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Marshall(マーシャル)|インタビュー掲載

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締結済みの契約書を自動で整理し、いつでも確認できる手入力不要のクラウド契約書管理システムです。

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サービス概要

Marshall(マーシャル)は、締結版の契約書を自動で整理し、必要なときすぐさま確認できるAI技術を活用した入力不要のクラウド契約書管理システムです。締結版の契約書のPDFデータをアップロードするだけで、自動でテキスト化、契約締結日や契約当事者名等の情報を抽出し、全文検索可能なデータベースを作成します。電子契約サービスとの連携で、締結した契約書をそのまま管理可能です。

締結済みの契約書を自動で整理。いつでも見つかる。

 

主なポイント

  • 「入力作業」を完全自動化

契約書管理につきものの入力作業を、自動で契約書を読み取りテキスト化することで手入力を不要にします。

  • 全文検索ですぐ見つかる

契約書情報を「単なる画像プレビュー」でなく、データとして管理します。押印版のスキャンデータでも全文を自在に検索可能。データベースに登録していない情報も含め、全文を検索することができます。

  • 電子契約サービスとの連携

電子契約サービスの「GMO電子印鑑Agree」 や「クラウドサイン」と連携しており、電子契約で締結が完了した電子文書の案件情報(契約書情報)をMarshall上へシームレスに同期し、AIによる自動読み取り・整理によって検索可能なデータベースとして保存することができます。

 

インタビュー

契約書の入力作業を完全自動化!AIを利用した情報抽出機能で効率的な契約書管理を実現

株式会社LegalForce 製品企画 甲斐淳仁様

―Marshallはどのようなシステムでしょか?

Marshallは、締結済みの契約書のPDFデータをアップロードするだけでデータベースを作成し、効率的な検索・確認作業を実現できる、クラウド型の契約書管理システムです。

弊社は「全ての契約リスクを制御可能にする」というミッションを掲げています。その第一弾として契約書レビュー支援ソフトウェア「LegalForce」をリリースさせていただき、様々な企業様にご利用いただいておりますが、契約書の管理業務全体を見渡したときに、すでに締結した契約書をうまく管理できていないという課題をお持ちの方が多いことに気付きました。

また、契約書をきちんと管理しているというお客様も、締結した契約内容をExcelや専用のシステムに手入力し、紙媒体の原本をキャビネットや倉庫に保管するという処理をされているケースが多いため、特定の契約書を確認したいときに探す手間が生じてしまうという課題があります。そうした契約書の管理や検索にかかる時間を削減したい、手間を省いて可能な限りゼロに近づけたいというのが開発時のコンセプトです。

―契約締結の機会が多いお客様や、長く続いている会社様は、契約書の管理が大変ですよね。

その通りです。やはり契約書の保管と検索にかかる労力を減らしたいというのが、ご検討いただく際の動機になることが多いです。また、管理が行き届いていないと、契約書の確認が漏れていたせいで更新期限が過ぎていたという事態が生じるなど、契約リスクが上がります。契約情報の入力・管理工数を減らすだけでなく、そうした危機意識から導入を考えるお客様もいらっしゃいます。

―Marshallの強みを教えてください。

一点目は、契約書情報の手入力作業を軽減するために、独自のOCRやAI技術を用いている点です。スキャンしたPDFファイルからテキスト情報を抽出する際の処理に力を入れています。スキャンしたものは画像データになりますので、それをまずはテキストに変換して契約書情報を抽出するわけですが、情報取得時には「~に係る機密保持契約」などの契約書タイトル、当事者となる自社名と取引先名、契約締結日、自動更新の有無、契約開始日・終了日、契約期間、契約の拒絶期限日までを自動で抽出できるようになっています。

これらはどの企業様でも契約時に必要になる基本情報ですので、網羅できるようになっている点は大きいかと思います。実際の処理に際しては、AIがこれらの情報を識別して抜き取るのですが、100%の精度を実現するのはどうしても難しいため、2週間に一度アップデートを行うなど、小まめに手を入れて精度を向上させています。

―独自のOCRやAI技術以外の強みは何でしょうか?

契約書は通常「第~条」という形式で分かれていますが、抽出したテキストデータをAIに掛けることで、テキストを自動で条ごとに分割できるようになっています。そのため、テキストが圧倒的に確認しやすいというのが強みです。

また、条単位で頻出するキーワードを解析することで、全文検索の精度を上げています。これは例えば「損害賠償」というキーワードで検索したとき、その条の中にそのキーワードが多く含まれていれば重要な条と判断し、検索結果に該当の条を表示し、マッチしたキーワードをハイライトするといった機能です。お客様によっては契約書管理の際にPDFでスキャンして、Googleドライブや社内の共有フォルダに保管することはしているのですが、キーワード検索ができなくて困っているというケースが少なくありません。そうした課題に対して、条ごとに分割して確認しやすくするだけでなく、検索の精度や表示方法にこだわることで、差別化を図っています。

―導入時には契約書をPDF化する作業から始める必要があるのでしょうか。

そうですね。最初はスキャンをしてアップロードする必要がありますが、弊社の方でパートナーを紹介させていただいておりますので、比較的スムーズに進められるかと思います。また、最大で999件までまとめてアップロードできますので、すでにPDF化されている会社様はさらに導入が楽になるというメリットがあります。

最近では電子契約を締結しているケースもありますので、管理方法が雑然としているという課題もありますが、電子契約で締結された契約書を自動でMarshallに取り込めるように電子契約サービスとの連携を進めています。具体的にはGMO電子印鑑Agree様やクラウドサイン様に対応しています。なので、Marshallの方に契約書を貯めていただきさえすれば、OCRとAIで契約書の内容を自動で抽出し、契約書データベースを自動作成できます。

―どのようなお客様のご利用が多いのでしょうか?

現在ご評価いただいているお客様も含めて、中堅規模以上のお客様が中心になります。ある程度の量の契約書を管理する必要がなければ、効率化の効果も大きくならないためです。ちなみに、Marshallは法務部門に限らず、総務部や管理部門、中には営業部門の方からもお問合せいただいています。契約書の管理を行っている部門や、確認作業の多い部署の方であれば視野に入ってくるかと思います。

―導入の決め手になるポイントは?

先ほど述べたこととも重複しますが、自動で情報入力できる使いやすさと、導入しやすさですね。省力化を目的としている場合はもちろんのこと、これまで台帳管理をしてこなかったけれどMarshallの導入をきっかけに管理を始めるというお客様もいらっしゃいます。

―導入前後のサポートにも力を入れているのでしょうか?

はい、ご導入いただいた企業様には必ずオンボーディングをしています。導入時の操作方法や活用方法をレクチャーさせていただき、お求めの機能もヒアリングさせていただいたうえで、今後のロードマップで検討を進めるという流れになります。導入後はお客様にあわせて自動抽出の精度を高めるために、差し支えない範囲で弊社が契約書を閲覧できる状態にしていただいて解析を行い、AIにフィードバックすることもしています。お客様の中には自社の雛型を頻繁に使われている場合がありますが、それが自動認識されないと不便ですので、そうした問題に対応しているわけです。

また、社内展開をスムーズに進めるために、どういったチームの方が利用されるのか、どなたが閲覧できるようにするかなども設計時にお伺いしています。Marshallには、グループを作って契約書の閲覧制限を付けるといった権限管理機能がありますので、全社的にご利用いただく際にはそのあたりも検討する必要があります。

そのほか、導入時に具体的にどういうステップを踏む必要があるのかなども、過去の事例やケースも踏まえてご提案させていただいております。AIが自動抽出した情報はExcelファイルとしても出力できますので、管理台帳を付けていたというお客様はExcelで出力したものを関連部署に配布するなど、これまでのワークフローに合わせた形で対応することも可能です。

―実際に導入されたお客様からは、どのような効果が出たという声がありますか?

やはり効率化につながったというお声が大きいです。あるお客様は以前からきちんと台帳管理されていたのですが、Marshallに乗り換えてからは管理台帳が自動で作成されるようになったので、他の業務に割ける時間が増えたとご好評いただいております。工数が減っただけでなく、全文検索も可能になったことで、省力化が図れたそうです。また、お客様によっては、契約書の更新期限日や拒絶期限日が近いものから確認するといった仕方でご利用されている方もいます。

―最後に、今後力を入れていきたいことを教えてください。

機能面で言えば、読み取り時に抽出可能な項目を増やしていきたいです。項目数を増やして精度を高めたうえで、例えば「この契約書はリスクが高いです」というアラートを出すところまでカバーできれば心強いですよね。あとは、お客様の多くは自社のテンプレートをもとに契約内容にあわせてカスタマイズするという対応を行っていますので、テンプレートと比べた際の差異を数値化して出力するなど、リスクを数字で可視化できる機能もほしいところです。そうすることで、冒頭で述べた「すべての契約リスクを制御可能にする」という弊社のミッションを、より実現していければと思います。

 

料金

  • お問い合わせください。

 

会社概要

会社名 株式会社LegalForce
代表者名 角田 望
資本金 15億3,418万円(資本準備金等含む。)
所在地 〒100-0011 東京都千代田区内幸町1丁目1−6 NTT日比谷ビル8階

 

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