最終更新日:2024-01-15
名刺管理を効率化し、組織内で情報共有・活用することで営業力向上や入力業務の負担を軽減したい方へ。法人向け名刺管理アプリの導入メリットから比較ポイント、有料のおすすめアプリ、無料で使える名刺管理アプリまでご紹介します。
法人向け名刺管理アプリとは、名刺に記載された情報をクラウド上に保管して、企業内で共有・活用するためのアプリのことです。
スマホで名刺を撮影・スキャンして情報を取り込むなど、個人的に管理する分には無料アプリでも十分ですが、名刺情報を「資産」として企業内で有効活用する場合には、無料アプリは不向きです。以下のような機能を搭載した法人向けの名刺管理アプリがおすすめです。
そのほか、出先でスマホからでもサイトや地図を確認できる、リリース情報や人事異動なども最新情報にアップデート・通知される、といった便利な機能を備えたサービスもあります。
法人向けの名刺管理アプリの料金は「利用者数」「名刺の数」に応じて決まります。サービスによっても異なりますが、一般的には以下のような料金相場になっています。自社で導入する際には従業員数と毎月獲得する名刺数を参考にコストを算出するといいでしょう。
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法人向け名刺管理アプリの導入メリットを4つご紹介します。
名刺情報をスムーズに共有することは、営業活動の効率化に直結します。個人がアナログな方法で名刺管理していると、誰が誰と名刺交換したかなど、情報がうまく共有されないため、外部とのコネクションを有効活用できない、相手にマイナスのイメージを与えてしまうといったリスクを招くことも。
たとえば、飛び込み営業で同じ相手に別の営業担当者が営業をかけてしまう、ある部署の継続的な取引先であるA社に対して別の部署がコンタクトを取ってしまう、といったケースが考えられます。
法人向け名刺管理アプリを活用して名刺情報を社内で共有しておけば、自社の社員と外部企業の担当者のコネクションを可視化でき、取引先からの信頼を失うリスクを回避できます。新規営業の際のルートの整理にも役立つでしょう。営業部内や別部署はもちろん、グループ会社内での名刺情報共有にも有用です。
更に、属人化しやすい引き継ぎ作業も、前任者と後任者が取引先の情報をアプリ経由で引き継ぐだけで完了するため、短時間で済ませることができます。
法人向け名刺管理アプリに名刺情報を登録すると、登録データの二次利用が簡単に。法人向け名刺管理アプリから蓄積したデータをCSV形式などで取り出し、年賀状やDM、メールマガジンの配信などに活用できて便利です。登録後、すぐにお礼メールを送る機能などを搭載したサービスもあります。
最近では、メール配信後の開封状況を測定する機能、関心を持ちそうなユーザーを見つけるスコアリング機能など、マーケティングオートメーション（MA）の機能を搭載した名刺管理アプリも増えています。
法人向け名刺管理アプリに蓄積されたデータを、顧客関係管理システム（CRM）、営業支援システム（SFA）やMAツールなどと連携させることで、商談ステータスの可視化や商談情報の蓄積、属性で分類したうえでの見込み客への一括メール送信などに役立てることができるようになります。連携の際に、データを転記する手間や入力ミスも削減でき、顧客情報入力の効率化も可能に。
名刺管理の方法を従来のファイル管理からクラウド上での管理に変更することで、名刺情報を確認するために帰社したり、オフィスに電話をかけて誰かに調べてもらったりする手間がなくなります。全社員が平等に情報を共有できるため、リモートワークなどの多様な働き方の後押しも期待できます。
また、名刺交換した相手の電話番号等はアプリ内で確認可能です。外出先でもすぐに電話をかけられ、スピーディーなアプローチを実現できます。
法人向けの名刺管理アプリは、各々の強み・特徴とする部分によって、いくつかのタイプに分けられます。
以下、それぞれのタイプについて、どのような場合におすすめなのか、具体的にどういったサービスがあるのか紹介していきます。自社に当てはめて考えてみましょう。
高精度なOCR機能や、自動名寄せ、コンタクト管理、訪問先情報の表示、SFAやCRMとの連携など、名刺管理に必要な機能を一通り備えたタイプです。成長中の企業で継続的に新規顧客の開拓を行っている場合で、名刺管理を効率化したい、豊富な機能が欲しいと考えている場合におすすめです。
たとえば、「Sansan」は専用スキャナやスマホアプリで名刺を読み込むだけで、AIと人の手によりほぼ100％の精度でデータ化可能。最新の企業情報を確認できるデータベースも標準搭載しているため、市場の把握や見込み顧客の発掘、タイムリーなアプローチなどにも有用です。
名刺管理以外にも、営業活動全般をフォローするための機能を備えたタイプです。名刺情報を一元管理するだけでなく、獲得した名刺情報をもとに架電を行ったり、メルマガを行ったり、次のステップも合わせて効率的に行いたい場合におすすめです。
たとえば、Web電話帳機能を活かしたクラウドPBXとして利用できる「PHONE APPLI PEOPLE」や、SFA、CRMなどとの連携機能などが充実しており、MAツールとしても利用できる「ホットプロファイル」などが挙げられます。
前述のタイプが利用者（ID）ごとに料金が発生するのに対し、こちらは定額の月額基本料で「利用者無制限」で利用できるタイプです。大勢での利用を検討している場合で、機能や利用法よりもコストを重視、「企業として名刺情報を一元的に管理できれば十分」といった場合におすすめです。
たとえば、「メイシー」は月額1,980円の安価な料金で、利用者無制限で利用可能。別途、データ入力料金25円/枚、スキャン料金10円/枚の従量課金が加わりますが、展示会前後等、スポット利用がメインのような場合の普段使いとしてはおすすめです。自社の利用範囲に合わせて、コストパフォーマンスの高い料金体系を選ぶといいでしょう。
法人向け名刺管理アプリの導入を検討する際の基準になる、比較ポイントをご紹介します。
スマホアプリで撮影して取り込む方法と、スキャナや複合機で取り込む方法があります。スマホアプリは手軽でどこでも利用できるため、隙間時間などで手軽に取り込み作業ができます。スキャナは大量の名刺をスピーディーに取り込める点が強みです。展示会など、大量の名刺を受け取る機会が多い場合に向いています。
大量の名刺を溜め込んでいて、取り込み作業をする時間がない場合は、名刺フォルダやローロデックスごと送る、あるいは出張スキャンサービスといった、取り込み作業の外注も一手となるでしょう。
取り込みの際に、「取引先」「セミナー」「交流会/展示会」など、名刺交換をした場所をタグ付け（ラベル付け）しておくと、より管理しやすくなるので、タグ付け作業が簡単かどうかも選ぶポイントとなります。
また、共有のしやすさについては、操作が簡単なのに加えて、閲覧権限を柔軟に変更できるタイプがおすすめです。
たとえば、「トーニチ・ネクスタ・メイシ」は、情報の重要度に応じて名刺単位や部署単位で名刺自体は公開、タグやメモ書きなどは非公開といった設定が行えるため、取引先に合わせて設定を変更したい場合に役立ちます。
名刺情報の読み取りの精度が低いと、修正作業が頻繁に発生してしまいます。名刺には決まったフォーマットがないため、OCRでの文字情報の読み取りだけではうまくいかないことも。特に、特殊な背景色やフォントを使っていたり、イラスト・顔写真が入っていたりと、デザイン性の高い名刺を受け取る機会が多い人は要注意です。
その場合には、オペレーターによる手入力にも対応しているアプリを選ぶと安心です。サービスによって、OCRのみ、オペレーターのみ、OCRとオペレーターの併用、あるいはOCRは無料でオペレーターは有料、といった違いがあります。
たとえば、「Sansan」は、AI認識と人力入力の組み合わせにより、ほぼ100%に近いデータ化を実現しているため、名刺情報の読み取り精度を重視する場合に適しています。
法人がアプリを導入する際は、業務効率化に加えて、営業・マーケ―ティングへの活用も視野に入れるポイントです。現場でアプリを活用してもらえるように、営業活動で役立つ機能を搭載しているアプリかどうかも比較する必要があります。
以下の機能の有無や精度をチェックし、有効活用できるアプリを選びましょう。
| 検索 | 組織や部署を横断して組織内でシームレスに情報を検索できる |
|---|---|
| 自動通知 | 人事異動など、名刺情報がかわると通知される |
| 企業のニュース配信 | 名刺登録のある企業の最新ニュースが自動で届く |
| Web電話帳 | 登録した名刺情報をそのまま電話帳として発信・着信ができる |
| 他システムとの連携 | CSV取り込みやAPI連携で名刺情報をCRM/SFA、MAツールなどに反映 |
| メール配信 | 一斉メール配信ができる、開封状況を計測できる |
| タグ付け | タグ毎にメールの一括送信やデータダウンロード |
なお、タグ付けに関しては名刺一枚につき「取引先」「年賀状」など、複数のタグ付けをしておくと、取引先一覧や年賀状の宛名リストの出力など、データを使える幅が広がります。複数タグ付け機能の有無もチェックしておきましょう。
たとえば、「名刺バンク2」や「トーニチ・ネクスタ・メイシ」、「Sansan」はタグ付け機能を搭載しています。アプリ内で検索するだけで必要な情報を社内共有できて便利です。
企業にとって名刺交換情報は資産であると同時に、機密情報でもあります。入力するオペレーターを経由して、合併や買収、新サービスに関する情報などが漏れてしまうことがないよう、万全なセキュリティ対策が必要です。
アプリによっては、以下の対策を講じていることもあります。自社が定める基準に沿った機能を搭載しているかチェックしましょう。
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（出所：Sansan公式Webサイト）
大手金融機関や官公庁をはじめ9,000社で導入され、法人向け名刺管理サービスで圧倒的なシェアを誇る営業DXサービス。100枚を5分で読み込める専用スキャナを使ったスキャン、またはスマホアプリでの撮影で名刺を読み込み、どちらもAIと人の手によりほぼ100％の精度での入力を実現している。自動名寄せ、コンタクト管理、訪問先情報の表示、人事異動・ニュース配信、組織ツリー表示、複数のタグ付け、一斉メール配信、メッセージなど、便利な機能がそろう。CRMやSFAなどとの連携も可能。
暗号化通信、スキャン後の端末の名刺画像削除、脆弱性診断、データセンター二重化など、セキュリティ対策・災害時の対策面も万全だ。
ライセンス、オプション費用のほかに、専用スキャナの月額利用料が必要。
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（出所：トーニチ・ネクスタ・メイシ公式Webサイト）
1ユーザーあたり月額600円〜と手頃な価格で利用できる法人向け名刺管理ツール。企業単位で名刺を管理し、社員一人ひとりが持つ人脈を可視化、共有することで営業戦略への活動もスムーズに。理系世界最難関と称されるインド工科大卒のエンジニアが開発したOCRは、名刺読み取り精度約93%を誇る。AIによる機械学習機能により、読み取り内容に誤りがあった場合でも、一度修正すれば入力文字列の下に候補が表示されるようになるため、次回以降入力する際は効率良く進められる。
基本的な名刺管理・検索・共有機能はもちろん、氏名とメールアドレスが同じ場合に同一人物の名刺情報として自動的に統合される「自動名寄せ機能」や、登録した名刺をグループ化できる「タグ付け機能」などを備える。オンライン名刺交換機能も標準装備。2要素認証やアカウント管理機能で「なりすまし」による不正ログインの防止、セキュリティ対策も充実。
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（出所：アルテマブルー公式Webサイト）
重複名刺の通知や更新、社名変更等の一括更新、グルーピング機能など、名刺の共有・活用を促進する機能がそろった法人向け名刺管理アプリ。人脈マップの可視化、一斉メール配信などのほか、営業活動の記録を名刺に紐付けて営業日報を作成することもできる。
名刺データ取り込み方法はスキャナ、スマホ（iOS/Android）、複合機の3種。データ取り込みの際には、自身でチェックするゼロモードか、オペレーターによる文字補正をするフルモードかを選べる。CRM/SFAとの連携も可能で、顧客データの活用が可能に。日経人事ウォッチProとの連携で、日経新聞の人事異動情報のお知らせを受け取れたり、公開範囲を柔軟に設定できたりするのも特徴。
（出所：CAMCARD BUSINESS公式Webサイト）
無料の個人向け名刺管理アプリ「CAMCARD」の法人向けサービス。国内3,000社以上で導入されている。
スマホとスキャナでの取り込みに対応。5秒でOCR読み取りができ、オペレーターによるデータ修正あり。商談情報を追記して共有できる簡易的なSFA機能のほか、各種SFAやCRMとの連携も可能。オンライン上での名刺交換も実現。一斉メール配信や人事異動ニュースの配信にも対応しており、共有範囲は細やかに設定できる。17か国語に対応。
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（出所：PHONE APPLI PEOPLE公式Webサイト）
Web電話帳機能が充実し、クラウドPBXなどとの連携に強みを持つ法人向け名刺管理アプリ。スマホ・スキャナ・複合機からの読み込みに対応。組織検索に便利なツリー表示もでき、組織の把握もスムーズにできるのも魅力。オプションで、チャット機能と安否連携機能も利用できる。
名刺情報の管理・共有だけでなく、登録した名刺情報をもとにスマホからの発着信をスムーズに行いたい企業におすすめだ。スマホに未登録の連絡先からの着信も表示されるのも嬉しいポイント。
名刺管理アプリ「Sansan」のほか、ビジネスチャットやファイル共有サービス、グループウェア、ビデオ会議システムとの連携にも対応しており、名刺情報を入り口とした多様なコミュニケーションの活性化に役立つ。
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（出所：ホットプロファイル公式Webサイト）
「セールスDX」を掲げる、導入実績1,500社以上の営業支援ツール。名刺管理だけでなく、SFA/CRMやMAツールとしての機能も幅広く搭載。たとえば、名刺管理情報をもとにMAツールで見込み客の発掘を行い、見込み客との商談データをSFA/CRMで管理して受注につなげる、といったフローをツール内で完結できる。
名刺のスキャン、人脈の可視化、人事異動情報の配信、オンライン名刺交換など、名刺管理アプリとしての機能も充実。スマホアプリによる名刺検索や名刺のスキャンにも対応。経済産業省「クラウドセキュリティガイドライン」に準拠した運用で、セキュリティ対策も万全だ。
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（出所：GRIDY 名刺CRM公式Webサイト）
SFA/CRM、グループウェアとしても利用できる総合ビジネスアプリケーション「Knowledge Suite」のオプション機能。法人向け名刺管理アプリとして利用可能だ。名刺情報はもちろん、名刺に書いたメモもデータ化できるうえに、エラーが出た箇所は国内オペレーターが目視で修正対応してもらえる。ユーザー数無制限のため、成長中あるいは中規模以上で、名刺管理に加えてSFAの導入を検討している企業におすすめだ。
SFAスタンダードプランでは、名刺管理のほか、グループウェア、SFA/CRM、Webフォーム作成の機能が利用可能。取り込んだ名刺情報は自動的にGRIDY SFAの顧客データに蓄積され、「Knowledge Suite」内で一元管理・共有できる。
（出所：名刺de商売繁盛公式Webサイト）
利用人数無制限で定額利用できる名刺管理アプリ。スマホ・タブレット・スキャナ・複合機など、多様なデバイスからのスキャンに対応。タグ付け機能や名寄せ機能、引継ぎ機能など、便利な基本機能が充実。取引先の名刺に紐づけて商談内容を登録・共有し、議事録として活用も可能だ。また、管理者へメールで報告が送れるため、日報としての利用も可能。
オプションで、SFAやCRMとの連携、一斉メール配信、アンケートのデータ化といった機能がそろう。スキャンした名刺データは、宅急便などの運用システムを管理する、ヤマトシステム開発のデータセンターで保管され、専門スタッフが24時間365日安定稼働を支えている。
（出所：メイシー公式Webサイト）
ユーザー数無制限・基本料1,980円で利用できる名刺管理アプリ。スキャンとデータ入力は従量課金制となっており、自分の手でスキャンすれば料金を更に抑えることもできる。OCRスキャンとデータ入力を依頼した場合、読み取りデータは入力スタッフとチェックスタッフでの2重チェック体制で、ほぼ100％の入力精度を誇る。
名刺ファイルやローロデックス（回転式名刺ホルダー）を送付して、スキャンを外注するサービスや、出張スキャンサービスもあるため、少人数で名刺管理に手が回らない企業にもおすすめだ。安価ながらも、CSVでの出力やラベル付け、一斉メール送信等といった基本機能がそろう。SFAや請求書発行システムとの連携にも対応。
（出所：名刺バンク2公式Webサイト）
ユーザーID数ではなく、名刺枚数に応じた従量課金制の法人向け名刺管理アプリ。NIコンサルティング社の「Sales Force Assistant」シリーズとのデータ連携に対応。
スキャナやスマホ、複合機のほか、タブレットやデジタルカメラでの取り込みも可能だ。取り込んだデータはCSV形式で出力できる。名刺情報は、電話・メール・URL・地図と連携できるほか、タグ登録・検索機能も搭載。ハウスリストの管理効率を向上させ、人脈情報共有の円滑化に貢献する。
名刺情報は国内最高クラスのアイネットクラウドデータセンターで保管されるため、個人情報漏えいのリスクを最小限に留め、セキュアな環境での運用が可能だ。
最後に、個人が無料で利用できる、おすすめの名刺管理アプリをご紹介します。
名刺の読み取りやグルーピングといった機能が充実している一方で、情報共有機能が不十分だったり、有料アプリへの切り替えに手間がかかったり、といったデメリットも。その点を踏まえたうえで、導入するかどうか検討してください。
（出所：Eight公式Webサイト）
法人向け名刺管理アプリのSansanが運営する、ビジネスにも使える個人向け無料名刺管理アプリ。アプリ「Eight」（iOS/Android）で名刺を撮影するだけで正確にデータ化し、アプリ内で管理できる。読み取った情報はAIと複数のオペレーターによる断片的な手入力でデータ化。情報漏えいへの対策もあり、安心して利用できる。
同サービスでつながった相手の転職や昇進を通知する機能、ラベルによるグループ分け、メッセージ送受信といった機能がそろい、PC利用も可。Web上にプロフィールを公開して、ほかのユーザーとつながることもできる。オンラインでの名刺交換は、相手にQRコードやURLを送るだけで可能に。データをCSVでダウンロードできる有料プラン「Eightプレミアム」（月額600円）も。
（出所：CAMCARD公式Webサイト）
世界で1億人以上の個人ユーザーを持つ名刺管理アプリ。自分の名刺情報を事前に登録しておくだけで、オフラインの商談でも相手と電子名刺を交換できる点が強み。スマホで撮影するだけで名刺情報が読み取れ、タブレットやPCでの利用も可。
並び替えや検索、タグ追加機能、画像やテキスト、やり取り履歴など、多くの情報を添付できるため、訪問の履歴やリマインダーを追記して利用することもできる。法人向けの別サービスとして「CAMCARD BUSINESS」がある。
（出所：Wantedly People公式Webサイト）
ビジネスSNSで有名な「Wantedly」が運営する、利用者数400万人以上の名刺管理アプリ。AIによる自動入力で10枚の名刺を同時にデータ化できるため、受け取る名刺の枚数が多い人におすすめだ。名刺データから相手に関連する情報を検索できるほか、企業の最新ニュースや転職・昇進の情報も受け取れる。スマホの連絡先に同期するため、着信時に名前が表示されるようになるのも嬉しいポイント。
CSVでのデータ書き出しやPCでの利用にも対応。
（出所：myBridge公式Webサイト）
SNSの「LINE」が運営する無料の名刺管理アプリ。「共有名刺帳」機能を使うことで、名刺の枚数やメンバー数の上限なく、社内メンバーと共有できる。スマホで撮影して名刺を取り込めば、OCRとオペレーターによる手入力でデータ化される仕組みだ。
スマホやGoogle連絡先への保存やExcelファイルでのダウンロードができるほか、LINEのトーク上で名刺情報の共有も可能。自動生成された固有のコードを含むURLを送付することでセキュリティ面での安全性を確保して名刺交換ができる、オンライン名刺にも対応している。
名刺管理をアナログの方法で個人に任せてしまうと、名刺情報を組織の資産にできないため、営業活動や顧客管理に活かすチャンスを失ってしまう点がネックでした。更には、情報漏えいなどセキュリティ面での不安も残ります。
名刺管理アプリを活用すれば、個人で管理していた名刺を組織単位で一元化でき、顧客管理の効率化が期待できます。また、OCR機能の活用で読み込みスピードや精度を高めたうえで、常に知りたい情報を検索しやすい社内環境を整えられます。
名刺管理アプリには、以下のタイプがあります。
名刺管理アプリの導入を検討する際は、「取り込みや共有のしやすさ」や「名刺情報の入力の精度」、「営業活動に役立つ機能の充実度」、「料金体系」、「セキュリティ対策」を比較しながら、自社の現状に合ったアプリを選びましょう。
名刺管理アプリを導入すれば、名刺情報をもとにした顧客開拓など、組織の営業力の底上げが期待できます。
なお、こちらの名刺管理システムの選び方ガイドでは、5つの観点の「計30項目」でシステムの機能を比較しています。
名刺管理サービス
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