最終更新日:2024-04-03
メール誤送信対策の徹底や効率化のため、専用ツールの導入を検討している方へ。メール誤送信の発生パターンや原因別の対策機能を解説。ツール選びの比較ポイント、おすすめのメール誤送信防止ツールもご紹介します。
メール誤送信防止ツールとは、メール送信時のヒューマンエラー防止機能を備えたツール。メールサーバー近くに設置するものや、メールソフトに依存しないクラウドサービスなどがあります。
一般的な対策としては、チェックリストに沿って送信前の確認を徹底する、周囲の人にチェックしてもらうなどが考えられます。そのほか、OutlookやGmailであればメール送信の予約・保留機能を活用するというやり方もあります。しかし、それだけでは「ヒューマンエラーを完全に防止できない」「余計に手間がかかってしまう」など課題が残ります。
そこで有効な対策として考えられるのが、メール誤送信防止ツールの活用です。ツールを導入することで、様々なメール誤送信の発生パターンに対応できます。
メール誤送信の発生パターンは、以下の3つに大別できます。
メール誤送信防止ツールは、「1. 送信先を間違えてしまった」と「2. 社内セキュリティポリシーに違反してしまった」への対策として有用です。
ツールの力を借りて「1」と「2」への対策をすることで、「3. 間違った情報を伝えてしまった」に注力できるようになるため、誤送信全般の抑止が期待できます。
記事後半では、おすすめのメール誤送信防止ツールを紹介しています。「自社で発生している誤送信のパターンはどのようなものか」、「それに合った対策機能が搭載されているか」を考えて、自社に合ったツールを選びましょう。
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前述した「送信先間違い」「社内セキュリティポリシー違反」の対策として有効な、9つの機能について詳しく解説します。
| 「送信先間違い」 に対して有効な機能 |
①送信先チェックボックス機能 |
|---|---|
| ②社外アドレスの注意喚起機能 | |
| ③新規送信先の注意喚起機能 | |
| ④自動BCC機能 | |
| ⑤宛先制限機能 | |
| 「社内セキュリティポリシー違反」 に対して有効な機能 |
⑥添付ファイルの自動暗号化機能 |
| ⑦添付ファイルのWebダウンロード機能 | |
| ⑧一時保留機能 | |
| ⑨上長承認機能 |
送信ボタンを押すといくつかのチェック項目が表示され、すべての項目にチェックを入れないと送信できなくする機能。本当に送信して大丈夫か、再確認を促すことで誤送信を防ぎます。
社内・社外を分けて送信先の確認画面が表示されたり、社外のアドレスがハイライト表示されたりするなど、宛先の視認性を高める機能。視覚的に宛先の再確認を促すことで、誤送信の防止に役立ちます。
今まで送信したことないアドレスに送信する際、注意喚起のメッセージをポップアップ表示して再確認を促します。
一斉配信メール送信時に自動的にBCC設定をして、受信者のアドレスが流出しないようにする機能。
フリーメールアドレスや指定文言が入っているアドレスへの送信を制限する。
メールにファイルを添付して送信すると、自動的にファイルを暗号化し、暗号化ファイルを添付したメールとは別に解除パスワードを記載したメールを送信する機能。ツールを使って自動化することで、手間の軽減や暗号化もれの防止につながります。
PPAPともいわれるこの手法は、セキュリティ対策としての実効性への疑問から、2020年より一部の官公庁では利用しない方針が示されましたが、「Active! Gate」のようにメールの通信経路を暗号化しPPAPを解決する「TLS確認機能」を備えたサービスもあります。
PPAP対策については「PPAP代替案おすすめ3タイプ！無料で今すぐできることも紹介」もご参考ください。
メールにファイルを添付すると、メール本文と添付ファイルを自動的に分離して送信する機能。ファイルはクラウド上に保存され、ダウンロード用のURLとパスワードが別途送信されるので、暗号化せずにファイルを送ってしまった、というミスを防げます。
送信メールを一時的に保留し、その間に再確認をすることで、必要に応じて誤送信メールを取り消せる機能。ただし、業務のスピード感を落とさないよう、保留時間は5～10分間くらいが適切でしょう。また、送信後には必ず再確認を行う習慣を身につける必要があります。
送信メールを一時的に保留し、上長などが宛先、内容、添付ファイルなど確認・承認してから、先方に送信される機能。承認を得るのを忘れてしまったり、上司がそばにおらずに確認作業に時間を費やしてしまったりしないよう、送信ボタンを押すと自動的に上司に回覧され、確認を促す機能も備わっています。
前述のように、メールの誤送信は「送信先を間違えてしまった」「社内ポリシーに違反してしまった」「間違った情報を伝えてしまった」という3つのパターンが考えられます。
ここでは、それぞれの具体的な事例を紹介します。
メール宛先記入欄の「To」「CC」「BCC」に間違った宛先を入れてしまった、もしくは使い方を間違えてしまったことで発生するトラブル。具体的には以下のようなケースが挙げられます。
アドレス帳の登録機能を用いて宛先を入力する際に、同姓の別人や、別の取引先のアドレスに送信してしまうといったケース。宛先欄に送信先候補を表示するオートコンプリート機能は、間違った宛先を選択してしまわないよう注意が必要です。
更に、複数の宛先にメールを送った場合、受信者のうちの誰かが「全員に返信」して、やり取りが複数回にわたって続いてしまう恐れも。
なお、誤送信相手が情報共有の一環として自分がCCに入れられていると認識した場合、誤送信が指摘されず本来情報を送るべき人物にメールが届かない、というトラブルも起こり得ます。
メールマガジンのように複数人に同じ内容のメールを一斉送信する際、BCCでなくCCで送ってしまうと、宛先に含まれる全員のメールアドレスが共有されてしまいます。前述の通り、メールアドレスには個人情報が含まれます。CCでメールアドレスが共有されることは、機密情報の漏えいにもつながりかねません。
たとえば、医療関係のセミナー出席者向けの案内メールがCCで送られてしまったとします。メールアドレスから、ある電機メーカー社員が出席することがわかり、その電機メーカーが医療分野に進出しようとしているのが露見してしまう、といったトラブルが考えられます。
情報漏えいとは異なり、セキュリティポリシー違反が直接的な損害をもたらすことはまれですが、ルール違反が思いがけないセキュリティ事故につながる恐れも。下記のようなルール違反をしないように注意が必要です。
「添付ファイルにはパスワードをかけて暗号化して送信する」というルールに違反してしまった場合、メールの盗聴や第三者への誤送信によってファイルの内容が外部に漏えいしてしまう恐れがあります。
「上司がメールの内容を確認する前に送ってしまった」「上長を必ずCCに入れるルールなのに入れなかった」といったルール違反は直接的な損害にはなりません。しかし、情報の共有もれや内部統制のゆるみにつながるでしょう。
メールの途中送信やコピペミスも日常的に発生しうる誤送信です。訂正で済むミスなら問題ありませんが、誤って送ってしまった文面やファイルが情報漏えいに該当することもあります。
他社に送った内容をコピペで流用したところ、他社に関する情報などが修正されずに残されていた、というケース。他社の機密情報の漏えい、間違った見積金額の送付といった重大ミスにつながる恐れもあります。
間違ったファイルを添付して送ってしまった場合、前述したように一度に大量の個人情報が漏えいしてしまう危険性があります。こちらも重大な情報漏えいの原因になりかねない送信ミスです。
実際にメール誤送信防止ツールを選ぶときの比較ポイントを3つご紹介します。
メール誤送信の発生パターンをふまえると、「送信時の宛先確認機能」「添付ファイルのWebダウンロード機能」や「一時保留機能」などは、セキュリティ対策と業務効率化の面から見て、必須機能といえるでしょう。
そのほかにも、自社内で多く発生している誤送信トラブルや、業務内容に合わせて必要な機能を見極めるのが大事なポイントです。
たとえば、「Mail Defender」のように、宛先やメール判定など、様々な要素を組み合わせて企業独自の処理条件を設定できるものもあります。
メールやファイル共有に関するセキュリティ基準は、社内のセキュリティポリシーとして規定されている場合が多いです。たとえば、上長の承認を得ることがセキュリティポリシーで定められている場合は、「上長承認機能」を備えたメール誤送信防止ツールが選択肢となります。
ただし、メールを使った取引先とのコミュニケーション頻度が高い場合は、業務のスピード感を落とす機能が足かせになることも。セキュリティとのトレードオフで、機能を利用しないのも一手です。
また、グローバル展開をしている企業では、多言語対応の有無も比較ポイントになります。
Microsoft 365（Outlook）やGoogle Workspace（Gmail）など、今利用しているメールの利用形態（Webメール/ローカルのメール）に対応しているかどうかも比較ポイントに。気軽に導入できるクラウド型のほか、細かいカスタマイズができるオンプレ型のツールもあります。
主なメール誤送信防止ツールをご紹介します。
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（出所：safeAttachクラウドサービス公式Webサイト）
「送信ファイルのZIP自動暗号化」「メール一時保留」「自動BCC化」「添付ファイルURL変換」「送信時の第三者確認」などの機能を組み合わせて、メール誤送信対策を行うクラウドサービス。ゲートウェイ方式のためクライアントへのインストール作業もなく、最小限の負担で導入できる。更に、一定のメールアドレス数以上は定額制になるプランもあるため、利用者が増えてもコストがかかる心配はいらない。
ディスクサイズの拡張やドメイン追加、パスワード経路変更などのオプションも用意。「拡張子を変更して送信」「退職者のメールのブロック」「英語OSへの対応」といった希望に合わせて選択できる。
また、Microsoft 365やGoogle Workspaceといった主要メールサーバーに対応するほか、アプライアンス版やVM版も選択可能。自社の環境に合わせた運用を実現できる。
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（出所：Mail Defender公式Webサイト）
既存のメール環境を変えずに導入できる統合メールソリューション。宛先やメール判定など、複数の要素を組み合わせて、企業独自の処理を簡単に設定できる。クラウド型とオンプレ型に対応。
一時保留機能や自動BCC変換、上長承認/上長アドレス追加といった誤送信防止機能に加えて、メールセキュリティ機能、メールアーカイブ機能を備える。誤送信対策以外にも「標的型攻撃メールへのセキュリティを強化したい」「メールデータを保存・監査したい」という場合におすすめ。
HTMLメールのプレーンテキスト変換、複製したメールを別々に送信することも可能。メールアーカイブ機能を使えば、社内外に送信されたすべてのメールの保存・監視ができる。侵入防止や証拠保全としても役立つ機能も。
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(出所：Re:lation 公式Webサイト)
メールや電話、LINEなど、複数チャネルの問い合わせを一画面に集約し、複数ユーザーで共有・管理できるマルチチャネルの顧客対応ツール。担当者を振り分けることで互いの業務を可視化し、業務負荷を分散。チーム内で同じ画面を共有して、「誰が、いつ、どの案件を、どこまで進めたか」が一目でわかるため、二重返信や対応もれの防止に役立つ。
送信前に宛先や本文、添付の有無などをチェックしないと送信できない「送信前チェック機能」をはじめ、ダブルチェックが簡単にできる「承認機能」や、添付ファイルの暗号化機能など、メール誤送信防止に役立つ機能が多数搭載されている。
加えて、過去のやり取りを時系列に表示、メッセージアプリへの通知設定、各メッセージへのコメント挿入など、顧客管理や車内社内の情報共有にも利便性の高い機能も魅力だ。
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（出所：Active! gate公式Webサイト）
メールの送信経路に設置するオンプレ型の誤送信防止ツール。自社内設置のメールサーバー環境のほか、メールホスティング、フリーメールにも対応している。送信メールの一時保留、添付ファイルの暗号化、BCC強制変換といった7つの誤送信防止機能がそろう。たとえば、一時保留機能を使えば、全社員宛のメールを60分間保留して配信と破棄の選択できるので、送信ミスが許されない現場におすすめだ。
また、メールの通信経路を暗号化することで傍受を防ぎ、PPAPを解決する「TLS確認機能」を搭載。この機能を使えば、添付ファイルにパスワードをかけて圧縮する手間が省ける。オプションで上司承認やアンチウイルス機能にも対応。
Google WorkspaceやMicrosoft365といったクラウドのメールサービスで使える、クラウド版「Active! gate SS」も。
（出所：CipherCraft/Mail 7公式Webサイト）
メール誤送信防止市場で高いシェアを持つメールシステム。送信先アドレス・本文・添付ファイルの確認を促すために、送信前にメール誤送信防止画面をポップアップで表示。パスワード暗号化機能や一時保留機能、上長承認機能など、様々な誤送信防止対策が用意されている。更に、誤送信のリスクに応じてメール誤送信防止画面の表示・非表示を切り替え、慣れに対する抑止効果を高める機能や、オンラインストレージにアップしたファイルの誤送信対策など、特徴的な機能も魅力。
添付ファイルの誤送信対策を強化しており、Excelの非表示項目に該当する個人情報などを中心に、見落としがちな部分をメール送信前に検知。メールアドレスのドメインと会社名に食い違いがあると、AIがアラートで知らせてくれるオプション機能も便利だ。
（出所：WISE Alert公式Webサイト）
ヒューマンエラーによるメールの誤送信を防ぐ、専用サーバー不要のOutlookアドイン。外部アドレスへのメール送信時や、ファイル添付時には、警告画面を表示してチェックを促すなど、操作面と視覚面双方から誤送信を防ぐ仕様になっている。添付ファイルの自動ZIP暗号化機能やPPAP対策に役立つリンク共有機能など、誤送信防止を強化する機能が充実。加えて、エンタープライズ版には、お知らせポップアップ機能や運用管理設定機能なども。
日本語、英語に加え、中国語にも対応しているので、海外とのメールのやり取りにも役立つ。
また、必要な機能だけを有効にできるなど、シンプルで使いやすい点も特徴。利用したいときに機能を追加するなど、設定変更もしやすいため、管理面での負担を軽減できる。
（出所：メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能for Google Workspace公式Webサイト）
2,000社・65万アカウント以上で導入されている、Google Workspace専用のメール誤送信防止ツール。Chromeの拡張機能として提供されており、Gmailの画面上から操作ができる。送信時の外部ドメイン確認、添付ファイル確認、送信元ドメインチェックといった機能を搭載。一定件数以上の宛先にメール送信する際に警告を表示する、BCCに特定のメールアドレスを必ず入れるなど、管理者側で様々な設定ができるのも魅力だ。
「社外メンバーが含まれていました」などの警告テキストを設定して、メール送信後に表示することも可能。Gmailの送信取り消し機能と併用し誤送信の防止につなげることもできる。加えて、標的型攻撃メール対策に役立つ機能も。
（出所：メールZipper公式Webサイト）
PPAP問題の回避に役立つメールセキュリティサービス。添付ファイルのダウンロードURL発行、ファイルの自動暗号化や送信一時保留、上長承認、BCC強制変換といった基本機能を搭載している。管理画面で再確認してからでないと送信できない「自己承認機能」や、あらかじめ指定した条件にあてはまるメールを強制的に破棄する「強制破棄機能」なども。
アドレス設定にパスワードZIP化や、一時保留機能の追加、特定の送信者に上長承認機能を加えるなど、動作条件を希望に合わせて様々な設定ができる。
対応サーバーは、Google WorkspaceやMicrosoft 365、さくらインターネットなど。メーラーはGmailやOutlookなど、様々な環境で動作可能。すべての基本機能を月額200円/IDから利用できる、コストパフォーマンスも強みだ。
（出所：@Securemail Plus Filter公式Webサイト）
「一時保留・上長承認」「送信ブロック」「添付ファイルWEBダウンロード化」といった機能を組み合わせて、メールの誤送信を防止するフィルタリングサービス。送信者、受信者、メールヘッダー、件名、添付ファイルサイズ、To/Ccの数などを条件に、自社のセキュリティポリシーに合わせて最大26ルールまで柔軟な設定ができる。上長のメールアドレスがCcに入っていないメールや、私用アドレスへの転送をブロックし、管理者に通知するといった設定も可能。
初期費用には導入支援や初期設定が含まれるため、初めて利用する場合も心強い。
ゲートウェイ型なので、Microsoft 365や Google Workspaceといった現状のメール環境を大幅に変更せずに、短期での導入が可能。
(出所：IIJセキュアMXサービス公式Webサイト)
クラウド上でメールセキュリティを強化する統合メールセキュリティサービス。メールの送信を一時保留・確認後に即時送信・送信取り消しができる送信キャンセル機能、あらかじめ設定した条件に対してメール送信を制御するフィルタ機能などを搭載。「SPF/DKIM/DMARC」の3つの方式を採用し、なりすましメールの判別や認証失敗時の行動を設定できる。
保留時間、保留させたくないメールアドレス・ドメインの設定、添付ファイルの有無など、自社環境に合わせたフィルタ・アクション設定ができる。必要に応じて、アーカイブ、上長承認、障害対策など多様な機能を追加することも可能だ。
迷惑メールや標的型攻撃を防止する脅威対策機能が充実。もともと高度な機能を搭載しているのに加えて、状況に応じた機能拡張もできる。
宛先やファイル添付の間違いなど、メール誤送信による情報漏えいは、関係者に謝罪して済む問題ではなく、重大なトラブルや大きな損害に発展することも少なくありません。
具体的には以下のようなケースが考えられます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
個人情報の漏えいの事例としては、「社外関係者の個人データを外部に誤送信する」などが考えられます。特に一度に大量の情報が含まれるファイルを誤送信した場合、大きな損失が発生する恐れが。
また、大企業では、社内メールでの個人情報の誤送信も問題です。人事や給与に関する情報が誤送信されると、社員のプライバシーが侵害され、企業の信用も大きく損なわれる可能性があります。
企業活動に関する情報の漏えいは、メールアドレスの誤送信によって起こることが多いです。
たとえば、名前と企業名が組み合わされたメールアドレスを誤って公開してしまうと、その人がどの企業と取引しているか、どのような業務に関わっているかなど、重要な情報が公になる恐れがあります。
自社の機密情報の漏えいは、極秘の研究開発データや未公開の情報が誤送信されることで発生します。基本的に、自社サイトやパンフレットで一般公開されていない情報は機密情報にあたるため、取り扱いに注意が必要です。
特定の企業との共同プロジェクトに関する書類を誤って別の企業に送信すれば、そのプロジェクトの詳細や提案内容が競合他社に知られる危険性があります。
気づかないうちに他社の情報を漏えいしてしまうケースにも要注意。たとえば、A社との取引金額を他社に知られると、A社に不利益を与えてしまう恐れがあります。
これらの損害を防ぐためには、メール誤送信防止ツールの活用が重要です。ツールを適切に使用することで、重大な情報漏えいを防ぐことが可能となり、企業活動をより安全なものとなります。
メール誤送信防止ツールに搭載されている機能は、基本的に手作業でも対応できる内容です。しかし、ツールを活用することによって、最低限の負荷で適切な誤送信防止対策を実施できます。
ビジネス上のコミュニケーションにおいて、メールは欠かせないツール。「たかが、メールの誤送信」と見くびらず、トラブルが起きる前に導入することをおすすめします。きちんとメールセキュリティ対策を施すことは、取引先やクライアントに安心感を与えるという面でも有効です。
メール誤送信防止ツールの比較ポイントは次の通りです。
こちらを参考に、自社に合ったメール誤送信防止ツールの導入を検討してみてください。
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