最終更新日:2023-08-30
自社の目的や規模にあった専用のSES管理システムの導入に関心がある方へ。システムの概要や機能、比較のポイントなどを解説したうえで、おすすめのSES管理システムを3つのタイプに分けてご紹介します。
SES管理システムとは、システムエンジニアリングサービス（SES）の契約情報、請求情報、勤怠情報、営業活動情報などを一元管理するシステムです。エンジニア（自社の社員、契約社員、委託先の個人事業主など）を顧客企業に送り込む「要員」計画や、案件とのマッチングといった管理業務をサポートする機能も含まれます。
SES管理システムを導入すれば、これまではExcelやWordなどで作成・管理していた各種書類・帳票を、システム上で一元管理できるように。また、手作業による要員の管理や案件とのマッチングに関しても、多くの業務は自動化されます。
SES管理システムを導入するメリットには、主に以下3つの要素が挙げられます。
| 業務効率化 | 契約書の管理や請求書の発行などの業務を自動化することで、業務効率化を図れます |
|---|---|
| 品質向上 | 契約情報や請求情報などのデータを分析することで、顧客のニーズを把握し、品質向上を図れます |
| コスト削減 | 請求もれや契約更新もれを防ぐことで、コスト削減を図れます |
| 顧客満足度向上 | コストを抑えながら品質がアップすることで、顧客満足度の向上につながります |
このように、SES管理システムは、SESの業務効率化や品質向上、コスト削減に役立つ重要なツールです。
SES管理システムでは主に以下のようなことができます。
| 契約管理 | 契約の締結から更新、解約までを管理する機能。また、契約書のステータスや請求金額をリアルタイムで確認できる |
|---|---|
| 請求管理 | 見積書の作成から請求書の発行までを自動化。請求書のステータスや請求金額をリアルタイムで確認できる |
| 売上管理 | 現在〜過去の売上情報を管理・確認する機能。様々なセグメントでレポートを抽出することもできる |
| 勤怠管理 | 残業時間や有給休暇の管理を効率化するなど、SESの営業活動を支援するための機能。勤怠データを分析することで、要員のパフォーマンス向上も期待できる |
| 営業支援 | 見積書の作成や契約書の締結を効率化し、SESの営業活動を支援する機能。顧客情報や商談履歴の管理にも対応 |
| 技術者管理 | 契約と技術者を紐づけて、案件や単価推移を管理する機能。技術者の得意言語といったプロフィールを管理することもできる |
中には、社内承認フローや権限設定に対応し、コンプライアンス遵守の強化に役立つシステムもあります。
SES管理システムは、主に以下のような3タイプにわけられます。それぞれのタイプの特徴と選び方について解説します。
契約の締結から請求書の発行までを一元管理できるSES管理システム。契約管理、請求管理、売上管理などの管理業務を効率化させたい場合に最適です。
契約書の紛失や請求もれの防止、契約書のステータスや請求金額のリアルタイム確認などができるため、顧客からの問い合わせへの対応がスピーディーに。また、契約書・請求書の作成・管理などが自動化されるので、人的ミスの防止、従来は手間がかかっていた業務の効率化ができます。
たとえば、「請求ナビ」では、契約情報をもとにワンクリックで請求書・見積書・注文書を作成できます。中には、「i-seiQ」のように、発行した請求書の入金状況の確認や、消込（売掛金や買掛金などの債権・債務の勘定項目の残高を消していく作業）などに対応したサービスもあります。
契約管理や請求管理に加えて要員の勤怠管理をサポートするSES管理システム。管理すべき要員や案件の数が多い場合に最適です。
これまで、要員の状況確認はもちろんのこと、請求書の発行のために稼働状況の確認が必要になるなど、勤怠管理には手間や時間がかかっていました。このタイプのSES管理システムを導入することで、残業時間や有給休暇の管理効率化に加えて、勤怠データを分析による従業員のパフォーマンス向上も期待できます。
たとえば、「HRMOS契約･請求（SES版）」では、出退勤登録・報告書PDF出力といった勤怠管理が簡単に実行できるようになります。また「Fairgrit」は、設定ラインを超過した「残業」「有給」「メンタル状態」をもとに、メンタルに支障をきたしている可能性があるエンジニアを特定。対象者に適切なフォローができるようになります。
顧客情報管理や案件管理、要員のマッチング強化など、営業活動の支援までカバーするタイプ。営業活動の管理にも力を入れていきたい場合に最適です。
このタイプのシステムを導入することで、見積書の作成や契約書の締結を効率化できます。また、顧客情報や商談履歴を管理することで、顧客との円滑なコミュニケーションを実現します。
たとえば「Cotom」は、成績管理や進捗確認、目標管理などの「営業活動の管理」など、営業活動を支援する機能が充実。また「SESクラウド」は、300社以上の企業と多くのフリーランスが集うプラットフォームを提供。エンジニアの稼働率向上を実現します。
SES管理システムを選ぶ際に留意したい、3つの比較ポイントについて解説します。
請求書発行機能の対応範囲は、SES管理システムを選ぶ際に重要なポイントです。諸条件を踏まえて自動で請求書を発行できるシステムなら、SES管理業務の作業効率向上につながります。
また、超過単価や超過控除の扱いなどを自動集計する、交通費などの経費精算の上乗せを自動化するといった機能を搭載したサービスもあります。
たとえば、「HRMOS契約･請求（SES版）」は、「超過単価」「超過控除」などを設定することにより、インセンティブの「達成報酬」まで追記可能。また「i-seiQ」には、「超過控除」を自動計算する機能が搭載されています。
契約更新業務の効率化や契約更新忘れの防止など、契約更新支援機能の充実度も、SES管理システムを選ぶ際に重要なポイントです。
契約更新期限の管理、契約更新の申請などを自動化することで、契約更新もれを防げます。また、契約更新支援機能を備えたSES管理システムは、契約更新の交渉もサポートします。
たとえば「i-seiQ」は、今月終了や来月終了予定契約をワンクリックで一覧確認できます。また「Fairgrit®」は、契約更新間近のエンジニアを自動で一覧化する機能、契約更新間近のエンジニアを自動でリスト化する機能などを搭載。「SESWORKS」のように、システム上から延長確認連絡を一括送付できるものも。
契約書・請求書以外に、見積書などの帳票に対応しているかどうかも、SES管理システムを選ぶ際に重要なポイントです。帳票の作成・発行を自動化することで、帳票の作成・発行を正確に遂行でき、帳票の作成・発行にかかる手間と時間を削減。バックオフィスの業務の効率化に貢献します。
たとえば「i-seiQ」では、一度の契約登録で、見積書、支払先注文書・注文請書、顧客先注文書、支払通知書、送付状の出力が可能。また「請求ナビ」では、登録された契約情報をもとに、ワンクリックで請求書・見積書・注文書といった書類をWord・Excel・PDFなどの各種ファイル形式でスピーディーに作成できます。
(出所：Hi-Clerk公式Webサイト)
SES事業の契約・売上・請求管理を一元管理できるサービス。SES事業に特化した管理画面により、カスタマイズ不要で請求システムをすぐに利用できる。契約管理・売上管理・請求管理の仕組みを標準搭載しており、矛盾のない正しいデータを自動で入力。チェック作業が不要になるほか、人為的なミスや月末・月初の混乱を回避し、コア業務に専念できるように。
また、現在の売上状況や過去の売上を管理・確認できる売上管理機能や、ボタンひとつで請求書を発行できる請求書発行・管理機能も搭載している。
月額基本料金0円で月10件までの請求書を作成できる無料プランも提供。
(出所：i-seiQ公式Webサイト)
時間幅精算や途中入場に伴う特殊精算など、請求の計算が煩雑になりがちなSES契約に特化したクラウドシステム。SES業界の契約管理、請求書発行、入金消込ができるほか、インボイス制度や電子帳簿法にも対応予定なので安心して使える。技術者と契約を紐づけて、案件や単価推移を一覧で表示する、得意言語などの情報を入力するなど、技術者管理機能も搭載。
また、SESの契約・請求処理に必要な機能がそろっており、契約情報と連携して帳票を発行することも可能。また、契約カテゴリ別に年間の売上確認を確認する機能や、年度ごとの請求実績を比較する機能などが搭載されており、請求データをもとに経営戦略プランを練るのにも役立つ。
(出所：SESWORKS公式Webサイト)
正確かつ迅速にSES契約管理を遂行できる契約管理効率化ツール。エンジニア管理、勤怠回収、請求処理、契約管理、営業ツールといった5つの機能でバックオフィス作業を効率化する。たとえば請求処理機能では、勤怠時間・立替経費(交通費など)、雑費を入力するだけで請求書を自動で作成。また、契約管理機能では、延長確認連絡の一括送付や確認進捗の一覧化などが可能に。
書類の作成・送付はボタンを押すだけで完了するため、教育不要で誰でも使いこなせる。また、月末の延長確認も半自動で実行されるため、空いた時間でコア業務に注力できる。
(出所：請求ナビ公式Webサイト)
SES事業のワークフローで必要な全ての機能を集約したSES向け請求管理システム。請求書・契約書などの書類作成から、営業支援（SFA）や顧客管理（CRM）、データ分析（BI）、入出金管理までの社内データを一元管理。部署や職階に関わらず、情報共有や連携が円滑になり、社内全体の業務効率も向上する。請求書・見積書・注文書の書類作成はワンクリックで完了。契約状況・作業状況にもとづき、超過控除金額も自動計算で書類に反映される。
そのほかにも、契約情報をもとにワンクリックで請求書・見積書・注文書を作成できる機能、売上状況・買掛金・売掛金などの最新データを即時に確認できる機能などを搭載。SES業界特有の複雑なワークフローを幅広くカバーしている。
(出所：SES支援システム公式Webサイト)
SES営業から契約管理、経営分析までを一元管理できるSES支援システム。要員（レジュメ・スキルシート）、案件、取引先、契約書、教育資料などの社内資料を一元管理し、登録した要員や案件情報はワンクリックでBPに予約配信できる。
条件の自動生成、上位・下位ごとの契約管理や各契約書類の保管、発注書・請求書のPDF出力など、数多くの契約管理機能を搭載。稼働実績を入力することで請求情報が自動で算出される。また、経営方針や営業スタイルに合わせてUI面や機能面をカスタマイズできるのも魅力だ。全機能がレスポンシブ対応なので、利用端末や場所を選ばず編集・確認できるのも便利。
(出所：楽楽販売公式Webサイト)
煩雑になりがちな契約管理・請求管理業務を効率化するSES管理システム。当月請求の顧客の自動抽出、契約条件による単価の自動計算、請求金額を契約月数で按分した売上データの自動生成など、SES管理を効率化するための機能が充実している。
たとえば、顧客ごとの契約情報を一元管理できるので、営業から経理への受注連絡など部門間での情報共有がスムーズに。請求の遅れや誤請求を防止できる。また、業務に合わせてカスタマイズができ、リモートワークにも対応しているという特徴も。
(出所：HRMOS契約･請求（SES版）公式Webサイト)
人事実務の専門家集団と共同開発した、SES会社のためのクラウド勤怠・契約・請求システム。「勤怠管理」「契約管理」「請求管理」の3つの主要機能で構成されている。
契約登録や請求書・支払通知書などの自動作成をはじめとした基本機能に加え、出退勤登録・報告書PDF出力といった勤怠管理が簡単に実行できる。SES会社側からもスタッフの勤務状況をリアルタイムで確認できる点も便利。また、打刻方法はスマホやPCといった端末からの打刻に対応しているだけでなく、交通系ICカード（Suicaなど）や社員証などのICカードからも打刻可能だ。
(出所：Fairgrit®公式Webサイト)
勤怠管理、契約管理、更にはエンジニアのメンタル管理まで対応したSES管理ツール。契約管理、請求書の発行や入金確認といった基本機能に加え、勤怠管理や各種申請の決裁などにも対応している。
勤怠管理は、打刻や勤怠回収といった機能に加え、フォローアップが必要なスタッフを自動で抽出・一覧化できるのが特徴。週報と連動することで、残業時間などからメンタルに支障をきたしている可能性があるエンジニアを特定し、適切なフォローが行える。
また、従業員別/取引先別/支社・事業所別の3軸で売上状況を自動で一覧化する機能も。
(出所：Cotom公式Webサイト)
営業活動から売り上げ管理まで、SESに関わるすべての業務を一元管理できるサービス。人材や案件なども一括管理できるので、トラブル防止や管理フローの簡略化といった効果が見込める。
成績管理や進捗確認、目標管理などの「営業活動の管理」機能、営業要員と案件を分かりやすく管理できる「マッチング」機能など営業支援に特化した機能を搭載。また、日次・月次の営業成績がグラフで表示される機能によって、日々のデータを可視化できる。加えて、スマホでの操作に最適化されたデザインなので、外出先でも簡単に情報の確認、更新ができるのも便利だ。
(出所：SkiP公式Webサイト)
サイボウズのクラウドサービス「kintone」のSES業務管理パッケージ。SES業務の現場で生の声を取り入れながらアジャイル開発されたので、業務効率が上がるアプリのみで構成されている。「売掛管理」や「売掛契約書管理」「売上管理」といった帳票作成ツールや、「案件管理」「エンジニア台帳」営業目標管理」「顧客アプローチ計画」といった営業活動ツールがそろう。
また、「お客様名」「注文商品」「金額」など、必要な情報をkintoneから自動参照し、自社の帳票のフォーマットへ反映させる機能、kintone上で蓄積されたデータを可視化しデータ分析する機能なども搭載。すでにkintoneを導入している場合には、第一の選択肢となる。
(出所：SESクラウド公式Webサイト)
現場でも経営でも活用できる機能がそろったSES事業者向けのCRMツール。SES業務に特化した機能設計で、エンジニアの稼働率向上と業績拡大を実現する。
要員・案件管理や各種帳票の作成・管理といった基本機能に加え、取引先企業へのSESデータのメール送信、スマホなどのモバイル端末からの情報入力・管理など、現場での使いやすさにこだわった機能がそろう。中でも、マッチング機能の使いやすさには定評があり、自社情報に加えて他社が公開している情報も検索・閲覧可能。また、同社の担当者が案件情報・人材情報の入力を代行するサービスも提供している。
そのほかにも、取引先企業情報や担当者情報を入力・管理できる「ラクラク名刺整理」機能をはじめ、営業支援に役立つ便利な機能が充実。
(出所：ようかん公式Webサイト)
SES事業者における要員の稼働や売上などの情報を、クラウドで一元管理する要員管理アプリケーション。技術者とプロジェクトを紐づけて管理することで稼働状況を見える化したり、部署・期間・稼働率などの条件設定で空き要員を確認したりと、空き要員の検索・スキルマッチングを効率化する機能がそろう。
また、営業先のバッティングを避けるための「取引先共有」や、受託開発の要員管理を効率化する「掛け持ち要員の並行稼働管理」といった機能で、SES事業者の営業活動をサポート。売上状況の確認、請求書の作成といった基本機能もそろう。
本記事ではSES業務を効率化するSES管理システムついてご紹介しました。以下、要点（よくある質問）をまとめておきましたので、参考にしてください。
SES管理システムとは、システムエンジニアリングサービス（System Engineering Service）の契約情報、請求情報、勤怠情報、営業活動情報などを一元管理するシステムです。
SES管理システムには、主に以下の6つの機能があります。
［1］契約管理 / SESの契約情報を一元管理する機能です。
［2］請求管理 / SESの請求情報を一元管理する機能です。
［3］売上管理 / 現在〜過去の売上情報を管理・確認する機能です。
［4］勤怠管理 / SES要員（従業員）の勤怠情報を一元管理する機能です。
［5］営業支援 / SESの営業活動を支援する機能です。
［6］技術者管理 / 契約と技術者を紐づけて、案件や単価推移を管理する機能です。
本記事では3つのタイプに分けて、おすすめのSES管理システムをご紹介しています。それぞれのタイプ別おすすめは以下のとおりです。
［1］契約管理・請求管理に対応するタイプ / Hi-Clerk、 i-seiQ、 SESWORKS、請求ナビ、SES支援システム、楽楽販売
［2］勤怠管理にも対応するタイプ / HRMOS契約･請求（SES版）、 Fairgrit®
［3］営業活動の支援にも対応するタイプ / Cotom、SkiP、 SESクラウド、 ようかん
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