請求書仕訳支援クラウド｜インタビュー掲載

請求書画像をクラウドにアップロードすることで、OCR処理に加えて仕訳処理まで自動化するサービス。紙の請求書の受領代行も可能。勘定科目や摘要などを自動判定し、省力化・属人化解消・テレワーク推進を実現します。

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サービス概要

請求書仕訳支援クラウドは、請求書の受領代行とクラウド上に請求書情報をアップロードするだけで仕訳処理を自動化するサービスです。

請求書画像を指定フォルダに置くだけで、クラウドに自動転送されてOCR処理開始。テキスト化されたデータは過去の仕訳データに基づいて仕訳処理が実施され、企業ごとの勘定科目や摘要を自動判定。確定したデータはCSV出力できるため、会計システムにそのまま連携することもできます。
PDFデータはクラウドに継続保存されるため、PCから過去の請求書画像を閲覧することも可能です。

受領代行とPDF化を組み合わせたテレワーク推進も可能
複数勘定科目に仕訳する請求書処理を自動化し、業務効率化を実現
属人的スキルで対応しがちな仕訳作業を自動化することで、経験の浅い人材を即戦力化
過去の請求書画像はWebで確認できるため、ペーパレス化を促進可能
画像データでの管理に切り替えることで、ファイリング時の原本並び替えも不要

サービス利用時の流れ

主なポイント

請求書の受領代行で経理部門のテレワークを実現

従来、出社して行っていた「郵便物の仕分け→請求書の開封→スキャニング→ファイリング→書類保管」の一連の業務が不要になります。各部署への請求書の受領確認や催促、ファイリングするための穴あけ・ラベリング・電子フォルダの管理といった業務から経理部門を解放します。

過去の仕訳データから、勘定科目・摘要を自動判定

まずはユーザー企業ごとの過去の仕訳データやマスタを仕訳支援クラウドに登録。
その登録情報に基づいて、OCRで抽出した請求テキストデータの勘定科目・摘要を自動判定していきます。
人力での仕訳作業が減少するのはもちろん、アップロードした請求書画像はクラウドに自動保存されるため、ファイリング時の原本並び替えも不要。月末・月初に固定化しがちな残業時間を削減できます。
また、属人化した仕訳ルールを標準化できるため、人材育成にかかる時間も短縮できるようになります。

誤読内容を学習させることで、自動判定精度が向上

システムが自動判定した結果は、ユーザー企業がWebで確認して、修正可能。
「どこをどう修正したのか」ユーザー企業ごとに領域を限定して学習させることで、OCRの課題である誤読を減らし、自動判定精度を向上することができます。
継続利用していくほど精度が向上し、確認・修正にかかる時間も短縮されていきます。

サービスの利用範囲は、企業ごとにカスタマイズ可能

「OCR処理は既に実施している」「仕訳処理のみを利用したい」「仕訳処理に使用するエンジンを請求書以外にも利用したい」「請求書の受領も委託したい」など希望に応じて、サービスの利用範囲をカスタマイズすることが可能です。

インタビュー

複雑な明細がつく請求書も得意！業種に合わせたOCRや自動チェック機能などで工数を大幅削減

鈴与株式会社データソリューション事業部部長原健二様

―請求書仕訳支援クラウドは、どのようなサービスですか？

OCRで読み取った請求書情報を適切な勘定科目や摘要に振り分けられる、クラウド型の仕訳処理自動化サービスです。

弊社はこれまで物流事業や通関業を展開しながら、様々な書類を扱ってきました。その一つに輸入用のインボイスやパッキングリストなどを税関が提供するシステムに入力するという作業がありましたが、これが非常に煩雑だったため、「OCRを使って書類をデータ化できないか」と考えたのが本サービスの開発のきっかけです。

その後、OCRにAI技術を活用した「AI OCR」を利用できる場面が非常に多いということがわかり、グループ会社との請求書処理で試したところ、新しい課題が見えてきました。請求書の処理では単にOCRで読み取ってテキスト化するだけでなく、項目名から消耗品費などを判断してコードに置き換える処理が必要です。そこで仕訳機能を追加し、学習機能を付けながらシステムを作り込んでいきました。

その後も、たとえば自動車整備会社においては、車検の請求書で重量税が車番ごとに合っているかを見分ける必要があるため、データベースを作ってOCRの読み取り時にチェックを掛けるなど、ご要望に合わせて機能を追加・ブラッシュアップしていきました。結果としてリリースまでに3年近い年月が掛かり、正式リリースは2021年となりましたが、その分、充実したサービスになっていると思います。

―開発時のこだわりを教えてください。

単にOCRで読み取れるというだけでなく、請求書の処理を担当されている方の業務を可能な限り省力化することにこだわりました。また、ベテランの方や経験のある方でなくても使えるというのを念頭に開発しています。たとえば、会計処理の取引承認においては、間違いがないように、最後に担当者が目視で判断する必要があります。

本来は経験豊富なベテランでなければ見つけられない間違いを誰でも気付けるよう、請求の重複や発注内容との相違、請求金額の大幅な変動など、様々な自動チェック機能を加えました。また、取引先ごとのルールにも対応できるように、システム内で柔軟にルールを設定できる状態にして、業務の効率化につながるソリューションを目指しました。

―ユーザー目線で丁寧に作り込んだわけですね。

はい。請求書はフォーマットも様々ですし、チェックの際、注意するポイントもお客様や取引先によって異なります。たとえば、ある会社では請求書に記載する税率について、8%の軽減税率か、10％の標準税率か判断を誤らないようにしたいという声がありました。

お客様のご要望を伺いながら随時新たな機能を追加し、システムを成長させています。そもそも弊社の経営方針として、グループ内で使えることが確認できたものを外部の人に使ってもらうべきだという考えですので、内部でも様々な意見を出し合いながら改良を重ね、誰もが使いやすいサービスを目指しています。

―どのような請求書処理をしているお客様と相性がよいでしょうか？

複数の取引を1ヶ月分まとめて請求するなど、1つの請求書に対して明細をたくさん付ける必要がある企業様の場合は特に導入効果が得られやすいと思います。他社のシステムだと明細をすべて自動的に読むということができず、単純な会計処理しかできない場合が多いでしょう。弊社が展開する通関業でも、やはり明細が複数になります。自社の課題を解消できるように開発したため、実用的なサービスになっていると思います。

業界や業種では、自動車のディーラーやレンタカー会社などがマッチしやすい業種の一つです。車検を例に挙げると、重量税などの非課税分の仕訳は行を分ける必要があり、明細が煩雑になりやすいため、請求書仕訳支援クラウドが役立つはずです。実際に弊社のグループのトラック会社でもディーラーから届く請求書には明細が膨大にありますし、更にそれが車両ごとに分かれています。その中から重量税や点検代などを拾いだして電卓片手に計算・確認する作業が発生するため、時間もかかりますし、ミスも起こりやすくなります。そうした請求書もAI OCRによって効率的に整理できるようになります。

―他社サービスだと明細が多い場合の対応が難しいということでしょうか。

そう思います。単純に合計額を読み取って仕訳するだけなら他社サービスでもできますが、膨大な明細処理ができるサービスは請求書仕訳支援クラウドの他には、なかなかないと思います。経費処理などは仕訳が一行で済みますが、原価が絡むと明細が複数になりますので、そうした処理が多い場合は弊社のシステムが向いているはずです。

また、弊社は請求書の受領代行も行っております。センター自体が契約書も含めて書類を捌くことに慣れていますし、セキュリティが守られた作業スペースもあるので、安心してご利用いただけます。

―お客様の導入目的は、やはり「請求書仕訳業務の効率化」が多いですか？

そうですね。「請求書仕訳業務に関する作業工数を減らしたい」、「月初の業務を緩和したい」というお客様が多いです。また、請求書のデータ化を考えながらも「データ化作業は誰がするのか、紙で届いた請求書を誰が処理するのか」といった点がネックになり、計画が頓挫しているというお客様からのお問い合わせも多数あります。弊社のサービスは請求書を受け取る段階からサポートできます。

―選定の決め手として、複雑な明細への対応以外にどのようなポイントが挙げられますか？

一般論として、OCRのシステムの精度に対して懐疑的な意見は少なくありません。「正確なデータにならないのではないか」という先入観が根強く残っているようです。しかし、請求書仕訳支援クラウドは項目単位での一致率が98.5%という高精度な数字が出ていますので、その実績で選んでいただくことが多いです。実運用に耐えうる正確性というのがポイントの1つだと思います。

―導入の流れを教えてください。

まずはサービスの概要を丁寧に説明してから仕訳データの分析を行います。明細行数の多い取引先はどこなのかを確認していくと、大体は上位2〜3社が仕訳行数の7〜8割を占めていますので、その取引先を基準に導入を進めていくと成果が出やすくなります。分析結果をもとに、必要に応じて経理担当の方の業務フローも見直しながら運用に乗せていきます。

また、導入時に数ヶ月分のデータをセットしてシステムに学習させる必要があるため、この段階で試してもらいながら改善点を改修し、精度を高めています。システムは帳票のフォーマットに依存している面もありますので、取引先がフォーマットを変えると精度が落ちてしまうこともあります。その点は定期的に打ち合わせをしながら、読み込めないものがないかどうかを確認し、フォローしています。なお、カスタマーサクセスのチームにも開発メンバーがおりますので、導入後もテクニカルなサポートが可能です。

―導入事例をご紹介いただけますか？

あるレンタカー会社では、車検証をデータベース化して請求書仕訳支援クラウドに紐づけ、重量税の額をチェックするなどの使い方をしています。この会社の場合は導入前の課題が2つありました。1つは「チェックに工数がかかる」という点、もう1つは経理の専任者がチェックを行えないため「チェックのクオリティを確保しづらい」という点です。導入後はチェックの工数が大幅に減り、月間で約60時間の省力化が実現できました。また、誰でも一定品質のチェックができるようになり、請求業務のDX化が大きく前進したようです。

―今後の展望を教えてください。

請求書はあくまでも業務で発生する書類の中の一部でしかなく、企業には他にも多くの書類が存在します。また、書類処理は、ソリューションを活用する余地がまだまだ残る業務です。今後は請求書だけではなくあらゆる書類に対応し、デジタル処理の精度も更に高めていくことで、人が本来注力すべき業務に集中できる環境を作っていくのが弊社の使命だと考えています。

こちらのインタビューは2021年10月に公開しており、記載されている情報が異なる場合がございます。