セミナーや展示会などを開催する中で、規模拡大に伴い業務効率化したいと考えている企業のイベント企画担当者の方へ。イベント管理アプリの機能やタイプ、選ぶ際のポイントなどについて、おすすめアプリと併せて紹介します。
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イベント管理アプリとは、セミナーや展示会、カンファレンスなど、様々な規模や形式のイベントにおける企画、集客、申込、運営、開催後のフォローアップといった業務を一元管理し、効率化するためのプラットフォームです。
イベント管理アプリを導入することで、従来は手作業やExcelなどで行われていた名簿作成や入金確認といった煩雑な事務作業を自動化。加えて、非接触・非対面での入場受付システムの実現、マーケティング施策における参加者データの活用など、多くのメリットが見込めます。
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イベント管理アプリには、主に以下のような機能が搭載されています。
| 告知ページ・申込フォーム作成 | イベント集客のための告知ページや、事前申込フォームを簡単に作成できる機能。専門知識がなくても、イベントの概要や日時、会場名などを埋めるだけで完成する |
|---|---|
| 参加者管理 | イベント参加者の登録情報や、当日の来場者数などをまとめて管理できる機能。名簿作成が不要となり、特定の条件下での検索も可能に |
| チケット販売・事前決済 | イベントのチケットを販売する機能。クレジットカードやコンビニ払いなど多彩な決済方法に対応する |
| QRコードによるチケット発行・受付 | アプリ内で電子チケットとしてQRコードを発行する機能。当日はQRコードの提示で入場できる |
| メール配信 | イベント参加者にメッセージを一括送信する機能。リマインドはもちろん、サンクスメールや次回イベントの案内などを手軽に送信できる |
| アンケート | イベント申込時や参加後にアンケートを実施する機能。参加者のニーズや満足度を把握するために有用 |
| データ分析 | 告知ページの閲覧数や申込数、来場者数などをもとにデータ分析する機能。以降のイベント企画やマーケティングに活用できる |
| オンライン・ハイブリッドイベント開催支援 | ウェビナーやオンラインセミナーといったオンライン、あるいは会場とオンライン配信を組み合わせたハイブリッドイベントの開催を支援する機能。参加状況の把握や来場ログの取得のほか、オンライン参加者と交流ができる機能が搭載されているものも |
イベント管理アプリは、大きく以下の4つのタイプに分けられます。
セミナーや展示会といったオフラインイベントだけでなく、ウェビナーやバーチャル展示会といったオンラインイベントにも対応するタイプ。多彩なイベントを開催している場合、どちらにも使えるイベント管理アプリを選ぶと便利です。
たとえば「Eventory」は、イベントの集客をはじめチケット発行、QRコードによるスマート入場、スタンプラリーなどセミナーや展示会で利用できる機能を搭載。加えて、同一アプリ内で安定した動画配信ができるため、ほかの配信ツールを用意する必要がなく、いつでも手軽に動画配信が行えます。更に、イベント終了後はアーカイブ配信にも対応。
イベント専用のWebサイト立ち上げのほか、サイト上での申込受付やチケット販売、会場でのQRコード入場などを行いたい場合は、集客や受付管理に強みを持つアプリがおすすめです。
たとえば「イーベ！」は、告知や申込、入金、当日の受付といった参加者管理に対応しています。項目に従って情報を入力するだけで受付フォームが作成できるほか、当日参加者は、事前配信されたQRコードをかざすだけで受付可能。更にオンラインセミナー開催時にはリンクから入退室管理が行えます。
イベントの予約受付や参加者へのQRコード配信、当日の入場受付といった受付管理業務を中心に効率化したい場合に最適なタイプ。
たとえば「展示会受付.com」は、Webフォームからの申込受付や参加者へのQRコード送信や、会場での入退場受付、来場者管理が可能。「参加者ごとに発行されたQRコードをスキャンするだけで受付が完了する」、「入場パスを業種に分けて色分け印刷できる」など、受付管理の効率化に特化した機能が充実しています。
イベントページの作成から当日の受付業務まで、イベント管理に必要な機能が一通り無料で利用できるイベント管理アプリも。
たとえば「Peatix」は、イベントページの作成から告知、チケット販売、当日の受付までアプリ内で完結します。無料チケットや当日会場支払いとする場合は無料で利用できますが、有料チケットを販売する場合のみ販売手数料が発生するため注意が必要です。
イベント管理アプリを選ぶ際は、上記のタイプ分類に加え、以下のポイントに着目するとより具体的に絞り込みやすくなります。
参加者だけでなく、主催者の立場で考えても、セミナーや展示会においてQRコードで受付する際、スマホ専用アプリがあると便利です。
たとえば「Peatix」は、各自手持ちのスマホやタブレットにアプリをインストールする仕様。会場では、QRコード読み取りでの入場はもちろん、リストから該当者を探すマニュアルモードや、複数名のスタッフで受付を行うアシスタントモードが利用できます。
また「Eventory」は、チェックインアプリを提供。アプリ内のカメラでQRコードを読み取るだけで受付でき、参加者のチェックイン状況はリアルタイムでイベント管理ページへ反映されます。「eventos」も、QRコード受付専用アプリが利用可能。入場口に固定設置しておけば、無人チェックインも実現できます。
有料チケットを販売する場合は、イベントページ上でチケットの販売や決済ができるシステムを選ぶことで、主催者・参加者双方の利便性が高まります。
たとえば「SmileTracking」は、ネット決済を使ったQR電子チケット販売機能を搭載。参加者は公式Webサイトで目的のチケットを選択し、クレジットカード情報を入力すれば決済が完了し、当日はメールに記載されたQRコードを提示によって入場できます。
なお、チケット販売にも注力したい場合は、「チケット販売システム比較15選。機能やタイプ別の選び方」を参考に、チケット販売システムの導入もご検討ください。
展示会のような出展者を募るイベントにおいて、「参加者向けに出展者情報を公開したい」「出展者とスムーズにやり取りしたい」といった要望がある場合は、出展者管理機能を搭載するアプリがおすすめです。
たとえば「Eventory」は、イベントページ内にスポンサーの展示ブースと、各スポンサーの詳細情報ページの作成が可能。展示ブースの担当者自身が編集できるため、常に最新の情報を掲載できます。
また「Q-PASS」は、出展者からの各種申請、その後のやり取りを円滑に行える出展者管理機能を搭載。申込フォームの設置はもちろん、出展者情報や提出書類の管理、当日ブース毎の来場受付まで一括管理できます。
更に「eventos」もブース機能を搭載。アプリに集約された出展者や製品の情報を魅力的なコンテンツとして公開できます。参加者は目当てのブースをすぐに検索でき、主催側は膨大な企業データを一括管理できるなど、双方にとってのメリットが見込めます。
オンライン・オフラインいずれにも対応するイベント管理アプリを紹介します。
※料金はすべて要問い合わせ
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（出所：Eventory公式Webサイト）
ウェビナーや展示会といったイベントの企画・開催・分析・フォローアップまで、ワンストップで管理できるイベント管理アプリ。イベントページのノーコード作成をはじめ、チケット発行や入退場管理、出展者の一覧表示などイベント運営に必要な機能を標準搭載している。
加えて「Eventory AI」が、様々なシーンで主催者を支援。イベントの内容やターゲットに合わせた文章・コンテンツ生成のほか、イベント後は参加者の興味・評価分析の結果から改善プランの提案まで行う。また、外部ツールと連携することなく安定した動画配信ができる、独占配信機能が特徴。オンラインイベントであっても、参加者にストレスフリーな体験を提供できる。
（出所：EventHub公式Webサイト）
オンライン・オフライン・ハイブリッドなど、多様な形式のイベントに対応するイベント管理アプリ。撮影・配信から依頼できるうえ、セッション参加や動画視聴情報のログもリアルタイムで取得可能だ。
チケット販売や参加者管理、動画配信、アンケートといった機能を標準搭載し、イベント当日はQRコードによるスムーズな入退場管理を実現。またイベント前には、主催者・参加者同士のプロフィール確認やチャット交流ができることから、より一体感のあるイベント開催を目指せる。イベント開催後は、アンケート回答など参加者データをMA・SFAといった外部ツールへ自動連携すれば、マーケティング施策にも役立てられる。
（出所：Q-PASS公式Webサイト）
イベント運営における、あらゆる課題を解決するイベント管理システム。申込フォームの作成から受付用QRコードの自動発行、展示会における出展者情報などを一括管理できる。15分のレクチャーを受ければ、誰もが扱えるシンプルなUIと高い操作性に定評あり。
専用のモバイルアプリ「Q-MOBILE」を使えば、スマホでQRコードを読み取れるので、受付スペースを設置できない会場での活用が可能に。また、システムの導入から当日の受付まで専任の担当者による伴走サポートだけでなく、イベントサイトやチラシの作成、機材のレンタル、備品の保管・発送、ブース装飾までまとめて相談できるため、初めてのイベント開催でも安心。
（出所：eventos公式Webサイト）
様々なイベントシーンを円滑化するイベントDXサービス。QRコードによる入場受付、ノーコードでのイベントサイト作成、スマホを使った名刺交換・データ管理といった機能を搭載している。一般生活者向けイベントのための「eventosFan」と、企業向けイベントのための「eventosBiz」の2タイプを提供する。
イベントサイトの構築にかかる時間は最短で15分。完成したページはWebサイトと公式アプリ、どちらからも利用できる。通常の無料・有料チケット販売だけでなく、抽選販売、希望枠申込にも対応。申込時に登録された情報は、自社だけの専用プラットフォームへ保存されるため、別システムなしで継続的な顧客管理が可能に。更に、ブラウザとWebカメラがあればその場でライブ配信ができる。
集客や受付管理の効率化を得意とするイベント管理アプリを紹介します。
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（出所：イーベ！公式Webサイト）
イベント開催に関連する業務を一元管理できるイベント管理アプリ。イベントの告知から申込、入金、開催当日の受付、顧客管理までを幅広くカバーしている。
申込フォームは最大30項目まで設定できるうえ、参加者は会員登録不要で申込可能。加えて、記入例を記載できるなど、離脱を防ぐための工夫が施されている。また、サイト内からのすべての申込を、「申込者一覧」として自動でリスト化。リスト内の申込情報は、任意の条件で検索できるほか、各種メッセージ配信や申込状況の変更、入金状況の確認などもシステム上で完結する。手持ちの顧客リストをインポートすれば、招待制のイベント開催も簡便に。
（出所：Tsudle公式Webサイト）
企業・店舗が主催するイベントの予約管理業務を効率化する、イベント予約管理システム。企画に合わせて複数日時・複数コマで開催されるイベントの煩雑な管理を一元化。FAXや手紙、フォーム受付、Excel台帳管理といったアナログ作業をデジタル化することで、データやノウハウ蓄積にも役立てられる。
独自のイベントサイトや申込フォームは、ノーコードで手軽に作成可能。フォームの入力方式や項目が自由に設定できるほか、自動返信メールや、最大2回のリマインドメールにも対応しており、参加者の予約忘れ防止に寄与する。ほかにも、予約時のクレジットカード決済や当日のQRコードチェックインなど、少人数でもイベントを円滑に運営するための便利機能が充実。
（出所：イベントクリエイト公式Webサイト）
あらゆるジャンルのイベントにおける作成・管理業務を効率化するイベント管理システム。セミナーや懇親会、カンファレンスの運営はもちろん、ボランティア募集ページ作成など、イベント運営の効率化や成果向上を実現するためのツールがそろう。
自社サイトに溶け込むイベントページを、最短5分という短時間で作成可能。イベントページと申込フォームはスマホからも利用できる。加えて、参加申込受付やリマインドメール、アンケートといった受付管理に関連する業務を完全自動化する。また、イベントの日時や定員設定をはじめ、申込フォームの項目や申込受付後に表示するメッセージ内容まで柔軟にカスタマイズできるのも強み。
受付管理に強みを持つイベント管理アプリを紹介します。
（出所：Spot-Recorder公式Webサイト）
セミナーや展示会、ショールーム、説明会といったイベントの受付業務をQRコード運用に移行できる受付管理システム。当日は、プリントアウトした2種類の専用QRコードを、受付場所に掲示するだけで準備が完了。名刺のやり取りや記名で行っていた受付作業を、アプリ内で完結できるようになる。
まずは参加者に受付用QRコードからユーザー登録を促し、その後入場用QRコードを読み取ってもらうことで受付が完了。受付履歴が保存され、登録された配布資料が確認できる。受付履歴や登録状況、当日の来場者数、来場者リストといった情報はリアルタイムで確認可能。加えて、参加者側のアプリには展示会案内やセミナー申込、アンケートなどへのバナーも設置できる。
（出所：SmileTracking公式Webサイト）
展示会やシンポジウム・説明会、ライブなどのイベントに特化したイベント管理システム。受付の効率化や、リアルタイムデータの追跡・分析、来場者へのフォローアップにより、来場者・主催者双方の満足度向上を目指す。
クレジットカードによるネット決済やQR電子チケットの発行、参加者へのメール配信、参加証・ネームプレート印刷といった受付業務向けの機能を標準搭載している。当日は、カメラの付いたスマホやタブレットでQRコードを読み取るだけで、参加者のチェックインと情報取得を実行。参加者の属性や出展企業のブース来訪者情報などがリアルタイムで把握できる。また、エントリー状況の確認、各種手続き、連絡事項の共有なども一括管理できる出展企業エントリー管理機能（オプション）も提供。
（出所：展示会受付.com公式Webサイト）
大規模な展示会から小規模なセミナーまで、様々なイベントの受付をQRコードで簡素化するイベント管理サービス。参加者情報をCSV形式で作成・アップロードするだけで、QRコード付きの入場パスをメールで自動送信。当日はそのQRコードを読み取ることで参加者管理が行える。
入場だけでなく、退場時にもパスを読み取ることで滞在者数を把握。QRコードは、ハンディ・平置きいずれかの専用スキャナに加え、スマホでも読み取れることから、場所やコストに制限があるイベントでも導入しやすい。
更に、申込フォームの作成やAIによる名刺自動読み取り、ブース来訪者の情報照会といった高度な機能をオプションサービスとして提供。
無料で利用できるイベント管理アプリを紹介します。
（出所：Peatix公式Webサイト）
有志の集まりから大型フェスまで、規模やジャンルを問わず活用できるイベント・コミュニティプラットフォーム。主催者向け電話支援やオンライン面談といったサポートが充実しているうえ、イベントページの作成から当日の受付まで無料で利用できるのが特徴だ。
イベント名やチケット金額、会場住所などを入力するだけで、誰でも簡単にイベントページの作成が可能。購入されたチケットは参加者のアプリ内で保管され、当日は画面タップ、もしくはQRコードの読み取りで受付が行える。更に、過去イベントの参加者データは蓄積され、次回以降のイベントページが公開された際には自動で告知。継続的なつながりを維持することで、リピーター獲得に貢献する。
（出所：Doorkeeper公式Webサイト）
コミュニティの構築と育成をサポートし、イベントを継続的に開催することを主眼としたイベント管理サービス。主催者が作成したコミュニティにイベントを追加して、その都度参加者を募集する形でイベント運営ができる。
簡単に申込フォームが作成できることに加え、チケット販売設定の柔軟性が特徴。クレジットカードやコンビニからの前払いのほか、月額・年額サブスクリプションや早期割引チケットの販売、完売後のキャンセル待ちにも対応する。iPhone向けにDoorkeeperアプリが提供されており、主催側でiPhoneが用意できれば、当日は参加者のチケットからQRコードを読み取るだけで受付・管理ができて便利。
イベント管理アプリとは、様々な規模や形式のイベントにおいて企画から集客、申込、運営、開催後のフォローアップまでまとめて行えるプラットフォームです。イベント管理アプリには、以下の4つのタイプがあります。
自社に合うタイプを選んだら、今度は以下のポイントに注目しながらより具体的に絞り込んでいきましょう。
有料イベントを開催する場合は、チケット販売機能があるアプリを選ぶことで、当日入場がスムーズになるほか、現金のやり取りも不要となります。イベントの規模に関わらず円滑な運営を行うためにも、本記事を参考にイベント管理アプリの導入を検討してみてください。
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