプリで読み取り。申込情報との照合後にチェックインが完了する仕組みです。サービスによっては、管理画面上で氏名、メールアドレス、チケット番号などを検索し、手動での受付処理にも対応します。
イベント受付システムの導入により、紙の名簿を使う場合と比べて受付時間を短縮し、照合ミスや二重受付を防ぎやすくなります。開始前の行列や、受付対応に多くのスタッフを配置しなければならないといった課題の解消にも有効です。
また、受付状況が管理画面にリアルタイムで反映されるため、来場者数や未受付者を把握しやすく、参加者データも集計可能。イベント終了後のフォローや案内配信、次回以降の集客・運営改善につなげられる点も、大きなメリットです。
なお、イベント受付にとどまらず、イベントの成果向上やイベント運営全体の効率化まで進めたい場合は、「イベント管理システムの比較16選！3つの目的別の選び方」もあわせて参照してください。
イベント受付システムに搭載されている主な機能について解説します。
| 申込フォーム・イベントページの作成 | 告知ページや参加申込フォームをノーコードで作成・公開。申込時のアンケート項目などもあわせて設定できる |
|---|---|
| 参加者・来場者の一元管理 | 申込者や来場者の情報をシステム上で一元管理する機能。事前に取得した参加者リストもCSV形式などで取り込めるため、紙の名簿や別ファイルとの二重管理を避けられる |
| QRコード・チケットの発行と受付（チェックイン） | 参加者ごとにQRコードなどを発行し、当日は読み取るだけで本人確認と受付が完了。多くはスマホやタブレットのカメラで運用できるため、受付時間の短縮と混雑緩和につながる |
| リマインドメール・案内メールの自動配信 | リマインドメールやフォローメールを自動送信する機能。当日の出席率向上や見込み顧客の育成につなげられる |
| チケット販売・事前決済 | 有料イベントのチケットを販売し、クレジットカードなどによるオンライン決済まで対応。当日の決済や現金管理が不要になり、受付を円滑化する |
| 受付データの集計・分析 | 受付状況や来場者数をリアルタイムで把握し、来場履歴などのデータを集計・分析。CRMやMAツールと連携するサービスも |
イベント受付システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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イベントの申込受付から当日のチェックインまでを一連の流れで管理したい場合におすすめのタイプ。Web上の予約ページや申込フォームを通じ、申し込み、定員管理、事前アンケート、予約確認メール、当日のチェックインまでを一元化できます。
このタイプの特徴は、受付業務に加えて、予約前後の運営業務も効率化できることです。たとえば、複数日程・複数会場で開催するセミナー、定員や受付期間を細かく設定したいイベント、抽選制やクローズドイベントなど、申込条件が複雑なイベントに適しています。
ノーコード対応のサービスなら、専門知識がなくても自社のイベント内容に合わせた申込ページを作成可能。更に、リマインドメール、事前決済、キャンセル対応、参加者データのCSV出力といった機能を備えていれば、申込管理から当日の受付、開催後のデータ活用までを同じシステム上で進めやすくなります。
Web予約に対応するタイプは、「予約をどう受け付けるか」「申込情報をどう管理するか」を重視するイベントにおすすめです。
参加者リストがすでに用意されており、当日の受付だけを速く、簡単にしたい場合におすすめのタイプ。外部フォーム、チケット販売サービス、社内システムなどで集めた来場者データを取り込み、QRコード付きの案内を送付しておけば、当日はiPadなどの端末でスムーズに受け付けられます。
このタイプの特徴は、機能を当日の受付運用に絞っている点。予約ページの作成やチケット販売機能よりも、受付列の解消、受付スタッフの削減、受付状況のリアルタイム確認を重視する場合に適しています。iPadなどの端末を複数台設置すれば受付導線を分散しやすく、数百名から1,000名規模のイベントにも対応可能です。
中には、QRコード受付と同時に整理番号を発番したり、所属・氏名を記載したネームシールを印刷したりするサービスも。来場状況がリアルタイムで反映されるため、未受付者の把握や開演時間の調整、受付スタッフの配置見直しに活用できます。
受付に特化したタイプは、「申込管理は既存の仕組みで足りているが、当日の受付だけを効率化したい」場合におすすめです。
不特定多数から申し込みを受け付けるのではなく、あらかじめ招待したゲストだけを迎えるイベントにおすすめのタイプ。懇親会、レセプション、発表会、社内式典など、ゲストリストをもとに案内・出欠確認・受付を行う場面に適しています。
一般的な運用では、まずゲストリストを登録し、招待メールやWeb招待状を送付します。その後、ゲストごとに個別のQRコードを発行し、当日はそのコードをもとに受付。ゲスト情報をクラウド上で一元管理することで、複数の担当者が招待状況や出欠状況、当日の受付状況を共有しやすくなります。
このタイプは、「誰を招待したか」「誰が出席予定か」「誰が来場したか」を正確に管理し、ゲスト対応の品質を高めたいイベントにおすすめです。
有料イベントのチケット販売から、決済、発券、入場・売上管理までをまとめて行いたい場合におすすめのタイプ。参加者がWeb上でチケットを購入し、クレジットカード決済、コンビニ決済、銀行振込、QRコード決済などで支払いを完了すると、QRコード付きの電子チケットや受付用コードが発行されます。
チケットの販売状況、在庫、入金状況、顧客情報、入場状況を同じシステム上で一元管理。複数のツールや手作業を併用する必要がなく、販売管理と受付管理の負担を軽減します。
オンライン販売に加えて、現地窓口での発券、券売機、入場ゲート、割引コードの発行など、施設やイベントの運用に合わせた販売方法を備えるサービスもあります。イベント後は、購入者情報や参加履歴、アンケート結果を、お礼メールや次回イベントの案内、営業フォロー、マーケティング施策に活用できます。
主に、「参加費を徴収する」「販売数や売上を正確に管理したい」「入場管理と販売管理を分けずに運用したい」といったイベントにおすすめです。
展示会、見本市、商談会、カンファレンス、複数セッション型セミナーなど、会場内に複数の受付ポイントがあるイベントにおすすめのタイプ。入口での来場受付に加えて、ブース訪問、セミナー参加、資料配布、滞在状況の把握といった機能で、展示会来場者の動きを管理しやすい点に強みがあります。
展示会向けのサービスには、入場パスをカラー印刷し、業種や来場者属性ごとに色分けできるものも。来場者を遠くから識別しやすくなるため、会場案内や商談対応をスムーズに進められます。
また、受付スポットを複数設けられるサービスなら、入場口、各ブース、セミナー会場などの受付履歴をスポット別に集計可能です。加えて、どの来場者がどのブースを訪れて、どのセミナーに参加し、どの資料を受け取ったかを記録。出展社への来場者情報の共有、参加者の関心分析、イベント後の営業フォローに活用できます。
このタイプは、来場受付の効率化に加えて、会場内での来場者行動を把握し、出展社対応や営業・マーケティングに活かしたいイベントにおすすめです。
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（出所：Tsudle公式Webサイト）
イベント運営に必要な工程を一元化・自動化するイベント予約管理システム。事前準備から予約受付、当日対応、開催後のデータ管理まで、煩雑になりやすい運営業務を効率化し、主催者がイベント本来の価値提供に集中しやすい環境を整える。
予約サイト・フォームの作成に加え、ランダム抽選、手動調整、当落通知の自動メール配信といった機能を搭載。先着順や抽選制など、様々な形式のイベント運営をスムーズに進められる。クレジットカード決済やキャンセル時の自動返金処理にも対応。参加者データのCSV出力も備え、開催後のデータ活用まで同じシステムで完結する。
（出所：RESERVA公式Webサイト）
予約受付から顧客管理、集客、決済までをそろえた多機能予約システム。イベントをはじめ、サロンや宿泊施設、クリニックなど多彩な業種の予約に対応する。
イベント関連では、先着順に加え、管理者が内容を確認してから確定する承認制や、システムによる抽選制など、状況に応じた予約方式を提供。また、日本語のほか、英語・中国語（簡体・繁体）・韓国語・タイ語の6言語表示と多通貨設定に対応しており、海外からの参加者が多いイベントも運営しやすい。GoogleカレンダーやZoom、LINE、スマートロックなど外部サービスとの連携も豊富で、既存の業務フローに組み込みやすい点が特徴。
（出所：ラクネコEvent公式Webサイト）
オフラインイベントの受付業務に特化した受付システム。来場者への招待から当日の無人受付までを担い、受付の混雑とスタッフ負担を抑える。
来場者情報をCSVでインポートしてQRコード付きの招待メールを一括送信し、招待者ごとの送信・開封状況を確認できる。加えて、開催前に参加状況を把握しやすく、未開封者へのアラートも備えるため、出席率向上に寄与する。当日は会場のiPadにQRコードをかざすだけで受付が完了。整理番号の自動採番やネームシール印刷にも対応する。iPadを増設すれば大規模イベントへの拡張も可能で、少人数の受付スタッフによるスムーズな案内に役立つ。
（出所：Smart at event公式Webサイト）
複数日・複数セッションにわたるイベントに強みを持つ受付管理システム。参加者一人につき1つのQRコードで全日程・複数回の受付を一元管理。未受付者のリアルタイム検索や出席情報の自動集計にも対応し、長期間のイベントでも出欠管理の手間を減らせる。
受付用QRコードをスマホのウォレットに追加し、参加者がスマホ上でスムーズに提示。QRパスやiPadの受付画面は自社カラーやオリジナルデザインに変更できるため、企業イベントのデザイン統一に役立つ。また、企業ごとの要望に合わせた追加機能の開発にも柔軟に対応する。
（出所：招待レセプション公式Webサイト）
招待制イベントの受付に特化したサービス。QRコード付き招待状の送付から当日のQR受付までをまとめて担い、入場時の混雑解消を支援する。
ゲストリストをCSVで一括登録し、一人ひとりに個別のQRコードを配信。当日はカメラ付き端末でQRコードを読み取るだけで、本人確認と受付が完了する。参加者名や社名による絞り込み、スマホを持たない来場者の手動受付、複数入場口での同時受付にも対応し、招待客の規模や運営体制に合わせて柔軟に運用可能。
また、招待人数に応じて枠を購入する使い切り型の料金体系なので、維持費がかからないのも強み。
（出所：WEB招待状 ヨブナラ公式Webサイト）
WEB招待状の作成に強みを持つイベント受付のオールインワンサービス。招待状づくりからイベント後のフォローまで必要な機能を一貫して備え、創立記念パーティやビジネスセミナーなど多彩なイベント運営をサポートする。
豊富なテンプレートからデザインを選び、簡単な操作でオリジナルのWEB招待状を作成。ゲストの出欠管理機能では、リマインドメールの一括送信に加え、「VIP席へ案内」など、ゲスト別の対応事項を共有するメモ機能も備える。招待状へのパスワード設定のほか、上位プランではIP制限にも対応し、セキュリティに配慮した運用が可能だ。
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（出所：イーベ！公式Webサイト）
イベントやセミナーの告知、申込受付、当日のQRコード受付、参加後アンケートまでを一元管理するクラウドサービス。複数のツールや手作業に分かれがちなイベント運営業務をまとめ、準備から開催後までの対応を効率化する。
申込時に参加者のアカウント登録が不要なため、申込の手間を減らし、途中離脱を防ぎやすい。申込者情報を一覧管理し、条件で絞り込んだ対象者にシステムのダッシュボードからメッセージを送信。申込やキャンセル待ちなどのステータス変更、入金状況もまとめて確認でき、参加者対応の抜けもれを防ぎながら運営担当者の負担を軽減する。
（出所：CLOUD PASS公式Webサイト）
チケット販売から入場受付、顧客管理までを1つにまとめたクラウド型チケット販売サービス。100種類以上の標準機能により、イベントの運営・管理を幅広く支える。
日時指定や座席選択、団体予約、回数券、抽選など多様な販売方式に対応し、QR受付、セルフもぎり、入場ゲート受付といった機能を備える。オフラインもぎりにも対応するため、電波が不安定な地下会場や野外フェスでもスムーズな受付が行える。券面への時刻表示によるスクリーンショット防止や、同一QRコードの使い回しを検知する再入場アラートなど、現場の不正対策も搭載。独自仕様のOEM開発にも対応し、自社の運用に合ったチケット販売システムを構築できる。
（出所：eventory公式Webサイト）
イベントの集客・運営・分析・フォローアップまでを一元管理するイベント管理ツール。AI機能により、業務効率化と参加者データの活用を支援する。
LPのノーコード作成や、AIによるコンテンツ作成を支援。チケット、QRコードによる入退場管理に加えて、動画配信などのライブ機能も備え、オンライン・オフラインを問わずスムーズなイベント体験を提供する。
参加者の行動データをもとに興味度をスコアリングするなど、データ活用機能も充実。「Eventory AI」が改善プランの作成や、参加者の興味・評価の分析を支援し、CRM連携によって獲得データを営業活動へ活かせる。
（出所：展示会受付.com公式Webサイト）
小規模なセミナーから大規模な展示会まで対応する、来場受付に特化したクラウドサービス。来場者情報の把握や営業部門への共有など、展示会向けのニーズに強みを持つ。
QRコード付き入場パスをメールで送り、会場ではスキャンで入退場を受け付ける。入場パスは業種ごとに色分けして印刷できるため、遠くからでも来場者の属性を見分けやすい。退場時にも読み取ることで、滞在者数をリアルタイムに把握する。
また、サブシステムをオプションで追加できるのも特徴。来場規模や運営内容に合わせて拡張できるセミナー受付や出展社管理のほか、名刺のAI読み取りやSalesforce連携にも対応し、収集した来場データを商談活動へつなげられる。
（出所：Spot-Recorder公式Webサイト）
イベント受付や来場者管理をデジタル化するQRコード受付アプリ。受付から資料配布までの業務に対応する。
QRコードを掲出し、入口のほか、各ブースやセミナー会場などに受付スポットをイベント規模に合わせて無制限に設置。事前登録情報から受付履歴までをリアルタイムに一元管理し、スポット別・来場者別のデータ集計、名寄せ、CSV出力にも対応する。開催後の分析や報告にも活用しやすい。
更に、イベント情報の案内や外部アンケートへの誘導、資料配布といった来場者向け機能をWebアプリとして提供。特定来場者の受付時に担当者へメール通知する機能も備え、重要ゲストの来場を見逃しにくい。受付から事後フォローまでの一連の業務を効率化する。
イベント受付システムには無料で使えるサービスもありますが、すべての機能を完全無料で利用できるものは多くありません。多くは、一定の条件のもとで無料になる仕組み。主な条件は次のとおりです。
「Peatix」や「EventRegist」は、参加費が無料のイベントであれば、告知から受付まで手数料0円で利用できます。一方、有料チケットを販売して事前決済を行う場合には手数料が発生し、「Peatix」ではチケット1枚あたり4.9%＋99円、「EventRegist」では販売額の8%が主催者の負担となります。
「SelectType」の無料プランには、予約の受付期間が7日後までに限られるなどの制限も。開催が間近に迫った小規模イベントなど、制限の範囲内で問題がなければ、イベント受付システムを試したい場合に適しています。
（出所：Peatix公式Webサイト）
告知ページの作成からチケット販売、事前決済、当日の受付までを一元化するイベント・コミュニティプラットフォーム。無料イベントなら費用をかけずに告知から受付まで運営でき、初めてイベントを開催する主催者にも導入しやすい。
常時25,000以上のイベントが掲載されるプラットフォーム上で、イベント告知ページを公開可能。自社サイトやSNSだけに頼らず、集客の接点を広げられる。
更に、グループ機能により過去の参加者をフォロワーとして蓄積でき、次回イベント公開時には自動で告知を届けられる。そのため単発の集客だけでなく、リピーター獲得や継続的なコミュニティづくりにも活用しやすい。
（出所：EventRegist公式Webサイト）
「リアルもオンラインも ビジネスイベントを もっと簡単に」がコンセプトのイベントマーケティングプラットフォーム。無料イベントなら手数料0円で、ビジネスイベントの運営に必要な機能が使える。
ノーコードでイベントを作成・公開し、無料・有料チケットの販売から領収書の自動発行まで一元化。参加者者はQRコードと専用アプリでチェックインできる。また、メインの受付以外に複数のチェックインポイントを設け、参加者がどのブースやセッションを訪れたかを記録。MAツールとの連携にも対応しているため、見込み客の獲得・育成へつなげられる。
（出所：SelectType公式Webサイト）
オンライン予約を中心に、日程管理・顧客管理・決済・通知までを一元化するWeb予約システム。利用期間無制限のフリープランがあり、コストを抑えてWeb予約受付を導入できる。
イベント・セミナー、宿泊、施設レンタル、スクール、サロンなど多様な予約方式に対応。170種類以上の業種別テンプレートから選ぶだけで基本機能が自動でセットアップされるため、専門知識がなくても短時間で予約フォームを公開できる。
受け付けた顧客情報は自動でデータベース化。予約履歴の管理や会員向けサービス、リマインドメール、メルマガ配信、アンケートなどに活用できる。
イベント受付システムは、受付業務を中心に、QRコードなどの発行や開催後のデータ集計など、イベントの運営・管理をデジタル化するツールです。受付時の混雑を抑え、受付業務の効率化と省人化につながります。
選ぶ際は、「Web予約に対応するタイプ」「受付に特化したタイプ」「招待制イベントに特化したタイプ」「チケット販売に対応するタイプ」「展示会やセミナーに強みを持つタイプ」という5つのタイプのうち、自社のイベント運営に合うものを見極めることが大切です。あわせて、無料イベントなら手数料がかからないか、機能制限の範囲内で無料になるかなど、無料利用の条件も確認しておくとよいでしょう。
イベント受付システムを導入すれば、受付の省人化によるコスト削減に加え、参加者データを活用した運営改善や見込み顧客の獲得にもつながります。本記事で紹介したタイプや選び方、無料で使える条件を参考に、自社に合ったイベント受付システムの導入を検討してみてください。
イベント受付システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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株式会社リザーブリンク
イベントの全工程を支えるクラウド型のイベント管理システム。実現したいイベントや運営のあり方をシステム面から支え、運営の負担を減らします。それにより、主催者がイベ...
株式会社ユニエイム
販売・発券、来場者管理、データ集計をシンプルに一元管理できるチケット販売システム。売上・来場者数・顧客情報の自動集計に対応。業務効率化とコスト削減を支援します。...
株式会社Collective Path
イベントの企画・開催・分析・フォローアップまでひとつのプラットフォームで管理し、良質な商談獲得のサポートが可能なイベントDXソリューション。完全独自配信機能搭載...
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