最終更新日:2022-10-25
組織全体の信用問題にも関わる、メールの誤送信を防止したいと考えている方へ。メール誤送信の原因から、誤送信を減らすための仕組み、そしておすすめの誤送信防止機能やツールをご紹介します。
メール誤送信は、誰でも起こしうるヒューマンエラーであると同時に、重大なトラブルにつながりかねないミスでもあります。特に下記のようなトラブルは、関係者に迷惑をかけるだけでなく、Webサイト上での事故報告や謝罪会見など、大きな損害に発展することも。
氏名や社名が記入されたイベント参加者一覧ファイルのような社外関係者の個人情報を、外部に誤送信する行為は「個人情報漏えい」に該当します。
特に、ファイルにまとめたデータを誤送信してしまった場合、一度に大量の個人情報が漏えいするため大規模な損害につながる可能性があります。
研究開発中の極秘データや新商品情報だけでなく、自社サイトやパンフレットで一般公開されていないデータはすべて、外部に漏らしてはいけない機密情報にあたります。
たとえば、A社と共同企画しているサービスの関連書類をB社に誤送信してしまったら、「A社と取引があること」「A社に提示している料金」といった機密情報を漏えいしたことになります。
また、他社の機密情報を悪気なく漏らしてしまうケースにも要注意。A社が自社に出している料金をB社に知られてしまったら、A社の取引に関する機密情報を漏らしてしまったことになります。
普段何気なく取り扱っているメールアドレスも、名前と社名が組み合わせられていることが多いため、所属企業と名前がわかってしまいます。更に、任意で利用しているSNSなどの情報と組み合わせることで、より詳細な個人情報を特定できてしまう場合も。
つまり、「BCCにすべきところを誤ってCCにしてしまった」という単純なミスによって、どの企業のどの役職の誰が、どんな企業と取引をしている／メールの件に関わっている／セミナーなどに参加する／どんな情報を欲しがっている、などが漏えいすることになるのです。
メール誤送信防止ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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メールの誤送信は、以下の3つの発生パターンに大別できます。
それぞれの具体的な事例とともに解説します。
メール宛先記入欄の「To」「CC」「BCC」に間違った宛先を入れてしまった、もしくは使い方を間違えてしまったことで発生するトラブル。具体的には以下のようなケースが挙げられます。
アドレス帳の登録機能を用いて宛先を入力する際に、同姓の別人宛に送信してしまったり、別の取引先のアドレス宛に送信されてしまったり、といったケース。宛先欄に送信先候補を表示してくれるオートコンプリート機能は便利な一方で、間違った宛先を選択してしまわないよう注意が必要です。
更に、複数の宛先へメールを送っていた場合、受信者のうちの誰かが「全員に返信」ボタンを押して返信して、グループでのやり取りが複数回にわたって続いてしまう恐れも。
なお、誤送信相手が社内の人で、情報共有の一環として自分がCCに入れられていると認識した場合、誤送信が指摘されず本来情報を送るべき人物にメールが届かない、というトラブルもあり得ます。
メールマガジンのように複数人に同じ内容のメールを一斉送信する際、BCCでなくCCで送ってしまうと、宛先に含まれる全員のメールアドレスが共有されてしまいます。前述の通り、メールアドレスには個人情報が含まれます。CCでメールアドレスが共有されることは、機密情報の漏えいにもつながりかねません。
たとえば、医療関係のセミナー出席者向けの案内メールがCCで送られてしまったとします。メールアドレスから、ある電機メーカー社員が出席することがわかり、その電機メーカーが医療分野に進出しようとしているのが露見してしまった、などが考えられます。
「添付ファイルのメール送信時は必ず暗号化する」「上長の確認後に送信する」など、多くの企業がセキュリティポリシーを定めています。情報漏えいとは異なり、セキュリティポリシー違反が直接的な損害をもたらすことはまれですが、ルール違反が思いがけないセキュリティ事故につながる恐れも。下記のようなルール違反をしないように注意しましょう。
「添付ファイルにはパスワードをかけて暗号化して送信する」というルールに違反してしまった場合、メールの盗聴や第三者への誤送信によってファイルの内容が外部に漏えいしてしまう恐れがあります。
「上司がメールの内容を確認する前に送ってしまった」「上長を必ずCCに入れるルールなのに入れなかった」といったルール違反は直接的な損害にはなりません。しかし、情報の共有漏れや内部統制のゆるみにつながるでしょう。
メールの途中送信やコピペミスも日常的に発生しうる誤送信です。訂正で済むミスなら問題ありませんが、誤って送ってしまった文面やファイルが情報漏えいに該当することもあります。
他社に送った内容をコピペで流用したところ、他社に関する情報などが修正されずに残されていた、というケース。他社の機密情報の漏えい、間違った見積り金額の送付といった重大ミスにつながる恐れもあります。
間違ったファイルを添付して送ってしまった場合、前述したように一度に大量の個人情報が漏えいしてしまう危険性があります。こちらも重大な情報漏えいの原因になりかねない送信ミスです。
メール誤送信防止ツールとは、メール送信時のヒューマンエラー防止機能が備わったツール。メールサーバー近くに設置するものや、メールソフトに依存しないクラウドサービスなどがあります。
先述したメール誤送信の発生パターン3つのうち、メール誤送信防止ツールを使って対策しやすいのは、「1. 送信先を間違えてしまった」と「2. 社内セキュリティポリシーに違反してしまった」の2パターンです。ツールの力を借りて「1」と「2」の対策をすることで、「3. 間違った情報を伝えてしまった」に注力できるようになるため、誤送信の抑止が期待できます。
誤送信の抑止に有効な、メール誤送信防止ツールの機能を9つご紹介します。
送信ボタンを押すといくつかのチェック項目が表示され、すべての項目にチェックを入れないと送信できなくする機能。本当に送信して大丈夫か、再確認を促すことで誤送信を防ぎます。
社内・社外を分けて送信先の確認画面が表示されたり、社外のアドレスがハイライト表示されたりするなど、宛先の視認性を高める機能。視覚的に宛先の再確認を促すことで、誤送信の防止に役立ちます。
今まで送信したことないアドレスに送信する際、注意喚起のメッセージをポップアップ表示して再確認を促す機能。
一斉配信メール送信時に自動的にBCC設定をして、受信者のアドレスが流出しないようにする機能。
フリーメールアドレスや指定文言が入っているアドレスへの送信を制限する機能。
メールにファイルを添付して送信すると、自動的にファイルを暗号化し、暗号化ファイルを添付したメールとは別に解除パスワードを記載したメールを送信する機能。ツールを使って自動化することで、手間の軽減や暗号化漏れの防止につながります。
PPAPともいわれるこの手法は、セキュリティ対策としての実効性への疑問から、2020年より一部の官公庁では利用しない方針が示されましたが、「Active! Gate」のようにメールの通信経路を暗号化しPPAPを解決する「TLS確認機能」を備えたサービスもあります。
メールにファイルを添付すると、メール本文と添付ファイルを自動的に分離して送信する機能。ファイルはクラウド上に保存され、ダウンロード用のURLとパスワードが別途送信されるので、暗号化せずにファイルを送ってしまった、というミスを防げます。
送信メールを一時的に保留し、その間に再確認をすることで、必要に応じて誤送信メールを取り消せる機能。ただし、業務のスピード感を落とさないよう、保留時間は5～10分間くらいが適切でしょう。また、送信後には必ず再確認を行う習慣を身につける必要があります。
送信メールを一時的に保留し、上長などが宛先、内容、添付ファイルなど確認・承認してから、先方に送信される機能。承認を得るのを忘れてしまったり、上司がそばにおらずに確認作業に時間を費やしてしまったりしないよう、送信ボタンを押すと自動的に上司に回覧され、確認を促す機能も備わっています。
実際にメール誤送信防止ツールを選ぶときの比較ポイントを3つご紹介します。
メール誤送信の発生パターンをふまえると、「送信時の宛先確認機能」「添付ファイルのWebダウンロード機能」や「一時保留機能」などは、セキュリティ対策と業務効率化の面から見て、必須機能といえるでしょう。
その他にも、自社内で多く発生している誤送信トラブルや、業務内容に合わせて必要な機能を見極めるのが大事なポイントです。
メールやファイル共有に関するセキュリティ基準は、社内のセキュリティポリシーとして規定されている場合が多いです。たとえば、上長の承認を得ることがセキュリティポリシーで定められている場合は、「上長承認機能」を備えたメール誤送信防止ツールが適切な選択肢となるでしょう。
ただし、メールを使った取引先とのコミュニケーション頻度が高い場合は、業務のスピード感を落とす機能が足かせになることも。セキュリティとのトレードオフで、機能を利用しないのも一手です。
また、グローバル展開をしている企業では、多言語対応の有無も比較ポイントになります。
Microsoft365（Exchange）やGoogle Workspaceなど、今利用しているメールの利用形態（Webメール/ローカルのメール）に対応しているかどうかも比較ポイントに。気軽に導入できるクラウド型のほか、細かいカスタマイズができるオンプレ型のツールもあります。
主なメール誤送信防止ツールをご紹介します。
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（出所：safeAttachクラウドサービス公式Webサイト）
「送信ファイルのZIP自動暗号化」「メール一時保留」「自動BCC化」「添付ファイルURL変換」「送信時の第三者確認」などの機能を組み合わせて、メール誤送信対策を行うクラウドサービス。ゲートウェイ方式のためクライアントへのインストール作業もなく、最小限の負担で導入することができる。Microsoft 365やGoogle Workspaceのメール環境にも対応。アプライアンス版やVM版も選択可能。
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（出所：Active! gate公式Webサイト）
メールの送信経路に設置するオンプレ型の誤送信防止ツール。自社内設置のメールサーバー環境のほか、メールホスティング、フリーメールにも対応している。送信メールの一時保留、添付ファイルの暗号化、BCC強制変換といった6つの誤送信防止機能がそろう。また、オプションで上司承認やアンチウイルス機能も用意されている。
Google WorkspaceやMicrosoft365といったクラウドのメールサービスで使える、クラウド版「Active! gate SS」も。
（出所：CipherCraft/Mail 7公式Webサイト）
メール誤送信防止市場で高いシェアを持つメールシステム。メール誤送信防止画面をポップアップで表示し、送信先アドレス・本文・添付ファイルの確認を促す。パスワード暗号化機能や一時保留機能、上長承認機能など、様々な誤送信防止対策が用意されている。オンプレ版、クラウド版のほか、端末にインストールするだけで気軽に使えるタイプも。
必要な機能だけを選んで購入することができるので、スモールスタートに適している。
（出所：Mail Defender公式Webサイト）
既存のメール環境を変えずに導入できる統合メールソリューション。クラウド型とオンプレ型に対応している。
一時保留機能や自動BCC変換、上長承認/上長アドレス追加といった誤送信防止機能に加えて、メールセキュリティ機能、メールアーカイブ機能を備える。誤送信対策以外にも「標的型攻撃メールへのセキュリティを強化したい」「メールデータを保存・監査したい」という場合におすすめ。
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（出所：WISE Alert公式Webサイト）
ヒューマンエラーによるメールの誤送信を防ぐことができる、専用サーバー不要のOutlookアドイン。
外部アドレスにメールを送信する際や、ファイルが添付されている場合には、警告画面が表示されてチェックを促すなど、操作面と視覚面双方から誤送信を防ぐようにしている。添付ファイルの自動ZIP暗号化機能やPPAP対策に役立つリンク共有機能など、誤送信防止を強化する機能が多数そろう。エンタープライズ版専用機能として、お知らせポップアップ機能や運用管理設定機能なども。
日本語、英語に加え、中国語にも対応しているので、海外とのメールのやり取りにも役立つ。
（出所：メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能公式Webサイト）
1,850社以上で導入されている、Google Workspace専用のメール誤送信防止ツール。Chromeの拡張機能として提供されており、送信時の外部ドメイン確認、添付ファイル確認、送信元ドメインチェックといった機能を搭載している。一定件数以上の宛先にメール送信する際に警告を表示する、BCCに特定のメールアドレス（複数可）を必ず入れて送信するなど、管理者側で様々な設定ができるのも魅力。
管理者の設定によっては、標的型攻撃メール対策も可能だ。
（出所：メールZipper公式Webサイト）
添付ファイルのダウンロードURL発行、ファイルの自動暗号化や送信一時保留、上長承認、BCC強制変換といった基本機能がそろったメールセキュリティサービス。管理画面でもう一度自身で再確認してからでないと送信できない「自己承認機能」やあらかじめ指定した条件にあてはまると強制的に破棄される「強制破棄機能」なども。
Google WorkspaceやMicrosoft 365、さくらインターネットなど、様々なサーバーに対応している。
（出所：@Securemail Plus Filter公式Webサイト）
「一時保留・第三者チェック」「送信ブロック」「添付ファイルWEBダウンロード化」といった機能を組み合わせて、メールの誤送信を防止するフィルタリングサービス。多彩なフィルタリング機能の中から、自社のセキュリティポリシーに合わせたルール設定ができる。
ゲートウェイ型なので、Microsoft 365や Google Workspaceといった現状のメール環境を大幅に変更せずに、短期での導入が可能だ。
(出所：IIJセキュアMXサービス公式Webサイト)
クラウド上でメールセキュリティを強化する統合メールセキュリティサービス。メールの送信を一時保留・確認後に即時送信・送信取り消しができる送信キャンセル機能、あらかじめ設定した条件に対してメール送信を制御するフィルタ機能などを搭載。保留時間、保留させたくないメールアドレス・ドメインの設定、添付ファイルの有無など、自社環境に合わせたフィルタ・アクション設定ができる。必要に応じて、アーカイブ、上長承認、障害対策など多様な機能を追加することも可能だ。
迷惑メールや標的型攻撃を防止する脅威対策機能も充実している。
(出所：Re:lation 公式Webサイト)
メールや電話、LINEなど、複数チャネルの問い合わせを一画面に集約し、複数ユーザで共有・管理できるマルチチャネルの顧客対応ツール。担当者を振り分けることで互いの業務を可視化し、業務負荷を分散することができる。チーム内で同じ画面を共有して、「誰が、いつ、どの案件を、どこまで進めたか」が一目でわかるため、二重返信や対応漏れの防止が可能に。
送信前に宛先や本文、添付の有無などをチェックリストで確認しないと送信できない「送信前チェック機能」をはじめ、ダブルチェックが簡単にできる「承認機能」や、添付ファイルの暗号化機能など、メール誤送信防止に役立つ機能が多数搭載されている。
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メール誤送信防止ツールに搭載されている機能は、基本的に手作業でも対応できる内容です。しかし、ツールを活用することによって、最低限の負荷で適切な誤送信防止対策を実施できます。無料トライアルがあるサービスも多いため、使い勝手を試してから導入を検討すると良いでしょう。
ビジネス上のコミュニケーションにおいて、もはやメールは欠かせないツール。「たかが、メールの誤送信」と見くびらず、トラブルが起きる前に導入することをおすすめします。きちんとメールセキュリティ対策を施すことは、取引先やクライアントに安心感を与えるという面でも有効です。
本記事でご紹介した比較ポイントを参考に、自社に合ったメール誤送信防止ツールの導入を検討してみてください。
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セキュリティ
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自動暗号化、メール保留、第三者承認機能、添付ファイルのWebダウンロード化や自動BCC化、送信ブロックなどを備えたメール誤送信防止ソリューションです。...
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Mail Defender
巧妙化するランサムウェア攻撃、誤送信によるインシデントや内部不正による情報漏えいなどのメール脅威から組織を守る統合メールソリューション。既存のメール環境を変えず...
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Re:lation（リレーション）｜インタビュー掲載
2019年度グッドデザイン賞受賞、導入実績4,000社以上のメール共有システムです。チームで共有する受信箱で、メール、チャット、電話などのビジネスコミュニケーシ...
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