最終更新日:2022-01-21
組織全体の信用問題にも関わる、メールの誤送信を防止したいと考えている方へ。メール誤送信の発生の原因から、誤送信を減らすための仕組み、そしておすすめの誤送信防止機能やツールをご紹介します。
メール誤送信は、初歩的なヒューマンエラーであると同時に、重大なトラブルに繋がるミスでもあります。特に下記のようなトラブルは、関係者への謝罪はもちろん、場合によってはWebサイト上での事故報告や謝罪会見等に発展するといった、大きな損害にもなりえます。
イベント参加者一覧（氏名、社名入り）のファイルを、社外の人に誤送信してしまうなど、社外関係者の個人情報を外部に誤送信する行為は「個人情報漏洩」に該当します。
特に、ファイルにまとめたデータを誤送信した場合、一度に大量の個人情報が漏洩してしまうため、損害の規模も大きくなってしまいます。
研究開発中の極秘データや新商品情報だけでなく、自社サイトやパンフレットで一般公開されていないデータはすべて、外部に漏らしてはいけない機密情報にあたります。たとえば、A社と共同企画しているサービスの関連書類をB社に誤送信してしまった、というケース。A社と取引があること、A社に提示している料金、といった「機密情報」を漏洩したことになります。
また、他社の機密情報を悪気なく漏らしてしまうケースにも注意しなくてはいけません。A社が自社に出している料金をB社に知られてしまったら、A社の取引に関する機密情報を漏らしてしまった、というトラブルにつながります。
普段何気なく取り扱っているメールアドレスも、一般的に、名前と社名が組み合わさっているため、所属企業と名前が分かってしまいます。さらに、任意で利用しているSNSなどの情報と組み合わせることで、さらに詳細な個人情報を特定できる場合も。
「BCCにすべきところを誤ってCCにしてしまった」という単純なミスによって、どの企業のどの役職の誰が、どんな企業と取引をしている／メールの件に関わっている／セミナーなどに参加する／どんな情報を欲しがっているのか、ということが漏洩することになるのです。
メール誤送信防止ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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メールの誤送信が発生してしまう理由は、以下の3つの発生パターンに大別できます。
それぞれの具体的な事例とともに解説します。
メール宛先記入欄の「To」「CC」「BCC」に間違った宛先を入れてしまった、もしくは使い方を間違えてしまったことで発生するトラブル。具体的には以下のケースが挙げられます。
アドレス帳の登録機能を用いて宛先を入力する際に、同姓の別人宛に送信してしまったり、別の取引先のアドレスも宛先に入れて同時に送信されてしまったり、といったケース。多くのメールソフトに搭載されているオートコンプリート機能は、宛先欄に送信先候補を表示してくれる便利な機能ですが、間違った宛先を選択してしまわないよう注意が必要です。
さらに、複数の宛先へメールを送っていた場合、受信者のうちの誰かが「全員に返信」ボタンを押して返信して、グループでのやり取りが複数回にわたって続いてしまう恐れも。
なお、誤送信相手が社内の人で、情報共有の一環として自分がCCに入れられていると認識した場合、誤送信が指摘されず本来情報を送るべき人物にメールが届かないままになる、というトラブルもあり得ます。
メールマガジンのように複数人に同じ内容のメールを一斉送信する際、BCCでなくCCで送ってしまうと、宛先に含まれる全員のメールアドレスが共有されてしまいます。前述の通り、メールアドレスは個人情報の塊。CCでメールアドレスが共有されることにより、機密情報の一片が露見してしまうというトラブルにもなりかねません。
たとえば、医療関係のセミナーの出席者向けのご案内がCCで送られてしまったとします。メールアドレスから、電機メーカー社員の出席が他の参加者に知られてしまい、その電機メーカーが医療分野に進出しようとしているのが露見してしまった、ということが考えられます。
「添付ファイルのメール送信時は必ず暗号化する」「上長の確認後に送信する」など、多くの企業がセキュリティポリシーを定めています。情報漏洩とは異なり、セキュリティポリシー違反が会社に直接的な損害をもたらすことはまれですが、セキュリティ事故を減らすためのルールでもあるので、下記のようなルール違反は防ぐようにしましょう。
添付ファイルはパスワードをかけて暗号化して送信するルールに違反していまった場合、メールの盗聴や第三者への誤送信によってファイルの内容が外部に漏えいしてしまうかもしれません。
上司がメールの内容を確認する前に送ってしまった、上長などの関係者を必ずCCに入れるルールなのに入れなかった、といったルール違反は直接的な損害にはなりませんが、情報の共有漏れや内部統制の緩みにつながりかねません。
メールの本文を書いている途中で送信してしまったり、コピペミスをしてしまったりといったことも、これらも不注意により日常的に発生しうる誤送信です。訂正で済むミスなら問題ありませんが、誤って送ってしまった文面・ファイルが情報漏えいに該当することも。
他社で利用した内容をコピペで利用したところ、他社に関する情報などが修正されずに残されていた、というケース。他社の機密情報を漏らしてしまったり、間違った見積り金額を送ってしまったりといった、重大ミスに繋がる恐れもあります。
間違ったファイルを添付して送ってしまった場合、前述したように一度に大量の個人情報が漏洩してしまう危険性が。こちらも情報漏えいの原因になりかねない送信ミスです。
メール誤送信防止ツールとはその名の通り、メール送信時のヒューマンエラー防止の機能が備わったツールで、メールサーバー近くに設置するものや、メールソフトに依存しないクラウドサービスなどがあります。
先述したメール誤送信の発生パターン3つのうち、メール誤送信防止ツールを使って対策しやすいのは、「1. 送信先を間違えてしまった」と「2. 社内セキュリティポリシーに違反してしまった」です。ツールの力を借りて「1」と「2」への対策をすることで、「3. 間違った情報を伝えてしまった」について注力することができるようになるため、利用によって誤送信が防げることが期待できます。
メール誤送信防止ツールにはどのような機能があり、どのように誤送信を防げるのか、具体的に9つの機能をご紹介します。
送信ボタンを押すと、社外のアドレスなどのチェック項目が表示され、すべての項目にチェックを入れてからでないと送信できなくなる機能。本当に送信して大丈夫か再確認を促すことで、誤送信を防ぎます。
社内・社外を分けて送信先の確認画面が表示されたり、社外のアドレスがハイライト表示されたりするなど、宛先の視認性を高める機能。視覚的に再確認を促すことで、誤送信の防止に役立ちます。
今まで送信したことないアドレスに送信する際、注意喚起のメッセージをポップアップ表示して再確認を促す機能。
一斉配信メール送信時に強制的にBCCにして、受信者のアドレスが流出しないようにする機能。
フリーメールアドレスや指定文言が入っているアドレスへの送信ができなくなるよう設定する機能。
メールにファイルを添付して送信すると、自動的にファイルが暗号化され、暗号化されたファイルを添付したメールとは別に、暗号化を解除するためのパスワードが送信される、という機能。送信時にいちいち暗号化したり、パスワードを別途送ったりするのは手間なので、ツールで自動化するのが便利です。
ただし、PPAPともいわれるこの手法は、セキュリティ対策としての実効性への疑問から、2020年より一部の官公庁では利用をしない方針が示されました。
メールにファイル添付すると、メール本文と添付ファイルを自動的に分離してから送信する機能。ファイルはクラウド上に保存され、ダウンロード用のURLとパスワードが別途送信されます。
送信メールを一時的に保留し、その間に再確認することで、誤送信メールを取り消せる機能。ただし、業務のスピード感を落とさないよう、保留時間は5～10分間くらいが適切でしょう。
送信メールを一時的に保留し、上長などが宛先、内容、ファイルなど確認・承認してから、先方に送信される機能。承認を得るのを忘れてしまったり、上司がすぐそばにおらずに確認作業に時間を費やしてしまったりしないよう、送信ボタンを押すと自動的に上司に回覧され、確認を促す機能も備わっています。
実際にメール誤送信防止ツールを選ぶときの比較ポイントをご紹介します。
ここまでのポイントを振り返ると、「送信時の宛先確認機能」「添付ファイルのWebダウンロード機能」や「一時保留機能」などは、セキュリティ対策と業務効率化の面から見て、必須機能といえるでしょう。
そのほかにも、自社内で多く発生している誤送信トラブルや、業務内容に合わせて必要な機能を見極めるのが大事なポイントです。
メールやファイル共有に関するセキュリティ基準は、社内のセキュリティポリシーに規程されている場合も多いです。たとえば、上長の承認を得ることがセキュリティポリシーで定められている場合は、「上長承認機能」を備えたメール誤送信防止ツールがおすすめです。
ただし、取引先とのメールでのコミュニケーション頻度が高い場合は、セキュリティとのトレードオフで機能を利用しないのも一手。また、グローバル展開をしている企業ではツールが多言語対応しているかも選ぶ際のポイントになります。
Microsoft365（Exchange）やGoogle Workspaceなど、今利用しているメールの利用形態（Webメールか、ローカルのメールか）に対応しているかどうかも比較ポイントになります。気軽に導入できるクラウド型の他ほか、細かいカスタマイズができるオンプレ型のものも。
主なメール誤送信防止ツールを9つご紹介します。
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（出所：safeAttachクラウドサービス公式Webサイト）
「送信ファイルのZIP自動暗号化」「メール保留」「自動BCC化」「添付ファイルURL変換」「送信時の第三者確認」などの機能を組み合わせて、メール誤送信対策を行うクラウドサービス。Microsoft 365やGoogle Workspaceのメール環境にも対応。アプライアンス版やVM版も選択可能。
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（出所：Active! gate公式Webサイト）
メールの送信経路に設置するオンプレ型のサービス。自社内設置のメールサーバー環境、メールホスティング、フリーのWebメールにも対応している。送信メールの一時保留、添付ファイルの暗号化、BCC強制変換といった誤送信防止機能が揃う。また、オプションで上司承認等の機能も用意されている。
Google WorkspaceやMicrosoft365といったクラウドのメールサービスで使える、クラウド版「Active! gate SS」も。
（出所：CipherCraft/Mail 7公式Webサイト）
メール誤送信防止市場で高いシェアを持つメールシステム。ポップアップでメール誤送信防止画面を表示し、送信先アドレス・本文・添付ファイルの確認を促す。パスワード暗号化機能や一時保留機能、上長承認機能など、様々な誤送信防止対策が用意されている。オンプレ版、クラウド版の他、端末にインストールするだけで気軽に使えるタイプもあり、スモールスタートにもおすすめ。
（出所：Mail Defender公式Webサイト）
既存のメール環境を変えずに導入できる統合メールソリューション。一時保留機能や自動BCC変換、上長承認/上長アドレス追加といった誤送信防止機能に加えて、メールセキュリティ機能、メールアーカイブ機能を備える。誤送信対策以外にも「標的型攻撃メールへのセキュリティを強化したい」「メールデータを保存・監査したい」という場合におすすめ。
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（出所：WISE Alert公式Webサイト）
ヒューマンエラーによるメールの誤送信を防ぐことができるOutlookアドイン。
外部アドレスにメールを送信する際や、ファイルが添付されている場合には、警告画面が表示されてチェックを促すなど、誤送信を操作面でも視覚面でも防ぐようにしている。添付ファイルの自動ZIP暗号化機能も搭載。
日本語、英語に加え、中国語にも対応しているので、海外とのメールのやり取りにも役立つ。
（出所：メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能公式Webサイト）
1,700社以上で導入されている、Google Workspace専用のメール誤送信防止ツール。Chromeの拡張機能として提供されている。送信時の外部ドメイン確認、添付ファイル確認、送信元ドメインチェックといった機能が搭載されている。一定件数以上の宛先にメール送信する際に警告を表示する、Bccに特定のメールアドレス（複数可）を必ず入れて送信させるなど、管理者側で様々な設定ができるのも魅力。
管理者の設定により、標的型攻撃メール対策も可能だ。
（出所：メールZipper公式Webサイト）
添付ファイルのダウンロードURL発行、ファイルの自動暗号化や送信一時保留、上長承認、BCC矯正変換といった基本機能を網羅。さらに、管理画面でもう一度自身で再確認してからでないと送信できない「自己承認機能」やあらかじめ指定した条件にあてはまると強制的に破棄される「強制破棄機能」なども用意されている。
（出所：@Securemail Plus Filter公式Webサイト）
「一時保留・第三者チェック」「送信ブロック」「添付ファイルWEBダウンロード化」といった機能を組み合わせて、メールの誤送信を防止するフィルタリングサービス。多彩なフィルタリング機能の中から、自社のセキュリティポリシーに合わせたルール設定が可能。
ゲートウェイ型なので、Microsoft 365や Google Workspaceなど現状のメール環境を大幅に変更せずに、短期での導入が可能だ。
(出所：IIJセキュアMXサービス公式Webサイト)
メールセキュリティの強化に役立つクラウドサービス。メールの送信を一時保留して確認後に即時送信・送信取り消しができる送信キャンセル機能、あらかじめ設定した条件に対し、メール送信を制御するフィルタ機能などを搭載。保留時間、保留させたくないメールアドレス・ドメインの設定、添付ファイルの有無など、自社環境に合わせたフィルタ・アクション設定ができる。
迷惑メールや標的型攻撃を防止する脅威対策機能も充実している。
(出所：メールディーラー公式Webサイト)
カスタマーサポートや営業などが、共通のメールアドレスを使って顧客対応している場合におすすめなのがメール共有システムのメールディーラー。どのメールに誰が対応しているか、メール対応がどこまで進んでいるのかなど、対応漏れや重複対応が防げるうえ、メール送信時の誤送信対策も充実。問い合わせの対応管理にも広く使われている。
「情報漏洩対策オプション」では、メール送付前のチェックボックスによる送信情報の確認や添付ファイルの暗号化送信、送信したメールのキャンセルなどが行える。
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メール誤送信防止ツールに搭載されている機能は、基本的に手作業でも対応できる内容です。しかし、ツールを活用することによって、適切な誤送信防止対策が手軽に導入できます。無料トライアルを実施しているサービスも多いため、使い勝手を試してから導入を検討すると良いでしょう。
ビジネス上のコミュニケーションにおいて、もはやメールは欠かせないツール。「たかが、メールの誤送信」と見くびらず、トラブルが起きる前に導入することをおすすめします。きちんとメールセキュリティ対策を施すことは、取引先やクライアントに安心感を与えるという面でも有効です。
なお、メール誤送信防止ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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