最終更新日:2023-07-31
人材派遣事業で扱う膨大なデータのアナログでの管理に限界を感じている方、管理業務の効率化やマッチング精度向上のために人材派遣管理システム・人材派遣ソフトの導入を検討している方へ。人材派遣管理システム・ソフトの主な機能や導入メリット、比較検討する際の判断基準とともに、おすすめのシステムをご紹介します。
人材派遣管理システムとは、人材派遣業に関わる様々な情報を把握・管理し、業務を効率化するシステムのことを指します。
人材派遣業務は、求人情報、候補者・スタッフ情報、更に派遣先の情報など、膨大かつ煩雑なデータを扱わなければなりません。事業規模が小さいうちはExcel管理でも間に合いますが、規模が大きくなってスタッフ数・派遣先が増えてくると、Excelでは管理しきれなくなってしまいます。そこで有効なのが、人材派遣管理システムです。
今回はクラウド型の人材派遣管理システムを中心に、メリット・選び方・比較ポイントなどを、おすすめのシステムを交えながらご紹介します。なお、人材派遣管理システムの中には「派遣先」専用のサービスもありますが、本記事は「派遣元」である人材派遣事業者向けのサービスに絞ってご紹介します。
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人材派遣管理システムの主な機能は、以下の通りです。
| 求人案件管理 | 主要求人媒体と連携し、求人情報を一元管理。複数の媒体に同じ求人を掲載するために入力作業を繰り返す必要がなくなり、求人の掲載スピードがアップ。掲載モレによる求職者の登録率減少を防ぎます。 |
|---|---|
| 応募者管理 | 異なる求人媒体からの応募者も自動受付して一元管理。各応募者との対応状況（面談、電話、メールなど）も管理でき、社内での情報共有が円滑になります。 |
| スタッフ管理 | 派遣元・派遣先間でスタッフごとの情報管理（働き方や給与形態、スキルなど）や記録・共有が可能になります。 |
| 派遣先管理 | 派遣先ごとに「何名のスタッフを・いつまでに・どこに派遣するか」などの情報を管理できます。 |
| 勤怠管理 | スタッフごとの勤怠予定と実績を管理できます。求人案件やスタッフによって異なる料金パターンをあらかじめ複数登録可能。勤怠実績を締めると請求額が自動的に算出されます。 |
| 請求管理 | スタッフの勤怠情報を集約して自動で請求書を作成。ワンクリックで出力も可能です。専用サイトからいつでも確認でき、PDFでダウンロードできる機能も。 |
| 給与計算 | スタッフの勤怠実績に基づき給与が計算されます。月払・週払・日払・前払といった複数パターンに対応し、保険料も自動的に算出されます。 |
| 契約書管理 | 登録案件をベースに契約内容を入力し、派遣先企業へ提出できます。契約更新の際は、これまでに締結した契約に基づく更新契約書を簡単に作成できます。 |
スタッフの勤怠管理、給与計算といった基本業務の効率化はもちろん、スタッフや派遣先のデータを一元管理することによる、全社的な業務改善、営業強化といった効果も期待できます。中には、スタッフと派遣先の条件を入力するだけで、自動でマッチングしてくれる機能を備えたものもあります。
人材派遣管理システムで得られるメリットは大きく3つ。これらのメリットとお役立ち機能をそれぞれ解説していきます。
人材派遣管理システムには、「複数の主要求人媒体との連携」、「エントリー受付の自動化」など、求人業務を効率化し、登録スタッフ数を増やす機能が搭載されています。登録スタッフ数が増えれば、その分紹介できる人材の選択肢が増え、よりマッチング精度の高い人材を紹介しやすくなります。また未稼働のスタッフに対しては、使いやすい仕事検索画面や高精度な案件紹介機能によって掘り起こしやフォローを効率的・網羅的に行い、稼働数の最大化を図ります。
システムには、スキルや勤務地、給与形態といった希望条件からスタッフを検索・フィルタリングできる機能があるため、登録スタッフが多くても、適切な人材を素早く紹介でき、新規派遣先や案件の獲得につなげられます。中には、スタッフ自身が希望条件にあった派遣先を選べるシステムも。
また、履歴書や職務経歴書、実務経験といったスタッフ情報が一元管理できるのも、人材派遣管理システムの強みです。
派遣契約内容、クライアント情報、案件のステータスといった情報を一元管理することが、業務の効率化につながります。そして、業務効率化によって浮いた時間で、クライアントや登録スタッフとのコミュニケーション強化、ひいては営業強化にもつながるでしょう。
契約管理の効率化に役立つ機能として、契約状況の見える化、契約書や帳票の自動生成など。電子化・ペーパーレス化の促進も可能になります。
顧客情報や案件をシステム上で一元管理する機能も、業務の効率化に役立ちます。すべての情報が共有されていれば、業務の属人化を防いだり、商談中に候補スタッフを選んでクライアントに提案したり、といった対応も可能に。更に、未配置・配置済・確認中・待機・中止といった案件状況を俯瞰しながら、キャスティングの検討や稼働中のスタッフのフォローもできます。
登録スタッフへの給与支払い、派遣先への請求を一元管理することで、業務の効率化に加えて経営状態の把握・改善にも役立てられます。
勤怠管理機能と給与計算機能の両方を備えたシステムなら、シフトと紐付けた給与計算や労務管理が可能。外部の勤怠管理システムと連携することで、給与計算ができるようになるシステムもあります。また、給与前払いなど多様な支払形態や、年末調整に対応しているものも。
派遣先企業が無料でシステムを利用できるものなら、派遣元だけでなく、派遣先企業でも契約照会や勤怠データの承認、見積もりの依頼といった手続きが可能に。双方の企業同士のやり取りがシンプルかつ正確になり、更なる業務のスピードアップが見込めます。
人材派遣システムは目的別に3タイプに分けられます。それぞれの特徴的な機能や、該当するシステムを紹介していきます。
このタイプは、採用活動の効率化やスタッフの情報管理、リアルタイムでの状況把握に強みを持っています。そのため、スタッフの希望条件と求人案件とのマッチング精度が向上するのです。
加えて、マイページ機能やビジネスチャット機能など、派遣元と登録スタッフとのコミュニケーション強化に役立つ機能も充実。そのほかにも、スタッフの定着率を向上させるポイント付与機能、LINEを使ったシフト回収機能なども。
具体的なサービスの特徴は以下の通りです。
派遣元が必要とする管理機能が充実しているタイプです。クライアントの情報や契約内容、案件内容などが一元管理でき、検索機能で必要な情報にすぐアクセスできるので、営業力の強化にも役立ちます。受注から成約までの流れの可視化と管理、稼働中のスタッフのフォロー、延長確認手続きといった営業関連業務を効率化できます。
具体的なサービスの特徴は以下の通りです。
派遣元だけでなく、派遣先でも利用してもらうことで、労務管理や給与の支払い、請求管理などを効率化できるタイプです（派遣先企業は無料で利用可能）。派遣元と派遣先をシームレスに連携することで、発注申請や契約照会、勤怠承認といった処理がスピーディーに完結。双方の業務負荷を軽減するのに役立ちます。
具体的なサービスの特徴は以下の通りです。
人材派遣管理システムを選ぶうえで抑えておきたい、3つの比較ポイントをご紹介します。
人材派遣管理システムの中には、人材派遣業以外にも、多様な就業形態に対応したものもあります。現在、人材派遣のほかにも、業務請負や人材紹介、短期派遣などに取り組んでいる場合は、「どこまでカバーできるか」を確認しておきましょう。
たとえば、「スタッフエクスプレス」は派遣、請負、紹介の受注から会計システム連携までワンストップで提供するオールインワンパッケージです。また、「スタッフナビゲーター」や「PORTERS Staffing」のように、就業形態別にシリーズ展開しているシステムなら、必要に応じて対応範囲を拡張できます。
派遣管理の方法は企業によって異なるため、「どんな管理項目を設定できるか」も比較ポイントとなります。カスタマイズ性が低いシステムだと、自社で採用している管理方法や新規派遣先の要望に対応できなかったり、業務プロセスの変化についていけなくなったりする恐れがあります。現状の業務内容が標準機能で対応可能でも、将来的な機能拡張も想定しておくと良いでしょう。
自社のやり方をできるだけ再現したい場合には、ドラッグ＆ドロップで入力項目や選択肢を選べて、ほぼすべての項目がカスタマイズ可能な「PORTERS Staffing」のようなシステムがおすすめ。また、「プロモーションテクノロジー」は企業独自のカスタマイズに対応するほか、導入後のカスタマイズにも無料で対応します。
そのほか、「スタッフエクスプレス」のようにパッケージシステムでありながら、柔軟性や拡張性に定評があるものも。
人材派遣管理システムは勤怠管理システムと連携して利用することが前提となっています。なので、勤怠システムを搭載しているか、またどのような機能を備えているかが比較ポイントに。すでに勤怠管理システムを導入している場合、そのシステムとの連携が可能かどうかも要チェックです。
日ごと、スタッフごとに勤怠の入力形式が選べる「スタッフエクスプレス」や、派遣スタッフ1名からでも利用できる勤怠管理機能を搭載している「e-staffing」、勤怠データと単価情報を元に給与計算を行い、源泉および社会保険料の自動徴収までできる「スタッフナビゲーター」など、勤怠管理機能は様々。自社ニーズに合致したサービスを選ぶようにしましょう。
マッチング精度の向上に強みを持つ人材派遣管理システムをご紹介します。
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（出所：マッチングッド公式Webサイト）
スタートアップから大手企業まで幅広い導入実績のある人材派遣管理システム。導入後に効果的な項目設定の案内を受けられたり、サポート専任チームによるヘルプデスクが設置されていたりと、サポートサービスが充実している。
カスタマイズ性の高さも特徴で、データ項目や帳簿のレイアウトなどを自由に変更し、利用しやすいシステムを作り込むことができる。加えて、派遣元が自社でカスタマイズ設定できるようにしたことで、開発費用を最小限にとどめ、高いコストパフォーマンスも実現。
オプション機能も充実しており、「ホームページ連携」をはじめ、人材や求人の住所を地図上に表示させることで、マッチング精度を高める「地図マッチング」や派遣スタッフ自らがスマホから勤怠の予定や実績を入力できる「WEB勤怠」、担当者間での情報共有をスムーズにする「LINE連携」などがそろう。
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（出所：CROSS STAFF公式Webサイト）
スタッフの基本情報管理や就業記録の管理、各種派遣帳票の作成発行や台帳管理が行える、スタッフ管理・スタッフマイページ構築システム。スタッフ管理機能としては、基本情報登録・対応履歴登録・スタッフ検索などがそろう。派遣先についても同様の情報管理が可能。加えて、稼働日数や契約更新などに合わせて独自ポイントを付与するインセンティブ機能も搭載されており、スタッフの定着率向上に効果的。
また、スタッフ情報にオリジナル項目を追加設定することで、既存の基幹システムと連携もできるほか、外部サービスとのAPI連携機能も。契約書や給与明細などの電子化によるコスト削減も期待できる。
（出所：人材派遣業向けシステム公式Webサイト）
多様な雇用形態、支払形態に対応している人材派遣管理システム。対応可能な雇用形態は、派遣業・請負業・紹介業・直接雇用、支払形態は日払・週払・月払・月二回払と充実している。
氏名・住所といった基本情報はもちろん、所持資格・ランク・業務経験などの情報も登録でき、それらを元にしたスタッフ検索が可能。案件に適したスタッフを素早く選出できる。開始・終了時刻を入力するだけで残業・深夜勤務時間などが自動計算される勤怠入力機能も便利。
オプションとして、引合案件や入金、年末調整の管理機能も搭載。派遣法などの法改正にも随時対応している。
（出所：CastingONE公式Webサイト）
商品リリース半年で導入企業20社以上。クラウドだからこそ使いやすく、リモートワークにも効果的。スタッフや案件、求人情報のペーパーレス化や効率化はもちろん、「新規採用」「既存スタッフの掘り起こし」「スタッフ定着」の3方向からアプローチすることで、派遣会社の業務効率化と稼働数最大化を支援。スタッフ情報をデータとして蓄積することで、応募から面談・登録・稼働までの間に離脱したスタッフの掘り起こしをサポートし、稼働数の最大化を目指す。
また、導入後は専属のコンサルタントが現状の課題を可視化し、的確な施策提案を実施。システム導入に伴う不安解消のため、既存システムとの連携なども含めサポートする。
契約・クライアントなどの管理の効率化に強みを持つ人材派遣管理システムをご紹介します。
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（出所：スタッフナビゲーター公式Webサイト）
シリーズ累計3,000社で導入されている人材派遣管理システム。スタッフ管理、案件管理、契約書発行、給与計算といった基本機能を標準搭載し、人材派遣業務の効率化を促進する。
20年間のシステム販売実績を通じて得たノウハウを凝縮し、現場での使いやすさと高い機能性を実現。スタッフ検索機能は、資格や特技だけでなく、「明るい」「テキパキしている」といった印象や雰囲気からもソートでき、「理想のスタッフ」がすぐに見つけられる。顧客情報の管理・共有によって、対応の属人化を防ぐこともできる。
顧客からの引合案件管理に強いのも、スタッフナビゲーターの特徴。商談の場で、顧客要望に合わせたスタッフの提案、略歴書の提示までできるので、成約率アップへの貢献が期待できる。
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（出所：PORTERS Staffing公式Webサイト）
案件獲得、候補者人選、稼働管理、契約延長管理、登録スタッフの掘り起こしなど、派遣事業の利益拡大を後押しする派遣フロントシステム。派遣業務のうち、営業やコーディネーターなどのフロント業務のみを切り出して効率化できるのが特徴。営業活動や稼働前の活動から、マッチング、稼働後の管理、契約更新までを一気通貫で管理し、フロント業務の生産性を向上させる。スタッフの勤怠管理や給与計算などのバックオフィス業務に関しては現在利用中の基幹システムを利用したまま連携でき、最短3カ月でリリース可能。
勤務地や職種など、指定した内容でワンクリックでマッチングできる「オートマッチング」や、最寄り駅を自動判定し移動時間で検索できる「通勤時間マッチング」など、マッチング機能が充実している。
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（出所：プロモーションテクノロジー公式Webサイト）
創業26年の歴史を持つ人材管理会社が手掛ける派遣管理システム。見積書作成からマッチング、給与計算や請求書作成、分析までスタッフ管理の機能をオールインワンで備える。
派遣社員と取引先の面接状況や契約状況などは、ダッシュボードでリアルタイムに把握可能。検索したいフィルタ条件を簡単に増やすことや、派遣社員も取引先もフォームからの入力で自動化することで、生産性向上を実現。更に、月額1,807円/IDという低価格でありながら、各メニューは追加料金なしでカスタマイズ可能。納品後のメンテナンスに無料で対応できるのも嬉しい。
その他、日々の出退勤はスマホでの入力が可能なため、月末の勤怠チェックも簡単。派遣管理を効率化する機能が充実している。
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労務管理・請求管理などの管理の効率化に強みを持つ人材派遣管理システムをご紹介します。
（出所：スタッフエクスプレス公式Webサイト）
営業から受注配置、勤怠・給料管理などが一元管理できる人材派遣管理システム。派遣業務に関わる保険や年末調整の自動計算、各種保険の電子申請、勤怠と連携しての請求処理、請求書の作成など、労務・請求管理の効率化に強みがある。
また、日別、週別、月別、得意先別の売上、支払、粗利益がリアルタイムに把握でき、経営戦略立案に必要な分析レポートを得ることもできる。求人管理簿、手数料管理簿、職業紹介事業報告といった法令帳簿の作成・出力も簡単。勤怠データをベースに、給与の支給金額や控除金額を自動計算することも可能。
クライアントである派遣先は、無償で発注申請、契約照会、勤怠承認など、様々なクラウドサービスを利用できるため、スタッフエクスプレスを通じてシームレスに連携し、さらなる業務効率化を推進できる。
（出所：e-staffing公式Webサイト）
派遣元企業12,000社以上、派遣先企業4,900社以上で導入されている、業界シェア国内最大級の人材派遣管理システム。法改正や労働局指摘事項があれば、リクルートスタッフィング、PASONA、パーソルテンプスタッフの派遣大手3社の法務見解を踏まえて適宜システムへ反映・機能改修するなど、法令遵守を徹底している。一連の派遣管理業務をワンストップでサポートし、契約管理の手間の削減にも役立つ。
また、派遣先企業向けのサービスを展開しているのも特徴。派遣スタッフの契約・勤怠もシステム上で管理でき、業務の効率化につながる。派遣先は月額・初期費用なしで利用できる。
（出所：クラウドスタッフィング公式Webサイト）
DXによって派遣元と派遣先双方に利便性をもたらす、人材派遣管理システム。案件・契約・評価・勤怠などをシステム上で一括管理することで、現状の業務負担の80%カットを目指す。
基本的な管理機能に加え、派遣先企業との間で締結した、36協定関連の情報をマスタ登録することもでき、双方の認識違いを防止。勤怠データや請求内容についても、派遣元と派遣先とで確認・承認できるようになっている。受発注・契約案件管理機能も標準搭載。
また、派遣スタッフとの業務連絡や安否確認に使えるクローズドSNS機能も便利。雇用契約書なども、マイページを介して配信、アプリ上で締結できる。派遣先は月額・初期費用なし。
人材派遣に関わる煩雑な業務を効率化してくれるのが、人材派遣管理システム。単純に業務負荷を軽減するだけでなく、「マッチング精度の向上」、「契約・クライアント・案件管理の効率化」、「労務管理、給与支払い・請求管理の効率化」が期待できます。
人材派遣管理システムを選ぶ際は以下の点に注目し、比較検討しましょう。
自社にあったシステムを導入することで業務効率が上がり、生産性の最大化が見込めるでしょう。その際、将来の事業展開も視野に入れると、システムの入れ替えなどもなく、効率的な運用が可能となるはずです。
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★★★★★ 5.0 1件の口コミ・評判
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