FAXでの帳票送信に不便を感じている方や、業務効率を改善したいと考えている方へ。FAX自動送信システムを導入するメリットや、おすすめのシステム、サービスを比較する際のポイントについて紹介します。
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FAX自動送信システムとは、請求書、発注書や支払通知書等の大量の帳票をFAXで自動的に送信するためのシステムです。FAX利用が多い製造業、卸売業、販売サービス業、PR業などで利用されています。
従来のFAX送信では、送付したい帳票を紙で印刷して、それをFAX機にセットして送信する必要があります。その場合、印刷、送信を人の手で行わなければならないため手間がかかります。1件ずつ宛先を指定して、頭書きをして1枚ずつ送る作業は負担も大きく、件数が多くなると誤送信のリスクも避けられません。
FAX送信システムを利用すれば、PCやスマホ内のデータをFAXのデータに変換して、そのまま送信可能。1枚ずつ印刷・送信する手間は省けますし、誤送信や不達などのリスクも抑えられます。また、FAX回線はベンダーが保有するものを利用するため別途FAX複合機などを用意する必要もありません。保守管理の工数も削減できます。
| 送信機能 | 元データをFAXデータに変換して送信。 |
|---|---|
| 受信機能 | FAXデータとして受信したデータをPDFなどPCで閲覧できるデータに変換して受信。 |
| 基幹システムとの連携機能 | API連携によって、他の業務システムからもFAXの送信や確認などができるようになる。 |
| 送信状況の確認機能 | Web上で送達状況をステータス確認できる。 |
| 再送信機能 | 不達や送信エラーがあった場合、自動で再送信される。 |
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まず、FAX自動送信システムを導入するメリットは以下の３点が挙げられます。
何百・何千も帳票があり、それを特定の日や時間に送信しようとすると、FAX回線の送信能力がボトルネックになり、何時間も送信に時間がかかる、場合によっては期日までに送信が間に合わなくなることがあります。
FAX自動送信システムの提供会社の中には、FAX回線を大量に保有して、何回線も並行的に利用して送信できるサービスがありますので、その場合は大量の帳票でも短時間で送信できるようになります。
常時PCで仕事をしている人以外にとっては、PCを開くよりリアルタイムで情報が受け取れるというのがFAXのメリットであり、スピード感は最重要項目ですので、もし現状の送信方法で時間がかかっていると感じているならば、すぐにスピードアップできるシステムに切り替えるべきです。
単に順番に送信するだけでなく、確実に届けられるように、送信相手の通信環境に合わせたサービス提供会社ならではの送信の工夫がみられます。具体的には、例えば、奥地の旅館のように基地局から遠くてFAX信号が弱くなる場合や、デジタル回線に対応しておらずアナログ回線でしか送信できない場合には、アナログ回線に合わせて通信速度を落として送信する、特定の通信キャリア回線でないと送れない場合には、到達可能な特定の通信キャリア回線で送信する、といった対応です。
また、この方法でないと送信できないと分かったら、次回からはその宛先には常にこの送信方法で送信する、といった工夫も見られます。
FAXは確実に届けられるべき内容のもの。予約情報や発注情報等がエラーとなって送信できなかったら意味がありません。高性能のFAX自動送信システムではこのような取り組みで確実に届けられるようにしています。
広告宣伝用のFAX送信であれば届かなくても仕方ない場合もあります。一方で、予約情報や発注情報をなるべく早く届けたい場合や、請求書や支払通知等の帳票を期日までに届ける必要がある場合は、確実に届けることが重要です。また、万が一FAX送信に失敗して相手に届いていない場合、なぜ届いていないかの調査が必要になりますが、量が多ければ多いほどかなりの労力を要してしまいます。
FAX自動送信システムでは、送信結果がステータスとして表示され、送信失敗の場合は、その理由が記載されていることが多いので、原因と対策が行えるようになります。またどうしても送信できない場合は、システム提供会社のサポートに頼ることができます。
FAX自動送信システムを導入した場合のメリットを見てきましたが、併せてデメリットについても触れておきましょう。結論から言うと、大きなデメリットはありません。ただし、いくつか注意事項として知っておきたいポイントがあります。
例えば、業務システムとFAXシステム間の連携をCSVで行う場合で、新たな帳票が追加、あるいは帳票が大きく変更された場合は、その帳票ごとにデータ取り込みの定義を追加・修正する必要があり、手間になります。特に帳票の種類が多く、取引先ごとにデータ項目が変わるという場合にはデータ連携の設定が一つ一つ必要となるため、もしかすると手作業で一枚一枚送信する場合と比べて手間が増えてしまう可能性もあります。
これはデメリットというよりも、向き・不向きの問題なので、あえてFAX自動送信システムを導入しない、という選択肢もありでしょう。逆にいえば、帳票の種類が少なく、項目が同一のフォームで宛先と表示金額だけ変えればよい、といった帳票の場合は修正や変更も簡単で、FAX自動送信システムの利用に向いている、と言えます。
上記の手間の有無の点と同様に、コストの面においても同一タイプか個々に違うタイプかで大きく異なります。同じ帳票形式のものを大量に送る場合には、送信のための作業がなくなるため、特にコストメリットがでやすいと言えます。
一方で、帳票の種類が多数あり、送信先によっては帳票の形式を変えなければならないケースは、帳票のデータ連携パターンを何種類も作る必要があり、送信までの作業が大変で、前述の通り、追加・修正があるとさらに負担が増します。つまり多品種少量の場合は、あまりコストメリットが高くない可能性があります。
このように、必ずしも「最新型システム導入＝効率アップ」とならない可能性をふまえ、導入検討時に自社の場合は作業量やコスト面でどのくらいメリットがあるのかを考慮する必要があります。
FAX自動送信システムの導入検討に際して、比較検討すべきポイントは次の3点になります。
まず、数百、数千単位でのFAX回線の数が多いかが重要です。回線が混雑して送信が停滞してしまっては意味がありません。
通信事業者の種類が豊富かどうかもポイントです。どこかの通信事業者で障害が発生しても他の通信事業者の回線で通信できるようにするためには、複数の通信事業者の回線を確保しておく必要があります。
FAXの原稿を作るには、基幹システムとFAXシステムでAPIによる直接連携して作成するか、あるいはCSV等を自動で取り込んで作成する必要があります。この連携がスムーズにできるかは必須のチェックポイントです。API連携するのであれば、APIが用意されていて、簡単なプログラム開発で連携できるかどうかを調べておきましょう。自動取り込みの場合は、そのような機能があるかも重要です。
発注書や請求書などの帳票のレイアウトが変更になった場合や、FAXが送信できなくなり原因調査と対策が必要になった場合などは、手厚いサポートが受けられると安心です。場合によっては夜間や休日でも確実な送信が必要になるので、そのような時でもサポートできるかは重要です。また万が一の災害時の復旧対応など、保守性も大事です。
ほとんどのサービスでは対応していますが、わかりやすさや詳細な情報の把握が大切です。メール等で送信結果が通知されるだけでなく、管理画面で送信結果が確認できた方が便利です。その際、送信結果のステータスだけでなく、送信失敗の場合はなぜ失敗したのか、原因を把握できるものがよいです。
比較のポイントを踏まえ、FAX自動送信システムについてご紹介します。
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（出所：FNX e-帳票FAXサービス公式Webサイト）
FAXサービスの30年以上の提供経験と約900社での導入実績を持つクラウド型のFAX自動送信システム。年間数億枚の送信実績。数千のFAX回線数を持ち、通信事業者が分散されているので安定的に高速送信が可能。運用サーバも国内にあるので安心。
CSVデータやPDF等のイメージデータに対応しているだけでなく、様々な帳票システムやアプリケーション、ソフトウェアと連携可能。送信結果はメールだけでなくWeb管理画面やFAXでも確認できる。FAX番号だけでなく、日時や送信時に設定したグループコード、その他自由項目での検索も可能。24時間365日の運用/サポート体制。
（出所：@Tovas公式Webサイト）
様々な帳票データの送信に強みを持つクラウド型の電子帳票サービス。中でもFAX送信も得意としており、数千のFAX回線を用いた高速送信が可能。送信先は通常のFAX機で受信できるため、取引先への負担をかけることもない。帳票ツール、業務アプリケーション、基幹システムとの連携可能。送受信の履歴（証跡）を第三者的に記録・ 証明する「情報トレーサビリティ」機能があり、セキュリティ面にも強み。FAXだけでなく、メールや郵送代行も選べるため、相手先の受け取り環境をFAXに限らず、請求書等の発送業務を一括したい場合は最適。
（出所：AUTO帳票EX公式Webサイト）
メッセージ送信ソリューションの領域で計25,000社の導入実績を持つ同社が手掛けるクラウド型のFAX自動送信システム。テキストファイルやイメージファイルをメールやFTP、Web-APIなどを経由してアップロードするだけで、指定の宛先にFAXが送信される。
受信者が返信する際、同社サービスの「MOVFAX」と連携することにより、社内業務の完全ペーパレス化を実現できる。基幹系システムとの連携が容易なため、大規模な開発は必要なし。郵送代行やWEB明細、EDIシステムなどさまざまなソリューションとの連携も可能。
（出所：BizFAX スマートキャスト公式Webサイト）
送信だけでなく大量受信にも強みを持つクラウド型インターネットFAXソリューション。設備冗長・分散収容を徹底したクラウド環境から年間で数億ページのFAXをタイムリーかつ確実に送信。インターネット接続型タイプだと、いつも使っているメールソフトからFAXが送れ、メールから直接FAXへ送信するため、原稿の細かな文字もきれいに送信できる。
システム連携サービスでは、帳票イメージファイルの送信ができる他、CSVデータを送信するだけであらかじめ登録した帳票テンプレートと合成し、指定したFAX宛先に帳票を送信できる。配送結果および送信原稿は専用Webページでの確認のほかWeb-APIでも取得。24時間365日のサポート体制。
（出所：まいと～く Center Hybrid公式Webサイト）
16,000社以上の導入実績を誇るFAXサーバーソフト。オンプレミスの他、クラウド環境での運用も可能。API連携やメール連携、CSVファイル連携。オプションの送信FAXの二重チェック（管理者承認フロー）機能でFAX誤送信を防止できる。
また、オプションで、ERPやOCRシステム、帳票システムなど、様々な業務アプリや業務システムとの連携でFAX送受信を完全自動化。複数拠点にFAXモデムを設置できるので、一拠点集中のFAX送受信に比べて通信コストを抑えられる。複合機から送信したFAXも一元管理可能。
（出所：Faxterrier公式Webサイト）
回線の用意が不要なクラウド型のFAX送信サービス。データ連携方法としては、SOAP/HTTP/FTPなどを使ったAPI連携や、メールを使った簡易連携がある。社内のメール環境を使えるためコストを圧縮できる。利用している帳票生成ソフトによってはノンプログラミングでの連携も可能。送信原稿はPDFのほか、「.docx」や「.xlsx」などのOfficeファイルにも対応。管理コンソールでは、送信履歴の確認や送信結果の検索などができる。業務システムとの接続の実装支援も対応可能。国内最大手ベンダーが提供するサービスとして、トラブルや災害時でも迅速な復旧対処が望めるため安心。
（出所：ゲートウェイFAX 帳票FAXサービス公式Webサイト）
ERPシステムやホストと連携し自動でFAX送信が行えるクラウド型FAX自動送信システム。送信処理結果はWebの管理画面で確認できるほか、メールやFAXで自動的に報告することも可能。不達になったFAXを漏れなく確認して再送信できる。送信原稿のフォーマットはPDFとTIFFに対応。従来の帳票フォーマットもそのまま使えるので、帳票デザインは自由自在に設計可能。帳票テンプレートを登録すればテキストデータを差し込むだけでFAX送信することもできる。CSV連携やAPI連携に対応。
（出所：faximoSilver公式Webサイト）
API形式（REST/SOAPに対応）でシステム連携によりFAX送信を実現したい場合向けのクラウドFAXサービス。利用しているWebサービスにFAX自動送信機能を付加したい時にAPIかSMTPメールで接続するだけで機能を実現できる。Web-APIとメールを組み合わせた、複数インターフェースによるシステム連携も可能。それぞれの長所を活かしたシステムを構築できる。Salesforceやkintoneなどとの連携実績あり。料金にAPI利用料はかからず、ほとんど送信単価だけなので導入しやすい料金体系。
（出所：FAX一斉配信サービス公式Webサイト）
ヤマトシステム開発が提供するFAX一斉配信サービス。PCから送信する場合は、PDF・Word・Excel・PowerPointをそのまま配信可能。配信原稿の好きな位置に宛名など最大30種類の差込印字が可能。未達先への再配信・配信キャンセルや、配信停止設定機能も備える。FAXから送信する場合は、配信原稿を専用Web画面へ送信するだけで、送信したい宛先に対して一斉配信ができる。
セキュリティの高いキャリア回線を利用し、データは有人監視の堅牢なデータセンターで管理するため、機密性の高いクレジットカード番号情報などを取り扱うような場合も安心。専用スタッフによる24時間対応のヘルプデスクも完備している。
FAX自動送信システムについてご紹介してきましたが、メリット・デメリットの項でもご紹介したとおり、同じ形式の帳票を大量の送信先へ送信する場合は、かなりの効率化がはかれ、さらにコストメリットが大きいことが分かりました。
どのくらい楽になるのか、コスト削減できるのかは送信の内容と環境によって大きく違います。サービスを選ぶ際の比較ポイントは以下の通りです。
自社と似た環境の導入事例を調べてイメージをつかむことが（事業者によっては見積段階で導入効果を算定してくれるところもあります）、FAX自動送信システム導入への第一歩です。
なお、FAX自動送信システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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株式会社ネクスウェイ
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