人材派遣管理システムを導入し、管理業務の効率化やマッチング精度を高めたい方へ。人材派遣ソフトの主な機能や導入メリット、選び方とともに、おすすめのシステムをご紹介します。
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人材派遣管理システムとは、人材派遣業に関わる様々な情報を把握・管理し、業務を効率化するシステムのことを指します。
人材派遣業務は、求人情報、候補者・スタッフ情報、更に派遣先の情報など、膨大かつ煩雑なデータを扱います。事業規模が小さいうちはExcel管理でも間に合いますが、スタッフ数・派遣先が増えて規模が大きくなってくると、Excelでの管理が難しくなってきます。そこで有効なのが、人材派遣管理システムです。
今回はクラウド型の人材派遣管理システムを中心に、メリット・選び方・比較ポイントなどを、おすすめのシステムを交えながらご紹介します。なお、人材派遣管理システムの中には「派遣先」専用のサービスもありますが、本記事は「派遣元」である人材派遣事業者向けのサービスに絞ってご紹介します。
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人材派遣管理システムの主な機能は、以下の通りです。
| 求人案件管理 | 主要求人媒体と連携し、求人情報を一元管理。複数の媒体に同じ求人を掲載するための入力作業を繰り返す必要がなくなり、求人の掲載スピードがアップ。掲載モレによる求職者の登録率減少を防ぎます。 |
|---|---|
| 応募者管理 | 異なる求人媒体からの応募者も自動受付して一元管理。各応募者との対応状況（面談、電話、メールなど）も管理でき、社内での情報共有が円滑に。 |
| スタッフ管理 | 派遣元・派遣先間でスタッフごとの情報管理（働き方や給与形態、スキルなど）を記録・共有できます。 |
| 派遣先管理 | 派遣先ごとに「何名のスタッフを・いつまでに・どこに派遣するか」などの情報を管理できます。 |
| 勤怠管理 | スタッフごとの勤怠予定と実績を管理できます。求人案件やスタッフによって異なる料金パターンをあらかじめ複数登録可能。勤怠実績を締めると請求額が自動的に算出されます。 |
| 請求管理 | スタッフの勤怠情報を集約し、請求書を自動作成。ワンクリックで出力も可能です。専用サイトからいつでも確認でき、PDFでダウンロードできる機能も。 |
| 給与計算 | スタッフの勤怠実績に基づき給与が計算されます。月払・週払・日払・前払などの複数パターンに対応し、保険料も自動的に算出されます。 |
| 契約書管理 | 登録案件をベースに契約内容を入力し、派遣先企業へ提出できます。契約更新の際は、これまでに締結した契約に基づく更新契約書を簡単に作成できます。 |
スタッフの勤怠管理、給与計算などの基本業務の効率化はもちろん、スタッフや派遣先データの一元管理による、全社的な業務改善、営業強化といった効果も期待できます。中には、スタッフと派遣先の条件を入力するだけで、自動でマッチングしてくれる機能を備えるシステムもあります。
人材派遣管理システムで得られる3つの主要メリットと、お役立ち機能をそれぞれ解説していきます。
人材派遣管理システムでスタッフ情報を一元化することで、スタッフと案件のマッチング精度を向上し、登録スタッフの稼働数最大化を実現します。
履歴書や職務経歴書、実務経験などの登録情報をフィルタリングして検索すれば、希望条件に近いスタッフをすばやくピックアップ可能。マッチング精度を上げるだけでなく、新規派遣先や案件の獲得にもつなげられます。
また、「複数の主要求人媒体との連携」「エントリー受付の自動化」など、求人業務を効率化することで登録スタッフ数の増加も期待できます。
スキルや勤務地、給与形態といった希望条件からスタッフ自身が仕事検索をできたり、属性に応じたおすすめ案件を配信・仲介できたりと、未稼働スタッフの稼働率を向上する機能を搭載しているシステムも。紹介できる人材の選択肢が増え、マッチング精度を高められるようになります。
派遣契約内容、クライアント情報、案件のステータスといった情報を一元管理することで、業務効率化を図ります。これにより生まれた時間を活かし、クライアントや登録スタッフとのコミュニケーションを強化すれば、最終的に営業活動の強化にもつながるでしょう。
契約管理の効率化に役立つ機能は、契約状況の見える化、契約書や帳票の自動生成など、電子化・ペーパーレス化促進を可能にします。
顧客情報や案件をシステム上で一元管理する機能も、業務効率化に役立ちます。すべての情報が共有されていれば、業務の属人化を防ぎ、商談中に候補スタッフを選んでクライアントに提案するなど、柔軟な対応も可能に。更に、「未配置・配置済・確認中・待機・中止」といった案件状況を一括で把握し、キャスティングの検討や稼働中のスタッフのフォローもできます。
登録スタッフへの給与支払い、派遣先への請求の一元管理は、業務効率化に加えて経営状態の把握・改善にも寄与します。
勤怠管理機能と給与計算機能の両方を備えたシステムなら、シフトと紐付けた給与計算や労務管理が可能。外部の勤怠管理システムと連携することで、給与計算ができるようになるシステムもあります。また、給与前払いなど多様な支払形態や、年末調整に対応しているものも。
派遣先企業が無料で利用できるシステムなら、派遣元だけでなく、派遣先企業でも契約照会や勤怠データの承認、見積もりの依頼といった手続きが可能に。双方の企業同士のやり取りがシンプルかつ正確になり、更なる業務のスピードアップが期待できます。
人材派遣システムは目的別に3タイプに分けられます。それぞれの特徴的な機能や、該当するシステムを紹介していきます。
採用活動やスタッフ情報の管理の効率化や、リアルタイムでの状況把握に強みを持つタイプです。スタッフ情報を一元化することで、スキルや実績などをフィルタリング・条件検索することで、案件とスタッフの希望条件のマッチング精度を上げられます。また、稼働・未稼働スタッフの可視化もできるため、稼働数最大化にも役立ちます。
更に、マイページ機能やビジネスチャット機能など、派遣元とスタッフのコミュニケーションをスムーズにする機能も充実。案件検索機能やポイント付与機能、LINEでのシフト回収機能など、スタッフにも使いやすいインターフェースで定着率向上も期待できます。
マッチング精度向上におすすめのサービスと特徴は、以下の通りです。
| マッチングッド | 稼働日や空き状況でスポット求人をマッチング可能。求人の住所でマッチングできる地図機能を搭載 |
|---|---|
| CROSS STAFF | 定着率向上に寄与する、スタッフ向けのポイント機能を搭載 |
| オービック | スタッフの作業予定・スタッフランク・現場経験の有無・その他多数の検索が可能 |
| CastingONE | エントリー率の高い案件紹介機能や、位置情報を用いた仕事検索機能により適切な案件を紹介 |
派遣元が必要とする管理機能が充実しているタイプです。クライアントの情報や契約内容、案件内容などが一元管理でき、検索機能で必要な情報にすぐアクセスできるので、営業力の強化にも役立ちます。受注から成約までの流れの可視化と管理、稼働中のスタッフのフォロー、延長確認手続きといった営業関連業務を効率化できます。
具体的なサービスの特徴は以下の通りです。
| スタッフナビゲーター | 成約内容をそのまま受注管理へ遷移可能。各種契約書、通知書などの自動生成 |
|---|---|
| PORTERS Staffing | 基幹システムとのスピーディーな連携。追加コストなしで業務フローに合わせたカスタマイズ可能 |
| プロモーションテクノロジー | 給与明細・請求書・契約書の自動作成およびメール送信機能を搭載。導入後のカスタマイズにも無料で対応 |
| メッキー派遣管理 | 人材データの細やかな整理が可能。求職者スキルのポイント化や、証明書類等の電子保存で、スタッフ検索がスムーズに |
| jobs | シフトや勤怠の回収はもちろん、スタッフとの労働契約締結もオンラインで完了 |
派遣元だけでなく、派遣先でも利用してもらうことで、労務管理や給与の支払い、請求管理などを効率化できるタイプです（派遣先企業は無料で利用可能）。派遣元と派遣先をシームレスに連携することで、発注申請や契約照会、勤怠承認といった処理がスピーディーに完結。双方の業務負荷を軽減するのに役立ちます。
具体的なサービスの特徴は以下の通りです。
| Gスタッフ | 請求や支払、有給管理、月次処理などバックヤードを効率化する機能が充実。クラウド版・オンプレミス版あり |
|---|---|
| スタッフエクスプレス | 人材派遣、人材紹介、業務請負の管理業務をカバー。給与前払いにも対応 |
| e-staffing | 派遣照会・契約管理・勤怠管理・請求管理などのやり取りを一元化 |
| クラウドスタッフィング | 雇用契約書や就業条件明示書、労働条件通知書をスマホアプリ上で締結 |
| The Staff-V | スタッフ・顧客管理、契約管理、勤怠管理、給与・請求管理など人材派遣に必要な機能をトータルで搭載 |
人材派遣管理システムを選ぶうえで押さえておきたい、3つの比較ポイントをご紹介します。
人材派遣管理システムの中には、人材派遣業以外にも、多様な就業形態に対応したものもあります。現在、人材派遣のほかにも、業務請負や人材紹介、短期派遣などに取り組んでいる場合は、「どこまでカバーできるか」を確認しておきましょう。
たとえば、「スタッフエクスプレス」は派遣、請負、紹介の受注から会計システム連携までワンストップで提供するオールインワンパッケージです。また、「スタッフナビゲーター」や「PORTERS Staffing」のように、就業形態別にシリーズ展開しているシステムなら、必要に応じて対応範囲を拡張できます。
派遣管理の方法は企業によって異なるため、「どのような管理項目を設定できるか」も比較ポイントとなります。カスタマイズ性の低いシステムでは、自社で採用している管理方法や新規派遣先の要望に対応できなかったり、業務プロセスの変化についていけなくなったりする恐れがあります。現状の業務内容が標準機能で対応可能でも、将来的な機能拡張も想定しておくと良いでしょう。
自社のやり方を極力再現したい場合には、ドラッグ＆ドロップで入力項目や選択肢を選べて、ほぼすべての項目がカスタマイズできる「PORTERS Staffing」のような自由度の高いシステムが適しています。また、「プロモーションテクノロジー」は企業独自のカスタマイズに対応するほか、導入後のカスタマイズにも無料で対応します。
オプションテンやプレートが豊富な「メッキー派遣管理」は、事業規模に合わせて段階的に機能を拡張できます。
そのほか、「スタッフエクスプレス」のようにパッケージシステムでありながら、柔軟性や拡張性に定評があるものも。
人材派遣管理システムは勤怠管理システムと連携しての利用が前提のため、勤怠システムを搭載しているか、またどのような機能を備えているかが比較ポイントに。すでに勤怠管理システムを導入済みの場合は連携できるかも要チェックです。
日ごと、スタッフごとに勤怠の入力形式が選べる「スタッフエクスプレス」や、派遣スタッフ1名からでも利用できる勤怠管理機能を搭載している「e-staffing」、勤怠データと単価情報を元に給与計算を行い、源泉および社会保険料の自動徴収までできる「スタッフナビゲーター」など、勤怠管理機能は様々。自社ニーズに合致したサービスを選ぶようにしましょう。
マッチング精度の向上に強みを持つ人材派遣管理システムをご紹介します。
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（出所：マッチングッド公式Webサイト）
スタートアップから大手企業まで幅広い導入実績のある人材派遣管理システム。効果的な項目設定の案内や、サポート専任チームによるヘルプデスクの提供など、万全のサポートサービスが整っている。
カスタマイズ性の高さも特徴で、データ項目や帳簿のレイアウトなどを自由に変更し、使いやすいシステムに作り込める。加えて、派遣元が自社でカスタマイズ設定できるため、開発費用を最小限にとどめながら、高いコストパフォーマンスを実現。
オプション機能も充実しており、システム内の案件が自動で自社HPに掲載される「ホームページ連携」をはじめ、地図上に人材や求人の住所を表示することで、マッチング精度を高める「地図マッチング」や、派遣スタッフ自らスマホから勤怠予定や実績を入力できる「WEB勤怠」、担当者間での情報共有をスムーズにする「LINE連携」などがそろう。
（出所：CastingONE公式Webサイト）
商品リリース半年で導入企業20社以上。クラウドだからこそ使いやすく、リモートワークにも効果的。スタッフや案件、求人情報のペーパーレス化や効率化はもちろん、「新規採用」「既存スタッフの掘り起こし」「スタッフ定着」の3方向からアプローチすることで、派遣会社の業務効率化と稼働数最大化を支援。スタッフ情報をデータとして蓄積することで、応募から面談・登録・稼働までの間に離脱したスタッフの掘り起こしをサポートし、稼働数の最大化を目指す。
また、導入後は専属のコンサルタントが現状の課題を可視化し、的確な施策提案を実施。システム導入に伴う不安解消のため、既存システムとの連携なども含めサポートする。
（出所：人材派遣業向けシステム公式Webサイト）
多様な雇用形態、支払形態に対応する人材派遣管理システム。対応可能な雇用形態は、派遣業・請負業・紹介業・直接雇用、支払形態は日払・週払・月払・月二回払と充実している。
氏名・住所といった基本情報はもちろん、所持資格・ランク・業務経験などの情報も登録でき、それらを元にしたスタッフ検索が可能。案件に適したスタッフを素早く選出できる。開始・終了時刻を入力するだけで残業・深夜勤務時間などが自動計算される勤怠入力機能も便利。
オプションで、引合案件や入金、年末調整の管理機能も搭載。派遣法などの法改正にも随時対応する。
（出所：CROSS STAFF公式Webサイト）
17年の求人サイト運営、5,000社の基幹システム導入を行ってきた実績・ノウハウを生かし、使いやすさ・利便性を追及した、スタッフ管理・スタッフマイページ構築システム。スタッフの基本情報管理や就業記録管理、各種派遣帳票の作成発行や台帳管理が行える。
スタッフ管理機能としては、基本情報登録・対応履歴登録・スタッフ検索などを用意。派遣先についても同様の情報管理が可能。加えて、稼働日数や契約更新などに合わせて独自ポイントを付与するインセンティブ機能も備え、スタッフの定着率向上に効果的。
また、スタッフ情報にオリジナル項目を追加設定することで、既存の基幹システムと連携できるほか、外部サービスとのAPI連携機能も。契約書や給与明細などの電子化によるコスト削減も期待できる。
契約・クライアントなどの管理の効率化に強みを持つ人材派遣管理システムをご紹介します。
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（出所：スタッフナビゲーター公式Webサイト）
シリーズ累計3,000社の導入実績を誇る人材派遣管理システム。スタッフ管理、案件管理、契約書発行、給与計算といった基本機能を標準搭載し、人材派遣業務の効率化を促進する。
20年間のシステム販売実績を通じて得たノウハウを凝縮し、現場での使いやすさと高い機能性を実現。スタッフ検索機能は、資格や特技だけでなく、「明るい」「テキパキしている」といった印象や雰囲気からもソートでき、「理想のスタッフ」がすぐに見つけられる。顧客情報の管理・共有によって、対応の属人化も防げる。
顧客からの引合案件管理に強いのも、スタッフナビゲーターの特徴。商談の場で、顧客要望に合わせたスタッフの提案、略歴書の提示までできるので、成約率アップへの貢献が期待できる。
（出所：PORTERS Staffing公式Webサイト）
マッチングや企業への推薦、求人開拓や求職者獲得など、派遣業務に関わる業務進捗管理に必要な機能をオールインワンで提供する、クラウド型派遣システム。あらゆる特化業界・領域に最適な業務フローを素早く設計可能。スタートアップから大企業まで、必要な機能をセットアップして利用できる。
業務進行（フェーズ）、アクセス権限、外部アプリへのアクセスなど、目に見える情報はほぼすべてカスタマイズできる自由度の高さが強み。オリジナルの業務フローに合わせ、開発不要でシステムを構築できる。
勤務地や職種など、指定した内容でワンクリックでマッチングできる「オートマッチング」や、最寄り駅を自動判定し移動時間で検索できる「通勤時間マッチング」など、マッチング機能が充実している。
（出所：プロモーションテクノロジー公式Webサイト）
Excel頼りの人材管理業務を脱し、業務効率化を図る派遣管理システム。派遣社員データ、勤怠管理、マッチング、給与精算などをシステム管理でスマートに。
派遣社員と取引先の面接状況や契約状況などは、リアルタイム更新のダッシュボードで確認可能。検索したいフィルタ条件を簡単に増やせ、派遣社員も取引先もフォーム入力による自動一覧化ができることで、生産性向上を実現。更に、月額1,988円/ID（税込）という低価格でありながら、各メニューは追加料金なしで何度でもカスタマイズ可能。納品後のメンテナンスにも無料で対応できる。
そのほか、日々の出退勤はスマホから入力可能なため、月末の勤怠チェックも簡単。運用が軌道に乗るまで徹底サポートしてくれる、手厚いフォロー体制も魅力。
（出所：メッキー派遣管理公式Webサイト）
コストを抑えて派遣業務の一元管理を実現する、クラウド型人材派遣管理システム。月額・初期費用0円のフリープランでも、クライアント管理・勤怠管理・請求管理などの主要機能を利用できる。
細やかなデータ管理機能が強み。入社時書類を基本情報と一緒に電子保存し、煩雑な管理がシンプルに。勤怠履歴や保険加入状況は、条件・期間指定検索でスムーズにチェックできる。詳細なマスタ設定で支払い区分・締日パターンを設定し、計算業務のスピードアップも可能だ。カスタマイズ対応のため、自社独自の運用に合わせて機能追加もできる。
その他、エリアマーケティングに役立つ「GIS連携機能」や、収支を確認できる「統計管理機能」など、データ活用を支援する機能も搭載。営業や経営など、事務以外にも派遣業務に幅広く利用可能だ。
（出所：jobs公式Webサイト）
コストパフォーマンスと利便性に優れた人材派遣管理システム。一般派遣・請負・紹介業務に必要な管理機能をワンパッケージで提供し、顧客・案件・スタッフ・請求管理などあらゆる業務の一元管理を実現する。
労働条件の明示や契約締結をWebで完結したり、シフトや勤怠データをスマートフォンで回収したりと煩雑になりやすい業務を効率化。承認機能で派遣先への勤務時間チェックを依頼すれば、給与や請求準備の負担も大幅に軽減できる。「掘り起こし機能」「LINE連携」を活用し、稼働率を高めて売上アップを目指すことも可能だ。
定額制料金でありながら、アカウント数や利用機能の制限もないことから、中小派遣企業でも継続して使いやすい。トレーニングやマニュアルが不要なほど、直感的な操作感も強み。
労務管理・請求管理などの管理の効率化に強みを持つ人材派遣管理システムをご紹介します。
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（出所：Gスタッフ公式Webサイト）
フロントとバックヤードで求められる機能をひとつに集約した人材派遣管理システム。事業規模で選べる「月間稼働1,000名未満向けのクラウド版」「1,000名以上向けのオンプレミス版」を用意。CRMやATS、勤怠収集サービスなど他社システムとの連携といったカスタマイズに対応しも、運用に合わせて柔軟に導入できる。
スタッフ管理から契約管理、請求支払、月次管理まで幅広い業務の一元管理が可能。バックヤード業務に強みを持ち、タイムシートをまたぐ週40時間超・月60時間超の労働時間計算の自動処理や稼働実績に基づく有給休暇の自動付与、請求書の発行単位の柔軟な設定など、充実の機能で煩雑な管理の効率化を実現する。
勤怠・給与明細のWeb化は、ユーザー向けオプション「GS-gate」で対応している。
（出所：スタッフエクスプレス公式Webサイト）
低価格から導入できる安心感と、約5,000社超、20万名超への圧倒的な導入実績により、高い支持を集める人材派遣管理システム。採用・人材管理、案件・人員配置・契約管理・勤怠管理・給与請求管理など人材派遣における、幅広い管理業務をカバー。保険や年末調整の自動計算、各種保険の電子申請、勤怠と連携しての請求処理、請求書作成など、労務・請求管理の効率化に強みを持つ。
また、日別、週別、月別、得意先別の売上、支払、粗利益がリアルタイムに把握でき、経営戦略立案に必要な分析レポートの取得も可能。求人管理簿、手数料管理簿、職業紹介事業報告など法令帳簿の作成・出力も容易。勤怠データをベースに、給与の支給金額や控除金額の自動計算もできる。
クライアントである派遣先は、無償で発注申請、契約照会、勤怠承認などのサービスを利用できるため、スタッフエクスプレスを通じてシームレスに連携し、更なる業務効率化を推進できる。
（出所：e-staffing公式Webサイト）
複数の派遣会社とのやり取りを一元化する、派遣管理システム。派遣元企業13,000社以上、派遣先企業5,000社以上の導入実績を持つ。法改正や労働局指摘事項があれば、リクルートスタッフィング、PASONA、パーソルテンプスタッフの派遣大手3社の法務見解を踏まえて適宜システムへ反映・機能改修するなど、法令遵守を徹底することで、派遣コンプライアンスのリスクを軽減。一連の派遣管理業務をワンストップでサポートし、契約管理の手間の削減にも役立つ。
また、派遣先企業向けのサービスを展開しているのも特徴。派遣スタッフの契約・勤怠もシステム上で管理でき、業務の効率化につながる。派遣先は月額・初期費用なしで利用可能。
（出所：クラウドスタッフィング公式Webサイト）
派遣先・派遣元の共通プラットフォームで業務のDXを実現する、人材派遣管理システム。案件・契約・評価・勤怠管理などをシステム上で一括管理することで、業務負担の80%カットを目指す。
受発注・契約案件・請求など、基本的な管理機能に加え、派遣先企業との間で締結した、36協定関連の情報（期間、時間外労働、特別条項など）のマスタ登録もでき、表現の違いなどによる認識の齟齬を防止。勤怠データや請求内容についても、派遣元と派遣先双方で確認・承認できる。
また、派遣スタッフとの業務連絡や安否確認に使えるクローズドSNS機能も用意。雇用契約書なども、マイページを介して配信、アプリ上で締結できる。派遣先は月額・初期費用なし。
（出所：The Staff-V公式Webサイト）
人材派遣業に必要な管理機能がパッケージ化された人材ビジネス特化型の業務効率化ツール。10,000事業所を超える導入実績あり。
機能はスタッフ管理、顧客管理、契約管理（更新期限アラート付き）、マイナンバー管理、勤怠管理、給与・請求管理、ファイル管理など多岐に及ぶ。そのうち、幅広く運用したい場合は全機能が利用可能な「ゴールドシステム」というように規模・用途に合わせて、システムタイプおよびシステム構成を選択できるため無駄なく利用できる。導入形態もオンプレミスとクラウドサービス、スタンドアローンやVPNなど多様な形態に対応できるのも心強い。
人材派遣に関わる煩雑な業務を効率化できるのが、人材派遣管理システム。単純に業務負荷を軽減するだけでなく、「マッチング精度の向上」、「契約・クライアント・案件管理の効率化」、「労務管理、給与支払い・請求管理の効率化」が期待できます。
人材派遣管理システムを選ぶ際は以下の点に注目し、比較検討しましょう。
自社にあったシステムを導入することで業務効率が上がり、生産性の最大化が期待できます。導入の際、将来の事業展開まで視野に入れると、システムの入れ替えなどもなく、効率的に運用できるはずです。
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株式会社ブレイン・ラボ
導入実績1,100社以上。派遣業務プロセスのデジタル化を目的に設計されたクラウド型の業務管理システム。一般的な業務管理システムと比較すると、見やすく直感的に操作...
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