今すぐできる対策も！メール誤送信防止ツールの9機能とサービス８選
2019.03.30
実際に起きてしまうと信用問題にも関わるメールの誤送信。防ぐには利用者への注意喚起だけでなく、しっかり守れる仕組みも必須です。宛先入力ミスや添付ファイルミス等はメール誤送信防止ツールが助けになりますので、リスクに不安を感じるのであれば、検討の価値ありです。
本記事では、まずメール誤送信による損害や発生の原因について改めてまとめ、どうしたら誤送信を減らせるか、そして誤送信防止ツールについて、順番にご紹介いたします。
メール誤送信という言葉を聞いてどきっとしない方はいないでしょう。時間に追われるビジネスマンにとってのヒューマンエラーの中で最も初歩的であり、それでいて重大なトラブルに繋がるミスの一つと言えます。そして一日何十通もメール送信するのですから、常にリスクと隣り合わせ。大事なプレゼンの日に熱を出すよりもずっとずっと可能性は高いといえます。
特に次の2つはどちらも大きな損害になります。関係者への謝罪や、場合によってはWebサイト上での事故報告や謝罪会見等に発展する可能性があります。
個人情報の漏洩
社外の人の個人情報を他人に渡してしまうケースは、全て個人情報漏洩と言えます。特に、ファイルにまとめていたデータを誤送信した場合、一度に大量の個人情報が漏洩してしまいます。
例）イベント参加者一覧（氏名、社名入り）のファイルを、宛先を間違えて、社内の人と同じ名前の社外の人に送信してしまった。
機密情報の漏洩
機密情報とは、決して研究開発中の極秘データや新商品情報だけではありません。一般公開されていない（＝自社サイトやパンフレットに載せていない）データは全て漏らしてはいけない機密情報である、と広くとらえても良いでしょう。なぜなら研究・開発や広報に携わる人は当然ながら危機感をお持ちで、ある程度対策を取っているかもしれませんが、それ以外のところにも落とし穴があるからです。
A社と共同企画しているサービスの関連書類をB社に誤送信してしまった、というケースは言うまでもなくアウトです。A社と取引があることを他社に知られてしまう（許可をとったうえで主要取引先としてサイトなどに掲載している例はのぞきます）、A社に提示している料金を他社に知られてしまう、というのも当然まずいです。
また、注意しなくてはならないのは、他社の機密情報を悪気なく漏らしてしまうケースです。A社が自社に出している料金が、定価か特別料金かというのかが分かりませんので、それをB社に知られてしまったら、それは自社ではなく、A社の情報を漏らしてしまった、というトラブルにつながります。
個人情報も機密情報も慎重に取り扱わなければいけないのは頭ではわかっていますが、個人情報がつまったメールアドレスというデータが慎重に扱われないことによって発生するトラブルもあり得ます。
メールアドレスは一般的に、名字のみ、あるいはフルネームと社名が組み合わさっているため、どの企業に在籍している何という名前の人かが分かってしまいます。役員であればホームページの会社概要に役職が載っていますし、それ以外でも任意で載せているSNSなどの情報と組み合わせることで特定できる場合が多くあり得ます。
「BCCにすべきところを誤ってCCにしてしまった」、この単純なミスにより、どの企業のどの役職の何という人が、取引があるorこの件に関わっているor（セミナーなどに）参加するor情報を欲しがっている（メルマガなどの場合）ということが、他者に知られてしまうことになるのです。
まず、なぜメールの誤送信が発生してしまうのか、発生パターンを振り返ると次の3つに大別されます。
メール宛先記入欄の「To」「CC」「BCC」に間違った情報が入ってしまった、もしくはTo/CC/BCCの使い方を間違えてしまったことで発生します。具体的には以下のケースが挙げられます。
間違った取引先の宛先を入れていた
アドレス帳の登録機能を用いて入力する際に、姓で入力したら、同姓の別の人が入力されてしまい、その人宛に送信してしまったケース。また送信したい取引先だけでなく、別の取引先も混入して同時に送信されてしまったケース。
多くのメールソフトで搭載されているオートコンプリート機能は、宛先欄に名前やメールアドレスの入力を開始すると候補を表示する便利な機能ですが、間違った宛先を選択してしまうことが多く、注意が必要です。
このような宛先間違えの際、一対一ならすぐ対処できますが、複数へ送っていた場合、誰かが間違いに気づかずに「全員に返信」ボタンを押して返信してくる可能性があります。最初の発信者と違い、返信する人はあまり注意深く宛先欄を見ないため、気づかないケースが多いのです。こうした場合は誤送信した本人が気づいて訂正・謝罪するか、誤送信されてしまっている人が指摘するかしない限り、グループでのやり取りが複数回にわたって続いてしまうことがあり得ます。
なお、誤送信されてしまった人が、メールの内容に完全に無関係であれば「私でない」と指摘できますが、例えば社内の人で情報共有の一環として自分にCCが落とされていると認識してしまった場合は誤送信に気づかず指摘しないため、そのままになってしまい、本来情報を送るべき肝心な人にメールが送られないままになる、というトラブルもあり得ます。
BCCの使い方を間違った
メールマガジンのように複数人に同じ内容のメールを一斉に送信する際に、BCCでなくCCで送ってしまうケースがあります。その結果、宛先に含まれていた何社もの人のメールアドレスが共有されてしまいます。
前述の通り、メールアドレスは個人情報の塊とも言えますから、どの企業の何という人がこの件に関わっているか、というのが知られてしまい、それによって最悪の場合、機密情報の一片が露見してしまうというトラブルにもなりかねません。
例えば、医療関係のセミナーの出席者向けのご案内がCCで送られてしまった。メールアドレスから、電機メーカーの人が出席することが他の参加者に知られてしまったことにより、その電機メーカーが医療分野に進出しようとしていることが露見してしまった、ということがありえます。
これらも不注意により日常的に発生しうるミスです。
メールを不完全な状態で送ってしまった
本文を作成途中で送ってしまった。不正確な宛名で送ってしまった。
コピーアンドペーストの修正ミス
他社で利用した内容をコピペで利用したところ、他社に関する情報などが修正されずに残されていた。
添付ファイルの添付間違い
送信する予定のない別のファイルを添付して送ってしまった。
これらの場合、メールを作成途中で送付しただけでは大きな問題になりませんが、メール本文や添付ファイルに他社情報や取引情報など機密情報が含まれている場合は、情報漏洩に該当する可能性があります。
セキュリティポリシーで「添付ファイルのメール送信時は必ず暗号化すること」等とルールを定めている企業は多いです。例えば次のように違反してしまうケースが考えられます。
これらは情報漏洩とは異なり、すぐに会社に損害が発生するものとはなりませんが、やはりルールは全員が守ってこそ。セキュリティ事故を減らすためのルールでもあるので、セキュリティポリシーを遵守してもらう必要があります。
これらの誤送信発生パターンは、全てよく確認すれば防げます。しかしどうしても見落としてしまうもの。今すぐできる対策として、メールソフトの機能を利用して誤送信を防ぐ方法は以下の４つが挙げられます。
宛名欄に名前を入れると候補が出てくる機能をオフにすることによって、利便性は少し劣りますが、確実にアドレス帳を開いてから選ぶ習慣がつきます。
少し手間ですが、ローマ字での見間違いを防ぐ簡単な方法です。無意識に名字と名前の最初の大文字の部分だけみて判断してしまうことが多いため、母国語である日本語の漢字を入れ、目視での確認の確実性を上げます。
また、見間違いをより一層防ぐために社名を入れても良いかもしれませんが、社名を略したりせず、相手や他社に見えても失礼のないように登録することが大切です。
【見間違えやすい例】
Takashi Yamada
Takako Yamamoto
【改善例】
Takashi Yamada 山田 貴
Takako Yamamoto 山本 孝子
これも少し手間がかかりますが、誤送信を起こしてしまってからの対処に比べれば楽なので、やってみる価値はあります。
何度も見直し、確認したはずなのに、送信ボタンを押した瞬間に「あ！」とミスに気付いたり書き漏らしたことを思い出したり、といった経験は、誰しもがあるのではないでしょうか。ひと手間かかりますが、一度下書きに入れ、そこから再度開いて内容を読み返してから送信する、という自分の運用ルールを作ってみるのもよいです。
メールソフトによっては送信予約できる機能が備わっているものもあるので、それを利用して保険をかけることもできますが、スピード感が大事な局面も多いでしょうから、利用に関しては注意が必要です。
先ほどメール誤送信の発生パターンとして挙げた次のの３つのうち、メール誤送信防止ツールを利用することで対策しやすいのは、「1. 送信先を間違えてしまった」と「3. 社内セキュリティポリシーに違反するかたちで送信してしまった」です。
メール誤送信防止ツールとはその名の通り、メール送信時のヒューマンエラー防止の機能が備わったツールで、メールサーバー近くに設置するものや、メールソフトに依存しないクラウドサービスなどがあります。１と３への対策にツールの力を借りることにより、「2. 間違った情報を伝えてしまった」について注力することができるようになるため、利用によって誤送信が防げることが期待できます。
どのような機能があり、どのように防げるのか具体的に9機能をご紹介します。
①送信先チェックボックス機能
送信ボタンを押すと、チェック項目（社外のアドレス等）が表示され、全てのチェックボックスにチェックを入れてからでないと送信できない仕組みで、本当に送信してOKかの再確認を促す機能。
②社外アドレスの注意喚起機能
社内・社外を分けて送信先の確認画面が表示されたり、社外のアドレスはハイライト表示されたりするなど、本当に送信してOKか視覚的に再確認する機能。
③新規送信先の注意喚起機能
今まで送信したことないアドレスに送信する際に注意喚起を促して再確認する機能。
④自動BCC機能
一斉配信メール送信時に、強制的にBCCにして送信する機能。
⑤宛先制限機能
フリーメールアドレスやあらかじめ指定した文言の入っているアドレスへの送信ができなくなるよう設定する機能。
⑥添付ファイルの自動暗号化機能
メールにファイル添付すると、送信時に自動的にファイルが暗号化され、暗号化されたファイルを添付したメールとは別に、暗号を解除するためのパスワードが送信される、という機能。
ツールがないと、送信時にいちいち暗号化したり、パスワードを別途送ったりしなくてはいけないため、ツールで自動化されると確実で便利です。
⑦添付ファイルのWEBダウンロード機能
メールにファイル添付すると、送信時に自動的にメール本文と添付ファイルが分離され、ファイルはクラウド上に保存、メール本文とは別に、ダウンロードするためのURLとパスワードが送信される、という機能。
⑧一時保留機能
送信メールを一時的に保留し、確認することで、誤った送信メールを取り消しすることができる機能。ただし、業務のスピード感は大事であり、顧客に急ぎ伝えなければならないものを数時間送信せずに保留するのはあまり現実的でありません。業務面を考慮すると保留するにせよ、5～10分間くらいにすべきでしょう。
⑨上長承認機能
送信メールを一時的に保留し、上長などが宛先、内容、ファイルなど確認・承認してから、先方に送信される機能。
ツールがないと、承認を得るのを忘れてしまったり、上司がすぐそばにおらずに確認作業に時間を費やしてしまったりする可能性がありますが、メール誤送信防止ツールでは、送信ボタンを押すと自動的に上司に回覧され、確認を促す機能がありますので、これらの問題が軽減されます。
では実際にメール誤送信防止ツールを選ぶときのポイントを、機能面とタイプに分けてご紹介します。
まず機能面ですが、ここまでのポイントを振り返ると、以下の機能を備えるツールを導入するのがよいでしょう。
「送信時の宛先確認機能」と「添付ファイルの自動暗号化機能」はほとんどの企業にとって便利な機能でしょう。一方で、「送信メールの一時保留機能」は、取引先とのメールでのコミュニケーション頻度が高く、1時間に何度もやりとりする必要がある場合や、少しでも早く返信する必要がある場合は、保留している暇はありませんので、セキュリティとのトレードオフとは言え、機能を利用しないという判断もあり得ます。上司の承認機能は、上司の確認をセキュリティポリシーに含めていない場合は不要でしょう。
なお、添付ファイルの自動暗号化機能や一時保留機能は多くのツールで装備されていますが、送信時の宛先確認機能についてはポップアップが出るタイプ、再度承認を求めるタイプ、ハイライト表示で注意を促すタイプなど手段は様々ですし、全てのメール誤送信防止ツールについているとは限りませんので、その点で比較して選ぶのもよいです。
また、グローバル展開をしている企業ではツールが多言語対応しているかも選ぶ際のポイントになります。
タイプについては、Office365やG Suiteなど、今利用しているメールの利用形態（Webメールか、ローカルのメールか）に合わせて選ぶ必要があります。気軽に始められるクラウド型の他、オンプレ型のものもあります。
メールソフトのタイプについて、自社でクラウド型のメーラーを使用している場合はOffice365やG Suite等への対応、ローカルアプリケーションのメーラーを使用している場合は、OutlookやThunderbird等への対応の確認が必要です。
（出所：Active! gate公式Webサイト）
社内メールサーバーの近くに設置（ゲートとしてメールが通過する位置に設置）するオンプレ型のサービス。送信メールの一時保留、添付ファイルの暗号化、BCC強制変換（ToやCCの数が多いとBCCに強制変換）、上司承認等の機能が揃っている。
（出所：Active! gate SS公式Webサイト）
Active! gateのクラウド版。クラウドのメールサービス（G suiteやOffice365）で使えるクラウド型のサービス。Active! gate同様の機能を有している。
（出所：CipherCraft/Mail 7公式Webサイト）
ポップアップ画面が起動し、送信先や添付ファイルなどチェックをつけてから送信される仕組み。オンプレ版、クラウド版の他、端末にインストールするだけで気軽に使えるタイプもあり、スモールスタートにもおすすめ。
（出所：WISE Alert公式Webサイト）
Outlook専用で、Outlookにアドインとして追加するタイプ。メール送信画面では、送信先のメールアドレスが外部の場合やファイルが添付されている場合はチェックが必要になる等、誤送信を操作面でも視覚面でも防ぐようにしている。日本語、英語に加え、中国語にも対応。
（出所：S.誤送信防止公式Webサイト）
G Suite専用のメール誤送信防止ツール「サテライトオフィス・メール誤送信防止/標的型攻撃メール for G Suite」。G Suite Marketplaceからの利用も可能。
（出所：BRODIAEA safeAttach公式Webサイト）
「ZIP暗号化」「メール保留」「添付ファイルURL変換」「メールフィルター」などの機能を組み合わせて、未然にメール誤送信対策を行うアプライアンスサーバー。
（出所：メールZipper公式Webサイト）
暗号化や一時保留に加え、管理画面でもう一度自身で再確認してからでないと送信できない「自己承認機能」やあらかじめ指定した条件にあてはまると強制的に破棄される「強制破棄機能」などもあり。
（出所：@Securemail Plus Filter公式Webサイト）
「一時保留・上長承認」「添付ファイル暗号化」などの機能を組み合わせたメールの誤送信を防止するフィルタリングサービス。Office365や G Suiteなどに対応。ゲートウェイ型。
メール誤送信防止ツールに装備されている機能は基本的に手作業でもできる内容なのですが、ツールを活用することによって、安心感を得られ、誤送信が減るのであれば導入してみる価値はあります。無料トライアルを実施しているサービスも多いため、使い勝手を試して検討されることをお勧めします。
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