最終更新日:2023-11-16
固定資産の管理業務の負荷や人的ミスを削減したい、Excelの煩雑な管理から脱却したいと考えている経理担当の方へ。固定資産管理システムの導入メリットや選び方、おすすめのシステムについてご紹介します。
固定資産管理システムとは、企業が保有・使用する土地や建物、ソフトウェアなどの「固定資産」の情報を正確に管理するためのシステムです。
固定資産を管理しようとすると、減価償却費の計算や固定資産税の会計処理、物品の管理などの業務が発生します。多くの企業では、これをExcelなどの表計算ソフトで固定資産管理台帳を作成し、更新・管理をしています。
管理する資産が少なければ問題ありませんが、企業の規模によっては数千以上の固定資産を管理しなければいけないこともあり、その場合、従来型のExcel管理では「情報があちこちに点在しており、集約・確認が面倒」「担当者が大勢いて共有するだけで大変」「どれがリアルな情報かわからない」などの課題が起こりがちです。
こうした課題の解決に役立つのが、固定資産に関する情報を一元管理できる固定資産管理システムです。
固定資産管理システムには、主に下記のような機能が含まれます。
更にデータがクラウド上に保管されるクラウドサービスを利用すれば、アクセスもスムーズ。テレワークや社外から対応しやすくなるのはもちろん、資産を管理する総務や情報システム部門の担当者など、部門間の連携も取りやすくなります。
本記事では固定資産管理システムの導入メリットから、選び方・比較ポイントなどをおすすめのシステムを交えつつ、わかりやすくご紹介していきます。
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固定資産管理システムの導入メリットは、主に6つ挙げられます。
基本情報（固定資産の名称、管理番号、メーカー名など）と一緒に、写真や証憑なども保存できるので、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。写真データを紐付けておくと、棚卸業務の際の固定資産の特定がスピーディーに。また、テンプレートを作成できるタイプのシステムなら、資産の登録・変更作業の効率化にも役立ちます。
会計システムと固定資産管理システムを連携させることができれば、仕訳データの作成が容易に。指定した形式で受入項目を設定できるほか、部門別配賦などにも対応しています。システム連携以外にも、CSVファイルを出力して会計システムに取り込めます。
固定資産の管理には、会計担当者だけでなく、税務担当者や総務担当者、情報システム管理担当者など、様々な人が関わっています。固定資産情報にコメントをつける機能があれば、確認や承認などのタスクを共有したり、リマインド機能で作業の漏れを防いだりすることができます。担当者間のやり取りがスムーズになることで、連絡業務の負荷軽減にも。
産業機械や医療機器、建設機械といった高額の機材は、リース取引を行うケースが多く見られます。リース資産を多数活用している場合は、契約登録や支払い管理といった業務が発生し、管理業務は容易ではありません。そのため、リース資産の管理に対応しているシステムの導入がおすすめです。ファイナンスリースだけでなく、オペレーティングリースにも対応しているシステムもあります。
固定資産を所有するにあたって、固定資産管理台帳を作成して税務申告をする必要があります。固定資産管理システムを導入すれば、固定資産管理台帳作成の効率化に加えて、法人税申告書別表や償却資産税申告書などが自動で作成され、大幅な業務負荷軽減につながるでしょう。また、地方税の電子申告もできるようになります。
固定資産の数が多く、資産の種類やリースの形式もバラバラだと、管理台帳と申告書などの内容が一致しないことがしばしばあります。また、月次決算を行っている会社では、減価償却費などを概算で算出することも。システムを使えば管理精度が向上し、あとで修正対応に追われることもなくなるでしょう。
続いては、自社に合った固定資産管理システムの選び方について解説していきます。
まず、基準となるのは「会計基準の対応範囲」です。日本では日本会計基準のほかにも、IFRS（国際財務報告基準）、USGAAP（米国会計基準）、J-IFRSなどの会計基準が認められており、固定資産管理システムによってもその対応範囲は異なります。
固定資産管理システムを選ぶ場合、上記のいずれのタイプに当てはまるか、大雑把に考慮した後、以下のようなポイントに沿って個別にシステムを比較検討していくとスムーズです。
減価償却費の計算方法は複数あります。自社で採用している計算方法に非対応だと、使い物にならないので注意が必要です。
たとえば、定率法、定額法、一括償却、均等償却といった一般的な計算方法は、ほとんどのシステムが対応していますが、中には増加償却、特別償却、割増償却などは非対応のシステムもあります。自社の管理会計基準などと照らし合わせて、適合した計算が行えるかどうか確認が必要です。
また、「固定資産情報が膨大で、管理台帳に情報をまとめきれていない」「システム導入のタイミングで資産管理台帳をメンテナンスしたいが、どのように処理すればいいかわからない」という場合は、「固定資産管理データの移行方法」も要チェック。移行業務の代行など手厚いサポートサービスが用意されているシステムがおすすめです。
リース資産が多いようであれば、リース資産管理機能は必須です。建築やソフトウェア開発に関わる業種で、高価な機器をリース資産として管理したり、建物やソフトウェアなどの工事・開発時の仮勘定科目を計上したりする必要がある場合、それらに対応する機能があるかどうかチェックしておきましょう。
リース資産管理機能は多くのシステムに搭載されていますが、中小企業向けシステムの場合には、建設仮勘定は搭載していなかったり、オプションでの提供だったりする場合があります。
たとえば、管理台帳と償却資産申告書の内容に差異があると、データ移行の前に台帳情報を修正する必要があります。固定資産の数が多いと、既存の固定資産管理台帳をスムーズにデータ移行できない可能性が高いです。これらの作業を自社で行えない場合は、システム提供会社のサポートが必要なので、データ移行の知見やサポートサービスの有無がチェックポイントとなります。
ただし、固定資産によっては管理台帳で管理しきれないものもあるので、ひとまずデータを移行させて、利用しながら修正していくのも手です。
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（出所：マネーフォワード クラウド固定資産公式Webサイト）
「マネーフォワード クラウド」シリーズの固定資産管理システム。固定資産の取得や異動登録などの管理、減価償却費の自動計算など、会計担当の業務を効率化する機能を網羅。償却資産税申告や法人税申告（別表16）への対応などもサポートできるので、税務担当の手間もかからない。更に、固定資産情報に写真や図面、設置場所といった情報を紐付けて見える化できるので、固定資産管理に関わる会計・税務・総務・情シス担当すべての業務効率化を実現する。
その他、定額法、定率法、旧定額法、旧定率法、均等償却といった複数の償却費の計算方法へ対応。台帳ごとに異なる償却計算も可能で、日本基準・IFRS基準に対応。グローバル展開をしている企業にもおすすめ。
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（出所：総合資産管理サービスA.S.P Neo 3.0公式Webサイト）
国際財務報告基準（IFRS）に完全対応した、大手企業や金融機関を含め、約1,600社で導入されているクラウド型の固定資産管理システム。固定資産の取得から異動、廃棄・売却までのプロセスや、会計・税務処理を一元管理することができる。一般的な減価償却費計算方法に加え、増加償却や特別償却などにも対応。様々な基準に適応した計算ができる。減価償却計算のほかにも、リース資産管理や建設仮勘定も標準搭載。税制や会計制度、法制度改正に伴うシステム改修は無償で行われ、メンテナンスの負担なし。データは金融機関品質のデータセンターで保存されており、セキュアな環境が整っていることも魅力。
（出所：OBIC7 固定資産管理システム公式Webサイト）
日本会計基準と国際財務報告基準（IFRS）のダブルスタンダードにいち早く対応した固定資産管理システム。固定資産管理機能として、台帳登録や異動管理、減価償却計算、付帯情報を含めた現物管理などを搭載し、総合的な管理が可能。
オプションとして、リース情報管理とともに、支払いや再リース、解約などの手続きもサポートするリース資産管理、建物の工事やソフトウェア開発時の仮勘定科目を計上・管理できる建設仮勘定にも対応している。
定期的にセミナーを開催しており、IFRSに関連する講演も充実。将来的にIFRSへの対応を検討している企業におすすめ。
（出所：ProPlus固定資産システム公式Webサイト）
固定資産の取得から除却の管理、現物管理、会計・税務関連の計算など、固定資産の管理に必要な機能を網羅した固定資産システム。豊富な機能と使いやすさが特徴で、1つの資産に対して複数の償却関連情報が設定できる複数帳簿機能や、増加償却、特別・割増償却などにも対応した多様な償却計算機能、償却方法や耐用年数、遊休の一括変更処理機能など、管理業務効率化やミスの防止に役立つ機能がそろう。同一システムで複数会社の処理ができ、会社ごとの決算月、会計方法などが設定できるグループ会社シェアード管理機能や、海外各国の税務に合わせた償却計算機能、国外のグループ会社との資産台帳の統一化など、海外を含めた複数の会社にも対応できるソリューションを提供している。
（出所：Plaza-i固定資産管理システム公式Webサイト）
上場企業や大手会計事務所、金融機関等で20年以上にわたって利用されてきた固定資産管理システム。1つの固定資産に対して、経理用と税務用とで耐用年数や償却方法を変更可能。会計上は早めの償却を行っている上場企業、親会社は残存価額ゼロで償却を行っている外資系企業といった、各社の事情に寄り添うことができる柔軟さが魅力。固定資産の登録・管理、資産台帳の作成といった基本的な機能に加えて、建設仮勘定登録、シミュレーション償却計算、リース会計、IFRS会計など、あらゆる要望に応える機能が搭載されている。
Plaza-iは用途に合わせて様々な機能を持つ「モジュール」を追加できるため、販売管理や一般会計など自由にカスタマイズできる点も特徴。
（出所：HUE Asset公式Webサイト）
2,000社以上で導入されている大手企業向けの固定資産管理システム。大手企業の複雑な運用に対応しながらも、リース資産の管理や建設仮勘定に標準対応しているほか、棚卸実査結果の台帳反映や減損の兆候判定など、資産に関連する情報をオールインワンでサポートしている。経理部向けのプロユース機能に加えて、各現場で作成した紙やExcelの報告書をペーパーレス化するなど、現場向けの機能も用意。シンプルで使いやすいインターフェイスなので、多くの現場で活用可能。制度改正への対応や新機能追加といったバージョンアップも無償で受けられるので、安心して使い続けられるのも嬉しい。
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（出所：FAManager公式Webサイト）
税務と会計のシステム開発に強みのあるTKCが提供している、固定資産の登録・会計処理・税務申告まで一気通貫で対応できる固定資産管理システム。固定資産の登録・管理といった基本機能はもちろん、リース会計、減損会計、資産除去債務の処理機能も標準搭載。クラウドサービスなので、原則年に1回定期バージョンアップが実施され、税制改正に対応した最新システムを追加投資なしで利用可能。シミュレーション機能では設備投資計画、制度変更などに伴う償却シミュレーションもでき、予算策定などのシミュレーションに役立てられる。TKC全国会に加盟する税理士・公認会計士によるシステム導入・運用サポートが受けられるのも心強い。
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（出所：PCA固定資産DX公式Webサイト）
基幹業務クラウドサービスPCAシリーズの固定資産管理ソフト。中小企業向けで、クラウド・サブスク・オンプレから利用方法を選択できる。PCAシリーズの会計システムはもちろん、他社会計システムとの連携も可能。減価償却仕訳などをスムーズに作成でき、仕訳分類を指定して固定資産登録をすれば簡単に仕訳データが作れる。リース資産管理が充実しており、10年後までのリース料確認や資産ごとのリース債務確認、役所を指定した償却資産台帳の出力、遊休資産の複数登録といった細かな部分まで手が届く機能がそろっている。制度改正への迅速な対応、電話やメールでのサポートサービス、バックアップ・リカバリ機能など、安心して利用するための環境・サービスも整っている。
固定資産の管理には、膨大な情報の取り扱いと複雑な計算処理が必要です。そのため、「管理にかかる負荷が大きすぎる」「計算が合わなくて、チェックに時間がかかってしまう」など、Excelでの管理に限界を感じてしまう担当者の方も多いはずです。
これらの悩みを解決してくれるのが、固定資産管理システム。写真や証憑も含めた情報を一括管理し、様々な計算に対応、税務に関わる申告書の作成も効率化することができます。また、会計ソフトとの連携機能によって、経理業務の効率化も期待できるでしょう。
ただし、対応している会計制度や償却費の計算方法がシステムによって異なるので、自社に必要な機能を見極めて、適切なシステムを選ぶ必要があります。
本記事でご紹介した、「償却費の計算方法への対応」「複数の会計制度への対応」「リース資産管理や建設仮勘定などへの対応」「固定資産管理データの移行方法」などを比較ポイントとして、サービス選定に役立ててください。
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固定資産管理業務に関わるすべての担当者の業務を効率化する、固定資産管理システム。複数台帳管理や内部統制にも対応。スムーズな情報共有と資産の見える化を実現します。...
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税制改正対応に強く、他システムと連携も可能な固定資産管理システム。固定資産の会計・税務業務にワンストップで対応し、スムーズな運用を実現します。...
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