最終更新日:2022-07-14
FAX配信システムを新たに必要とする方や、既に導入しているけれど不便を感じている方へ。FAX自動配信システムを導入するメリットや導入時に確認すべき比較のポイント、そしておすすめのシステムについてご紹介します。
FAX自動配信システムとは、請求書、発注書や支払通知書等の大量の帳票をFAXで自動的に配信するためのシステムです。最近はクラウド型のシステムが多くなっています。
仕組みとしては、FAX自動配信システムに連携した業務の基幹システムからCSVやAPI経由で帳票データをシステムに渡し、人がいちいち送信することなく、FAX配信システムから宛先へ自動的にFAX回線を用いて配信します。FAX回線はFAX配信システムが持っているので別途用意する必要はありません。
2021年6月にはテレワークしづらいことを理由に「霞が関ではFAXを廃止する」という報道がされたように、FAXはEメールやチャットツール等にとって代替されつつあり、FAXを必須としない環境は確実に増えています。一方で、PCに向かいづらい環境や、スピード重視で間違いが起きにくい、リアルタイムにわざわざプリントアウトする手間なく手軽に情報を受け取れる等の強みもあり、今後も一定数で使われ続けることでしょう。
FAX自動配信システムは、そういった取引先へのFAX送信作業に追われて悩んでいる企業にとって、諦めずに効率よくFAX送信できる手段として必要とされ続けています。
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まず、FAX自動配信システムを利用・刷新する場合のメリットは以下の３点が挙げられます。
何百・何千も帳票があり、それを特定の日や時間に送信しようとすると、FAX回線の送信能力がボトルネックになり、何時間も送信に時間がかかる、場合によっては期日までに送信が間に合わなくなることがあります。
FAX自動配信システムの提供会社の中には、FAX回線を大量に保有して、何回線も並行的に利用して送信できるサービスがありますので、その場合は大量の帳票でも短時間で送信できるようになります。
常時PCで仕事をしている人以外にとっては、PCを開くよりリアルタイムで情報が受け取れるというのがFAXのメリットであり、スピード感は最重要項目ですので、もし現状の送信方法で時間がかかっていると感じているならば、すぐにスピードアップできるシステムに切り替えるべきです。
単に順番に送信するだけでなく、確実に届けられるように、送信相手の通信環境に合わせたサービス提供会社ならではの送信の工夫がみられます。具体的には、例えば、奥地の旅館のように基地局から遠くてFAX信号が弱くなる場合や、デジタル回線に対応しておらずアナログ回線でしか送信できない場合には、アナログ回線に合わせて通信速度を落として送信する、特定の通信キャリア回線でないと送れない場合には、到達可能な特定の通信キャリア回線で送信する、といった対応です。
また、この方法でないと送信できないと分かったら、次回からはその宛先には常にこの送信方法で送信する、といった工夫も見られます。
FAXは確実に届けられるべき内容のもの。予約情報や発注情報等がエラーとなって送信できなかったら意味がありません。高性能のFAX自動配信システムではこのような取り組みで確実に届けられるようにしています。
広告宣伝用のFAX送信であれば届かなくても仕方ない場合もあります。一方で、予約情報や発注情報をなるべく早く届けたい場合や、請求書や支払通知等の帳票を期日までに届ける必要がある場合は、確実に届けることが重要です。また、万が一FAX送信に失敗して相手に届いていない場合、なぜ届いていないかの調査が必要になりますが、量が多ければ多いほどかなりの労力を要してしまいます。
FAX自動配信システムでは、配信結果がステータスとして表示され、配信失敗の場合は、その理由が記載されていることが多いので、原因と対策が行えるようになります。またどうしても送信できない場合は、システム提供会社のサポートに頼ることができます。
FAX自動配信システムを刷新した場合のメリットを見てきましたが、併せてデメリットについても触れておきましょう。結論から言うと、大きなデメリットはありません。ただし、いくつか注意事項として知っておきたいポイントがあります。
例えば、業務システムとFAXシステム間の連携をCSVで行う場合で、新たな帳票が追加、あるいは帳票が大きく変更された場合は、その帳票ごとにデータ取り込みの定義を追加・修正する必要があり、手間になります。特に帳票の種類が多く、取引先ごとにデータ項目が変わるという場合にはデータ連携の設定が一つ一つ必要となるため、もしかすると手作業で一枚一枚送信する場合と比べて手間が増えてしまう可能性もあります。
これはデメリットというよりも、向き・不向きの問題なので、あえてFAX自動配信システムを導入しない、という選択肢もありでしょう。逆にいえば、帳票の種類が少なく、項目が同一のフォームで宛先と表示金額だけ変えればよい、といった帳票の場合は修正や変更も簡単で、FAX自動配信システムの利用に向いている、と言えます。
上記の手間の有無の点と同様に、コストの面においても同一タイプか個々に違うタイプかで大きく異なります。同じ帳票形式のものを大量に送る場合には、送信のための作業がなくなるため、特にコストメリットがでやすいと言えます。
一方で、帳票の種類が多数あり、送信先によっては帳票の形式を変えなければならないケースは、帳票のデータ連携パターンを何種類も作る必要があり、送信までの作業が大変で、前述の通り、追加・修正があるとさらに負担が増します。つまり多品種少量の場合は、あまりコストメリットが高くない可能性があります。
このように、必ずしも「最新型システム導入＝効率アップ」とならない可能性をふまえ、導入検討時に自社の場合は作業量やコスト面でどのくらいメリットがあるのかを考慮する必要があります。
FAX自動配信システムの導入検討に際して、比較検討すべきポイントは次の3点になります。
まず、数百、数千単位でのFAX回線の数が多いかが重要です。回線が混雑して送信が停滞してしまっては意味がありません。
通信事業者の種類が豊富かどうかもポイントです。どこかの通信事業者で障害が発生しても他の通信事業者の回線で通信できるようにするためには、複数の通信事業者の回線を確保しておく必要があります。
FAXの原稿を作るには、基幹システムとFAXシステムでAPIによる直接連携して作成するか、あるいはCSV等を自動で取り込んで作成する必要があります。この連携がスムーズにできるかは必須のチェックポイントです。API連携するのであれば、APIが用意されていて、簡単なプログラム開発で連携できるかどうかを調べておきましょう。自動取り込みの場合は、そのような機能があるかも重要です。
発注書や請求書などの帳票のレイアウトが変更になった場合や、FAXが送信できなくなり原因調査と対策が必要になった場合などは、手厚いサポートが受けられると安心です。場合によっては夜間や休日でも確実な送信が必要になるので、そのような時でもサポートできるかは重要です。また万が一の災害時の復旧対応など、保守性も大事です。
ほとんどのサービスでは対応していますが、わかりやすさや詳細な情報の把握が大切です。メール等で配信結果が通知されるだけでなく、管理画面で配信結果が確認できた方が便利です。その際、配信結果のステータスだけでなく、配信失敗の場合はなぜ失敗したのか、原因を把握できるものがよいです。
比較のポイントを踏まえ、クラウド型のFAX自動配信システムについてご紹介します。
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（出所：FNX e-帳票FAXサービス公式Webサイト）
FAXサービスの30年以上の提供経験と800社以上の導入実績を持つクラウド型のFAX自動配信システム。年間数億枚の配信実績。数千のFAX回線数を持ち、通信事業者が分散されているので安定的に高速配信が可能。
CSVデータやPDF等のイメージデータに対応しているだけでなく、様々な帳票システムやアプリケーション、ソフトウェアと連携可能。送信結果はメールだけでなくWeb管理画面やFAXでも確認できる。24時間365日の運用/サポート体制。
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（出所：@Tovas公式Webサイト）
FAX配信に限らず、帳票データを配信するクラウド型の電子帳票サービス。FAX配信も得意としており、数千のFAX回線を用いた高速配信が可能。帳票ツール、業務アプリケーション、基幹システムとの連携可能。送受信の履歴（証跡）を第三者的に記録・ 証明する「情報トレーサビリティ」機能があり、セキュリティ面にも強み。FAXだけでなく、メールや郵送代行も選べるため、相手先の受け取り環境をFAXに限らず、請求書等の発送業務を一括したい場合は最適。
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（出所：AUTO帳票EX公式Webサイト）
メッセージ配信ソリューションで計25,000社の導入実績を持つ日本テレネット株式会社のクラウド型のFAX自動配信システム。テキストファイルやイメージファイルをメールやFTP、Web-APIなどを経由してアップロードするだけで、指定の宛先にFAXが送信される。
受信者が返信する際、同社サービスの「MOVFAX」と連携することにより、社内業務の完全ペーパレス化を実現できる。基幹系システムとの連携が容易なため、大規模な開発は必要なし。郵送代行やWEB明細、EDIシステムなどさまざまなソリューションとの連携も可能。
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（出所：BizFAX スマートキャスト公式Webサイト）
送信だけでなく大量受信にも強みを持つクラウド型インターネットFAXソリューション。設備冗長・分散収容を徹底したクラウド環境から年間で数億ページのFAXをタイムリーかつ確実に送信。インターネット接続型タイプだと、いつも使っているメールソフトからFAXが送れ、メールから直接FAXへ送信するため、原稿の細かな文字もきれいに送信できる。
システム連携サービスでは、帳票イメージファイルの配信ができる他、CSVデータを送信するだけであらかじめ登録した帳票テンプレートと合成し、指定したFAX宛先に帳票を送信できる。配送結果および送信原稿は専用Webページでの確認のほかWeb-APIでも取得。24時間365日のサポート体制。
（出所：まいと～く Center Hybrid公式Webサイト）
15,000社以上の導入実績を誇るFAXサーバーソフト。オンプレミスの他、クラウド環境での運用も可能。API連携やメール連携、CSVファイル連携。オプションの送信FAXの二重チェック（管理者承認フロー）機能でFAX誤送信を防止できる。
また、オプションで、ERPやOCRシステム、帳票システムなど、様々な業務アプリや業務システムとの連携でFAX送受信を完全自動化。
（出所：Faxterrier公式Webサイト）
回線の用意が不要なクラウド型のFAX送信サービス。データ連携方法としては、SOAP/HTTP/FTPなどを使ったAPI連携や、メールを使った簡易連携がある。送信原稿はPDFのほか、「.docx」や「.xlsx」などのOfficeファイルにも対応。管理コンソールでは、送信履歴の確認や送信結果の検索などができる。業務システムとの接続の実装支援も対応可能。
（出所：ゲートウェイFAX 帳票FAXサービス公式Webサイト）
ERPシステムやホストと連携し自動でFAX配信が行えるクラウド型FAX自動配信システム。配信処理結果はWebの管理画面で確認できるほか、メールやFAXで自動的に報告することも可能。送信原稿のフォーマットはPDFとTIFFに対応。帳票テンプレートを登録すればテキストデータを差し込むだけでFAX配信することもできる。CSV連携やAPI連携に対応。
（出所：faximoSilver公式Webサイト）
API形式（REST/SOAPに対応）でシステム連携によりFAX送信を実現したい場合向けのクラウドFAXサービス。利用しているWebサービスにFAX自動配信機能を付加したい時にAPIかSMTPメールで接続するだけで機能を実現できる。Salesforceやkintoneなどとの連携実績あり。料金にAPI利用料はかからず、ほとんど配信単価だけなので導入しやすい料金体系。
FAX自動配信システムについてご紹介してきましたが、メリット・デメリットの項でもご紹介したとおり、同じ形式の帳票を大量の送信先へ送信する場合は、かなりの効率化がはかれ、さらにコストメリットが大きいことが分かりました。
どのくらい楽になるのか、コスト削減できるのかは送信の内容と環境によって大きく違いますので、自社と似た環境の導入事例を調べてイメージをつかむことが（事業者によっては見積段階で導入効果を算定してくれるところもあります）、FAX自動配信システム導入への第一歩です。
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サービス詳細はインタビューはこちら
FNX e-帳票FAXサービス｜インタビュー掲載
30年以上で800社の導入実績を有する、発注書・納期回答書等のFAX自動配信クラウドサービスです。...
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@Tovas｜インタビュー掲載
請求書等の帳票をクラウドからFAX、メールや郵送で自動送付することで、配信業務を効率化。手作業による郵送の請求書70％削減、FAX送信時間を1/10に短縮など導...
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AUTO帳票EX｜インタビュー掲載
インターネット環境さえあれば利用可能なクラウド帳票FAX配信サービスです。自社で電話回線や機器を準備することなく、簡単・安全・確実なFAX送信を実現します。...
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