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請求書発行システムで経営者はどれだけ楽になれるか?検証と比較

請求書発行システムで経営者はどれだけ楽になれるか?検証と比較

最終更新日:2021-01-15

会社規模が数十人程度まで、経営者も請求業務を行っているケースにおいて、請求書発行システムはどれだけ役に立つのか、利用するならどのようなシステムがよいかについてご紹介します。

会社が小規模なうちは経理専任者がおらず、見積書や請求書の作成・送付は、経営者や管理職がやっていることも多いです。見積書や請求書を出すことは売上や集金につながることなので、うれしいことではあるのですが、特殊技能が必要なわけではありませんので、「誰か助けて!」という声も自然と出ます。

ただ、いきなり社員やパートを雇うほどではないので、それ以外の手段だとすると請求書発行システムに頼るのは正しそうな道です。でもエクセル表やPDFを駆使すればそれでなんとかなると言えばなんとかなりますので、あえて費用をかけてまでやるメリットがあるのかについて見ていきましょう。

結論としては、十分に役立つということでしょうか。作成は少し楽になり、量や作成するもの次第、請求書郵送作業はだいぶ楽になるでしょう。(本記事は会社規模が数十人以内で経営者も請求業務を行っているようなケースを想定しています)

目次

請求書発行システムとは?

請求書発行システムとは、請求書の作成・送付に関する作業を効率化するシステムです。

請求書に関連する作業として、主なものは以下でしょう。

  • 請求書の作成(見積書、領収書、納品書等の付随する書類作成も)
  • 請求書の発送(郵送であれば印刷して封筒に封入して発送)
  • 請求金額の入金確認

取引数が10社くらいまでなら、どれも少しずつ大変だけどなんとか気合で乗り切れるレベル、それ以上になると、「ここの会社送ったかな?」「今月の請求額はいくらだっけ?」「入金されていないところあるの?」とだんだん管理が怪しくなってきます。

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請求書の作成はどれだけ楽になるのか?

システムを使わないとなると、エクセルかワードで作成している方が多いでしょう。何もないとどうやって作ろうかとなりますが、「請求書 フォーマット」や「請求書 テンプレート」等でGoogle検索すると、体裁ばっちりで、消費税や価格の計算式まで入ったまさにそのまま使えるものが出てきます。そのため、これらを使えばある程度楽に短時間で作成できるでしょう。

そうは言っても、エクセルだと計算式のコピペミスや表示欄が印刷時に切れるリスクがあったり、取引先等の都度入力の手間があったりするので、請求書の枚数が多くなるとだいぶつらくなります。そう感じるようになったら、請求書発行システムの利用を検討するタイミングです。

実際に請求書発行システムを使ってみると、発行日や見積書番号等が自動で入力、一度入力した取引先は呼び出して選択するだけ、さらに数式の記入ミスによる金額違いや表示が切れていて再発行を求められたなどのリスクが減ります。なので、少しだけ作業が楽になり、安心感が増すようになります。

毎月定額で請求している案件などは、毎月の自動作成機能を使えば、楽になるし請求忘れが減りますので、心強くもなります。

ただ、経営者などが一人でやる範囲においては、少し楽と安心感なので、劇的な改善効果とまでは行かない可能性があります。

 

請求書の発送はどれだけ楽になるか?

請求書の発行作業についてはだいぶ楽になる可能性があります。請求書を郵送する場合は、印刷して封入して切手を貼って郵便局に行ってと手間がかかります。封入する際に、間違って他の会社への請求書を入れてしまわないかと心配にもなるし、気を使ってしまいます。電子メールでの送付でいいよ、という顧客にはもう少し楽でありがたいですが、メールの文面作成や請求書の添付ミスの防止などを慎重になると時間も心理的負担も意外とかかりがちです。

これらをミスなく自動でやってくれるのは何よりも心強いです。多くの請求書発行システムでは、郵送作業を代行する郵送代行サービスが利用できます。このサービスでは、システムから請求書データを送れば、あとは委託先が全て行ってくれます。請求書の再発行を求められた場合でも、再依頼すればよいだけなので、必要以上に作業に振り回されることがなくなります。郵送代行は1通150円~200円程度と自分で送る場合に比べて少し高くなりますが、人件費やその作業をすることでの心理的負担感を考えると、全く高くないと言えるでしょう。

電子メールの場合はさらに楽で、請求書作成画面で「メール送信」を選択すると自動的にメールが送信されます。メール送信作業は思いのほか手間がかかるので、圧倒的に楽になると言えるでしょう。

 

請求金額の入金確認はどれだけ楽になるか?

取引者数が多くなく普段通帳を見ている方なら入金漏れにすぐに気づくでしょうが、何十社からの入金で、決済手段も複数存在するとなると一覧表を作成して、毎月決めたタイミングでチェック作業をするしかありません。

請求書発行システムでは、請求書ごとに「送付済み」や「入金済み」などのステータス管理ができるものが多く、一覧表の代わりに、請求書ごとにステータス変更ボタンをクリックしていく動作になります。エクセルの一覧表に比べて、わざわざ一覧表を作成する手間がない分便利です。ですが、取引数がさほど多くないうちは、すぐに記入でき、毎月大きく変わるものでもないので、手作業で作成してもどうにかなります。

そのため、請求書発行システムの方が一覧管理の手間が少しだけ減り、見やすい分見落としも少なる可能性がありとは言えますが、作業が大きく変わるまではいかないでしょう。

 

それ以外に楽になることは?

請求書の作成、送付、入金管理以外のプロセスでは、売上の集計や発注・支払い管理に難儀している場合は助けになる可能性があります。売上集計は、請求書データをもとに自動で集計し常時確認できるようなります。発注・支払い管理では、発注書の作成や発注登録などを行うことで、作成作業や発注状況の把握が楽になります。

注意点としては、請求書を使わずとも請求して売上計上しているケース(例えば、クレジットカードに対して自動的に課金しているケース)では、請求書発行システムのデータだけでは売上集計に不十分なので、あまり実用的でなくなります。同様に、発注関連のやりとりを請求書発行システムに登録して管理する必要性のない場合(他の仕組みを利用している場合)は、あまり楽になることはありません。

 

請求書発行システムは導入すべきか?

現在、請求書関連作業のどこで苦しんでいるか次第ですが、何十枚もあるようでしたら、発送作業が圧倒的になりますので、そこだけを期待しても十分に元がとれるはず。ぜひ導入しましょう。

また、作業が楽になるかという観点以外でも、請求書の記載ミス、送付ミスが減るというのは、会社の信頼を保つうえでとても重要なことなので、リスク軽減目的だけでも検討の余地ありです。

 

どの請求書発行システムにすべきか?選び方とおすすめ紹介

請求書等を作成するだけなら、発行数に応じて月額数百円から導入できる「Misoca」や「マネーフォワード クラウド請求書」が気軽に導入できるため向いています。会計ソフトとして既に利用している、あるいは会計ソフトも探しているなら、そのまま使える「freee会計」の請求書発行機能を利用するのも便利です。

取引先ごとに受け渡し方法が「郵送」、「メールに添付」や「Webでの受け渡し」とばらばらで送付作業が大変なので、自動化して効率化したいという場合は「楽楽明細」が送付に強く向いています。

また、自社独自のルールやフローに合わせてのシステムの導入に悩んでいる場合や、利用している会計ソフトとの連携等に不安があるようなら、業務改善からシステム導入までコンサルティングサービスのある「BtoBプラットフォーム 請求書」を選べば安心ではないでしょうか。

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Misoca(株式会社Misoca)

Misoca公式Webサイト

(出所:Misoca公式Webサイト)

見積書、納品書、請求書の郵送、メール送付。自動作成予約、自動メール送信機能で送付漏れを防ぐ。会計ソフトと提携。自動で作成される売上レポートで、月々の増減が見やすく、また入金済か未入金かも色分けされるためわかりやすい。会計ソフトの弥生が業務サポート。

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BtoBプラットフォーム 請求書(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム請求書公式Webサイト

(出所:BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト)

BtoBプラットフォーム 請求書は導入企業29万社超の請求書発行システム。会計システムや販売管理システムなど50以上のシステムと連携可能。業務改善からシステム導入まで無料コンサルティング。BtoBのクラウドサービスとして20年以上の運用実績。

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楽楽明細(株式会社ラクス)

楽楽明細公式Webサイト

(出所:楽楽明細公式Webサイト)

帳票データのCSVまたはPDFを「楽楽明細」にアップロードするだけで、発行先に応じて「WEB」「メール添付」「郵送」のいずれかの方法で自動で割り振り発行。請求書だけでなく、領収書、検収書など、なんでも発行が可能で、レイアウトも、今使っている帳票デザインを再現できる。連携データはCSVデータかPDFデータ選べ、またAPI連携機能を活用すると、利用しているシステムから楽楽明細へ自動データ連携。

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ナビエクスプレス(NTTコム オンライン)

ナビエクスプレス公式Webサイト

(出所:ナビエクスプレス公式Webサイト)

APIシステム連携、FAX連携、送信・開封状況などをリアルタイムにステータス確認できる管理画面等、大量の帳票をスムーズに自動配信できる機能がそろった請求書発行システム。送信データの追跡、送信取り消し、明細書ごとにパスワードを付与することができる機能(メール配信の場合のみ)、SSLによる暗号化などセキュリティ機能も充実。初期導入時に、配信先の取引先のメールアドレスやFAX番号を、お客様に代わって収集する収集代行のサービスは、経営者の業務負担を減らせて特長的。

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請求管理ロボ(株式会社ROBOT PAYMENT)

請求管理ロボ公式Webサイト

(出所:請求管理ロボ公式Webサイト)

導入実績600社以上、請求書作成のみならず、請求管理から債権管理まで一貫して行える請求書発行システム。請求書発行・送付、集金、消込、催促といった毎月の作業を自動化できる。SFAやCRM、会計ソフトとのデータ連携可能。請求電子化によりペーパーレス化を促進し、経理のテレワークを実現できる。請求書送付はメール送付の他、郵送代行にも対応。

請求データのインポートを行うだけで、与信審査から催促、回収まで、請求業務を“まるなげ”できる「請求まるなげロボ」も人気。

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マネーフォワード クラウド請求書(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド請求書

(出所:マネーフォワード クラウド請求書公式Webサイト)

毎月自動作成機能。タグ管理機能で、ここは電子送付不可、事前に〇〇さんに要確認、といった特記事項の情報を保持できる。データ共有機能が充実(権限管理、作業履歴)。自動で売上レポート。

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freee会計(freee株式会社)

freee会計公式Webサイト

(出所:freee会計公式Webサイト)

会計ソフトfreeeの機能の一つとして利用できる。(請求書発行の専用システムではない。)合算請求機能。定期請求機能。SFAとの連携。

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請求QUICK(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)

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(出所:請求QUICK公式Webサイト)

請求書の作成・発行、更に回収・入金確認・消込・仕訳に至るまで対応可能な請求書発行システム。ユーザー5人・請求書発行50枚までなら月額0円で利用できる。その後は従量課金になるが、企業規模に合わせて無駄なく利用できるのがポイント。サービスの利用に合わせて、支払手段にクレジットカード決済を導入することも可能。請求に関わる経理業務の効率化の他、新規取引の与信や多様な支払いニーズに対応したい場合にもおすすめ。

  • 月額0円~、初期費用なし ※ユーザー5人まで・請求書発行50枚まで無料

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まとめ

請求書の作成においては、エクセルで作成するよりも楽で簡単であるもののPC操作に慣れている人にとっては劇的とまではいきません。ただ、エクセルだと管理番号や発行したファイルの管理が手間になりますし、複数人でのデータ共有も手間になりますので、安価に利用できることを踏まえると利用した方がよいでしょう。取引先が多く、郵送作業に随分時間を取られている場合は、郵送代行で大幅に効率化できるので、ぜひ利用しましょう。

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