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LeySer Web出願 | インタビュー

LeySer Web出願 | インタビュー

出願、説明会予約、合否照会や入学金決済などをWeb上で実現するWeb出願システムです。

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サービス概要

LeySer Web出願(レーザーWeb出願)は、出願、説明会予約、合否照会や入学金決済などをWeb上で実現するWeb出願システムです。入学願書受付業務のペーパーレス化を進め、学校の事務作業の効率化、志願者の利便性の向上と両社にメリットのある出願環境を構築できます。
LeySerシリーズは、1983年のリリース以降、全国で3,300校以上の導入実績を持つシステムです。

 

主なポイント

  • 出願前後の業務も効率化

Web上での出願と受験料決済に加えて、出願前の説明会予約から、出願後の合否照会や入学金決済までの業務も効率化します。

LeySer Web出願システム

  • 受験票送付やデータ入力などの手間を削減

Webで受験票を発行できるので、学校側から受験票の出力や発行を行う必要がなくなります。出願時の志願者情報がそのまま利用できますので、志願者情報の手入力作業もなくなります。

  • Web決済で受験料徴収作業が不要に

受験料は、Web出願時にクレジットカード、コンビニ払い、ペイジーなどで決済できます。受験パターンによって受験料が変動する場合でも、受験パターンごとに個別に受験料を設定できるため、過払い・不足などの心配もありません。

 

インタビュー

出願業務のインターネット化に限らず、入試に伴う事務処理全体の効率化を実現

お話を伺った方:グレープシティ株式会社 レーザー事業部 プロダクトマネージャー 伊東 省二様、営業部 山崎 光一様、小椋 靖雄様

お話を伺った方:グレープシティ株式会社 レーザー事業部
プロダクトマネージャー 伊東 省二様、営業部 山崎 光一様、小椋 靖雄様

―LeySer Web出願はどのようなシステムですか?

LeySer Web出願は、出願業務をインターネット化できるだけでなく、合否照会・入学金決済・説明会予約といった入試に伴う志願者情報の一元管理を可能にする、Web出願システムです。

レーザー事業部は1983年から私立学校様の会計システムといった経理の基幹システムの開発を行ってきました。現在では3,300校以上の私立学校でご利用いただいており、そのなかでもボリュームとして最も多いのは高等学校様です。サービス提供を進めるなかで、事務の担当者様方に他に業務で困っていることはないかとヒアリング調査をしたところ、入学願書の受付や入試対応を効率化したいというお声が多くありました。弊社は、2003年から会計システムをクラウドで運用しており、Webサービス運営のノウハウも備えていましたので、Web出願の開発に着手しはじめ、2016年8月にリリースしたという経緯になります。

―サービス利用の対象となるのはどのような学校でしょうか?

最も対象として多いのは、私立の中学校・高等学校様です。中高とあまり入試の対応が変わらない私立の小学校様にも多くご利用いただいています。

―開発時のコンセプトやこだわった点について教えてください。

開発時のコンセプトとしては、ユーザー様のご要望を取り入れつつ、常に最新の使いやすいシステムを使っていただけるようにしていくことを考えました。Web出願も出願機能についてはすでに完成していますが、実際に使ったお客様から「こういう仕様になっていた方がより使いやすい」というお声をいただきます。そういったご要望は出来る限り追加費用なしで取り入れております。一例を挙げますと、説明会の開催前にリマインドメールが送れるように、メール送信の予約確認機能を実装するということがありました。

―出願だけでなく、その前後のプロセスまで広くカバーしているのですね。

そうですね、入試というと願書の受付と試験というイメージがあるかもしれませんが、入学検定料の処理や受験票の発行など、先生だけでなく事務部門の方がこなさなければならない業務は意外と多くあります。それらを効率化して、事務業務にかかる負担を軽減できればという狙いがあります。また、一部をシステム化できたとしても、周辺の業務もまとめて解決できなければ事務効率は上がりづらいので、出願前後のプロセスにも対応しようということで開発を進めていきました。

―LeySer Web出願を導入するメリットを教えてください。

まずWeb型のシステムを導入することで、紙の願書からデータ起こしをしていたものをシステムから直接抽出できるようになります。複数のパソコンから処理できるようになることで業務を分散できますから、効率化につながります。また、弊社は学費管理システムを有していますので、入学者の情報を学費管理システムに流し込めるという点も大きなポイントです。

加えて、LeySer Web出願特有の機能として、中学校の先生がご利用できる「出身校サイト」というものがあります。通常のWeb出願のシステムですと、運営する高校様と、志願者様のみの対応になりがちですが、実際の入試業務では志願者様の所属する学校様、つまり高校受験であれば中学校様も重要な役割を担っています。というのも、進路指導をしている関係上、やはり出願状況を把握したいことに加え、中学校の先生がまとめて願書を提出する地域が多くあるためです。

そこで弊社の出身校サイトをご覧いただくことで、地域の中学校様が個々人の願書の受付状況などを確認できるという仕組みになっています。閲覧用のログインアカウントは中学校ごとに発行していますので、自校の生徒様の情報しか見ることができません。そのため、志願者を抱える中学校様にも安心してご利用いただけます。

―お客様がLeySer Web出願を選ぶ際、どのような点が決め手になっていると思いますか?

先述した導入メリットに加えて、弊社は長らく私立学校様の対応をさせていただいているため、信頼の高さをご評価いただいていると思います。また、他社様のサービスと異なる強みとして、学校トータルで見たときの事務処理の省力化や効率的な情報管理を進めることができるという点は大きいでしょう。先述した検定料の入金確認や様々な情報のデータ起こしなど、細かく膨大な事務業務にお悩みの方は多いので、入試を担当される教員様だけでなく事務員の方にもメリットが大きいという点をご評価いただいています。

サポート面に関しても、他社様は所定のシートに記入してもらった事項に沿って設定をするだけというところが多いようですが、弊社では専任の導入担当がしっかりと対応いたします。また、専任の担当者がいないときにも対応が滞ることのないよう、なるべく情報共有をして、他の担当者でも対応できる状態にしています。お客様の入試要項を拝見して設定方法についてやり取りしたり、こちらから提案したりして進めていきますので、その点もご好評いただいています。また、募集要項を電子化する際にはあらかじめ雛型を作って学校様に提供するなどのフォローもしております。

―Web化に際して不安を感じる方はやはり多いのでしょうか?

そうですね。Web出願に変わることで実際に操作される保護者様や志願者様も、不安を感じることはあるようです。保護者の方にアンケート調査を行ったところ、懸念としてはセキュリティ面のほか、「確実に出願できているかどうか」という点をご心配されている方が多かったです。ですので、願書受付や入学検定料支払いのタイミングなどのプロセスに応じて、確認メールを配信するといった対応もしています。

あとはチャットボットとFAQを用意するなど、操作に疑問をお持ちの志願者様が安心してご利用いただけるような機能面の強化も行っています。11月から2月などの入試時期には、志願者様向けに、24時間の電話サポート窓口も設けて、操作が分からない場合には対応させていただいています。

―現在の新型コロナ禍の状況も踏まえると、今後はWeb出願が主流になりますので、そうしたフォローはありがたいですよね。

そう言っていただけるお客様は多いです。学校様もなるべく接触を控えた入試業務を検討するにあたって、保護者様の声なども気にされると思いますが、弊社のLeySer Web出願に関しては保護者様からの不満の声はほとんどありません。今は共働きの保護者様も多く、銀行振り込みのために平日窓口に行くというのも難しいケースが多いですし、クレジットカードであれば24時間いつでも決済できますから、ご好評いただける面の方が大きいです。わざわざ願書を取り寄せなくて済みますので、すぐ出願できるというメリットもあります。

―代表的な導入事例を教えてください。

ある県の例になりますが、先行してご導入された高等学校様のWeb出願が近隣の中学校様から非常に好評で、アンケートでも「業務効率が上がったので、全ての高等学校で実施して欲しい」という意見があったほどです。

Web出願により地域の中学校の入試業務の効率化が実現できましたので、その県では3年ほどでほぼすべての高等学校様がWeb出願を導入するという状況となりました。弊社ではそういった地域全体を巻き込む形での取り組みは大事にしたいと考えております。

―今後力を入れていきたいことについて教えてください。

弊社がこれまで提供してきた学校法人向けの事務業務システムとの連携を強化していきたいです。弊社には学費管理システムという学納金の徴収管理のシステムがありますが、スタートはやはり生徒様の情報を登録することから始まります。そこでWeb出願システムとうまく連携することで、受験料や入学金のデータなども含めて情報を活用するなど、事務業務の省力化を一層進めていければと考えています。

 

料金

  • お問い合わせください。

 

会社概要

会社名 グレープシティ株式会社
代表者名 代表取締役社長 馬場 直行
資本金 9,000万円
所在地 〒981-3205 宮城県仙台市泉区紫山3-1-4

 

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